PEMBUATAN PROSES BISNIS DAN DATA ALIRAN DIAGRAM MENGGUNAKAN MODUL POINT OF SALES
PADA UMKM MEKAR JAYA
UJIAN AKHIR SEMESTER ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
DISUSUN OLEH : SINTA BELLAH SULANDA
(561419030)
HALAMAN JUDUL
PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
2022
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas Enterprise resource palanning dengan judul ” Pembuatan Proses Bisnis Dan Data Aliran Diagram Menggunakan Modul Point Of Sales Pada UMKM Mekar Jaya”
Penyusunan laporan ini tentunya tidak lepas dari berbagai pihak yang telah mengizinkan, membimbing dan mengarahkan penulis dalam penyelesaian laporan ini, untuk itu kami ucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada :
1. Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan rezeki-Nya sehingga penulis dapat melaksanakan dan menyelesaikan laporan kerja praktik.
2. Bapak Idham Halid Lahay, ST., M.Sc selaku Dosen matakuliah Enterprise Resource Planning Open Source
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna dan banyak memiliki kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik, masukan, dan saran untuk laporan ini. Semoga laporan kerja praktik ini dapat memberikan manfaat bagi penulis, perusahaan, dan pembaca sekalian.
Gorontalo, 15 Desember 2022
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...i
KATA PENGANTAR...ii
DAFTAR ISI...iii
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang...1
1.2 Rumusan Masalah...2
1.3 Tujuan...2
1.4 Manfaat...2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA...3
2.1 Profil UMKM Mekar Jaya...3
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)...3
2.2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)...3
2.2.2 Konsep dasar ERP...4
2.3 Proses Bisnis...4
2.3.1 Klasifikasi Proses Bisnis...5
2.4 Data Flow Diagram (DFD)...5
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN...6
3.1 Proses Bisnis Penjualan Sayur...6
3.2 Data Flow Diagram Penjualan Sayur...8
BAB IV PENUTUP...10
4.1 Kesimpulan...10 DAFTAR PUSTAKA...11
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi dan teknologi saat ini,perkembangan teknologi dari masa ke masa semakin berkembang. Penggunaan teknologi dapat mempermudah segala kebutuhan informasi maupun pengolahan data. Hal ini dapat dilihat dengan banyaknya aplikasi atau software yang mendukung jalannya suatu aktifitas. Salah satu aktifitas yang digunakan yaitu penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mengelola sumber daya pada suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP adalah sistem yang meliputi semua aspek proses bisnis didalam suatu organisasi atau perusahaan.perusahaan mengautomasi dan mengintegrasikan proses bisnis yang ada (Cahya Putri & Suhendi, 2021).
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah sistem informasi yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomisasikan proses bisnis pada perusahaan dalam berbagai aspek, mulai dari aspek operasional, produksi sampai distribusi. Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database sehingga menjadi lebih mudah dalam berbagi data.
Provinsi Gorontalo memiliki beberapa komoditas utama baik dari tanaman pangan, hortikultura, perkebunan maupun peternakan. Berdasarkan data BPS tahun 2011, sayuran merupakan komoditas utama tanaman pangan di Provinsi Gorontalo.
Sebagian besar produksi sayuran diproduksi oleh industri rumahan yang berada pada tingkat usaha kecil menengah. Industri-industri rumahan yang terdapat pada tingkat usaha mikro menengah inilah yang perlu diperhatikan perkembangan kualitasnya. Sebab menurut Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik Indonesia, sejak tahun 2010 hingga 2017 perkembangan jumlah UMKM cukup signifikan dengan perkembangan 13% dan lebih dari 1% perkembangan positif tiap tahunnya. Hal ini tentu disayangkan jika hanya menekankan kuantitas tanpa mempertimbangkan sisi kualitas usaha UMKM. Salah satu usaha untuk meningkatkan kualitas UMKM adalah peningkatan pengelolaan sistem informasi yang dimiliki. UMKM Mekar Jaya
merupakan UMKM yang terletak di Desa Tunas Jaya, Kecamatan Bonepantai, Kabupaten Bone Bolango, Provinsi Gorontalo. UMKM ini termasuk UMKM baru karena produksi pertama dimulai pada tanggal 15 Juni 2022 dan sedang berada pada tahap pedampingan. UMKM Mekar Jaya ini merupakan UMKM yang memproduksi sayur-sayuran berupa sayur kangkung, sawi, serta sayur bayam.
Sayur-sayur yang di produksi ini nantinya akan di jual di pasar Desa Tunas Jaya.
Proses bisnis pada UMKM ini masih menggunakan proses manual sehingganya harus dilakuakn pembaruan. Salah satu pendekatan yang dapat diterapkan agar sistem yang ada di perusahaan dapat terintegrasi adalah Enterprise Resource Planning (ERP) yang merupakan suatu metode bagi perusahaan untuk mengupayakan proses bisnis yang efektif dengan cara membagi informasi menjadi dua bagian yaitu di dalam dan antar proses bisnis, dan menjalankan bisnis secara digital (Ewa Demilda, Arvianto, & Fanani Rosyada, 2022).
