Laporan Layanan Informasi Publik Semester II Tahun 2022
Perusahaan Umum Pembangunan Perumahan Nasional
(PERUM PERUMNAS)
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
BAGIAN I ... 1
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PERUM PERUMNAS ... 1
I.1 Layanan Informasi Publik di Lingkungan Perum Perumnas ... 1
I.2 Visi dan Misi PPID Perum Perumnas ... 2
I.3 Struktur Organisasi PPID Perum Perumnas ... 2
I.4 Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tim Pejabat Pengelola Informasi Data dan Dokumentasi Perum Perumnas ... 3
A. Atasan PPID ... 3
Atasan PPID mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: ... 3
I.5 Maklumat Pelayanan Informasi Publik Perum Perumnas ... 7
I.6 Kebijakan – Kebijakan Layanan Informasi Publik Perum Perumnas ... 8
BAGIAN II ... 9
GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS 9 2.1 Sarana dan Prasarana ... 9
2.2 Sumber Daya Manusia Dalam Pengelolaan PPID Perum Perumnas ... 9
2.3 Anggaran PPID Perum Perumnas ... 10
BAGIAN III ... 11
RINCIAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS ... 11
3.1 Jumlah Permohonan Informasi Publik ... 11
BAGIAN IV ... 12
KENDALA DALAM PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS ... 12
4.1 Kendala Internal dan Eksternal ... 12
BAGIAN V ... 14
iv REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS ... 14 5.1 Rekomendasi dan Tindak Lanjut ... 14 PENUTUP ... 166
1 BAGIAN I
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PERUM PERUMNAS I.1 Layanan Informasi Publik di Lingkungan Perum Perumnas
Undang-Undang Dasar 1945 pasal 28F mengatur bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Hal tersebut merupakan pengakuan negara terhadap hak asasi atas informasi untuk seluruh rakyat Indonesia.
Ketentuan di atas diperkuat kembali dengan diterbitkannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menjamin hak warga negara untuk memperoleh informasi publik, diikuti dengan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
Sebagai Badan Publik BUMN, Perusahaan Umum Pembangunan Perumahan Nasional atau Perum Perumnas memiliki kewajiban untuk melakukan pelayanan informasi kepada publik. Untuk menangani Keterbukaan Informasi Publik, Perum Perumnas menerbitkan Surat Keputusan (SK) yang mengatur tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan menetapkan Pedoman serta Standar Operasional Prosedur tentang Pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang merupakan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis dalam melakukan informasi Publik di lingkungan Perum Perumnas.
Seiring dengan kebutuhan masyarakat yang haus akan informasi yang terus berkembang dan perubahan sosial yang begitu cepat dan dinamis, terutama dalam menyikapi masa pandemi Covid-19 di tahun 2020 hingga saat ini, berbagai jenis layanan publik di Perum Perumnas, termasuk pelayanan informasi publik mengalami perubahan. Akses publik dalam memperoleh informasi tidak luput menjadi perhatian.
Pembenahan ruang pelayanan, walau belum secara maksimal dilakukan, terus diupayakan. Perum Perumnas tetap memastikan bahwa pelayanan informasi tetap berjalan dengan baik, dengan memaksimalkan pelayanan informasi secara daring
2 (online) dengan mengoptimalkan penggunaan corporate website Perum Perumnas dalam penyediaan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, informasi yang wajib diumumkan secara serta - merta dan informasi yang wajib disediakan setiap saat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
I.2 Visi dan Misi PPID Perum Perumnas VISI:
Menjadi Badan Usaha Milik Negara yang dalam menyelenggarakan pelayanan informasi publik yang informatif dan profesional
.
MISI:
Menyelenggarakan dan memberikan pelayanan informasi publik yang akurat, mudah diakses, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan yang berlaku.
I.3 Struktur Organisasi PPID Perum Perumnas
Struktur Organisai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen Perum Perumnas
ATASAN PPID Kepala Divisi Komunikasi Korporasi
PPID Kepala Departemen Komunikasi Korporasi
PPID PELAKSANA UNIT KERJA Person In Charge (PIC)
yang ditunjuk
(Kantor Pusat/Proyek/Bisnis Unit) PPID PELAKSANA UTAMA
Staf Komunikasi Korporasi
PEJABAT YANG MENGUASAI INFORMASI
Kepala Departemen(Kantor Pusat/Proyek/Bisnis Unit)
PPID PELAKSANA
3 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Perum Perumnas berada dibawah Kepala Divisi Komunikasi Korporasi yang dipimpin oleh Kepala Departemen Komunikasi Korporasi mempunyai tugas dan tanggung jawab atas pengelolaan Informasi Publik mencakup penyimpanan, pendokumentasian dan/atau pelayanan Informasi terhadap pengguna/pemohon Informasi Publik. Kepala Departemen Komunikasi Korporasi secara struktur berada dibawah Kepala Divisi Komunikasi Korporasi yang juga menjabat sebagai Atasan PPID. PPID dibantu oleh Staf Komunikasi Korporasi yang menjabat sebagai PPID Pelaksana Utama. Sehingga, total SDM yang akan menangani pelayanan informasi publik di kantor pusat Perum Perumnas berjumlah 4 orang.
