LAPORAN KERJA PRAKTEK
PERANCANGAN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEBSITE DI KANTOR KOMISI PEMILIHAN UMUM (KPU)
KABUPATEN BENGKALIS
DISUSUN OLEH : MHD. FAKHMI
6103181290
PROGRAM STUDI D-III TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS
BENGKALIS 2021
i
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga penulis dapat menyusun laporan ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam laporan ini akan membahas mengenai Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis
Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama melaksanakan Kerja Praktek hingga dalam mengerjakan laporan ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Johny Custer, S.T., M.T selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.
2. Bapak Danuri M.Cs selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.
3. Bapak Muhammad Nasir, M.Kom selaku Ketua Program Studi D-III Teknik Informatika.
4. Bapak Fadhillah Almausuly, M.E, selaku ketua KPU Kabupaten Bengkalis
5. Bapak Hendra Rianda, S.IP, selaku Ka.Subbag Umum segaligus pembimbing lapangan di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis.
6. Bapak Nurul Fahmi, M.T, selaku Koordiantor Pelaksanaan Kerja Praktek.
7. Ibuk Sri Mawarni, M.Si, selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek.
8. Seluruh karyawan dan karyawati yang bekerja di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis
9. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen di Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis.
ii Adapun tujuan penulisan laporan Kerja Praktik (KP) ini adalah salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh setiap Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis yang telah melaksanakan Kerja Praktik (KP) di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis. Laporan ini berjudul
“Perancangan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis”. Aplikasi ini dirancang untuk mempermudah pihak kantor mengkelola pengarsipan surat masuk dan surat keluar dengan baik dan benar.
Bercermin pada saat ini seluruh instansi sudah banyak menerapkan teknologi dalam melakukan kegiatan perkantoran dengan menggunakan teknologi. Maka dengan adanya aplikasi ini bisa lebih mempermudah Kantor KPU Kabupaten Bengkalis dalam melakukan pengarsipan surat yang lebih terdata dan terstruktur.
Penulis merasa sangat bersyukur selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Bengkalis. Karena dengan adanya pelaksanaan Kerja Praktek ini penulis mendapatkan begitu banyak ilmu pengatahuan terkait bidang administrasi di instansi pemerintah maupun tentang persiapan menjelang pemilihan umum yang dilakasanakan oleh KPU Kabupaten Bengkalis.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan yang mendasar pada laporan ini. Oleh karena itu penulis mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun. Kritik konstruktif dari pembaca sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan selanjutnya. Akhir kata penulis mengharapkan agar laporan ini dapat bermanfaat bagi semuanya. Untuk itu kritik dan saran demi kesempurnaan penulisan Laporan Kerja Praktek (KP) ini sangat penulis harapkan.
Bengkalis, 09 Januari 2021
Mhd. Fakhmi 6103181290
i
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... i
DAFTAR GAMBAR ... iii
DAFTAR LAMPIRAN ... iv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
1.3 Manfaat ... 2
BAB II GAMBARAN UMUM KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN BENGKALIS ... 3
2.1 Sejarah Singkat ... 3
2.2 Visi dan Komisi Pemilihan Umum ... 6
2.2.1 Visi Komisi Pemilihan Umum ... 6
2.2.1 Misi Komisi Pemilihan Umum ... 6
2.3 Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum ... 7
2.4 Ruang Lingkup Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis ... 8
2.4.1 Sub. Bagian Program dan Data ... 8
2.4.2 Sub. Bagian Hukum ... 8
2.4.3 Sub. Bagian Umum ... 9
2.4.4 Sub. Bagian Teknis Dan Hupmas ... 9
BAB III BIDANG PEKERJAAN ... 10
3.1 Uraian Tugas Yang Dikerjakan ... 10
3.3.1 Administrasi Kantor ... 10
3.3.2 Logistik KPU ... 11
3.3.3 Perancangan Aplikasi ... 12
3.2 Target Yang Diharapkan ... 12
3.3 Perangkat Yang Dugunakan ... 13
ii
3.4 Data-data Yang Diperlukan ... 16
3.5 Kendala yang Dihadapi Selama Kerja Praktek ... 16
3.6 Pemecahan masalah ... 17
BAB IV PERANCANGAN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEBSITE PADA KOMISI PEMILIHAN UMUM (KPU) KABUPATEN BENGKALIS ... 18
4.1 Analisa Sistem ... 18
4.1.1 Analisa sistem yang sedang berjalan... 18
4.1.2 Analisa sistem yang yang diusulkan ... 18
4.2 Merancang Database ... 19
4.3 Rancangan Tabel ... 19
