Monitoring Orang Tua Terhadap Pembayaran Uang Kuliah Dan Absensi Mahasiswa Berbasis SMS Gateway

Monitoring Orang Tua Terhadap Pembayaran Uang Kuliah Dan Absensi Mahasiswa Berbasis SMS Gateway

Rizaldi, Arridha Zikra Syah

Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Royal, Kisaran, Indonesia Email: ¹rizaldipiliang.rp@gmail.com, ^2*azsyra@gmail.com

Abstrak

Masalah yang selalu terjadi pada STMIK Royal pada tiap semester adalah pertama, terlambatnya mahasiswa menyusun Kartu Rencana Studi (KRS) yang disebabkan terlambatnya mahasiswa itu sendiri membayar uang kuliah sehingga kesulitan bagi prodi dalam merekap data keaktifan mahasiswa, kemudian merugikan mahasiswa itu sendiri karena dianggap absen selama tidak masuk perkuliahan. Kedua, 90% dari jumlah mahasiswa yang mendapatkan nilai akhir dibawah cukup disebabkan oleh kurangnya jumlah pertemuan perkuliahan dari jumlah minimal pertemuan yang sudah ditetapkan oleh pihak akademik, sehingga mahasiswa harus mengulang belajar pada semester depannya. Situasi seperti ini memaksa bagian prodi untuk dapat mengkondisikan jadwal, kelas, dan dosen untuk mahasiswa yang mengulang. Untuk itu, diperlukan sistem monitoring pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa berbasis SMS Gateway. Melalui sistem ini pihak akademik dapat menyebarkan informasi pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa kepada orang tua atau orang tua dapat memonitor pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa melalui layanan yang disediakan oleh sistem.

Kata Kunci: Uang Kuliah, Absensi, Monitoring, SMS Gateway, STMIK Royal Abstract

The problem that always occurs in STMIK Royal in each semester is first, the delay in students preparing the Study Plan Card (SPC) due to the late students themselves paying tuition so that the difficulties for study programs in recording student activity data, then harming the students themselves because they are considered absent during not enrolled in lectures.

Second, 90% of the students who get the final grade below are enough due to the lack of lecture meetings from the minimum number of meetings that have been determined by the academic, so students must repeat their studies in the next semester.

This situation forces the study program section to be able to condition schedules, classes, and lecturers for students who repeat. For this reason, a monitoring system for tuition payments and student attendance is required based on the SMS Gateway. Through this system, academic parties can disseminate information on tuition payments and student attendance to parents or parents to monitor tuition payments and student attendance through services provided by the system.

Keywords: Tuition, Attendance, Monitoring, SMS Gateway, STMIK Royal

1. PENDAHULUAN

Pembayaran uang kuliah dan absensi merupakan 2 faktor penting yang harus dipenuhi oleh mahasiswa untuk mengikuti proses perkuliahan pada perguruan tinggi. Mahasiswa dianggap tidak hadir pada saat proses belajar mengajar sebelum melakukan pembayaran uang kuliah meskipun mahasiswa diperbolehkan untuk masuk kelas, dan hampir setiap perguruan tinggi menerapkan sanksi bahwa mahasiswa tidak bisa mengikuti ujian akhir semester apabila tidak mencukupi jumlah pertemuan perkuliahan dari jumlah minimal pertemuan perkuliahan yang sudah ditetapkan oleh pihak akademik.

Salah satu bentuk perhatian orang tua terhadap belajar anak adalah memenuhi kebutuhan belajar. Bagi orang tua, tantangan terberat ketika anak mereka sekolah dijenjang perguruan tinggi adalah biaya kuliah. Tidak jarang orang tua berhutang bahkan ada yang menjual barang-barang berharga untuk memenuhi kebutuhan kuliah anak mereka. Tantangan berat lainnya adalah kejujuran dan keseriusan anak dalam proses perkuliahan. Orang tua harus memastikan uang kuliah yang telah diberikan sudah dibayarkan anak mereka atau belum, dan harus mengetahui anak mereka benar-benar mengikuti perkuliahan atau tidak.

Penelitian dilakukan pada salah satu perguruan tinggi swasta di kabupaten Asahan, Sumatera Utara, yaitu STMIK Royal. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan, bahwa masalah yang selalu terjadi pada setiap semester adalah terlambatnya mahasiswa dalam menyusun Kartu Rencana Studi (KRS) yang disebabkan terlambatnya mahasiswa itu sendiri membayar uang kuliah. Kondisi seperti ini tidak hanya menyulitkan bagian prodi untuk merekap data keaktifan mahasiswa, akan tetapi merugikan mahasiswa itu sendiri karena dianggap tidak hadir tanpa keterangan selama perkuliahan sudah dilaksanakan meskipun mahasiswa tersebut diperbolehkan masuk kelas. Masalah berikutnya adalah nilai akhir mahasiswa yang rata-rata D (Kurang) dan E (Gagal). 90% dari jumlah mahasiswa yang mendapatkan nilai akhir dibawah Cukup tersebut, disebabkan oleh kurangnya jumlah pertemuan perkuliahan dari jumlah minimal pertemuan yang sudah ditetapkan oleh pihak akademik, sehingga otomatis mahasiswa harus mengulang belajar pada semester depannya. Situasi seperti ini memaksa bagian prodi untuk dapat mengkondisikan jadwal, kelas, dan dosen pengampu matakuliah untuk mahasiswa yang mengulang. Karena jika tidak dikondisikan, maka akan terjadi pembengkakan jumlah

Jumlah mahasiswa STMIK Royal Kisaran secara keseluruhan pada tahun akademik 2017/2018 sebanyak 2.816 mahasiswa. Dari jumlah tersebut, pada semester ganjil sebanyak 602 mahasiswa bermasalah dengan KRS dan 592 mahasiswa bermasalah dengan nilai akhir. Pada semester genap, masalah KRS berjumlah 591 mahasiswa dan masalah nilai akhir berjumlah 604 mahasiswa. SMS Gateway merupakan aplikasi interkatif yang dapat menyampaikan pesan kepada multi penerima, dan pengguna dapat mengetahui informasi-informasi penting yang disediakan aplikasi tersebut melalui menu yang disediakan. Jadi melalui SMS Gateway orang tua bisa memperoleh semua informasi yang berkaitan dengan pembayaran uang kuliah dan menerima notifikasi ketidakhairan mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan. Sistem juga memberikan layanan kepada orang tua untuk mengecek pembayaran uang kuliah, absensi mahasiswa, dan informasi penting lainnya melalui SMS Gateway.

Beberapa penelitian yang berkaitan dengan SMS Gateway yaitu, Tagihan Pelanggan Di PT PLN Cabang Padan^[1]. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengingatkan pelanggan untuk selalu membayar tagihan listrik agar terhindar dari denda dan sanksi lainnya. Selanjutnya penggunaan aplikasi SMS Gateway untuk Pelayanan Pelanggan Batik Puri Ngadirojo^[2]. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk promosi produk. Pelanggan dapat bisa mendapatkan informasi tentang produk yang dijual dengan cepat melalui SMS Gateway. Penelitian lainnya adalah mengenai Informasi Perpustakaan Pada SMPN 1 Arjosari^[3]. Tujuan dari penelitian ini adalah memudahkan petugas perpustakaan dalam penyebaran informasi perpustakaan, khususnya pada anggota perpustakaan.

2. METODE PENELITIAN

2.1 Kerangka Teori

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan unsur atau variabel yang saling berhubungan, berinteraksi, dan ketergantungan antara satu unsur dengan unsur yang lainnya^[4]. Sedangkan informasi adalah data yang sudah diproses menjadi sebuah pengetahuan dan pengetahuan tersebut berguna bagi penggunanya atau dapat dikatakan sebagai hasil dari proses data yang dapat difungsikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau untuk analisa dalam pengambilan keputusan^[1].

Menurut Tata Sutabri, sistem informasi adalah suatu sistem yang mengolah data-data transaksi harian dalam suatu organisasi yang mendukung fungsi operasional organisasi tersebut dalam rangka menyusun kegiatan strategi untuk dapat bekerjasama dengan pihak luar melalui laporan-laporan yang diperlukan^[5]. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar^[6].

Uang kuliah merupakan biaya perkuliahan yang harus dibayar oleh mahasiswa untuk dapat mengikuti proses akademik dalam sebuah perguruan tinggi.

Absensi adalah sebuah sistem yang berfungsi memastikan hadir atau tidaknya seorang anggota pada suatu pertemuan atau pekerjaan didalam instansi^[7]. Contoh pertemuan yang menggunakan absensi sebagai alat monitoring hadir atau tidaknya seseorang dalam pertemua tersebut adalah pertemuan seminar, rapat pembentukan panitia, pertemuan perkuliahan, dan lain-lain.

