TRAINING NEED ANALYSIS
ANALISIS KEBUTUHAN
KEADAAN SEKARANG
YANG
DIHARAPKAN
KESENJANGAN
MASALAH
PENGETAHUAN KETERAMPILAN
SIKAP
(kognisi, Afeksi, konasi)
BERSIFAT TEKNIS
PELATIHAN
MASALAH
ANALISIS PELATIHAN
Langkah analisis menghasilkan informasi penting dalam merancang program pelatihan yang berkaitan dengan
pekerjaan.
Beberapa contoh pertanyaan :
Apakah ada pencapaian hasil pembelajaran pada pelatihan?
Apakah ada perubahan perilaku dan kinerja karyawan yang diharapkan?
Apakah Visi dan Misi organisasi dapat tercapai?
Apakah ada penghematan biaya secara ekonomis pada
setiap solusi pelatihan ?
• Menurut Rosset dan Arwady TNA adalah suatu istilah yang dipergunakan dalam analisis untuk memahami
permasalahan kinerja atau permasalahan yang berkaitan dengan penerapan teknologi baru.
• TNA selanjutnya disebut analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan (DIKLAT) atau penilaian kebutuhan diklat sering disebut pula sebagai Analisis Permasalahan, Analisis Pra Diklat, Analisis Kebutuhan Atau Analisis Pendahuluan.
• ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN merupakan proses
individu untuk menambah pengetahuan, ketrampilan dan
sikap dalam meningkatkan tugas dan tangguang jawab
sehingga dapat mencapai visi dan misi organisasi.
TRAINING NEED ANALYSIS
KEBUTUHAN (NEED) ADALAH KESENJANGAN ANTARA APA YANG DIHARAPKAN DENGAN KONDISI YANG SEBENARNYA, KEINGINAN ADALAH HARAPAN KE DEPAN
ATAU CITA-CITA YANG TERKAIT DENGAN PEMECAHAN TERHADAP SUATU MASALAH. SEDANGKAN ANALISA KEBUTUHAN ADALAH ALAT UNTUK
MENGIDENTIFIKASI MASALAH, GUNA MENENTUKAN TINDAKAN YANG TEPAT.
TRAINING NEEDS ANALYSIS ADALAH SEBUAH KEGIATAN UNTUK MENGANALIS GAP ANTARA KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN DENGAN KOMPETENSI AKTUAL, MAKSUDNYA MEMBANDINGKAN KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN OLEH SEBUAH
JABATAN ATAU JOB POSITION, DIBANDINGKAN DENGAN KOMPETENSI YANG DIMILIKI OLEH PEMEGANG JABATANNYA.
Secara umum dapat dikatakan bahwa Training Need Analysis merupakan penentuan perbedaan antara keadaan yang nyata dan kondisi yang diinginkan dalam kerja manusia dalam suatu organisasi
atau kelompok organisasi dalam pengertian, pengetahuan,
keterampilan dan sikap.
ANALISIS KEBUTUHAN
SUATU PROSES PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA DALAM RANGKA MENGIDENTIFIKASI BIDANG-
BIDANG, FAKTOR-FAKTOR APA SAJA YANG PERLU DITINGKATKAN ATAU DIPERBAIKI (INDIVIDU –
ORGANISASI)
8
9
THE NEEDS ASSESSMENT PROCESS
Sebab-sebab atau titik penekanan
Peraturan
Lemahnya keahlian dasar
Kinerja yang buruk
Teknologi baru
Permintaan pelanggan
Produk baru
Standar kinerja yg tinggi
Pekerjaan baru
Dukungan untuk strategi bisnis
Organizational analysis
Person analysis
opreasional analysis
Who needs training?
Apakah konteksnya?
Apa kebutuhan pelatihan mereka? Hasil
Apa yang harus dipelajari
Siapa yang mendapat pelatihan
Tipe
pelatihan
Frekwensi pelatihan
Keputusan beli atau buat pelatihan
Pelatihan atau opsi lainnya
10
DASAR PENYELENGGARAAN PELATIHAN
MENGHILANGKAN ATAU MENGURANGI GAP
(KESENJANGAN) ANTARA KENYATAAN SAAT INI
DENGAN STANDAR YANG DIHARAPKAN
TUJUAN DARI PELAKSANAAN KEGIATAN TNA
SEBAGAI INFORMASI BAHWA TRAINING ADALAH SALAH SATU UPAYA PENINGKATAN KOMPETENSI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA.