4.4 Membuat Desain Tampilan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website ... 22
BAB V PENUTUP ... 29
5.1. Kesimpulan ... 29
5.2. Saran ... 29
DAFTAR PUSTAKA ... 30
LAMPIRAN ... 31
iii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi KPU Kab.Bengkalis ... 7
Gambar 3.1 Nama-Nama PKTPS ... 10
Gambar 3.2 Pengesetan APD Covid-19 ... 11
Gambar 3.3 Pengepakan Kotak Suara KPU ... 12
Gambar 3.4 Laptop ... 13
Gambar 3.5 Microsoft Word ... 14
Gambar 3.6 Visual Studio Code ... 14
Gambar 3.7 Microsoft Exel ... 15
Gambar 3.8 Xampp ... 15
Gambar 3.9 Google Chrome ... 16
Gambar 4.1 Database Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website ... 19
Gambar 4.2 Tabel Admin ... 20
Gambar 4.3 Tabel Surat Masuk ... 21
Gambar 4.4 Tabel Surat Keluar ... 22
Gambar 4.5 Halaman Login ... 23
Gambar 4.6 Halaman Dashboard ... 24
Gambar 4.7 Halaman Input Surat Masuk ... 24
Gambar 4.8 Halaman Surat Masuk Setelah Diinput ... 25
Gambar 4.9 Halaman Dashboard Setelah Diinput ... 25
Gambar 4.10 Halaman Input Surat Keluar ... 26
Gambar 4.11 Halaman Surat Masuk Setelah Diinput ... 26
Gambar 4.12 Halaman Dashboard Setelah Diinput ... 27
Gambar 4.13 Halaman Pembuatan Laporan Surat Masuk ... 27
Gambar 4.14 Halaman Pembuatan Laporan Surat Keluar ... 28
iv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Surat Keterangan Dari Instansi ... 31
Lampiran 2 Sertifikat Kerja Praktek ... 32
Lampiran 3 Surat Penilaian Kerja Praktek ... 33
Lampiran 4 Absensi Harian Kerja Praktek ... 34
Lampiran 5 Kegiatan Harian Kerja Praktek ... 43
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kerja praktek (KP) merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa. Pada saat ini kelancaran arus informasi antara dunia industri dengan pendidikan dirasakan penting, agar tercipta suatu keselarasan antara keduanya. Oleh karena itu, Praktek Kerja Lapangan merupakan wadah yang baik bagi mahasiswa untuk berinteraksi secara langsung dengan dunia industri.
Pelakasanaan Kerja Praktek (KP) bisa dilakukan di berbagai perusahaan maupun instansi pemerintah yang tentu menerapkan teknologi informasi sebagai penunjang kinerja suatu perusahaan atau instansi pemerintahan tersebut, karena memilih perusahaan atau instansi yang penerapkan teknologi informasi tentu akan sangat berguna bagi mahasiswa yang melaksanakan kerja praktek sesuai dengan kompetensi dibidang teknologi informasi.
Dimasa yang pesat dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, banyak instansi yang memanfaatkan perkembangan teknologi, salah Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis. Mereka mulai memanfaatkan teknologi terutama internet sebagai media informasi dan media promosi. Media informasi merupakan alat untuk mengumpulkan dan menyusun kembali sebuah informasi sehingga menjadi bahan yang bermanfaat bagi penerima informasi.
Pada Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis penulis ditempatkan dibagian umum, karena dibagian tersebut banyak pekerjaan mengenai pengarsipan surat yang masih menggunakan cara manual seperti menggunakan buku. Dengan melihat cara pengelolaan pengarsipan surat tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem baru yang dapat membantu dalam pengelolaan pengarsipan surat sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi. Sistem baru tersebut dinamakan komputerisasi. Salah satu bentuk pengolahan informasi berbasis komputerisasi adalah dengan menggunakan aplikasi web. Oleh karena itu Lapoan Kerja Praktek
2 (LKP) ini membahas tentang “ Perancangan Aplikasi Arsip Surat Di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis “.
1.2 Tujuan
Adapun tujuan dari KP (Kerja Praktek) yaitu :
1. Mengetahui dan memahami perkembangan teknologi informasi yang digunakan oleh KPU saat melakukan pemilu.
2. Membandingkan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah dengan yang ada di lapangan.
3. Mempelajari bagaimana sistem atau tahapan persiapan pemilihan yang dilakukan oleh KPU sebagai lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapabilitas dalam menyelenggarakan pemilihan umum.
4. Merancang website aplikasi arsip surat untuk mempermudah pengarsipan surat pada Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis.
1.3 Manfaat
Adapun manfaat dari Kerja Praktek (KP) yaitu :
1. Mengetahui teknologi informasi yang digunakan oleh KPU saat melakukan persiapan pemilu.
2. Mengetahui pentingnya ilmu teknologi informasi di dunia pekerjaan
3. Mengetahui sistem atau tahapan persiapan pemilihan yang dilakukan oleh KPU.
4. Dapat membangun dan menyelesaikan perancangan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website Di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis.
