Secara formal, tujuan organisasi adalah arah atau tujuan yang ingin dicapai melalui prosedur, program, model (jaringan), kebijakan (policies), strategi, penganggaran dan peraturan yang telah ditetapkan. Pada dasarnya pemahaman tujuan organisasi bagi anggota organisasi yang terdiri dari manajer dan staf merupakan sarana untuk mewujudkan keterampilan, pengetahuan dan untuk memenuhi kebutuhan para anggotanya. Sedangkan tujuan organisasi bagi pemilik dan pendiri organisasi dimaknai sebagai sarana untuk mencapai tujuannya melalui kerja para anggotanya.
Tujuan organisasi harus menjadi tujuan bersama seluruh anggota organisasi sehingga seluruh anggota organisasi harus bahu membahu mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi, tujuan semuanya. Membangun tujuan bersama sebagai tujuan organisasi merupakan hal yang mendasar dan sangat penting bagi eksistensi suatu organisasi. Dengan kesadaran berorganisasi, seorang pemilik dan pendiri suatu organisasi akan mendukung proses pengelolaan organisasi yang dipercayakan kepada manajer dan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Karakteristik Organisasi
Orang yang menduduki jabatan lebih tinggi mempunyai kewenangan lebih besar dibandingkan orang yang berada di bawahnya. Oleh karena itu, koordinator harus mampu menyatukan semua orang dan memanfaatkan kekuatan dan keahlian masing-masing dalam mencapai tujuan bersama. Berbagai teori yang ada telah diperkenalkan, dievaluasi dan diperbarui secara berkala seiring dengan teori-teori baru tentang organisasi yang mencerminkan keterbatasan teori-teori sebelumnya.
Organisasi yang ada saat ini mencerminkan pola perkembangan kumulatif dimana teori organisasi telah berkembang sejak awal abad ini. Dimana setiap aliran mempunyai konsep dan ciri khas tersendiri yang berbeda satu sama lain. Secara garis besar evolusi teori organisasi digolongkan menjadi 2 (dua) tahapan teori organisasi, yaitu: tahapan teori tradisional dan modern.
Fase Teori Tradisional
Namun hanya C yang bisa memberi perintah pada H, I, dan J, padahal B dan D mempunyai status lebih tinggi dari H, I, dan J. Sebelum beralih ke teori modern, mari kita perhatikan beberapa keberatan pada tahap teori. .tradisional. khususnya yang berkaitan dengan asas kewenangan atau kekuasaan mengalir dari atas ke bawah dan asas bahwa faktor lingkungan hidup dapat diprediksi secara pasti dan dapat dikendalikan. Seperti kita ketahui, fase teori tradisional mencoba menunjukkan cara paling efisien dalam mengorganisir suatu organisasi.
Para ahli teori fase tradisional berpendapat bahwa otoritas berasal dari puncak organisasi dan mengalir dari sana. Ada lagi kelemahan fase teori tradisional yang mendapat penolakan keras, yaitu gagasan bahwa faktor lingkungan dapat diprediksi dan dikendalikan. Meskipun para pemimpin cenderung setuju dengan fase teori tradisional bahwa organisasi yang terstruktur secara rasional dan mengikuti prinsip-prinsip tertentu akan efisien dan efektif, para pemimpin berjuang untuk menghadapi faktor lingkungan yang sangat kompleks dan tidak pasti.
Fase Teori Modern
Para ahli teori fase modern mengatakan bahwa semua organisasi merupakan sistem terbuka karena kehidupan suatu organisasi bergantung pada interaksinya dengan lingkungannya. Demikian pula organisasi secara keseluruhan mempunyai karakteristik/kemampuan yang lebih besar dibandingkan dengan penjumlahan karakteristik/kemampuan masing-masing anggotanya. Kesetaraan berarti bahwa dalam sistem terbuka, beberapa penyebab berbeda dapat menghasilkan akibat yang sama.
Misalnya, organisasi dapat meningkatkan keuntungan dengan mengurangi limbah, menggunakan bahan yang lebih murah, menggunakan metode kerja yang lebih efisien dan efektif, dll. Pada tahap ini struktur organisasi mulai terbentuk dan kemudian mulai diperkuat dengan menetapkan aturan dan prosedur formal. Tahapan siklus organisasi akan menyadarkan seluruh anggotanya bahwa organisasi merupakan makhluk hidup yang terus berkembang, sehingga perlu adanya pengelolaan organisasi dengan baik.
