Alat Penilaian dan Evaluasi Peringkat Maturitas BLU versi 1.0 disusun sebagai alat bagi PPK BLU dan BLU untuk mengukur tingkat kematangan BLU dalam seluruh aspek pengelolaan organisasi secara komprehensif dan end-to-end, dimana alat ini bersifat dinamis, dapat disesuaikan dengan kondisi dan tujuan pada tahun yang bersangkutan. Kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pemangku kepentingan yang telah memberikan ide, pemikiran dan kontribusi lainnya dalam proses penyusunan Alat Penilaian dan Evaluasi Maturitas BLU, khususnya tim konsultan Ernst & Young Indonesia yang membantu pengembangan penilaian maturitas tersebut. Buku Panduan Penilaian dan Penilaian Peringkat Maturitas BLU disusun dan dikembangkan berdasarkan standar profesional yang diakui secara umum dan pendekatan sistematis yang mengikuti metode penyusunan Perangkat Penilaian dan Evaluasi Peringkat Maturitas.
Kerangka Kerja Maturity Rating
Prinsip Dasar Penilaian Maturitas BLU
Berorientasi pada hasil – Penilaian kematangan organisasi berdasarkan tujuan yang ditetapkan pada setiap tingkat kematangan. Dalam konteks ini, penilaian kematangan dilakukan berdasarkan output yang dihasilkan dari suatu kegiatan dan bersifat kuantitatif. Dalam konteks ini, penilaian kematangan dilakukan berdasarkan input dan output yang menggambarkan keseluruhan proses.
Aspek Penilaian dan Indikator Maturity Rating
KI.2 Proses Bisnis Mengukur kemampuan BLU dalam mengelola kegiatan operasional untuk mencapai tujuan dan rencana strategis organisasi. Mengukur kemampuan BLU dalam menyusun perencanaan strategis yang efektif dan efisien sesuai dengan arahan manajemen. Mengukur kemampuan BLU dalam mengelola dan mendokumentasikan pengetahuan untuk meningkatkan daya saing dan kinerja BLU.
Bobot Penilaian Maturity Rating Model
Total skor yang dicapai berdasarkan hasil penilaian masing-masing aspek disesuaikan dengan bobot penilaian (20% Keuangan dan 80% Pelayanan dan TQM) adalah 2,14. Skor yang dicapai pada setiap aspek penilaian diukur berdasarkan capaian per level pada setiap indikator, kemudian dihitung rata-rata skor per aspek penilaian.
Petunjuk Umum Penggunaan Kertas Kerja Maturity Rating
Aspek Keuangan
KE.1.9 Tren penilaian indikator mengalami peningkatan selama periode 3 tahun KE.1.10 Deviasi rasio optimalisasi kas ≥ < 0,2 dari target. KE.3.1 Awal Deviasi imbalan atas aset ≥ 0,6 dari target KE.3.2 Deviasi imbalan atas ekuitas ≥ 0,6 dari target. Terkelola KE.4.3 Penyimpangan tingkat kemandirian 0.6 > x ≥ 0.4 dari target KE.4.4 Tren penilaian indikator tetap 3 dalam kurun waktu 3 tahun.
Aspek Pelayanan
PL.3.4 Tren penilaian indikator menurun dalam periode tiga tahun. 2. PL.3.5 Terdapat layanan pengaduan masyarakat. PL.3.6 Tingkat pengaduan yang ditindaklanjuti sebesar 20% - 40%. Tujuan penilaian indikator ini adalah untuk menilai keberhasilan operasional BLU dalam produksi produk pertanian (misalnya: telur ayam kampung) sesuai dengan tujuan dalam Rencana Usaha Anggaran (RBA). Tujuan penilaian indikator ini adalah untuk menilai kinerja BLU berdasarkan jumlah pengguna jasa per tahun.
