Segala puji kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya. Kegiatan dan laporan kerja praktek (KP) ini dapat terlaksana dan terselesaikan dengan baik. Kerja praktek ini merupakan salah satu kegiatan mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis untuk menyelesaikan studi yang dilakukan pada akhir semester VI (enam) dan sebagai syarat untuk menyelesaikan semester terakhir sangat penting bagi penulis untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di perkuliahan pada kehidupan sehari-hari. dunia kerja yaitu di Korwilcam Pendidikan Kecamatan Bukit Batu dan Bandar Laksmana. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak tertentu yang telah membantu dan membimbing selama pelaksanaan Kerja Praktek (KP).
Ibu Tri Handayani, SE., M.Si selaku Pembimbing Kerja Praktek Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bengkalis. Seluruh rekan-rekan sebagai mitra kerja praktik penulis sejak awal hingga akhir kegiatan kerja praktik ini. Kepada kawan-kawan khususnya mahasiswa Ilmu Bisnis kelas VI A (enam) yang banyak membantu dalam penyelesaian laporan Kerja Praktek.
Kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya laporan kerja praktek yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu. Penulis menyayangkan jika terdapat kesalahan atau perilaku yang kurang tepat pada saat pelaksanaan kerja praktek di bagian administrasi koordinator pelatihan distrik.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek (KP)
Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis berharap melalui kerja praktek mahasiswa dapat mengetahui secara langsung seperti apa dunia bisnis yang sebenarnya serta dapat memperluas ilmu pengetahuan setiap mahasiswanya agar lebih mampu, bertanggung jawab dan mampu bersaing serta berguna dimasa yang akan datang. . Kerja praktek merupakan suatu proses pembelajaran dengan mengetahui secara langsung tujuan dari dunia kerja yang sebenarnya. Selain itu, dengan kerja praktek mahasiswa dapat menambah pengetahuan, keterampilan dan pengalaman kerja yang nantinya dapat diterapkan dalam dunia kerja nyata.
Berdasarkan ketentuan dan persyaratan di atas, kerja praktek ini dilaksanakan di dua lokasi kegiatan, yaitu. Secara umum tujuan Kerja Praktek (KP) atau Magang merupakan salah satu kegiatan mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis untuk menyelesaikan studinya. Mengetahui target yang diharapkan selama melaksanakan kerja praktek di Dinas Pendidikan Korwilcam Kecamatan Bukit Batu dan PT.
Mengetahui data-data yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan pada Dinas Pendidikan Korwilcam Kecamatan Bukit Batu dan PT. Mengetahui kendala dan solusi selama melaksanakan pekerjaan di Kantor Pendidikan Korwilcam Kecamatan Bukit Batu dan PT.
Waktu dan Lama Kerja Praktek (KP)
Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui keterlibatan langsung dalam kegiatan berbagai instansi pemerintah khususnya di kantor Pendidikan Korwilcam Kecamatan Bukit Batu dan PT.
KOORDINATOR WILAYAH KECAMATAN BIDANG PENDIDIKAN KEC.BUKIT BATU DAN PT. PERTAMINA
PERSERO) RU II PRODUCTION SUNGAI PAKNING
Gambaran Umum Koordinator Wilayah Kecamatan Bidang Pendidikan Kec.Bukit Batu
Struktur organisasi merupakan suatu tabel yang secara sistematis menggambarkan pengertian, tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dengan tujuan yang telah ditentukan. Korwilcam Pendidikan bertugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan koordinasi pelayanan administrasi pendidikan pada sekolah dasar, taman kanak-kanak, PAUD, Kelompok Belajar, dan Pendidikan Masyarakat di wilayah kerjanya. Kawasan Pendidikan Korwilcam di Kabupaten Bengkalis termasuk dalam Kecamatan Bengkalis, Kecamatan Bukit Batu, Kecamatan Mandau dan Bathin Solapan serta Kecamatan Siak Kecil.
Bukit Batu yang mempelajari ilmu administrasi yaitu pada bidang administrasi yang ditempatkan di bawah administrasi Kantor Koordinator Pendidikan Kabupaten Bukit Batu.