3
BAB II
GAMBARAN UMUM KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN BENGKALIS
2.1 Sejarah Singkat
Secara institusional, KPU yang ada sekarang merupakan KPU ketiga yang dibentuk setelah Pemilu demokratis sejak reformasi 1998. KPU pertama (1999- 2001) dibentuk dengan Keppres No 16 Tahun 1999 yang berisikan 53 orang anggota yang berasal dari unsur pemerintah dan Partai Politik dan dilantik oleh Presiden BJ Habibie. KPU kedua (2001-2007) dibentuk dengan Keppres No 10 Tahun 2001 yang berisikan 11 orang anggota yang berasal dari unsur akademis dan LSM dan dilantik oleh Presiden Abdurrahman Wahid (Gus Dur) pada tanggal 11 April 2001. KPU ketiga (2007-2012) dibentuk berdasarkan Keppres No 101/P/2007 yang berisikan 7 orang anggota yang berasal dari anggota KPU Provinsi, akademisi, peneliti dan birokrat dilantik tanggal 23 Oktober 2007 minus Syamsulbahri yang urung dilantik Presiden karena masalah hukum.
Untuk menghadapi pelaksanaan Pemilihan Umum 2009, image KPU harus diubah sehingga KPU dapat berfungsi secara efektif dan mampu memfasilitasi pelaksanaan Pemilu yang jujur dan adil. Terlaksananya Pemilu yang jujur dan adil tersebut merupakan faktor penting bagi terpilihnya wakil rakyat yang lebih berkualitas, dan mampu menyuarakan aspirasi rakyat. Sebagai anggota KPU, integritas moral sebagai pelaksana pemilu sangat penting, selain menjadi motor penggerak KPU juga membuat KPU lebih kredibel di mata masyarakat karena didukung oleh personal yang jujur dan adil.
Tepat 3 (tiga) tahun setelah berakhirnya penyelenggaraan Pemilu 2004, muncul pemikiran di kalangan pemerintah dan DPR untuk meningkatkan kualitas pemilihan umum, salah satunya kualitas penyelenggara Pemilu. Sebagai penyelenggara pemilu, KPU dituntut independen dan non-partisan.
4 Untuk itu atas usul insiatif DPR-RI menyusun dan bersama pemerintah mensyahkan Undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu. Sebelumnya keberadaan penyelenggara Pemilu terdapat dalam Pasal 22-E Undang-undang Dasar Tahun 1945 dan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2003 Tentang Pemilu DPR, DPD dan DPRD, Undang-undang Nomor 23 Tahun 2003 Tentang Pemilu Presiden dan Wakil Presiden.
Dalam Undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu diatur mengenai penyelenggara Pemilihan Umum yang dilaksanakan oleh suatu Komisi Pemilihan Umum (KPU) yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri.
Sifat nasional mencerminkan bahwa wilayah kerja dan tanggung jawab KPU sebagai penyelenggara Pemilihan Umum mencakup seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Sifat tetap menunjukkan KPU sebagai lembaga yang menjalankan tugas secara berkesinambungan meskipun dibatasi oleh masa jabatan tertentu. Sifat mandiri menegaskan KPU dalam menyelenggarakan Pemilihan Umum bebas dari pengaruh pihak mana pun.
Perubahan penting dalam undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, meliputi pengaturan mengenai lembaga penyelenggara Pemilihan Umum Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden; serta Pemilihan Umum Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah yang sebelumnya diatur dalam beberapa peraturan perundang-undangan kemudian disempurnakan dalam 1 (satu) undang-undang secara lebih komprehensif.
Dalam undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu diatur mengenai KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota sebagai lembaga penyelenggara pemilihan umum yang permanen dan Bawaslu sebagai lembaga pengawas Pemilu. KPU dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta dalam hal penyelenggaraan seluruh tahapan pemilihan umum dan tugas lainnya. KPU memberikan laporan Presiden kepada Dewan Perwakilan Rakyat.
5 Undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu juga mengatur kedudukan panitia pemilihan yang meliputi PPK, PPS, KPPS dan PPLN serta KPPSLN yang merupakan penyelenggara Pemilihan Umum yang bersifat ad hoc. Panitia tersebut mempunyai peranan penting dalam pelaksanaan semua tahapan penyelenggaraan Pemilihan Umum dalam rangka mengawal terwujudnya Pemilihan Umum secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, dan adil. Dalam rangka mewujudkan KPU dan Bawaslu yang memiliki integritas dan kredibilitas sebagai Penyelenggara Pemilu, disusun dan ditetapkan Kode Etik Penyelenggara Pemilu. Agar Kode Etik Penyelenggara Pemilu dapat diterapkan dalam penyelenggaraan Pemilihan Umum, dibentuk Dewan Kehormatan KPU, KPU Provinsi, dan Bawaslu.
Di dalam Undang-undang Nomor 12 Tahun 2003 Tentang Pemilu DPR, DPD dan DPRD, jumlah anggota KPU adalah 11 orang. Dengan diundangkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, jumlah anggota KPU berkurang menjadi 7 orang. Pengurangan jumlah anggota KPU dari 11 orang menjadi 7 orang tidak mengubah secara mendasar pembagian tugas, fungsi, wewenang dan kewajiban KPU dalam merencanakan dan melaksanakan tahap-tahap, jadwal dan mekanisme Pemilu DPR, DPD, DPRD, Pemilu Presiden/Wakil Presiden dan Pemilu Kepala Daerah Dan Wakil Kepala Daerah.
