IMPLEMENTASI PROGRAM NEW RRAK ALL TOKO CAB JKT-1

(1)

IMPLEMENTASI

PROGRAM NEW RRAK

ALL TOKO CAB JKT-1

(2)

JUMLAH TOKO TRIAL TAHAP 2

NO CAB NAMA Jmlh Toko

1 G020 YOG 10

2 G029 PLG 10

3 G034 BLI 10

4 G107 PRG 10

5 G116 BTM 10

6 G137 JKT2 10 + 639

7 G801 SMG 10

8 G001 JKT1 2

TOTAL 711

ALL TOKO IMPLEMENTASI

732

(3)

Materi Pembahasan

01

Perbedaan RRAK Lama dan RRAK Baru

03 04 05 06

Penginputan pada Master Toko

Tahap Budgeting RRAK oleh Toko

Langkah Approval RRAK oleh AS/AM/DBM Opr/BM

Tahap Realisasi RRAK oleh Toko

02

Time Table Implementasi NEW RRAK All Toko JKT1

(4)

RRAK Lama vs RRAK Baru

(5)

RRAK LAMA URAIAN RRAK BARU (CPS 1582)

Cash (Kurset RRAK) Sistem Pemotongan Cashless

Jurnal Manual Finance

(Perbaikan Jurnal) Sistem Penjurnalan (Oracle) Desc dan No. Akun sudah Standart di GL

IDM - RRAK GL Source IDM – RRAK NEW

1 Periode Freq. Pemotongan 2 Periode

Tidak Langsung (Input

Realisasi RRAK) Realisasi Pembelian Otomatis

Tidak Ada Batasan Qty dan Umur Ada

AS / AM Level Approval AS, AM, DBM Opr / BM

Manual (Non Program) Mekanisme Approval Approval via Web Service (computerized)

Tidak Ada Penggolongan item RRAK Ada

Potong Sales RRAK Mekanisme Pembelian Item Luar

Toko Cash Out (Tidak ada Kurset) Per Cabang (SD4 dan EDP

Cab.) Master RRAK Sentralisasi di OPR HO

EDP Cabang Inputan Master RRAK OPR HO

ID PEL tidak terkunci Pemb. Telepon, Air dan Listrik Terkunci atas ID PEL Toko ybs Tidak terintegrasi CARS BBM Kendaraan APKA Integrasi CARS

(6)

Time Table Live New RRAK

JKT 1

(7)

JUNI 2023

Sen Sel Rab Kam Jum Sab Min

9 10 11

12 13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30

Input Master Toko Non Komersial & Finalisasi Data CARS00

Sosialisasi BO

Sosialisasi Toko

Instal Program New RRAK di JKT 2 Input Master Toko Non Komersial &

Finalisasi Data CARS00

Sosialisasi EDP Cabang

Pemastian Realisasi Juni (OLD RRAK)

Input Budget RRAK Bulan Juli (Program New RRAK)

Input Budget RRAK Bulan Juli (Program New RRAK) Absensi Toko Belum Input Budget Juli (New RRAK)

Absensi Toko Belum Input Budget Juli (New RRAK)

Approval Budget RRAK Bulan Juli (WRC)

Approval Budget RRAK Bulan Juli (WRC) Approval Budget RRAK Bulan Juli (WRC)

(8)

JULI 2023 => FULL MENGGUNAKAN NEW RRAK

1 2

3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

24 / 31 25 26 27 28 29 30

Realisasi Periode 1 (New RRAK)

Tutup Akses Inputan CARS00

Input Budget Aug (New RRAK)

Input Budget RRAK Bulan Agustus (Program New RRAK)

Input Budget RRAK Bulan Juli (Program New RRAK)

Approval Budget RRAK Bulan Aug (WRC)

Approval Budget RRAK Bulan Agustus (WRC)

Approval Budget RRAK Bulan Juli (WRC)

Realisasi RRAK Bulan Juli Periode 1 (Program New RRAK)

Realisasi RRAK Bulan Juli Periode 2 (Program New RRAK)

