APLIKASI ONLINE MANAJEMEN PENGADAAN BARANG (Studi Kasus: PT. Tobama Marumon Indonesia)
KERJA PRAKTIK
Disusun oleh:
Paulina 18013091
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KATOLIK DE LA SLALE MANADO
2024
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, efisiensi dalam pengelolaan operasional adalah kunci utama untuk menjaga daya saing perusahaan. Perusahaan yang mampu mengelola proyek, inventaris, dan pengadaan dengan baik akan memiliki keuntungan dalam hal kecepatan layanan dan kepuasan pelanggan. PT. Tobama Marumon Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan barang, terutama suku cadang, dan saat ini telah berhasil memenangkan beberapa tender, termasuk dengan PT. ANTAM. Sebagai perusahaan baru yang belum lama berdiri, perusahaan ini berfokus pada pemberian layanan yang cepat dan tepat waktu, meskipun dengan sumber daya terbatas.
Dalam setiap proses tender, PT. Tobama Marumon memiliki alur kerja yang dimulai dengan penyusunan dokumen quotation (penawaran) oleh Project Manager (PM). Tahapan ini diawali dengan mempelajari dokumen tender, seperti Bill of Quantity (BOQ), yang disediakan oleh klien. Dokumen tender ini memuat daftar barang dan spesifikasi teknis yang diminta oleh klien sebagai acuan utama dalam menyusun quotation.
Quotation yang disusun oleh PM bertujuan untuk menawarkan harga, spesifikasi barang, dan jadwal pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan klien. Setelah dokumen quotation selesai, PM mengajukannya kepada direktur untuk mendapatkan persetujuan. Direktur memastikan bahwa semua detail dalam quotation sesuai dengan ketentuan tender dan kebijakan perusahaan. Setelah disetujui, quotation disampaikan kepada klien sebagai bagian dari proses penawaran tender. Tahapan berikutnya melibatkan pengelolaan pembelian barang dari supplier, pemantauan pengiriman, hingga monitoring progres proyek secara keseluruhan. Semua langkah ini memerlukan koordinasi yang baik antara PM dan direktur untuk memastikan proyek berjalan lancar dan memenuhi kebutuhan klien.
Namun, saat ini, seluruh proses tersebut masih menggunakan metode yang belum terintegrasi. Penyusunan dan pengajuan quotation, persetujuan oleh direktur, hingga monitoring proyek dilakukan melalui alat komunikasi seperti WhatsApp atau email, serta pencatatan berbasis spreadsheet. Pendekatan ini menghadirkan beberapa kendala, seperti sulitnya melacak persetujuan yang diberikan melalui WhatsApp atau email, yang tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga apabila dibutuhkan untuk audit atau verifikasi di kemudian hari, proses penelusuran menjadi rumit dan memakan waktu. Selain itu, pencatatan data dalam spreadsheet rentan terhadap kesalahan manusia, seperti kesalahan input atau pembaruan yang tidak konsisten, yang berpotensi menyebabkan informasi yang tidak akurat atau terlewat. Keterbatasan dalam akses informasi secara real-time juga menjadi kendala, karena informasi proyek hanya dapat diakses setelah diperbarui secara manual, yang memperlambat respon terhadap perubahan kondisi proyek.
Untuk mengatasi kendala yang dihadapi, solusi yang diusulkan adalah pengembangan Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang. Aplikasi ini akan mencakup fitur manajemen quotation, monitoring proyek, manajemen pembelian, serta laporan untuk mempermudah pengelolaan tender dan proyek pengadaan barang.
Dengan sistem terkomputerisasi berbasis web, perusahaan tidak hanya akan meningkatkan efisiensi operasional dan akurasi data, tetapi juga memperkuat transparansi dalam pengelolaan proyek dan memudahkan proses audit di kemudian hari. Selain itu terdapat kemudahan akses tanpa batasan lokasi, yang mendukung kolaborasi tim di berbagai tempat dan memastikan setiap keputusan serta data proyek dapat dipantau kapan saja dan di mana saja.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana membangun sebuah Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang yang dapat meningkatkan efisiensi operasional PT. Tobama Marumon Indonesia?
1.3 Tujuan Kerja Praktik
Membangun sebuah Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang yang dapatmeningkatkan efisiensi operasional PT. Tobama Marumon Indonesia.
1.4 Manfaat Kerja Praktik
Adapun manfaat yang diperoleh selama kerja praktik bagi perusahaan dan mahasiswa, yaitu:
1. Bagi PT. Tobama Marumon Indonesia
a. Mempercepat proses persetujuan dan pemantauan status proyek.
b. Mempermudah proses audit dengan menyediakan jejak digital yang terdokumentasi.
