Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 471
Sistem Informasi Manajemen Inventaris Bantuan Barang Milik Negara (Studi Kasus: UPT Perpustakaan Universitas
Cenderawasih)
Duta Lazarus*1, Emy L. Tatuhey2, Jim Lahallo3
1,2Universitas Sepuluh Nopember Papua; Jl. Ardipura II No. 22B Polimak, Jayapura
3Jurusan Teknik Informatika, Universitas Sepuluh Nopember Papua
e-mail: *1[email protected], 2[email protected], 3[email protected] Abstrak
UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis yang ada di Universitas Cenderawasih dengan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi dalam mendukung penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Sistem yang digunakan UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih dalam memproses inventaris bantuan BMN saat ini masih menggunakan pendataan manual dan menggunakan microsoft excel yang dimana proses ini menyulitkan pengawasan, pengendalian, dan proses pelaporan yang tidak akurat dan tidak tepat waktu. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem informasi manajemen inventaris bantuan BMN yang dapat memudahkan dalam pendataan inventaris bantuan BMN dan membuat pelaporan secara terkomputerisasi. Dengan adanya sistem informasi manajemen inventaris bantuan BMN berbasis website, staff UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih dapat dengan mudah melakukan pendataan bantuan BMN, melacak penempatan bantuan BMN pada setiap ruangan, melihat status barang bantuan BMN, membuat pelaporan yang dapat sekaligus menampilkan status barang bantuan BMN dan membuat pelaporan barang bantuan BMN pada setiap ruangan penempatan barang bantuan BMN.
Penelitian ini dibangun menggunakan metode Waterfall, perancangan sistem menggunakan UML dan pengujian menggunakan Blackbox Testing. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi manajemen inventaris bantuan BMN berbasis website yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
Kata kunci— BMN, Sistem Informasi, Inventaris, Website
Abstract
The Library Technical Unit (UPT) of Cenderawasih University is one of the Technical Implementation Units at Cenderawasih University, providing information technology and communication-based services to support the implementation of the Three Pillars of Higher Education. Currently, the UPT Library of Cenderawasih University uses a manual inventory process and Microsoft Excel to manage Non-Movable Goods (BMN) assistance, which complicates supervision, control, and reporting processes, leading to inaccuracies and delays.
Therefore, a web-based BMN inventory management information system is needed to facilitate the inventory data collection and automate the reporting process. With this web-based system, the staff of UPT Library can easily record BMN assistance, track the placement of BMN items in each room, view the status of BMN items, generate comprehensive reports displaying the status of BMN items, and create reports for BMN items placed in each room. The research for
472 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E-ISSN 2503-2933
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
PT Perpustakaan Universitas Cenderawasih adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis yang ada di Universitas Cenderawasih, dimana tugasnya adalah untuk membantu memberikan pelayanan terbaik kepada pemustaka dengan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi dalam mendukung penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Perpustakaan Universitas Cenderawasih menghadapi beberapa masalah terkait pengelolaan BMN, termasuk kurangnya efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan karena masih menggunakan pendataan manual dan menggunakan microsoft excel. Hal ini menyulitkan pengawasan, pengendalian, dan proses pelaporan yang tidak akurat dan tidak tepat waktu.
Masalah ini menyebabkan kemungkinan kehilangan data inventaris bantuan BMN, serta penghambatan dalam penyusunan laporan. Pihak perpustakaan harus menghadapi tantangan ini dengan meningkatkan pengelolaan inventaris dan bantuan BMN secara lebih baik dan efisien. Dengan demikian, potensi masalah dapat diminimalkan, dan bantuan BMN dapat digunakan secara optimal untuk mendukung tugas-tugas akademik dan penelitian serta membuat pelaporan dengan lebih baik.
Berdasarkan permasalahan yang sudah disebutkan, penelitian ini dilakukan bertujuan untuk merancang aplikasi Sistem Informasi Manajemen Inventory Bantuan BMN berbasis Web menggunakan PHP dan database MySQL. Rancang bangun aplikasi pada penelitian ini ditujukan untuk mempermudah pengelolaan data bantuan BMN yang diterima oleh Perpustakaan Universitas Cenderawasih, membuatkan pelaporan khusus bantuan BMN, membuat status keadaan barang bantuan BMN, dan membuat pengelolaan data penempatan bantuan BMN pada setiap ruagan. Penelitian ini tidak membahas secara detail terkait keamanan konten web. Data yang digunakan dalam penelitian ini bersumber dari hasil wawancara dengan Staff UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu Waterfall dan perancangan sistem pada penelitian ini menggunakan Unified Modelling Language (UML). Pengujian sistem pada penelitian ini menggunakan pengujian Blackbox. Manfaat yang diperoleh dari hasil penelitian ini berupa aplikasi berbasis web yang dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan data bantuan BMN, pengelolaan data penempatan bantuan BMN dan membuat pelaporan khusus bantuan BMN.
