Tanggal Audit
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012
Tinjauan Manajemen (5.6)
- Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008.
- Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen
sebelumnya.
Melaksanakan tinjauan manajemen dengan mengacu kepada SNI ISO 9001 dan mempertimbangkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya.
5 bulan Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)
Close d
2. KTS/ New, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012
Kepuasan Pelanggan (8.2.1) Analisis Data (8.4.a)
- Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan.
- Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan.
- Mengukur kepuasan pelanggan menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), sesuai KEPMENPAN No.25 Th.2004 serta melakukan kajian terhadap hasil IKM tersebut.
- Menindaklanjuti keluhan pelanggan yang disampaikan melalui e-complaint.
Oktober Evaluasi kepuasan telah dilakukan, hasilnya telah dapat ditunjukkan (mas Dimas)
Closed
3. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012
Infrastruktur (6.3)
- Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana- prasarana (asset maintenance).
Berkoordinasi dengan BAUK untuk pemeliharaan aset dan melaksanakannya.
1 minggu Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus
Close d
5 (Okt 2012) 4. KTS/ New,
Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012
Sasaran Mutu
(5.4.1) - Belum semua unit kerja melakukan evaluasi
capaian indikator kinerja (sasaran mutu) Melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) secara berkala (2 bulan) sesuai dengan jadwal tinjauan manajemen.
Oktober
2012 Capaian sasaran mutu telah
dievaluasi, hasilnya telah dapat ditunjukkan (sekretariat BAAK)
Closed
5. KTS/Old
MSD, SRU, 4 Mei 2012
MM, Tinjauan
Manajemen Perlu dilakukan tinjauan manajemen secara reguler Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu kali setahun dan dijelaskan di MM
5 Oktober
2012 Manual Mutu Closed
6. KTS/Old
MSD, SRU, 4 Mei 2012
Implementasi Tidak ada bukti hasil audit internal Telah dilakukan AIM siklus 5
UB Oktober
2012 Visitasi AIM 5 Closed
7. KTS/Old
MSD, SRU, 4 Mei 2012
Form Kalender
Akademik Nomor Revisi tidak ada Form sudah diperbaiki 4 Mei
2012 Web site UB dan Buku Pedoman
Closed
8. KTS/Old
MSD, SRU, 4 Mei 2012
Penerimaan Mahasiswa Baru
Prosedur penerimaan mahasiswa baru dimonitor,
tetapi tidak direview Selma mengikuti aturan Dikti
secara nasional Oktober
2012 UU PT 12
2012 Closed
9. KTS/New SMM ISO Pelanggan belum disesuaikan dengan proses Sebaiknya disesuaikan dengan 18 Lampiran Closed
MSD, SRU,
4 Mei 2012 bisnis struktur yang baru Oktober
2012 Manual Mutu
10. KTS/New
MSD, SRU, 4 Mei 2012
SMM ISO Belum ada siklus PDCA (untuk semua kegiatan
pada proses bisnis utama) Perbaikan Manual Mutu 18
Oktober 2012
Manual Mutu Closed
11. KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012
Pemantauan
Output Ada pemantauan output, namun belum ada
evaluasi output layanan Berkoordinasi dengan PIDK untuk melakukan evaluasi output kepuasan pimpinan
1 bulan Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)
Close d
12. KTS/New
MSD, SRU, 4 Mei 2012
Pemantauan, pengukuran, analisis dan tindak lanjut perbaikan
Audit internal belum dilakukan, demikian juga
rekaman perbaikan PTK Pendampingan pembuatan
Laporan PTK siklus sebelumnya
18 Oktober 2012
Visitasi AIM
siklus 5 Closed
13. OBS/New
MSD, SRU, 4 Mei 2012
Layanan Prima Motto belum disesuaikan dengan proses layanan
secara spesifik Mengikuti Motto UB “Join UB
be the Best” 18
Oktober 2012
Visitasi AIM
siklus 5 Closed
14. OBS/New
MSD, SRU, 4 Mei 2012
Layanan Prima Standar rentang waktu belum dicantumkan secara eksplisit dalam MP, walaupun telah menjadi acuan praktis layanan
Sudah diperbaiki di 5 MP 18 Oktober 2012
Visitasi AIM
siklus 5 Closed
15. KTS/New
MSD, SRU, Layanan
Prima: Sistem Prosedur pengaduan layanan termasuk e-
complaint, namun belum melakukan evaluasi Terintegrasi dengan prosedur di
PIDK 18
Oktober Visitasi AIM
siklus 5 Closed
4 Mei 2012 dan Prosedur secara spesifik sesuai bidang layanan 2012 16. KTS/Old
MSD, SRU, 4 Mei 2012
Layanan Prima: Sistem dan Prosedur
Tupoksi ada, tetapi masih dalam proses perubahan dengan adanya perubahan struktur baru
Mengajukan surat kepada pimpinan terkait kejelasan Tupoksi Sub bag
Pembelajaran
2 minggu Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)
Close d
17. KTS/New, Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013
ISO 9001-2008
PDCA Ada kelemahan dalam controlling suatu proses/kegiatan. Bahkan beberapa proses tidak terdokumentasi dengan baik.