2. Bagi Mahasiswa
a. Mahasiswa akan memperoleh pengalaman langsung dalam merancang dan membangun aplikasi, yang akan memperkaya keterampilan teknis dan pemahaman tentang proses bisnis.
b. Mengasah keterampilan komunikasi dan manajemen proyek.
1.5 Batasan Masalah
1. Aplikasi hanya akan digunakan oleh pihak internal perusahaan (PM, Direktur, dan staf terkait) dan tidak melibatkan akses eksternal pihak ketiga (misalnya, klien atau supplier).
2. Aplikasi ini tidak akan menangani proses pembayaran atau transaksi keuangan secara langsung, melainkan hanya untuk manajemen pengadaan dan progres proyek.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan pada laporan kerja praktik ini diurutkan pada beberapa bagian sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Bab ini memuat tentang permasalahan yang melatarbelakangi pembuatan aplikasi, yang meliputi: latar belakang, perumusan masalah, hingga sistematika penulisan.
BAB II: DATA UMUM PERUSAHAAN
Bab ini memuat tentang sejarah perusahaan, lingkup pekerjaan perusahaan dan lingkup pekerjaan yang dilakukan penulis.
BAB III: LANDASAN TEORI
Bab ini memuat teori yang mendukung permasalahan yang diangkat oleh penulis.
BAB IV: HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas mulai dari pengumpulan data, analisis, desain, dan pengujian mengikuti metodologi pengembangan sistem.
BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menjadi penutup memuat kesimpulan dan saran
BAB II
DATA UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Umum Perusahaan
PT. Tobama Marumon Indonesia adalah perusahaan yang berfokus pada bidang pengadaan barang dan jasa, khususnya di sektor pertambangan dan industri terkait. PT.
Tobama Marumon Indonesia didirikan melalui akta pendirian AHU- 00187.AH.02.01.TAHUN 2021 yang disahkan oleh notaris Muhammad Ridwan, S.H., M.KN. Kantor pusat perusahaan terletak di BTN Raksa Dewa No.2, Desa Baruga, Kecamatan Baruga, Kota Kendari, Sulawesi Tenggara. Pengadaan yang diikuti oleh perusahaan mencakup berbagai kebutuhan penting, seperti kebutuhan eksplorasi tambang, pengadaan sparepart alat berat dan kendaraan ringan, pengadaan kebutuhan tools dan alat ukur kalibrasi, kebutuhan manufaktur pabrik, serta kebutuhan peralatan pertambangan lainnya.
2.2 Lingkup Pekerjaan Perusahaan
Bagian ini menguraikan lingkup pekerjaan PT. Tobama Marumon Indonesia sebagai perusahaan yang berfokus pada pengadaan barang dan jasa.
2.2.1 Aktifitas Bisnis Perusahaan
PT. Tobama Marumon Indonesia mengkhususkan diri dalam pengadaan berbagai macam barang dan jasa untuk perusahaan klien dengan mengandalkan barang dari pemasok (supplier) yang telah dipilih secara cermat. Aktifitas bisnis meliputi identifikasi supplier yang dapat diandalkan, negosiasi harga dengan supplier maupun perusahaan klien, dan pengelolaan proses pengadaan untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan standar kualitas yang terpenuhi.
2.2.2 Visi Dan Misi Perusahaan a. Visi
Menjadi mitra terpercaya dalam industri, memberikan solusi berkualitas tinggi yang melebihi harapan klien dan berkontribusi pada pertumbuhan yang berkelanjutan.
b. Misi
1. Memberikan solusi yang efektif biaya dan dapat diandalkan untuk memenuhi berbagai kebutuhan klien.
2. Membangun hubungan jangka panjang dengan perusahaan terkemuka dengan memastikan transparansi, efisiensi, dan integritas dalam setiap proses.
3. Terus berinovasi dan meningkatkan strategi, menciptakan nilai bagi klien sambil mempertahankan standar kualitas dan layanan yang tertinggi.
2.2.3 Logo Perusahaan
Berikut merupakan logo dari PT. Tobama Marumon Indonesia
Figure 1 Logo ...
Bentuk panah yang mengarah ke atas melambangkan pertumbuhan, progresivitas, dan aspirasi perusahaan untuk mencapai puncak keberhasilan. Di bagian bawah sisi kanan dan kiri, terdapat elemen warna kuning yang menopang panah tersebut. Elemen ini mencerminkan dukungan yang kokoh dan stabilitas, menandakan bagaimana perusahaan mendasarkan operasionalnya pada fondasi yang kuat serta
hubungan kolaboratif dengan mitra dan klien. Perpaduan warna merah, biru, dan kuning dalam logo ini memiliki makna tersendiri. Warna merah melambangkan keberanian dan semangat perusahaan dalam menghadapi tantangan. Warna biru mencerminkan profesionalisme, kepercayaan, dan stabilitas sebagai landasan utama dalam membangun hubungan dengan mitra dan klien. Sementara itu, warna kuning menambahkan sentuhan optimisme dan inovasi.