Berikut beberapa penelitian terdahulu sebagai perbandingan untuk penelitian kali ini yang pertama yaitu penelitian yang dilakukan oleh Nurlaela, dkk tahun 2018 dengan judul Rancangan Sistem Informasi Inventory Barang Berbasis Web Studi Kasus Pada CV. Limoplast yang membahas mengenai proses pemesanan yang terhambat karena divisi marketing tidak dapat mendapatkan informasi barang yang dibutuhkan secara cepat akibat dari posisi gudang yang tidak dekat sehingga memerlukan waktu cukup lama. Penelitian ini menggunakan metode Prototyping sebagai metode pengembangan sistem dan perancangan sistem menggunakan DFD.
Hasil dari penelitian ini berupa aplikasi inventory berbasis web yang menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL memudahkan dalam pengeloaan persediaan barang dan membuat laporan inventory barang yang tersedia [1].
Penelitian kedua yaitu penelitian dengan judul Penerapan Teknologi QR Code Berbasis Web pada Sistem Manajemen Inventaris di Gudang XYZ oleh Hery, dkk tahun 2022 yang membahas tentang pendataan inventaris barang masih dilakukan dengan cara konvensional yang berdampak pada penginputan data yang sering mengalami kesalahan. Penelitian ini menggunakan metode Prototyping sebagai metode pengembangan sistem dan perancangan sistem menggunakan UML. Aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP
U
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 473
Penelitian ketiga yaitu penelitian yang dilakukan oleh Oktaviani, dkk tahun 2019 dengan judul Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web Pada SMP Negeri 1 Buer yang membahas tentang pengelolaan data inventaris barang yang masih dilakukan secara konvensional dengan pencatatan pada buku besar dan belum adanya pendataan pengadaan barang. Penelitian ini menggunakan metode Waterfall sebagai metode pengembangan sistem dan perancangan sistem menggunakan DFD. Aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil dari penelitian ini berupa aplikasi inventaris barang berbasis web yang memberikan kontribusi untuk membantu SMP Negeri 1 Buer dalam pengelolaan inventaris barang [3].Penelitian keempat dengan judul Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris dan Pengadaan Barang Pada Kantor Desa Lenting Berbasis Web oleh Juaini dan Maulana Ashari tahun 2018 yang membahas pelaksanaan pencatatan inventaris pada Kantor Desa Lenting masih berjalan dengan sistem manual yang dilakukan dengan membuat pencatatan menggunakan kertas sehingga proses inventaris barang kurang efektif untuk menghasilkan pelaporan yang cepat dan akurat. Metode pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah metode prototyping. Hasil dari penelitian ini adalah website localhost yang dapat mempermudah dalam pencatatan dan mencetak data barang. [4]
Perbedaan penelitian pertama, kedua dan keempat dengan penelitian ini terdapat pada penggunaan metode pengembangan sistem yang digunakan, penelitian pertama dan kedua menggunakan metode pengembangan sistem prototyping sedangkan pada penelitian ini menggunakan metode pengembangan sistem waterfall. Perbedaan lainnya pada penelitian kedua dan ketiga yang menggunakan perancangan sistem DFD sedangkan pada penelitian ini menggunakan perancangan sistem UML. Perbedaan hasil penelitian ini dengan penelitian sebelumnya yaitu dapat membuat pelaporan penempatan barang sesuai dengan lokasi penempatan barang. Penelitian ini juga hanya khusus untuk mendata barang bantuan BMN pada UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih.
2. METODE PENELITIAN 2.1 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai landasan acuan pada penelitian kali ini yaitu:
1. Studi Literatur
Penelitian kali ini menggunakan studi literatur dengan membaca buku dan jurnal-jurnal yang berkaitan dengan system informasi inventaris.
2. Observasi
Penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang diperoleh dari peninjauan dan pengamatan langsung pada UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih.
3. Wawancara
Untuk mendapatkan informasi bagaimana kendala dan permasalahan yang terjadi pada UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih maka dilakukan wawancara dengan Staff UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih.
