Implementasi Keterbukaan Informasi Publik pada Humas Kota Bekasi di Era Digital
Melia Dwi Savitri1, Aat Ruchiat Nugraha2 Universitas Padjadjaran
Email: ruchiat@unpad.ac.id Abstrak
In managing data, there are still many institutions that do it manually and are ineffective and efficient. In response to this, the Public Relations Section of the Bekasi City Regional Secretariat created a technology-based application system for the management of e- clippings and data releases belonging to the Public Relations Department, namely Saker Humas. This article aims to find out the function of the Saker Pr public relations website as a medium for public information disclosure. The research method used is a qualitative descriptive method with data collection techniques in the form of interviews, observations, and literature studies. The results showed that the Saker Humas website has the function of making it easier for employees of the Public Relations Department to find information needed by external parties. The management of the Saker Humas website serves to foster a responsive and informative attitude of the Bekasi City government as part of the functions and duties of the Main PPID carried out by the Public Relations Department regarding public information disclosure.
Key Words: Website, Saker Public Relations, Release, E-Clipping
PENDAHULUAN
Di era modern ini, perkembangan teknologi menjadi semakin pesat. Hampir seluruh aspek kehidupan memerlukan teknologi untuk memudahkan pekerjaan manusia. Perkembangan teknologi berupa internet merupakan bagian dari revolusi internet 4.0, di mana terjadi pengintegrasian antara teknologi otomatis (mesin) dengan dunia maya. Penggunaan internet semakin banyak digunakan oleh manusia, terutama di dunia kerja. Salah satunya adalah profesi public relations atau humas.
Definisi dari Canada Public Relations Society (2009) dalam buku “Public Relations History: Theory, Practices, and Profession”, humas merupakan “suatu
strategi hubungan manajemen antara organisasi dan berbagai kalangan publiknya, melalui penggunaan komunikasi, untuk mencapai pemahaman, kesadaran akan tujuan organisasi, dan pemenuhan kepentingan publik” (Myers, 2021). Ranahan humas bermacam-macam. Salah satunya adalah humas pemerintah.
Dikutip dari buku “Meneropong Praktik Public Relations di Indonesia dengan Teori dan Riset” (2018), humas pemerintah merupakan seluruh aktivitas manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi) komunikasi dengan publik internal dan eksternal, yang dilakukan oleh lembaga/praktisi humas di lembaga pemerintah. Tugasnya untuk menyampaikan informasi publik mengenai aktivitas lembaga dan menampung umpan balik publik, membangun dan menjaga hubungan yang baik dan bermanfaat antara lembaga dengan publiknya, yang mempengaruhi upaya dalam meraih tujuan program-program pemerintah”
(Kriyantono, 2018).
Fungsi humas pemerintah berdasarkan Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah, yaitu (1) membentuk, meningkatkan, serta memelihara citra dan reputasi positif instansi pemerintah dengan menyediakan informasi tentang kebijakan, program, dan kegiatan instansi; (2) menciptakan iklim hubungan internal dan eksternal yang kondusif dan dinamis; (3) menjadi penghubung instansi dengan publiknya; dan (4) melaksanakan fungsi manajemen komunikasi yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemberian masukan dalam pengelolaan informasi (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011).
Berdasarkan pernyataan ini, fungsi humas pemerintah yang hendak dibahas di dalam penulisan ini ada pada poin pertama dan ketiga. Ketiga fungsi ini telah dilakukan dengan baik oleh Bagian Humas Sekretariat Daerah Kota Bekasi yang dikepalai oleh Ibu Sajekti Rubiyah, S.E. Adapun cara Bagian Humas menjalankan fungsi ini dengan cara memanfaatkan sebuah website yang disebut dengan Saker Humas. “Website merupakan sebutan bagi sekelompok halaman web (web page),
yang umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain (domain name) atau subdomain di World Wide Web (WWW) di Internet” (Harminingtyas, 2014). Fungsi- fungsi website yang paling umum, yaitu “(1) media promosi; (2) media pemasaran;
(3) media informasi; (4) media pendidikan; dan (5) media komunikasi”
(Harminingtyas, 2014). Penggunaan website dipilih karena dapat menyimpan data dengan jumlah yang sangat besar dan bisa diakses oleh seluruh publik tanpa terkecuali.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Meiliana A.Md selaku staff Bagian Fasilitasi Hubungan Media dan Kunjungan Daerah sekaligus koordinator Saker Humas, Saker Humas merupakan sebuah sistem aplikasi berbasis teknologi untuk pengelolaan e-kliping dan data release milik Bagian Humas. Website ini terlepas dari website milik Sekretariat Daerah (Setda) Kota Bekasi yang sudah ada sebelumnya. Saker Humas dapat dikatakan sebagai bentuk digitalisasi dari kliping berita online, cetak, dan release yang selama ini dilakukan secara manual dalam hal penyimpanan dan pengelolaan datanya (Savitri, 2021b).
Dengan dibuatnya Saker Humas, Sekretaris Daerah Kota Bekasi, Reny Hendrawati pun menerbitkan surat edaran nomor 488/4884/SETDA.Hum tentang Optimalisasi Sistem Aplikasi E-Kliping dan E-Rilis Humas (Saker Humas) melalui Saker Humas. Surat edaran tersebut juga menindaklanjuti Instruksi Wali Kota Bekasi Nomor: 488/794/SETDA.Hum tentang Penyebarluasan Informasi Program Kerja dan Kegiatan Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bekasi yang mengamanatkan Kepala Perangkat Daerah Kota Bekasi untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut: Pertama, sebagai cara untuk menekan penyebaran berita negatif dan berita bohong atau hoaks pada Perangkat Daerah Kota Bekasi, setiap Kepala Perangkat Daerah Kota Bekasi harus mengusulkan 1 (satu) orang staff berdasarkan lingkup kerjanya masing-masing untuk memantau pemberitaan media pada Saker Humas secara berkala dan membuat klarifikasi berita melalui Bagian Humas Sekretariat Daerah Kota Bekasi, apabila ditemukan berita negatif dan berita hoaks; dan kedua, setiap Perangkat Daerah Kota Bekasi diwajibkan untuk memberikan bahan release kegiatan untuk dapat dibuatkan release dan diunggah oleh admin Saker Humas (Febrian, 2021).
