MAKALAH ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN “Konsep, Proses, dan Keterlibatan Administrasi Ketatausahaan Sekolah”

i

MAKALAH

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“Konsep, Proses, dan Keterlibatan Administrasi Ketatausahaan Sekolah”

Disusun Oleh : Kelompok 10

1. Anestra Putri Fauziah (22129012) 2. Rofila Idelia Zauhair (22086113) 3. Sami Anisa (22086115)

4. Betran Fazenza (22086328)

Dosen Pengampu :

Nelitawati M.Pd , Ph.D & Lutfiani M.Pd

UNIVERSITAS NEGERI PADANG 2023

ii

Kata Pengantar

Puji dan syukur ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah memjadikan manusia sebagai makhluk yang sempurna dilengkapi dengan akal pikiran, supaya manusia mampu memanfaatkannya untuk memenuhi kebutuhan hidup. Kemudian shalawat beserta salam penulis sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW selaku utusan yang telah allah menyampaikan risalah-Nya sebagai petunjuk dan peringatan untuk manusia.

Penulisan makalah ini menjadi suatu bahan bagi penulis untuk memenuhi tugas mata Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Tim penulis telah berusaha semaksimal mungkin membuat makalah ini, walaupun masih ada kekurangan. Pada kesempatan ini penulis, tidak lupa menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan kepada pihak yang ikut membantu dalam penyelesaian makalah ini terutama Ibu Nelitawati M.Pd , Ph,D dan Ibu Lutfiani M.Pd selaku dosen pengampu mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidkan yang selalu senantiasa memberikan arahan dalam proses perkuliahan.

Semoga bimbingan dan bantuan yang telah diberikan, menjadi amal kebaikan disisi Allah SWT. Penulis mengharapkan kritikan dan saran demi kemajuan penulis dimasa depan. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada semua pihak , baik yang terkait secara lansung atau tidak.

Akhir kata, semoga Allah SWT selalu memberikan kekuatan dan memberkahi semua amal baik yang telah kita jalani, aamiin.

Padang, 11 November 2023

Kelompok 10

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.2. Latar Belakang ...1

1.2. Rumusan Masalah ...1

1.3. Tujuan ...2

BAB II PEMBAHASAN ...3

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah ...5

B. Proses Administrasi Tata Usaha ...7

1. Persuratan/ penataan surat ...9

2. Kearsipan/ Penataan Arsip ...10

C. Tata Ruang Kantor dan Sekolah ...14

D. Peranan Guru dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah ...15

BAB III PENUTUP ...17

1.kesimpulan ...18

2.Saran ...19

DAFTAR PUSTAKA...20

iv BAB l PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan. Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan. Dengan berkembangnya zaman yang sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih dapat ditingkatkan kualitasnya tentang teknologi terutama teknologi informasi ataupun lebih dikenal dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih mengefektifkan pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu setiap staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi tersebut.

Keberadaan ketatausahaan di setiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan perkembangan instansi yang bersangkutan dan dengan perkembangan zaman teknologi informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah sub-sistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya.

1.2 Rumusan Masalah

v

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang akan dibahas di dalam makalah tentang Administrasi Ketatausahaan ini adalah sebagai berikut:

a. Apa Pengertian Administrasi Ketatausahaan?

b. Bagaimana Proses Administrasi Ketatausahaan?

c. Bagaimana Tata Ruang Kantor Dan Sekolah?

d. Apa Saja Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah?

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dalam penulisan makalah tentang Administrasi Ketatausahaan ini adalah sebagai berikut:

a. Untuk Pengertian Administrasi Ketatausahaan.

b. Untuk Proses Administrasi Ketatausahaan.

c. Untuk Mengetahui Tata Ruang Kantor Dan Sekolah.

d. Untuk Mengetahui Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah.

vi BAB ll PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

“Tata Usaha” memiliki beberapa pengertian, tetapi semuanya hampir memiliki arti yang sama yang mengarah pada pengaturan tata menulis dan cata mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang “Tata Usaha”.

1. Ditinjau dari asal katanya:

“Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha”, masing-masing memiliki perngetian:

“Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan “Usaha” ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan. Jadi menurut arti kata, “Tata Usaha”

ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

2. Dalam Kamus Bahasa Indonesia:

“Tata Usaha” ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan “penata usaha ialah” orang yang menyelenggarakan tata usaha.

Di ruang lingkup sekolah,tata usaha dipimpin oleh kepala tata usaha yang bertugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepalah sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Penyusunan progam kegiatan tata usaha sekolah.

2. Pengelolaan keuangan sekolah.

3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.

4. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah..

5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.

6. Penyusunan dan penyajian statistik sekolah.

vi i 7. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K

Jadi, dalam arti kata , administrasi ketatausahaan adalah kegiatan manajemen pendidikan yang berhubungan dengan pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data dan dokumen yang dapat membantu dalam mengambil keputusan, mengatur dan mengolah surat menyurat dan laporan yang berkaitan dengan sekolah kegiatan.