Aspek Kapabilitas Internal
AI.1.7 Organisasi setidaknya telah menyediakan fasilitas dasar untuk mendukung aktivitas operasional SDM sehari-hari (seperti: email, dll). AI.1.9 Organisasi setidaknya telah menetapkan analisis kapabilitas SDM untuk mengukur beban kerja, kompetensi, dan pengetahuan SDM dalam prosedur standar. AI.2.3 Organisasi setidaknya mempunyai arahan dari manajemen eksekutif, rencana strategis dan ketersediaan anggaran untuk mendukung kegiatan.
KI.2.4 Organisasi minimal memiliki layanan dan produk yang dikelola dari pihak ketiga untuk memenuhi kebutuhan internal dan eksternal organisasi. KI.3.2 Organisasi mempunyai minimal satu proses/kegiatan operasional sehari-hari yang didukung oleh sistem. KI.3.5 Organisasi minimal telah melakukan pengelolaan layanan TI secara rutin, dimana organisasi mempunyai visi dan misi dalam pengelolaan TI.
KI.3.6 Organisasi setidaknya memiliki sebagian proses/aktivitas operasional sehari-hari yang didukung oleh sistem. KI.4.5 Organisasi paling sedikit telah menyelesaikan inventarisasi formal permasalahan atau pengaduan pelayanan publik, dimana terdapat kebijakan penanganan pemulihan layanan, pengaduan dan masukan dari masyarakat. KI.4.9 Organisasi minimal memiliki prosedur standar untuk menangani pemulihan layanan, pengaduan, dan masukan dari masyarakat.
KI.4.15 Organisasi setidaknya menanamkan budaya inovasi untuk memastikan pelayanan publik yang diberikan kepada masyarakat sejalan dengan tren terkini.
Aspek Tata Kelola dan Kepemimpinan
TK.1.9 Organisasi paling sedikit telah melakukan review dan evaluasi untuk memastikan bahwa Rencana Strategis telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan (rencana aksi atau peta jalan). TK.2.3 Kode etik sekurang-kurangnya telah disusun dan ditetapkan secara formal untuk suatu kelompok kerja atau bagian tertentu. TK.2.4 Kode etik organisasi dikomunikasikan paling sedikit secara ad hoc, berdasarkan permintaan dari manajemen.
TK.2.9 Organisasi minimal telah menyelesaikan peninjauan dan evaluasi untuk memastikan bahwa kode etik organisasi telah ditegakkan/diimplementasikan di seluruh organisasi. TK.4.13 Hasil penelaahan dan evaluasi (audit) penerapan manajemen risiko telah ditindaklanjuti sesuai dengan rekomendasi perbaikan yang telah ditetapkan. TK.5.1 Kegiatan pemantauan dan pelaporan dilakukan minimal bersifat ad hoc dan/atau apabila diperlukan.
TK.5.2 Organisasi telah menghasilkan keluaran kerja dari kegiatan pemantauan dan pelaporan yang setidaknya bersifat informal. TK.5.9 Pemantauan dan pelaporan telah diterapkan atau dilakukan di seluruh organisasi secara konsisten sesuai pedoman yang telah ditetapkan. TK.5.11 Struktur/unit/fungsi khusus yang bertugas mengelola kegiatan pemantauan dan pelaporan dalam organisasi paling sedikit melakukan peninjauan dan evaluasi (audit) secara berkala.
TC.5.13 Hasil penelaahan dan evaluasi pelaksanaan pengawasan dan pelaporan (audit) sekurang-kurangnya ditindaklanjuti sesuai dengan rekomendasi perbaikan yang telah ditetapkan.
Aspek Inovasi
IN.1.5 Organisasi setidaknya secara teratur dan formal melibatkan pengguna jasa (BLU internal dan eksternal), dimana pengguna layanan (internal dan eksternal BLU) diajak berkonsultasi dalam berbagai tahapan pengembangan inovasi untuk menyampaikan keinginan, persyaratan dan gagasan. IN.1.6 Organisasi paling sedikit telah menetapkan standar baku dan prosedur formal dalam pelaksanaan proses inovasi yang menunjukkan keterlibatan pengguna jasa dalam proses inovasi. IN.1.7 Organisasi setidaknya telah mengembangkan strategi pelibatan pengguna jasa dalam pengembangan inovasi (misalnya: jadwal pelibatan pengguna jasa, metode pelibatan pengguna, dan sebagainya).