Pembuatan Saker Humas awalnya merupakan ide pribadi Ibu Meiliana pada tahun 2017. Ide ini tercetus karena sebelumnya Bagian Humas selalu kesulitan apabila ada pihak eksternal maupun internal yang meminta data kepada mereka (Savitri, 2021b). Data terkait informasi tersebut harus dicari secara manual dan memakan banyak waktu. Terkadang dalam mencari satu data saja, diperlukan waktu berhari-hari mengingat banyaknya dokumen yang ada dan kurangnya sumber daya manusia di Bagian Humas. Data yang perlu diambil pun berasal dari satu tahun periode kegiatan tersebut berlangsung, bukan hanya beberapa waktu belakangan. Hal ini senada dengan Ibu Meiliana yang menekankan bahwa pembuatan Saker Humas bertujuan untuk memudahkan pekerjaan Bagian Humas dalam pengelolaan e-kliping dan release (Savitri, 2021b).
Adanya Saker Humas, pihak eksternal dapat mengakses berita-berita yang ada di dalamnya secara langsung. Sehingga, apabila ada masyarakat yang membutuhkan informasi atau data terkait pemerintah Kota Bekasi, mereka dapat mencarinya di dalam Saker Humas secara langsung tanpa perlu memintanya melalui Bagian Humas. Hal ini juga sesuai dengan pernyataan dari Aini Nur Rahma, warga Kecamatan Jatiasih, Bekasi. Menurutnya, pemberitaan dan informasi terkait kebijakan pemerintahan seringkali simpang siur, terutama di masa pandemi. Maka ia pun menyikapinya dengan melakukan cross-check informasi melalui website Saker Humas atau Setda Kota Bekasi (Savitri, 2021a).
Pengelolaan Saker Humas tidak dilakukan sendiri oleh Bagian Humas, melainkan juga dibantu oleh Diskominfo Kota Bekasi. Penanganan website dilakukan di Diskominfo, namun platform dan alur permohonannya dibuat oleh Bagian Humas. Sistem Saker Humas yang sekarang ditemui, baru dipergunakan sejak tahun 2019 dan pada tanggal 29 Juni 2021, Bagian Humas melakukan launching website Saker Humas kepada masyarakat.
Saker Humas juga berguna untuk memberikan update informasi terkait pemerintah Kota Bekasi kepada publik internal dan eksternal (stakeholder).
Berdasarkan Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah, publik pemangku
kepentingan (stakeholder) humas pemerintah terbagi dua, yaitu (1) publik pemangku kepentingan sebagai mitra praktisi humas pemerintah dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi kehumasan; dan (2) publik pemangku kepentingan humas pemerintah adalah publik yang terdiri dari publik internal primer, publik internal sekunder, publik internal marginal, publik eksternal primer, publik eksternal sekunder, publik eksternal marginal, publik pendukung (proponent), publik penentang (opponent), publik mengambang (uncommitted), publik minoritas vocal (vocal minority), dan publik mayoritas pasif (silent majority) (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011).
Grunig dan Hunt mengembangkan sebuah model yang terdiri dari 4 hubungan (linkages) untuk mengidentifikasi hubungan antara stakeholder dengan organisasi.
Keempat 4 hubungan tersebut, yaitu (1) enabling linkages – mengidentifikasi stakeholder yang memiliki sejumlah kontrol dan wewenang terhadap organisasi, seperti stockholder, dewan direksi, legislator pemerintah, dan regulator, dll. Para stakeholder ini memungkinkan organisasi untuk memiliki sumber daya dan otonomi untuk beroperasi; (2) functional linkages - hubungan yang penting bagi fungsi organisasi dan dibagi antara fungsi input yang menyediakan tenaga kerja dan sumber daya untuk menciptakan produk atau jasa (karyawan dan pemasok) dan fungsi output yang mengkonsumsi produk atau jasa (konsumen), serta pengecer; (3) normative linkages - asosiasi atau kelompok yang memiliki kepentingan bersama organisasi. Pemangku kepentingan dalam normative linkages berbagi nilai, tujuan, atau masalah yang sama dan sering kali menyertakan pesaing yang tergabung dalam asosiasi industri atau professional;
dan (4) diffused linkages - hubungan yang paling sulit untuk diidentifikasi karena mereka termasuk pemangku kepentingan yang tidak sering berinteraksi dengan organisasi, tetapi terlibat berdasarkan tindakan organisasi. Mereka adalah publik yang sering muncul di saat krisis. Keterkaitannya mencakup media, komunitas, aktivis, dan kelompok kepentingan khusus lainnya (Rawlins, 2006).
Berdasarkan linkage model milik Grunig & Hunt, stakeholder yang dapat menikmati keberadaan Saker Humas termasuk ke dalam enabling linkages, functional linkages, normative linkages, dan juga diffused linkages. Seluruh
stakeholder memiliki sifat yang tetap, kecuali diffused linkages yang akan berubah sesuai dengan situasi yang menerpanya (Rawlins, 2006). Demi menjaga kontrol publik tetap stabil, pemerintah Kota Bekasi perlu memperoleh kepercayaan masyarakat. Salah satu caranya bisa dengan memberikan kemudahan akses informasi, tidak hanya kepada masyarakat tetap juga kepada media massa terkait pemerintah Kota Bekasi. Keduanya merupakan publik atau stakeholder yang penting karena termasuk ke dalam diffused linkages.
