1
PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN UPT PUSKESMAS BERAS BASAH
DINAS KESEHATAN PEMERINTAH KABUPATEN LANGKAT
TAHUN 2023
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan hidayatNya, sehingga penyusunan Pedoman Pengendalian Dokumen UPT Puskesmas Beras Basah dapat diselesaikan dengan baik.
Dengan tersusunnya buku Pedoman Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPT Puskesmas Mendik, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam penyususnan buku ini.
Kami sadari buku ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran perbaikan sangakami harapkan guna penyempurnaannya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan hidayahNya kepada kita semua.
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi...ii
Bab I Pendahuluan ... 1
Bab II Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas BERAS BASAH...5
A. Tujuan Proses...2
B. Tanggung Jawab dan Wewenang...2
C. Uraian Umum...2
Lampiran – lampiran...9
BAB III Penutup...10
BAB I PENDAHULUAN
Akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama merupakan upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan Upaya Kesehatan, dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku.
Untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, perlu disusun pengaturan-pengaturan (regulasi) internal yang menjadi dasar dalam pelaksanaan upaya kesehatan di Puskesmas, baik upaya kesehatan masyarakat maupun upaya kesehatan perorangan. Regulasi internal tersebut berupa Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman eksternal yang berlaku.
Pedoman ini disusun sebagai acuan untuk melaksanakan pengedalian dokumen dan rekaman agar terjadinya proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di UPT Puskesmas BERAS BASAH sesuai dengan Perundangan dan Peraturan yang berlaku serta memenuhi Persyaratan Akreditasi Puskesmas.
5 BAB II
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
A. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian dokumen di Puskesmas Beras Basah, supaya setiap dokumen yang beredar adalah sah dan terbaru serta terdistribusi sesuai pemegang dokumen.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen internal dan eksternal yang meliputi proses usulan perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft dokumen, pembahasan dokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan persetujuan dokumen, pencetakan dokumen, pendistribusian dokumen, penarikan dokumen lama, pengidentifikasian atau penyimpanan dokumen serta pemberitahuan kepada staf tentang dokumen baru.
C. DEFINISI
a. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting terkait pelaksanaan kegiatan di FKTP, berupa : SK, SOP, Pedoman, KAK.
b. Rekaman adalah suatu catatan yang menyatakan bahwa sesuatu kegiatan telah dikerjakan atau suatu bukti bahwa kegiatan telah dilaksanakan, berupa
: Notulen, buku kegiatan, Hasil evaluasi kinerja, Rekam Medis.
c. Dokumen master adalah dokumen yang isinya sama untuk semua penerima
d. Dokumen Internal adalah Dokumen yang dibuat, dicetak dan diedarkan didalam suatu instansi
e. Dokumen Eksternal adalah diluar organisasi Puskesmas Beras Basah yang dijadikan acuan untuk melakukan suatu pekerjaan.
f. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya berdasarkan Daftar Pemegang Dokumen. Apabila terjadi revisi, maka nama-nama yang tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen tersebut akan diberikan revisi terakhir tersebut.
g. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya diluar Daftar Pemegang Dokumen dan jika terjadi revisi tidak akan diberikan revisi terakhir.
D. JENIS DOKUMEN BERDASARKAN SUMBER a. Dokumen Internal
Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat (untuk Puskesmas) perlu dibakukan berdasarkan dokumen internal yang ditetapkan oleh Kepala FKTP. Dokumen internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen yang harus disediakan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) untuk memenuhi standar akreditasi.
b. Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman- pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi FKTP dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta khusus bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat.
Dokumen-dokumen eksternal sebaiknya ada di FKTP tersebut, sebagai dokumen yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.
