KEBIJAKAN SISTEM PENJAMINAN MUTU UII
Landasan SPM
- Landasan Filosofis
- Landasan Yuridis
- Landasan Operasional
Landasan operasional SPM UII adalah tujuan UII dan beberapa landasan dasar yang berasal dari sumber internal dan eksternal UII. Sebagaimana tertuang dalam statuta UII, tujuan universitas sebagai salah satu basis operasional SPM UII adalah sebagai berikut.
Ruang Lingkup SPM
- Ruang Lingkup Bidang SPM
- Ruang Lingkup Penjaminan Mutu
Penjaminan mutu pengelolaan kegiatan dakwah Islam dilakukan dalam menetapkan standar materi, media, tujuan, pelaksana, metode dan sumber pendanaan dakwah Islam. Penjaminan mutu pengelolaan sarana dan prasarana dilakukan untuk semua fasilitas akademik dan nonakademik sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan standar masing-masing kelompok peminat.
SISTEM PENJAMINAN MUTU UII
Model Sistem Penjaminan Mutu
Pimpinan UII harus mampu menerjemahkan, mengkomunikasikan dan memastikan seluruh anggota unit organisasi di lingkungan UII mulai dari pengurus, direktorat, fakultas, program, laboratorium dan pusat studi memahami tujuan universitas. Oleh karena itu, manajemen UII harus selangkah lebih maju dalam menentukan kebutuhan pemangku kepentingan saat ini dan masa depan. Sinergi dan kohesi yang tinggi antar anggota setiap unit organisasi UII akan memudahkan tercapainya tujuan universitas.
Setiap unit organisasi di UII harus menyadari bahwa itu adalah satu proses yang saling berhubungan, sehingga setiap unit organisasi harus memahami semua tugas yang berada di bawah yurisdiksinya dan memahami distribusi hasil kerja unit organisasi tersebut. Hasil proses bisnis dan operasional unit organisasi di UII akan berkualitas jika diarahkan pada hasil yang optimal dengan penggunaan sumber daya yang efisien dan berhasil. Setiap unit organisasi UII harus mampu mengelola proses dan kegiatan dengan merencanakan, memastikan penerapan dan pengendalian dalam sistem manajemen mutu untuk mencapai sasaran mutu unit dan tujuan UII secara umum.
Penjaminan mutu di UII menggunakan pendekatan PDCA, sehingga setiap kegiatan UII, sasaran mutu dan standar mutu harus ditujukan untuk perbaikan terus-menerus. Setiap unit organisasi UII harus secara aktif merespon setiap perubahan internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi hasil pelayanan dan kerja unit.
Tujuan dan Sasaran SPM
Manajemen dan Organisasi SPM
- Visi, Misi, dan Tujuan BPM
- Fungsi dan Peran BPM
Empat departemen dibentuk untuk mengimplementasikan fungsi BPM, yaitu Departemen Pengendalian Sistem Mutu (PSM), Departemen Audit Mutu Internal (AMI), Departemen Statistik dan Sistem Informasi (SSI), dan Departemen Pelatihan dan Kerjasama (PKS). . Perwakilan BPM di tingkat fakultas bertugas membantu BPM sebagai Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF) dan di tingkat program sarjana sebagai Satuan Kerja Pengendalian Sistem Mutu Studi (STPMP). Manajemen SPM UII dan manajemen organisasi menggunakan dua pendekatan sebagai berikut. i) Pengelolaan melalui unit khusus di tingkat universitas yaitu BPM, di tingkat fakultas melalui PSMF dan di tingkat program studi melalui STPMP.
Visi BPM adalah “Menjadi organisasi penjaminan mutu yang handal dalam penerapan sistem manajemen mutu yang mampu menjamin dan menjamin terpenuhinya standar mutu dan kepuasan pengguna jasa untuk mewujudkan UII sebagai rahmatan lil’alamin, unggul dan bermutu internasional”. Membangun dan mengembangkan standar mutu (sasaran mutu dan rencana mutu), prosedur mutu akademik dan non akademik dari sistem penjaminan mutu di UII.
DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU
Hirarki Dokumen SPM
Dokumen Basis Filosofis adalah dokumen yang menjadi dasar penyusunan, pelaksanaan dan pengembangan SPM di UII. Dokumen dasar sistem penjaminan mutu adalah dokumen yang menjadi dasar dan pedoman kebijakan pelaksanaan sistem penjaminan mutu di UII. Dokumen ini diambil dari sumber internal UII, yaitu dokumen Pernyataan Mutu, RIP, Kebijakan SPM, Standar SPM, Peraturan Universitas (PU), dan Peraturan Rektor (Humas).
Sedangkan dokumen dasar sistem berasal dari sumber eksternal yaitu Peraturan Pemerintah (PP) dan PP Dewan Pembina Yayasan Badan Wakaf. Dokumen operasional sistem merupakan dokumen yang menjadi dasar tindakan teknis dalam pelaksanaan, pengelolaan dan peningkatan sistem penjaminan mutu di UII. Dokumen operasional unit merupakan dokumen yang menjadi dasar teknis operasional dalam melaksanakan, mengendalikan dan meningkatkan sistem penjaminan mutu di tingkat unit organisasi UII.
Dokumen pelaksanaan terdiri dari 2 jenis yaitu dokumen manajemen sistem praktis berupa formulir, label, koding dan bukti penerapan sistem manajemen mutu berupa rekaman. Dokumen pendukung adalah dokumen acuan dari sumber internal dan eksternal yang dimungkinkan dan dapat mendukung penerapan sistem manajemen mutu.
Dokumen SPM
- Pernyataan Mutu
- Kebijakan Mutu
- Kebijakan SPM
- Manual SPM
- Standar SPM
- Sasaran Mutu
- Rencana Mutu
- Tugas dan Wewenang
- Indikator Kinerja Kunci
- Sasaran Mutu Unit
- Rencana Strategis
- Rencana Kerja & Anggaran Tahunan 40
- Instruksi Kerja
- Daftar Informasi Terdokumentasi 41
Dokumen Kebijakan Mutu menjadi tanggung jawab Rektor dan disusun pada awal masa kepemimpinan Rektor oleh Biro Perencanaan dibantu oleh Biro Pengembangan Akademik dan Biro Penjaminan Mutu dengan melibatkan unit-unit terkait. Pembahasan dan pengesahan dokumen Kebijakan Mutu melalui mekanisme Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjaminan Mutu Universitas (RTM-SPMU) dan kemudian disahkan dalam rapat Senat Universitas. Cakupan Minimum Standar Tata Kelola (Tata Kelola) Kode Lingkup Minimum Standar Tata Kelola G1 Standar Tata Kelola untuk Reputasi.
Dokumen Sasaran Mutu Perguruan Tinggi menjadi tanggung jawab Rektor dan disusun pada awal masa kepemimpinan Rektor oleh Badan Perencanaan dibantu Badan Pengembangan Akademik dan Badan Penjaminan Mutu dengan melibatkan unit-unit terkait. Pimpinan masing-masing unit organisasi UII harus memahami ruang lingkup tanggung jawabnya, pihak-pihak yang berkepentingan dengan unitnya, serta ukuran keberhasilan dan standar penjaminan mutu unit kerjanya. Pengerahan fungsi pimpinan UII sebagai berikut di beberapa daerah. ii) menyatukan tujuan dan sasaran UII; iii) Menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang kondusif untuk bekerja mencapai tujuan UII; iv) Berkomitmen penuh terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu UII; v) Fokus pada pemenuhan kebutuhan dan berusaha melebihi harapan mahasiswa sebagai calon lulusan yang kompeten; vi) UII menetapkan kebijakan SPM dan standar SPM, termasuk sasaran mutu yang efisien; vii) Melibatkan seluruh warga UII dalam pelaksanaan SPM, dan (viii).