SEBAGAI DATA PENETUAN PESERTA TRAINING YANG BENAR – BENAR TEPAT DAN SESUAI DENGAN
KEBUTUHAN.
SEBAGAI DASAR DALAM MENYUSUN MATERI / SILABUS TRAINING, SEHINGGA MATERI YANG DISAMPAIKAN BERDAMPAK PADA PENINGKATAN KOMPETENSI YANG BENAR – BENAR DIBUTUHKAN.
MENGIDENTIFIKASI BAHWA JENIS PELATIHAN DAN METODE YANG DIPILIH SESUAI DENGAN TEMA ATAU MATERI PELATIHAN
MEMASTIKAN BAHWA PENURUNAN KINERJA ATAU PUN MASALAH YANG ADA ADALAH DISEBABKAN KARENA KURANGNYA PENGETAHUAN, KETRAMPILAN DAN SIKAP-SIKAP KERJA; BUKAN OLEH ALASAN-ALASAN LAIN YANG TIDAK BISA DISELESAIKAN MELALUI PELATIHAN.
SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN ANGGARAN TRAINING.
MANFAAT TRAINING NEED ANALYSIS
DENGAN PROSES ANALISA KEBUTUHAN TRAINING INI KITA AKAN DAPAT MEMETAKAN TRAINING ATAU PELATIHAN APA SAJA YANG DIBUTUHKAN OLEH PERUSAHAAN,
DENGAN PROSES ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN INI KITA DAPAT MENENTUKAN SIAPA SAJAKAH
KARYAWAN YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN,
DENGAN KEGIATAN ANALISA KEBUTUHAN
TRAINING INI KITA DAPAT MENGHITUNG BERAPA BIAYA YANG DIBUTUHKAN UNTUK PELATIHAN SELAMA SATU TAHUN.
DENGAN KEGIATAN TRAINING NEEDS ANALYSIS INI PERUSAHAAN AKAN DENGAN TEPAT MENENTUKAN JENIS DAN TOPIK-TOPIK PELATIHANNYA SESUAI DENGAN KEBUTUHAN PERUSAHAAN. SEHINGGA PELATIHAN ATAU TRAINING YANG DILAKUKAN AKAN TEPAT SASARAN DAN TIDAK MENJADI
PELATIHAN ATAU TRAINING YANG SALAH SASARAN
Tujuan Analisis Kebutuhan
1. Memastikan – pelatihan merupakan solusi atas suatu masalah
2. Memastikan bahwa peserta pelatihan – individu yang tepat
3. Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan sesuai dengan tuntutan solusi atas suatu masalah
4. Mengidentifikasi jenis dan metode yuang sesuai 5. Memastikan alasan penyelenggaraan adalah
kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap- sikap kerja
6. Memastikan keuntungan dan kerugian penyelenggaraan pelatihan
12
Prosedur Pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
1. Identifikasi kesenjangan antara kemampuan atau hasil kerja karyawan dengan hasil yang diharapkan.
2. Menilai Penting tidaknya Kesenjangan (permasalahan)
a. Tingkat signifikan pengaruh kesenjangan terhadap kegiatan atau keseluruhan kegiatan.
b. Luas ruang lingkup permasalahannya.
c. Pentingnya peranan kesenjangan tersebut terhadap masa depan atau kelancaran perusahaan.
3. Analisis Kemungkinan penyebab kesenjangan
Dalam menganalisis penyeban kesenjangan sekurang-kurangnya ada 3 kegiatan yang perlu dilakukan, yaitu :
a. Menganalisis penyebab kesenjangan melalui kegiatan observasi interview atau analisis secara logis.
b. Mengelompokan kemungkinan penyebab kesenjangan tersebut antara yang berakitan dengan kekurangan karyawan dalam bidang pengetahuan, keterampilan, dan sikap dengan penyebab yang berkaitan dengan penyebab lainnya.
c. Penyebab yang tidak berkaitan dengan kekurangan pengetahuan, keterampilan, dan sikap tidak perlu dilakukan dengan cara pelatihan.
