Sistem Informasi Laporan Asset Fakultas Teknologi Komunikasi dan Informatika Universitas Nasional
Rifqi Firmansyah, Septi Andryana*, Benrahman
Fakultas Teknologi Komunikasi dan Informasi, Informatika, Universitas Nasional, Jakarta, Indonesia Email : 1[email protected], 2,*[email protected], 3[email protected]
Email Penulis Korespondensi: [email protected]
Abstrak−Perkembangan teknologi saat ini, dalam melaporkan asset di Fakultas Teknologi Komunikasi dan Informatika Universitas Nasional belum efektif. Karena banyaknya asset yang ada menyulitkan pekerja untuk merekap laporan asset. Seperti laporan asset masuk dan keluar serta status keadaan asset. Oleh karena itu, dirancanglah Sistem Informasi Laporan Asset Fakul tas Teknologi Komunikasi dan Informatika Universitas Nasional berbasis web sehingga pekerja bisa melaporkan data asset setiap bulannya. Hasil uji coba aplikasi untuk melaporkan data asset, sistem dapat menampilkan hasil laporan berdasarkan asset masuk, asset keluar, serta status asset dengan tingkat keakuratan 100%. Dalam pencarian data asset masuk sistem dapat menampilkan hasil laporan berdasarkan id transaksi, tanggal asset masuk, dan nama asset dengan tingkat keakuratan 100%. Kemudian untuk melaporkan data asset keluar sistem dapat menampilkan hasil laporan berdasarkan id transaksi, tanngal keluar, dan nama asset dengan tingkat keakuratan 100%.
Kata Kunci: Aplikasi , Asset, Laporan , Sistem Informasi Laporan Asset
Abstract−Current technological developments, in reporting assets in the Faculty of Communication and Information Technology of the National University have not been effective. Because the many assets that exist make it difficult for workers to recap italize the asset report. Such as incoming and outgoing asset reports and asset status status. Therefore, the Web-based National University Faculty of Communication and Information Technology Asset Report Information System was designed so that workers could report asset data every month. Application trial results for reporting asset data, the system can display the report results based on incoming assets, outgoing assets, and asset status with 100% accuracy. In the search for asset data entered the system can display the results of the report based on the transaction id, date of asset entered, and the name of the asset with 100%
accuracy. Then to report asset data out the system can display the results of the report based on the transaction id, exit, and the name of the asset with 100% accuracy.
Keyword: Application, Asset, Reports, Asset Report Information System
1. PENDAHULUAN
Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Tak terkecuali sistem informasi pada Universitas Nasional selaku sebuah institusi pemerintahan tentu memiliki tanggung jawab, salah satunya yakni mengelola aset yang di miliki oleh Universitas Nasional. Banyak aset yang di miliki oleh Universitas Nasional barang. Namum dalam proses inventarisasi, pengelola masih menggunakan bantuan Microsoft Excel yang cukup memakan banyak waktu dan tenaga sehingga kurang efektif dan efisien. Banyak data inventaris yang tercecer dan tidak terorganisasi dengan baik. Akibatnya pengelola mengalami banyak kesulitan dalam proses penglompokan kategori inventaris, pengecekan keberadaan barang yang tidak pasti dan barang yang telah rusak, pencarian data unit kerja menjadi sulit dan memakan banyak waktu, serta proses penyajian laporan yang akan menghabiskan bayak waktu[1]. Oleh karena itu, dirancanglah Sistem Informasi Laporan Asset Fakultas Teknologi Komunikasi dan Informatika Universitas Nasional berbasis web sehingga pengelola bisa mengelola data asset yang dibutuhkan.
Sistem manajemen aset adalah merupakan sistem informasi manajemen pendataan aset inventaris secara terintegrasi seluruh instansi dalam rangka melaksanakan tertib administrasi pengelolaan dan pendataan barang[2].
Dalam penelitian ini terdapat beberapa jurnal sebagai acuan atau sebagai pembanding. Jurnal pertama membahas sistem informasi manajemen aset. Pada jurnal ini menggunakan aplikasi Berbasis Web dan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan perangkat lunak manajemen database MySQL serta framework CodeIgniter dan Bootstrap. Metode perancangan yang digunakan untuk aplikasi web ini menggunakan metode waterfall[1]. Pada jurnal kedua membahas Rancangan sistem informasi manajemen aset pada jurnal ini menggunakan aplikasi berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter dan database MySQL.
Metode yang digunakan untuk aplikasi ini menggunakan metode waterfall[2].
Pada jurnal ketiga membahas sistem informasi manajemen aset tetap pada pt perkebunan nusantara VII. Pada jurnal ini menggunakan aplikasi berbasis web PHP dengan menggunakan bahasa HTML, metode yang digunakan untuk aplikasi ini menggunakan waterfall methodology[3]. Pada jurnal keempat membahas rancang bangun sistem informasi manajemen aset pt. an namiroh travelindo dengan metode garis lurus framework codeigniter dengan bahasa pemograman PHP dan database MySQL[4].
Pada jurnal kelima membahas Sistem informasi aset intelektual berbasis knowledge management system
dengan menggunakan Bahasa pemrograman PHP dengan framework Codeigniter. Metode yang digunakan knowledge management system[5]. Pada jurnal keenam Analisis perancangan sistem informasi manajemen aset PT.
Multi Traktor Utama berbasis java, metode yang digunakan untuk aplikasi ini menggunakan Straight Line[6].
Pada Jurnal ketujuh membahas Analisis dan perancangan sistem informasi manajemen aset pada sma negeri, menggunakan Metode waterfall[7]. Pada Jurnal kedelapan membahas Implementasi sistem Informasi inventaris barang pada pt. pln (persero) palembang, metode yang digunakan metode pengembangan waterfall[8].
Pada Jurnal ke sembilan membahas sistem monitoring aset inventaris dan penyusutan barang kospin sanggar bina usaha menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database server, menggunakan metode mccall[9]. Pada Jurnal ke sepuluh membahas sistem informasi permintaan dan pengadaan barang untuk instalasi vsat di pt. telkomsat menggunakan bahasa pemrograman Java, menggunakan metode Grounded Research[10].
Pada Jurnal ke sebelas membahas sistem informasi manajemen aset IT di PT. nissin foods Indonesia menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySQL sebagai database server, menggunakan metode blackbox testing[11]. Pada Jurnal ke duabelas membahas pembangunan sistem informasi manajemen aset perusahaan penyedia layanan internet pt. blitzspot network solution menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework Codeigniter dan Mysql sebagai database, metode yang digunakan waterfall[12]. Pada Jurnal ke tigabelas membahas sistem inventory manajemen aset berbasis teknologi informasi menggunakan bahasa pemograman PHP dan HTML dengan database server Mysql[13].
2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian dilakukan agar jalannya penelitian menjadi sistematis. Tahapan penelitian dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1. Flowchart Metodelogi Penelitian
a. Studi Literatur
Studi literatur sangat diperlukan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mengenai data yang diingikan beserta komponen-komponen untuk merancang aplikasi seperti bahasa pemograman php, framework codeigniter, database mysql dan aplikasi pemograman visual studio code. Dengan mempelajari berbagai referensi dari jurnal penelitian sebelumnya yang terkait dengan kebutuhan penelitian.
b. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah yaitu melakukan identifikasi pada masalah pencarian data yang belum efektif sehingga pengguna harus mencari data satu persatu yang membutuhkan waktu dan tenaga yang lama. Hal ini berpotensi menimbulkan kesalahan yang dilakukan oleh pengguna seperti kurang teliti sehingga data yang diinginkan tidak sesuai.
c. Tujuan Penelitian
Tujuan peneliti Observasi dengan melakukan pengamatan langsung terhadap sistem yang berjalan sesuai dengan alur data dan prosedur. Wawancara untuk mencari dan mengumpulkan data dengan cara langsung dengan staff operasional dan juga eksekutif dengan objek penelitian.
d. Perancangan Aplikasi
Selanjutnya adalah perancangan aplikasi, dimana aplikasi dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP serta Framework Codeigniter dan Bootstrap sebagai desain aplikasi, database yang digunakan adalah MySQL dan untuk teks editor menggunakan Visual Studio Code.
e. Implementasi dan Pengujian
Tahap setelah proses yang ada didalam sistem adalah tahap uji coba yang dibuat. Semua data hasil ujicoba dicatat secara lengkap untuk selanjutnya di analisa. analisa dilakukan dengan menentukan apakah sistem presensi ini sudah sesuai yang diharapkan atau tidak. Jika belum sesuai, maka alur penelitian akan diulangi dari tahap perancangn sistem.
f. Kesimpulan
Kesimpulan akan dilakukan jika hasil dari ujicoba sistem sudah berjalan dengan sesuai. Isi dari kesimpulan nanti nya menjadi laporan dari penelitian.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap alur proses dapat terlihat pada rancangan flowchart berikut ini.
Gambar 2. Flowchart Proses Login sampai Cetak Laporan
Use Case Diagram
Dalam sistem ini admin dapat melakukan login, kemudian dapat mengakses data unit kerja, data asset, data status asset, data asset masuk, data asset keluar, data manajemen status asset dan melakukan input, edit, hapus terhadap data tersebut berdasarkan kategori yang telah ditentukan. admin juga dapat mengakses user management yang berfungsi untuk mengaktifkan user apabila ada user baru yang mendaftar, sedangkan user harus diaktifkan terlebih dahulu oleh admin apabila ingin login aplikasi.
Gambar 3. Use Case Diagram Activity Diagram
Gambar 4. Activity Diagram
Admin melakukan login, sistem membutuhkan username dan password untuk login, kemudian sistem akan memproses username dan password yang masuk. Jika data tidak ada maka ulangi proses login, jika data ada masuk ke halaman utama. Admin melakukan input data asset masuk, asset keluar, status asset, dan membuat laporan hasil inputan. Kemudian sistem dapat menampilkan data yang sudah diinput dan menampilkan hasil laporan.
