160 Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E-ISSN 2503-2933
Penyusunan Cetak Biru Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi Akademi Komunitas Negeri Pacitan
Anwar Fu’adi*1, Agus Prianggono 2, Berlian Juliartha Martin Putra3
1,2,3
Program Studi Pemeliharaan Komputer dan Jaringan,Akademi Komunitas Negeri Pacitan e-mail: 1*[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
Abstrak
Memiliki sebuah perencanaan yang matang adalah kebutuhan bagi setiap organisasi.
Salah satu perencanaan yang harus dimiliki oleh organisasi adalah Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI). Rencana ini memuat bagaimana sebuah organisasi akan membangun, memeliharan, dan memanfaatkan SI/TI untuk menjadi yang terdepan.
Akademi Komunitas Negeri Pacitan (AKNP) saat ini belum memiliki perencanaan dalam pemanfaatan SI/TI. Melalui penelitian ini, tim peneliti mencoba untuk menyusunnya. Dengan menggunakan metode kualitatif mengikuti Model Perancangan Strategi SI/TI yang dikemukakan oleh Ward & Peppard. Model ini meliputi analisa kondisi bisnis internal dan eksternal, analisa portofolio SI/TI, analisa tren perkembangan SI/TI, dan perumusan strategi yang akan menghasilkan strategi SI, strategi TI, serta manajemen strategi SI/TI. Hasil analisis terhadap kondisi internal dan eksternal baik dari sisi bisnis maupun sisi teknologi informasi menghasilkan portofolio aplikasi yang sedikitnya terdiri dari 18 jenis sistem informasi. 18 jenis sistem informasi ini terdiri dari 4 aplikasi yang sudah ada sebelumnya dan sudah sesuai dengan kebutuhan, 4 aplikasi yang sudah ada namun diperlukan pemutakhiran, dan 10 aplikasi baru yang harus dibuat dan dikembangkan.
Kata kunci— cetak biru, sistem informasi, teknologi informasi
Abstract
Having a comprehensive plan is a must for every organization. One of the plans that must be owned by the organization is the Strategic Plan for Information Systems and Information Technology (IS/IT). This plan contains how an organization will build, maintain, and utilize IS/IT to be at the forefront. Akademi Komunitas Negeri Pacitan (AKNP) currently does not have a plan for the use of IS/IT. Through this research, the research team tried to compile it. This research will use qualitative approach by following the IS/IT Strategic Design Model proposed by Ward & Peppard. This model includes analysis of internal and external business environtment, analysis of IS/IT portfolio, analysis of IS/IT development trends, and strategy formulation that will produce IS strategy, IT strategy, and IS/IT strategy management.
This research produce an application portfolio consisting of at least 18 kinds of information systems. These 18 kinds of information systems consist of 4 pre-existing applications that meet the needs, 4 existing applications that need to be updated, and 10 new applications that must be created and developed.
Keywords— blueprint, information system, information technology
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E- ISSN 2503-2933 161
1. PENDAHULUAN
Untuk menjamin mutu institusi perguruan tinggi, undang-undang pendidikan tinggi mewajibkan setiap perguruan tinggi menjalankan Sistem Penjaminan Mutu. Salah satu bentuk penjaminan mutu adalah dengan melakukan Akreditasi Perguruan Tinggi melalui Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Bagian penting dari proses penilaian akreditasi dari BAN-PT adalah tata pamong, pengelola, dan rencana pengembangan yang dibuktikan dengan ketersediaan perencanaan, mulai dari jangka panjang, menengah, maupun pendek. Akademi Komunitas Negeri Pacitan (AKNP) sebagai sebuah organisasi berbentuk Satuan Kerja di bawah Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi tentu juga memiliki rencana-rencana yang tertuang dalam Rencana Induk Pengembangan (RENIP), Rencana Strategis (RENSTRA), dan Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT).
Di tengah era kemajuan teknologi, khususnya Sistem dan Teknologi Informasi, semua organisasi pasti berusaha untuk mejadikannya sebagai sebuah senjata untuk bersaing, meningkatkan pencapaian, dan menjadi yang terdepan. Dengan demikian seyogyanya setiap organisasi juga harus menyusun sebuah perencanaan, bagaimana Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) akan dibangun, dikelola, dimanfaatkan, dan dikembangkan. Dalam hal ini AKN Pacitan belum memiliki sebuah perencanaan yang matang. Pembangunan, pengelolaan, pemanfaatan, dan pengembangannya masih dilakukan secara sporadis sehingga belum secara komprehensif mendukung tercapainya visi-misi organisasi. Melalui penelitian ini, tim peneliti akan mencoba melakukan pengumpulan data, menganalisanya, untuk kemudian merumuskannya menjadi sebuah Rencana Strategis SI/TI untuk Akademi Komunitas Negeri Pacitan.