Berdasarkan UU 14 Tahun 2008, Informasi Publik, yaitu informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang memiliki kaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang berkaitan dengan Undang-undang ini, serta informasi lainnya mengenai kepentingan publik (PPID, 2019).
Selain memberikan akses informasi kepada masyarakat, melalui Saker Humas, apabila terdapat pemberitaan di media massa maupun online yang memiliki tone berita negatif, maka Bagian Humas yang mewakili pemerintah Kota Bekasi akan segera mengklarifikasinya kepada pihak yang bersangkutan. Hal ini dilakukan dengan harapan agar pemberitaan tersebut tidak berlarut-larut dan berubah menjadi krisis bagi pemerintah Kota Bekasi.
Berdasarkan pemaparan tersebut, penulis melihat pentingnya pengelolaan website Saker Humas dalam upaya memenuhi keterbukaan informasi publik.
Berkaca dari hasil wawancara dengan narasumber dan observasi di lokasi penelitian pada Bagian Humas, penulis tertarik untuk meneliti Saker Humas yang memiliki andil dalam penyebaran informasi publik yang faktual terkait pemerintah Kota Bekasi. Di masa kini, di mana penyebaran informasi melalui internet dapat terjadi secara bebas dan tidak bertanggung jawab, dibutuhkan sebuah media yang dapat menjadi rujukan utama bagi masyarakat yang membutuhkan informasi mengenai pemerintah. Oleh sebab itu, penulis tertarik untuk mengangkat implementasi komunikasi melalui pemanfaatan website Saker Humas milik Bagian Humas Setda Kota Bekasi sebagai bagian dari keterbukaan informasi publik.
Adapun tujuan penelitian ini, yaitu (1) untuk mengetahui fungsi website Saker Humas sebagai media keterbukaan informasi publik; (2) untuk mengetahui proses dokumentasi release di website Saker Humas; dan (3) untuk mengkaji pengelolaan informasi publik melalui website Saker Humas.
METODE PENELITIAN
Metode pendekatan yang digunakan pada penulisan ini adalah metode deskriptif kualitatif. Metode deskriptif kualitatif merupakan teknik untuk menggambarkan dan menginterpretasikan makna data-data yang telah dikumpulkan dengan memberikan perhatian dan merekam sebanyak mungkin aspek situasi yang diteliti saat itu, sehingga diperoleh gambaran umum dan menyeluruh mengenai keadaan sebenarnya. Dengan menggunakan metode deskriptif, artinya peneliti menganalisis data yang terkumpul berupa kata-kata, dan gambar, bukan angka-angka. Data tersebut dapat berasal dari naskah wawancara, catatan lapangan, foto, video tape, dokumen pribadi, catatan atau memo dan dokumen resmi lainnya (Akhmad, 2015).
Penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut.
1. Wawancara
Wawancara merupakan kegiatan dalam memperoleh keterangan atau data terkait suatu penelitian dengan melakukan tanya-jawab. Idealnya dilakukan sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden dan dengan menggunakan alat yang disebut sebagai panduan wawancara (Siregar, 2013:18).
Menurut Arikunto, dalam Siregar (2013:18) pedoman wawancara terbagi menjadi dua, yaitu.
a. Pedoman wawancara tidak terstruktur, yaitu pedoman wawancara di mana pewawancara hanya membuat garis besar pertanyaan yang akan diajukan.
Pewawancara akan berperan sebagai pengarah jawaban responden. Detail pertanyaan yang diajukan bersifat spontan dan biasa digunakan oleh orang- orang yang ahli.
b. Pedoman wawancara terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang telah disusun secara terperinci terlebih dahulu oleh pewawancara, sehingga
bentuknya menyerupai check list. Pewawancara hanya perlu membubuhkan tanda (check) pada nomor yang sesuai.
Dalam penulisan ini, wawancara dilakukan dengan melakukan tanya-jawab terkait website Saker Humas dengan key informan nya yaitu pegawai Bagian Humas yang bertanggungjawab atas pengelolaannya, yaitu Sajekti Rubiyah, SE.
selaku Kepala Bagian Humas Setda Kota Bekasi dan informan lainnya yaitu Ibu Meiliana A.Md selaku staff Bagian Fasilitasi Hubungan Media dan Kunjungan Daerah Bagian Humas Setda Pemkot Bekasi dan sekaligus koordinator pengelola websitae Saker Humas.
2. Observasi
Observasi atau yang biasa disebut juga dengan pengamatan langsung merupakan proses pengumpulan data yang dilakukan dengan meneliti langsung terhadap kondisi lingkungan objek penelitian yang mendukung kegiatan penelitian, sehingga dapat diperoleh gambaran jelas mengenai kondisi objek penelitian tersebut (Siregar, 2013:19). Teknik pengumpulan data dengan observasi biasa dibedakan berdasarkan keterlibatan pengamat dan cara pengamatan dalam meneliti.
Berdasarkan keterlibatan pengamat dibagi dua, yaitu.
1) Observasi partisipan
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara pengamat ikut serta terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh subjek yang diteliti atau yang tengah diamati.
2) Observasi tak partisipan
Teknik pengumpulan data di mana pengamat berada di luar subjek yang sedang diteliti atau diamati dan tidak ikut terlibat di dalamnya.
a. Berdasarkan cara pengamatan dibagi dua, yaitu.
1) Observasi terstruktur
Teknik pengumpulan data di mana pengamat menggunakan pedoman pengamatan dalam proses pengumpulan datanya.
2) Observasi tak terstruktur
Teknik pengumpulan data di mana pengamat pengamat tidak menggunakan pedoman pengamatan dalam proses pengumpulan datanya (Siregar, 2013:20).