2.2.4 Struktur Organisasi
Figure 2 Struktur Org
Keterangan: penulis bekerjasama dengan PM saat melakukan kerja praktik
Berikut ini adalah penjelasan tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT. Tobama Marumon Indonesia.
1. Komisaris
a. Mengawasi dan mengevaluasi kebijakan serta strategi perusahaan untuk memastikan operasional perusahaan berjalan sesuai dengan visi dan misi.
b. Memastikan perusahaan mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam industri pengadaan barang.
c. Menyampaikan pandangan dan rekomendasi kepada Direktur terkait pengambilan keputusan penting.
2. Direktur
a. Mengembangkan dan menetapkan kebijakan strategis serta membuat keputusan bisnis utama untuk kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan.
b. Berhubungan langsung dengan klien utama dan melakukan negosiasi terkait proyek dan tender.
c. Mengawasi pengeluaran proyek serta membuat rencana anggaran dengan Akuntan untuk memastikan proyek berjalan sesuai target biaya.
d. Memantau kinerja setiap proyek yang sedang berjalan, termasuk kemajuan tender, untuk memastikan target terpenuhi.
3. Project Manager (PM)
a. Membuat rencana proyek dari awal hingga akhir, termasuk timeline, sumber daya, dan alur kerja untuk setiap tender atau proyek.
b. Melacak dan melaporkan status setiap tahap proyek kepada Direktur, memastikan proyek berjalan sesuai jadwal.
c. Menyimpan dan mengelola dokumen penting proyek seperti kontrak, laporan harian, dan dokumen tender untuk memudahkan akses dan pelaporan.
4. Finance
a. Melakukan pencatatan dan pelaporan setiap transaksi keuangan perusahaan, termasuk pembayaran supplier dan pengeluaran proyek.
b. Menyusun laporan keuangan bulanan, laporan laba rugi, dan neraca untuk memastikan keuangan perusahaan dalam kondisi sehat.
c. Melakukan audit keuangan internal untuk memastikan tidak ada pengeluaran yang berlebihan dan mengidentifikasi area perbaikan dalam pengelolaan keuangan.
2.3 Lingkup Pekerjaan yang Dilakukan
Pada saat magang penulis membantu pekerjaan PM dalam mendukung beberapa kegiatan operasional perusahaan, di antaranya:
1. Mengumpulkan dan mengarsipkan dokumen tender.
2. Membantu dalam persiapan proposal penawaran.
3. Membantu koordinasi dengan vendor melalui email.
4. Membantu menyiapkan invoice untuk ditandatangani direktur.
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Teori Pendukung
Bagian ini akan membahas teori-teori yang mendukung dalam membangun Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang. Teori-teori ini bersumber dari e-book, artikel, dan internet.
3.1.1 Aplikasi Online
Aplikasi online merupakan perangkat lunak yang membutuhkan koneksi internet untuk menjalankan fungsinya, memungkinkan pengguna mengakses layanan atau informasi melalui berbagai perangkat seperti komputer, tablet, maupun smartphone. Aplikasi online mengandalkan komponen utama berupa antarmuka pengguna (UI), server untuk pengolahan data, dan basis data sebagai tempat penyimpanan informasi. Aplikasi online memiliki ciri khas seperti ketergantungan pada koneksi internet, aksesibilitas yang fleksibel di berbagai perangkat, serta kemampuan untuk memproses data secara real-time. Berdasarkan jenisnya, aplikasi ini dapat berupa aplikasi berbasi web yang diakses melalui browser, aplikasi mobile yang diunduh dan diinstal pada perangkat, aplikasi native yang dirancang khusus untuk sistem operasi tertentu seperti iOS atau Android, serta aplikasi hybrid yang menggabungkan elemen online dan offline [1].
Dari sisi arsitektur, aplikasi online biasanya menggunakan model client-server, di mana klien (pengguna) berinteraksi dengan server melalui jaringan, didukung oleh teknologi seperti cloud computing dan API untuk meningkatkan skalabilitas serta efisiensi dalam pengelolaan data. Selain model client-server, aplikasi online sering menggunakan arsitektur microservices dan serverless untuk meningkatkan skalabilitas dan efisiensi. Microservices membagi aplikasi menjadi layanan-layanan kecil yang dapat berdiri sendiri, seperti yang digunakan oleh Twitter untuk fitur seperti timeline dan notifikasi. Sedangkan serverless mengurangi pengelolaan server, ideal untuk
aplikasi ringan seperti chatbot atau notifikasi yang berjalan di platform cloud seperti AWS Lambda dan Google Cloud Functions [2].
