i
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI BAGIAN SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN,
PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH (BAPPEDA) KABUPATEN KLATEN
Disusun Oleh : CITRA ZELIKA
D1515020
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2018
ii
PERSETUJUAN
SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI BAGIAN SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN,
PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH (BAPPEDA) KABUPATEN KLATEN
Disusun Oleh : CITRA ZELIKA
D1515020
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 7 Maret 2018 Pembimbing,
DJOKO PURWOKO, SS.,MH.
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Rabu
Tanggal : 14 Maret 2018
Disusun Oleh : CITRA ZELIKA
D1515020
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Drs. Suryatmojo M.Si.
2. Penguji 2 Djoko Purwoko, SS.,MH.
Mengetahui, Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si NIP. 19610825 198601 2 001
iv MOTTO
“Boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagi kamu.
Dan boleh jadi kamu mencintai sesuatu, padahal ia amat buruk bagi kamu.
Allah Maha mengetahui sedangkan kamu tidak mengetahui”
(Al-Baqarah: 216)
“Barang siapa menginginkan dunia, maka harus dengan ilmu.
Barang siapa ingin menginginkan akhirat, maka harus dengan ilmu.
Dan barang siapa menginginkan keduanya, maka harus dengan ilmu.”
(Imam Syafi’i)
“Kesulitan yang kamu hadapi saat ini jadikanlah semangat baru untukmu menata masa depan.
Bersyukur, ikhlas dan selalu berserah diri pada-Nya adalah kunci utama.”
(Penulis)
v
PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk:
1. Ibuku Sri Ekowati tercinta, terimakasih atas kasih sayang, dukungan, bantuan dan doa untukku selama ini.
2. Seluruh keluarga besarku atas dukungan, bantuan serta doa untukku menyelesaikan kuliahku.
3. Sahabat- sahabatku tersayang yang sudah setia menemaniku dikala susah maupun senang atas bantuan, dukungan, doa, dan ketulusan menemaniku sampai saat ini.
4. Seseorang yang kelak akan menjadi pendamping hidupku.
5. Teman- teman seperjuangan di jurusan Manajemen Administrasi angkatan 2015.
6. Teman- teman di Himpunan Mahasiswa Diploma periode 2016/2017 dan 2017/ 2018, anggota divisi advokasiku tersolid.
7. Almamater FISIP UNS tercinta yang telah menjadi bagian dan saksi dari perjalanan hidupku.
vi
PERNYATAAN
Nama : Citra Zelika N I M : D1515020
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten” adalah betul-betul karya sendiri. Hal- hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 14 Maret 2018 Yang Membuat Pernyataan,
Citra Zelika
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil‟alamin, dengan mengucapkan puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat, karunia dan bimbingan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul yaitu “Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten”. Penulisan Tugas Akhir ini ditujukan untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis ucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Djoko Purwoko, SS., MH. Selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan pengarahan, bimbingan serta petunjuk dalam penulisan Tugas Akhir.
2. Bapak Drs. Suryatmojo M.Si Selaku Dosen Penguji yang telah memberikan pengarahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeini,.MS.i selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Rino Ardhian Nugroho, S.Sos, M.T.I.Ph.D selaku Pembimbing Akademik.
6. Drs. Bambang Sigit Sinugroho, MM selaku Kepala Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang telah memberikan izin tempat kepada penulis untuk melakukan pengamatan.
7. Trimo Trijoko, S.sos selaku kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian kantor Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah
viii
(BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang telah mendukung penulis dalam proses magang.
8. Mardiyanto selaku admin surat menyurat di bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang telah membimbing penulis dalam proses magang dan pencarian materi.
9. Anggorowati Dwi Saputro, A.Md selaku bendahara di Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang telah membantu dalam pencarian data pendukung dalam penulisan Tugas Akhir ini.
10. Kedua Orang Tua dan keluarga besarku tercinta yang telah memberikan dukungan dan doa pengarahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
11. Sahabat- sahabatku yang telah menjadi teman seperjuangan dalam menuntut ilmu.
12. Seluruh teman- teman di D mnIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, khususnya Manajemen Administrasi Angkatan 2015.
13. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan dan penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan baik dalam penyajian maupun penyusunan. Kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan penuh kerendahan hati demi perbaikan selanjutnya. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan, akhir kata penulis mengucapkan terimakasih.
