BPMN (Business Process Modeling Nation)
1. Sejarah BPMN
BPMN kini telah menjadi standar internasional yang baku, di mana sudah banyak organisasi yang menerapkan standar tersebut. BPMN dikembangkan oleh suatu perusahaan yang bernama Open Management Group. Terkait dengan perkembangan BPMN, di bulan September 2013 lalu perusahaan ini telah merilis versi terbaru dari BPMN, yakni BPMN 2.0.1. Sebelumnya telah dirilis BPMN versi 2.0, tetapi tidak ada perbedaan antara kedua versi tersebut.
2. Pengertian BPMN
BPMN atau Business Process Modeling Nation merupakan proses bisnis yang berupa notasi grafis yang merefleksikan logika dari setiap tahapan. Notasi tersebut dibuat untuk secara khusus mengendalikan proses dan pesan yang berjalan antara pelaku dalam aktivitas yang berbeda.
3. Tujuan BPMN
BPMN dibuat untuk dapat meningkatkan kecepatan dalam prosesnya, mengurangi anggaran pengeluaran bahan, modal dan tenaga kerja. Kemudian meningkatkan kualitas perencanaan dan kinerja, menciptakan standarisasi untuk rancangan bisnis dan implementasinya, mengembangkan teknis berbentuk notasi meliputi alur dan pekerjaan, hingga menyediakan notasi yang mudah dimengerti oleh semua kalangan masyarakat.
4. Urgensi BPMN
Dengan adanya BPMN kini pemodelan dalam proses bisnis dapat menggunakan suatu pedoman metode. Selanjutnya BPMN ini telah dicanangkan secara internasional sehingga jangkauannya lebih luas dan jadi lebih mudah dalam kolaborasi karena telah ditetapkan sebagai standar dalam proses pemodelan tersebut. BPMN juga menjadi standar yang akan menghubungkan antara pelaksana dan proses bisnisnya, sehingga hal ini juga tentunya akan dapat mengurangi kesenjangan di antara dua aspek tersebut. Kesempatan untuk memproses model
juga dapat dilakukan dengan cara bekerja sama dalam satu standar sehingga setiap aspek dalam suatu organisasi dapat saling mengerti dan memahami antara satu dengan yang lainnya.
5. Notasi BPMN
Dalam BPMN terdapat lima kategori mendasar yang dapat mendukung kebutuhan kompleksitas tanpa harus mengubah dasar diagram menggunakan beberapa elemen, informasi, dan variasi tambahan, yakni:
a. Flow Object
Flow Object merupakan kategori dalam proses bisnis yang berupa perilaku dalam menentukan elemen grafis utama. Kategori atau elemen ini terdiri dari tiga jenis, yakni gateways, events¸ dan activities.
b. Data
Data dalam notasi BPMN terdiri dari empat elemen di dalamnya yang dapat direpresentasikan. Elemen tersebut di antaranya data object, data input, data output, dan data stores.
c. Connecting Objects
Connecting Objects dalam notasi BPMN terdiri dari empat elemen di dalamnya yang dapat direpresentasikan. Elemen tersebut di antaranya sequences flow, message flows, associations, dan data associations.
d. Swimlines
Swimlines dalam notasi BPMN terdiri dari dua elemen pendekatan di dalamnya yang dapat mengklasifikasikan elemen-elemen pemodelan utama melalui swimlines. Elemen tersebut di antaranya lanes dan pools.
e. Artifacts
Artifact memiliki peran dalam menyumbangkan informasi tambahan terkait proses bisnis. Dalam artifacts terdiri dari dua elemen yakni text annotation dan group.
6. Dasar BPMN a. Event
Event adalah sebuah peristiwa yang menunjukkan sebuah proses yang digambarkan dalam lingkaran terbuka untuk membedakan masing-masing fungsinya. Terdapat tiga jenis acara, yaitu awal, menengah, dan akhir.
b. Activity
Activity adalah kegiatan yang menunjukkan bahwa perusahaan sedang melakukan proses. Kegiatan ini dapat digambarkan dengan bentuk persegi panjang dengan sudut tumpul.
c. Gateway
Gateway merupakan alat yang digunakan untuk mengendalikan perbedaan dan konvergensi aliran dalam proses. Gerbang akan menentukan penggabungan, forking, percabangan, dan penyatuan jalur.
d. Sequence Flow
Aliran urutan digunakan untuk menunjukkan urutan aktivitas yang sedang berlangsung atau sedang diproses.
e. Message Flow
Aliran pesan berfungsi sebagai penunjuk arah pesan antara dua pihak, yaitu penerima dan pengirim pesan.
f. Association
Asosiasi diperlukan untuk menghubungkan antara artefak dan informasi dengan elemen grafis BPMN. Elemen grafis dapat mengaitkan teks penjelasan dengan artefak lain. Asosiasi dapat digambarkan seperti anak panah yang terputus- putus.
g. Pool
Pool adalah representasi grafis dari peserta kolaborasi dan juga dapat berfungsi sebagai wadah grafis untuk membagi setiap kegiatan.
h. Lane
Lane merupakan subdivisi dalam proses dan kolam. Jalur dapat memperpanjang ukurannya baik secara vertikal maupun horizontal. Jalur berfungsi sebagai pengatur dan pengkategorian aktivitas-aktivitas tertentu.
i. Data Object
Untuk melanjutkan kegiatan, beberapa hal perlu dilakukan untuk menghasilkan output, salah satunya adalah dengan memberikan informasi melalui objek data. Objek data dibedakan menjadi dua jenis, yaitu data input dan data output. Keduanya mengandung informasi yang diperlukan untuk pemrosesan.
j. Group
Group adalah pengklasifikasian elemen-elemen grafis yang memiliki kesamaan tertentu. Pengklasifikasian ini tidak mempengaruhi aliran dalam kelompok tersebut. Nama klasifikasi akan muncul dalam diagram sebagai label kelompok.
7. Contoh BPMN
Di bawah ini dapat dilihat contoh dari BPMN terkait dalam Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru jalur PMDK.
Gambar 1. 1 Proses Pendaftaran Mahasiswa Jalur PMDK
Gambar 1.1 di atas merupakan proses pendaftaran mahasiswa jalur PMDK.
Di mana dalam sistem tersebut dapat dilihat data masuk melalui simbol database artifak pada bagian pertama. Kemudian terlihat pada kolom pendaftar berwarna bulat hijau menandakan atau menunjukkan tahap awal kegiatan. Hingga di bagian akhir terdapat simbol berwarna merah yang menandakan tahap sudah selesai dengan diakhiri hasil pengumuman mahasiswa baru.