Menurut Soekartawi Monitoring adalah proses penggabungan informasi beserta analisisnya berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan secara sistematis, dimana hasil dari pengumpulan dan analisis informasi tersebut dijadikan dasar evaluasi untuk perbaikan program atau kegiatan selanjutnya^[8].

SMS Gateway adalah komunikasi melalui SMS yang di dalamnya terdapat beberapa informasi, berupa nomor telepon seluler baik pengirim maupun penerima SMS, waktu, dan konten pesan yang disampaikan^[9]. Penggunaan teknologi SMS Gateway dalam perpesanan telah banyak digunakan pada berbagai bidang pekerjaan. Selain tujuannya adalah memudahkan proses kegiatan perpesanan, SMS Gateway bermanfaat dalam meningkatkat kinerja perusahaan atau organisasi.

Beberapa fitur yang umum dikembangkan dalam aplikasi SMS Gateway:

1. Auto Reply

2. Pengiriman massal atau broadcast message 3. Pengiriman terjadwal

Yang memegang peran penting dalam pengiriman SMS adalah Short Message Service Center (SMSC). SMSC merupakan jaringan telepon selular yang menangani pengiriman SMS. Jadi, pada saat seseorang mengirimkan sebuah pesan SMS melalui ponselnya, SMSC-lah yang bertugas^[2].

Gambar1. Cara Kerja SMS Gateway

Gammu merupakan aplikasi yang bersifat command line, yaitu dalam memerintahkan instruksi-instruksi tertentu menggunakan command prompt (CMD) pada saat menuliskan perintah-perintah di dalamnya^[10]

2.2 Kerangka Penelitian

Beberapa tahapan atau langkah yang dilakukan dalam penelitian ini, yaitu:

1. Menganalisis permasalahan

Tahap analisis permasalahan merupakan tahap penguraian salah satu masalah yang sedang terjadi di STMIK Royal Kisaran, yaitu tentang sistem pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa. Tujuan dari penguraian masalah tersebut adalah untuk memudahkan peneliti dalam menentukan tindakan yang akan dilakukan, mulai dari awal penelitian sampai dengan selesai, termasuk dalam menentukan peran masing-masing anggota peneliti, agar penelitian dapat dijalankan sesuai dengan Jobdesc dan tujuan penelitian yang diharapkan dapat tercapai.

2. Mengumpulkan Data

Ada beberapa cara yang tempuh agar data yang dibutuhkan dapat terpenuhi, yaitu: a) Wawancara (Interview), penulis akan melakukan wawancara pada bagian-bagian yang terkait dengan masalah yang diteliti. Kemudian data dan informasi yang diperoleh di dokumentasikan untuk dijadikan sumber referensi.

b) Pengamatan (Observasi), penulis melakukan pengamatan pada laporan-laporan dan dokumentasi lainnya dari pihak-pihak yang terkait dengan masalah, dan hasil pengamatan tersebut di pergunakan sebagai sumber referensi untuk dapat membantu peneliti dalam menentukan tindakan selanjutnya. c) Kajian Pustaka, untuk memudahkan peneliti menyelesaikan masalah yang diteliti, maka diperlukan kajian pustaka. Pada langkah ini peneliti mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan masalah yang diteliti melalui jurnal, buku, artikel, atau literatur-literatur lainnya.

3. Menganalisis Sistem

Sistem yang dianalisis adalah sistem monitoring pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa, yaitu bagaimana bentuk alur sistem yang sedang berjalan akan tuangkan ke dalam bentuk konseptual Aliran Sistem Informasi menggunakan flowchart. Setelah membuat konseptual aliran sistem yang sedang berjalan, selanjutnya dilakukan kajian terhadap proses sistem untuk menentukan bagian-bagian yang kurang atau yang lemah dari sistem tersebut. Selanjutnya dilakukan evaluasi masalah sistem, dan yang terakhir adalah menentukan tindakan yang akan di ambil untuk dilakukan perbaikan.

4. Mendesain Sistem

Sistem monitoring pembayaran uang kuliah dan absensi yang baru akan dirancang secara global dan secara terinci. Karena sistem berorientasi pada objek, maka alat bantu yang digunakan untuk perancangan secara global adalah Context Diagram dan UML (Unified Modelling Language). Sedangkan perancangan secara terinci dituangkan kedalam bentuk perancangan tabel untuk database sistem, perancangan input, perancangan proses, dan perancangan output. Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk merancang agar rancangan terlihat rapi dan profesional adalah Microsoft Excel 2007 dan Microsoft Visio 2007.