Closed
18. KTS/New, Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013
ISO 9001-2008
Audit internal Hasil audit internal belum dicari akar masalahnya dan tidak diverifikasi atau verifikasi tidak
terdokumentasi sehingga tindakan preventif dan korektif tidak dilakukan.
Closed
19. KTS/New, Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013
ISO 9001-2008
Dokumentasi Sistem dokumentasi masih lemah dalam hal ketersediaan dokumen MP, perubahan dokumen dan legalitasnya.
Closed
20. OBS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
ISO 9001-2008 Penanganan keluhan pelanggan
Penanganan keluhan sudah ada tetapi analisis data untuk mengetahui problem yang ada belum ada sehingga tindakan korektif dan preventif belum dapat dilakukan.
Closed
21. KTS/New, ISO 9001-2008 Belum ada klasifikasi dalam indikator pelanggan Open
Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013
(semestinya ada pemisahan untuk mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan).
22. OBS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
ISO 9001-2008
Dokumentasi Perlu dilakukan review dari MP yang menyangkut perubahan MOU untuk menjamin organisasi mempunyai fleksibilitas ketika ada kasus yang tidak sesuai dengan perencanaan semula.
Menambahkan prosedur pada MP Pembuatan dan Penandatanganan Kerjasama
Open
23. OBS
ALS/EWSW, 16 Oktober 2013
ISO 9001-2008
Sasaran Mutu Beberapa indikator dalam sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa terukur, sehingga timbul kesulitan dalam proses evaluasi implementasi dari suatu proses.
Open
24. KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012
Penyediaan
SDM Belum ada analisis kompetensi SDM, kebutuhan
pengembangan. Berkoordinasi dengan BAUK
untuk penyelesaian Job analysis
2 minggu Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)
Open
25. OBS
ASL/
9-11 Mei 2012
Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Rekaman
- Metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip sudah ada namun belum memiliki MP Pemeliharaan retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip.
Berkoordinasi dengan BAUK dan BAKP untuk membuat surat & pengadaan barang penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi
1 minggu Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)
Open
(4.2.4) rekaman/dokumen/ arsip dan
barang milik pelanggan dan Buku
Pedoman Pendidikan
26. KTS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
Website Belum ada content Struktur organisasi Open
27. KTS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
Website Belum ada content program kerja Open
28. KTS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
Website Belum ada menu prestasi Open
29. KTS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
Website Audit intenal belum diunggah Open
30. KTS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
Website Proses pelaksanaan tinjauan manajemen belum diunggah
Open
31. OBS
ASL /EWSW, 16 Oktober 2013
ISO 9001:2008 MP-MP wajib belum dilengkapi dengan timeframe waktu pelayanan, MP Produk tidak sesuai belum lengkap pada setiap proses layanan
MP Produk tidak sesuai belum dilengkapi sesuai dengan prosedur penanganan Ijazah, KTM, dokumen kerjasasma dan dokumen lain yang tidak sesuai.
Open
32. OBS
ASL /EWSW, 16 Oktober 2013
ISO 9001:2008 Siklus PDCA pada bisnis proses belum dijelaskan pada manual mutu
Open
33. KTS
ASL /EWSW, 16 Oktober 2013
ISO 9001:2008 Evaluasi kinerja internal SDM belum diterapkan
Open
34. KTS
ASL /EWSW, 16 Oktober 2013
Pelayanan Prima, ISO 9001:2008
Belum ada Rekaman Analisis dan tindaklanjut dari Survey IKM
Open
35. OBS Pelayanan Kode etik pegawai belum disosialisasikan Open
ASL /EWSW, 16 Oktober 2013
Prima
36. OBS
ASL/EWSW, 16 Oktober 2013
Pelayanan Prima dan website
Ada SDM namun tidak ada deskripsi tupoksi, Uraian tugas ada, namun belum
dipampangkan
Open
37. OBS
ASL /EWSW, 16 Oktober 2013
Pelayanan Prima dan website
Motto mengikuti Universitas, namun belum terunggah
Open
38. OBS
ASL /EWSW, 16 Oktober 2013
Pelayanan Prima dan website
Maklumat layanan mengikut UB belum terunggah.
Open