Penelitian dengan topik ini bukan merupakan topik yang baru. Beberapa penelitian terdahulu dapat dijadikan referensi dalam penelitian ini. Penelitian yang dilakukan oleh Askar Wirawan dan Augie David Manuputty (2021) dengan judul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward dan Peppard (Studi Kasus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Salatiga). Pada penelitian ini Askar menggunakan metode analisis PEST, Value Chain, CSF, dan Mc Farlan Grid. Hasilnya adalah implementasi SI/TI yang telah berjalan dengan baik, namun terdapat kekurangan di sisi pemeliharaan, keamananm dan ketersediaan divisi khusus yang menangani pengembangan SI/TI[1]. Penelitian yang dilakukan oleh Mardiana Fingkreuw dan Melkior Sitokdana dengan judul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Metode Wetherbe Studi Kasus: Kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua (2022). Mardiana melakukan analisis terhadap kebutuhan informasi mengidentifikasi kurangnya integrasi dari sistem informasi yang telah ada sehingga mengakibatkan hilangnya berbagai kesempatan untuk meraih manfaat dari sistem yang ada[2]. Penelitian yang dilakuka oleh Jessica dan Agustinus Fritz dengan judul Perencanaan Strategis SI/TI Di SMA YPK Diaspora Menggunakan Ward And Peppard (2022). Pada penelitian ini Jessica menghasilkan tiga kategori luaran strategis yaitu strategi bisnis SI/TI, strategi manajemen SI/TI, dan strategi TI. Tiga kategori strategi ini diperlukan untuk meningkatkan kualitas dan layanan pendidikan[3].
2. METODE PENELITIAN
Metodologi adalah faktor yang tidak bisa ditinggalkan dalam kegiatan perencanaan strategis SI/TI. Metodologi merupakan himpunan dari tool, teknik, dan teknik yang digunakan dalam mengerjakan sebuah penelitian. Penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis
162 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E-ISSN 2503-2933
SI/TI bertujuan menghindari kegagalan, memastikan partisipasi semua pihak yang berkepentingan.Model pendekatan yang digunakan pada perancangan strategis ini adalah model pendekatan perumusan SI/TI yang dirumuskan oleh Ward & Peppard seperti pada
Gambar 1 berikut:
Gambar 1. Model Perancangan Strategis SI/TI [4]
Model pendekatan ini terdiri dari beberapa inputan dan beberapa luaran. Inputan terdiri dari:
1) Analisis kondisi internal bisnis, yang mencakup faktor-faktor bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta nilai-nilai organisasi. Analisis ini dilakukan dengan pendekatan analisis Internal Value Chain, Strengths Weaknesses Opportunity Threat (SWOT) organisasi dan Critical Success Factor (CSF).
2) Analisis kondisi bisnis eksternal, yang mencakup faktor ekonomi, industri, dan persaingan perusahaan. Analisis ini dilakukan dengan pendekatan analisis Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi (PEST) dan Porter Five Forces.
3) Analisis kondisi SI/TI internal, yang merupakan kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangan (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis,
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E- ISSN 2503-2933 163
keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.4) Analisis kondisi SI/TI eksternal, yang mencakup tren perkembangan teknologi terkini dan peluang kemanfaatannhya.
Luaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu rumusan perencanaan strategis SI/TI yang terdiri dari:
1) Strategi bisnis Sistem Informasi, yang mencakup usaha setiap divisi bisnis memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur infrormasi
2) Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk menekankan keseragaman penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
3) Strategi Infrastruktur TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya SI/TI
2.1. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Sebelum membahas perspektif strategis, penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang perbandingan antara istilah Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). Kedua istilah tersebut sering dipertukarkan, sehingga penting untuk membedakan antara keduanya.
[4]. Istilah TI lebih cenderung mengacu pada teknologi perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi. Teknologi ini dapat berwujud seperti server, Personal Computer, router dan kabel jaringan) dan dapat pula tak berwujud seperti perangkat lunak. TI memfasilitasi pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pengiriman, dan berbagi informasi dan konten digital lainnya. Di Eropa, lebih umum digunakan istilah Teknologi Informasi dan Komunikasi atau ICT untuk mengenali konvergensi teknologi informasi dan telekomunikasi tradisional, yang pernah dikenal sebagai area yang berbeda[5].