Menurut Undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, komposisi keanggotaan KPU harus memperhatikan keterwakilan perempuan sekurang-kurangnya 30% (tiga puluh persen). Masa keanggotaan KPU 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji. Penyelenggara Pemilu berpedoman kepada asas : mandiri; jujur; adil; kepastian hukum; tertib penyelenggara Pemilu; kepentingan umum; keterbukaan; proporsionalitas;
profesionalitas; akuntabilitas; efisiensi dan efektivitas.
Cara pemilihan calon anggota KPU-menurut Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu-adalah Presiden membentuk Panitia Tim Seleksi calon anggota KPU tanggal 25 Mei 2007 yang terdiri dari lima orang
6 yang membantu Presiden menetapkan calon anggota KPU yang kemudian diajukan kepada Dewan Perwakilan Rakyat untuk mengikuti fit and proper test. Sesuai dengan bunyi Pasal 13 ayat (3) Undang-undang N0 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, Tim Seleksi Calon Anggota KPU pada tanggal 9 Juli 2007 telah menerima 545 orang pendaftar yang berminat menjadi calon anggota KPU.
Dari 545 orang pendaftar, 270 orang lolos seleksi administratif untuk mengikuti tes tertulis. Dari 270 orang calon yang lolos tes administratif, 45 orang bakal calon anggota KPU lolos tes tertulis dan rekam jejak yang diumumkan tanggal 31 Juli 2007. (HUPMAS KPU).
2.2 Visi dan Komisi Pemilihan Umum 2.2.1 Visi Komisi Pemilihan Umum
“Terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara Pemilihan Umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri, transparan dan akuntabel, demi terciptanya demokrasi Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia”
2.2.1 Misi Komisi Pemilihan Umum
1. Membangun lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapabilitas dalam menyelenggarakan pemilihan umum.
2. Menyelenggarakan Pemilihan Umum untuk memilih Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif dan beradab.
3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilihan umum yang bersih, efisien dan efektif.
4. Melayani dan memperlakukan setiap peserta Pemilihan Umum secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan Pemilihan Umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7 5. Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi aktif dalam pemilihan umum demi terwujudnya cita-cita masyarakat Indonesia yang demokratis.
2.3 Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum
Penjelasan tingkatan struktur organisasi berdasarkan tugas kerja pada Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis adalah seperti gambar 2.1 berikut :
Gambar 2.1 Struktur Organisasi KPU Kab. Bengkalis
8 2.4 Ruang Lingkup Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis
Berikut adalah uraian tugas utama dan fungsi Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis :
2.4.1 Sub. Bagian Program dan Data
Tugas dari bagian ini adalah Menyusun rencana, program, anggaran, kerjasama antar-lembaga, penelitian dan pengembangan, pengolahan data dan informasi, serta monitoring dan evaluasi. Adapun fungsi dari Bagian Program Dan Data yaitu :
1. Penyusunan rencana, program, dan anggaran
2. Pelaksanaan kerjasama antar Lembaga penelitian dan pengembangan organisasi dan sistem Pemilu.
3. Pelaksanaan pengolahan data dan informasi 4. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi 5. Pelaksanaan urusan tata usaha
2.4.2 Sub. Bagian Hukum
Tugas dari bagian ini adalah Menyiapkan penyusunan rancangan peraturan KPU, advokasi, penyelesaian sengketa, dan penyuluhan peraturan perundang undangan yang berkaitan dengan penyelenggaraan Pemilu, pengkajian, administrasi hukum peserta Pemilu, dokumentasi dan informasi hukum serta ketatausahaan. Adapun fungsi dari Bagian Hukum yaitu :
1. Penyiapan penyusunan rancangan peraturan KPU 2. Pengkajian peraturan perundang-undangan
3. Pemberian advokasi dan penyelesaian sengketa hukum 4. Pelaksanaan administrasi hukum peserta Pemilu 5. Penyusunan dokumen dan informasi hukum 6. Pelaksanaan urusan tata usaha
9 2.4.3 Sub. Bagian Umum
Tugas dari bagian ini adalah melaksanakan pengelolaan urusan tata usaha, kearsipan, persidangan, protokol, rumah tangga, dan keamanan di lingkungan KPU.
Adapun fungsi dari Bagian Hukum yaitu :
1. Pengelolaan urusan tata usaha dan kearsipan 2. Pengelolaan urusan persidangan dan protokol 3. Pengelolaan urusan keamanan
4. Pengelolaan urusan rumah tangga.
2.4.4 Sub. Bagian Teknis Dan Hupmas
Tugas dari bagian ini adalah Menyiapkan pedoman dan petunjuk teknis, serta bimbingan teknis, dan supervisi dalam penyelenggaraan Pemilu anggota DPR, DPD, dan DPRD, Presiden dan Wakil Presiden, Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, pergantian antar waktu anggota DPR, DPD, dan DPRD dan pengisian anggota DPRD Pasca Pemilu di Daerah pemekaran; publikasi dan sosialisasi informasi Pemilu serta partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan Pemilu.
Adapun fungsi dari Bagian Hukum yaitu :
1. Penyiapan pedoman dan petunjuk teknis, serta bimbingan teknis, dan supervisi dalam penyelenggaraan Pemilu anggota DPR, DPD, dan DPRD, serta Presiden dan Wakil Presiden, Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.
