SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN BANTUAN GUGUSDEPAN BERBASIS WEB PADA PRAMUKA UNIVERSITAS LAMBUNG
MANGKURAT
Cholik Fadlollah1, Haji Sirajuddin2 , Rezky.I.Y Anwar3
1Teknik Informatika, 55201 , Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari, 18631174
2Teknik Informatika, 55201 , Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari, 1114047601
3Teknik Informatika, 55201 , Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari, 1121099001 E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Pramuka Universitas Lambung Mangkurat ialah suatu Unit Kegiatan Mahasiswa non formal yang bergerak di bidang Kepramukaan yang memiliki tujuan untuk mengelola dan membina kaum muda anggota Gerakan Pramuka di Universitas Lambung Mangkurat. Sistem informasi pada Pramuka ULM diolah dengan menggunakan software, walaupun masih terbatas pada penggunaan Microsoft Excel dan Microsoft Word.
Pengelolaan sistem infromasi Pramuka ULM memiliki banyak kelemahan, yaitu data yang dihasilkan masih jauh dari akurat, cepat dan tepat karena banyak masalah-masalah serta kendala dalam hal penyajian dan penyampaian suatu informasi. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui sistem administrasi yang sedang berjalan di gugus depan, melakukan perancangan sistem informasi administrasi gugus depan agar pengawasan administrasi dapat berjalan dengan optimal, efektif, dan terintegrasi, melakukan pengujian agar sistem yang dibangun menghasilkan hasil uji yang memiliki nilai untuk perbaikan sistem, melakukan implementasi sistem administrasi gugus depan yang baru dengan menggantikan sistem administrasi satuan gugus depan yang lama.
Hasil penelitian ini adalah aplikasi sistem informasi administrasi dalam penginputan data kelola gugus depan, kelola surat, kelola inventaris, kelola keuangan, kelola data prestasi, kelola kegiatan dan kelola laporan. Dengan adanya sistem informasi ini maka akan mempermudah dalam pengelolaan, menghemat waktu dan membuat sistem data dapat terorganisir dengan baik di database. Pelayanan untuk daftar anggota dan peminjaman barang yang biasanya datang ke lokasi sekretariat Pramuka ULM. Aplikasi sistem informasi administrasi ini akan mempermudah juga untuk tamu dan anggota dalam daftar jadi anggota dan peminjaman barang itu sendiri dan akan memudahkan masyarakat luas serta anggota dalam menari berbagi informasi tampa harus datang langsung ke sekretariat pramuka ULM.
Kata Kunci: Berbasis Web, Gugusdepan, Pramuka, Sistem Informasi, ULM,
ABSTRACT
Scouting at Lambung Mangkurat University is a non-formal Student Activity Unit engaged in Scouting which has the aim of managing and fostering young members of the Scout Movement at Lambung Mangkurat University. The information system at ULM Scouts is processed using software, although it is still limited to the use of Microsoft Excel and Microsoft Word. The management of the ULM Scout information system has many weaknesses, namely the data generated is still far from accurate, fast and precise because there are many problems and obstacles in terms of presenting and delivering information. The purpose of this research is to find out the administrative system that is running in the front group, to design the front group administrative information system so that administrative supervision can run optimally, effectively, and integratedly, to test so that the system built produces test results that have value for system improvement. , implementing the new front group administration system by replacing the old front group administration system. The results of this study are the application of administrative information systems in inputting front group management data, managing letters, managing inventory, managing finances, managing achievement data, managing activities and managing reports. With this information system, it will be easier to manage, save time and make the data system well organized in the database. Service for the list of members and borrowing goods that usually come to the location of the ULM Scout secretariat. This administrative information system application will also make it easier for guests and members on the list to become members and borrow the goods themselves and will make it easier for the wider community and members to share information without having to come directly to the ULM scout secretariat.
Keywords: Web-based, Clustered, Scout, Information Systems, ULM,
PENDAHULUAN
Gerakan Pramuka adalah forum pendidikan non formal yang menyelenggarakan pendidikan kepramukaan. Gugus depan disingkat Gudep ialah wadah buat menghimpun anggota Gerakan Pramuka dalam penyelenggaraan kepramukaan, serta menjadi wadah pembinaan bagi anggota muda dan anggota dewasa.
Sistem informasi merupakan kombinasi dari perangkat lunak, perangkat keras, orang-orang, sumber daya data, dan jaringan komunikasi yang mengumpulkan, memproses, dan menyebarkan informasi . Teknik yang digunakan dalam sistem ini adalah Teknik Waterfall.