3. ANALISA DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk merancang sistem informasi monitoring orang tua terhadap pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa, dibutuhkan spesifikasi input, proses, dan output sistem sebagai berikut:

Input: data mahasiswa, data matakuliah, data transaksi pembayaran uang kuliah, dan data absensi. Proses:

Jumlah kehadiran, jumlah sakit, dan jumlah izin selama 16 kali pertemuan. Output: berupa pesan singkat kepada

Sedang untuk kebutuhan software dalam merancang sistem, yaitu : Xampp, Gammu, Modem, VBNet 2010 dan peralatan pendukung lainnya seperti kartu seluler, jaringan internet dan pulsa.

3.2 Rancangan Sistem Secara Global

Use Case Diagram: Use case diagram menggambarkan hubungan antar actor dengan sistem.

Administrator

Orang Tua Mengelola Status Login

Mengelola Absen Mengelola Pembayaran

Uang Kuliah

Mengecek Pembayaran Uang Kuliah dan Absensi

include include include include

Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi Pembayaran Uang Kuliah dan Absensi

Actifity Diagram: Activity Diagram menggambarkan aliran kerja aktivitas sistem mulai dari awal sampai akhir.

LOGIN

MENU UTAMA

MASTER

MAHASISWA MATAKULIAH

TRANSAKSI

PEMBAYARAN

UANG KULIAH ABSENSI START

STOP

Gambar 3. Actifity Diagram Sistem Informasi Pembayaran Uang Kuliah dan Absensi

Class Diagram: Class diagram digunakan untuk menampilkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang digunakan.

MAHASISWA Nim Nama_mhs Prodi No._telp Suk +Save() +Delete() +Clear() +Close()

MATAKULIAH Kd_matkul Nama_matkul +Save() +Delete() +Clear() +Close()

PEMBAYARAN Tgl Nim Jml_bayar Id_Angsuran +Save() +Close()

ABSEN Id Nim Kd_matkul p1 p2 . . p16 +Save() +Add

LOGIN Ide_user Nama Jbtn Pass +Save() +Edit() +Delete() +Clear() +Close()

Gambar 4. Class Diagram Sistem Informasi Pembayaran Uang Kuliah dan Absensi

3.3 Rancangan Input

Rancangan Form Input Data Mahasiswa

Form ini digunakan untuk menginputkan data mahasiswa ke dalam database. Selain menginputkan, form ini juga dapat menampilan data mahasiswa dan menghapusnya.

Data Mahasiswa

NIM NAMA PRODI No. TELPON UANG KULIAH

X(8) x(30) x(15) 9(13) 99.999.999

Save Delete

Clear Close

Gambar 5. Form Input Data Mahasiswa Rancangan Form Input Data Matakuliah

Form ini digunakan untuk menginputkan data matakuliah ke dalam database. Selain menginputkan, form ini juga dapat menampilan data matakuliah dan menghapusnya.

Data Matakuliah

Kode Matakuliah Matakuliah

x(10) x(30)

Save Delete Clear Close

Gambar 6. Form Input Data Matakuliah Rancangan Form Input Data Pembayaran Uang Kuliah.

Form ini digunakan untuk menginputkan data pembayaran uang kuliah ke dalam database.

Pembayaran Uang Kuliah

No. Telpon Sisa Uang Kuliah

x(13) 99.999.999

Save Close

NIM Nama

x(8) x(30) Mahasiswa

Pembayaran

Sisa 99.999.999

Tanggal Bayar Dibayar

99-99-9999 99.999.999

Rancangan Form Input Data Absensi.

Form ini digunakan untuk menginputkan data absensi ke dalam database.

Absensi

Kode Matakuliah

x(10)

(30) Save Add

Gambar 8. Form Input Data Absensi

3.4 Rancangan Proses

a. Total Absensi = Total Absensi + Pertemuan 1 + Pertemuan 2 + Pertemuan 3 + Pertemuan 4 + Pertemuan 5 + Pertemuan 6 + Pertemuan 7 + Pertemuan 8 + Pertemuan 9 + Pertemuan 10 + Pertemuan 11 + Pertemuan 12 + Pertemuan 13 + Pertemuan 14 + Pertemuan 15 + Pertemuan 16

b. Sisa Uang Kuliah = Sisa Uang Kuliah – Pembayaran 3.5 Rancangan Output

Message Pembayaran Uang Kuliah:

1. Administrator ke Orang Tua

“Hari ini tanggal 99/99/9999, dengan Nim: xxx, Nama: xxx, telah membayar uang kuliah sebesar Rp.