2. Penyiapan pedoman dan petunjuk teknis, serta bimbingan teknis, supervisi, verifikasi dan administrasi penggantian antar waktu dan pengisian DPRD pasca Pemilu di Daerah pemekaran.
3. Penyiapan publikasi dan sosialisasi informasi Pemilu.
4. Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan Pemilu.
5. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.
10
BAB III
BIDANG PEKERJAAN
3.1 Uraian Tugas Yang Dikerjakan
Kerja Praktek (KP) dilaksanakan terhitung mulai tanggal 09 November 2020 sampai dengan tanggal 09 Januari 2021 di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis. Selama pelaksanaan KP adapun tugas yang diberikan, diantaranya :
3.3.1 Administrasi Kantor
1. Melakukan pendataan nama-nama dan jumlah KPPS dan PKTPS.
Dalam kegiatan ini, saya diberikan tugas untuk melakukan pendataan nama- nama KPPS (Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara) dan PKTPS (Petugas Keamanan Tempat Pemungutan Suara) disetiap desa untuk persiapan pemilihan umum Kabupaten Bengkalis yang kemudian ditotal jumlah keseluruhan untuk setiap Kecamatan yang melakukan pemilihan umum 2020. Adapun kegiatan pendataan nama KPPS dan PKTPS ditunjukkan pada gambar 3.1 berikut :
Gambar 3.1 Nama-Nama PKTPS
11 3.3.2 Logistik KPU
1. Melakukan pengesetan APD (Alat Pelindung Diri) covid-19
Dikarenakan wabah Covid-19 yang terjadi saat ini membuat pelaksanaan pemilihan Bupati dan wakil Bupati Bengkalis tahun 2020. harus menerapkan protocol Kesehatan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Yaitu dengan mempersiapkan APD dan perangkat protocol kesesahatan lainnya seperti tempat cuci tangan, sabut cuci tangan, disinfektan, handsanitaiser, masker. Adapun kegiatan pengesetan APD ditunjukkan pada gambar 3.2 berikut :
Gambar 3.2 Pengesetan APD Covid-19
2. Pelipatan surat suara
KPU Kabupaten Bengkalis menangani seluruh persiapan pemilu yang dilakukan seluruh TPS di kabupaten Bengkalis termasuk surat suara, dalam kegiatan ini, saya melakukan pelipatan surat suara sekaligus menyortir surat suara yang rusak dan melaporkan ke BAWASLU (Badan Pengawas Pemilihan Umum) jika ada surat yang bermasalah seperti rusak atau cacat, setiap orang mendapatkan jumlah surat suara sebanyak 2000 surat suara untuk dilipat lalu surat suara akan disortir oleh petugas KPU untuk dibagi per-TPS di Kabupaten Bengkalis. Adapun kegiatan pengesetan surat suara ditunjukkan pada gambar 3.3 dibawah.
12
Gambar 3.3 Pengepakan Kotak Suara KPU
3.3.3 Perancangan Aplikasi 1. Merancang Database
Pembuataan database untuk membangun Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kab. Bengkalis menggunakan Xampp dan PhpMyAdmin di browser. Didalam database terdapat beberapa tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data yang dimasukkan saat melakaukan pengarsipan surat seperti tabel surat masuk, tabel surat keluar, dan tabel admin.
2. Merancang Website
Pembuatan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis menggunakan aplikasi Visual Studio Code dan Google Chrome sebagai browser nya. Adapun gambaran dari tampilan website yang dirancang seperti halaman utama atau dashboard, halaman surat masuk, halaman surat keluar, halaman login, halaman input surat, dan lain-lain.
3.2 Target Yang Diharapkan
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek (KP) yang berlokasi di Kantor Komisi Pemilihan Umum, yang terhitung selama 8 minggu terdapat beberapa target yang ingin dicapai, diantaranya:
13 1. Memahami dunia kerja di bidang IT.
2. Dapat memanfaatkan pengetahuan dan skill di bidang IT sebagai peluang kerja.
3. Mengembangkan pengetahuan informatika dalam melakukan perancangan aplikasi arsip surat.
4. Terselesaikannya aplikasi arsip surat. Di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis.
3.3 Perangkat Yang Dugunakan
Adapun Perangkat Lunak (Software) dan Perangkat Keras (Hardware) yang digunakan sebagai penunjang pelaksanaan Kerja Praktek (KP) maupun dalam pembuatan aplikasi Arsip Surat di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis yaitu sebagai berikut:
1. Laptop
Laptop atau sering disebut komputer mini digunakan sebagai perangkat untuk saat melakukan pendataan dan perancangan aplikasi arsip surat. Laptop yang digunakan yaitu Acer E5-471 Series. Dengan spesifikasi Hard Disk Drive sebesar 500 Gigabyte, Processor Intel® Core™ i5-6200U dengan daya 2,30 Gigahertz dan memiliki Random Access Memory (RAM) sebesar 4 Gigabyte. Seperti gambar 3.4 berikut.