PPID Perum Perumnas berkedudukan di Kantor Pusat Jakarta, PPID juga dibantu oleh Pejabat yang menguasai informasi yaitu Kepala Departemen di Kantor Pusat/Proyek/Bisnis Unit dan PPID Pelaksana Unit Kerja yang ditunjuk sebagai PIC di Kantor Pusat/Proyek/Bisnis Unit.
I.4 Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tim Pejabat Pengelola Informasi Data dan Dokumentasi Perum Perumnas
A. Atasan PPID
Atasan PPID mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Melakukan supervisi dan evaluasi atas kinerja PPID;
2. Menyelesaikan masalah yang muncul terkait manajemen pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik Perum Perumnas;
3. Memastikan manajemen pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik di Perum Perumnas telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
4. Berperan sebagai penentu akhir pengambilan kebijakan apabila muncul masalah dalam pengelolaan dan pelaksanaan layanan informasi atas persetujuan Direksi;
5. Memberikan tanggapan secara tertulis yang disampaikan kepada Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan atau pihak yang menerima kuasa selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan tersebut dalam register keberatan;
4 6. Melaporkan pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik di Perum
Perumnas kepada Direksi setiap 6 (enam) bulan sekali;
7. Menunjuk minimal 1 (satu) orang Person In Charge (PIC) sebagai PPID Pelaksana di lingkungan unit kerja Departemen yang bertugas untuk menyimpan, mengklasifikasikan, memutakhirkan dan menyediakan informasi atau dokumen dalam pelayanan Informasi Publik.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, PPID Perum Perumnas berwenang:
1. Mengoordinasikan setiap unit kerja di Perusahaan dalam melaksanakan Pelayanan Informasi Publik;
2. Memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 19 Undang- Undang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan;
3. Menyertakan penolakan permohonan Informasi Publik secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi pemohon untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut.
4. Menugaskan PPID Pelaksana untuk membuat, memelihara, dan/atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala sekurang- kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan;
5. Mengkoordinasikan unit kerja terkait dalam rangka penyelesaian sengketa informasi.
B. PPID
PPID mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik baik dalam bentuk cetak maupun digital dari setiap unit kerja, meliputi informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, wajib tersedia setiap saat, dan informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik;
5 2. Mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unit kerja di Perum Perumnas dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing unit kerja yang akan diperbaharui sesuai dengan kebutuhan masing- masing unit kerja;
3. Mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman dan/atau permohonan;
4. Mengkoordinasikan pengumuman Informasi Publik melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan;
5. Mengkoordinasikan penyampaian Informasi Publik dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan oleh penduduk setempat;
6. Mengkoordinasikan pemberian Informasi Publik yang dapat diakses oleh publik, untuk memenuhi permohonan Informasi Publik;
7. Mengkoordinasikan penyusunan Pedoman Pengelolaan Informasi, Data dan Dokumentasi Perum Perumnas yang mencakup pengumpulan, pendokumentasian, pelayanan informasi publik serta penanganan penyelesaian sengketa informasi;
8. Mengkoordinasikan uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan;
9. Menolak permohonan Informasi Publik secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi Pemohon Informasi Publik untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut;
10. Melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam Pasal 19 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan;
11. Menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik secara jelas dan tegas kepada Pemohon Informasi Publik, dalam hal permohonan Informasi Publik telah diputuskan ditolak;
6 12. Mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan apabila permohonan Informasi Publik ditolak;
13. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi, serta penyelesaian sengketa informasi publik.
14. Membuat dan menyediakan Laporan Layanan Informasi Publik paling lambat 3 (tiga) bulan setelah tahun pelaksanaan anggaran berakhir dan memuat laporan tersebut melalui website Perum Perumnas dan menyerahkan salinannya kepada Komisi Informasi.