Observasi yang dilakukan oleh penulis selama penelitian termasuk ke dalam observasi partisipan, yaitu dengan cara menjadi admin website Saker Humas yang bertugas untuk menggunakan dan membantu pengelolaan website Saker Humas secara langsung.
3. Studi kepustakaan
Studi kepustakaan merupakan suatu teknik yang digunakan dalam pengumpulan informasi dan data dengan menggunakan bantuan berbagai jenis material yang ada di perpustakaan, seperti dokumen, buku, majalah, kisah-kisah sejarah, dan lainnya (Mirzaqon & Purwoko, 2017). Studi kepustakaan juga dapat dilakukan dengan mempelajari berbagai buku referensi dan hasil penelitian terdahulu dengan topik serupa. Hal ini berguna untuk memperoleh landasan teori terkait permasalahan yang hendak diteliti. Studi kepustakaan dapat diartikan sebagai teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara menelaah buku, literatur, catatan, serta berbagai laporan yang berkaitan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan (Mirzaqon & Purwoko, 2017). Studi kepustakaan adalah suatu kajian teoritis, referensi, serta literatur ilmiah lainnya yang memiliki kaitan dengan budaya, nilai, dan norma yang berkembang pada kondisi sosial yang diteliti. Studi kepustakaan dalam laporan ini akan dilakukan dengan mencari informasi di dalam literatur, seperti jurnal, artikel, buku, maupun dokumen-dokumen lainnya untuk memperkuat analisis yang ada (Mirzaqon & Purwoko, 2017) yang terkait dengan permasalahan keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik di lembaga pemerintahan.
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Fungsi Website Saker Humas
Website adalah sebutan bagi sekelompok halaman web, yang umumnya merupakan bagian dari suatu domain name atau subdomain di World Wide Web (WWW) di Internet (Harminingtyas, 2014). Bagian Humas Sekretariat Daerah memiliki sebuah website yang bernama Saker Humas. Website ini terpisah dari website milik Sekretariat Daerah (Setda) Kota Bekasi yang sudah ada sejak lama.
Saker Humas merupakan bentuk digitalisasi dari kliping berita online, cetak, dan release yang selama ini dilakukan secara manual dalam hal penyimpanan dan pengelolaan datanya. Kini website Saker Humas sudah dapat diakses oleh publik sejak 29 Juni 2021. Sebagai website yang dikelola oleh Bagian Humas, Saker Humas memiliki fungsi sebagai berikut. Pertama, Saker Humas berfungsi untuk mempermudah SDM di Bagian Humas dalam mencari informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal. Informasi yang ada juga bisa dipergunakan untuk mengklarifikasi suatu berita terkait pemerintah Kota Bekasi.
Kedua, mempermudah review berita yang telah di-input. Apabila ada berita yang memiliki tone negatif, maka Bagian Humas bisa dengan cepat melakukan klarifikasi. Tim klarifikasi juga dapat segera mencari siapa penulisnya, di-publish oleh media apa, serta menganalisis isi beritanya. Ketiga, mem-publish berita online, cetak, dan release terkait pemerintah Kota Bekasi. Hal ini berkaitan dengan tugas humas pemerintah menurut Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 poin 3, yaitu “meningkatkan koordinasi dalam penyebarluasan informasi tentang kebijakan pemerintah” (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011).
Terakhir, agar masyarakat bisa mengakses informasi terkait pemerintah kota dan Kota Bekasi tanpa perlu meminta informasi kepada pihak Bagian Humas.
Fungsi ini sesuai dengan tugas humas pemerintah menurut Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 poin 2, yaitu “meningkatkan kelancaran arus informasi dan aksesibilitas publik” (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011).
Dalam implementasinya, Staf Bagian Humas Setad Kota Bekasi, yaitu Ibu Mei melakukan pemetaan informasi berita terkait FKUB (Forum Keberagaman Umat Beragama). Berdasarkan temuan di lapangan menunjukkan bahwa informasi tersebut, baik yang sudah ada di Saker Humas, maupun di media lainnya masih belum ter-cover oleh Saker Humas. Atas bantuan siswa PKL, semua informasi berita yang dibutuhkan bisa terkumpul dalam waktu beberapa jam saja di media web sitet humas. Sebelumnya, dapat memakan waktu berhari-hari (Savitri, 2021b).
Website sendiri memiliki beberapa fungsi yang paling umum, yaitu “(1) media promosi; (2) media pemasaran; (3) media informasi; (4) media pendidikan; dan (5) media komunikasi” (Harminingtyas, 2014). Berdasarkan penjabaran sebelumnya, dapat dikatakan bahwa website Saker Humas berfungsi sebagai media informasi dan media komunikasi oleh Pemerintah Kota Bekasi kepada masyarakat Kota Bekasi melalui Bagian Humas. Informasi yang disampaikan berkaitan dengan Pemerintah Kota Bekasi dan Kota Bekasi. Masyarakat dapat mencari informasi sesuai dengan tema, seperti kesehatan, agama dan sosial, budaya dan pariwisata, ekonomi, fasilitas umum, hukum dan politik, lingkungan hidup, pendidikan, serta teknologi dan informasi.
2. Proses Dokumentasi Release Website Saker Humas
Berdasarkan definisi dari Paul Otlet, dokumentasi merupakan “suatu bentuk aktivitas khusus berbentuk pengolahan, pengumpulan, penemuan kembali, penyimpanan, dan penyebaran dokumen” (Ismail, 2020). Proses dokumentasi Saker Humas dilakukan oleh dua orang staff Bagian Humas yang berperan sebagai admin. Masing-masing admin memiliki tugas meng-input e-kliping dan release. Berikut adalah proses dokumentasi di Saker Humas, yaitu dalam meng- input release.