Desain Organisasi
Berikut adalah beberapa struktur organisasi yang umum digunakan: Struktur Lini, Lini dan Staf, Fungsional, Komite, Satuan Tugas dan Matriks. Istilah matriks menunjukkan kombinasi hubungan vertikal dan horizontal dalam organisasi yang sama. Bagan organisasi vertikal adalah bagan organisasi yang paling umum digunakan oleh organisasi dan kami akan lebih fokus pada bagan organisasi vertikal.
Pola yang mengikuti perubahan lingkungan disebut pola organisasi yang bergantung pada lingkungan atau pola yang tidak tetap. Menilai Ketidakpastian Sifat Pola Organisasi 1. dapat diprediksi dengan pasti). sangat tidak pasti; tidak dapat diprediksi). Secara umum pola organisasi yang banyak digunakan oleh para manajer organisasi biasanya mengacu pada dua jenis yaitu;
Dalam lingkungan yang tingkat ketidakpastiannya relatif rendah, artinya dalam lingkungan yang relatif stabil dan aman, pola organisasi yang tepat adalah pola mekanistik. Dalam lingkungan yang tingkat ketidakpastiannya relatif tinggi, artinya dalam lingkungan yang sangat tidak pasti dan tidak stabil, pola organisasi yang tepat adalah pola organik. Kini langkah selanjutnya adalah mengumpulkan beberapa alternatif atau pilihan pola organisasi yang dapat digabungkan dan dicocokkan untuk situasi tertentu.
Rentang kendali yang luas memudahkan terciptanya organisasi organik, yang memberikan kebebasan bertindak yang cukup kepada staf, karena pengawasan sulit dilakukan. Berikut empat prinsip komunikasi efektif dalam organisasi yang diterima secara luas, terutama untuk komunikasi antara pimpinan dan staf. Pengembangan organisasi dimaksudkan sebagai upaya (segala macam teknik dan proses) untuk menyembuhkan organisasi yang sakit dan atau menjadikan organisasi menjadi lebih sehat.
Organisasi yang bersifat ekologis bersifat fleksibel atau mudah beradaptasi, cepat beradaptasi terhadap perubahan dan tekanan lingkungan. Karena tidak ada lingkungan yang stabil, yang terbaik untuk situasi saat ini adalah organisasi organik dengan jumlah tingkat hierarki yang terbatas, rentang kendali yang luas, pengambilan keputusan yang terdesentralisasi, dan kepercayaan pada tim. Para anggota organisasi yang akan terkena dampak perubahan harus diajak bicara, organisasi harus memberi tahu mereka tentang manfaat perubahan sampai mereka sadar dan memahami perlunya perubahan.
Oleh karena itu, program pengembangan organisasi pada suatu organisasi berbeda dengan program pengembangan organisasi pada organisasi lainnya. Untuk memantapkan hasil pengembangan organisasi yang dicapai dalam program pengembangan organisasi, manajemen puncak harus menciptakan suatu sistem yang memungkinkan untuk memperkuat hasil pengembangan organisasi.
Diferensiasi dan Integrasi
Bagan Organisasi
Bagan organisasi merupakan salah satu cara yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara empat elemen dasar dalam suatu organisasi. Bagan organisasi selalu menampilkan profil organisasi dimana hal ini menginformasikan kepada pegawai dan pemangku kepentingan bagaimana seluruh kegiatan terintegrasi dan tugas-tugas tertentu masih saling berhubungan dalam kegiatan operasional organisasi. Namun, bagan organisasi tidak dapat memberikan informasi tentang di mana dan bagaimana aliran komunikasi informal yang penting terjadi dan berfungsi dalam organisasi.
Selain itu, bagan organisasi juga tidak dapat menjamin pelaksanaan dan proses di lapangan dapat berjalan sebagaimana mestinya (lebih efisien) dalam mencapai tujuan organisasi. Dari bagan ini kita dapat melihat hubungan antara orang dengan departemen atau dengan bagian-bagian dalam organisasi, selain menggambarkan hubungan tersebut juga digambarkan dalam bagan organisasi. Sekelompok orang yang diorganisir atau diberi peringkat menurut otoritas, kekuasaan, atau posisinya. Karena bagan organisasi menunjukkan hierarki,.
Misalnya, jika direktur suatu organisasi mempunyai jabatan tertinggi, maka dia harus ditempatkan di puncak bagan organisasi. Bagan organisasi berguna untuk menjelaskan struktur organisasi kepada pegawai baru, dan berguna untuk menggambarkan peluang promosi baik bagi calon pegawai, pegawai baru, maupun pegawai senior. Perubahan yang terjadi di dalam organisasi itu sendiri dan perubahan di luar, seperti perubahan sosial dan ekonomi, membuat struktur organisasi tidak lagi sesuai dan struktur organisasi pun harus diubah.