C. Pejabat Yang Menguasai Informasi
Pejabat Yang Menguasai Informasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Berkoordinasi dengan PPID terkait informasi publik;
2. Mengumpulkan seluruh Informasi Publik baik dalam bentuk cetak maupun digital yang meliputi informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, wajib tersedia setiap saat, dan informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik kepada PPID;
3. Memberikan data dukung untuk penyelesaian permohonan, keberatan dan/atau sengketa pelayanan informasi publik kepada PPID;
4. Memutakhirkan pendataan Informasi Publik yang dikuasai di masing- masing unit kerja dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik yang akan diperbaharui sesuai dengan kebutuhan masing- masing unit kerja;
5. Melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan;
D. PPID Pelaksana
PPID Pelaksana mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Membantu PPID dalam menyimpan, mengklasifikasikan, dan menyediakan informasi atau dokumen;
7 2. Membantu PPID membuat laporan layanan Informasi Publik secara berkala;
3. Menyiapkan bahan uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan;
4. Mengelola formulir permohonan informasi dan keberatan;
5. Melakukan pemantauan dan memberikan pelayanan terhadap permohonan informasi;
6. Melakukan komunikasi, klarifikasi, dan memberikan penjelasan terhadap Pemohon Informasi Publik;
7. Menyiapkan saran/tanggapan atas permohonan, keberatan dan/atau sengketa pelayanan informasi publik;
8. Melakukan tugas administrasi terkait pelayanan informasi;
9. Membuat, memelihara, dan/atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik bersama Anggota Pelaksana Unit Kerja sebagai penyedia informasi yang akan diperbaharui sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja;
10. Melakukan tugas lainnya terkait pelayanan Informasi Publik pada Perum Perumnas.
I.5 Maklumat Pelayanan Informasi Publik Perum Perumnas
Maklumat Pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam standar pelayanan. Dalam hal ini PPID Perum Perumnas menyatakan Maklumat Pelayanan sebagai Berikut:
8 I.6 Kebijakan – Kebijakan Layanan Informasi Publik Perum Perumnas
a) Mengoordinasikan setiap unit kerja di Perusahaan dalam melaksanakan Pelayanan Informasi Publik.
b) Memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 19 Undang- Undang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan.
c) Menyertakan penolakan permohonan Informasi Publik secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi pemohon untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut.
d) Menugaskan PPID Pelaksana untuk membuat, memelihara dan/atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan.
e) Mengkoordinasikan unit kerja terkait dalam rangka penyelesaian sengketa informasi.
9 BAGIAN II
GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS 2.1 Sarana dan Prasarana
Setiap masyarakat atapun Badan Hukum atau Badan Publik lainnya yang memohon informasi melalui Layanan Informasi PPID Perum Perumnas akan dilayani sesuai dengan prosedur Keterbukaan Informasi Publik yang berlaku. Untuk mempermudah Pemohon Informasi, Perum Perumnas telah menyediakan beberapa akses permohonan informasi, sebagai berikut:
a) Layanan Langsung
Kantor Pusat Wisma Perumnas, Jl. D.I Pandjaitan Kav. 11 Jakarta Timur, DKI Jakarta – Indonesia
b) Telepon:
(021) 819 3825 c) Email:
[email protected] d) Website:
ppid.perumnas.co.id e) Sosial Media:
Instagram / Twitter / Facebook / Youtube / LinkedIn / Tiktok : infoperumnas 2.2 Sumber Daya Manusia Dalam Pengelolaan PPID Perum Perumnas
Tahun 2022, merupakan langkah awal bagi Perum Perumnas dalam mewujudkan transparansi informasi publik dalam penyediaan layanan Informasi di lingkungan Perum Perumnas. Pelaksanaan pelayanan informasi Publik Perum Perumnas menjadi tanggung jawab Kepala Departemen Komunikasi Korporasi selaku PPID Perum Perumnas. Selain melakukan pelayanan informasi, PPID Perum Perumnas juga mengkoordinasikan pengajuan keberatan informasi yang diajukan masyarakat atau badan hukum yang ditujukan kepada atasan PPID. Adapun atasan PPID Perum Perumnas adalah Kepala Divisi Komunikasi Korporasi. PPID dan Pelaksana PPID mempelajari seputar Keterbukaan Informasi dari hasil pengamatan terhadap Badan
10 Publik lain dan konsultasi dan mengikuti workshop dengan Komisi Informasi Pusat dalam 1 - 2 tahun terakhir.
2.3 Anggaran PPID Perum Perumnas
Biaya seharusnya dikeluarkan untuk satu satuan layanan/produk atau untuk membiayai kegiatan tertentu, di bawah asumsi kondisi ekonomi, efisien dan faktor- faktor lain tertentu, Dalam hal ini PPID Perum Perumnas menetapkan Standar Biaya Pelayanan PPID sadalah tidak dipungut biaya apapun alias gratis. Hal ini tidak berlaku apabila terdapat biaya yang timbul akibat penggandaan atau percetakan informasi yang dibutuhkan, maka akan dibebankan kepada pemohonan informasi.
