Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E- ISSN 2503-2933 355
Alih Media Arsip Dengan Metode Feature Extraction Dan Template Matching
Yudo Devianto*1, Bambang Sukowo2
1,2 Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana, Jakarta
e-mail: *1[email protected], 2[email protected]
Abstrak
Arsip merupakan rekaman informasi dalam bentuk media apapun, yang dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Dengan mengacu pada pengertian arsip seperti yang dikemukakan tersebut diatas, maka dapat dinyatakan bahwa arsip sebagai suatu yang berwujud (entitas) dalam berbagai bentuk format yang nyata (tangible) untuk dikelola/dipelihara karena didalamnya mengandung informasi yang memiliki nilai, makna tertentu yang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi/lembaga sebagai pencipta arsip. Alih media Arsip adalah proses dalam kegiatan mengubah bentuk atau format dari bentuk asli ke bentuk/media digital. Dalam penelitian saat ini akan mencoba untuk membuatkan model atau perancangan suatu aplikasi yang nantinya dapat membantu dalam pelaksanaan kegiatan Alih Media Arsip secara online dengan Metode Feature Extraction Dan Template Matching.
Masalah yang dapat dirumuskan pada penelitian ini adalah, bagaimana menghasilkan suatu solusi yang dapat membantu memecahkan permasalahan yang ada saat ini. Dalam menyelesaikan permasalahan yang ada, dibatasi dalam pembuatan model atau perancangan aplikasi yang akan membantu untuk menyelesaikan permasalahan, bilamana ada waktu yang mendukung untuk dibuatkan aplikasi jadi dan sekaligus untuk diimplementasikan.
Kata kunci: Arsip, Alih Media, Scanning
Abstract
Archives are records of information in any form of media, which are created, received and maintained by an organization/institution/agency/individual in the context of carrying out activities. By referring to the notion of archives as stated above, it can be stated that archives are tangible (entity) in various forms of tangible formats to be managed/maintained because they contain information that has value, a certain meaning that is urgently needed in implementation of the activities of an organization/institution as creator of archives. Archive media transfer is a process in the activity of changing the form or format from the original form to digital form/media. In the current research, we will try to develop a model or design an application that can later assist in carrying out online Archive Media Transfer activities with the Feature Extraction and Template Matching Methods. The problem that can be formulated in this research is, how to produce a solution that can help solve the current problems. In solving existing problems, it is limited to making models or designing applications that will help solve problems, if there is sufficient time to make finished applications and at the same time to implement them.
Keywords: Archive, Transfer Media, Scanning next
356 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E-ISSN 2503-2933
1. PENDAHULUAN
rsip merupakan rekaman informasi dalam bentuk media apapun, yang dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan [1]. Dengan mengacu pada pengertian arsip seperti yang dikemukakan tersebut diatas, maka dapat dinyatakan bahwa arsip sebagai suatu yang berwujud (entitas) dalam berbagai bentuk format yang nyata (tangible) untuk dikelola/dipelihara karena didalamnya mengandung informasi yang memiliki nilai, makna tertentu yang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi/lembaga sebagai pencipta arsip. Alih media Arsip adalah proses dalam kegiatan mengubah bentuk atau format dari bentuk asli ke bentuk/media digital. Dalam penelitian saat ini akan coba untuk membuatkan model atau perancangan suatu aplikasi yang nantinya dapat membantu dalam pelaksanaan kegiatan Alih Media Arsip secara online [2]. Hasil penelitian sebelumnya sebagai berikut: 1. Memajemen Arsip untuk di jadikan kategori serta menentukan rentasi masa Arsip sebagai dasar untuk dilakukan scanning dokumen. 2. Aplikasi yang hadir saat ini adalah menggunakan aplikasi siap pakai yang merupakan utility dari hardware scanning dan berupa file PDF di simpan pada local PC masing-masing Divisi.
Berdasarkan penjelasan diatas, perancangan aplikasi yang akan dibuat mengacu pada konsep online dengan menggunakan browser dimana pada masing-masing komputer telah memiliki aplikasi brower dengan menggunakan Metode Feature Extraction Dan Template Matching.
Masalah yang dapat dirumuskan pada penelitian ini adalah, bagaimana menghasilkan suatu solusi yang dapat membantu memecahkan permasalahan yang ada saat ini.