E. MENGKONSEP DOKUMEN
a. Dokumen perlu dikonsep sesuai tata naskah yang telah ditetapkan b. Yang termasuk dokumen : SK, Pedoman, KAK dan SOP
c. Format dokumen harus seragam dalam satu unit FKTP
d. Sebelum dicetak perlu dikoreksi ulang agar tidak ada kesalahan, baik kesalahan tulis baik tanggal, atau tidak sesuai dengan format tata naskah
e. Jika sudah tidak ada kesalahan dokumen siap untuk dicetak dan diterbitkan
F. CARA MENCETAK DAN MENERBITKAN DOKUMEN 1. Dokumen Induk /Asli
Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP.
a. Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP b. Tanda tangan basah
c. Stempel basah
d. Pada kiri atas di stempel asli e. Jumlah hanya 1 diprint
f. Disimpan di bagian admin (koordinator pengendaian dokumen) 2. Dokumen Terkendali
a. tanda tangan kering
b. Stempel basah
c. Pada kiri atas di stempel Terkendali d. Jumlah sesuai kebutuhan
e. Di catat kemana di distribusikan f. Digunakan untuk kepentingan internal
E. MENCATAT DOKUMEN
a. Semua dokumen (SK, Pedoman/Panduan, KAK, SOP ) perlu dicatat b. Pencatatan dokumen menggunakan buku
c. Data base atau kolom yang dibuat : 1. Nomor urut
2. Nama Dokumen 3. Nomor Dokumen 4. Tanggal dokumen 5. Distribusi
F. DISTRIBUSIKAN DOKUMEN
1. Semua dokumen yang didistribusikan perlu dicatat
2. Selain dicatat didalam software bisa juga dicatat dalam buku expedisi sebagai bukti tanda terima
3. Dokumen yang terkendali didistribusikan dalam lingkup internal 4. Dokumen tidak terkendali didistribusikan untuk kepentingan eksternal
G. REVISI DOKUMEN
a. Semua dokumen perlu direview atau dikaji minimal satu tahun sekali
b. Cara mereview perlu diadakan rapat yang membahas tentang dokumen tersebut c. Bukti telah diadakan review dokumen adalah pelaksanaan rapat review
dokumen
d. Hasil review dokumen ditulis dalam notulen rapat , dimana isinya : 1. Dokumen masih relevan untuk dilaksanakan atau
2. Dokumen perlu dilakukan revisi
e. Jika dokumen perlu direvisi, dokumen lama di stempel Kadaluwarsa , lalu dicatat
f. Sedangkan dokumen baru, dilakukan pengendalian dokumen 1. Diterbitkan
8 2. Dicatat
3. Didistribusiakan
H. MEMUSNAHKAN DOKUMEN
a. Semua dokumen kadaluwarsa yang sudah berumur lima tahun dapat dimusnahkan
b. Sebelum dimusnahkan perlu dibuat, Berita acara pemusnahan dokumen c. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan dibakar atau dicacah
(dirobek kecil-kecil) kemudian ditimbun dalam tanah.
I. Lampiran -lampiran
1. Contoh format Form Kendali Dokumen
FORM KENDALI DOKUMEN UPT Puskesmas :
Kecamatan :
Tahun :
Bab :
PJ :
No Lokasi Dokumen
Jenis Dokumen
Nama Dokumen
Tgl Terbit
No.
Dokumen
PJ
LENGKAP Ya Tidak
2. Contoh berita acara pemusnahan dokumen
Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Pada hari ini,………..tanggal……..bulan………tahun………. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan jadwal retensi arsip berdasarkan penilaian kembali telah melaksanakan pemusnahan arsip puskesmas sebanyak…… tercantum dalam daftar arsip yang dimusnahkan terlampir…. lembar. Pemusnahan arsip secara total dengan cara…………
Saksi-saksi : Pengendalian dokumen
1……….
2……….
3……….
4……….
PENUTUP
Pada prinsipnya dokumen penyusunan Pedoman Pengendalian Dokumen dan rekaman merupakan acuan bagi Puskesmas Beras Basah dalam melakukan kegiatan Pengendalian Dokumen dan rekaman. Penyusunan ini akreditasi adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA
DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan,standar operasional prosedur dan program selain diperlukan komitmen Kepala UPT Puskesmas Beras Basah, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut.
Dengan tersusunnya Buku Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi UPT Puskesmas Beras Basah diharapkan dapat membantu UPT Puskesmas Beras Basah dan fasilitator pendamping akreditasi dalam menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi.