Realisasi RRAK Bulan Juli Periode 2 (Program New RRAK) Periode 1

(9)

AGUSTUS 2023 => FULL MENGGUNAKAN NEW RRAK

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

Realisasi RRAK Bulan Agustus Periode 1 (New RRAK) Input Budget RRAK Bulan September (New RRAK)

Approval Budget RRAK September (WRC)

Realisasi RRAK Bulan Agustus Periode 1

Input Budget RRAK Bulan September (New RRAK)

Input Budget RRAK Bulan (WRC)

Approval Budget RRAK Bulan September (WRC)

Approval Budget RRAK Bulan September

Approval

(10)

Inputan Master Toko oleh GA

(11)

HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

Apabila menemukan data yang tidak sesuai atau tidak ada (PLU barang tidak ditemukan, ID PEL Listrik kosong, dst) harap segera menghubungi EDP TAHAP PROPOSAL

Data yang diinput TIDAK BOLEH SALAH (ID PEL atau PLU). Apabila SALAH, maka tidak dapat melakukan REALISASI

TAHAP PROPOSAL

Periode Pengajuan Proposal setiap adalah tanggal 1-15 setiap bulannya TAHAP PROPOSAL

• Periode 1 : tanggal 1 – 10

• Periode 2 : tanggal 11 – akhir bulan

(BBM APKA, BBM GENSET, PEMELIHARAAN KENDARAAN APKA, AIR BERSIH, CANANG (Khusus Cab. BLI), PLASTIK & PAPER BAG KLIK, TISSUE WAJAH, LAKBAN)

TAHAP REALISASI

01

02

03

04

(12)

JENIS ITEM KETERANGAN

Air Bersih 2 Periode

BBM APKA 2 Periode

BBM Genzet 2 Periode

Pemeliharaan Kendaraan 2 Periode

Kantong Plastik Klik IDM 2 Periode

Paperbag Klik IDM 2 Periode

Tissue Wajah (Prodsus) 2 Periode

Lakban 2 Periode

Air Minum Karyawan 2 Periode

Telur untuk Oles Say Bread Tambahan Baru & 2 Periode Isi Gas Elpiji untuk Say Burger Tambahan Baru & 2 Periode Parkir Karyawan (Kawasan Khusus) Tambahan Baru

JENIS ITEM YANG PERLU DIPERHATIKAN

(13)

START

Tahap Budgeting RRAK

(14)

01

Pada POSMAIN dipilih Menu ADMINISTRASI

02

Pilih Menu KAS

DAN BIAYA

03

Pilih RRAK TOKO

BARU

(15)

04

Tampilan Menu Proposal

05

Pilih salah satu Beban yang akan diisi. Cth :

PDAM

(16)

06

Isi pada bagian Textbox Nilai Jumlah Rupiah / Qty yang akan diajukan

07

Jika tidak mau mengisi besaran nilai, maka bisa diisi dengan 0. Apabila sudah BENAR, klik YES dan klik NO

apabila perlu melakukan perubahan pada Textbox

08

Apabila ingin mengganti PLU, dapat mengklik tombol CARI

(17)

09

Setelah klik tombol Cari, akan tampil spt Gambar disamping. Ketik PLU yang akan dicari pada

no.1 , hasil akan muncul pada tabel 2 , lalu pilih baris yang sesuai , kemudian klik “Pilih

PLU” yang ditunjukkan nomor 3

10

Pastikan data yang diinput sudah BENAR, lalu klik SIMPAN

11

Jika Proses Berhasil, maka akan muncul pop-up

“Data Tersimpan” dan kolom Status berubah menjadi “DRAFT”. Jika ingin ganti PLU, maka klik

data yang akan diubah, lalu diisi data yang baru, kemudian klik SIMPAN

(18)

Section Break

(19)

MENU CEK STATUS PROPOSAL

01

Pilih Kategori dan Periode yang akan dicek, lalu klik tombol

SEARCH

02

Item Proposal yang sudah disimpan dan belum dikirim ke HO memiliki Status DRAFT. Item yang belum disimpan, maka

statusnya MASIH KOSONG

Fungsi : Mengecek Status Proposal yang sudah diisi oleh User serta untuk mengirimkan data tersebut ke