Administrasi yang difokuskan dalam penelitian ini adalah proses sistem administrasi. Dalam penginputan data kelola gugus depan, kelola surat, kelola inventaris, kelola keuangan, kelola data prestasi, kelola kegiatan dan kelola laporan masih menggunakan laporan tertulis di buku. Dengan adanya sistem informasi ini maka akan mempermudah pengguna dalam pengelolaan informasi, menghemat waktu dan menjadikan data lebih terorganisir di database.
Berdasarkan penjelasan di atas maka dibuat penelitian dengan judul “Sistem Informasi Adminstrasi dan Pengelolaan Bantuan Gugus depan Berbasis Web pada Pramuka Universitas Lambung Mangkurat” agar dapat memberikan pilihan aplikasi dalam mengolah pengelolaan informasi Pramuka Universitas Lambung Mangkurat yang dapat dinikmati dan diakses dari mana saja tanpa terhalang tempat dan waktu.
METODE
Metode yang digunakan dalam penelitian ini, sebagai berikut : a. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan tujuan untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam perancangan sistem. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik observasi dan wawancara dengan narasumber yaitu Anggota Pramuka Sistem.
b. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan dilakukan untuk memperoleh dasar-dasar teori mengenai perancangan sistem yang bersangkutan dengan penelitian ini melalui berbagai referensi yaitu buku teks, jurnal, artikel, dan lain sebagainya.
c. Analisa Sistem
Analisa sistem bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem. Alat bantu analisis sistem yang digunakan adalah alat bantu yang berorientasi objek, seperti use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram.
d. Metode Wawancara
Wawancara dilakukan kepada narasumber yang mengerti dan paham konsep tata cara administrasi satuan Pramuka Universitas Lambung Mangkurat
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengumpulan data untuk pengelolaan kelompok garis depan masih sangat sederhana dan manual.
Prosedur saat ini perlu dikembangkan untuk menyederhanakan dan menghemat waktu dan tenaga dalam pengelolaan data saat membuat laporan. Dengan sistem baru yang diusulkan diharapkan dapat mempermudah pekerjaan administrator dan proses penyimpanan dan pembuatan laporan ke aplikasi berbasis web (database menggunakan MySQL dan pemrograman PHP) sangat berbeda.
Aplikasi sistem administrasi gugus depan diharapkan bisa membantu proses pendataan pendaftaran anggota baru, daftar induk anggota pramuka gugus depan, daftar inventaris gugusdepan, program kerja tahunan dan jadwal latihan mingguan sehingga mempermudah seluruh anggota pramuka dan admin dalam pendataan dan pelaporan administrasi gugus depan dengan sistem yang terintegriasi serta mempermudah dalam pengelolaannya.
Use Case Diagram
Ada tiga aspek yang ditampilkan dalam use case diagram system yaitu actor, use case dan system atau sub system boundary.
a. Actor
Actor adalah abstraction dari orang dan system yang lain yang mengaktifkan fungsi dari target sistem.
Orang atau sistem bisa muncul dalam beberapa pesan.
b. Use case
Use case ialah komponen gambaran fungsional dalam suatu sistem sehingga pembuat ataupun pembuat dapat saling mengenal dan memahami alur dari sistem yang akan dibuat.
Gambar 1 Use Case Diagram
Activity Diagram
Diagram aktivitas memodelkan alur kerja proses bisnis dan urutan aktivitas dalam proses. Diagram ini memiliki kemiripan dengan diagram alur karena memodelkan alur kerja dari satu kegiatan ke kegiatan lain atau dari aktivitas ke status.
Diagram aktivitas dibuat di awal proses pemodelan dengan tujuan untuk membantu dalam memahami proses secara keseluruhan. Diagram aktivitas memiliki kegunaan lain yaitu untuk menggambarkan interaksi antara beberapa kasus penggunaan.
Gambar 2 Activity Diagram
Sequence Diagram
Diagram urutan atau sequence diagram digunakan untuk menjelaskan dan menampilkan hubungan antar objek dalam suatu sistem secara rinci. Selain itu, diagram urutan akan menampilkan pesan atau perintah yang telah dikirimkan, serta waktu eksekusi. Objek yang terkait dengan proses yang sedang berjalan biasanya diurutkan dari kiri ke kanan.
Gambar 3 Sequence Diagram
Implementasi Tampilan Input Sistem
Implementasi tampilan input sistem menjelaskan hasil tampilan aplikasi yang telah dibuat yang bertujuan untuk memudahkan penggunaan ketika ingin mengetahui proses yang terdapat pada aplikasi tersebut.