3.1.2 Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pimpinan, dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi tertentu.
Manajemen merupakan pendekatan komprehensif yang melibatkan koordinasi dan pengarahan kegiatan sumber daya organisasi, termasuk sumber daya manusia, keuangan, dan material, untuk memastikan bahwa tugas diselesaikan secara efisien dan efektif. Manajemen memainkan peran penting dalam membantu organisasi menavigasi tantangan, beradaptasi dengan perubahan, dan mencapai kesuksesan yang berkelanjutan. Manajemen dalam suatu organisasi dibagi menjadi tiga tingkatan:
manajemen tingkat atas, seperti Chief Executive Officer (CEO) dan direktur, menetapkan tujuan jangka panjang dan strategi keseluruhan. Manajemen tingkat menengah, seperti kepala departemen, menerjemahkan strategi ini ke dalam rencana yang dapat ditindaklanjuti dan mengawasi operasi sehari-hari. Manajemen tingkat bawah, termasuk supervisor dan pemimpin tim, secara langsung mengelola karyawan dan memastikan tugas diselesaikan secara efisien. Setiap level memainkan peran penting dalam mencapai tujuan organisasi dengan mengoordinasikan strategi, eksekusi, dan operasi [3].
3.1.3 Pengadaan
Pengadaan adalah proses terstruktur untuk mencari barang, jasa, atau pekerjaan dari pemasok eksternal, memastikan bahwa proyek dikirimkan tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai standar yang diperlukan. Pengadaan dimulai dengan perencanaan dan persiapan, di mana kebutuhan proyek dinilai, ruang lingkup ditentukan, dan metode pengadaan terbaik dipilih berdasarkan persyaratan proyek tertentu. Proses pengadaan adalah proses kompetitif di mana pemasok atau kontraktor mengajukan penawaran untuk memenuhi kebutuhan klien. Tahapan utama dalam tender meliputi [4]:
1. Prakualifikasi: Kontraktor atau pemasok dievaluasi untuk memastikan mereka memenuhi persyaratan minimum (laporan keuangan, pengalaman, dll.).
2. Invitation to Tender (ITT): Permintaan resmi dikirim ke penawar yang memenuhi syarat, menentukan ruang lingkup dan persyaratan proyek.
3. Pengajuan tender: Penawar mengajukan proposal mereka, yang mencakup pendekatan, biaya, dan jadwal mereka.
4. Evaluasi tender: Klien mengevaluasi pengajuan berdasarkan kriteria seperti biaya, kualitas, waktu pengiriman, dan pengalaman sebelumnya. Evaluasi harus transparan dan adil.
3.1.4 HyperText Markup Language (HTML)
HTML adalah bahasa standar untuk membuat dan menyusun halaman web.
HTML menggunakan tag dan elemen untuk menentukan bagaimana konten seperti judul, paragraf, gambar, dan link ditampilkan di browser. HTML disebut bahasa markup karena menggunakan tag untuk membuat anotasi dan mengatur konten, tidak seperti bahasa pemrograman yang melakukan logika atau komputasi. HTML berfungsi sebagai kerangka kerja dasar yang mendefinisikan struktur halaman web. Salah satu elemen kunci dalam HTML adalah formulir (<form>), yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengirim input pengguna ke server untuk diproses. Formulir sangat penting untuk membuat halaman web interaktif tempat pengguna dapat memasukkan data, seperti di formulir kontak, halaman pendaftaran, atau survei.
Formulir didefinisikan menggunakan <form> tag, dan di dalamnya, berbagai elemen input seperti <input>, <textarea>, <button>, dan <select>
memungkinkan pengguna untuk memberikan informasi [5].
3.1.5 Hypertext Preprocessor (PHP)
PHP adalah bahasa skrip sisi server bersifat open-source yang biasa digunakan untuk pengembangan web. Sebagai bahasa berbasis interpreter, PHP memproses kode baris demi baris saat runtime, memungkinkan pembuatan konten dinamis. PHP juga terintegrasi dengan database dan banyak digunakan untuk membuat situs web interaktif
dan berbasis data. PHP sangat fleksibel, kompatibel dengan berbagai sistem operasi dan server web. PHP biasanya terhubung ke server web seperti Apache dan IIS dan berinteraksi dengan database seperti MySQL, PostgreSQL, dan SQLite [6].
PHP mendukung konsep pemrograman penting seperti variabel, loop, fungsi, dan kondisional, memungkinkan developer untuk menulis kode yang fleksibel dan reusable. Selain itu, PHP menyediakan fitur untuk menangani data formulir, otentikasi pengguna, unggahan file, dan manajemen sesi. Dengan kolaborasi antara HTML, CSS, dan JavaScript, PHP memungkinkan pengembangan situs web dan aplikasi web yang dinamis dan berbasis data [7].
