Manual Book
Depo FITB v.1.0
Dokumen ini berisi tentang
Sekilas tentang Sistem Depo FITB
Berikut cara penggunaannya
SISFO-FITB @2016
SEKILAS
DEPO FITB adalah Sistem Dashboard/Control Panel pangkalan data dari sekumpulan Modul Sistem/Aplikasi pengolahan data dilingkungan FITB, saat ini telah tersedia diantaranya Modul Absensi, Kepegawaian, Borang, Arsip dan Kontak.
Dengan melakukan “Login”, para PNA (Pegawai Tetap, SKPWT dan Asisten Akademik) dan Dosen dapat mengakses dan menggunakan Depo Data ini.
Modul Absensi dimaksudkan untuk mencatat kehadiran Para Civitas baik PNA maupun Dosen. Adapun pengaturan Waktu Kerja untuk PNA (Tendik PNS/ITB dan PKWT) sesuai dengan aturan WRSO ITB :
Masuk Pukul : 07.30, Keluar Pukul : 16.30
Sedang untuk Dosen dan Asisten Akademik diberlakukan hanya satu kali waktu pada satu hari tersebut. Untuk cara perekaman, saat ini untuk Para Tendik melalui Mesin FingerScan, sedang untuk Para Dosen dan Asisten Akademik melalui WEB Depo ini (direkomendasikan menggunakan FingerScan). Dengan Modul Absensi ini juga pengajuan koreksi kehadiran dapat dilakukan secara online (optional).
Modul Kepegawaian, adalah sistem perekaman data terkait data kepegawaian PNA dan Dosen.
Dengan modul ini, seluruh riwayat pegawai dari biodata hingga penghargaan yang melekat pada PNA dan Dosen direkam.
Modul Borang dimaksud untuk mengumpulkan file‐file (.doc, .xls, .pdf dll) pendukung kelengkapan Borang Fakultas, Program Studi Sarjana, Magister dan Doktoral guna kepentingan Akreditasi. Tampilan disesuaikan dengan Format Borang 3B dari Ban‐PT.
Modul Arsip, kumpulan Dokumen Digital (SK, Surat Tugas, Undangan, Edaran dll hasil Scan .doc, .xls, .pdf dll) yang berasal dari Rektor, Dekanat dan Para Pihak lainnya.
Modul Kontak adalah shotcut singkat kontak (semacam kartu nama) para PNA dan Dosen untuk kepentingan komunikasi.
Dalam penggunaannya, Sistem Depo ini dibagi beberapa hak akses :
1. SuperAdmin; Pengguna dengan hak akses tertinggi dapat melalukan segalanya termasuk konfigurasi sistem
2. AdminKepeg; Pengguna yang dikhususkan untuk para staf kepegawaian guna memaintenance modul kepegawaian dan absensi.
3. AdminSisfo; Pengguna yang dikhususkan untuk para staf sisfo guna memaintenance modul Borang dan Arsip
4. Reguler; Pengguna umum yang hanya diberhak melihat dan memaintenace data pribadi dan sebagian data umum yang dipublish.
URL (alamat) Depo FITB adalah www.depo.fitb.itb.ac.id
Agar semua fungsi didalam sistem berfungsi dengan baik direkomendasikan menggunakan jendela browser Mozilla Firefox versi terbaru
Gambar 1. Tampilan Utama Halaman Depo FITB
Pada tampilan utama Halaman Depo FITB terdapat subbagian informasi yang sudah langsung dapat diterima oleh pengguna yakni (sesuai nomor urutan Gambar 2.) :
1. No.1 ; Informasi Jam, hari dan tanggal saat ini dan tempat pengguna melakukan login sekaligus absen untuk para Dosen dan Asisten Akademik
2. No. 2 ; Menu‐menu umum yang diakses oleh seluruh pengguna, terdiri dari : a. Home ; Menu untuk kembali ke Halaman utama Depo FITB
b. Sekilas ; Menu yang menyajikan deskripsi sekilas Depo FITB
c. Data Civitas ; Daftar Civitas FITB (Dosen dan PNA) yang terdaftar di Sistem Depo FITB d. Absensi ; Menu yang menyajikan list perekaman Absen untuk hari bersangkutan untuk
para PNA (Pegawai PNS/ITB, SKPWT dan Asisten Akademik) e. Agenda ; Berisi daftar agenda kegiatan Fakultas
f. Download ; Berisi unduhan Form seputar koreksi kehadiran
g. Tautan ; Daftar Link Sistem/Web internal dan eksternal FITB yang bisa langsung di klik.
3. No. 3 ; Informasi PNA dan Dosen yang berulang tahun hari ini
4. No. 4 ; Informasi Status Mesin FIngerScan yang tersebar diseluruh Prodi FITB 5. No. 5 ; Informasi 5 orang PNA dengan Absen yang paling cepat
6. No. 6 ; Informasi jumlah Dosen yang telah melakukan Absen
7. No. 7 ; informasi jumlah PNA yang telah melakukan Absen Masuk dan Pulang 8. No. 8 ; Informasi berita seputar ke Fakultasan FITB.