Surakarta, 14 Maret 2018
Penulis
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... iv
PERSEMBAHAN ... v
PERNYATAAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
ABSTRAK ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat Pengamatan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6 A. TINJAUAN PUSTAKA ... 6
1. Sistem ... 6
a. Pengertian Sistem ... 6
x
b. Klasifikasi Sistem ... 8
2. Pengolahan Data... 9
3. Surat ... 11
a. Pengertian Surat ... 11
b. Fungsi Surat ... 12
c. Prinsip- prinsip Surat ... 13
d. Syarat- syarat Surat yang Baik ... 14
e. Macam- macam Surat ... 15
4. Sistem Pengelolaan Surat ... 16
a. Surat Masuk ... 16
b. Surat Keluar ... 17
5. Basis Web ... 18
B. METODE PENGAMATAN ... 19
1. Lokasi Pengamatan ... 19
2. Jenis Pengamatan ... 20
3. Teknik Pengumpulan Data ... 20
a. Wawancara ... 20
b. Observasi ... 22
c. Pengkajian Dokumen dan Arsip... 23
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ... 26
A. Profil Instansi ... 26
B. Arti Logo Instansi ... 26
C. Sejarah Singkat ... 28
xi
D. Visi dan Misi ... 29
E. Struktur Organisasi ... 30
F. Tugas dan Fungsi ... 33
G. Kegiatan Magang ... 56
H. Rekruitmen Pegawai ... 57
I. Jumlah Pegawai ... 60
J. Jam Kerja ... 61
K. Penggajian Karyawan ... 62
L. Tata Kelola Kantor ... 62
M. Fakta Integritas ... 69
N. Pengawasan Melekat ... 69
O. Tanggung Jawab Sosial ... 70
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMAHASAN ... 72
A. Pengelolaan Surat ... 72
B. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) ... 87
C. Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten ... 89 D. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Sistem
Berbasis Web dan Manual Serta Kendala- Kenadala
xii
Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan
Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten ... 113
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 116
A. Kesimpulan ... 117
B. Saran ... 118
DAFTAR PUSTAKA ... 119 Lampiran- lampiran
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1. Tabel Data Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan
Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah
(BAPPEDA) Kabupaten Klaten tahun 2016 ... 2 Tabel 1.2. Tabel Data Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan
Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten pada Bulan Januari-
September 2017... 3 Tabel 3.4 Tabel Jumlah Pegawai Tetap Bedasarkan Pangkat/ Gol.
Ruang... ... 60 Tabel 3.5 Tabel Jumlah Pegawai Kontrak... 61 Tabel 3.5 Tabel Jam Kerja... 61
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 3.1. Gambar Logo Badan Perencanaan Penelitian
dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten ... 26
Gambar 3.2. Gambar Bagan Struktur Organisasi ... 31
Gambar 3.3. Gambar Bagan Struktur Organisasi Di Bagian Sekretariat ... 32
Gambar 4.1. Contoh Lembar Disposisi Surat Penting dan Surat Undangan ... 74
Gambar 4.2. Contoh Surat Penting dan Surat Undangan ... 75
Gambar 4.3. Contoh Lembar Diposisi Surat Biasa (Rutin) ... 76
Gambar 4.4. Surat Biasa (Rutin) ... 77
Gambar 4.5. Contoh Lampiran Surat Biasa (Rutin) ... 78
Gambar 4.6. Daftar Kode Klasifikasi dan Nama Klasifikasi ... 79
Gambar 4.7. Contoh Surat Penting dan Surat Undangan ... 82
Gambar 4.8. Contoh Surat Biasa (Rutin) ... 84
Gambar 4.9. Daftar Kode Klasifikasi dan Nama Klasifikasi ... 85
Gambar 4.10. Gambar buku agenda surat masuk ... 91
Gambar 4.11. Menu Login ... 92
Gambar 4.12. Menu Utama ... 93
Gambar 4.13. Menu Pada Surat Masuk ... 94
Gambar 4.14. Menu Tambah Surat Masuk... 95
Gambar 4.15. Tampilan Pencarian Data Surat Masuk ... 97
Gambar 4.16. Menu Cetak Lembar Disposisi ... 98
Gambar 4.17. Lembar Disposisi ... 99
Gambar 4.18. Contoh Konsep Surat Tahun 2017 ... 102
Gambar 4.19. Tabel Pemeriksaan Hasil Surat ... 103
Gambar 4.20. Data Urutan Nomor Surat Keluar Tahun 2017 ... 104
Gambar 4.21. Menu Login ... 105
Gambar 4.22. Menu Utama ... 106
xvi
Gambar 4.23. Menu Dalam Surat Keluar ... 107 Gambar 4.24. Tampilan Menu Data Surat Keluar ... 108 Gambar 4.25. Tampilan Menu Tambah Surat Keluar ... 109 Gambar 4.26. Tampilan Pencarian Data Surat Keluar Bedasarkan
Nomor Surat dan Perihal Surat ... 111 Gambar 4.27. Contoh Surat yang Sudah Ditanda Tangan dan
Sudah Diberi Cap Resmi ... 112 Gambar 4.28. Amplop Surat Badan Perencanaan, Penelitian, dan
Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten ... 113
xvii ABSTRAK
Citra Zelika, D1515020, SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI BAGIAN SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN, PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH (BAPPEDA) KABUPATEN KLATEN, Tugas Akhir, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2018, 120 halaman
Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu aktivitas kerja dalam suatu organisasi atau instansi baik dari lembaga pemerintah atau swasta. Penggunaan komputer sebagai perangkat pendukung dalam pengolahan data sangat diperlukan. Dalam suatu organisasi atau instansi teknologi informasi sangat berguna terutama dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar. Tujuan pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat kantor Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten .
Lokasi pengamatan bertempat di Bagian Sekretariat kantor Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten . Jenis pengamatan penulis menggunakan pengamatan dengan pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. Teknik pengumpulan data penulis menggunakan teknik wawancara dilakukan dengan Bapak Mardiyanto selaku Admin Surat Menyurat di Bagian Sekretariat Kantor Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang dilaksanakan pada tanggal 17 Juli 2017 pukul 08.30 WIB di ruang Bagian Sekretariat , observasi dilaksanakan selama 1 bulan mulai dari tanggal 17 Juli - 17 Agustus 2017, serta pengkajian dokumen dan arsip terkait.
Hasil pengamatan yang dilakukan berupa data mengenai kegiatan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat kantor Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten yang terdiri dari sistem, pengelolaan, surat, sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di aplikasi berbasis web “Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten” , sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat kantor Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten, serta keuntungan dan kerugian sistem berbasis web dan manual serta kendala- kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk da surat keluar di bagian Sekretariat kantor Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten
