PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Oleh karena itu dalam penelitian ini peneliti akan mengkaji secara mendalam pengelolaan arsip yang ada pada bidang administrasi di SMKN 2 Ponorogo. Dengan judul penelitian “Pengelolaan Kearsipan Dalam Mendukung Kegiatan Administrasi Bidang Administrasi Di SMKN 2 Ponorogo”.
Fokus Penelitian
Pengelolaan arsip sangat berpengaruh terhadap kegiatan administrasi di wilayah administrasi, misalnya unit kerja lain yang membutuhkan data siswa, data guru, jumlah sarana prasarana dan kelengkapan profil sekolah dapat dengan mudah dicari, karena penyimpanan dan pengelolaan arsip sudah diatur di bagian administrasi. Dengan pengelolaan arsip yang baik maka sekolah dapat lebih mudah mendapatkan data atau arsip yang dibutuhkannya melalui wilayah administrasi, dari hal tersebut jelas bahwa apabila pengelolaan arsip dapat berfungsi secara optimal maka tujuan pendidikan akan lebih mudah tercapai.
Rumusan Masalah
Bagaimana tahapan pembuatan bahan arsip dan penyimpanan arsip dalam kegiatan penunjang administrasi bidang administrasi di SMKN 2 Ponorogo. Bagaimana tahapan penggunaan dan pemeliharaan bahan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di bidang administrasi di SMKN 2 Ponorogo.
Tujuan Penelitian
Bagaimana tahapan penentuan nasib akhir kearsipan dalam menunjang kegiatan administrasi di bidang tata usaha di SMKN 2 Ponorogo. Untuk mengetahui dan menganalisis dampak pengelolaan arsip terhadap penunjang kegiatan administrasi bidang tata usaha di SMKN 2 Ponorgo.
Manfaat Penelitian
Diharapkan bermanfaat sebagai referensi atau masukan serta sumbangan pemikiran dalam pengelolaan arsip dalam upaya perbaikan administrasi administrasi. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi media pembelajaran untuk menambah wawasan dan memperluas pengetahuan tentang peran manajemen arsip dalam upaya perbaikan administrasi administrasi serta sebagai bahan penelitian untuk memenuhi syarat kelulusan sebagai mahasiswa.
Sistematika Pembahasan
Harapan kami penelitian ini dapat dijadikan sebagai acuan operasional bagi pegawai administrasi sekolah khususnya bagian administrasi agar dapat menjadi acuan untuk bekerja lebih baik lagi dan memahami pentingnya pengelolaan arsip bagi lembaga sekolah. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan dukungan penuh kepada seluruh tenaga kependidikan, dukungan moril dan material di sekolah untuk melaksanakan pengelolaan arsip.
KAJIAN PUSTAKA
Kajian Teori
- Manajemen Kearsipan
- Administrasi Bidang Tata Usaha
- Tujuan Administrasi Bidang Tata Usaha
Kamus Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa istilah administrasi berarti administrasi tulisan. Dalam bukunya Modern Office Administration, Liang Gie memberikan pengertian bahwa administrasi adalah keseluruhan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengatur, mengatur, mengirim dan menyimpan informasi yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Kajian Penelitian Terdahulu
Tahapan pembuatan dan pengelolaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di bidang tata usaha di SMKN 2 Ponorogo. Tahap penggunaan dan pemeliharaan bahan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di bidang administrasi di SMKN 2 Ponorogo. Secara umum pembuatan arsip di SMKN 2 Ponorogo memiliki tata cara mempertahankan eksistensi administratif sebagai arsip di sekolah: 7.
Tahapan penggunaan dan pemeliharaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di SMKN 2 Ponorogo. Staf tata usaha di SMKN 2 Ponorogo sangat memperhatikan fasilitas kearsipan karena infrastruktur sangat berpengaruh. Tahap penentuan nasib akhir arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di SMKN 2 Ponorogo.