Gambar 3.4 Laptop Sumber : Google.com
14 2. Microsft Word
Merupakan sebuah perangkat lunak digunakan untuk pengolahan kata yang telah diterbitkan oleh Microsoft satu paket dengan aplikasi pengolah angka dan lainnya. Microsoft Office Word digunakan pada komputer dengan system operasi Windows. Dan aplikasi ini membantu pembuatan surat, dan laporan pada saat kerja praktek. Seperti gambar 3.5 berikut.
Gambar 3.5 Logo Microsft Word Sumber : Google.com
3. Visual Studio Code
Visual Studio Code (VS Code) adalah sebuah teks editor ringan dan handal yang dibuat oleh Microsoft untuk sistem operasi multiplatform, artinya tersedia juga untuk versi Linux, Mac, dan Windows. Teks editor ini secara langsung mendukung bahasa pemrograman JavaScript, Typescript, dan Node.js, serta bahasa pemrograman lainnya dengan bantuan plugin yang dapat dipasang via marketplace Visual Studio Code (seperti C++, C#, Python, Go, Java, dst). Seperti gambar 3.6 berikut.
Gambar 3.6 Visual Studio Code Sumber : Google.com
15 4. Microsoft Exel
Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi (perangkat lunak) yang merupakan bagian dari paket Software Microsoft Office. Perangkat lunak ini berjenis spreadsheet. Pada awal dibuat Microsoft Excel dapat berdiri sendiri dan bukan menjadi bagian dari Microsoft Office seperti gambar 3.7 berikut.
Gambar 3.7 Microsoft Exel Sumber : Google.com
5. Xampp
Xampp fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (tempat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis, seperti gambar 3.8 berikut.
Gambar 3.8 Xampp Sumber : Google.com
16 6. Google Chrome
Google Chrome adalah peramban web lintas platform yang dikembangkan oleh Google. Peramban ini pertama kali dirilis pada tahun 2008 untuk Microsoft Windows, kemudian diporting ke Linux, macOS, iOS, dan Android yang menjadikannya sebagai peramban bawaan dalam sistem operasi. Dan digunakan sebagai browser untuk menampilkan website Aplikasi Arsip Surat di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kab. Bengkalis yang sedang dibangun, Seperti gambar 3.9 berikut.
Gambar 3.9 Google Chrome Sumber : Google.com
3.4 Data-data Yang Diperlukan
Data yang dibutuhkan dari di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis adalah data-data surat masuk dan surat keluar yang akan dimasukkan kedalam Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website di di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis yang sedang dibangun.
3.5 Kendala yang Dihadapi Selama Kerja Praktek
Selama melaksanaakan kerja praktek di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis terdapat beberapa kendala yang dihadapi dalam mengerjakan projek aplikasi arsip surat. Kendala yang dihadapi ialah banyaknya pekerjaan dilapangan yang diberikan oleh pembimbing seperti pengerjaan logistik APD Covid-19 dan pengesetan kotak suara yang memakan waktu yang lama. Sehingga proses pengerjaan projek aplikasi arsip surat terkendala.
17 3.6 Pemecahan masalah
Dari beberapa kendala yang dihadapi dalam menyelesaikan tugas, penulis dapat menyelesaikan sesuai dengan kendalanya, yaitu dengan memberikan waktu yang luang dari pihak kantor agar bisa melanjutkan projek pembuatan aplikasi arsip surat.
18
BAB IV
PERANCANGAN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEBSITE PADA KOMISI PEMILIHAN UMUM (KPU)
KABUPATEN BENGKALIS
Aplikasi arsip surat merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang menyediakan kebutuhan untuk mengatur tata kelola surat menyurat dan pengaturan data arsip surat. Dengan menggunakan aplikasi surat ini, pengguna dapat mendata masuk dan surat keluar dengan cepat dan mudah.
4.1 Analisa Sistem
Berikut merupakan proses pembuatan Website Arip surat pada Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis.
4.1.1 Analisa sistem yang sedang berjalan
Pada saat ini pendataan surat masuk dan surat keluar masih dicatat kedalam suatu buku yang masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan sistem komputerisasi.
4.1.2 Analisa sistem yang yang diusulkan
Berdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan maka penulis mengusulkan sebuah perancangan website pengarsipan surat pada kantor Komisi Pemilian Umum Kabupaten Bengkalis. Sistem Informasi berbasis komputer yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat dinas yang keluar, agar dapat membantu pengelolaan dan tersimpan dengan aman. Komputer merupakan alat bantu yang sangat bermanfaat dalam kegiatan pengolahan dan pemeliharaan data pada sistem informasi.
19 4.2 Merancang Database
Untuk membangun Aplikasi website pengarsipan surat pada kantor Komisi Pemilian Umum Kabupaten Bengkalis hal pertama yang harus dilakukan yaitu merancang database. Perancangan database menggunakan PhpMyAdmin diXAMPP. Database dibuat dengan nama db_arsip seperti yang terdapat pada gambar 4.1 dibawah ini.
