PENDAHULUAN
Latar Belakang
Saat ini, kelancaran arus informasi antara dunia industri dan pendidikan dirasa penting, agar dapat tercipta keharmonisan antara keduanya. Oleh karena itu, penempatan kerja lapangan merupakan wadah yang baik bagi mahasiswa untuk berinteraksi langsung dengan dunia industri. Pelaksanaan Kerja Praktek (PK) dapat dilakukan di berbagai perusahaan dan instansi pemerintah yang tentunya menerapkan teknologi informasi sebagai penunjang kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, karena pilihan perusahaan atau instansi yang menerapkan teknologi informasi tentunya akan menjadi sangat berguna. bagi mahasiswa yang melakukan kerja praktek sesuai dengan kompetensi di bidang teknologi informasi.
Di tengah pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini, banyak instansi yang memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut, salah satunya kantor KPU Kabupaten Bengkalis. Media informasi adalah alat untuk mengumpulkan dan menyusun kembali informasi sehingga menjadi bahan yang bermanfaat bagi penerima informasi. Di KPU Kabupaten Bengkalis penulis ditempatkan pada bagian umum karena pada bagian tersebut banyak pekerjaan pengarsipan surat yang masih menggunakan cara manual seperti menggunakan buku.
Dengan melihat pengelolaan kearsipan surat maka diperlukan suatu sistem baru yang dapat membantu dalam pengelolaan kearsipan surat sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi. 2 (LKP) membahas “Perancangan Aplikasi Arsip Surat di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis.
Tujuan
Manfaat
GAMBARAN UMUM KOMISI PEMILIHAN UMUM
- Sejarah Singkat
- Visi dan Komisi Pemilihan Umum
- Visi Komisi Pemilihan Umum
- Misi Komisi Pemilihan Umum
- Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum
- Ruang Lingkup Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis
- Sub. Bagian Program dan Data
- Sub. Bagian Hukum
- Sub. Bagian Umum
- Sub. Bagian Teknis Dan Hupmas
Dalam Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilu diatur tentang Penyelenggara Pemilu yang dilakukan oleh Komisi Pemilihan Umum (KPU) yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri. Karakter kebangsaan mencerminkan bahwa ruang lingkup tugas dan tanggung jawab KPU sebagai penyelenggara pemilihan umum meliputi seluruh wilayah negara kesatuan Republik Indonesia. Perubahan penting dalam Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilu, antara lain pengaturan tentang lembaga penyelenggara pemilihan umum bagi anggota DPR, DPD, dan DPD; pemilihan ketua dan wakil ketua; serta pemilihan umum pengurus daerah dan wakil pengurus daerah yang sebelumnya diatur dalam beberapa ketentuan peraturan perundang-undangan kemudian disempurnakan dalam 1 (satu) undang-undang secara lebih komprehensif.
Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilu mengatur bahwa KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota adalah lembaga tetap Pemilu dan Bawaslu sebagai lembaga pengawas Pemilu. 5 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilu juga mengatur kedudukan KPU yang meliputi PPK, PPS, KPPS dan PPLN, serta KPPSLN yang merupakan penyelenggara pemilu ad hoc. Membangun penyelenggara pemilu yang terampil, kredibel, dan cakap dalam menyelenggarakan pemilu.
Penyelenggaraan pemilihan umum untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung, terbuka, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, secara mendidik. dan beradab. Penjelasan mengenai tingkatan struktur organisasi berdasarkan penugasan pada Kantor KPU Kabupaten Bengkalis adalah seperti pada Gambar 2.1 berikut ini.
BIDANG PEKERJAAN
- Uraian Tugas Yang Dikerjakan
- Administrasi Kantor
- Logistik KPU
- Perancangan Aplikasi
- Target Yang Diharapkan
- Perangkat Yang Dugunakan
- Data-data Yang Diperlukan
- Kendala yang Dihadapi Selama Kerja Praktek
- Pemecahan masalah
Pembuatan database untuk membangun aplikasi Paper Archive berbasis web di Kantor KPUD. Pembuatan aplikasi arsip kertas berbasis web di Kantor KPU Kabupaten Benggala menggunakan aplikasi Visual Studio Code dan Google Chrome sebagai browser. Pada awalnya, Microsoft Excel dapat berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian dari Microsoft Office, seperti terlihat pada Gambar 3.7 di bawah ini.