Contoh penggunaan manajemen dokumen dalam bidang administrasi administrasi adalah pembuatan kebijakan baru yang diambil dari arsip yang ada. Tahapan pemanfaatan arsip yang dilakukan di SMKN 2 Ponorogo memiliki kebijakan, semua pihak yang berkepentingan diperbolehkan menggunakan arsip dalam pekerjaan administrasi, namun harus melalui staf TU.
Kerangka Berpikir
METODE PENELITIAN
- Pendekatan dan Jenis Penelitian
- Lokasi dan Waktu Penelitian
- Data dan Sumber Data
- Teknik Pengumpulan Data
- Teknik Analisis Data
- Pengecekan Keabsahan Penelitian
- Tahap-Tahap Penelitian
Bapak Thomas Rosa Rusdiyana, A.Md sebagai kepala tata usaha dan Ibu Tri Nur Umi Handayani, S.Pd sebagai staf administrasi. Selanjutnya peneliti juga akan mewawancarai guru yaitu Ny. Atin Hasanah, M,Pd.I selaku wakil direktur kurikulum, mengenai efektifitas pemanfaatan arsip yang ada di bidang administrasi. Dalam penelitian ini peneliti akan memahami data yang berkaitan dengan administrasi administrasi, kemudian memfokuskan informasi pada proses pengelolaan data dalam perbaikan administrasi administrasi.
Penerimaan surat dari pelanggan di luar sekolah, baik secara fisik maupun elektronik, harus melalui bagian administrasi. Menurut Ibu Tri Nur Umi Handayani, S.Pd.: “Pendistribusian surat atau arsip dilakukan langsung oleh bagian tata usaha persuratan.” Hal ini didukung dengan hasil observasi peneliti pada tanggal 20 Januari 2023 bahwa pelaksanaan kearsipan di SMKN 2 Ponorogo telah mempengaruhi kegiatan administrasi di bidang administrasi dan juga dapat berpengaruh baik pada bagian sekolah lainnya. . .
Gandakan arsip yang telah disetujui oleh Kepala Sekolah sebagai arsip tiap bagian dan juga arsip di Tata Usaha. Pengelolaan arsip yang dilakukan di SMKN 2 Ponorogo memberikan dampak positif, salah satu dampak yang dapat dirasakan adalah pengguna arsip di bagian tata usaha merasa bahwa dengan adanya pengelolaan arsip semakin memudahkan pengelolaan dan pelayanan arsip.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Latar Penelitian
- Sejarah Berdirinya SMKN 2 Ponorogo
- Profil SMKN 2 Ponorogo
- Letak geografis SMKN 2 Ponorogo
- Visi, Misi, dan Tujuan SMK Negeri 2 Ponorogo
- Struktur Organisasi
- Tenaga Pendidik, Kependidikan dan Siswa
- Keadaan Sarana dan Prasarana SMKN 2 Ponorogo
Keberadaan SMK Negeri 2 Ponorogo pada awalnya diprakarsai oleh Kantor Unit Dharma Wanita Depdikbud Kabupaten Ponorogo dengan didirikannya SMK Dharma Wanita di Ponorogo pada tanggal 2 Februari 1978 dengan jurusan Gizi. Memasuki tahun ajaran 2013/2014, SMK Negeri 2 Ponorogo membuka program studi baru yaitu Program Studi Ilmu Komputer dan Informatika, peminatan Ilmu Komputer dan Jaringan. Namun kurikulum yang diterapkan mengacu pada kurikulum tahun 2013. Kemudian pada tahun pelajaran 2019/2020 dibawah pimpinan Sujon, M.Pd dibuka kompetensi baru yaitu Usaha Perjalanan Wisata.