Gambar 4.1 Database Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website\
4.3 Rancangan Tabel
Tabel yang dikumpulkan berdasarkan database yang telah dirancang untuk membangun Aplikasi tersebut, Pembuatan database menggunakan PhpMyAdmin di XAMPP. Berikut tabel-tabel yang di butuhkan :
1. Tabel Admin
Tabel ini berfungsi sebagai data user untuk login kedalam website ditunjukkan pada gambar 4.2 terdiri dari :
a. Id (PRIMARY KEY)
b. Username sebagai nama pengguna c. Password untuk kata kunci
20
Gambar 4.2 Tabel Admin
2. Tabel Surat Masuk
Tabel ini berfungsi untuk penambahan data surat yang pada website ditunjukkan pada gambar 4.3. Tabel ini terdiri dari :
a. Id_surat_masuk (PRIMARY KEY), menyimpan nomor urut surat masuk.
b. Nomor_Surat, sebagai nomor surat yang masuk.
c. Tgl_surat, menyimpan waktu surat yang masuk.
d. Perihal, meyimpan Hal pada surat dinas yang masuk tersebut e. Id_jenis_surat, sebagai jenis surat yang masuk.
f. Pengirim, menyimpan nama instansi yang mengirim surat yang masuk.
g. Ditujukan, sebagai nama surat itu ditujukan
h. Deskripsi, menjelaskan tentang isi surat yang masuk
i. Id_petugas, menyimpan nama petugas yang menerima surat masuk.
j. Sifat_surat, sifat surat yang diterima
k. Berkas_surat, menyimpan hasil file surat masuk.
21
Gambar 4.3 Tabel Surat Masuk
3. Tabel Surat Keluar
Tabel ini berfungsi untuk penambahan data surat pada website ditunjukkan pada gambar 4.4. Tabel ini terdiri dari :
a. Id_surat_masuk (PRIMARY KEY), menyimpan nomor urut surat keluar.
b. Nomor_Surat, meyimpan nomor surat yang keluar.
c. Tanggal_surat, menyimpan waktu surat yang keluar.
b. Perihal, menyimpan Hal pada surat dinas yang keluar tersebut.
c. Pengirim, menyimpan nama pengirim surat yang dikeluarkan.
d. Kepada, menyimpan nama surat itu ditujukan.
e. Id_jenis_surat, menyimpan jenis surat yang dikeluarkan f. Sifat_surat, menyimpan sifat surat yang dikeluarkan.
g. Id_petugas, menyimpan nama petugas yang menginput surat keluar h. Deskirpsi, menyimpan isi perihal surat yang dikeluarkan.
22
Gambar 4.4 Tabel Surat Keluar
4.4 Membuat Desain Tampilan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website Untuk membuat desain tampilan pada Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis disini penulis menggunakan :
1. PHP (Hypertext Preprocessor)
Hypertext preprocessor (PHP) adalah bahasa pemrograman web berupa script yang dapat diintegrasikan dengan HTML. (Hasugian , 2018)
2. CSS ( Cascading Style Sheet )
CSS merupakan sebuah dokumen yang berguna untuk melakukan pengaturan pada komponen halaman web, inti dari dokumen ini adalah memformat halaman web standar menjadi bentuk web yang memiliki kualitas yang lebih indah dan menarik. (Binarso, Sarwoko, & Bahtiar, 2012)
3. JavaScript
Javascript adalah sebuah bahasa yang berbentuk kumpulan skrip yang fungsinya digunakan untuk menambahkan interaksi antara halaman web dengan pengunjung halaman web. (Binarso, Sarwoko, & Bahtiar, 2012)
23 4. Visual Studio Code
Visual Studio Code adalah Sebuah teks editor ringan dan handal yang dibuat oleh Microsoft untuk sistem operasi multiplatform, artinya tersedia juga untuk versi Linux, Mac, dan Windows. Teks editor ini secara langsung mendukung bahasa pemrograman JavaScript, Typescript, dan Node.js, serta bahasa pemrograman lainnya dengan bantuan plugin yang dapat dipasang via marketplace Visual Studio Code (seperti C++, C#, Python, Go, Java, dst).
5. Desain tampilan halaman Login
Pada tampilan ini terdapat form input username dan password yang telah diterdaftar ke database untuk melakukan login kedalam website. Terlihat seperti gambar 4.5 berikut :
Gambar 4.5 Halaman Login
24 6. Desain tampilan halaman Dashboard
Pada halaman ini terdapat bagian-bagian menu yang Terdiri dari Daftar Data, Laporan Data, dan Pengaturan. Yang menjadi fitur utama pada aplikasi ini.
Seperti ditunjukkan pada gambar 4.6 berikut :
Gambar 4.6 Halaman Dashboard
7. Desain Menu Surat Masuk
Pada halaman ini terdapat fungsi input untuk memasukkan data surat masuk.
Lalu data yang dimasukkan akan tersimpan di database dan akan ditampilkan pada halaman dashboard dan halaman surat masuk. Desain menu surat masuk ditunjukkan pada gambar 4.7, gambar 4.8, dan gambar 4.9 berikut :
Gambar 4.7 Halaman Input Surat Masuk
25
Gambar 4.8 Halaman Surat Masuk Setelah Diinput
Gambar 4.9 Halaman Dashboard Setelah Diinput
8. Desain Menu Surat Keluar
Pada halaman ini terdapat fungsi input untuk memasukkan data surat keluar.