Pertama, admin login di website Saker Humas (sakerhumas.bekasikota.go.id/admin) dengan memasukkan ID dan password yang ada. Admin mengambil release yang telah di-input pada website Setda dengan cara meng-copy beritanya dan mengunduh foto yang ada, kemudian pilih opsi “Data Release”, lalu tekan tombol hijau “Create kliping release”. Isi kolom
“Judul” sesuai dengan judul release yang hendak diunggah. Masukkan release yang telah di-copy di kolom “Deskripsi”. Tulisan dibuat rata kanan-kiri dan judulnya ditebalkan. Isi tanggal diunggahnya release, pe-release sesuai kode penulis, tema, OPD, serta foto yang sebelumnya telah diunggah dari website Setda. Pastikan semua kolom telah terisi, kemudian tekan “Save” untuk mengunggah release ke Saker Humas. Release yang telah disimpan akan langsung muncul pada halaman
“Data Release” sesuai dengan urutan diunggahnya. Jadi, release yang diunggah
harus di-input secara berurutan karena sistem tidak bisa mengurutkannya secara otomatis, sehingga tidak boleh ada release yang terlewat.
Proses dokumentasi e-kliping hampir sama dengan release, hanya saja e- kliping terbagi menjadi berita online dan cetak. E-kliping berita online memiliki proses dokumentasi yang sama dengan release, sedangkan berita cetak harus melalui proses kliping manual terlebih dahulu. Kliping berita cetak nantinya akan di-scan sebelum pada akhirnya di-input oleh admin ke Saker Humas.
Sumber : Dokumen pribadi penulis, 2021 Gambar 1. Tampilan Halaman “Data Release”
Dalam memantau e-kliping dan release, Ibu Mei selaku staf di Bagian Humas Setda Kota Bekasi melakukan beberapa kegiatan, sebagaimana yang diungkapkan oleh beliau yaitu:
“Jika terdapat berita yang kurang, dalam isi release, biasanya saya menyempurnakan isi pesan yang terdapat dalam release yang kemudian apabila klipping saya pisahkan sesuai kategori tone terhadap lembaga”
Berdasarkan proses kerja yang ditunjukkan oleh Ibu Mei selaku staf Bagian Humas yang tidak jarang akan mencari dan mengunggahnya kelengkapan informasi release secara mandiri. Hal ini dilakukan karena jenis informasi berita yang tidak terunggah akan menyulitkan Bagian Humas ke depannya, apabila suatu saat Kabag atau pihak lainnya meminta informasi tersebut. Maka dari itu, pegawai Bagian Humas harus selalu memantaunya, terutama kliping berita online dan di berita cetak. Bila dilihat dari penjabaran sebelumnya, Bagian Humas dapat dikatakan sudah cukup baik dalam hal proses dokumentasi melalui Saker Humas.
Namun bukan berarti Saker Humas tidak memiliki kekurangan. Penulis pun juga merasakan beberapa ketidaknyamanan saat menjadi admin release di Saker Humas. Di awal pemberian tugas, penulis harus mengejar ketertinggalan upload release karena kegiatan pengunggahan release ke Saker Humas sebelumnya sempat terhambat di Bulan Agustus hingga September. Hal ini disebabkan oleh kurangnya SDM dan banyaknya tugas lainnya di Bagian Humas, sehingga admin merasa kewalahan untuk mengerjakannya.
Permasalahan teknis juga dialami oleh penulis. Berdasarkan kriteria website yang baik menurut Suyanto (dalam Nabawi, 2018) Saker Humas telah memenuhi beberapa kriteria yang ada, yaitu:
1. Navigasi – pengguna dapat dengan mudah mengetahui halaman berapa yang tengah mereka akses karena terdapat nomor halaman di bagian bawah yang juga dapat digunakan untuk berpindah halaman.
2. Graphic design – desain website Saker Humas sudah konsisten dengan penggunaan warna putih sebagai background-nya dan juga warna hijau dan kuning yang identik dengan Bagian Humas. Font yang digunakan juga mudah dibaca dengan warna yang kontras dengan background. Terdapat pula grafik pada halaman “Statistik” yang menunjukkan jumlah e-kliping dan release berdasarkan tema.
3. Konten – konten yang terdapat pada Saker Humas sudah sesuai dengan tujuan pembuatan website tersebut. Gaya penulisan yang digunakan pada release milik Bagian Humas juga sudah baik dan sesuai dengan struktur penulisan release humas pada umumnya.
4. Compatibility – website Saker Humas dapat diakses melalui perangkat apapun, baik melalui PC maupun handphone. Tidak ditemukan juga kendala saat mengaksesnya menggunakan berbagai macam browser, seperti Google Chrome, Firefox, Opera, dan lainnya.
5. Loading time – durasi yang dibutuhkan untuk memuat halaman website Saker Humas tidak lama.
6. Functionality – pengelolaan Saker Humas merupakan bentuk kerja sama antara Bagian Humas dengan Diskominfo Kota Bekasi.
7. Interaktivitas – website Saker Humas telah menggunakan hyperlink yang membuat pengguna menjadi lebih mudah dalam mengakses informasi di dalamnya.
Dari 9 kriteria, hanya 2 kriteria yang belum dapat terpenuhi oleh Saker Humas, yaitu usability dan accessibility. Usability belum terpenuhi karena belum adanya opsi “search”, sehingga pengakses tidak bisa mencari berita dan release sesuai keyword-nya. Dalam pengunggahan e-kliping dan release pun, jika terjadi kesalahan saat input data, seperti salah memasukan tema atau OPD, maka e- kliping dan release yang telah diunggah tidak bisa disunting dan harus dihapus secara keseluruhan untuk mengubah datanya. Hal ini sangat tidak efektif mengingat bahwa e-kliping dan release harus diunggah secara berurutan sesuai dengan tanggalnya dan tidak bisa diurutkan secara otomatis.