Administrasi ketatausahaan sekolah adalah kegiatan yang mencakup pengelolaan surat menyurat secara umum. Misalnya mencatat surat masuk dan surat keluar, membalas surat keluar, mengarsipkan sesuai dengan kode surat menyurat. Menyiapkan konsep untuk membalas surat-surat keluar. Surat-surat keluar harus ditanda tangani oleh Kepala Sekolah, kecuali telah diberi mandat untuk menanda tangani surat tersebut. Sekolah harus menyiapkan buku agenda untuk memberi nomor surat masuk atau keluar sesuai dengan kode persuratan. Untuk pengiriman surat-surat keluar harus disiapkan buku ekspedisi.

Pengarsipan surat masuk dan keluar harus teratur dan mudah dicari di pengarsipan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan kode masing- masing.

Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson Yang telah diterjemahkan oleh The Liang pekerjaan kantor Atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha Perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan Pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat- surat perjanjian, surat-surat Pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan- laporan dan semua jenis nota-nota yang tertulis atau tercetak.

Menurut The Liang Gie, Administrasi ket tausahaan adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:

1. Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

2. Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

vi ii

3. Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat disajikan sebagai informasi.

4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.

6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Pada dasarnya manajemen administrasi adalah praktek pencatatan seluruh kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi untuk dijadikan dokumen informasi bagi manajemen.Menurut pengertian administrasi di atas, kegiatannya tidak terbatas pada administrasi tetapi seluruh kegiatan atau serangkaian kegiatan yang mengendalikan usaha kerja sama sekelompok individu (manusia) untuk mencapai tujuan bersama.

Ruang lingkup administrasi tata usaha sekolah meliputi:

1) Pelayanan administrasi urusan organisasi dan kepegawaian/ Ketenagaan:

2) Pelayanan administrasi urusan keuangan;

3) Pelayanan administrasi urusan data dan informasi;

4) Pelayanan administrasi urusan surat menyurat dan arsip.

B. Proses Administrasi Tata Usaha 1. Persuratan/ penataan surat

Tata cara persuratan di lingkungan departeman pendidikan dan kebudayaan di atur dalam keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmen dikbud) republic Indonesia nomor 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang pedoman tata persuratan dan kearsipan dan Kearsipan di lingkungan depertemen pendidikan dan Kebudayaan . Menurut kepmen dikbud nomor 091/U1995 Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.

1. Jenis Surat

ix

Menurut Syahril & Asmidir Ilyas (2009: 200-202) jenis-jenis surat, yaitu:

a. Surat Dinas

surat berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintah.

b. Nota Dinas

Surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

c. Memo

Catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.

d. Surat Pengantar

Surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.

e. Surat Kawat atau Telegram,

Surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.

f. Surat Keputusan

Surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan pleh pejabat yang berwewenang untuk itu.

g. Surat Edaran

Surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang- undangan dan atau perintah yang telah ada.

h. Surat Undangan,

Surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

i. Surat Tugas

Surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.

j. Surat Kuasa

x

Surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.

k. Surat Pengumuman

Surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal disertai pertanggung jawaban atau pernyataan tersebut.

l. Surat Pernyataan

Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.

m. Surat Keterangan

Surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

n. Berita Acara

Surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu,Tempat,Keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/peristiwa tersebut.

2. Sifat dan Derajat Surat

Surat sangat sahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat; kilat, segera, biasa.

3.

Pencantuman alamat surat

Alamat surat dicantumkan pada sampul surat dan kepala surat

4.

Kode surat

Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal

5.

Pemakaian Singkatan

Singkatan penggunaan dan penulisannya dalampenandatanganan surat adalah a.n.

(atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menadatangani suratmenguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll

6.

CapJabatan dan Cap Dinas

Cap jabatan merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas merupakan cap atau stempel yang di perlukan oleh setiap pejabat.

xi

7.

Prosedur Pengrusan Surat

Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat surat, Pengarah surat, pengolah surat.

Pengelolaan arsip

2. Kearsipan/ Penataan Arsip

Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.

Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu:

1.Azas penataan arsip

Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan. Sentralisasi adalah azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah azas penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan gabungan adalah gabungan antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi.

2.Sistem penataan arsip

Sistem penataan arsip berdasarkan hal berikut ini :

 Berdasarkan masalah.

 Berdasarkan abjad.

 Berdasarkan tanggal.

 Berdasarkan nomor.

 Berdasarkan wilayah.

3.rosedur penataan arsip

Prosedur penataan arsip sebagai berikut :

 Meneliti arsip yang akan disimpan.

 Mengelompokkan arsip.

 Meneliti kesesuaian lampiran.

xi i

 Mengklasifikasikan arsip.

 Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu arsip.

 Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola.

C. Tata Ruang Kantor/Sekolah

a. Pengertian Tata Ruang Sekolah

Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958 “office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

b. Tujuan tata ruang kantor

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.