UK Academy of Information Systems (UKAIS) memberikan pengertian Sistem Informasi sebagai sarana yang digunakan individu dan atau instansi dalam memanfaatkan teknologi, untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi. Area Sistem Informasi, seperti yang didefinisikan oleh UKAIS, melingkupi studi teori dan praktik berkaitan dengan fenomena sosial dan teknologi, yang menentukan pembangunan, penggunaan, dan akibat yang muncul dari sistem informasi dalam organisasi dan masyarakat. Walau teknologi merupakan enabler langsung dari SI, SI sebenarnya merupakan bagian dari area yang jauh lebih luas dari bahasa dan komunikasi manusia, bahwa IS akan tetap dalam keadaan berkembang dan berubah secara yang berkelanjutan sebagai dampak dari inovasi teknologi dan interaksi timbal baliknya dengan masyarakat secara global[6].
2.2. Strategi SI/TI
Sebenarnya, strategi SI/TI terbagi menjadi dua bagian: komponen SI dan komponen TI.
Strategi SI menggambarkan kebutuhan organisasi atau permintaan untuk informasi dan sistem untuk mendukung strategi bisnis secara keseluruhan. Hal ini berkaitan erat dengan bisnis, dengan memperhitungkan dampak kompetitif dan kebutuhan penyeragaman SI/TI. Strategi SI mendefinisikan dan menyusun prioritas investasi yang diperlukan untuk mencapai portofolio aplikasi paling ideal, serta mendefinisikan manfaat yang diharapkan, perubahan yang diperlukan, dalam batasan sumber daya yang dimiliki[4].
Strategi Teknologi Informasi berkaitan dengan menguraikan visi tentang bagaimana kebutuhan organisasi terhadap informasi dan sistem akan ditopang oleh teknologi. Hal ini berhubungan dengan ketersediaan infrastruktur dan sumber daya TI seperti hardware, software, layanan operasi TI, pengembangan sistem, dan dukungan pengguna[4].
164 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E-ISSN 2503-2933
2.3. Value Chain Analysis
Value Chain Analysis (VCA) atau Analisis Rantai Nilai adalah tahapan dimana peneliti mencoba mengidentifikasi kegiatan utama dan pendukung yang menambah nilai pada produk akhirnya dan kemudian menganalisis kegiatan ini untuk mengurangi biaya atau meningkatkan diferensiasi. Value Chain menggambar kegiatan internal yang dijalankan perusahaan untuk memberi tambahan nilai pada sis input sehingga menjadi output[7]
VCA adalah alat strategi yang digunakan untuk mengenali aktivitas internal perusahaan.
Tujuannya adalah untuk menganalisis, aktivitas mana yang paling penting (yaitu sumber keunggulan biaya atau diferensiasi) bagi perusahaan dan aktivitas mana yang dapat ditingkatkan untuk memberikan keunggulan kompetitif. Dengan kata lain, dengan melihat aktivitas internal, analisis mengungkapkan di mana keunggulan atau kelemahan kompetitif perusahaan.
Perusahaan yang bersaing melalui keunggulan diferensiasi akan mencoba melakukan aktivitasnya lebih baik daripada yang dilakukan pesaing. Jika bersaing melalui keunggulan biaya, ia akan mencoba melakukan aktivitas internal dengan biaya lebih rendah daripada yang akan dilakukan pesaing. Ketika sebuah perusahaan mampu memproduksi barang dengan biaya lebih rendah dari harga pasar atau untuk menyediakan produk unggulan, ia memperoleh keuntungan.
Porter memperkenalkan model ini seperti pada Gambar 2 tahun 1985. Rantai nilai mewakili semua aktivitas internal yang dilakukan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa. VCA terbentuk dari aktivitas utama yang menambah nilai produk akhir secara langsung dan mendukung aktivitas yang memberi tambah nilai secara tidak langsung.
Gambar 2. Porter's Value Chain Model [7]
Meskipun aktivitas utama menambah nilai secara langsung pada proses produksi, aktivitas tersebut tidak selalu lebih penting daripada aktivitas pendukung. Saat ini, keunggulan kompetitif terutama berasal dari peningkatan atau inovasi teknologi dalam model atau proses bisnis. Oleh karena itu, aktivitas pendukung seperti 'sistem informasi', 'R&D' atau 'manajemen umum' biasanya merupakan sumber keunggulan diferensiasi yang paling penting. Di sisi lain, aktivitas utama biasanya merupakan sumber keunggulan biaya, di mana biaya dapat dengan mudah diidentifikasi untuk setiap aktivitas dan dikelola dengan baik.