Kriteria accessibility juga belum terpenuhi karena Saker Humas belum bisa diakses dengan mudah oleh penyandang disabilitas karena kontennya belum bisa diakses menggunakan keyboard. Beberapa penyandang disabilitas tidak bisa menggunakan mouse atau trackpad, sehingga mereka menemukan kendala pada konten yang tidak bisa diakses menggunakan keyboard. Penggunaan warna hijau pada Saker Humas, walaupun sesuai dengan identitas Bagian Humas, sayangnya menyulitkan pengguna yang buta parsial karena mereka tidak dapat mengenali warna tersebut.
Kekurangan lainnya adalah ketika mencari dengan keyword “Saker Humas” di browser, website Saker Humas tidak bisa langsung ditemukan di halaman pertama
kolom pencarian, sehingga publik yang ingin mengakses website Saker Humas harus menulis alamat website dengan lengkap, yaitu sakerhumas.bekasikota.go.id. Diharapkan ke depannya, Bagian Humas bersama dengan Diskominfo Kota Bekasi dapat memperbaiki kekurangan yang ada pada Saker Humas, sehingga dapat menambah kenyamanan publik yang mengaksesnya untuk memperoleh informasi terkait pemerintah Kota Bekasi.
Dengan begitu, Saker Humas dapat diakses dengan mudah oleh semua orang dan mejadi rujukan utama bagi publik, apabila memerlukan informasi tentang kebijakan, informasi, serta kegiatan terbaru pemerintah Kota Bekasi.
3. Pengelolaan Informasi Publik Melalui Website Saker Humas
Bagian Humas Sekretariat Daerah Kota Bekasi termasuk ke dalam ranah humas pemerintah. Sama seperti humas di ranahan lainnya, Bagian Humas memiliki fungsi yang membedakannya dengan bagian atau divisi lainnya di Sekretariat Daerah Kota Bekasi. Dikutip dari buku “Meneropong Praktik Public Relations di Indonesia dengan Teori dan Riset” (2018), humas pemerintah merupakan seluruh aktivitas manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi) komunikasi dengan publik internal dan eksternal, yang dilakukan oleh lembaga/praktisi humas di lembaga pemerintah. Tugasnya untuk menyampaikan informasi publik mengenai aktivitas lembaga dan menampung umpan balik publik, membangun dan menjaga hubungan yang baik dan bermanfaat antara lembaga dengan publiknya, yang mempengaruhi upaya dalam meraih tujuan program- program pemerintah” (Kriyantono, 2018).
Fungsi humas pemerintah berdasarkan Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah sebagai berikut: (1) Membentuk, meningkatkan, serta memelihara citra dan reputasi positif instansi pemerintah dengan menyediakan informasi tentang kebijakan, program, dan kegiatan instansi; (2) Menciptakan iklim hubungan internal dan eksternal yang kondusif dan dinamis; (3) Menjadi penghubung instansi dengan publiknya; dan (4) Melaksanakan fungsi manajemen komunikasi yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan
pemberian masukan dalam pengelolaan informasi (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011).
Lattimore pun berpendapat bahwa humas pemerintah mempunyai beberapa fungsi dasar, yaitu membantu menerangkan dan mencapai tujuan program pemerintahan, menumbuhkan sikap responsif pemerintah, serta memberikan informasi yang cukup kepada publik, sehingga dapat mengatur diri sendiri (Indria, 2015). Dengan adanya website Saker Humas, Bagian Humas dapat memenuhi beberapa fungsi humas pemerintah. Penggunaan website ini termasuk ke dalam kegiatan humas, yaitu digital PR. Digital PR menurut Onggo dalam buku “Praktek Digital Public Relations”, merupakan suatu kegiatan PR yang memanfaatkan internet sebagai media komunikasinya. Media internet digunakan oleh PR untuk mengembangkan merek atau brand, serta menjaga kepercayaan publik (Mboeik et al., 2020).
Pelaksanaan fungsi humas Pemerintah Kota Bekasi sesuai dengan poin pertama Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 ditunjukkan dengan cara memberikan klarifikasi secara cepat dan tanggap terhadap berita yang memiliki tone negatif. Terdapat belasan berita online dan cetak yang sering membahas tentang pemerintah Kota Bekasi. Berita-berita yang telah di-input ke dalam Saker Humas, kemudian dilihat isi pemberitaannya. Apabila Bagian Humas mendapati berita ber-tone negatif, walaupun media tersebut memiliki views berita yang kecil, maka akan tetap diberikan klarifikasi sesegera mungkin. Bagian Humas akan mencari identitas penulisnya dan menghubungi pihak yang bersangkutan untuk melakukan klarifikasi. Jika diperlukan, Bagian Humas juga akan membuat release klarifikasi terkait berita tersebut dan mengunggahnya di Saker Humas, sehingga masyarakat tidak termakan oleh berita hoaks dan mempengaruhi reputasi positif pemerintah Kota Bekasi. Hal ini sesuai dengan salah satu tugas humas pemerintah menurut Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah, yaitu membangun citra dan reputasi positif (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011). Dapat dikatakan juga dengan adanya website Saker Humas, Pemerintah Kota Bekasi bisa menumbuhkan sikap responsif
mereka kepada publiknya sebagaimana salah satu fungsi dasar humas pemerintah menurut Lattimore. Website sendiri memiliki beberapa fungsi yang paling umum, yaitu “(1) media promosi; (2) media pemasaran; (3) media informasi;
(4) media pendidikan; dan (5) media komunikasi” (Harminingtyas, 2014). Sikap responsif yang diaplikasikan oleh Pemerintah Kota Bekasi sejalan dengan fungsi website, yaitu sebagai media komunikasi dan media informasi.