OUPUT TRAINING NEED ANALYSIS
HASIL TNA AKAN MEMBERIKAN GAMBARAN BERUPA :
• KONDISI ATAU ISU YANG SEDANG TERJADI DI DALAM PERUSAHAAN
• PROGRAM YANG AKAN DIJALANKAN UNTUK MENANGANI POIN KONDISI / ISU
TERSEBUT
• BIAYA DAN SUMBER DAYA LAIN, TERMASUK SUPPORT, YANG
DIBUTUHKAN UNTUK MENJALANKAN PROGRAM TERSEBUT
JENIS PROGRAM YANG BISA DIJALANKAN DARI
HASIL TNA
• TRAINING
• ROTASI
• MUTASI
• COACHING
• REWARD & PUNISHMENT
• PROGRAM REMUNERASI
• DLL.
Kunci Keberhasilan TNA
Komitmen top management untuk secara konsisten mendukung pelaksanaan TNA
Kesadaran para manajer/kepala divisi bahwa program training / program-program yang dirancang dari hasil
TNA merupakan penunjang untuk menciptakan
produktivitas yang baik pada jajaran stafnya. Program ini tidak akan berjalan dan berfungsi maksimal tanpa ada
proses manajemen yang baik dari para jajaran
manajer/kadiv terhadap staf/divisinya.
TAHAPAN TAHAPAN TNA
1. ORGANIZATIONAL BASED ANALYSIS
PADA TAHAP INI, FOKUS UTAMA ADALAH MENGGALI PERMASALAHAN SECARA ORGANISASIONAL DI DALAM PERUSAHAAN. SECARA GARIS BESAR HAL INI TERKAIT KOMITMEN PARA LINI ATAS (TOP MANAGEMENT) DALAM MENJALANKAN RODA PERUSAHAAN DAN KOHERENSI ANTARA GOAL (VISI) YANG INGIN DICAPAI PERUSAHAAN DENGAN APLIKASI TINDAKANNYA. MELALUI PROSES INI AKAN
DITEMUKAN PERMASALAHAN, TANTANGAN , DAN HAMBATAN YANG PERLU DITANGANI UNTUK MENCAPAI GOAL YANG DITENTUKAN. PROSES INI MELIBATKAN PERANAN PENTING SEMUA LINI DASAR 1). ANALISIS ORGANISASI DI LINGKUP JAJARAN DIREKSI
PIHAK YANG TERLIBAT : JAJARAN DIREKSI
METODE : FOCUS GROUP DISCUTION / ANGKET
2) ANALISIS ORGANISASI DI LINGKUP DIVISI / JAJARAN MANAJER ATAU KADIV PIHAK YANG TERLIBAT : JAJARAN DIREKSI, JAJARAN MANAJER / KADIV
METODE : FOCUS GROUP DISCUTION / ANGKET
HASIL : PERMASALAHAN, HAMBATAN, DAN TANTANGAN DI PERUSAHAAN
FOLLOW UP : TRAINING ATAU NON TRAINING (SEPERTI RESTRUKTURISASI ORGANISASI, ROTASI, DESIGN REWARD SYSTEM, MUTASI, DLL )
2. TASK BASED ANALYSIS
PADA TAHAP INI AKAN DIGALI JOB DESCRIPTION DAN KUALIFIKASI APA YANG
SEHARUSNYA DIPERLUKAN UNTUK MENGISI SETIAP JABATAN BERDASARKAN JOB DESCRIPTIONNYA.
METODE : PENYEBARAN ANGKET TERBUKA DAN DISKUSI LANGSUNG DENGAN MASING-MASING KEPALA DIVISI
HASIL : JOBDESC DAN JOBSPEC
3. PERSON BASED ANALYSIS
PADA TAHAP INI AKAN DIGALI APAKAH KUALIFIKASI SETIAP KARYAWAN
PEMEGANG POSISI TELAH SESUAI DENGAN KUALIFIKASI YANG DIBUTUHKAN UNTUK SETIAP JABATAN YANG DIEMBAN.