Statechart Diagram
Gambar 5. Statechart Diagram
Admin melakukan login, jika berhasil akan masuk ke halaman dashboard admin, jika gagal akan kembali ke halaman login. Admin melakukan input data asset masuk, asset keluar, status asset, dan membuat laporan hasil inputan.
Kemudian sistem dapat menampilkan data yang sudah diinput dan menampilkan hasil laporan berbentuk PDF.
ERD (Entity Relation Diagram)
Gambar 6. ERD (Entity Relation Diagram) 4.1 Implementasi Program
a. Halaman Login
Admin/User harus menginput username dan password kedalam form login jika username dan password terdaftar maka admin/user akan diteruskan ke dashboard, jika ada pesan error pada form login user harus mengulangi proses login
Gambar 7. Halaman login
b. Halaman Dashboard
Tampilan berikut merupakan halaman dashboard admin
Gambar 8. Halaman dashboard admin c. Halaman Asset Masuk
Tampilan berikut merupakan halaman asset masuk
Gambar 9. Data asset masuk d. Halaman Asset Keluar
Tampilan berikut merupakan halaman asset keluar
Gambar 10. Data asset keluar
e. Halaman Status Asset
Tampilan berikut merupakan halaman status asset
Gambar 11. Data status asset f. Halaman Cetak Laporan
Tampilan berikut merupakan halaman cetak laporan
Gambar 12. Halaman form laporan
Gambar 13. Pdf laporan asset masuk
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian ini dapat disimpulkan Data asset masuk dapat menampilkan hasil data dan cetak laporan berdasarkan inputan dengan akurat. Data asset keluar dapat menampilkan hasil data dan cetak laporan berdasarkan inputan dengan akurat. Data status asset dapat menampilkan hasil data dan cetak laporan berdasarkan inputan dengan akurat. Sistem juga dapat mencetak hasil laporan dengan format pdf berdasarkan data asset masuk, asset keluar dan status asset.
REFERENCES
[1] H. Setyawan and A. Asroni, “Sistem Informasi Menajemen Aset (Studi Kasus: Desa Barepan),” Semesta Tek., vol. 21, no. 2, pp. 150–157, 2018, doi: 10.18196/st.212221.
[2] M. Ridwan, M. Muhammad, and S. Ramadhani, “Rancangan Sistem Informasi Manajemen Aset di PT. Sentral Tukang Indonesia,” J. CoreIT J. Has. Penelit. Ilmu Komput. dan Teknol. Inf., vol. 3, no. 2, p. 47, 2018, doi:
10.24014/coreit.v3i2.4415.
[3] R. A. Kusumah et al., “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Tetap Pada PT Perkebunan Nusantara VIII,”
SAINTEKS, pp. 159–165, 2020.
[4] M. K. Dhani Pradipta, Asmunin, S.Kom., “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PT. AN NAMIROH TRAVELINDO DENGAN METODE GARIS LURUS FRAMEWORK CODEIGNITER,” J. Manaj. Inform., vol. 10, no. 02, pp. 1–10, 2020.
[5] Q. A. Ishari, A. T. Wibowo, and M. K. Milad, “Jurnal Sistem Informasi Aset Intelektual Berbasis Knowledge Management System,” Matics, vol. 12, no. 1, p. 15, 2020, doi: 10.18860/mat.v12i1.8099.
[6] P. Pengembangan, S. Pencatatan, and S. Barang, “Jurnal bit,” J. Bit, vol. 16, no. 2, pp. 42–46, 2020.
[7] A. J. Nathan and A. Scobell, “Jurnal Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi,” Sist. Inf. dan Teknol., vol. 91, no. 5, pp.
1689–1699, 2012, doi: 10.1017/CBO9781107415324.004.
[8] N. Huda, “Implementasi Sistem Informasi Inventaris Barang pada PT.PLN (Persero) Palembang,” J. Sisfokom (Sistem Inf.
dan Komputer), vol. 9, no. 1, p. 13, 2020, doi: 10.32736/sisfokom.v9i1.674.
[9] F. Kristiani, M. Sitokdana, and A. F. Wijaya, “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Pencatatan Aset Berbasis Web (Studi Kasus : Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga),” Semin. Nas. Sist. Inf. Indones., no. November, pp. 53–58, 2017.
[10] U. Instalasi, V. Di, and P. T. Telkomsat, “SISTEM INFORMASI PERMINTAAN DAN PENGADAAN BARANG,”
JRAMI, vol. 01, no. 01, pp. 126–133, 2020.
[11] R. L. Winata and S. Rahayu, “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET IT DI PT . NISSIN FOODS INDONESIA,” J.
Cendikia, vol. XVIII, no. vol 18, pp. 331–337, 2019.
[12] M. Arif Latama, T. H. Pudjiantoro, and P. N. Sabrina, “Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset Perusahaan Penyedia Layanan Internet Pt. Blitzspot Network Solution,” Pros. SNST ke-10 Tahun 2019, pp. 89–94, 2019.
[13] R. dan A. P. W. Paryati, “Sistem inventori manajemen aset berbasis teknologi informasi,” TEDC, vol. 13, no. 3, pp. 276–
282, 2019.