HO untuk dilakukan approval

(20)

03

Apabila user menekan tombol kirim dengan kondisi proposal belum terisi semua, maka akan

muncul WARNING spt gambar disamping

04

Semua item Proposal WAJIB DIISI SEMUA, dengan Nilai / Qty min. 0 sebelum akhirnya

proposal tsb dikirim ke HO untuk Approval

05

Apabila semua item sudah diisi, maka user bisa melakukan pengiriman proposal ke HO dengan

menekan tombol kirim

06

Apabila pengiriman BERHASIL, maka akan muncul notifikasi bahwa Kirim Proposal

Berhasil

(21)

07

Apabila Pengiriman Proposal sudah BERHASIL, maka status akan berubah

menjadi PROCESS

08

Apabila Proposal sudah di APPROVE, maka status di menu cek status akan berubah dari Proses menjadi FINAL

(22)

Tahap Approval AS

(23)

Berdasarkan Memo No. 1582 / CPS / 22 mengenai Ketentuan Penanganan RRAK di Toko IDM

Usulan RRAK Periode 1 & 2

Server RRAK HO menyampaikan usulan RRAK per Toko IDM periode 1 & 2 ke WEB Rekap Cabang IDM dan menyampaikan notifikasi (by e-mail) ke AS, AM, DBM Opr dan BM untuk meminta persetujuan RRAK

Tahap Approval

AS/AM/DBM Opr/BM melakukan akses ke Web Rekap Cabang IDM dan melakukan approval / reject (secara paperless) atas usulan RRAK per Toko IDM (periode 1 & 2)

01

02

Hal yang perlu diperhatikan

03

• Dalam melakukan approval atas usulan RRAK, DBM Opr/BM wajib memperhatikan item tertentu di RRAK (akan diberi tanda WARNING oleh program)  cek tahapan no. 4

• Setelah di-approve oleh DBM Opr/BM , maka Web Rekap Cabang akan memberi tanda FINAL dan menyampaikan RRAK FINAL ke Server RRAK di HO

(24)

01

• Area Supervisor (AS) melakukan akses ke WEB REKAP CABANG (Kendala Hub. EDP Cab. / EDP HO)

• Masuk ke Menu OPERATIONAL >>

RRAK >> List Draft & Approval RRAK

02

Pilih Periode Bulan RRAK yang akan di Approve

(25)

03

Klik Icon Pencil untuk melakukan Approval di bagian kanan untuk proses Approval

04

Untuk Item Khusus ditandai dengan warna KUNING dalam Kolom f_khusus terisi Y

(26)

05

Jika sudah OK, maka klik tombol Approve Proposal

06

• Akan muncul notifikasi seperti gambar disamping dan klik OK

• Apabila sudah berhasil, akan muncul notifikasi “Data Berhasil Disimpan !!”

dan data approval sudah dikirim ke server RRAK HO

(27)

07

Apabila muncul notif “melebihi Standar”, silahkan di edit sesuai dengn kondisi.

Batas maksimal sesuai dengan standar

08

Selanjutnya bisa diteruskan Approval ke user Area Manager dan DBM Opr/BM (langkah yang sama)

INFORMASI STATUS APPROVAL

1. DRAFT

2. APPROVING (masih belum diapprove oleh DBM Opr &

BM)

3. APPROVED

4. EXPIRED (Tidak direcord di database, hanya muncul di WRC. Belum approve lewat dari tanggal 28 berjalan)

(28)

Tahap Realisasi RRAK

(29)

Menu Realisasi RRAK

1. Fungsi : Pembayaran barang-barang yang sudah diajukan saat proposal.

2. Proses Realisasi terbagi menjadi 3 bagian, sbb : Dry , Virtual dan Cashout 3. Proses Realisasi dibuka melalui

POS.NET dan hanya dapat diakses

oleh PIMPINAN SHIFT (CIF & SSL)

(30)

01

Pada POS.NET klik button VIRTUAL

Klik RRAK

pada pilihan menu VIRTUAL

02

(31)

Maka akan muncul tampilan menu Realisasi setelah melakukan

SCANFINGER

Pembelian Virtual Pembelian Barang

Di Toko

Cashout

Riwayat Pembelian BBM

03

(32)

1. Proses Pembayaran

Barang Dry

(33)

01

• Klik PEMBELIAN BARANG DI TOKO, maka akan muncul table barang dry.