Gambar 2. Subbagian dari Halaman Utama Depo FITB
LOGIN
Untuk masuk lebih dalam dan mendapatkan informasi di Depo ini, pengguna diwajibkan untuk melakukan Login. Selain itu, khusus untuk para Dosen dan Asisten Akademik karena untuk perekaman absen belum melalui FingerScan, Login ini juga berguna atau berfungsi dan wajib dilakukan sebagai button action agar kehadiran diri Dosen atau Asisten Akademik bersangkutan terekam. Tidak masalah Dosen atau Asisten Akademik Login berkali‐kali pada hari yang sama untuk mendapatkan informasi, karena khusus untuk perekaman kehadiran sistem secara otomotis menyimpan data hanya saat pertama kali login pada hari itu.
Untuk Username gunakan NIP/Nopeg (sesuai yang terdaftar di Depo FITB) dan Password defaultnya
‘123456’ (dapat diganti sendiri setelah berhasil melakukan login). Jika lupa NIP/Nopeg, pengguna (baik Dosen maupun PNA) dapat melihat NIP/Nopeg dengan meng‐klik Menu “Data Civitas”, seperti tampak pada gamabar berikut :
Gambar 3. Tampilan Menu Data Civitas
Klik menu “Data Civitas” kemudian muncul form daftar civitas, manfaatkan option pencarian untuk mempersempit pencarian dengan mengisikan jenis civitas atau nama kemudian klik tombol “Cari”.
Jika ditemukan data akan muncul dibawahnya.
PNA/Dosen dapat men‐copy NIP/Nopeg dengan cara men‐select hasil pencarian kemudian di paste‐
kan ke kolom username di form Login.
MODUL
Jika pengguna sudah berhasil Login, maka Halaman Utama akan menampilkan menu disisi kanan layar yang merupakan bagian menu modul dari Depo ini. Bagi Para Dosen dan Asisten Akademik bisa langsung Logout kembali jika memang tidak memerlukan explorer lebih jauh menu modul ini (Login hanya untuk absen).
Menu yang akan tampil mungkin akan berbeda untuk setiap pengguna tetapi pada umumnya sama karena rata‐rata Para Dosen dan PNA diberi hak akses Reguler (penjelasan lihat bab. Sekilas)
Gambar 4. Tampilan Menu Modul Setelah Login
Bagian atas yang ditunjuk anak panah menunjukkan indentitas anda sebagai pengguna disertai foto menandakan anda berhasil Login. Dibawahnya terpapar list dafta menu modul dengan submenunya.
Anda dapat memanfaatkan menu‐menu modul ini untuk mendapatkan data yang ingin anda dapatkan.
MENU MODUL UBAH PASSWORD
Untuk mengubah Password anda harus mengklik menu modul “Ubah Password” akan muncul form tampilan seperti pada gambar dibawah ini.
Anda diminta mengisikan Password lama, Password baru dan sekali lagi password baru untuk mengubah password kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Gambar 5. Tampilan Menu Modul Ubah Password
MENU MODUL ABSENSI
Untuk melihat data kehadiran anda pribadi anda dapat masuk ke menu modul absensi. Berbeda dengan aplikasi absen sebelumnya dengan modul ini anda bisa melihat data kehadiran anda yang lampau.
Terdapat 3 submenu di menu absensi ini, absensi, form ketidakhadiran dan view ketidakhadiran.
Hingga saat manual book ini dirilis untuk submenu form ketidakhadiran dan view ketidakhadiran belum dipakai karena belum ada kesepakatan dengan Subbag Kepegawaian. Submenu ini berguna atau berfungsi untuk mengajukan secara online koreksi kehadiran.
Klik submenu absen pada menu Absensi untuk melihat data absen/kehadiran
Gambar 6. Tampilan Menu Modul Absensi
Manfaatkan option pencarian berupa bulan dan tahun untuk lebih mempersempit pencarian, klik tombol cari untuk melihat hasil.
MENU MODUL DATA PEGAWAI
Modul Data Pegawai menyajikan Biodata singkat pegawai bersangkutan.
Gambar 7. Tampilan Menu Modul Data Pegawai
Untuk masuk ke menu modul data pegawai, kli menu Data Pegawai – View Data Pegawai, akan muncul form seperti tampilan pada gambar 7 diatas.
Data Pegawai ini berisi biodata singkat pegawai diikuti dengan riwayat‐riwayat diantaranya riwayat pendidikan dan lain‐lain yang melekat pada pegawai bersangkutan. Pengguna (Dosen/PNA) dapat menambah dan mengurangi sendiri data pegawai ini dengan cara klik tombol tambah yang ada disetiap kotak riwayat untuk menambahkan riwayat atau dengan klik icon edit, hapus dan cetak untuk mengedit, menghapus dan mencetak per list riwayat.