Berdasarkan latar belakang yang ada, maka penulis merasa tertarik untuk mengangkat penelitian tersebut, dengan judul “Pembuatan Proses Bisnis Dan Data Aliran Diagram Modul Point Of Sales Pada Umkm Mekar Jaya”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka permasalahan yang di dapatkan yaitu bagaimana cara Pembuatan Proses Bisnis Dan Data Aliran Diagram Modul Point Of Sales Pada Umkm Mekar Jaya.
1.3 Tujuan
Untuk mengetahui bagaimana cara Pembuatan Proses Bisnis Dan Data Aliran Diagram Modul Point Of Sales Pada Umkm Mekar Jaya.
1.4 Manfaat
Memberikan manfaat kepada mahasiswa agar mengetahui proses pembuatan proses bisinis dan data aliran diagram dalam sistem Enterprise Resource Planning
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Profil UMKM Mekar Jaya
UMKM Mekar Jaya merupakan UMKM yang terletak di Desa Tunas Jaya, Kecamatan Bonepantai, Kabupaten Bone Bolango, Provinsi Gorontalo. UMKM ini memproduksikan sayur-sayuran berupa sayur kangkung, sawi, serta sayur bayam. Sayur-sayuran yang dihasilkan merupakan sayuran yang diproduksi dari kebun sendiri tanpa membeli dari orang lain, UMKM ini di Ketuai oleh Ibu Hartati yang merupakan masyarakat asli Desa Tunas Jaya. UMKM ini berdiri pada tanggal 15 Juni 2022 dengan jumlah aggota 12 orang.
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
2.2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Hamilton, teknologi Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis/departemen-departemen serta unit-unit bisnis dalam suatu perusahaan dengan menggunakan single data entry (Akbar & Pratiwindya, 2016).
ERP merupakan singkatan yang terdiri dari 3 (tiga) elemen kata, yaitu Enterprise (Organisasi/ perusahaan), Resource (Sumber Daya), dan Planning (Perencanaan). Ketiga uraian kata tersebut mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja yaitu ‘planning’ yang menekankan kepada aspek perencanaan. Sedangkan enterprise’ dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu, yang memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Sudut pandang ‘enterprise’ ini berbeda dengan sudut pandang organisasi atau perusahaan yang bersifat tradisional, yakni keseluruhan organisasi/
perusahaan dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing departemen adalah subsistem. Sementara kata ‘Resource’ secara singkat dapat diterjemahkan menjadi sumber daya yang meliputi semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola agar dapat menghasilkan keuntungan (Defrizal, 2010).
Enterprise Resource Planning (ERP) menurut James A. Hall (2011: 31) adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk
mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis utamanya. Enterprise Resource Planning menurut Turban, Rainer, dan Potter (2007: 10) dirancang dan didesain untuk menyelesaikan masalah dalam area fungsional sistem informasi dengan mengintegrasikan area fungsional melalui database.
Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan Enterprise Resource Planning adalah konsep sistem informasi yang mengintegrasikan setiap modul, sehingga dapat mendukung proses bisnis utama perusahaan.
2.2.2 Konsep dasar ERP
1. Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
2. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
2.3 Proses Bisnis
Business Process Management (BPM) merupakan disiplin ilmu yang menggabungkan pengetahuan dari teknologi informasi dan pengetahuan manajemen untuk proses bisnis operasional. Sistem ini merupakan software yang sedang dikembangkan oleh tim elaborative dalam rangka mempercepat dan mengefisiensi operasional bisnis (Aalst, 2006).
Proses bisnis dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu main process dan support process. Main process adalah proses yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Seseorang yang berhubungan langsung dengan perusahaan dan menerima pasokan dari pemasok untuk aktivitas pelanggan. Sedangkan support process merupakan proses yang tidak mengeluarkan nilai secara langsung, tetapi proses yang mendukung berjalannya main process (Andersen, 2007).
2.3.1 Klasifikasi Proses Bisnis
Proses bisnis dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Proses Utama (Primary Processes)
Merupakan proses yang dapat menghasilkan nilai dalam perusahaan mulai dari permintaan bahan baku atau material dari supplier hingga kegiatan yang dilakukan oleh pelanggan.
2. Proses Pendukung (Support Processes)
Merupakan proses yang secara tidak langsung dapat menghasilkan nilai, tetapi dibutuhkan untuk mendukung proses utama.
3. Proses Pengembangan (Development Processes)
Diperlukan untuk meningkatkan kinerja nilai dengan proses utama dan pendukung
2.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Aliran Diagram atau Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data (Jogiyanto, 2005). Berikut adalah notasi atau simbol yang terdapat pada DFD (Sutanta, 2003):
1. Terminator atau Entitas Luar yang mewakili entitias eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang dilambangkan dengan notasi persegi.
2. Proses merupakan aktivitas yang dilakukan oleh entitas yang mengolah input menjadi output yang dilambangkan oleh lingkaran.