474 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E-ISSN 2503-2933
2.2 Metode Pengembangan Sistem
Pada penelitian ini menggunakan metode pengembangan sistem Waterfall. Model Waterfall menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari [5]:
1. Analisa Kebutuhan
Tahapan ini dilakukan pengumpulan data yang akan digunakan yaitu data inventaris bantuan BMN pada UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih.
2. Desain
Perancangan sistem yang dibuat pada penelitian ini menggunakan Unified Modelling Language (UML) yang digambarkan dengan Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram.
3. Pengkodean
Pada penelitian ini sistem informasi inventaris bantuan BMN yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL.
4. Pengujian
Tahap pengujian akan menguji sistem yang sudah dibangun menggunakan metode pengujian Blackbox.
Gambar 1. Langkah-langkah Waterfall 2.3 Perancangan
Perancangan sistem dilakukan dengan Unified Modelling Language (UML). UML merupakan bahasa grafis menggunakan pendekatan berorientasi objek yang menggunakan beberapa notasi dari banyak pihak kemudian diintegrasikan menggunakan Extensible Markup Language (XML) [6].
2.4 Pengujian
Pengujian sistem pada penelitian ini menggunakan pengujian Blackbox yang berfokus pada kualitas fungsionalitas perangkat lunak [7].
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 475
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan latar belakang yang sudah disebutkan, selanjutnya dilakukan perancangan sistem menggunakan Use Case Diagram yang berfokus pada fungsionalitas yang disediakan oleh sistem daripada menggambarkan urutan atau alur kejadian [8]. Use Case Diagram sistem yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 2. Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang [9]. Activity Diagram sistem yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 3, Gambar 4 dan Gambar 5. Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari pendefinisian kelas-kelas yang dibuat untuk membangun sistem [10]. Class Diagram yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 6.
Gambar 2. Use Case Diagram
476 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E-ISSN 2503-2933
Gambar 3.Activity Diagram Manage Device
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 477
Gambar 4. Activity Diagram Manage Location
478 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E-ISSN 2503-2933
Gambar 5. Activity Diagram Cetak Laporan
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 479
Gambar 6. Class Diagram Sistem 3.2 Implementasi
Implementasi dari perancangan yang sudah dibuat berupa aplikasi sistem informasi manajemen inventaris bantuan BMN yang diimplementasikan dalam bentuk website menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL yang kemudian akan dijelaskan pada gambar implementasi halaman-halaman website sebagai berikut :
480 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E-ISSN 2503-2933
Gambar 7 merupakan implementasi halaman login untuk administrator mengakses aplikasi.Gambar 8. Halaman Dashboard
Gambar 8 merupakan implementasi halaman dashboard setelah administrator berhasil melakukan login. Halaman dashboard menampilkan sekilas data jumlah device, data jumlah lokasi dan data status device.
Gambar 9. Halaman Manage Device
Gambar 9 merupakan implementasi halaman untuk menampilkan data device yang sudah diinputkan dan menampilkan status device.
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 481
Gambar 10. Halaman Manage Location
Gambar 10 merupakan implementasi halaman yang menampilkan data lokasi.
Gambar 11. Halaman Penempatan Device
Gambar 11 merupakan implementasi halaman untuk melakukan penempatan device sesuai dengan lokasi sesungguhnya.
482 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E-ISSN 2503-2933
Gambar 12. Print Preview Inventaris Barang
Gambar 12 merupakan implementasi tampilan awal sebelum mencetak pelaporan inventaris barang dengan rekapitulasi status barang.
Gambar 13. Print Preview Lokasi Barang
Gambar 13 merupakan implementasi tampilan awal sebelum mencetak pelaporan barang di masing-masing lokasi.
Langkah selanjutnya setelah membangun sistem informasi inventaris bantuan BMN yaitu melakukan pengujian sistem menggunakan blackbox testing yang ditunjukkan pada Tabel 1.