11 BAGIAN III
RINCIAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS
3.1 Jumlah Permohonan Informasi Publik
Tercatat, pada tahun Semester 2 Tahun 2022, jumlah pemohon informasi publik yang masuk ke PPID Perumnas sebanyak 2 permohonan informasi yang dikabulkan. Saat ini PPID Perum Perumnas dapat diakses melalui website ppid.perumnas.co.id untuk pelayanan informasi yang praktis dan online.
12 BAGIAN IV
KENDALA DALAM PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS 4.1 Kendala Internal dan Eksternal
Kendala dalam pengelolaan layanan informasi publik bagi PPID Perum Perumnas di Semester II Tahun 2022 adalah sebagai berikut
1. Tantangan Internal
a. Kemampuan perangkat PPID di lingkungan Perum Perumnas masih perlu ditingkatkan.
b. Belum meratanya pemahaman atas implementasi keterbukaan Informasi Publik pada unit/satuan kerja di lingkungan Perum Perumnas, sehingga pada beberapa kesempatan masih diperlukan pembahasan yang cukup lama untuk memenuhi permohonan informasi dari pemohon.
c. Sarana dan Prasarana yang tersedia pada Desk Pelayanan Informasi Publik perlu semakin ditingkatkan.
d. Data/ informasi yang sudah didokumentasikan PPID Perum Perumnas masih disimpan secara manual dalam komputer saja, sehingga dikhawatirkan hilang.
e. Belum adanya aplikasi/tools untuk membantu pengawasan proses penyelesaian Informasi Publik didalam internal Perum Perumnas.
f. Belum adanya unit khusus yang membidangi kehumasan sebagai induk dari kegiatan Pelayanan Informasi Publik.
g. Kurangnya kewenangan terkait dengan pengolahan data dan tanggung jawab antara Unit Teknis dengan PPID Perum Perumnas.
2. Tantangan Eksternal
a. PPID Perum Perumnas masih terbilang baru, sehingga masyarakat belum banyak yang mengetahuinya.
b. Kondisi masyarakat yang berasal dari berbagai lapisan dengan tingkat pendidikan dan pengetahuan yang berbeda-beda menyebabkan ada sebagian besar masyarakat yang kurang memahami informasi di bidang perumahan.
13 c. Gangguan keamanan dan kelambanan jaringan internet yang terjadi akibat dari
dari provider yang tidak memadai.
14 BAGIAN V
REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PERUM PERUMNAS
5.1 Rekomendasi dan Tindak Lanjut
Peningkatan kualitas pengelolaan dan pelayanan informasi publik di waktu yang akan datang menjadi salah satu prioritas bagi Perum Perumnas. Berdasarkan hasil penyelenggaraan Pelayanan Informasi Piblik dan kendala yang dihadapi pada Semester II Tahun 2022, berikut adalah rekomendasi dan serangakaian tindak lanjut guna meningkatkan kualitas pelayanan informasi publik Perum Perumnas, antara lain:
1. Komitmen melaksanakan peningkatan kompetensi perangkat PPID dengan melakukan sosialisasi, workshop, study banding dengan/ke Komisi Informasi Pusat dan Badan Publik yang memiliki layanan informasi publik informatif untuk memberikan pemahaman lebih dalam akan UU KIP dan implementasi Keterbukaan Informasi Publik di internal Perum Perumnas.
2. Upaya edukasi dan koordinasi secara intensif dan persuasif akan implementasi Keterbukaan Informasi Publik ke seluruh unit/satuan kerja sehingga memiliki pemahaman yang sama dan dapat mendukung percepatan waktu penyelesaian tanggapan atas permohonan informasi.
3. Menyiapkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan informasi secara lebih baik.
4. Melakukan pembaruan inventarisir informasi yang dikecualikan.
5. Melakukan pengelolaan informasi secara lebih sistematis sekaligus melakukan proses digitalisasi terhadap informasi yang tersedia.
6. Melakukan sosialisasi terkait SOP dengan unit/satuan kerja dilingkungan Perum Perumnas.
7. Membuat database yang menyeluruh dan valid agar dapat digunakan untuk proses penyelesaian permohonan informasi Layanan Informasi berjalan lebih efektif dan efisien.
8. Membuat aplikasi/tools untuk membantu pengawasan proses penyelesaian Informasi Publik didalam internal Perum Perumnas.
15 9. Perlu adanya unit khusus yang membidangi kehumasan sehingga kualitas Informasi
Publik semakin jelas.
10.Memperbaharui SOP sesuai dengan perkembangan proses/cara pemenuhan permohonan Informasi Publik.
16 PENUTUP
Demikian laporan tahunan penyelenggaraan pelayanan informasi publik di lingkungan Perum Perumnas Semester II Tahun 2022 ini dibuat, semoga dapat menjadi bahan untuk evaluasi dan masukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi publik secara cepat dan dapat memenuhi permohonan informasi publik yang diajukan oleh masyarakat oleh Perum Perumnas.