2.4. Analisis PEST
Perubahan dalam lingkungan bisnis dapat memunculkan peluang besar bagi organisasi atau juga memunculkan ancaman yang signifikan. Peluang mungkin datang dari teknologi baru yang membantu menjangkau pelanggan baru, dari aliran pendanaan baru yang memungkinkan berinvestasi dalam peralatan yang lebih baik, dan dari perubahan kebijakan pemerintah yang membuka pasar baru. Ancaman mungkin termasuk deregulasi yang membuat organisasi
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E- ISSN 2503-2933 165
menghadapi persaingan yang semakin ketat, pasar yang mengecil, atau kenaikan suku bunga, yang dapat menyebabkan masalah jika perusahaan memiliki aset dalam bentuk utang.Analisis PEST adalah pendekatan yang sederhana namun banyak digunakan untuk membantu menganalisis perubahan Politik, Ekonomi, Sosial Budaya, dan Teknologi di lingkungan bisnis. Analisis ini bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang gambaran besar perubahan yang dihadapi, dan, dari sini dapat manfaatkan peluang yang ada[8]
2.5. Porter's Five Forces
Porter's Five Forces adalah alat sederhana namun kuat yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi sumber utama persaingan di sebuah industri atau sektor. Ketika kekuatan yang mempengaruhi industri dapat dipahami, strategi dapat disesuaikan, dengan meningkatkan profitabilitas, dan tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan. Misalnya, kita dapat mengambil keuntungan yang cukup dari posisi yang kuat atau meningkatkan posisi yang lemah, dan menghindari mengambil langkah yang salah di masa depan.
Teori ini dikemukakan oleh profesor Harvard Business School yaiku Michael Porter, untuk menganalisis daya tarik industri dan potensi keuntungannya. Sejak diterbitkan pada tahun 1979, teori ini telah menjadi salah satu alat strategi bisnis yang paling banyak digunakan[9].
Porter menyadari bahwa organisasi ingin terus mencermati pesaing mereka, tetapi, dalam artikelnya di Harvard Business Review, 'How Competitive Forces Shape Strategy,' dia menyatakan organisasi harus melebihi tindakan pesaing mereka dan menganalisis kekuatan yang bekerja di lingkungan mereka dalam kaitannya dengan lingkungan bisnis yang lebih luas.
Menurut Porter, ada lima kekuatan yang mewakili sumber utama tekanan persaingan dalam suatu industri, yaitu: Persaingan yang kompetitif, Kekuatan Pemasok, Kekuatan Pembeli, Ancaman Produk Pengganti, dan Ancaman Pemain Baru[10].
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Identifikasi Organisasi
“Akademi Komunitas merupakan perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan vokasi setingkat diploma satu dan/atau diploma dua dalam satu atau beberapa cabang ilmu pengetahuan dan/atau teknologi tertentu yang berbasis keunggulan lokal atau untuk memenuhi kebutuhan khusus” (Pasal 59 UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi)
Pemerintah bersama Pemerintah Daerah mengembangkan secara bertahap paling sedikit 1 (satu) akademi komunitas dalam bidang yang sesuai dengan potensi unggulan daerah di kabupaten/kota dan/atau di daerah perbatasan. (Pasal 81 UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi). Gelar Akademik: Ahli Pratama (A.P.) D-I, Ahli Muda (A.Ma) D-II.
Penyusunan kurikulum Akademi Komunitas merujuk pada kurikulum pendidikan tinggi vokasi.
Rencana Strategi AKN Pacitan diarahkan untuk memenuhi target Perjanjian Kinerja Direktur AKN Pacitan dengan Direktur Jenderal Pendidikan Vokasi yakni sebagai berikut[11]:
SK1. Meningkatnya kualitas lulusan pendidikan tinggi SK2. Meningkatnya kualitas dosen pendidikan tinggi SK3. Meningkatnya kualitas kurikulum dan pembelajaran
SK4. Meningkatnya tata kelola satuan kerja di lingkungan Ditjen Pendidikan Vokasi 3.2. Analisis PEST
Analisis PEST merupakan analisis untuk melihat pengeruh eksternal secara makro.
