PENDAHULUAN
Ruang Lingkup dan Kebijakan
Tujuan Manual Mutu
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
ISTILAH DAN DEFINISI
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB merupakan kumpulan sumber daya pendukung yang dapat dikelompokkan berdasarkan departemen/prodi yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik dalam satu kelompok disiplin ilmu ilmu sosial dan politik di Universitas Brawijaya. Senat Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik adalah Senat Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. Pendidikan berbasis keunggulan lokal adalah pendidikan yang mengikuti standar pendidikan nasional dan diperkaya dengan keunggulan kompetitif dan/atau komparatif regional.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
Sekilas Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB
Program Studi Ilmu Pengetahuan Sosial Universitas Brawijaya didirikan pada tanggal 13 November 2003 berdasarkan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional No. 3545/D/T/2003 tentang Izin Penyelenggaraan Program Studi Baru di Universitas Brawijaya pada tingkat program sarjana. (S1) (Program Studi Sosiologi dan Program Studi Komunikasi). Program studi di Fakultas Ilmu Sosial telah selesai, sehingga tanggal 8 April 2009 ditetapkan sebagai hari bersejarah bagi Fakultas Ilmu Sosial Universitas Brawijaya, karena pada hari ini FIS berganti nama menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang ditetapkan dengan Keputusan Rektor no. Sejak pergantian nama tersebut, para calon mahasiswa untuk masuk ke Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik harus melalui beberapa seleksi yang sangat ketat.
Struktur Organisasi Dan Pengelolaan FISIP UB
- Bagan (struktur) organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi
- Deskripsi Tugas Pokok dan Fungsi
- Rencana Strategis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
- Sasaran Mutu (Quality Objectives )
Menyusun rencana dan program kerja fakultas di bidang pendidikan, pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama sebagai pedoman pelaksanaan tugas; Menyiapkan laporan di bidang pendidikan, pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggungjawaban; Menyusun rencana kerja dan program fakultas di bidang perencanaan, keuangan, administrasi umum, dan sistem informasi sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Menyiapkan laporan fakultas di bidang perencanaan, keuangan, administrasi umum dan sistem informasi sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Penyusunan rencana dan program kerja fakultas di bidang kemahasiswaan dan pascasarjana sebagai petunjuk pelaksanaan tugas; Menyiapkan laporan fakultas di bidang kemahasiswaan dan alumni sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban.
Koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama penelitian dan pengabdian; Pelaksanaan kerja sama di bidang penelitian dan pengabdian pada perguruan tinggi dan/atau lembaga lain di dalam dan luar negeri; Menyediakan tempat penyimpanan dokumen dan persuratan di bidang penelitian ilmiah, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama;
Mengkoordinasikan dosen untuk melakukan penelitian dan pekerjaan yang bermanfaat bagi masyarakat sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan dan keahliannya; Menyusun rencana biaya operasional dan pengembangan program studi menurut tahun sesuai dengan beban program studi dan ketentuan yang berlaku demi kelancaran kegiatan pendidikan; Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan program studi sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
Visi dan Misi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB
- Tujuan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Proses Utama Sistem Manajemen Mutu
Secara umum organisasi penjaminan mutu FISIP UB merupakan lembaga fungsional yang mempunyai hubungan dengan lembaga struktural, sehingga dalam pelaksanaan tugas pokoknya selalu mengikutsertakan pejabat struktural yang dibantu oleh Kelompok Mutu Fakultas (GJM) yang bertanggung jawab kepada pimpinan unit kerja dalam hal ini Wakil Dekan I. Pimpinan FISIP UB berkomitmen untuk membangun sistem manajemen mutu yang efektif dengan menciptakan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan terus mengupayakan perbaikan. Mendefinisikan MR di lingkungan fakultas dan jurusan/program studi serta mendefinisikan proses-proses yang diperlukan oleh SMM.
Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa penerapan dan pengendalian proses ini efektif;. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pengoperasian dan pemantauan proses tersebut;. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkelanjutan dari proses ini.
Sistem Dokumentasi dan Audit
Proses Bisnis
- Pengguna Jasa
- Proses Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Pengguna jasa FISIP UB adalah perorangan atau badan yang menerima atau membeli jasa pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan FISIP UB. Pengguna jasa bidang pendidikan di FISIP-UB dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (peserta didik) sebagai pengguna jasa utama; orang tua siswa; dan pengguna lulusan. Pengguna layanan bagi mahasiswa S1 adalah lulusan SMA/SMK yang telah lulus ujian masuk perguruan tinggi sesuai buku pedoman pendidikan UB dan terdaftar sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi administrasi dan akademik pada tahun ajaran berjalan.
Sistem penerimaan dan seleksi mahasiswa baru program sarjana FISIP UB mengacu pada aturan yang ada di Universitas Brawijaya (Selma.ub.ac.id). Seleksi ini dilakukan melalui ujian tidak tertulis dan dilaksanakan secara nasional bersama seluruh perguruan tinggi negeri di Indonesia, dimaksudkan untuk menjaring calon mahasiswa yang berprestasi baik di bidang akademik maupun non akademik. Seleksi ini dilakukan melalui tes tertulis dan dilakukan secara nasional dengan seluruh perguruan tinggi negeri di Indonesia.