Bagan organisasi tidak dapat menggambarkan hubungan manusia antar karyawan (persahabatan, permusuhan, persaingan dan sebagainya). Sebelum membangun pola organisasi, pertama-tama perlu meneliti dan menyelidiki ketidakpastian lingkungan, dan kemudian menyesuaikan pola organisasi terhadap ketidakpastian tersebut. Namun bagaimana kita menyusun pola organisasi dengan mempertimbangkan lingkungan yang terus berubah dan tidak menentu.
Tingkat ketidakpastian yang 'rendah' berarti bahwa perubahan dapat diketahui secara pasti sebelumnya; peringkat ketidakpastian 'sedang' berarti perubahan dapat diprediksi dengan pasti, sedangkan peringkat ketidakpastian 'tinggi' berarti perubahan sangat tidak menentu dan tidak dapat diketahui sebelumnya.
Jenis Pola Organisasi
Rentang Kendali dalam Pola Organisasi
Dalam rentang kendali yang sempit, staf langsung harus melaksanakan berbagai jenis tugas, sehingga spesialisasi menjadi kurang efektif. Penerapan rentang kendali yang tidak tepat pada suatu organisasi dapat menimbulkan dampak yang kurang efektif dan kurang efisien pada suatu organisasi, karena beberapa alasan. Mereka mengatakan: “Tidak ada pemimpin yang dapat secara langsung mengawasi stafnya lebih dari lima orang atau maksimal enam orang.” Namun pengalaman menunjukkan bahwa organisasi juga dapat berhasil jika rentang kendali lebih dari enam orang.
Pakar manajemen saat ini tidak menyatakan jumlah yang pasti, namun mereka berpendapat bahwa tingkat pengendalian yang tepat bergantung pada beberapa faktor situasional, antara lain. Terkadang rentang kendali yang sempit juga diperlukan, yakni jika staf tidak mampu mengendalikan dirinya dan tidak ada kaitannya dengan pencapaian tujuan organisasi. Dalam hal ini koordinasi harus dilakukan melalui pengendalian yang bersifat hierarkis, yakni melalui ruang kendali yang sempit.
Pengendalian yang terbatas juga diperlukan jika manajemen harus berkomunikasi secara teratur dan intensif dengan setiap stafnya.
Sentralisasi, Desentralisasi, dan kombinasi
Salah satu metode untuk menciptakan sistem manajemen antisipatif disebut pengembangan organisasi (OD). Pada hakikatnya kegiatan pengembangan organisasi berfokus pada perubahan terencana dan bukan perubahan acak seperti yang sering dilakukan oleh organisasi. Jika para ahli pengembangan organisasi lebih fokus pada subsistem manusia, hal ini dikarenakan di dalam organisasi terdapat aspek formal dan informal.
Diagnosis pengembangan organisasi sulit dilakukan karena pengembangan organisasi harus mengkaji informasi yang tampak maupun yang tersembunyi. Pengembangan organisasi biasanya dilakukan dengan bantuan agen perubahan yang disebut agen perubahan. Secara umum, program pengembangan organisasi melibatkan pengembangan proses sosial seperti kepercayaan, pemecahan masalah, komunikasi, dan kolaborasi dengan tujuan meningkatkan efektivitas individu dan organisasi.
Banyak orang mengkritik pengembangan organisasi karena mereka menganggap sebagian besar tujuan tersebut bukanlah hal baru. Kolaborasi vertikal antara pimpinan dan staf merupakan salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh program pengembangan organisasi. Setiap pengembangan organisasi hendaknya dilakukan evaluasi, setelah hasilnya sesuai dengan tujuan pengembangan organisasi, maka hendaknya dijaga dengan baik.
Para pemimpin harus membuka jalan bagi program pengembangan organisasi dengan meredakan situasi, dan hal ini dapat dilakukan dengan cara. Organisasi dapat meningkatkan efektivitas organisasi dan sekaligus meningkatkan efektivitas (kepuasan organisasi), apabila organisasi secara bersama-sama melaksanakan Program Pengembangan Organisasi. Mereka tentu cenderung melaporkan perkembangan organisasi dengan hal-hal menyenangkan yang didengar oleh agen perubahan.
Namun evaluasi subjektif tidak memberikan bukti kuat keberhasilan atau kegagalan suatu program pengembangan organisasi. Pengorganisasian dilanjutkan dengan tindak lanjut yang kedua yaitu pemantapan pengembangan organisasi yang telah dicapai. Dengan demikian perubahan-perubahan yang timbul akibat perkembangan organisasi akan menyatu dengan struktur, norma dan budaya organisasi.
