392| Universitas Multi Data Palembang
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PERUSAHAAN PERDAGANGAN BERBASIS WEBSITE
Nyoman Adi Adnyana1*), Dorie P. Kesuma2
1.2Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang
1*)[email protected], 2[email protected]
Kata kunci:
MySQL; PHP; RUP; sistem informasi kepegawaian;
Abstract: PT. Ulu Mas jaya is a company engaged in the wholesale trade and services business. This company has several problems related to staffing at the company, such as the company is still not optimal in searching staffing data, submitting leave by employees is still done manually, HRD does not have data records for prospective new employees. PT. Ulu Mas Jaya requires a personnel information system that can provide convenience for HRD, Directors and employees in carrying out the desired process. The staffing system to be built is website-based using the RUP (Rational Unified Process) methodology which has 4 phases, namely Inception, Elaboration, Construction and Transition. When designing a system for the author's company using the programming language PHP and MySQL as the database. The results of the development of this staffing information system for the company can overcome the problems that are being experienced by PT. Ulu Mas Jaya.
Abstrak: PT. Ulu Mas jaya merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang usaha perdagangan besar dan jasa. Pada perusahaan ini memiliki beberapa masalah terkait kepegawaian pada perusahaan, seperti perusahaan masih kurang optimal dalam pencarian data kepegawaian, pengajuan cuti yang dilakukan oleh pegawai masih dilakukan secara manual, HRD tidak memiliki record data calon pegawai baru. PT. Ulu Mas Jaya membutuhkan sebuah sistem informasi kepegawaian yang dapat memberikan kemudahan bagi HRD, Direktur dan pegawai dalam melakukan proses yang diinginkan. Sistem kepegawain yang akan dibangun ini berbasis website dengan menggunakan metodologi RUP (Rational Unified Process) yang memiliki 4 fase yaitu Inception, Elaboration, Condtruction dan Transition. Saat perancangan sistem untuk perusahaan penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database. Hasil dari pengembangan sistem informasi kepegawaian ini pada perusahaan dapat mengatasi permasalahan yang sedang dialami oleh PT. Ulu Mas Jaya.
Adnyana & Kesuma (2023). Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian pada Perusahaan Perdagangan Berbasis Website. MDP Student Conference 2023
PENDAHULUAN
Penggunaan teknologi dari komputer sudah menjadi sebuah kebutuhan yang sangat penting dalam kemajuan sebuah teknologi informasi, dan pemanfaatan sebuah teknologi konputer yang tepat dalam mendukung akan kemajuan sebuah perusahaan yang didukung oleh SDM yang handal dan terampil akan dapat mempermudah pengguna untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan, dalam skala yang besar maupun dalam skala kecil. Hampir setiap bidang telah menggunakan teknologi informasi dalam menunjang kegiatan
Universitas Multi Data Palembang | 393
operasional yang telah dilakukan oleh suatu perusahaan. Kebutuhan akan informasi menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan hingga saat ini. Salah satu contoh sistem informasi yang bisa digunakan saat ini adalah sistem informasi kepegawaian.
Menurut [1] sistem informasi merupakan sebuah sistem yang terdapat pada suatu organisasi atau perusahaan yang memiliki kebutuhan pengolahan suatu transaksi harian yang mensupport suatu kegiatan atau operasi yang sifatnya manajerial dengan strategi dari perusahaan atau organisasi tersebut yang nantinya diperlukan untuk pengambilan keputusan dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Sedangkan menurut [2]
sistem informasi adalah sebuah sistem yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi yang memberikan sustu kebutuhan pengolahan transaksi harian pada perusahaan atau organisasi .
Menurut penelitian terdahulu [3] sistem informasi kepegawaian merupakan sebuah sistem informasi manajemen yang gunanya untuk mengolah sebuah data dan mengumpulkan sebuah data, gunanya untuk pendukung dalam pengambilan sebuah keputusan agar dapat meningkatkan kinerja dari perusahaan khususnya dalam sistem kepegawaian. Dan menurut penelitian lainnya [4] sistem informasi kepegawaian adalah suatu sistem informasi manajemen yang berperan untuk menyediakan sebuah akses data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Penelitian lain juga dilakukan oleh [5] dengan adanya sistem informasi kepegawaian saat proses pengolahan data pegawai seperti merekrut pegawai baru, membuat laporan data pegawai dan penyimpanan data pegawai akan menjadi lebih mudah.