Berikut adalah implementasi masukan sistem pada aplikasi sistem informasi administrasi dan pengelolaan bantuan gugus depan Pramuka Universitas Lambung Mangkurat :
Gambar 4 Menu Halaman Login
Gambar 5 Halaman Utama Admin
Gambar 6 Tampilan Data Anggota Dewasa
Gambar 7 Tampilan Data Surat Masuk
Gambar 8 Tampilan Data Barang
Gambar 9 Tampilan Jasa Sewa Barang
Gambar 10 Data Pemasukan
Gambar 11 Tampilan Prestasi Anggota
Gambar 12 Tampilan Data Laporan
Implementasi Tampilan Output Sistem
Implementasi tampilan ouput sistem menjelaskan tentang hasil tampilan aplikasi yang sudah dibuat dengan tujuan untuk mempermudah pengguna dalam mengetahui hasil output yang terdapat pada aplikasi.
Berikut adalah implementasi keluaran sistem pada sistem informasi administrasi dan pengelolaan bantuan gugus depan berbasis web Pada Pramuka Universitas Lambung Mangkurat :
Gambar 13 Laporan Anggota Dewasa
Gambar 14 Laporan Data Anggota Muda
Gambar 15 Laporan Data Surat Masuk
Gambar 16 Laporan Data Kegiatan Latihan Rutin
Gambar 17 Data KTA Anggota
Pengujian
Pengujian aplikasi pada penelitian menggunakan metode pengujian black box yang berfokus pada persyaratan atau kebutuhan fungsional aplikasi yang dibuat. Hasil pengujian sistem informasi administrasi dan pengelolaan bantuan berbasis web pada Pramuka Universitas Lambung Mangkurat menggunakan beberapa data masukan yang diperoleh dari pengisian data yang dilakukan pada aplikasi yang telah dibuat.
PENUTUP Kesimpulan
Dalam pembuatan skripsi mengenai sistem informasi dan pengelolaan bantuan gugus depan berbasis web pada Pramuka Universitas Lambung Mangkurat dapat disimpulkan bahwa:
1. Proses penginputan data kelola gugus depan, kelola surat, kelola inventaris, kelola keuangan, kelola data prestasi, kelola kegiatan dan kelola laporan masih menggunakan laporan tertulis di buku, dengan adanya sistem informasi diharapkan dapat mempermudah dalam pengelolaan, menghemat waktu dan membuat sistem data dapat terorganisir dengan baik di database.
2. Proses pelayanan untuk daftar anggota dan peminjaman barang yang biasanya datang ke lokasi sekretariat Pramuka ULM. Dengan adanya sistem informasi ini maka dapat mempermudah juga untuk tamu dan anggota dalam daftar jadi anggota dan peminjaman barang itu sendiri.
3. Sistem informasi ini memudahkan masyarakat luas serta anggota dalam mncari dan berbagi informasi tampa harus datang langsung ke Sekretariat Pramuka ULM.
4. Proses pengimplementasian sistem informasi berjalan dengan baik dan sangat mempermudah admin untuk mengelola sistem informasi tersebut.
Saran
Berdasarkan dari hasil penelitian, ada beberapa saran yaitu sebagai berikut : 1. Untuk tampilan lebih ditingkatkan agar bisa lebih menarik lagi.
2. Untuk KTA bisa lebih dikembangkan lagi, agar bentuk KTA dalam sistem informasi tersebut bisa berbentuk seperti Kartu Online pada biasanya.
3. Perlunya untuk meningkatkan keamanan sistem pada tamu dan anggota, agar user tamu dan anggota aman dan tidak disalah gunakan.
REFERENSI
Andri, K. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasi . Yogyakarta: Gaya Media Yogyakarta.
Kadir, A. (2005). Dasar Pemrograman WEB dengan ASP. Yogyakarta.
Kwarnas. (1995). Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka. Jakarta.
Kwarnas. (2011). Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka. Jakarta: Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Kwarnas. (2013). Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka. Nusa Tenggara Timur.
Nugroho, H. D. (2018). Pengembangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Website di SMK Piri 2 Yogyakarta. Jurnal Perpustakaan FT UNY.
Pratama, Y. R. (2019). Sistem Inforamasi Administrasi Satuan Pramuka Berbasis Web Pada Kwartir Ranting Gerakan Pramuka Kecamatan Coblong. Retrieved from
https://elibrary.unikom.ac.id/id/eprint/2381/13/UNIKOM_Yoviansyah%20Rizki%20Pratama_Artikel.p df
Yunus, F. (2015). Membangun Sistem Informasi Pada Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kota Samarinda Berbasis Web. Retrieved from
http://repository.wicida.ac.id/751/1/0941104_Sarjana_Sistem%20Informasi.pdf
Zulita, L. N. (2011). Sistem Administrasi Pelayanan Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu. Retrieved from https://jurnal.unived.ac.id/index.php/jmi/article/view/45/47