Dalam menyelesaikan permasalahan yang ada, dibatasi dalam pembuatan model atau perancangan aplikasi yang akan membantu untuk menyelesaikan permasalahan, bilamana waktu yang ada mendukung untuk dibuatkan aplikasi jadi dan sekaligus untuk diimplementasikan, bila tidak akan dilanjutkan pada penelitian selanjutnya.
Manfaat dari penelitian ini diharapkan: 1. Hasil dari model atau perancangan aplikasi ini diharapkan dapat dibuatkan dan diimplementasikan menjadi aplikasi real. 2. Model atau perancangan aplikasi ini dapat digunakan juga oleh Pegawai baik dari jabatan Staf sampai Direktur Utama dapat melakukan pencarian arsip cepat sehingga dapat meminimalkan waktu yang ada.
2. METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang kami gunakan adalah penelitian terapan (Applied Research), karena dari hasil penelitian dapat langsung digunakan/diterapkan untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi dan pelaksanaan perancangan e-business [3] dengan menggunakan metode information systems development (ISD).
Metode tradisional systems development life cycle (SDLC) memberikan langkah- langkah terstruktur dan formal. Namun metode tersebut perlu diubah untuk menyesuaikan dengan kondisi teknologi informasi dan kebutuhan yang semakin kompleks dan memerlukan flexibility serta responsiveness yang besar. Berbagai metode modern tersedia untuk pengembangan sistem yang kompleks atau yang diinginkan cepat terwujud misalkan prototyping, joint application design, object oriented development, dan component-based development [3].
A
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E- ISSN 2503-2933 357
Untuk pengembangan e-business [4] dalam klaster ini, gabungan antara keunggulan SDLC yang terstruktur dan formal, serta prototyping dan component based development akan diterapkan.
Dalam penelitian ini akan dibuat Model atau Perancangan Aplikasi Mobile Apps Registrasi Ulang Penerima Manfaat Pensiun.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah [5]: 1. Metode observasi. Observasi atau pengamatan langsung terhadap obyek penelitian. Teknik observasi dilakukan dengan observasi berstruktur dengan menyiapkan daftar kebutuhan data dan sumber data. 2. Metode studi pustaka. Metode pengumpulan data yang diperoleh dengan mempelajari, meneliti, dan membaca buku, informasi dari internet, jurnal, skripsi, tesis yang berhubungan dengan e-business [6].
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Pembahasan
Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang tidak terpisahkan. Arsip mempunyai peran sangat penting bagi penyelenggaraan tugas dan fungsi kantor Dana Pensiun, khususnya dalam memberikan dukungan agar pelaksanaan tugas dan fungsi operasional pelayanan pada masyarakat pada umumnya dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat, lancar, berdaya guna dan berhasil guna, mengimplementasikan Visi dan Misi kantor Dana Pensiun: 1.
Mengelola Program Pensiun Manfaat Pasti untuk menjamin pembayaran manfaat pensiun kepada pensiunan dan pihak yang berhak serta memelihara kesinambungan penghasilan peserta pensiunan. 2. Menjadi lembaga dana pensiun yang mampu memelihara kesinambungan penghasilan bagi peserta pensiunan sesuai dengan Program Pensiun Manfaat Pasti [7].
Dalam menjalankan manajemen operasionalnya, dapat dikatakan kegiatan yang dilakukan kantor Dana Pensiun selalu berhubungan dengan dokumen kearsipan khususnya data peserta anggota pensiun Dana Pensiun. Arsip berperan sebagai sumber informasi yang sangat dibutuhkan dalam operasional kantor dalam management database pengelolaan anggota. Arsip berguna bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan, pelaporan, analisis dalam penentuan langkah kebijakan. Disamping itu arsip juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan sebagai alat bukti hukum.
Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, yang pada prakteknya di sesuaikan dengan kebutuhan. Seiring dengan perkembangan aktivitas kantor, dokumen tersebut juga mengalami perubahan dan perkembangan baik jenis maupun jumlah yang tentunya bila tidak dikelola dengan baik semakin lama dapat menimbulkan berbagai masalah seperti ruang, tenaga, akses pencarian dan biaya perawatannya [8].
Disisi lain, faktor alam seperti pelapukan, banjir, gempa dan tsunami juga patur diperhitungkan dalam pengelolaan arsip agar bencana alam tersebut tidak menghancurkan dokumen/arsip yang ada. Sebagai contoh peristiwa tsunami yang terjadi di Aceh selain merenggut ribuan jiwa dan meratakan bangunan juga hilangnya berbagai dokumen penting.