3. Data store digunakan merupakan model sekumpulan paket data yang digunakan untuk menyimpan data yang terkomputerisasi.
4. Data flow atau Alur Data menunjukkan aliran informasi yang terdapat pada sistem.
Perancangan DFD akan membentuk proses bisnis perusahaan.
Perancangan proses bisnis harus menyesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis kondisi perusahaan dengan modul yang terdapat pada ERP. Keterkaitan modul
dengan proses bisnis dipetakan dalam satu matriks keterkaitan antara modul ERP dengan proses bisnis perusahaan (Rispianda, dkk., 2014).
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Proses Bisnis Penjualan Sayur
Gambar 3.1 Proses Bisnis Penjualan Sayur di UMKM Mekar Jaya
Berikut adalah deskripsi dari FlowMap Pemesanan Manual Pada Penjualan Sayur UMKM Mekar Jaya :
1. Pembeli atau konsumen memberitahu jenis sayur yang akan di beli kepada penjual sayur.
2. penjual Sayur menerima pesan, lalu menyiapkan sayur sesuai dengan permintaan yang telah diterima.
3. penjual Sayur memberikan permintaan pesanan kepada pembeli.
4. Setelah penjual Sayur memberikan permintaan kemudian pembeli memerikasa apakah permintaan sayur yang mereka inginkan telah sesuai atau belum.
Apabila belum. Apabila telah sesuai pesanan maka lanjut ke pembayaran dan apabila belum sesuai pesanan maka kembali disampaikan kepada penjual agar dapat di cek kembali.
5. Jika pesanan bahan masakan sesuai dengan permintaan yang telah diberikan maka pembeli melakukan transaksi pembayaran kepada penjual sayur
6. Setelah transaksi pembayaran telah berhasil dilakukan maka proses pemesanan pada tukang sayur telah selesai, lalu penjual mencatat hasil penjualan yang akan dijadikan laporan penjualan.
3.2 Data Flow Diagram Penjualan Sayur
Gambar 3.2 Data Flow Diagram Penjualan Sayur
Pada gambar diatas dijelaskan proses yang terdiri dari 2 entitas luar, 4 proses dan 3 storage file, diagram aliran proses yang sudah dirancang didapatkan beberapa alur proses dari satu bagian ke bagian lainnya terhubung dengan adanya sistem. Sistem ini menggambarkan beberapa aliran proses dan informasi data maupun beberapa dokumen yang terhubung ke bagiannya masingmasing. Berikut penjelasan proses aliran datanya :
1. Dimulai dari bagian menerima permintaan pesanan dan mencatat jenis sayur
2. Setelah ada pesanan kemudian dilanjutkan dengan pengecekan stok barang atau stok sayur lalu penjual menyetujui proses transaksi.
3. Setelah transaksi selesai lalu pelanggan melakukan pembayaran.
4. Setelah dilakukannya proses pembayaran lalu penjual memberikan nota belanja kepada pembeli.
5. Selanjutnya setelah semua proses selesai dilakukan pembuatan laporan keuangan oleh owner yang sekaligus menjadi penjual sayur di pasar tersebut.
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari tahap-tahap penggambarana alur prose dan DFD diatas dapat disimpulkan bahwa: Data Flow Diagram dapat digunakan untuk menggambarkan Sistem penjualan serta pembayaran sehingga terlihat aliran data yang digunakan untuk kebutuhan input, process maupun output. Hal ini memudahkan untuk mengkomunikasikan sistem yang dirancang kepada pengguna lainnya. DFD pada sistem pakar ini juga memperlihatkan bahwa sistemnya terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan. Dalam merancang sistem penjualan dan pembayaran, yang perlu diperhatikan adalah integrasi antar sub sistem, sehingga dapat memudahkan dalam mengola data penjualan, stok barang, dan pembayaran
DAFTAR PUSTAKA
Akbar, R., & Pratiwindya. (2016). Implementasi Enterprise Resource Planning ( Erp ) Pada Sistem Pembelian , Persediaan , Penjualan Dan Customer Relationship Management ( Crm ) ( Studi Kasus : Jaya Utama Motor ), (November).
Cahya Putri, L., & Suhendi, S. (2021). Analisis dan Implementasi ERP pada Modul Point of Sale Studi Kasus Toko Tas Apidah. Jurnal Informatika Terpadu, 7(1), 01–07. https://doi.org/10.54914/jit.v7i1.425
Defrizal, Y. (2010). Penerapan Konsep Enterprise Resource Planning (Erp) Pada Aplikasi Keluhan User Bagian Helpdesk (Studi KasUS : PT.SARIJAYA PERMANA SEKURITAS) LEMBAR SAMPUL Oleh.
Ewa Demilda, Y., Arvianto, A., & Fanani Rosyada, Z. (2022). Implementasi Software Odoo dengan Menggunakan Modul Accounting, Inventory, Purchase, dan Point Of Sales Pada Toko Al Hikmah Mart (AH Mart) di Bogor Jawa Barat. Industrial Engineering Online Journal, 4(11).