• Input jumlah pembayaran pada kolom qty bayar sesuai dengan nilai atau kurang dari nilai pada kolom qty approve.

• Tidak dapat mengisi nilai yang melebihi nilai pada kolom qty approve.

02

• User boleh memasukkan nilai satu atau beberapa barang, tidak perlu semua, kemudian klik Send to POS.

• Setelah klik Send to POS, maka program RRAK akan muncul pesan seperti gambar disamping dan klik OK untuk melanjutkan pembayaran dengan POS.NET

Contoh : membayar selotip saja.

(34)

03

Item yang akan direalisasikan muncul pada POS.NET beserta harga yang sudah disesuaikan dengan Prodmast Toko (sesuai

gambar disamping)

04

• PERHATIAN : saat melakukan pembayaran tidak boleh melakukan sales atau menggabungkan dengan pembayaran lain

• Apabila digabungkan, maka akan muncul WARNING bertuliskan “Maaf Transaksi Realisasi tidak bisa digabung dengan barang lain“

(35)

06

Kemudian akan terhubung ke Pemb.

Non Tunai dan cari Kode BIN dana RRAK untuk melanjutkan pembayaran di

program POS.Net

(36)

07

Pastikan untuk Kode BIN sudah sesuai (DANA RRAK: 0000232 ), dan mengisi kolom

Token dengan Kode Toko (contoh TK43)

(37)

2. Proses Pembayaran

Virtual

(38)

Ketika dipilih Pembelian Virtual, maka akan muncul form jenis pembayaran Listrik, PDAM dan Telepon pada kolom Realisasi Virtual.

(39)

a. Proses Realisasi LISTRIK

01

• Setelah memilih Jenis Pembayaran, kemudian klik Send to Virtual Payment

• Akan terbuka/terhubung langsung dengan Program Pembayaran Listrik

(40)

02

Ketika Program Listrik terbuka, maka user memilih DENOM yang tertera, lalu klik CETAK STRUK (boleh berkali-kali sejumlah proposal yang sudah dibuat).

03

Ketika proses pada Program Listrik sudah selesai, maka dapat dilanjutkan dengan melakukan Pembayaran dengan program POS.NET

(41)

04 Kemudian akan terhubung ke Pemb. Non Tunai dan cari Kode BIN dana RRAK untuk

melanjutkan pembayaran di program POS.Net

(42)

05 • Pastikan untuk Kode BIN sudah sesuai (DANA RRAK: 0000232 )

• Isi kolom Token dengan Kode Toko

(contoh TK43)

(43)

06 Kemudian Appr. Code akan muncul, lalu klik Simpan dan Cetak Struk

07 Proses selanjutnya adalah CETAK STRUK.

Ketika Struk sudah keluar, maka proses sudah selesai (Token bisa diisikan ke

Meteran Toko)

(44)

Section Break

(45)

b. Proses Realisasi PDAM

01

• Pilih Jenis Pembayaran PDAM

• PLU dapat dipilih sesuai dengan PLU pada Proposal dan ID PEL (deskripsi dan budget tidak perlu diisi)

• Klik Send to Virtual Payment

• Akan terbuka/terhubung langsung dengan Program Pembayaran PDAM

(46)

02 Setelah Menu Pembyaran PDAM terbuka, maka data-data akan otomatis terisi (sesuai dengan ID PEL pada Master Toko), lalu klik LANJUT

03 Apabila muncul pop-up seperti gambar

disamping, maka diklik LANJUT

(47)