Dengan analisis PEST didapatkan gambaran lingkungan eksternal yang secara langsung maupun
166 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E-ISSN 2503-2933
tidak langsung mempengaruhi proses bisnis AKN Pacitan. Selanjutnya dari setiap faktor yang muncul dilakukan identifikasi isu strategis di AKN Pacitan seperti padaTabel 1. Analisis PEST
Faktor PEST Isu Strategis
Politik
Regulasi perundang-undangan yang diterbitkan oleh DPR maupun Pemerintah yang menyangkut Pendidikan Tinggi
Kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku
Perjanjian Kinerja antara Direktur dengan Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi
Pemantauan pencapaian indikator kinerja Hubungan kerjasama perguruan tinggi
dengan institusi-institusi pemerintahan dan swasta
Bentuk-bentuk kerja sama
teradministrasikan Ekonomi
Kemampuan masyarakat untuk membayar uang kuliah
Penentuan Uang Kuliah Tunggal yang sesuai dengan kondisi kemampuan finansial masyarakat
Anggaran belanja perguruan tinggi bersumber dari APBN dan PNBP
Pengelolaan anggaran yang optimal untuk mendukung tercapainya target kinerja Sosial Kultural
Kebutuhan masyarakat terhadap jenjang pendidikan perguruan tinggi demi mendapatkan pekerjaan yang lebih layak
Peningkatan mutu pendidikan dan kerjasama industri
Pandangan masyarakat mengenai peran kampus dan lulusan terhadap lingkungan
Sosialisasi ragam kegiatan dan penerapan disiplin ilmu di lingkungan masyarakat sekitar
Teknologi
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang masif mendorong perubahan cara kerja
Pemenuhan sarana dan prasarana Teknologi Informasi yang mampu menunjang pekerjaan
Peningkatan mutu SDM pendidik dan tenaga kependidikan dalam lingkup penguasaan Teknologi Informasi
3.3. Analisis Porter Five Forces
Tabel 2. Analisis Porter Five Forces
Faktor Pola Solusi/Isu Strategis
Threat of New Entrance:
Munculnya perguruan tinggi baru atau program kelas jauh dari perguruan tinggi lain
Meningkatkan mutu dan reputasi Perguruan Tinggi
Bargaining Power of Customer:
- Perusahaan - Masyarakat - Mahasiswa
Meningkatkan kompetensi lulusan dengan menyesuaikan kurikulum terhadap kebutuhan pasar.
Mendukung setiap kegiatan penelitian
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E- ISSN 2503-2933 167
Faktor Pola Solusi/Isu Strategis
ilmiah dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh civitas akademika
Membekali setiap lulusan dengan jiwa kreatif, ulet, amanah, tangguh
Threat of Substitutes:
Munculnya tempat bimbingan atau kursus baru, yang menawarkan sertifikat kompetensi dengan waktu belajar lebih cepat
Edukasi masyarakat tentang pentingnya pendidikan formal
Memfasilitasi sertifikat kompetensi sebagai bekal tambahan untuk mahasiswa Bargaining Power of Supplier:
Sekolah menengah tingkat atas di daerah Pacitan dan sekitarnya
Menjalin hubungan dengan sekolah menengah tingkat atas di wilayah pacitan dan sekitarnya
Rivalry Among Existing Competitor:
Perguruan tinggi yang berada di daerah Pacitan dan sekitarnya
Meningkatkan mutu dan reputasi Perguruan Tinggi
Meningkatkan peringkat akreditasi program studi dan institusi
3.4. Analisis Value Chain
Unit yang terkait dalam aktivitas utama AKN Pacitan adalah HUMAS, Program Studi Akademik dan UPPM-PM. Masing-masing aktivitas utama memiliki isu strategis yang harus diperhatikan seperti pada
Tabel 3. Analisis Aktifitas Utama
Aktivitas Utama Bagian/ Unit Isu Strategis
Sosialisasi Kampus HUMAS Kegiatan promosi harus efektif dan tepat sasaran
Penerimaan Pendaftaran Mahasiswa Baru : 1)Pendaftaran;
2) Seleksi Masuk; 3)Daftar ulang;
4) Orientasi Mahasiswa Baru
HUMAS Program Studi Akademik
Kegiatan Pendaftaran, Seleksi Masuk, Penerimaan, dan Daftar Ulang dikelola dengan baik
Pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran:
-Penyusunan jadwal perkuliahan -Presensi Perkuliahan
-Evaluasi dan penilaian
Program Studi Akademik
Kegiatan akademik dapat dikelola, dipantau, dan dievaluasi
Pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat
UPPM-PM Kegiatan penelitian, dan PKM dikelola, dipantau, dan dievaluasi Kegiatan Sertifikasi Kompetensi Program Studi
Akademik
Kegiatan sertifikasi kompetensi terencana dan terlaksana dengan baik
Kegiatan Kerja Praktik di Industri Program studi Akademik
Kerja Praktik direncanakan, dikelola, dipantau, dinilai, dan dievaluasi
Kegiatan Proyek Akhir Mahasiswa Program studi Akademik
Proyek Akhir direncanakan, dikelola, dipantau, dinilai, dan dievaluasi
168 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E-ISSN 2503-2933
Aktivitas Utama Bagian/ Unit Isu StrategisKegiatan Wisuda Program studi
Akademik
Kegiatan wisuda terlaksana dan berjalan dengan baik
Selain aktifitas bisnis utama, terdapat pula aktifitas pendukung. Aktifitas pendukung seperti pada Tabel 4 tidak kalah penting dengan aktifitas utama. Tanpa aktifitas pendukung yang efektif dan efisien, aktifitas utama tidak akan berjalan dengan baik. Unit-unit yang berperan dalam aktifitas pendukung diantaranya Pengelola SDM, Pengelola BMN, Humas, Pengelola Sistem dan Jaringan, Security, dan Pengelola Perpustakaan.