3.1.6 Basis Data
Basis data adalah kumpulan data terstruktur yang diorganisir sedemikian rupa sehingga memfasilitasi pengambilan, penyimpanan, dan manipulasi informasi secara efisien. Basis data adalah komponen penting dari aplikasi perangkat lunak modern, yang mendukung berbagai fungsi mulai dari penyimpanan data sederhana hingga analisis dan pelaporan data yang kompleks. Ketika memilih sistem manajemen basis data (DBMS), pertimbangan seperti skalabilitas, kinerja, keandalan, dan kompatibilitas memainkan peran penting. MySQL dan MariaDB adalah dua sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) populer yang banyak digunakan dalam pengembangan web dan aplikasi lainnya. Keduanya didasarkan pada basis kode yang sama dan menawarkan fitur serupa, namun MariaDB dikenal dengan peningkatan kinerja, keamanan, dan fitur seperti mesin penyimpanan dan kompatibilitas dengan MySQL [8]
3.1.7 Cascading Style Sheets (CSS)
CSS (Cascading Style Sheets) adalah bahasa stylesheet yang digunakan untuk mengontrol tata letak dan presentasi halaman web. Dikembangkan oleh Håkon Wium Lie dan Bert Bos pada tahun 1996, CSS memungkinkan desainer web untuk memisahkan konten (HTML) dari desain, sehingga lebih mudah untuk mengelola dan memelihara situs web. Dengan menggunakan CSS, pengembang dapat menentukan gaya untuk elemen seperti font, warna, margin, dan posisi. CSS digunakan bersama
HTML untuk meningkatkan tampilan visual halaman web. Sementara HTML menyediakan struktur halaman, CSS bertanggung jawab atas tampilan dan perilaku konten [9].
Sintaks utama CSS terdiri dari selector, properti, dan nilai. Selector menargetkan elemen HTML untuk menerapkan gaya. Properti mendefinisikan aspek elemen apa yang akan ditata (misalnya, warna, ukuran font, margin). Nilai menentukan pengaturan gaya untuk properti (misalnya, merah, 16px, 10px) [10].
3.1.8 JavaScript
JavaScript adalah bahasa skrip serbaguna yang biasa digunakan dalam pengembangan web untuk menambahkan interaktivitas dan perilaku dinamis ke halaman web. Javascript berjalan di sisi klien, yang artinya dijalankan dalam browser web pengguna, memungkinkan manipulasi elemen halaman web, menangani interaksi pengguna, dan melakukan tugas-tugas seperti validasi formulir, animasi, dan komunikasi asinkron dengan server. Model eksekusi asinkron ini meningkatkan kinerja dan daya tanggap aplikasi web dengan mencegah delay dan memungkinkan banyak tugas diproses secara bersamaan. JavaScript dan PHP sering bekerja sama dalam proyek pengembangan web untuk membuat aplikasi web yang dinamis dan interaktif.
Misalnya, JavaScript dapat digunakan untuk meningkatkan antarmuka pengguna dan menangani interaksi sisi klien, sementara PHP memproses data di sisi server dan berkomunikasi dengan database untuk mengambil atau menyimpan informasi [11].
3.2 Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak
3.2.1 Metodologi Software Development Life Cycle (SDLC)
Metodologi Software Development Life Cycle (SDLC) digunakan untuk merencanakan, mengembangkan, dan memproduksi perangkat lunak yang berkualitas, efisien, dan tepat waktu. Diagram loop dalam SDLC menggambarkan proses pengembangan perangkat lunak yang bersifat siklus, di mana setelah satu fase selesai, tim dapat kembali ke fase sebelumnya untuk melakukan revisi atau perbaikan berdasarkan hasil pengujian dan umpan balik. Fase-fase dalam SDLC tidak selalu
berurutan karena beberapa alasan, seperti kebutuhan untuk melakukan revisi setelah pengujian, perubahan persyaratan yang mungkin muncul selama proses, dan kompleksitas proyek yang dapat mempengaruhi berbagai aspek perangkat lunak. Sifat iteratif dan fleksibel ini memungkinkan tim untuk menyesuaikan dan meningkatkan kualitas perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tahapan SDLC meliputi [12]:
1) Requirement gatherings: Fase awal ini melibatkan pengumpulan dan pendokumentasian semua kebutuhan proyek melalui wawancara dengan stakeholder dan analisis sistem yang ada untuk memahami fitur yang dibutuhkan melalui permasalahan dan kesempatan yang ada.
2) Desain: Pada fase ini, persyaratan bisnis diterjemahkan menjadi persyaratan teknikal dengan merancang perangkat lunak, termasuk arsitektur, struktur data, dan tata letak antarmuka.