04 Proses pada Menu PDAM sudah selesai

ditandai dengan munculnya pop-up seperti

gambar disamping. Lalu, dapat dilanjutkan ke

Pembayaran pada POS.NET

(48)

05 Kemudian akan terhubung ke Pemb. Non Tunai dan cari Kode BIN dana RRAK untuk melanjutkan pembayaran di program POS.Net

06 • Pastikan untuk Kode BIN sudah sesuai (DANA RRAK: 0000232 )

• Isi kolom Token dengan Kode Toko

(contoh TK43)

(49)

07 Apabila sudah muncul pop-up seperti gambar disamping, maka proses sudah selesai dan menunggu STRUK KELUAR sebagai bukti

pembayaran

(50)

Section Break

(51)

c. Proses Realisasi TELEPON

01

• Pilih Jenis Pembayaran TELEPON

• PLU dapat dipilih sesuai dengan ID PEL (deskripsi dan budget tidak perlu diisi)

• Klik Send to Virtual Payment

• Akan terbuka/terhubung langsung dengan Program Pembayaran TELEPON

02 Setelah Menu Pembyaran TELEPON

terbuka, maka data-data akan otomatis

terisi (sesuai dengan ID PEL pada Master

Toko), lalu klik LANJUT

(52)

03 Apabila muncul pop-up seperti gambar disamping, maka diklik LANJUT

04 Proses pada Menu TELEPON sudah selesai

ditandai dengan munculnya pop-up seperti

gambar disamping. Lalu, dapat dilanjutkan ke

Pembayaran pada POS.NET

(53)

05 Kemudian akan terhubung ke Pemb. Non Tunai dan cari Kode BIN dana RRAK untuk melanjutkan pembayaran di program POS.Net

06 • Pastikan untuk Kode BIN sudah sesuai (DANA RRAK: 0000232 )

• Isi kolom Token dengan Kode Toko (contoh TK43)

07 Kemudian Appr. Code akan muncul, lalu klik Simpan dan Cetak Struk

08 Proses selanjutnya adalah CETAK STRUK.

Ketika Struk sudah keluar, maka proses

sudah selesai

(54)

3. Proses Pembayaran

Cashout

(55)

01

Pilih Menu CASHOUT , lalu pilih PLU yang akan dilakukan cashout

02

• Masukkan nominal uang yang akan ditarik tunai pada kolom tarik tunai

• Nominal yang dimasukkan tidak boleh lebih besar dari Budget)

(56)

03

Klik tombol TARIK TUNAI

04

^Program^Cashoutakan terbuka, lalu klik tombol PROSES

(57)

05

Apabila Proses Cashout sudah SELESAI, maka program akan tertutup dan lanjut ke POS.NET

(58)

06

^Klik SIMPAN dan CETAK STRUK. Proses selesai ditandai dengan keluarnya Struk

(59)

Tahap Realisasi BBM

(60)

01

• Setelah melakukan tarik tunai dan membeli BBM, diwajibkan mengisi menu history pembelian BBM

• Menu dapat diakses melalui POS.NET dan memilih tombol Riwayat Pembelian BBM

• Pilih Periode Realisasi, kemudian klik Cari untuk melihat Periode Terakhir Pembelian BBM

02

• Untuk menambahkan data, klik tombol TAMBAH, lalu akan muncul FORM untuk mengisi Pembelian BBM

• Form diisi sesuai dengan BON yang tercetak

• Harap data dapat diisi dengan BENAR

(61)

03

Apabila sudah selesai mengisi Form sesuai dengan BON yang ada, maka klik SIMPAN

(62)

04

Data akan tertera pada table. Untuk mengirim data, klik tombol KIRIM

05

Apabila muncul pop-up seperti gambar disamping, maka klik tombol YES

(63)

06

^Proses ^BERHASIL ditandai dengan muncul pop-up bertuliskan “Kirim Data Pembelian BBM Berhasil”

(64)

Terima Kasih

OPR HO - Fraud Detection and Finance Analys