99.999.999, dan sisa uang kuliah sebesar Rp. 99.999.999 2. Orang tua Mengecek Langsung

“Sisa uang kuliah dengan Nim:xxx, Nama:xxx, sebesar Rp. 99.999.999”

Message Kehadiran:

“Absensi mahasiswa dengan Nim: xxx, Nama: xxx, Matakuliah: xxx:

A = 99 I = 99 H = 99

4. KESIMPULAN

Melalui sistem informasi monitoring pembayaran uang kuliah dan absensi Mahasiswa berbasis SMS Gateway pihak akademik STMIK Royal Kisaran dapat menyebarkan informasi terkait pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa kepada orang tua dan orang tua dapat memonitoring pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa dari informasi dan layanan yang diberikan dan disediakan oleh sistem. Penyebaran informasi pembayaran uang kuliah dan absensi mahasiswa kepada orang tua menggunakan SMS Gateway sangat efektif untuk mengantisipasi masalah penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan absensi mahasiswa. Orang tua mahasiswa dapat mengetahui langsung jadwal pembayaran uang kuliah, konfirmasi pembayaran uang kuliah sudah dibayar atau belum dibayar, dan pemberitahuan ketidakhadiran mahasiswa melalui SMS Gateway.

5. UCAPAN TERIMA KASIH

Ucapan terima kasih sebesarbesarnya atas pendanaan penelitian dan pubilkasi yang dibiayai oleh Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi sesuai dengan Kontrak Penelitian Tahun Anggaran 2019.

REFERENCES

[1] Suardinata and Lubis, “Jurnal Edik Informatika Pembuatan Sistem SMS Gateway Untuk Kelancaran Tagihan Jurnal Edik Informatika,” Edik Inform., vol. 2, no. 1, pp. 36–44, 2015.

[2] Wicaksono and Triyono, “Pembuatan Aplikasi SMS Gateway Untuk Pelayanan Pelanggan Batik Puri Ngadirojo,” vol. 4, no. 2, pp.

37–43, 2015.

[3] F. Nurlela, “IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org,” Indones. J. Netw. Secur.,

vol. 2, no. 4, pp. 20–25, 2013.

[4] Asidhiqi and Hartanto, “PEMBUATAN DAN PERANCANGAN SISTEM E-LETTER BERBASIS WEB DENGAN CODEIGNITER DAN BOOTSTRAP,” vol. 14, no. 04, pp. 54–60, 2013.

[5] Rizaldi. R, “Penerapan Waterfall Dalam Membangun Sistem Informasi Pengolahan Data Pelaksanaan Konstruksi Pembangunan Jalan,” vol. IV, no. 1, pp. 71–80, 2017.

[6] D. Anggraeni, “Sistem informasi pengelolaan daerah aliran sungai di bpdas kota padang,” vol. IV, no. 1, pp. 29–36, 2017.

[7] A. S. Rintjap, R. U. A. Sherwin, S. St, and O. L. St, “Aplikasi Absensi Siswa Menggunakan Sidik Jari di Sekolah Menengah Atas Negeri 9 Manado,” pp. 1–5, 2014.

[8] Mesran, M. (2012). APLIKASI SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS ONLINE. Pelita Informatika, I, 5–10.

[9] S. K. Sari, D. Remawati, and B. Widada, “Sistem informasi monitoring dan evaluasi belajar siswa berbasis web dan sms gateway di sdit nurul istiqlal klaten,” pp. 59–70.

[10] Afrina and Ibrahim, “Pengembangan Sistem Informasi SMS Gateway Dalam Meningkatkan Layanan Komunikasi Sekitar Akademika Fakultas Ilmu Komputer Unsri,” vol. 7, no. 2, pp. 852–864, 2015.

[11] C. A. Pamungkas, “PEMANFAATAN CODEIGNITER FRAMEWORK DALAM MEMBANGUN SMS GATEWAY BERBASIS GAMMU,” vol. 1, no. December, pp. 1–10, 2015.