3) Implementasi: Di fase ini, sistem dikembangkan berdasarkan desain yang telah dibuat, yang melibatkan proses pengkodean dan integrasi komponen perangkat lunak.
4) Pengujian: Pada fase ini, perangkat lunak akan melalui proses pengujian yang komprehensif untuk menemukan dan memperbaiki berbagai bug atau kesalahan yang mungkin ada. Berbagai metode pengujian, termasuk unit testing, system testing, dan acceptance testing, dapat diterapkan dalam proses ini.
5) Maintenance: Fase ini melibatkan pemeliharaan sistem untuk memastikan bahwa perangkat lunak terus memenuhi kebutuhan pengguna. Hal ini termasuk memperbaiki bug, menambahkan fitur baru, dan meningkatkan sistem.
3.2 Kakas Pemodelan
Kakas pemodelan adalah alat yang digunakan untuk membantu merancang dan memvisualisasikan sistem. Salah satu kakas yang digunakan adalah Unified Modeling Language (UML), yang terdiri dari use case diagram, class diagram, dan activity diagram.
<<include>>
<<extends>>
3.3.1 Use Case Diagram
Diagram use case adalah representasi visual dari interaksi antara aktor dan use case dalam suatu sistem, yang menggambarkan fungsionalitas atau tugas yang dilakukan sistem dan bagaimana entitas eksternal berinteraksi dengannya. Diagram use case membantu mengidentifikasi berbagai skenario dan alur kerja suatu sistem, memberikan gambaran tingkat tinggi tentang fungsionalitasnya dan interaksi antara berbagai komponen [13].
Tabel 3.1 Use Case Diagram [13]
Simbol Nama Keterangan
Use case Mewakili fungsionalitas atau tugas tertentu yang dilakukan sistem, dijelaskan dari sudut pandang pengguna.
Aktor Mewakili entitas eksternal, seperti pengguna atau sistem lain, yang berinteraksi dengan sistem yang dimodelkan.
Include Menjelaskan hubungan antar use case dimana satu use case menyertakan fungsionalitas use case lainnya.
Extend Menjelaskan hubungan antar use case dimana satu use case memperluas perilaku use case lain dalam kondisi tertentu.
Association Mewakili hubungan antar elemen berbeda dalam diagram UML, seperti antar kelas, aktor, atau use case.
3.3.2 Activity Diagram
Activity diagram adalah representasi grafis dari aliran aktivitas dalam suatu sistem atau proses, yang menggambarkan urutan tindakan dan keputusan yang terjadi dari awal hingga akhir [14].
Tabel 3.2 Activity Diagram [14]
Simbol Nama Keterangan
Initial state Mewakili titik awal diagram aktivitas atau aliran aktivitas tertentu.
Final state Merupakan titik akhir dari diagram aktivitas atau aliran aktivitas tertentu.
Activity Mewakili tindakan atau tugas tertentu yang dilakukan dalam sistem atau proses.
Decision node Merupakan titik dalam diagram di mana aliran aktivitas terbagi menjadi beberapa jalur
alternatif berdasarkan kondisi keputusan.
Merge node Merupakan titik dalam diagram tempat beberapa jalur alternatif bergabung kembali menjadi satu aliran aktivitas.
Swimlane Mewakili partisi atau pengelompokan visual dalam diagram aktivitas
3.3.3 Class Diagram
Diagram kelas adalah gambaran grafis dari struktur dan hubungan antar kelas dalam sistem perangkat lunak, yang menggambarkan atribut, metode, dan asosiasinya [15].
Tabel 3.3 Class Diagram [15]
Simbol Nama Keterangan
Nary association Mewakili hubungan antara instance dari kelas yang sama, yang menunjukkan bahwa satu instance berinteraksi dengan dirinya sendiri.
Generalization Merupakan hubungan pewarisan antar kelas, dimana satu kelas (subkelas) mewarisi
atribut dan metode dari kelas lain (superkelas).
Class Mewakili cetak biru atau templat untuk membuat objek, merangkum atribut data, dan metode perilaku.
Direct association Mewakili hubungan antara instance dari kelas yang berbeda, yang menunjukkan bahwa satu instance berinteraksi langsung dengan instance lainnya.
Dependency Mewakili hubungan antar kelas di mana satu kelas bergantung pada kelas lain untuk fungsionalitas atau informasi.
3.4 Prosedur Pengumpulan Data 3.4.1 Pengumpulan Data
1. Teknik Wawancara: interaksi langsung antara penulis dan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang mendalam kebutuhan pengguna, proses kerja, dan data umum yang berguna untuk pengembangan website.