BAHAN : KOMPETENSI / BERDASARKAN JOB SPECIFICATION DAN URAIAN TUGAS / PEKERJAAN BERDASARKAN JOB DESCRIPTION
HASIL : FORM PENILAIAN KINERJA
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN ADALAH MENENTUKAN KEGIATAN APA YANG AKAN DIKEMBANGKAN SESUAI DENGAN KEBUTUHAN. ATAU SECARA
UMUM ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU PROSES PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA DALAM RANGKA
MENGIDENTIFIKASI BIDANG-BIDANG ATAU FAKTOR-FAKTOR APA SAJA YANG ADA DI DALAM PERUSAHAAN YANG PERLU DITINGKATKAN ATAU DIPERBAIKI
AGAR KINERJA PEGAWAI DAN PRODUKTIVITAS PERUSAHAAN MENJADI MENINGKAT.
TUJUAN IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DALAM PELATIHAN
TUJUAN DARI KEGIATAN INI ADALAH UNTUK MEMPEROLEH DATA AKURAT TENTANG APAKAH ADA KEBUTUHAN
UNTUK MENYELENGGARAKAN PELATIHAN.
MANFAAT IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN
1. MEMPEROLEH DATA MENGENAI PERMASALAHAN DAN KEBUTUHAN YANG DIINGINKAN OLEH SASARAN 2. UNTUK MEMPERMUDAH DALAM MENENTUKAN SKALA PRIORITAS DALAM PERENCANAAN PROGRAM KEGIATAN.
3. MEMPERLANCAR PELAKSANAAN KEGIATAN
TINGKAT PERTANYAAN UKURAN-UKURAN yang DIAJUKAN
Hasil -hasil Apakah org.atau
Unit lebih baik krn pelatihan
Kecelakaan kerja Mutu produk Produktivitas Perputaran kary Biaya,keuntungan
Apakah pesert bersikap Berbeda pada pekerjaan Post training? Apakah Keahliannya terpakai?
Sejauh mana peserta Memiliki pengetahuan Sesudah dibanding sebelum
Apakah pesert menyukai Program, pelatih dan fas.?
Ada faedahnya? Anjuran perbaikan perilaku
Belajar
reaksi
Penilaian kerja Oleh superv.
Teman kerja, Pelanggan, bawahan
Tes-tes tertulis Tes kinerja
kuesioner
KESIMPULAN
•
• TRAINING NEEDS ANALYSIS ADALAH SEBUAH KEGIATAN UNTUK MENGANALIS GAP ANTARA KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN DENGAN KOMPETENSI AKTUAL,
MAKSUDNYA MEMBANDINGKAN KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN OLEH SEBUAH JABATAN ATAU JOB POSITION, DIBANDINGKAN DENGAN KOMPETENSI YANG DIMILIKI OLEH PEMEGANG JABATANNYA.
• TAHAPAN-TAHAPAN TNA MELIPUTI IDENTIFIKASI AWAL, INVESTIGASI, ANALISA, DESAIN PEATIHAN, DAN PELAPORAN. DALAM TAHAP ANALISA DIPEROLEH HASIL BERUPA REKOMENDASI PELATIHAN, YAITU SOLUSI PELATIHAN ATAU NON PELATIHAN. DALAM MELAKSANAKAN KEGIATAN TNA PERLU DILAKUKAN ANALISIS PERFORMASI JABATAN. UNTUK MENGANALISA PERFORMASI JABATAN ADA BEBERAPA METODE YANG DIGUNAKAN, ANTARA LAIN:
•
1. METODE PENGAMATAN LANGSUNG.
• 2. METODE WAWANCARA/INTERVIEW.
• 3. METODE KUESIONER.
• 4. METODE JOB DESCRIPTION.
• 5. METODE ANALISIS KESULITAN DAN PROBLEM SOLVING.
• 6. PENILAIAN (APPRAISAL REVIEW).
•
7. ANALISIS TENTANG KEBIJAKAN ORGANISASI.
• SELAIN ITU PERLU JUGA DILAKUKAN IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN. ADAPUN PROSEDUR IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN ANTARA LAIN SEBAGAI BERIKUT:
• 1. IDENTIFIKASI KESENJANGAN ANTARA KEMAMPUAN ATAU HASIL KERJA KARYAWAN DENGAN HASIL YANG DIHARAPKAN.
• 2. MENILAI PENTING TIDAKNYA KESENJANGAN (PERMASALAHAN)
• 3. ANALISIS KEMUNGKINAN PENYEBAB KESENJANGAN