Tabel 4. Analisis Aktifitas Pendukung
Aktivitas Pendukung Bagian/ Unit Isu Strategis Pengelolaan Sumber
Daya Manusia
Pengelola SDM SDM dapat direncanakan, dikelola, dan dikembangkan dengan baik Pengelolaan Keuangan Pengelola Keuangan Pengelolaan keuangan akuntable,
transparan, dan tepat sasaran Pengelolaan Persediaan
dan Barang Milik Negara
Pengelola Persediaan dan BMN
Pencatatan, inventarisasi, pemanfaatan persediaan dan BMN secara optimal
Pengelolaan Kerjasama Humas Kerjasama dengan berbagai pihak dapat dikontrol dan dilaporkan dengan baik
Pengelolaan Sistem dan Teknologi Informasi
Pengelola Sistem dan Jaringan
Sistem dan Jaringan kampus tersedia dan dapat dimanfaatkan secara maksimal
Pengelolaan Keamanan Lingkungan Kampus
Security Keamanan lingkungan kampus yang baik
Pengelolaan Hubungan Masyarakat
Humas Branding dan Marketing kampus
berjalan, dipertahankan, dan terus berkembang
Pengelolaan Perpustakaan Pengelola Perpustakaan Perpustakaan dikelola secara profesional
3.5. Analisis Matriks SWOT
Rumusan SWOT yang ada dalam dokumen rencana strategis AKN Pacitan dianalisis untuk menghasilkan isu strategi SO, WO, ST, dan WT. isu strategi tersebut disajikan pada Tabel 5 berikut:
Tabel 5. Matriks SWOT
Strengths Weaknesses
Opportuni ties
• Sosialisasi Kampus secara lebih masif
• Pendirian prodi baru dengan melibatkan seluruh elemen untuk inisiatif
• Pendirian prodi baru dengan memanfaatkan potensi lokal
• Sosialisasi kelebihan lulusan D2 kepada industri dan masyarakat
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E- ISSN 2503-2933 169
Threats • Meningkatkan mutu dan reputasi
• Menjalankan inisiatif perubahan bentuk perguruan tinggi menjadi politeknik
• Meningkatkan kuantitas dan kualitas kerjasama dengan industri
• Menjaga hubungan baik dengan seluruh stakeholder
3.6. Tren Perkembangan SI/TI
Berdasarkan tren teknologi yang dikemukakan oleh Gartner[12], McKinsey[13], dan Accenture[14] dalam release terbarunya pada tahun ini, tren teknologi SI/TI dapat diringkas sebagaimana tersaji pada Tabel 6:
Tabel 6. Tren Teknologi SI/TI
Tren Teknologi Manfaat
Data Science Meningkatkan akurasi pengambilan keputusan strategis berdasarkan data yang tersedia
Machine Learning Mengidentifikasi pola-pola yang muncul secara otomatis untuk mengembangkan sebuah model yang dapat dijadikan acuan
Artificial Intelligence Meningkatkan produktifitas dengan otomasi-otomasi kecerdasan buatan
Cybersecurity Meningkatka keamanan jaringan, sistem, dan data Microservice
Architecture
Memudahkan integrasi sistem, pemeliharaan, dan pengembangan lanjutan
IOT Menciptakan interkoneksi antar seluruh perangkat yang telibat dalam kegiatan
Cloud Computing Meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan perangkat serta menjamin ketersediaan
3.7. Portofolio Aplikasi Internal
Aplikasi-aplikasi yang dimiliki oleh AKN Pacitan, dipetakan kedalam portofolio aplikasi McFarlan. Portofolio aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3 di bawah ini.