Produk BBK (Bahan Bakar Khusus): Penulis Sumber daya yang dioperasikan RU II terdiri dari tiga kilang yaitu Kilang Dumai, Kilang Sungai Pakning, dan Kilang Pangkalan Brandan. Pertamina RU II Sungai Pakning memproduksi berbagai produk bahan bakar minyak (BBM) dan non bahan bakar minyak (NBM) lainnya di dalam negeri dan luar negeri. Memberikan nilai tambah kepada pemegang saham, pelanggan, pekerja dan masyarakat dengan mendukung pertumbuhan perekonomian nasional.
Menjalankan usaha pengolahan minyak bumi dan petrokimia yang dikelola secara profesional dan kompetitif berdasarkan nilai 6 C (Bersih, Kompetitif, Percaya Diri, Fokus pada Pelanggan, Komersial dan Mampu) untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham, pelanggan, pekerja dan lingkungan hidup.” Bertujuan untuk mengedepankan keselarasan kerja agar pekerjaan dapat dilaksanakan secara teratur dan baik guna mencapai tujuan yang diinginkan secara optimal.
Manager Produksi
13 yang dioperasikan RU II terdiri dari tiga kilang yaitu Kilang Dumai, Kilang Sungai Pakning, dan Kilang Pangkalan Brandan. Berbagai produk bahan bakar minyak (BBM) dan non bahan bakar minyak (NBBM) diproduksi dari Kilang Putri Tujuh Dumai - Sungai Pakning dan didistribusikan ke berbagai pelosok tanah air dan luar negeri. Komitmen kami adalah memajukan Kilang Minyak Unit II Kilang Dumai dan Sungai Pakning menjadi kilang kebanggaan nasional, sehingga program peningkatan keandalan kilang serta peningkatan kualitas informasi dan komunikasi menjadi penting.
DESKRIPSI KEGIATAN KERJA PRAKTEK (KP) KOORDINATOR WILAYAH KECAMATAN BIDANG
PENDIDIKAN KEC.BUKIT BATU DAN
PT. PERTAMINA (PERSERO) RU II PRODUCTION SUNGAI PAKNING
Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan Selama Kerja Praktek Di Koordinator Wilayah Bidang Pendidikan Kec. Bukit Batu
Buku agenda merupakan buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dan keluar dalam satu tahun pada bagian Tata Usaha. Bukit Batu menjadwalkan surat keluar seperti: surat perintah tugas, surat rekomendasi, surat izin, sertifikat. Dalam melaksanakan pekerjaan di Bagian Tata Usaha, banyak dokumen yang perlu diketik, seperti: Surat Izin Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat, Surat Rekomendasi, Surat Perintah Penugasan, Surat Perjanjian Penerima Bantuan (SPPB-BOS).
Surat ini menjelaskan tentang akta pindah sekolah siswa dan dapat digunakan atas permintaan orang yang meminta surat rekomendasi. Surat ini menjelaskan tentang pemanggilan peserta Sosialisasi Penghargaan Adiwiyata, atau surat ini biasanya digunakan sebagai perintah atasan untuk melaksanakan tugas tertentu.
Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk selama satu tahun. Cara menulis buku agenda surat masuk dan keluar lebih mudah karena setiap buku berdasarkan subjek surat. Bagian Umum menjadwalkan surat-surat yang masuk seperti surat permohonan dana, surat permohonan kerja praktek dan surat-surat lainnya.
Dalam melakukan pekerjaan di bagian Umum, banyak dokumen yang perlu dicetak, seperti: Memorandum, Surat Permintaan Lembur, Surat Perjanjian Sewa. Catat jam lembur untuk pekerja pemeliharaan, total jam lembur, lokasi pekerjaan, dan perbaikan yang dilakukan. Pada bagian General Affairs, surat atau dokumen yang sering difotokopi antara lain: surat perjanjian sewa rumah, surat permintaan lembur, memo, laporan penggunaan kartu uang General Affair, dan lain-lain.
Pada bagian Tata Usaha dicetak dokumen-dokumen seperti surat perintah penugasan, surat perjanjian bantuan, surat rekomendasi dan sertifikat, sedangkan pada bagian Umum dokumen cetakan berupa surat permohonan lembur, nota dan perjanjian sewa rumah. Surat arsip Bukit Batu berupa surat perintah tugas, surat rekomendasi dan sertifikat, sedangkan bagian umum yang diarsipkan adalah surat lembur pegawai.