Seleksi ini dilaksanakan melalui ujian tertulis bagi lulusan program Diploma III perguruan tinggi negeri dan dilaksanakan oleh masing-masing fakultas. Seleksi ini dilaksanakan melalui seleksi administrasi dan tes wawancara yang dilakukan oleh Pusat Layanan dan Disabilitas Universitas Brawijaya (PSLD UB) bekerja sama dengan Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru dan program studi terkait. Pengguna jasa bagi masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, masyarakat dan lembaga pendidikan tinggi lainnya. Pemanfaatan layanan FISIP-UB didasarkan pada tingkat kepentingan bersama antara para pihak dengan FISIP-UB dengan alternatif :.
FISIP UB ikut serta dalam pelaksanaan proses studi dalam arti berbagi sumber daya dengan fakultas terkait dan lembaga eksternal di luar UB.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
- Komitmen Manajemen
- Kepuasan Pengguna Jasa
- Kebijakan Mutu
- Perencanaan Sistem Mutu
- Komunikasi dan Organisasi
- Tinjauan Manajemen
Dalam merencanakan sistem manajemen mutu, pimpinan FISIP UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan sasaran mutu. Rekomendasi perbaikan: masukan dari manajemen dan peserta tinjauan manajemen untuk meningkatkan penerapan sistem manajemen mutu. Hasil tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: (1) peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya, (2) peningkatan produk yang berkaitan dengan persyaratan pengguna jasa, (3) kebutuhan sumber daya.
Tinjauan manajemen biasanya dilakukan setiap tahun yang pelaksanaannya tergantung pada penetapan lembaga, namun biasanya dilakukan dua kali dalam setahun. Tinjauan manajemen pada umumnya dilakukan melalui rapat gabungan antar divisi/departemen untuk menjelaskan pencapaian dan kendala yang dihadapi, sehingga sering disebut dengan Rapat Tinjauan Manajemen. Oleh karena itu, sering kali ditemukan meskipun hal ini telah dilaksanakan, namun masih ditemukan temuan pada saat audit eksternal, hal ini disebabkan karena masih adanya kekurangan dalam penyampaian dan laporan tinjauan manajemen.
Oleh karena itu, penilaian manajemen FISIP UB disusun dengan mempertimbangkan seluruh aspek baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perbaikan sistem dan organisasi di FISIP UB. Tinjauan manajemen dilakukan setelah Audit Mutu Internal (AIM) selesai dengan mengadakan pertemuan antara Dekan selaku MR dan tim GJM, untuk meninjau hasil AIM, mengevaluasi dan memperbaiki jika terdapat kekurangan serta untuk meningkatkan mutu, mencegah dan memperbaiki sebagaimana hasil AIMnya sangat bagus.
Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada seluruh dosen dan tenaga penunjang akademik pada rapat fakultas.
PENGELOLAAN SUMBER DAYA
- Ketersediaan Sumber Daya
- Sumber Daya Manusia dan Pengembangan
- Umum
- Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
- Sistem Seleksi/Perekrutan
- Infrastruktur dan Lingkungan Kerja
- Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Universitas akan memberikan kepada DIKTI rekapitulasi kebutuhan dosen dan rekan seluruh fakultas, yang akan dijadikan bahan rekrutmen CPNS di lingkungan UB. Selain PNS, Universitas Brawijaya juga mempunyai dosen dan pegawai tetap, yaitu dosen dan pegawai yang dipekerjakan dan digaji oleh universitas. Pengadaan dosen dan pegawai tetap juga mengacu pada kebutuhan kepegawaian, serta untuk memenuhi hubungan pengajar dan memenuhi kebutuhan jabatan fungsional umum.
Tata cara dan tata cara perencanaan, pengadaan dosen dan pegawai diatur melalui PERTOR Nomor 74 Tahun 2016. Calon dosen dan pegawai yang akan diterima akan menjalani masa percobaan minimal 1 (satu) tahun. Calon dosen dan pegawai yang telah memenuhi persyaratan di atas diangkat menjadi dosen dan pegawai tetap dengan Keputusan Rektor.
Calon dosen dan pegawai yang tidak memenuhi syarat di atas diberhentikan sebagai calon dosen dan pegawai tetap di UB. Dosen dan pegawai yang diangkat pada suatu tingkatan/tingkatan berdasarkan Peraturan Kepegawaian dan Peraturan Rektor, diberikan gaji pokok berdasarkan tingkatan yang ditetapkan dan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan peraturan universitas. Dosen dan pegawai yang diangkat pada pangkat/kelas yang lebih tinggi dari pangkat/kelas yang lama diberikan gaji pokok baru berdasarkan.
Dosen dan pegawai tetap UB yang mengundurkan diri sebelum mencapai masa kerja 5 (lima) tahun wajib membayar tunjangan sebesar 10 (sepuluh) kali gaji pokok terakhir.
REALISASI LAYANAN PRODUK PENDIDIKAN
- Perencanaan Program Layanan Pendidikan
- Proses yang Berhubungan dengan Pengguna Jasa
- Desain dan Pengembangan Kurikulum
- Perencanaan kurikulum
- Masukan desain dan Pengembangan
- Output Desain dan Pengembangan
- Tinjauan Desain dan Pengembangan
- Verifikasi Desain dan Pengembangan
- Validasi Desain dan Pengembangan
- Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum
- Pengadaan Barang dan Infrastruktur
- Proses Pembelian
- Informasi Pembelian
- Verifikasi Pembelian
- Ketentuan Layanan Pendidikan
- Pengendalian ketentuan
- Validasi proses
- Identifikasi dan Penelusuran
- Properti Pengguna Jasa
- Preservasi
- Pengendalian Instrumen pemantauan dan pengukuran
Selain itu FISIP UB selalu melakukan evaluasi dan perbaikan setiap tahunnya dengan usulan perbaikan dari masing-masing departemen/program yang dirumuskan dalam rapat kerja departemen/program. Lembaga diharapkan mampu mengkoordinasikan perancangan dan pengembangan rencana studi pada program sarjana, magister, atau PhD serta mengembangkan kompetensi dan hasil sesuai dengan harapan pengguna lulusan dari masing-masing lembaga/program. FISIP UB harus mengidentifikasi masukan dari lembaga dan program untuk perancangan kurikulum dan mencatat masukan tersebut.
Pengawasan validasi dilakukan oleh fakultas dengan mendukung pelaksanaan validasi skala berkala di tingkat jurusan/kurikulum. Fakultas, jurusan, dan program studi sebagai penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi topik umum dan tema mata pelajaran yang diajarkan, serta prosedur/metode pengajaran yang diterima. Fakultas, jurusan, dan program studi sebagai penyelenggara pendidikan juga menentukan berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan tercapainya tujuan pendidikan.
Penyelenggara pendidikan fakultas, jurusan, program studi harus memperhatikan dokumen akademik yang tersimpan seperti silabus, kurikulum dan bahan cetak atau elektronik (buku, modul perkuliahan/diktekan, kaset video, program komputer) untuk keperluan pendidikan atau pekerjaan penelitian dan pengembangan. Fakultas, jurusan, program yang menyelenggarakan pendidikan harus menetapkan instrumen ujian atau penilaian pendidikan yang sah. Fakultas, departemen, dan program yang menyelenggarakan pendidikan harus mengembangkan instrumen untuk memastikan ujian dilaksanakan dengan aman dan hasilnya valid.
Apabila alat dan perangkat lunak ujian atau penilaian ditemukan tidak valid, fakultas, departemen, program studi penyelenggara pendidikan harus mencatat tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki ketidakabsahan tersebut.
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN, ANALISIS SERTA PENINGKATAN MUTU
- Panduan umum
- Pemantauan dan pengukuran
- Kepuasan Pengguna Jasa
- Audit Internal
- Pemantauan dan dan pengukuran proses
- Pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan
- Analisis Data
- Perbaikan
- Perbaikan Berkesinambungan
- Tindakan perbaikan dan pencegahan
- Tindakan pencegahan
- Daftar Nomor Dokumen (01100 02000 01)
Fakultas, departemen dan program mengukur dan memantau kinerja dan efektivitas proses yang digunakan untuk mengelola dan memberikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan pendukung dilakukan pada tahapan yang sesuai selama realisasi proses dan mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses. Fakultas, departemen dan program yang menyediakan layanan pendidikan harus menetapkan dan menerapkan metode untuk memantau dan mengukur layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasi dan hasil akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditentukan serta persyaratan undang-undang dan peraturan serta akreditasi yang berlaku. .
Untuk berbagai jenis pendidikan, alat evaluasi seperti penilaian, kuis, ujian harus digunakan untuk mengukur kemajuan dalam memenuhi persyaratan kurikulum. Evaluasi kinerja fakultas, lembaga dan program yang menyediakan layanan pendidikan juga harus dilakukan sebagai bagian dari penyediaan pendidikan. Hasil proses evaluasi ini hendaknya dicatat dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran yang mencapai tujuan yang direncanakan.
Data harus digunakan untuk mendukung perbaikan berkelanjutan melalui tindakan perbaikan, serta tindakan perbaikan dan pencegahan. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, tingkat kegagalan, catatan kinerja, kepuasan pelanggan dan analisis tren dapat membantu memastikan efektivitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. Manajemen mutu dan proses pendidikan akan selalu terus ditingkatkan untuk meningkatkan mutu.
Tindakan korektif harus diambil untuk menghilangkan penyimpangan yang terjadi selama pelaksanaan sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan.