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
• Website AKN Pacitan • Learning Management System
• OJS
• Sistem Informasi Akademik
• Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru
• Sistem Informasi Kehadiran Karyawan
• Sistem Informasi Pelacakan Alumni
• Sistem Informasi Perpustakaan
KEY OPERATIONAL SUPPORT
Gambar 3. Portofolio Sistem Informasi AKN Pacitan 3.8. Strategi Sistem Informasi
Isu-isu strategis yang muncul dari seluruh analisis yang dilakukan, dilanjutkan dengan analisis Critical Success Factor (CSF) untuk menemukan usulan strategi SI/TI. Dari hasil
170 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E-ISSN 2503-2933
analisis CSF tersebut dirumuskan portofolio sistem informasi mendatang untuk AKN Pacitan adalah sebagaimana tersaji pada Gambar 4 berikut:STRATEGIC HIGH POTENTIAL
• Website AKN Pacitan
• Customer Relationship Management (CRM)
- Sistem Informasi Kerjasama (SI-Kerma)
• Integrated Smart Campus (ISC)
• Sistem Informasi Penjaminan Mutu (SI-PM)
• Sistem Informasi Pelacakan Alumni (SI-PA)
• Indexed OJS (OJS)
• Learning Management System (LMS)
• Sistem Informasi Akademik (SIAK) - Sistem Informasi Kegiatan
Kemahasiswaan (SI-KK)
• AKNP Mobile
- AKNP Mobile for Lecturer - AKNP Mobile for Parent - AKNP Mobile for Student
• Sistem Informasi Penerimaan (SI- PMB) Mahasiswa Baru
• Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (SI-PPM)
• Human Capital Management System (HCMS) - Sistem Informasi Profil Dosen (SI-PD) - Sistem Informasi Penggajian (SPayroll) - Sistem Informasi Kinerja (SI-Kerja)
• Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran (SI-PP)
• Sistem Pengelolaan Barang Milik Negara (SP-BMN)
• Sistem Informasi Persediaan (SI-Sedia)
• Sistem Informasi Perpustakaan (E-Lib)
• Sistem Informasi Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH)
• Sistem Informasi Pengaduan Layanan (Helpdesk)
KEY OPERATIONAL SUPPORT
Gambar 4. Portofolio McFarlan Sistem Informasi Mendatang
Portofolio sistem informasi mendatang di atas, dianalisis gapnya dengan sistem iformasi yang yang sekarang sudah dimiliki oleh AKN Pacitan. Berdasarkan analisi tersebut, implementasi solusi sistem informasi untuk AKN Pacitan yang disusun dalam sebuah rencana seperti pada Tabel 7 berikut:
Tabel 7. Rencana Implementasi Sistem Informasi
Sistem Informasi 2023 2024 2025 Website AKN Pacitan
Maintenance Sistem Informasi PMB
Learning Management System Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Akademik U
Human Capital Management System U Sistem Informasi Pelacakan Alumni U
Indexed OJS U
AKNP Mobile B
SI Penelitian dan PKM B
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E- ISSN 2503-2933 171
Sistem Informasi Penjaminan Mutu B
Customer Relationship Management B
Sistem Pengelolaan BMN B
Sistem Informasi Persediaan B
SI Perencanaan dan Penganggaran B
JDIH B
Helpdesk B
Integrated Smart Campus B
Ket: U = Update/Perbaikan B = Baru 3.9. Strategi Teknologi Informasi
Analisis dengan menggunakan kerangka Critical Success Factor yang telah dilakukan selain menghasilkan daftar rekomendasi portofolio sistem informasu juga menghasilkan beberapa poin penting dalam strategi pengembangan teknologi informasi diantaranya sebagai berikut:
1. Migrasi infrastruktur ke Cloud Computing. Lokasi geografis yang tergolong jauh dari pusat kota membuat harga bandwidth dan kestabilan pasokan listrik menjadi kendala infrastruktur.
Dengan melakukan migrasi infrastuktur sistem ke Cloud Computing akan menjamin ketersediaan sistem dan kehandalannya. Disamping itu biaya pengadaan juga bisa ditekan sedemikian rupa.
2. Pengembangan sistem diarahkan berbasis Microservices. Dengan berbasis pada arsitektur Microservices, proses integrasi dan juga pemeliharaan akan lebih ringan dan lebih mudah dilakukan.
3. Seluruh Infrastruktur yang tersedia baik, jaringan, sistem informasi, maupun SDM wajib untuk dilakukan audit secara berkala untuk menjamin kualitas layanan yang diberikan kepada para pengguna.