PT. Ulu Mas Jaya Palembang merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang usaha perdagangan besar dan jasa. perusahaan ini didirikan pada tanggal 30 Agustus 2013 dengan nama CV. Ulu Mas, dan pada tanggal 22 Februari 2019 mereka berganti nama menjadi PT. Ulu Mas Jaya, brand utama dari perusahaan ini adalah Brayamart di brayamart ini mereka menyediakan berbagai bahan pokok untuk masyarakat, seperti beras, minyak, sayur-sayuran, buah-buahan dan masih banyak lagi yang mereka sediakan untuk dijual kepada masyarakat. Pada perusahaan ini untuk proses kepegawaian masih dilakukan secara manual sehingga menyebab kurang effisien dalam proses kepegawaian yang mereka lakukan. Salah satu proses yang masih dilakukan secara manual adalah proses pengajuan cuti yang dilakukan oleh pegawai, pengajuan cuti pada perusahaan masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan HRD tidak memiliki record cuti pegawai dan pegawai kesulitan untuk mengetahui status cuti yang mereka ajukan, karena harus melakukan konfirmasi dahulu kepada HRD perihal pengajuan cutinya disetujui atau tidak. Maka diperlukannya sebuah sistem kepegawaian yang dapat menyelesaikan permasalahan yang sedang mereka hadapi, pada sistem yang akan dibangun nantinya untuk HRD dapat memiliki record cuti pegawai yang diajukan oleh pegawai yang tersimpan pada laporan cuti, dan pegawai juga nantinya akan dapat mengetahui status cuti mereka setelah pengajuan cuti mereka divalidasi oleh HRD dan Direktur.
METODE
Dalam melakukan penelitian ini Metode yang digunakan dalam perancangan sistem informasi kepegawaian pada perusahaan ini menggunakan metode Rational Unified Process (RUP), metode RUP adalah sebuah pendekatan dalam pengembangan perangkat lunak yang prosesnya dilakukan secara berulang-ulang [6]. Kelebihan dari RUP ini sendiri adalah dapat mengatasi beberapa kelemahan dalam pengembangan yang dilakukan pada sebuah perangkat lunak tanpa melakukan konsep atau proses pengulangan. RUP ini sendiri menggunakan proses atau konsep object oriented dengan suatu aktifitas yang berfokus dalam pengembangan suatu medel dengan menggunakan Unified Model Language (UML).
Manfaat yang didapat saat menggunakan metode RUP adalah bisa menangani suatu resiko yang berkaitan dengan suatu pengembangan dalam hal kebutuhan sistem berdasarkan perubahan yang klien inginkan. Ada beberapa tahapan dalam metode yang digunakan untuk merancang sistem informasi kepegawaian yang akan dibangun, yaitu (1) Inception (Permulaan). Pada tahapan inception proses yang dilakukan yaitu pengumpulan data dan indetifikasi permasalahan. Untuk pengumpulan data proses yang dilakukan adalah melakukan wawancara secara langsung kepada manager perusahaan perihal profil perusahaan dan permasalahan yang ada pada proses kepegawaian yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Pada identifikasi permasalahan proses
394 | Universitas Multi Data Palembang
yang dilakukan dalam mengidentifikasi permasalahan menggunakan kerangka PIECES. (2) Elaboration (Perluasan/perencanaan). Pada tahap ini proses yang dilakukan adalah menganalisi masalah menggunakan analisis matriks sebab akibat, untuk dapat mengetahui penyebab dan akibat yang timbul dari permasalahan yang didapat dari hasil analisis PIECES, dan pada tahap ini juga menggunakan rancangan Use Case Diagram untuk menentukan analisis kebutuhan. (3) Contruction (Kontruksi). Pada tahap ini proses yang dilakukan adalah proses pengembangan sistem dengan cara melakukan sebuah rancangan dan implementasi pada sistem yang akan dibangun pada perusahaan. (4) Transition (Transisi). Pada tahap ini akan melakukan beberapa proses seperti persiapan sistem, pemeliharaan sistem dan pelatihan kepada user atau pengguna, dan proses selanjutnya adalah pengujian sistem atau aplikasi pada perusahaan apakah sistem yang dibangun siap dipakai atau belum. Proses ini perlu dilakukan untuk penetapan sitem yang telah dibangun untuk perusahaan
HASILDANPEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan
Pada analisis kebutuhan di PT. Ulu Mas Jaya Palembang ini menggunakan Use Case Diagram. Use Case Diagram merupakan sebuah diagram yang penting saat digunakan dalam menilustrasikan sebuah kebutuhan dari suatu sistem [7]. Sedangkan menurut [8] Use Case Diagram merupakan suatu interaksi antar sistem perusahaan dengan aktor atau user perusahaan.