Tersedia di bawah Lisensi Publik Umum GNU dan gratis, program ini merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat menampilkan halaman web dinamis, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.8 di bawah ini. Dan digunakan sebagai browser untuk menampilkan website aplikasi mail file Kantor KPUD. Data yang dibutuhkan dari KPU Kabupaten Bengkalis adalah data surat masuk dan keluar yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi arsip surat berbasis website KPU Kabupaten Bengkalis yang sedang dibangun.
Selama melakukan kerja praktek di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis, terdapat beberapa kendala dalam pengerjaan proyek aplikasi arsip surat. Perancangan aplikasi kearsipan Kantor KPU Kabupaten Bengkalis ini dapat membantu KPU dalam menata kearsipan sesuai kaidah.
PERANCANGAN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS
Analisa Sistem
- Analisa sistem yang sedang berjalan
- Analisa sistem yang yang diusulkan
Saat ini pendataan surat masuk dan surat keluar masih tercatat dalam buku yang masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan sistem komputerisasi. Berdasarkan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, penulis mengusulkan sebuah desain website untuk pengajuan surat ke kantor KPU Kabupaten Bengkalis. Sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk memudahkan pengelolaan surat dinas keluar, sehingga dapat membantu pengelolaan dan penyimpanannya secara aman.
Komputer merupakan alat yang sangat berguna untuk mengolah dan memelihara data pada sistem informasi.
Merancang Database
Rancangan Tabel
Membuat Desain Tampilan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website
Pada tampilan ini terdapat form untuk memasukan username dan password yang telah didaftarkan pada database untuk login ke dalam website. Pada halaman ini terdapat bagian menu yang terdiri dari daftar data, laporan data dan pengaturan. Kemudian data yang dimasukkan akan disimpan dalam database dan akan ditampilkan pada halaman dashboard dan halaman surat masuk.
Kemudian data yang dimasukkan akan disimpan di database dan ditampilkan di halaman dashboard dan halaman surat keluar. Pada halaman ini terdapat fungsi untuk membuat laporan dimana data surat masuk yang masuk dilaporkan dalam format PDF, yang nantinya laporan tersebut dapat dicetak atau disimpan sebagai laporan pada perangkat lain seperti handphone, hardisk eksternal atau flashdisk. Pada halaman ini terdapat fungsi untuk membuat laporan dimana data surat keluar yang dimasukkan dilaporkan dalam format PDF, yang nantinya dapat dicetak atau disimpan sebagai laporan pada perangkat.
Berdasarkan pelaksanaan pelatihan kerja yang dilakukan di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut. Pelaksanaan kerja praktek dapat menambah pengetahuan tentang jenis-jenis pekerjaan yang terdapat di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis. Aplikasi Arsip Surat memiliki fungsi pemindaian, yang digunakan untuk memasukkan surat pindaian yang ingin Anda simpan, sehingga Anda dapat meminimalkan kehilangan dan kerusakan dokumen penting.
Proses pencarian data arsip dan informasi program KPU Kabupaten Bengkalis menjadi lebih mudah sehingga mudah ditemukan. Berkaitan dengan pengalaman yang diperoleh dengan mengikuti kegiatan Praktek Kerja Lapangan (KP), pada kesempatan ini penulis mengusulkan agar aplikasi rancangan ini dapat digunakan sebagai sistem untuk memudahkan penyampaian surat kepada seluruh sub bagian KPU Kabupaten Bengkalis. Bengkalis: https://kab-bengkalis.kpu.go.id/struktur-organisasi/. 2019) Visi dan Misi KPUD Bengkalis.
Bengkalis: https://kab-bengkalis.kpu.go.id/visi-misi/. 2019) Tugas dan Wewenang KPU Bengkalis. Bengkalis: https://kab-bengkalis.kpu.go.id/category/pengumuman/. Irawan dedi Muhammad dan Seli Aprilia Simargolang.
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
Proses pencarian data arsip dan informasi program KPU Kabupaten Bengkalis menjadi lebih mudah sehingga mudah ditemukan. 2005) Pengelolaan arsip modern dari konvensional menjadi terkomputerisasi. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