2. Teknik Observasi: observasi pada perusahaan dilakukan dengan mengamati proses kerja yang berlaku saat ini khususnya dalam pengelolaan pengadaan barang untuk menemukan kendala atau kebutuhan pengguna.
2.4.2 Pengolahan Data
Setelah data dikumpulkan, pengolahan data dilakukan dengan menganalisis, menyusun, dan menginterpretasi data tersebut untuk menghasilkan informasi yang relevan dan bermanfaat terkait dengan kebutuhan pengguna.
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Fase 1: Requirements Gathering
Pada tahap ini, fokus utama adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan pengguna dan kebutuhan teknis untuk memastikan aplikasi dapat memenuhi ekspektasi dan menyelesaikan masalah yang ada.
4.1.1 Pengumpulan data
Data dikumpulkan melalui wawancara langsung dengan Direktur PT. Tobama Marumon Indonesia untuk menggali kebutuhan dan tujuan sistem, selain itu juga dilakukan observasi terhadap proses kerja di perusahaan.
4.1.2 Daftar Pertanyaan Wawancara
1. Apa saja langkah-langkah utama dalam proses tender yang saat ini dilakukan di PT Tobama Marumon Indonesia?
2. Tantangan apa yang sering dihadapi dalam pengelolaan tender?
3. Informasi apa saja yang perlu dilacak pada setiap tender atau proyek?
4. Apa saja laporan yang perlu diaudit secara berkala?
4.1.3 Hasil Wawancara Dan Observasi
Dalam proses tender yang dilakukan di PT Tobama Marumon Indonesia, langkah-langkah utama dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang dan spesifikasi dari klien, yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk penyusunan dokumen quotation oleh Project Manager (PM). Setelah quotation selesai disusun, PM mengajukan dokumen tersebut kepada direktur untuk mendapatkan persetujuan.
Setelah disetujui, proses dilanjutkan dengan pemilihan supplier dan koordinasi untuk pengadaan barang. Tantangan yang sering dihadapi dalam pengelolaan tender termasuk kesulitan dalam melacak persetujuan, kesalahan pencatatan data, dan keterbatasan
akses terhadap informasi secara real-time yang dapat menghambat koordinasi antar PM dan direktur. Informasi yang perlu dilacak pada setiap tender atau proyek mencakup status persetujuan quotation, harga, spesifikasi barang, serta progres pengadaan harus terdokumentasi dengan baik untuk memudahkan pemantauan dan audit. Selain itu, laporan yang perlu diaudit secara berkala antara lain laporan quotation, laporan pembelian barang, dan laporan status proyek untuk memastikan semuanya telah berjalan sesuai rencana dan anggaran.
4.1.5 Identifikasi Masalah dan Arahan
Berikut merupakan problem statement matrix yang mengidentifikasi kendala, peluang perbaikan dan memberikan arahan untuk mengembangkan solusi digital yang lebih efisien dan terintegrasi. Matrix dapat dilihat pada tabel ---.
Table 1 Problem Statement Matrix
Masalah Penyebab Solusi yang ditawarkan Kurangnya pelacakan
approval yang formal
Approval dilakukan melalui metode informal seperti Whatsapp dan email
Menerapkan sistem terpusat untuk melacak proses approval
Kesulitan melacak data untuk kebutuhan laporan audit
Pengelolaan data yang tersebar di berbagai platform (Whatsapp, email, spreadsheet)
Menambahkan fitur laporan berkala untuk data quotation, proyek, dan pembelian.
4.1.6 Identifikasi Target Pengguna
Beirkut adalah peran dan tanggung jawab setiap pengguna yang menjadi target utama aplikasi, yang dirangkum pada tabel ---.
Table 2 Tabel Identifikasi Target Pengguna
Pengguna Tanggung Jawab
Direktur 1. Mengelola akun pengguna
2. Mengkonfirmasi data quotation 3. Mencetak laporan
Project Manager 1. Mengelola data quotation dan meminta approval
2. Mengelola data proyek 3. Mengelola data pembelian 4. Mencetak laporan
4.1.7 Daftar Spesifikasi Persyaratan
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, berikut diuraikan daftar persyaratan yang mencakup jenis pengguna dan fitur-fitur yang harus ada untuk aplikasi.
Table 3 Spesifikasi Persyaratan
Fitur Fungsi Pengguna
Login Mengakses sistem dengan
otentikasi menggunakan username dan password.
PM, Direktur
Logout Keluar dari sistem untuk mengakhiri sesi pengguna secara aman.
PM, direktur
Tambah data Menambahkan data baru ke dalam sistem.
PM Uabh data Mengubah informasi pada
data yang telah ada.
PM
Hapus data Menghapus data yang
tidak diperlukan lagi.