Target yang diharapkan
29 Penjadwalan surat masuk dilakukan untuk memudahkan penerimaan surat masuk dan surat keluar serta pencatatan surat masuk berdasarkan pesanan di perusahaan. Pencetakan dokumen dilakukan untuk membuat laporan dan surat yang diperlukan untuk kegiatan Administrasi Umum. Sehingga dokumen-dokumen yang dibutuhkan dapat diperoleh dalam bentuk cetak di atas kertas yang akan digunakan sesuai kebutuhan administrasi.
Perangkat lunak dan keras yang digunakan
Komputer merupakan suatu alat atau sistem untuk mengolah, mengolah dan mengembangkan data hingga menghasilkan hasil kerja dalam waktu yang cepat dan singkat. Peralatan kantor yang digunakan pada saat melaksanakan kerja praktek di Korwilcam Education District Bukit Batu dan PT. Perforator pada Bagian Administrasi Departemen GA digunakan untuk melubangi kertas atau dokumen, setelah dilubangi kemudian diarsipkan atau diarsipkan.
Selain sebagai media penyimpanan juga berfungsi untuk mentransfer data laporan dari satu komputer ke komputer lainnya. Peralatan yang digunakan untuk melaksanakan kerja praktek di Korwilcam Pendidikan Kec. Bukit Batu dan PT. Pertamina (Persero) RU II Produksi Sungai Pakning, merupakan alat tulis seperti pulpen, penjepit kertas, file folder. Pulpen merupakan salah satu pelengkap wajib dalam penyelesaian laporan yang dilakukan di Korwilcam Pendidikan Kabupaten.
Klip kertas merupakan perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyatukan lembaran-lembaran untuk jangka waktu sementara, seperti absensi harian, laporan serah terima barang dan laporan lainnya.
Data-data yang Diperlukan
Dalam pelaksanaan pekerjaan ini data yang digunakan yaitu data dari pegawai dan data yang diperoleh dari ikhtisar jam lembur pegawai, laporan penggunaan gas elpiji dan lain-lain. Data yang diperlukan untuk mencetak dokumen adalah data yang bila diperlukan berbentuk Softfile.
Dokumen-dokumen yang Dihasilkan
Dalam melakukan pekerjaan penggandaan dokumen, dokumen yang dihasilkan merupakan duplikat dari dokumen asli sesuai kebutuhan. Dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan pekerjaan pencetakan dokumen adalah perjanjian sewa rumah, surat nota, surat permohonan lembur, surat keterangan magang.
Kendala-Kendala dan Solusi yang Dihadapi dalam Menyelesaikan Pekerjaan
PENUTUP
Kesimpulan
Umumnya data-data yang dibutuhkan ketika melakukan pekerjaan di Korwilcam Education District Bukit Batu dan PT. PERTAMINA (PERSERO) RU II Produksi Sungai Pakning diperuntukkan bagi surat menyurat mengenai kebutuhan pegawai dan perusahaan atas permintaan, laporan dan ringkasan hasil kerja pegawai. Dokumen yang dihasilkan selama pelaksanaan kerja praktek di Korwilcam Pendidikan Kec. Bukit Batu, berupa izin kegiatan pengabdian kepada masyarakat, surat rekomendasi, surat perintah penghargaan, SPPB-BOS, daftar absensi dan daftar nama kepala sekolah, sedangkan PT.
Pertamina (Persero) RU II Produksi Sungai Pakning merupakan surat permohonan lembur, nota, laporan tahunan penggunaan gas LPG bagi karyawan, ringkasan waktu lembur karyawan lebih dari 60 jam dan surat perjanjian sewa rumah. Kendala yang sering ditemui adalah kesulitan dalam mencetak dokumen karena mesin cetak berada di ruangan lain dan digunakan oleh karyawan, kurangnya fasilitas kantor untuk pekerja magang seperti komputer, tidak tersedianya mesin fotocopy di ruangan yang membuat pekerjaan memperlambat duplikasi dokumen. dokumen, namun ada beberapa solusi yang dapat mengatasi kendala yang ada, seperti mencetak dokumen di dalam ruangan dan menggunakan mesin printer setelah karyawan berhenti menggunakannya, menggunakan laptop pribadi, menggandakan dokumen di ruang publik.
Saran
Mahasiswa yang melakukan kerja praktek di perusahaan hendaknya diberikan petunjuk yang jelas agar tidak terjadi kesalahan dalam mengerjakan pekerjaannya.