IN.1.9 Organisasi paling tidak memiliki keterlibatan pengguna jasa (BLU internal dan eksternal) secara rutin dan formal, dimana pengguna jasa (BLU internal dan eksternal) dilibatkan dalam setiap tahapan pengembangan inovasi dan bertindak sebagai co-designer yang berpengaruh dalam pengembangan inovasi. inovasi. IN.1.14 Organisasi mempunyai alat pendukung yang mampu mendukung pelaksanaan keterlibatan pengguna jasa (user Engagement) dalam pelaksanaan proses inovasi. IN.2.1 Organisasi paling sedikit memiliki kesadaran akan pentingnya proses inovasi dalam menunjang kegiatan operasional organisasi dan kelangsungan usaha.
IN.2.2 Organisasi menerapkan setidaknya proses inovasi ad hoc dan/atau berdasarkan persyaratan manajemen. DAN.2.9 Organisasi paling sedikit mempunyai struktur/unit/fungsi pengendalian yang mempunyai tugas sebagai pusat penilaian dan pengendalian proses inovasi dalam organisasi. DAN.3.1 Organisasi setidaknya menyadari pentingnya pengelolaan sumber daya pengetahuan dalam mendukung kegiatan operasional dan inovasi.
IN.4.7 Proses manajemen perubahan setidaknya telah dilakukan secara rutin dan formal dimana terdapat prosedur standar dalam proses manajemen perubahan.
Aspek Lingkungan
LI.2.1 Organisasi bagaimanapun juga menyadari pentingnya penggunaan sumber daya secara efisien dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. LI.2.2 Kegiatan yang bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya bagaimanapun juga dilakukan secara ad hoc, atau dalam hal apapun dilakukan berdasarkan permintaan dari pihak internal atau eksternal. Tidak ada produk kerja; setidaknya organisasi telah melaksanakan aktivitas untuk efisiensi penggunaan sumber daya, meskipun hal ini tidak didokumentasikan secara formal.
Tidak ada produk kerja, setidaknya organisasi telah melakukan pendokumentasian efisiensi penggunaan sumber daya secara informal. LI.2.4 Kegiatan yang bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya setidaknya telah ditetapkan walaupun tidak ada standar bakunya dan tidak dilakukan secara berkala (misalnya: pelaporan penggunaan sumber daya dilakukan setahun sekali). LI.2.6 Setidaknya identifikasi kebutuhan internal dan eksternal BLU untuk pelaksanaan kegiatan terkait efisiensi penggunaan sumber daya telah dimulai.
LI.2.9 Kegiatan efisiensi penggunaan sumber daya dilakukan minimal secara berkala sesuai dengan standar baku yang telah ditetapkan. LI.2.11 Standar baku pelaksanaan efisiensi penggunaan sumber daya setidaknya telah menetapkan proses penyusunan metode. Proses pengembangan metode pengukuran setidaknya mempertimbangkan penggunaan standar internasional dalam penggunaan sumber daya.
LI.2.15 Hasil pengukuran dampak lingkungan dan rencana aksi yang disusun terkait penggunaan sumber daya diperhitungkan dalam perumusan rencana strategis organisasi.
Petunjuk Teknis dan Pedoman Penggunaan Kertas Kerja Maturity Rating BLU
Pedoman Penggunaan Kertas Kerja Result-Based Aspek Keuangan
Proses penilaian maturitas BLU dengan menggunakan BLU Maturity Assessment dan Assessment Tools diawali dengan pengisian lembar Maturity Assessment Dashboard. Setelah mengisi Financial Fact Sheet dan kembali ke Dashboard, maka nilai Kematangan Keuangan tercermin di Dashboard, namun penilai tetap harus melengkapi kolom Alasan Pemeringkatan BLU dan Jatuh Tempo Rekomendasi yang terdapat pada setiap pemeringkatan. indikator aspek keuangan. Pada score sheet indikator aspek keuangan, evaluator dapat melihat hasil penilaian kematangan dan pencapaian tingkat kematangan BLU terhadap tujuan dan tren keuangan.