Peristiwa yang terjadi di Aceh akhir tahun 2004 tersebut selain masih menyisakan duka yang mendalam, sebaiknya kita di jadikan pengalaman berharga dari sisi sistem dokumentasi/kearsipan. Berbagai pihak yang terkait dengan rekontruksi Aceh pasca tsunami mengalami kesulitan karena hilangnya berbagai dokumen.
Berdasarkan hasil survey dapat dijumpai pada ruang penyimpanan berkas di kantor Dana Pensiun pada umumnya adalah sebagai berikut: Penyimpanan dokumen dilakukan dalam satu berkas map (dosir) berdasarkan Nomor Kepegawaian (NIP), nama dan tanggal lahir. Ruang penyimpanan berkas data kepegawaian didalam map plastik yang tersimpan dalam filling
358 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E-ISSN 2503-2933
cabinet yang belum dimaksimalkan saran dan prasarananya khususnya metode penyimpanan yang seharusnya menggunakan lemari arsip carosel (rotary) filling system dengan map khusus gantung yang punggung map dapat diberikan kode klasifikasi dan identitas arsip yang lebih memudahkan dalam penyimpanan, efisiensi tempat, akses pencarian dokumen lebih cepat guna penghematan waktu. Belum terdapat suatu sistem atau SOP baku mengenai filling system baik secara manual ataupun elektronik. Belum dilakukannya penduplikasian arsip secara digital (alih media) untuk seluruh arsip keanggotaan Dana Pensiun. Belum terdapat sarana dan prasarana penunjang untuk kegiatan khususnya electronic filling system [9].
Dalam era teknologi informasi dewasa ini, sudah selayaknya kantor Dana Pensiun mengkonversi berkas manual ke sistem digital/elektronik guna pemaksimalan output berdasarkan prinsip efisiensi dan efektifitas. Dengan bantuan komputer dan scanner, masalah konsistensi dan validasi data dokumen dapat ditingkatkan, problema duplikasi kerja dan inefisiensi waktu dapat dikurangi, serta pemanfaatan sumber daya manusia yang terlibat dalam sistem ini dapat di optimalkan. Jelaslah bahwa digitalisasi data atau penyimpanan arsip/dokumen secara elektronik merupakan usul yang tepat yang tidak bisa ditawar lagi.
Maksud dan tujuan yang hendak dicapai dengan melakukan modernisasi arsip dan berkas-berkas pelayanan yaitu: Mentransfer hardcopy menjadi arsip elektronik (alih media dokumen) [10]. Modernisasi sistem informasi arsip yang sudah ada dengan mengintegrasikan sistem manual yang ada ke dalam sistem elektronik filling system. Pengadaan sarana dan prasarana kearsipan baik perangkat keras dan perangkat lunak. Memperbaiki cara pengelolaan berkas di kantor Dana Pensiun yang semula hanya dikelola dalam bentuk fisik, kini juga dikelola secara elektronik; terkendali, tersimpan dengan baik, tahan lama dan mudah/cepat dalam pencarian kembali (efektif dan efisien) [11]. Mengubah pola kerja yang semula berorientasi pada fisik dokumen menjadi pola kerja yang menggunakan “filling database”
sebagai bahan dasar. Didukung dengan penanganan dokumen yang semula dikelola secara fisik menjadi dokumen digital. Sekalipun masih jauh dari harapan untuk menciptakan kondisi administratif yang “paper less”, setidaknya arah yang dituju dapat membawa ke situasi yang
“paper less”. Mengurangi pemakaian sarana penyimpanan berkas sehingga akan menambah kenyamanan dalam bekerja. Menghasilkan berbagai laporan monitoring secara lebih akurat dan interaktif. Pada saatnya nanti, dokumen dalam bentuk digital ini mampu dikembangkan menjadi suatu sistem yang memanfaatkan teknologi khusus dan internet dengan tingkat keamanan yang tinggi sehingga kebutuhan instan terhadap informasi yang terkandung dalam sebuah arsip/dokumen dapat terpenuhi dari lokasi manapun di dunia ini selama pengguna tersebut memiliki otorisasi untuk mengaksesnya [12].
3.2 Hasil
Alih Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital).
Sehingga penggunaan data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data. Proses pekerjaan alih media dari hardcopy ke digital akan membutuhkan waktu kerja dan alur kerja yang terbagi atas tahapan-tahapan yang tercakup secara integratif.