Misalnya, kompetensi keahlian yang dikembangkan di SMK Negeri 2 Ponorogo mulai tahun pelajaran 2019/2020 adalah teknik komputer dan jaringan, perhotelan, travel, catering, fashion, serta kecantikan kulit dan rambut. Sejak 26 Mei 2020, SMK Negeri 2 Ponorogo di bawah bimbingan Farida Hanim Handayani, S.Pd, M.Pd yang sudah menjadi guru kuliner di sekolah ini sejak tahun 1993 setelah lulus band resmi mahasiswa program studi Gizi IPB program -Bogor. SMK Negeri 2 Ponorogo bertujuan untuk mempersiapkan siswa menjadi eksekutif menengah yang kompeten, terlatih sesuai dengan program keahlian yang dipilih dan mampu menerapkan kemampuannya untuk bekerja sebagai pekerja mandiri/mandiri.
SMK Negeri 2 Ponorogo didukung oleh 87 tenaga pengajar, dengan rincian 42 guru ASN-PNS, 24 guru ASN-PPPK dan 20 guru GTT. 25 Dian Wahyu Peermatasari Perkakas TJKT 26 Firdaus Aldhi Firmansyah Petugas Koperasi 27 Wanda Desinta Fanisari Perkakas Tata Tata Boga 28 Gusrila Dwi Rahayu, S.Pd Operator BOS.
Deskripsi Data
Dalam pembuatan arsip di SMKN 2 Ponorogo terdapat dua proses pengarsipan yaitu: Pertama, proses pembuatan arsip dilakukan secara internal, pembuatan arsip dilakukan langsung oleh pihak sekolah atau tata usaha atas persetujuan kepala sekolah. , proses penerimaan surat yang diterima dari pihak luar, baik sekolah, lembaga maupun perorangan. Pembuatan surat di bagian tata usaha dapat dilakukan dengan mengurus surat langsung ke bagian korespondensi kemudian menyerahkan surat yaitu. Dan Anda juga dapat membuat sendiri surat-surat yang diperlukan dan kemudian mengirimkan file ke bagian administrasi setelah mendapat persetujuan dari kepala sekolah.
Selain bagian tata usaha yang berhak membuat kearsipan, semua unit kerja berhak membuat surat dengan cara memeriksa bagian korespondensi untuk mencari nomor surat, kemudian meminta persetujuan kepala sekolah, dan selanjutnya menyerahkan surat arsip tersebut kepada Kepala Sekolah. administrasi sebagai. kearsipan di bidang administrasi. Pernyataan ini merupakan sebagian dari hasil wawancara dengan Bapak. Thomas Rosa Rusdiyana, A.Md selaku kepala bidang tata usaha di SMKN 2 Ponorogo adalah sebagai berikut: “Seluruh pegawai seperti bagian TU, perpustakaan dan unit kerja berwenang membuat arsip dan arsip yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dari direktur sekolah, tetapi sebelum mereka masuk direktur sekolah mereka harus diverifikasi oleh bagian korespondensi.”6 Sedangkan menurut Ibu Atin Hasanah, M.Pd. .I. Setelah pembuatan arsip, tahap selanjutnya adalah pengelolaan dari arsip tersebut, penataan ini dapat berupa penyerahan surat ke tata usaha. Pembuatan arsip internal dilakukan oleh pihak sekolah yaitu bagian administrasi persuratan dan bagian lain seperti bagian kurikulum.
Selain cara penyimpanan yang berpengaruh terhadap pemeliharaan arsip, juga berdampak besar terhadap pemeliharaan arsip Di SMKN 2 Ponorogo, sarana dan prasarana di bagian tata usaha sudah mendukung proses pengarsipan arsip dengan menyimpannya di lemari standar dan tempat penyimpanan khusus arsip.8 Hal ini sejalan dengan temuan wawancara dengan Ibu Tri Nur Umi Handayani, S.Pd. Setelah evaluasi arsip selesai, selanjutnya ditentukan nasib akhir arsip Di SMKN 2 Ponorogo, dilakukan hapus arsip dengan memilah arsip mana yang tidak diperlukan lagi dan mana yang masih diperlukan dengan tujuan dilakukannya Jadi. tidak mengisi ruang administrasi. 2 Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Bapak Thomas Rosa Rusdiyana, A.Md dalam wawancaranya: “Menciutkan dengan cara mengurangi arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dan mungkin kedepannya akan kami musnahkan dalam bentuk dihancurkan dengan mesin pencacah ." 3 Selanjutnya Ny. Tri Nur Umi Handayani, S.Pd.