Gambar 1. Use Case Diagram
Universitas Multi Data Palembang | 395
Pada Use Case Diagram perusahaan ini terdapat 4 aktor yaitu Pelamar kerja, HRD, Direktur dan Pegawai. Setiap user memiliki hak akses mereka masing-masing. Untuk user pelamar kerja user tersebut hanya dapat melihat informasi tentang lowongan yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan dan pelamar kerja juga dapat menginput lamarannya pada tempat yang sudah disediakan pada sistem. Untuk user HRD proses yang dilakukan oleh user tersebut dapat mengelola data kepegawaian, mulai dari kelola pegawai, kelola user, kelola rekrutment, kelola resign, kelola demosi, kelola mutasi, kelola promosi, kelola cuti, kelola punishment, kelola PHK, kelola penugasan dan dapat memonitoring laporan perusahaan. Untuk user Direktur proses yang dilakukan oleh user tersebut yaitu memvalidasi seluruh data mulai dari cuti, resign, demosi, mutasi, promosi, punishment, penugasan, PHK dan memonitoring laporan perusahaan. Dan untuk user pegawai proses yang dilakukan adalah menginput cuti, resign dan dapat mengetahui informasi hak dan kewajiban mereka sebagai pegawai. Use Case Diagram dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini.
Analisis Permasalahan
Kerangka PIECES adalah proses yang digunakan dalam menganalisis sistem manual maupun terkomputerisasi [9]. Kerangka PIECES digunakan untuk menganalisis permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT. Ulu Mas Jaya Palembang.
Tabel 1. Kerangka PIECES
Performance Saat proses pembuatan laporan kepegawaian data yang didapat kadang tidak lengkap bahkan tidak ada.
Information Pengajuan cuti masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan bagian HRD tidak memiliki record cuti pegawai, dan pegawai kesulitan mengetahui status cuti yang telah diajukan, karena harus melakukan konfirmasi dahulu pada bagian HRD tentang pengajuan cutinya disetujui atau tidak.
Economic -
Control Perusahaan masih kurang optimal dalam pencarian data kepegawaian, sehingga kurang terkontrolnya data pegawai dan data kinerja pegawai
Efficiency Perusahaan memerlukan waktu yang cukup lama saat mengelola data demosi, mutasi, promosi, punishment dan surat peringatan karena masih dilakukan secara manual.
Service Bagian HRD tidak mempunyai record data calon pegawai baru saat akan melakukan seleksi penerimaan pegawai baru.
Class Diagram
Class Diagram merupakan berfungsi untuk melakukan visualisasi dari struktur tiap kelas yang ada pada sistem [10]. Class Diagram pada perusahaan dapat dilihat pada gambar 2 dan 3 dibawah ini.
396 | Universitas Multi Data Palembang
Gambar 2. Class Diagram Controller
Gambar 3. Class Diagram Model
Universitas Multi Data Palembang | 397
Tampilan Antarmuka
Berikut ini merupakan beberapa gambar tampilan antarmuka dari aplikasi yang sudah dirancang pada PT. Ulu Mas Jaya Palembang. Tampilannya meliputi dashboard utama dari aplikasi, dimana user dapat mengelola data kepegawaian. Tampilan berikutnya adalah tampilan laporan, pada tampilan ini nantinya akan menampilkan laporan yang sudah berhasil direkap dari seluruh data yang ada pada perusahaan. Tampilan tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 4. Tampilan Dashboard Utama
Gambar 5. Tampilan Laporan Pegawai
398 | Universitas Multi Data Palembang Pengujian Sistem
Pada pengujian sistem ini penulis menggunakan kuesioner untuk dapat mengetahui hasil dari user setelah menggunakan sistem. Pengujian sistem dilakukan mulai dari login, penginputan data, button-button yang digunakan berfungsi atau tidak dan pengujian ini dilakukan untuk dapat mengetahui apakah sistem berjalan dengan baik. Berikut ini merupakan salah satu contoh gambar kuesioner yang telah diisi oleh salah satu user.