Adapun proses pendigitalisasian data (alih media) dilakukan ditempat dokumen berada, dimana dokumen tersebut tidak diperkenakan keluar dari lingkungannya untuk tetap menjaga kerahasian dan instansi terkait [12].
Melihat akan kebutuhan tersebut, bahwa manajemen informasi yang baik dengan didukung dengan teknologi yang memadai merupakan prioritas utama yang harus di selesaikan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan.
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E- ISSN 2503-2933 359
Aktivitas implementasi pekerjaan ini akan dimulai dari proses manajemen informasi sampai dengan penyerahan laporan yang disertai dengan berita acara penyerahan. Adapun alur kerja proses alih media dapat dilihat pada gambar 1 berikut:
Gambar 1. Alur Kerja Proses Alih Media
Penjelasan dari gambar 1, sebagai berikut: 1. Dokumen yang akan dipilih; 2. Supervisor melakukan serah terima dokumen dengan pihak pemilik dokumen, dengan menggunakan tanda terima yang disepakati oleh kedua belah pihak atas dokumen yang diserah terimakan, termasuk jumlah dan kondisi dokumen; 3. Dokumen disiapkan oleh Manual Operator, untuk menjadi input Scan Operator. Dokumen diberi tanda bila memerlukan perhatian khusus steples dilepas, diganti dengan klip, juga kegiatan-kegiatan lain yang diperlukan untuk mempersiapkan dokumen; 4. Dokumen di scan oleh Scan Operator, sesuai dengan aturan yang sudah disepakati oleh pihak pemilik dokumen, dengan target mendapatkan hasil scan yang terbaik; 5. Dokumen yang sudah di scan, diberi index oleh Index Operator, sesuai dengan dokumen yang bersangkutan. Bila ada hasil scan yang kurang sempurna, Index Operator dapat meminta scan operator untuk memperbaiki kembali; 6. Hasil pekerjaan di periksa secara keseluruhan oleh Quality Control. Bila ada kesalahan atau kekuranga, quality control dapat meminta operator terkait untuk memperbaikinya; 7. Dokumen yang sudah selesai di proses, dirapikan kembali oleh Manual Operator, kembali seperti kondisi dan posisi semula dokumen tersebut diterima, untuk siap diserah terimakan kembali; 8. Supervisor melakukan serah terima kembali atas dokumen yang sudah selesai dikerjakan, dengan menggunakan tanda terima yang disepakati oleh kedua belah pihak yang menyatakan bahwa dokumen sudah selesai dikerjakan dan dikembalikan seperti semula adanya.
Untuk menunjang fungsi kantor Dana Pensiun perlu dibangun Sistem Informasi Arsip Elektronik sebagai menunjang tugas pokok kantor Dana Pensiun tersebut. Pemanfaatan Teknologi Informasi dengan membangun aplikasi-aplikasi ini merupakan tindakan tepat.
360 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E-ISSN 2503-2933
Secara menyeluruh aplikasi yang dibangun seperti terlihat pada gambar 2:Gambar 2. Menu Login
Sistem sudah memiliki password atau kata sandi sehingga tidak semua user dapat menggunakan sistem tersebut secara bebas.
Dari menu utama ini kita dapat melakukan Scan Dokumen, Scan Tambahan dan Pencarian Dokumen.
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E- ISSN 2503-2933 361
Gambar 3. Menu Utama
Dengan fitur ini, user akan lebih terbantu khususnya dalam pencarian data. User cukup menulis sebagian atau seluruh dari nama data pada kolom Nomor Pasport, Nama atau Tahun Kelahiran, kemudian klik Tampilkan, maka semua data dan data pendukung pemilik Pasport tersebut akan ditampilkan dan dapat di cetak.
Gambar 4. Menu Pencarian Data User
362 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E-ISSN 2503-2933
4. KESIMPULAN
Arsip merupakan rekaman informasi dalam bentuk media apapun, yang dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Dengan mengacu pada pengertian arsip seperti yang dikemukakan tersebut diatas, maka dapat dinyatakan bahwa arsip sebagai suatu yang berwujud (entitas) dalam berbagai bentuk format yang nyata (tangible) untuk dikelola/dipelihara karena didalamnya mengandung informasi yang memiliki nilai, makna tertentu yang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi/lembaga sebagai pencipta arsip, maupun kepentingan diluar pencipta arsip tersebut.
Alih media Arsip adalah proses dalam kegiatan mengubah bentuk atau format dari bentuk asli ke bentuk/media digital. Alih media merupakan proses digitasi yaitu proses alih media dari media cetak seperti buku, majalah, koran, foto dan gambar ke dalam bentuk data digital yang dapat direkam, disimpan dan diakses melalui komputer atau media digital lainnya..
5. SARAN
Dalam penelitian saat ini akan mencoba untuk membuatkan model atau perancangan suatu aplikasi yang nantinya dapat membantu dalam pelaksanaan kegiatan Alih Media Arsip secara online dengan Metode Feature Extraction Dan Template Matching. Masalah yang ada saat ini adalah belum adanya suatu aplikasi yang dapat membantu melakukan pelaksanaan kegiatan tersebut secara online. Masalah yang dapat dirumuskan pada penelitian ini adalah, bagaimana menghasilkan suatu solusi yang dapat membantu memecahkan permasalahan yang ada saat ini. Dalam menyelesaikan permasalahan yang ada, dibatasi dalam pembuatan model atau perancangan aplikasi yang akan membantu untuk menyelesaikan permasalahan, bilamana ada waktu yang mendukung untuk dibuatkan aplikasi jadi dan sekaligus untuk diimplementasikan, bila tidak akan dilanjutkan pada penelitian selanjutnya.
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji serta syukur kami sembahkan kepada TUHAN YME atas segala rahmat dan karunia-NYA sehingga riset internal ini berhasil diselesaikan. Tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada keluarga kami Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana, dan khususnya PUSLIT Universitas Mercu Buana yang telah memberikan support dana penelitian. Tema yang dipilih dalam kegiatan riset internal ini “Alih Media Arsip dengan Metode Feature Extraction Dan Template Matching “. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna maka dari itu kritik beserta saran yang membangun sangat penulis harapkan untuk menjadi lebih baik. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca. Terima kasih. No SPK: 02- 5/1346/B-SPK/V/2022
DAFTAR PUSTAKA
[1] U.-U. N. 44, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Undang-Undang Republik Indonesia, Vol. 1. pp. 1–86, 2009.
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 355-363 E- ISSN 2503-2933 363
[2] R. Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”
Dipl. J. Kearsipan Terap., Vol. 1, No. 1, p. 47, 2018.
[3] E. Sudarmanto et al., Metode Riset Kuantitatif dan Kualitatif. 2022.
[4] M. Simanjuntak, “Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi pada E-Business,”
in Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada E-Business, 2022, p. 33.
[5] Y. Hardayani, “Efektivitas Pelaksanaan Program Pembagian Sembako Bagi Masyarakat yang Terdampak Covid 19 di Kota Bengkulu,” J. Manaj. Publik dan Kebijak. Publik …, Vol. 3, No. September, pp. 1–10, 2021.
[6] A. N. Anastasia and I. Handriani, “Aplikasi Sistem Order Jasa Graphic Designer Berbasis Web pada PT. Decorner,” J. Ilm. FIFO, Vol. 10, No. 1, p. 87, 2018.
[7] F. A. Putri, “Peran Arsiparis Dalam Pengelolaan Otomasi Arsip di Era Digital,” ABDI PUSTAKA J. Perpust. dan Kearsipan, Vol. 2, No. 2, pp. 53–57, 2022.
[8] R. Adawiyah and E. Rahmah, “Penerapan Aplikasi Arsip Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Dalam Melakukan Alih Media Arsip Nagari di Kantor Wali Nagari Pitalah Kecamatan Batipuh Kabupaten Tanah Datar,” J. Ilmu Inf. Perpust. dan Kearsipan, Vol. 7, No. 1, pp. 132–142, 2018.
[9] E. H. Purba, D. Martono, and H. Sukma, “Elektronik Arsip (E-Arsip) Dokumen Berbasis Website pada Kantor Cabang Utama PT Angkasa Pura Ii,” ICIT J., Vol. 4, No. 2, pp.
202–213, 2018.
[10] F. M. Tiara and J. Husna, “Analisis Alih Media Arsip Aktif Personal File Untuk Temu Kembali Arsip di PT Sucofindo Cabang Semarang,” J. Ilmu Perpust., Vol. 7, No. 4, pp.
141–150, 2018.
[11] S. Sutrisno and L. Christiani, “Analisis Autentikasi Arsip Digital Hasil Alih Media di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah,” J. Ilmu Perpust., Vol. 8, No.
1, pp. 248–257, 2019.
[12] E. M. Sari, “Alih Media Arsip Vital Sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral,” 2018.
