KEARSIPAN
CHAIRUL HUDA ATMA DIRGATAMA
Pertemuan ke-6: Penataan Arsip Aktif
1. Pengertian Arsip Aktif
2. Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip 3. Sistem Pengelolaan Arsip
4. Sistem Penyimpanan Arsip 5. Sistem Pemberkasan Arsip 6. Penataan Arsip Aktif
7. Tugas Mandiri
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus, dan merupakan bagian atau unsur penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan dan mendukung proses pengambilan keputusan (Sambas, 2016)
Pengertian Arsip Aktif
Kecepatan dan ketepatan
penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan
Komposisi Arsip Organisasi
1. Sentralisasi
Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip
Pengurusan Surat
Penyimpanan Surat
2. Desentralisasi
Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip
Pengurusan Surat
Penyimpanan Surat
3. Gabungan
Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip
Pengurusan Surat
Penyimpanan Surat
1. Sistem Resolusi (1602-1800), jaman VOC -> Catatan harian, notulen…
2. Sistem Agenda/Register (1800-1861), Inggris
3. Sistem Verbaal (1861-1924), -> Dossier/ urusan 4. Sistem Kaulbach (1916-1962) -> Rubrik/ Masalah 5. Sistem Tata Naskah -> Dossier/ urusan
6. Sistem Kearsipan Pola Baru (1976)
7. Sistem Pengelolaan Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009
Sistem Pengelolaan Arsip
1. Kesamaan urusan (dosier). Contoh: Berkas proyek renovasi Gedung Sate Bandung.
2. Kesamaan masalah (rubrik). Contoh: Berkas kenaikan pangkat, berkas pengadaan ATK.
3. Kesamaan jenis (seri). Contoh: Surat edaran tahun 2009, Surat keputusan 2008
Sistem Pemberkasan Arsip
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem Subjek
Sistem Abjad
Sistem Wilayah
Sistem Numeric Sistem Kronologis
A
Gabungan: Subjek dan Abjad
Praktik Penataan Arsip
Guide/Skat (Dividers)
Folder
Hanging Map
Filing Cabinet
Penataan Arsip Aktif
PRODI MANAJEMEN ADMINISTRASI
Contoh Penataan Arsip Aktif
Sistem Abjad
S
Guide/Skat
Folder
Sistem Wilayah
Folder Bogor
Jawa Barat
Guide/Skat
Sistem Kronologis
Folder Februari 13
2014
Guide/Skat
Sistem Nomor
Folder 800.00.20
800.00 800
Guide/Skat
Sistem Masalah
Folder
Lamaran Kerja
Pengadaan
Kepegawaian
Guide/Skat
01
1
Praktik Penataan Arsip Aktif
Dalam hal ini saudara sebagai arsiparis PT Semen
Padang. Saudara melakukan kegiatan pencatatan,
pemeriksaan, penyortiran, penentuan indeks,
penentuan kode, pembuatan label, pembuatan
tunjuk silang, penempatan arsip, penyusunan
daftar isi berkas dan penyusunan daftar berkas.
TERIMA KASIH
SALAM VOKASI: VOKASI KUAT, MENGUATKAN INDONESIA