Gambar 8. Petunjuk tambah, edit, hapus dan cetak Riwayat
Pada saat tombol Tambah diklik maka akan muncul form tambah riwayat, isilah semua isian termasuk file pendukung (excel, pdf, jpg) riwayat kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan penambahan atau klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan. Seperti tampak pada gambar berikut :
Gambar 9. Petunjuk simpan atau batal tambah riwayat
Sedang jika menginginkan output keseluruhan dari biodata yang pegawai miliki dapat mengklik tombol Print untuk mencetak dan tombol Excel dan PDF untuk mengkonversi ke tampilan output ke Ms.Excel dan File PDF. Seperti gambar dibawah ini :
Gambar 10. Petunjuk cetak dan export ke Excel dan PDF biodata lengkap
Sebagian pengguna diberikan akses (AdminKepeg) untuk bisa mengedit, cetak dan menghapus riwayat pegawai lain.
MENU MODUL KONTAK
Modul Kontak adalah inquery singkat berupa kontak seluruh pengguna di Depo FITB yang terdiri dari Dosen dan PNA. Dari menu ini pengguna dapat dengan mudah mendapatkan informasi Nama, No Telpon dan Surel dari Dosen dan Tendik. Hal ini biasa dilakukan untuk keperluan berkomunikasi dengan pegawai yang bersangkutan.
Gambar 11. Tampilan Modul Kontak
Manfaatkan option pencarian jenis civitas dan nama kemudian klik tombol Cari untuk mempermudah dan mepersempit pencarian kontak.
MENU MODUL BORANG
Modul Borang di Depo ini berfungsi sebagai perekaman file, arsip atau dokumen (Excel, Pdf, Jpg, Doc dll) yang terkait dengan kebutuhan keborangan untuk kepentingan Akreditasi dll. Perekaman ini ditampilkan dalam bentuk struktur format Borang 3B dari BAN‐PT untuk lebih menspesikasikan bahwasan file‐file yang direkam dan disimpan ini adalah file untuk Bab dan Sub Bab tertentu dari format Borang.
Klik menu Borang – View Borang kemudian akan muncul struktur format Borang 3B dalam bentuk hirarki (Bab dan Sub Bab). Klik salah satu Sub Bab maka akan muncul Form di sisi paling kiri ruang perekaman dan menyimpanan file‐file pendukung borang untuk Sub Bab yang diklik tadi. Tampak seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 12. Tampilan Modul Borang
Jika sudah sudah ada data didalam sub bab yang dimaksud maka disisikan kiri akan dimuncul daftarnya. Dari daftar ini pengguna bisa menambah dan menghapus serta mendownload filenya jika diinginkan.
Untuk menambah file, Klik tombol Tambah, akan muncul form isian seperti gambar 13
Gambar 13. Tampilan Tambah File Borang
Isilah isian berupa keterangan untuk keterangan file yang adalah file apa, kemudian tanggal sebagai tanggal diuploadnya file dan browse file yang akan disisipkan dengan menklik tombol Browse untuk memilih file dari computer. Terakhir klik tombol Simpan untuk menyimpan penambahan file atau Tombol Batal untuk membatalkan penambahan.
MENU MODUL ARSIP
Mari kita liat tampilan View dari dari Modul Arsip berikut :
Gambar 14. Tampilan View Arsip
Untuk masuk ke Modul Arsip ini klik menu Arsip – View Arsip. Layar sebelah kiri akan menampilkan daftar menampilkan koleksi arsip digital hasil scanfile berupa JPG dan PDF dari beberapa Sumber dan Jenis arsip.
Karena jumlah arsip banyak sehingga sulit dan memakan waktu yang lama untuk membuka lembar demi lembar arsip, maka untuk itu bisa memfaatkan pencarian dengan mengisikan option berupa jenis arsip atau dengan memasukkan kata kunci yang kira‐kira terkandung dalam arsip yang cari seperti misalnya : nama arsip dll.
Jika sudah menemukan, Klik tombol Download yang berwarna hijau untuk mengunduh file yang diinginkan dan menyimpannya kekomputer pengguna.
PENUTUP
Dengan telah dirilis dan di publishkannya www.depo.fitb.itb.ac.id ini sudah dipastikan ada beberapa alias dan domain yang selama ini ada di server FITB dan biasa digunakan para civitas dilingkungan FITB akan dinon‐aktifkan.
Depo ini sendiri terus dikembangkan dengan menambahkan modul‐modul baru kedalamnya, diharapkan kedepannya Depo ini menjadi Dashboard atau control panel pusat pengelohan sumber data di kantor Fakultas FITB.
Untuk kesulitan dan pertanyaan terkait Depo FITB silahkan hubungi SISFO FITB dikantor Fakultas FITB atau mail ke [email protected]