Gambar 6. Hasil Pengujian Sistem
Universitas Multi Data Palembang | 399
SIMPULAN
Berdasarkan hasil dari perancangan sistem informasi kepegawaian pada PT. Ulu Mas Jaya Palembang dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem yang telah dibangun, permasalahan yang ada dapat teratasi dengan baik. Proses yang awalnya masih dilakukan secara manual sekarang dapat berjalan secara terkomputerisasi. Dengan adanya sistem kepegawaian ini perusahaan menjadi lebih teliti lagi dalam mengontrol kinerja pegawai dan perusahaan juga dapat mengambil keputusan yang tepat saat akan melakukan suatu proses keputusan kepada pegawai yang ada di perusahaan. Perusahaan juga memiliki penyimpanan database yang baik, perusahaan juga memiliki laporan yang tepat dan akurat. Pegawai juga diuntungkan dengan adanya sistem kepegawaian ini, mereka dapat mengajukan cuti dan resign dengan mudah, dan dapat mengetahui status yang mereka ajukan disetujui atau tidak tanpa harus melakukan konfirmasi dahulu kepada HRD.
ACKNOWLEDGEMENT
Dengan selesainya perancangan sistem yang dibangun pada PT. Ulu Mas Jaya Palembang, maka penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada perusahaan yang telah memberikan izin dan kemudahan kepada penulis saat melakukan proses penelitian pada perusahaan.
DAFTARPUSTAKA
[1] D. S. Saputra, “Pengantar Sistem Informasi,” Igarss 2017, Vol. 150, No. 1, pp. 1–5, 2017, [Online].
Available:
https://www.google.co.id/books/edition/Pengantar_Sistem_Informasi/8VNLDwAAQBAJ?hl=id&gbp v=1
[2] M. Abdurahman, “Sistem Informasi Data Pegawai Berbasis Web pada Kementerian Kelautan,” J.
Ilm. Mhs. Akunt., Vol. 1, No. 2, pp. 70–78, 2018.
[3] R. Teguh and T. Elizabeth, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada PT. Indo Prima Jaya Palembang,” J. Teknol. Sist. Inf., Vol. 1, No. 1, pp. 73–83, 2020, doi: 10.35957/jtsi.v1i1.325.
[4] S. Wijaya, P. A. Nurdin, and D. Pibriana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada CV Citra Pratama Global,” J. Teknol. Sist. Inf., Vol. 1, No. 2, pp. 168–179, 2020, doi:
10.35957/jtsi.v1i2.514.
[5] M. R. Ardiansyah and N. Sriwidiya, “Sistem Informasi Kepegawaian Menggunakan Metode Waterfall pada PT. Tirta Osmosis Sampurna Palembang Staffing Information System Uses Waterfall Method At PT. Tirta Osmosis Sampurna Palembang,” Maret 2022 IJCCS, Vol. 12, No. 01, pp. 1–5, 2022.
[6] R. A.S and Salahuddin, “Pdfcoffee.Com_Buku-Rpl-Rosa-As-Amp-M-Salahuddin-Pdf-Free.Pdf.” p.
12, 2016.
[7] T. A. Kurniawan, “Pemodelan Use Case (UML): Evaluasi Terhadap beberapa Kesalahan Dalam Praktik,” J. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput., Vol. 5, No. 1, p. 77, 2018, doi: 10.25126/jtiik.201851610.
[8] . P. and A. Sanjaya, “Rekayasa Perangkat Lunak Perhitungan Harga Pokok Produksi Metode Full Costing pada Umkm Mitra Cake di Bandar Lampung,” J. Inf. dan Komput., Vol. 9, No. 2, pp. 154–
400 | Universitas Multi Data Palembang 162, 2021, doi: 10.35959/jik.v9i2.243.
[9] A. Anwardi, A. Ramadona, M. Hartati, T. Nurainun, and E. G. Permata, “Analisis PIECES dan Pengaruh Perancangan Website Fikri Karya Gemilang Terhadap Promosi Menggunakan Metode Waterfall,” J. Rekayasa Sist. Ind., Vol. 7, No. 1, p. 57, 2020, [Online]. Available:
https://jrsi.sie.telkomuniversity.ac.id/JRSI/article/view/380
[10] Ismai, “Perancangan Sistem Aplikasi Pemesanan Makanan dan Minuman pada Cafetaria NO Caffe di TAnjung Balai Karimun Menggunakan Bahasa Pemrograman PHP dan MySQL,” J. Tikar, Vol. 1,
No. 2, pp. 192–206, 2020, [Online]. Available:
https://ejurnal.universitaskarimun.ac.id/index.php/teknik_informatika/article/download/153/121