Rangkaian kegiatan pengendalian dan tindakan perbaikan berkelanjutan merupakan bagian dari siklus implementasi Sistem Penjaminan Mutu UII, seperti terlihat pada Gambar 2 dan Gambar 5. Pengukuran adalah kegiatan untuk mengukur proses dan hasil pelaksanaan Penjaminan Mutu sistem di UII. Dikoordinir oleh Rektor, disusun oleh Badan Penjaminan Mutu dibantu oleh Badan Perencanaan, Badan Pengembangan Akademik dan unit terkait.
Dikoordinir oleh Wakil Rektor, disusun oleh Badan Penjaminan Mutu dibantu oleh Badan Perencanaan, Badan Pengembangan Akademik dan unit terkait.
STRATEGI IMPLEMENTASI SPM
Komitmen Manajemen UII dalam
Komitmen adalah kemauan, keterikatan dan keyakinan yang kuat untuk melakukan sesuatu oleh pengurus UII sebagai panutan dan pionir yang diikuti oleh warga UII. Pimpinan di setiap unit organisasi UII harus memiliki kesadaran bahwa hakikat kepemimpinan merupakan amanat dan tanggung jawab yang tidak hanya dipertanggung jawabkan kepada seluruh pegawai unit atau warga UII pada umumnya, tetapi juga akan dipertanggung jawabkan kepada Allah SWT. Kepemimpinan di UII harus dimaknai sebagai pengorbanan dan amanah yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, dan dimaknai sebagai kewenangan untuk melayani dan melindungi dengan berbuat sebaik-baiknya.
Pimpinan UII hendaknya berusaha untuk memiliki sifat shidiq dalam arti menjaga kebenaran dan keikhlasan dalam sikap, ucapan dan tindakan dalam pelaksanaan tugasnya. Atribut Fathonah yaitu cerdas, cakap dan handal, yang melahirkan kemampuan pimpinan UII dalam menghadapi dan mengatasi berbagai permasalahan yang muncul. Sifat amanah menunjukkan pengelolaan UII dengan menciptakan amanah, sehingga pengurus menjaga amanah dengan sebaik-baiknya.
Pimpinan UII harus seperti meja, yaitu menyampaikan dengan jujur dan bertanggung jawab atas segala tindakan yang dilakukan. Komitmen pimpinan UII ditunjukkan dengan kesediaan pimpinan untuk memahami, terlibat, melaksanakan, mengevaluasi, memperbaiki dan menindaklanjuti semua proses dan kegiatan di unit yang menjadi tanggung jawabnya.
Strategi dalam Implementasi SPM
- Perencanaan SPM
- Dukungan Operasional
Pimpinan UII harus memastikan bahwa dana yang dikelola cukup dan memenuhi semua kebutuhan unit organisasi. Pimpinan UII harus memastikan bahwa penyediaan seluruh sumber daya akan menjamin efektifitas implementasi SPM UII. Pengurus UII harus menetapkan prosedur monev dan melaksanakan monev sesuai dengan ketentuan dalam prosedur monev.
Manajemen UII harus menetapkan prosedur untuk mengukur penerapan Sistem Penjaminan Mutu, mengukur pencapaian Sasaran dan Rencana Mutu atau Standar Mutu, dan mengukur kepuasan pihak yang berkepentingan. Manajemen UII harus melakukan pengukuran sesuai dengan ketentuan dalam prosedur pengukuran. Pimpinan UII harus menetapkan prosedur AMI untuk Implementasi SPM, pencapaian Sasaran Mutu dan Standar Mutu serta Rencana Strategis (Renstra).
Manajemen UII harus membentuk Tim Audit untuk melaksanakan AMI sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam prosedur. Manajemen UII harus mengidentifikasi ketidakkonsistenan dalam pelaksanaan SPM dan hasil (output) kegiatan audit mutu (internal dan eksternal) atau atas permintaan pihak yang berkepentingan, kemudian manajemen harus melakukan analisis penyebab ketidakkonsistenan tersebut dan mengatasinya ketidaksesuaian berupa tindakan perbaikan dan atau tindakan perbaikan).