Berdasarkan Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah, peran humas pemerintah adalah sebagai “komunikator, fasilitator, disseminator, katalisator, konselor, advisor, dan interprator, serta prescriber” (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011). Dalam hal ini, Bagian Humas Pemerintah Kota Bekasi berperan sebagai fasilitator dan komunikator. Dengan adanya komunikasi yang baik, maka Pemerintah Kota Bekasi dapat menumbuhkan kepercayaan masyarakat Bekasi terhadap pemerintah.
Hal ini didukung dengan peran Bagian Humas selaku PPID Utama Kota Bekasi. “PPID atau Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi merupakan pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik” (Tentang Keterbukaan Informasi Publik, n.d.). Berdasarkan UU 14 Tahun 2008, Informasi Publik, yaitu informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang memiliki kaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang berkaitan dengan Undang-undang ini, serta informasi lainnya mengenai kepentingan publik (PPID, 2019).
Pemerintah Kota Bekasi melalui Bagian Humas memberikan layanan keterbukaan informasi publik yang dilakukan secara aktif oleh tim pelaksana PPID.
Layanan ini selalu siap menerima permohonan informasi kapan pun diperlukan.
Dengan adanya PPID, Pemerintah Kota Bekasi dan Bagian Humas dapat menjalankan fungsi ketiga Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 sebagai
penghubung instansi dengan publiknya, terutama dalam hal keterbukaan informasi publik. Ini juga sejalan dengan UU No. 14 Tahun 2008 terkait tujuan dari keterbukaan informasi publik pada poin (g), yaitu “memaksimalkan penyelenggaraan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk mewujudkan layanan informasi yang bermutu”.
Tugas dan fungsi PPID sebagai berikut.
1. Mengkategorikan informasi yang terdiri dari:
o informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara teratur;
o informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
o informasi yang wajib ada setiap saat;
o informasi yang dikecualikan.
2. Mengatur dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya;
3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberikan pelayanan informasi yang ada di lingkungannya kepada publik;
4. Memvalidasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya;
5. Melakukan pembaharuan informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya;
6. Menyediakan informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya agar dapat diakses oleh masyarakat;
7. Mendata informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Utama;
8. Melaporkan mengenai pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala.
Apabila masyarakat membutuhkan informasi, namun segan melalui PPID, masyarakat dapat mencari informasi tersebut secara langsung di Saker Humas.
Website yang memiliki fungsi sebagai media informasi, menawarkan akses informasi yang terbuka terus-menerus selama 24 jam sehari. Masyarakat pun dapat mengakses berita dan release di Saker Humas kapan pun mereka
membutuhkannya. Informasi yang diberikan juga sudah dipastikan faktual karena release yang diunggah di Saker Humas disusun sendiri oleh tim liputan Bagian Humas. Kliping berita yang ada pun telah di-cross check secara langsung oleh Bagian Humas dan diklarifikasi secara cepat apabila terdapat informasi yang tidak tepat.
Publik pemerintah Kota Bekasi yang dapat mengakses informasi di Saker Humas tidak hanya terbatas pada masyarakat saja. Berdasarkan Permen PAN &
RB No. 30 Tahun 2011, publik pemangku kepentingan (stakeholder) humas pemerintah terbagi dua, yaitu publik pemangku kepentingan sebagai mitra praktisi humas pemerintah dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi kehumasan, dan publik pemangku kepentingan humas pemerintah di mana terdiri dari publik internal primer, publik internal sekunder, publik internal marginal, publik eksternal primer, publik eksternal sekunder, publik eksternal marginal, publik pendukung (proponent), publik penentang (opponent), publik mengambang (uncommitted), publik minoritas vocal (vocal minority), dan publik mayoritas pasif (silent majority) (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2011).
Hal ini juga diperkuat dengan linkage model milik Grunig & Hunt, di mana ada empat hubungan (linkage) yang berfungsi untuk mengidentifikasi hubungan antara stakeholder dengan organisasi. Keempat 4 hubungan tersebut, yaitu enabling linkages (stakeholder yang memiliki sejumlah kontrol dan wewenang terhadap organisasi), functional linkages (fungsi input, output dan pengecer), normative linkages (asosiasi atau kelompok yang memiliki kepentingan bersama organisasi.
Sering kali menyertakan pesaing yang tergabung dalam asosiasi industri atau profesional), dan diffused linkages (hubungan yang paling sulit untuk diidentifikasi karena mereka termasuk pemangku kepentingan yang tidak sering berinteraksi dengan organisasi, tetapi terlibat berdasarkan tindakan organisasi. Mereka adalah publik yang sering muncul di saat krisis) (Rawlins, 2006).
Berdasarkan Permen PAN & RB No. 30 Tahun 2011 dan linkages model, berikut hubungan (linkage) yang dapat mengklasifikasikan publik pemerintah Kota Bekasi. Pertama adalah publik internal primer dan enabling linkages yang terdiri
dari pejabat pemerintah, legislator dan regulator pemerintah, dan pihak lainnya yang memiliki kontrol dan wewenang terhadap lembaga pemerintahan. Kedua, publik internal primer, publik eksternal primer, serta functional linkages, yaitu pegawai pemerintah Kota Bekasi dan juga masyarakat Kota Bekasi.