Lalu data yang dimasukkan akan tersimpan di database dan akan ditampilkan pada halaman dashboard dan halaman surat keluar. Desain menu surat keluar ditunjukkan pada gambar 4.10, gambar 4.11, dan gambar 4.12 berikut :
26
Gambar 4.10 Halaman Input Surat Keluar
Gambar 4.11 Halaman Surat Masuk Setelah Diinput
27
Gambar 4.12 Halaman Dashboard Setelah Diinput
9. Desain Menu Laporan Surat Masuk
Pada halaman ini terdapat fungsi buat laporan dimana data-data surat masuk yang telah diinputkan dijadikan sebuah laporan berformat PDF, yang nantinya laporan tersebut bisa diprint ataupun disimpan sebagai laporan pada perangkat lainnya seperti handphone, hardisk eksternal maupun flashdisk. Desain menu laporan masuk ditunjukkan pada gambar 4.13 berikut :
Gambar 4.13 Halaman Pembuatan Laporan Surat Masuk
10. Desain Menu Laporan Surat Keluar
Pada halaman ini terdapat fungsi buat laporan dimana data-data surat keluar yang telah diinputkan dijadikan sebuah laporan berformat PDF, yang nantinya laporan tersebut bisa diprint ataupun disimpan sebagai laporan pada perangkat
28 lainnya seperti handphone, hardisk eksternal maupun flashdisk. Desain menu laporan masuk ditunjukkan pada gambar 4.14 berikut :
Gambar 4.14 Halaman Pembuatan Laporan Surat Keluar
29
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pelaksanaan Kerja Praktek yang dilaksanakan di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan Kerja Praktek dapat menambah ilmu tentang jenis-jenis pekerjaan yang ada pada Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis.
2. Pelaksanaan Kerja Praktek dapat menambah pengalaman kerja.
3. Perancangan Aplikasi Arsip Surat Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis ini dapat membantu pihak KPU dalam hal penyelenggara kearsipan yang sesuai dengan prinsip.
4. Aplikasi Arsip Surat memiliki fungsi scan yang kegunaan menginputkan scan surat yang ingin disimpan sehingga dapat menimalkan kehilangan dan rusaknya dokumen-dokumen penting.
5. Proses pencarian data dan informasi arsip pada program Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis menjadi lebih mudah sehingga mudah ditemukan.
5.2. Saran
Sehubungan dengan pengalaman yang telah didapatkan dalam mengikuti kegiatan Kerja Praktek (KP), maka dalam kesempatan ini penulis menyarankan agar Aplikasi rancang ini agar dapat dijadikan sebagai sistem untuk mempermudah pengarsipan surat pada seluruh Sub.Bagian di Komisi Pemiliah Umum Kabupaten Bengkalis.
30
DAFTAR PUSTAKA
Agus Sugiarto danTeguh Wahyono. (2005) Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer.Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
Hupmas. (2019) Sejarah Singkat Komisi Pemilihan Umum Bengkalis. Bengkalis : https://kab-bengkalis.kpu.go.id/sejarah-singkat-kpu/
Hupmas. (2019) Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum Bengkalis.
Bengkalis : https://kab-bengkalis.kpu.go.id/struktur-organisasi/
Hupmas. (2019) Visi dan Misi Komisi Pemilihan Umum Bengkalis. Bengkalis : https://kab-bengkalis.kpu.go.id/visi-misi/
Hupmas. (2019) Tugas dan Wewenang Komisi Pemilihan Umum Bengkalis.
Bengkalis : https://kab-bengkalis.kpu.go.id/tugas-wewenang-kpu/
Hupmas. (2019) Pengumuman Category. Bengkalis : https://kab- bengkalis.kpu.go.id/category/pengumuman/
Irawan dedi Muhammad dan Seli Aprilia Simargolang. (2018) Implementasi E- Arsip pada Program Studi Teknik Informatika. Jakarta: Jurnal
Kuswantoro, A. dan Saeroji, A. (2014) Manajemen Elektronik Arsip (E Arsip) Berbasis Microsoft Access.Semarang: Fastindo.
Kuswantoro, A. dan Ashari, NT. (2014) Model Elektronik Arsip (e arsip) Untuk Pembelajaran. Semarang: Fastindo.
Kuswantoro Agung dan Trisna Novi Ashari. (2018) Pengembangan Aplikasi Elektronik Arsip. Jakarta : Jurnal
Sularso Mulyono dkk, (2011) Manajemen Kearsipan.Semarang: Unnes Press.
LAMPIRAN
Lampiran 1 Absensi Harian Kerja Praktek
Lampiran 2 Kegiatan Harian Kerja Praktek
Lampiran 3 Surat Keterangan Dari Instansi
Lampiran 4 Surat Penilaian Kerja Praktek
Lampiran 5 Sertifikat Kerja Praktek