MONITORING DAN PENGEMBANGAN SPM
Monitoring, Evaluasi dan
Sasaran Mutu pada khususnya, dan standar SPM UII pada umumnya, merupakan tujuan dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh para manajer unit dalam kerangka implementasi SPM UII. Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan oleh setiap anggota UII. Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan instrumen yang memungkinkan untuk mengidentifikasi dan mengukur hasil dari program/tujuan/sistem yang telah ditetapkan.
Pemantauan adalah cara untuk memantau dan mengontrol kemajuan pelaksanaan program yang sedang berlangsung. Evaluasi adalah kegiatan yang sistematis dan objektif untuk mengetahui hasil yang dicapai dari suatu program/tujuan/sistem untuk melihat relevansi, koherensi, efisiensi, efektifitas dan dampak serta keberlanjutan program/tujuan/sistem tersebut. Manajemen UII harus menentukan hal-hal yang akan dipantau, metode moneter apa yang digunakan, kapan melakukan pemantauan dan evaluasi, siapa yang melakukan pemantauan dan evaluasi, dan untuk tujuan apa hasil pemantauan dan evaluasi akan digunakan.
Jenis pemantauan dan evaluasi terdiri dari pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu, pemantauan dan evaluasi pencapaian sasaran mutu dan standar mutu, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan renstra dan rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT). . Manajemen UII harus menentukan apa yang akan diukur, metode pengukuran yang akan digunakan, kapan pengukuran akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukan pengukuran sebagaimana ditetapkan dalam prosedur.
AMI, RTM dan Pengembangan SPM
Pimpinan UII harus menetapkan tata cara RTM yang meliputi peserta, undangan, materi, topik pembahasan, kuorum, pimpinan, risalah dan keputusan RTM. Pimpinan UII juga harus memverifikasi keefektifan tindakan korektif dan/atau pencegahan, sebagai tindakan perbaikan berkelanjutan. Berdasarkan fakta hasil AMI serta analisis dan pembahasan dalam forum RTM, pimpinan UII harus menentukan tindak lanjut yang mengarah pada pengembangan SPM.
Pengembangan SPM pada dasarnya dapat berupa pengembangan dokumen SPM, pengembangan implementasi atau pengembangan strategi untuk mencapai SPM. Rencana pengembangan SPM selanjutnya harus dikomunikasikan kepada semua pihak yang akan melakukan pengembangan dan pihak lain yang berkepentingan dengan pengembangan SPM tersebut. Seluruh rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi, pengukuran, AMI, RTM dan pengembangan SPM UII diselenggarakan untuk mencapai tujuan universitas serta memenuhi persyaratan, kebutuhan dan harapan semua pihak yang terkait di UII.
Dikoordinir oleh Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia, disiapkan oleh Direktur DOSDM dibantu unit-unit terkait. Wahyu Illahi & Sunnah Nabi Landasan nilai-nilai Islam dalam sumber daya, manajemen, layanan dan fasilitas.
Kode Standar UII
Ruang Lingkup Minimal Standar Manajemen
Ruang Lingkup Minimal Standar Pendidikan
Ruang Lingkup Minimal Standar Penelitian
Ruang Lingkup Minimal Standar Pengabdian
Ruang Lingkup Minimal Standar Hasil
Ruang Lingkup Minimal Standar Kelulusan
Ruang Lingkup Minimal Standar Fasilitas
Ruang Lingkup Minimal Standar Tata Kelola
Ruang Lingkup Minimal Standar Alumni dan
Ruang Lingkup Minimal Standar Dakwah
Bidang Utama Penanggungjawab
Sasaran Mutu Universitas
Format Dokumen Standar Mutu
Format Tabel Rencana Strategis UII
Format Tabel Daftar Informasi