Publik ketiga adalah publik pemangku kepentingan sebagai mitra praktisi humas pemerintah dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi kehumasan, serta normative linkages yang terdiri dari Bagian Humas pemerintah daerah lainnya dan juga posisi kehumasan lainnya di organisasi atau lembaga lainnya. Terakhir, publik minoritas vocal dan diffused lingkages yang terdiri dari media atau jurnalis, komunitas, aktivis, dan kelompok kepentingan khusus lainnya yang berbasis di Kota Bekasi. Seluruh publik memiliki sifat yang tetap, kecuali diffused linkages yang akan berubah sesuai dengan situasi yang menerpanya. Oleh sebab itu, Bagian Humas perlu memberikan perhatian lebih kepada diffused linkages karena mereka merupakan publik yang sering muncul di saat terjadinya krisis.
Media yang termasuk ke dalam diffused linkages memiliki kendali yang besar dalam melakukan framing saat timbul krisis. Maka sebisa mungkin Bagian Humas melalui PPID memberikan seluruh informasi dan data yang perlu diungkap kepada publik dengan bantuan media. Sebenarnya PPID dapat membagikan informasi tersebut secara langsung melalui Saker Humas. Hanya saja dengan melalui media, maka jangkauan informasi yang disebarkan bisa lebih luas dan tepat sasaran.
KESIMPULAN DAN SARAN
Hadirnya Website Saker Humas memiliki telah mempermudah SDM di Bagian Humas dalam mencari dan menyediakan informasi yang dibutuhkan baik pihak internal maupun eksternal, khususnya terkait dengan aktifitas layanan publik di Pemkot Bekasi. sementara itu, berdasarkan 9 (sembilan) kriteria website yang baik, Saker Humas telah memenuhi 7 kriteria. dan 2 kriteria yang belum terpenuhi adalah usability dan accessibility. Pada akhirnya, pengelolaan website Saker Humas dapat berfungsi untuk menumbuhkan sikap responsif dan informatif
Penulis³, Judul Artikel 163
dalam hal keterbukaan informasi publik.
Meskipun website Saker Humas sebagai media informasi resmi bagi masyarakat Kota Bekasi sudah mulai diperkenalkan kepada masyarakat sejak bulan Juli 2021, namun masyarakat awam masih kesulitan untuk mengaksesnya.
Dan sekarang masyarakat dapat mengaksesnya melalui alamat website-nya, yaitu sakerhumas.bekasikota.go.id yang merupakan hasil kerjasama antara Bagian Humas bersama Diskominfo Kota Bekasi
DAFTAR PUSTAKA
Akhmad, K. A. (2015). Pemanfaatan Media Sosial bagi Pengembangan Pemasaran UMKM (Studi Deskriptif Kualitatif pada Distro di Kota Surakarta).
Duta.Com, 9(1), 2086–9436.
Febrian, B. (2021, June 29). Humas Pemerintah Kota Bekasi Launching Sistem Aplikasi E-Kliping dan E-Rilis (Saker Humas). BEKASIKOTA.Go.Id.
https://www.bekasikota.go.id/detail/humas-pemerintah-kota-bekasi- launching-sistem-aplikasi-e-kliping-dan-e-rilis-saker-humas
Harminingtyas, R. (2014). Analisis Layanan Website Sebagai Media Promosi, Media Transaksi, dan Media Informasi dan Pengaruhnya Terhadap Brand Image Perusahaan Pada Hotel Ciputra di Kota Semarang. JURNAL STIE SEMARANG, 6(3).
Indria. (2015). Peran Humas Dalam Membentuk Citra Kota Bengkulu (Studi pada Humas Pemerintah Kota Bengkulu). In Jurnal Professional FIS UNIVED (Vol.
2, Issue 1).
Ismail, I. (2020, November 9). Dokumentasi: Pengertian, Tujuan dan Fungsinya untuk Perusahaan. Accurate. https://accurate.id/marketing- manajemen/pengertian-dokumentasi/
Kriyantono, R. (2018). Meneropong Praktik Public Relations di Indonesia dengan Teori dan Riset. UB Press.
Mboeik, C., Ana Andung, P., & E Mandaru, S. S. (2020). Jurnal Politikom Indonesiana: Praktik Digital Public Relations dalam Upaya Meningkatkan Citra
Penulis³, Judul Artikel
Komunikasi, 5(2).
https://journal.unsika.ac.id/index.php/politikomindonesianahttps://journal.unsi ka.ac.id/index.php/politikomindonesiana40
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia. (2011).
Permenpan Nomor 30 Tahun 2011.
Mirzaqon, A., & Purwoko, B. (2017). Studi Kepustakaan Mengenai Landasan Teori dan Praktik Konseling Expressive Writing.
Myers, C. (2021). Public Relations History - Theory, Practice, And Profession.
Routledge.
Nabawi, R. (2018). Aksesibilitas Website Universitas Islam Negeri Ar-Raniry di Kalangan Mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi.
PPID. (2019, September 26). Pengertian Informasi Publik Berdasarkan UU 14 Tahun 2008. PPID UNIVERSITAS NEGERI PADANG.
http://ppid.unp.ac.id/pengertian-informasi-publik-berdasarkan-uu-14-tahun- 2008/
Rawlins, B. L. (2006). Prioritizing Stakeholders for Public Relations.
http://www.stthom.edu/cbes/marianne_jennings.html.
Savitri, M. D. (2021a, October). Wawancara Saker Humas Dengan Aini Nur Rahma.
Savitri, M. D. (2021b, October). Wawancara Saker Humas Dengan Ibu Meiliana.
Siregar, S. (2013). METODE PENELITIAN KUANTITATIF: Dilengkapi Perbandingan Perhitungan Manual & SPSS (1st ed., Vol. 1). Kencana.
Tentang Keterbukaan Informasi Publik. (n.d.). PPID Pembantu RSJD Dr. RM
SOEJARWADI. http://ppid.rsjd-
sujarwadi.jatengprov.go.id/halaman/detail/tentang-keterbukaan-informasi- publik-
Tugas dan Fungsi PPID. (n.d.). Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Barat. https://bkd.sumbarprov.go.id/details/pages/45