3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.

xi ii

5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.

6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.

7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

c. Asas Tata Ruang Kantor 1. Asas Jarak Terpendek

2. Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya. Pada SD LAB UM dapat disimpulkan, untuk letak masing-masing staf sudah baik, yakni bagian depan ditempati oleh staf bendahara yang bertugas mencatat, merekap keuangan siswa, membuat laporan keuangan siswa, membuat daftar gaji guru beserta pegawai, mengerjakan tugas lain yang diberi oleh atasan dan kepala sekolah. Staf persuratan/arsip bertugas menerima surat masuk, mengagendakan surat masuk dan keluar, mengarsipkan surat masuk dan keluar. Pada posisi tengah ditempati oleh staf urusan kesiswaan dan perlengkapan yang bertanggung jawab terhadap buku induk siswa, administrasi kesiswaan, perlengkapan dan barang sekolah. Pada posisi belakang ditempati oleh kepala tata usaha yang bertangggung jawab terhadap semua kegiatan keadministrasian sekolah dan melaporkan kegiatan keadministrasian sekolah kepada kepala sekolah.

Berdasarkan acuan asas jarak terpendek dan kondisi yang ada pada SD LAB UM, kami rasa untuk koordinasi antar staf sudah cukup baik, namun ada kendala yang membuat ruang gerak yang terlalu sempit.

3. Asas Rangkaian Kerja

Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Proses pekerjaan harus harus bergerak majudan bukan bergerak mundur atau menyilang. Pada SD LAB UM, rangkaian kerja yang diterapkan kurang

xi v

baik, karena anatara ruang tata usaha dan ruang kepala sekolah berjauhan, sehingga komunikasi antara para staf tata usaha dengan kepala sekolah kurang efktif.

4. Asas Segenap Ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai. Di sekolah ini tidak ada ruangan yang tidak memiliki fungsi, karena sekolah ini kekurangan ruangan maka semua ruangan yang telah ditetapkan fungsinya telah terpakai. Hendaknya di sekolah ini memiliki cukup ruang untuk akftifitas kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor.

5. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel dan tidak bersifat permanen. Namun di sekolah ini bersifat permanen, penyusunan tata ruang tata usaha tidak pernah dirubah penyusunannya, hal tersebut terjadi kurangnya ruangan yang ada di sekolah ini.

D. Peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah

Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Dan adapun tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah.

Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan.

Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan

x v

kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha- an di sekolahnya menurut Heriyanti (2013: 3) di antaranya;

1. Pencatatan Murid

Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru- siswa perkelas- persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun ajaran.

Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.

2. Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala.

Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

x vi 3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.

4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha

Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya :

a. Buku agenda b. Buku arsip c. Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid 4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses surat menyurat.

x vi BAB lll PENUTUP 2.1 Kesimpulan

Tata usaha yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar.

Tata usaha juga dapat diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah segala urusan sekolah khususnya dalam surat menyurat, arsip, pengumpulan data, penyimpanan, dan pelaporan data-data yang berada di sekolah.

Kegiatan yang mendasari administrasi ketatausahaan adalah mengurus segala bentuk administrasi yang ada di sekolah dan membantu kepala sekolah, guru ataupun siswa dalam urusan yang bersangkutan dengan administrasi.

2.2 Saran

Demikianlah makalah yang kami buat ini, semoga bermanfaat dan menambah pengetahuan para pembaca. Kami mohon maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam penulisan kata dan kalimat yang kurang jelas, dimengerti, dan kami hanyalah manusia biasa yang tak luput dari kesalahan Dan kami juga sangat mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Sekian penutup

x vi

dari kami semoga dapat diterima di hati dan kami ucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya

xi x

Daftar pusaka Afriansyah,H.(2019). Administrasi Pendidikan Padang.

Arikunto dan Cepi Safruddin Jabar. 2008. Evaluasi Program Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.

Hilal Mahmud, 2005.ADMINISTRASI PENDIDIKAN. Sulawesi Selatan : Aksara Timur

Syarwani Ahmad,Zahruddin Hodsay, 2020.PROFESI KEPENDIDIKAN DAN KEGURUAN.

Jl.Rajawali, G. Flang: CV BUDI UTAMA

Syahril dan Asmidir Ilyas. 2009. Profesi KKependidikan Padang: UNP

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Yogyakarta: Liberty.

Sukoco Badri Munir, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama,

Hendi, Haryadi. (2009). Buku Administrasi Perkantoran Untuk Manager dan Staf Jakarta:

Erlangga

Sedianingsih, dkk (2014). Teori dan praktik Administrasi, (Jakarta:Erlangga)

Sukiman, Hartati dkk.(2010). Administrasi supervisi Pendidikan, (Yogyakarta:UNY Press) Gic, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran, Yokyakarta: Modern Liberty

Heriyanti, Anna. 2013. Pengertian Dan Fungsi Ketata Usahaan Sekolah.(online). Tersedia Pada

x x