Pada lembar ini, penilai hanya perlu mengisi kolom Justifikasi Penilaian Maturitas BLU dan Rekomendasi Maturitas BLU secara manual. Kolom Justifikasi Penilaian Kematangan (kolom K) berisi justifikasi setiap indikator/kriteria yang dapat diperoleh berdasarkan hasil perhitungan dan analisis data indikator. Setelah mengisi kolom Justifikasi Penilaian Maturitas BLU dan Rekomendasi Maturitas BLU, maka penilaian terhadap indikator terkait selesai.
Sedangkan bagian Ringkasan Hasil Penilaian Kematangan Aspek BIRU merupakan bagian dari Dashboard yang menampilkan nilai akhir penilaian kematangan setiap aspek dan indikator. Bagian Detail Perhitungan Maturitas merupakan bagian dari Dashboard yang menampilkan hasil penilaian maturitas setiap aspek BLU yang dinilai secara keseluruhan. Kolom Jumlah Salinan: diisi dengan jumlah salinan dokumen penilaian jatuh tempo BIRU yang diberikan kepada instansi pemegang dokumen tersebut.
Kolom Pembagian : diisi dengan pembagian atau satuan orang yang menyetujui dokumen penilaian maturitas BLU.
Pedoman Penggunaan Kertas Kerja Result-Based Aspek Pelayanan
Setelah mengisi lembar 'Lembar Data Pelayanan' dan kembali ke dashboard, nilai kematangan aspek pelayanan tercermin pada dashboard, namun penilai tetap harus melengkapi kolom Justifikasi Penilaian dan Kematangan Rekomendasi BLU yang terdapat pada masing-masing lembar indikator penilaian aspek pelayanan. . Pada lembar Penilaian Indikator Aspek Pelayanan, penilai dapat melihat hasil penilaian kematangan dan pencapaian tingkat kematangan BLU untuk target dan tren layanan. Pada lembar ini, penilai hanya perlu mengisi secara manual kolom Justifikasi Penilaian Maturitas BLU (Kolom K) dan Rekomendasi Maturitas BLU (Kolom L).
Kolom Justifikasi Penilaian Maturitas berisi justifikasi setiap indikator/kriteria yang dapat dicapai berdasarkan hasil perhitungan dan analisis data indikator. Sedangkan kolom Rekomendasi Maturitas BLU memuat rekomendasi dan/atau rencana aksi perbaikan terhadap masing-masing BLU berdasarkan hasil penilaian. Angka-angka pada bagian Tingkat Kematangan BLU menunjukkan hasil akhir penilaian Tingkat Kematangan BLU yang otomatis terisi ketika seluruh indikator penilaian telah selesai.
Pedoman Penggunaan Kertas Kerja Process-Based
Data jenis cluster dan subcluster dapat dipilih dari pilihan yang tersedia pada drop-down list yang disesuaikan dengan cluster dan subcluster BLU yang akan dinilai; selebihnya data diisi secara manual. Data Identitas BLU yang telah diisi pada dashboard akan otomatis muncul pada score sheet masing-masing indikator, baik berbasis outcome maupun berbasis proses. Kolom Justifikasi Penilaian Maturitas (kolom H) berisi justifikasi setiap kriteria yang dapat dicapai berdasarkan hasil perhitungan dan analisis data indikator.
Sedangkan kolom Rekomendasi Maturitas BLU (Kolom I) memuat rekomendasi dan/atau rencana aksi perbaikan BLU yang bersangkutan berdasarkan hasil penilaian indikator dan analisis penilaian masing-masing indikator.