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 483
Tabel 1. Pengujian BlackboxNo Deskripsi Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian
1. Login Administrator Halaman Login
Valid
2. Dashboard Administrator Halaman Dashboard
Valid
3. Pilih Menu Manage Device
Halaman Manage Device
Valid
Halaman Tambah Device
Valid
Halaman Edit Device
Valid Lanjutan Tabel 1
No Deskripsi Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian
3. Pilih Menu Manage Device Halaman Lokasi Device
Valid
4. Pilih Menu Manage Location
Halaman Manage Location
Valid
484 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E-ISSN 2503-2933
Valid
Halaman Assign Device Location
Valid
5. Klik Print List pada Halaman Manage Device
Print Preview Pelaporan Inventaris Barang
Valid
6. Klik Print List pada Halaman Manage Location
Print Preview Lokasi Barang
Valid
Berdasarkan hasil pengujian blackbox pada Tabel 1, dapat diambil kesimpulan bahwa komponen dan fungsi sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan perancangan yang dibuat.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil implementasi dan hasil pengujian diperoleh kesimpulan bahwa adanya sistem informasi manajemen inventaris barang bantuan milik negara pada UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih dapat memudahkan staff UPT Perpustakaan Universitas Cenderawasih dalam melakukan pendataan inventaris bantuan BMN, dapat melihat status barang sesuai dengan kondisi barang, melacak lokasi barang-barang yang ditempatkan pada setiap ruangan-ruangan, membuat pelaporan inventaris barang yang sekaligus menampilkan status barang dan membuat pelaporan barang pada setiap lokasi barang ditempatkan.
5. SARAN
Saran untuk pengembang yang akan mengembangkan sistem ini yaitu untuk menambahkan fitur transaksi barang yang dimana fitur ini dapat melacak dari manakah asal barang yang dihibahkan, proses transaksi juga dapat ditambahkan pada saat akan menempatkan barang-barang pada ruangan-ruangan.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Sepuluh Nopember yang telah memberi dukungan financial terhadap penelitian ini.
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 471-485 E- ISSN 2503-2933 485
DAFTAR PUSTAKA
[1] L. Nurlaela, A. Dharmalau, dan N. T. Parida, “Rancangan Sistem Informasi Inventory Barang Berbasis Web Studi Kasus pada CV. Limoplast,” Syntax Idea, Vol. 2, No. 5, 2020.
[2] Hery, J. Renaldo Luih, C. Alencia Haryani, dan A. E. Widjaja, “Penerapan Teknologi Qr Code Berbasis Web pada Sistem Manajemen Inventaris di Gudang PT XYZ,”
Technomedia J., Vol. 7, No. 2, Hal. 202–215, Agu 2022, doi: 10.33050/tmj.v7i2.1903.
[3] N. Oktaviani, I. M. Widiarta, dan Nurlaily, “Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web pada SMP Negeri 1 Buer,” J. Inform. Teknol. dan Sains, Vol. 1, No. 2, Hal. 160–
168, Nov 2019, doi: 10.51401/jinteks.v1i2.422.
[4] M. Ashari dan J. Juaini, “Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris Dan Pengdaan Barang pada Kantor Desa Lenting Berbasis Web,” J. Manaj. Inform. dan Sist. Inf., Vol.
1, No. 2, Hal. 49, Agu 2018, doi: 10.36595/misi.v1i2.49.
[5] A. Nurhadi, “Penerapan Metode Waterfall Dalam Sistem Informasi Penyedia Asisten Rumah Tangga Secara Online,” J. Khatulistiwa Inform., Vol. 6, No. 2, Hal. 97–106, 2018, doi: 10.31294/khatulistiwa.v6i2.150.
[6] M. Siregar dan I. Permana, “Rancang Bangun Aplikasi Berbasis Mobile Untuk Navigasi Ke Alamat Pelanggan TV Berbayar,” J. Rekayasa dan Manaj. Sist. Inf., Vol. 2, No. 1, 2016.
[7] Y. D. Wijaya dan M. W. Astuti, “Pengujian Blackbox Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan PT INKA (Persero) Berbasis Equivalence Partitions,” J. Digit.
Teknol. Inf., Vol. 4, No. 1, Hal. 22, Mar 2021, doi: 10.32502/digital.v4i1.3163.
[8] A. Rochman, M. I. Hanafri, dan A. Wandira, “Implementasi Website Profil SMK Kartini Sebagai Media Promosi dan Informasi Berbasis Open Source,” Acad. J. Comput. Sci.
Res., Vol. 2, No. 1, Jan 2020, doi: 10.38101/ajcsr.v2i1.272.
[9] T. Bayu Kurniawan dan Syarifuddin, “Perancangan Sistem Aplikasi Pemesanan Makanan dan Minuman pada Cafetaria No Caffe di Tanjung Balai Karimun Menggunakan Bahasa Pemograman PHP dan MySQL,” J. TIKAR, Vol. 1, No. 2, 2020.
[10] M. Abor dan P. Pitrawati, “Rekayasa Perangkat Lunak Guna Menentukan Penyakit Tanaman Padi Dengan Metode Fuzzy Mamdani,” J. Inf. dan Komput., Vol. 7, No. 2, Hal.
87–96, Okt 2019, doi: 10.35959/jik.v7i2.160.
