Nama : Najahatul Hananah
Jabatan : Penata Kelola Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Angkatan 4
Kelompok 4
ISU AKTUAL
1. Tugas Arsip Biro Penelaahan Permohonan yang belum optimal a) Yang terlibat adalah Tim Arsip Biro Penelaahan Permohonan
b) Belum optimal nya ke arsipan di Biro Penelaahan Permohonan berdampak pada tidak terkelola nya dokumen arsip dengan baik misalnya seperti sulitnya mencari dokumen dan akan memakan waktu karena dokumen yang terpisah-pisah.
c) Pengelolaan yang arsip tidak optimal menggambarkan lemahnya profesionalisme dalam instansi tersebut. Arsip yang berantakan, tidak terklasifikasi, atau sulit diakses bukan hanya mengindikasikan ketidakteraturan administrasi, tetapi juga menunjukkan kurangnya komitmen terhadap standar kerja yang baik. Instansi yang profesional harusnya mampu mengatur sistem kearsipan yang rapi dan mudah diakses sebagai bagian dari tanggung jawab manajemen informasi.
2. Pengklasifikasian arsip yang masih belum beraturan
a) Yang terlibat adalah Tim Arsip Biro Penelaahan Permohonan
b) Arsip yang tidak beraturan berdampak tergabung nya dokumen arsip aktif dan inaktif dan menyebabkan kesalahan dalam pengelompokan berkas arsip. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip yang baik sangat diperlukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi kerja.
c) Klasifikasi arsip yang tidak beraturan mencerminkan lemahnya profesionalisme dalam hal disiplin, tanggung jawab, dan rendah nya kualitas terhadap sebuah pekerjaan.
Ketika klasifikasi arsip tidak dilakukan secara benar, maka berbagai permasalahan akan muncul dan menimbulkan kesan bahwa instansi tidak dikelola secara profesional.
3. Belum masuknya semua data arsip Biro Penelaahan Permohonan
a) Yang terlibat Tim Arsip, Tim Persidangan, Tim Penerimaan, Tim Penelaahan dan Tim Penilaian Biro Pelaahan Permohonan
b) Berkas yang tidak terkumpul secara lengkap akan berdampak pada sulitnya mencari berkas bahkan hilang nya berkas penting.
c) Belum terkumpulnya semua berkas arsip merupakan dampak dari kegagalan jaringan komunikasi (Networking) dan kolaborasi antar unit kerja yang belum berjalan efektif.
Tanpa jaringan kerja yang efektif, pengelolaan arsip akan terus menghadapi hambatan serius yang berdampak pada profesionalisme dan efektivitas instansi.
4. Isu Utama : Pengklasifikasian arsip yang masih belum beraturan
5. Gagasan Kreatif
- Pengelompokan arsip dengan folder berdasarkan (Tahun, bulan, tanggal) dan penomoran arsip berdasarkan (Tahun, bulan, tanggal) dengan aplikasi Limo LPSK atau Google Spreaadshets
- Pemberian nama dokumen menggunakan kode unik sehingga memudahkan dalam pencarian
-Pembuatan SOP (Standar Operasional Prosedur) Arsip