PEMBAHASAN
Jadi semua arsip akan fokus pada bagian administrasi. Sekolah. Secara teori pengelolaan arsip tahap pertama adalah penyerahan arsip, di SMKN 2 Ponorogo penyerahan arsip dilakukan dengan cara pendistribusian arsip yang diserahkan langsung oleh petugas tata usaha kepada penerima surat, jika surat yang diterima adalah ditunjukkan. siswa kemudian dapat melibatkan wali kelas atau ketua kelas dalam penyerahan kertas 10 Saat pengecekan arsip di SMKN 2 Ponorogo, kepala sekolahlah yang bertanggung jawab untuk mengawasi pembuatan arsip. Teori membaca dan Ginn menjelaskan bahwa tahapan pemanfaatan arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis yaitu pengguna arsip secara langsung dalam melakukan kegiatan sehari-hari. .
Tanpa membiarkan pihak lain ikut campur dalam pengelolaan arsip, jika ada unit kerja lain yang memerlukan data kearsipan di bagian tata usaha, dapat menyerahkannya ke bagian tata usaha dan dipastikan arsip keluar ada dan diperbolehkan. Karena dengan diterapkannya manajemen arsip maka arsip-arsip di bagian tata usaha lebih tertata dan tersimpan dengan baik sehingga sewaktu-waktu arsip dibutuhkan mudah dicari, juga arsip benar-benar tersimpan demi kebenaran dan keamanannya. Dengan adanya pengelolaan arsip mampu meningkatkan pengelolaan proses perolehan sumber informasi dari wilayah administrasi yang dibutuhkan dalam administrasi sekolah.
Penentuan nasib akhir arsip yang dilakukan di SMKN 2 Ponorogo dilakukan dalam dua tahap yaitu penyimpanan kembali dan pemusnahan. Disarankan pegawai administrasi tetap melaksanakan tugasnya dengan baik, teliti, disiplin dan tepat waktu dalam pelaksanaan tugas yang diberikan.
PENUTUP
Kesimpulan
Tahapan pembuatan bahan kearsipan yang dilakukan di SMKN 2 Ponorogo adalah pembuatan arsip eksternal dan pembuatan arsip internal, pembuatan arsip eksternal dari arsip yang diterima dari instansi lain dan pembuatan arsip internal dari arsip yang dibuat di lingkungan sekolah. . Tahapan pengolahan arsip yang berlangsung di SMKN 2 Ponorogo dilakukan dengan penyerahan surat menyurat langsung oleh bagian TU atau guru kelas sesuai kebutuhan. Pemeliharaan dan penyimpanan bahan arsip dilakukan dengan dua cara, yaitu secara fisik dan elektronik.
Saran
Aprison, Rizki dan Syamsir.” Pengelolaan Kearsipan Dalam Penyelenggaraan Tata Negara di Kejaksaan Negeri Padang. Dandayani, Trisni dan Vera Damayanti Fajrin, “Siklus Hidup Arsip di Kantor Badan Simpanan Nasional Kota Bekasi”. Meirinawati dan Indah Prabawati, “Pengelolaan Kearsipan Untuk Mewujudkan Pengelolaan Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien”, Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran FKIP Universitas Negeri Surakarta Sebelas Maret (2015),.
Implementasi manajemen arsip untuk meningkatkan administrasi sekolah di SMP Pondok Pesantren Nurul Huda Simokerto Surabaya.