PM
Cetak data Menghasilkan laporan
dalam format PDF untuk penawaran, proyek, atau pembelian.
PM, direktur
Validasi data Melakukan pengecekan dan persetujuan terhadap data penawaran yang telah dibuat.
Direktur
Kelola akun pengguna Menambahkan,
mengubah, atau
menghapus akun
pengguna dalam sistem.
Direktur
4.1.8 Identifikasi Sumber Daya
Berikut mencakup sumber daya yang diperlukan untuk membangun aplikasi guna memastikan kelancaran operasional dan fungsionalitas aplikasi yang optimal, yang dirangkum pada tabel ---.
Table 4 Identifikasi Sumbe Daya
No. Sumber daya Spesifikasi
1. Perangkat Lunak:
a. Prosesor b. Penyimpanan c. RAM
d. Pendukung
Intel Core i5 SSD 256GB 8GB
Mouse, WiFi, printer, keyboard 2. Perangkat Keras:
a. Bahasa Pemograman b. DBMS
c. Text Editor d. Sistem Operasi e. Browser
f. Pemodelan Objek
PHP, Javascript MySQL
Visual Studio Code Windows 10 Microsoft Edge Lucidchart
4.2 Fase 2: Desain
Fase ini menguraikan desain sistem yang mencakup pembuatan UML, storyboard, dan interface aplikasi, yang bertujuan untuk memberikan gambaran jelas mengenai alur interaksi pengguna dan tampilan sistem.
4.2.1 Pemodelan Use Case Diagram
Table 5 Tabel Use Case
Nama use case Aktor
Deskripsi
Normal course Aktor Sistem
Alternate course Pre-condition Post-condition Asumsi
4.2.2 Pemodelan Class Diagram 4.2.3 Pemodelan Activity Diagram 4.2.4 Rancangan Antarmuka
Login
PM > Data Penawaran
PM > Data Penawaran > Tambah Data
PM > Data Pembelian
PM > Data Proyek
User Direktur
Direktur > Acc Data Penawaran
Direktur > ACC Data Penawaran > Form Validasi
Direktur > User Manage
4.3 Implementasi
4.3.1 Implementasi Basis Data 4.3.2 Implementasi Antarmuka 4.3 Melakukan Pemograman 4.4 Melakukan Pengujian
4.4.1 Tujuan pengujian 4.4.2 Kriteria pengujian 4.4.3 Kasus pengujian
4.4.4 Pelaksanaan pengujian
Table 6 Tabel Pelaksanaan Pengujian
No. Kasus Pengujian Hasil yang diharapkan
Hasil Aktual
4.4.5 Hasil pengujian
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan 5.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
[1] K. Feroz, G. Khan and M. Sponder, in Digital Analytics for Marketing, 2nd ed., Abingdon, Routledge, 2024.
[2] D. Comer, The Cloud Computing Book, 1st ed., Boca Raton: CRC Press, 2021.
[3] R. Lussier, Management Fundamentals, 10th ed., Thousand Oaks: SAGE Publications, 2023.
[4] M. Hackett and G. Statham, The Aqua Group Guide to Procumeent, Tendering and Contract Administration, 2nd ed., Chichester: John Wiley & Sons Ltd, 2016.
[5] J. Casabona, HTML and CSS, Pearson Education, 2020.
[6] "Website dan Perangkat Lunak Pendukung," in Konsep Dasar Pemograman Website dengan PHP, 1st ed., Malang, CV. Multimedia Edukasi, pp. 4-8.
[7] D. Powers, PHP 7 Solutions: Dynamic Web Design Made Easy, 4th ed., London:
Apress, 2019.
[8] A. Pajankar, Learn SQL with MySQL, Berlin: De Gruyter, 2020.
[9] D. Anamisa and F. Mufarroha, Dasar Pemograman WEB, 1st ed., Malang:
Media Nusa Creative, 2020.
[10] M. Olsson, CSS Quick Syntax Reference, New York: Apress, 2014.
[11] A. Rauschmayer, JavaScript for impatient programmers, Seattle: Amazon Digital Services LLC - KDP, 2019.
[12] P. Li, M. Khalfan and T. Maqsood, "Traditional and Agile Software Development Project Management Methodologies," in Managing Information Technology Projects: Building a Body of Knowledge in IT Project Management, Singapore, World Scientific Publishing Co., 2023, pp. 73-75.
[13] B. Bruege and A. Dutoit, Object-Oriented Software Engineering Using UML, Patterns, and Java, Pearson Education, 2014.
[14] G. Blokdyk, UML A Complete Guide - 2020 Edition, Brisbane: Emereo Pty Limited, 2020.
[15] I. Kusnadi and A. Supiandi, Pemodelan Sistem Berbasis Objek with UML, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2019.