4. Standarisasi infrastruktur dari segi keamanan disarankan untuk diprogramkan agar mendapat sertifikat standarisasi yang dapat meningkatkan citra institusi.
3.10. Strategi Manajemen SI/TI
Analisis kondisi Sumber Daya Manusia di internal institusi ditemukan fakta bahwa AKN Pacitan belum miliki unit khusus yang fokus dan secara profesional mengelola teknologi informasi. Untuk kebutuhan pengelolaan teknologi informasi masih mengandalkan tenaga pendidik dan kependidikan yang diberikan tugas tambahan.
Penambahan unit di AKN Pacitan, yang merupakan satuan kerja di bawah naungan Kemendikbud tidak serta merta dapat dilakukan. Penambahan unit ini dapat dilakukan dengan melakukan perubahan Statuta AKN Pacitan dan Peta Jabatan Akademi Komunitas Negeri Pacitan. Statuta dan Peta Jabatan ini kemudian harus disahkan dengan Peraturan Menteri.
4. KESIMPULAN
Dengan menggunakan kerangka kerja penyusunan strategi sistem informasi dan teknologi informasi Ward and Peppard, peneliti telah berhasil merumuskan portofolio aplikasi mendatang yang diperlukan oleh AKN Pacitan. Hasil analisis terhadap kondisi internal dan eksternal baik dari sisi bisnis maupun sisi teknologi informasi menghasilkan portofolio aplikasi yang sedikitnya terdiri dari 18 jenis sistem informasi. 18 jenis sistem informasi ini terdiri dari 4
172 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E-ISSN 2503-2933
aplikasi yang sudah ada sebelumnya dan sudah sesuai dengan kebutuhan, 4 aplikasi yang sudah ada namun diperlukan pemutakhiran, dan 10 aplikasi baru yang harus dibuat dan dikembangkan.Untuk merealisasikan 18 jenis sistem informasi sebagai portofolio sistem informasi AKN Pacitan, peneliti mengusulkan perencanaan yang dibagi menjadi 3 tahun. Implementasi ini hendaknya memperhatikan usulan strategi implementasi yang meliputi menggunaan Cloud Computing, Arsitektur Mikroservice, dan Standarisasi Infrastruktur.
5. SARAN
Dengan dasar penelitian ini, peneliti menyarankan temuan yang diperoleh dibakukan dalam bentuk dokumen Renstra IT dan disahkan minimal dengan peraturan direktur. Dengan demikian dokumen ini akan menjadi legal dan dapat dijadikan dasar pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi di AKN Pacitan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] P. Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward, P. Askar Wirawan, and A. David Manuputty, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward and Pepper (Studi Kasus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Salatiga),” JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), Vol. 8, No. 3, pp. 1147–1157, Sep. 2021.
[2] M. Fingkreuw and M. N. N. Sitokdana, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Metode Wetherbe (Studi Kasus: Kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua),” JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), Vol. 9, No. 1, pp.
621–632, Mar. 2022.
[3] P. S. Strategis, T. di SMA YPK Diaspora Menggunakan Ward, P. Jessica Nathania Kho, A. Fritz Wijaya, K. kunci-Perencanaan Strategis, and S. Informasi, “Perencanaan Strategis SI/TI di SMA YPK Diaspora Menggunakan Ward and Peppard,” JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), Vol. 9, No. 3, pp. 2041–2054, Sep. 2022.
[4] J. Ward and J. Peppard, “Strategic Planning for Information Systems Third Edition,”
2016.
[5] Y. Utami, A. Nugroho, and A. F. Wijaya, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja Kota Salatiga,” Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, Vol. 5, No. 3, pp. 253–260, Aug. 2018.
[6] S. T. Wibowo and H. Prilysca Chernovita, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan Metode WARD & PEPPARD Studi Kasus Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Boyolali,” Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, Vol. 9, No.
2, pp. 269–278, Feb. 2022.
[7] Ovidijus Jurevicius, “Value Chain Analysis: The Ultimate Guide - SM Insight,” 2022.
[Online]. Available: https://strategicmanagementinsight.com/tools/value-chain-analysis/.
[Accessed: 04-Mar-2022].
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 160-173 E- ISSN 2503-2933 173
[8] Mind Tools, “PEST Analysis - Strategy Tools From MindTools.com.” [Online].Available: https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_09.htm. [Accessed: 04- Mar-2022].
[9] Michael E. Porter, “The Five Competitive Forces That Shape Strategy.” [Online].
Available: https://hbr.org/2008/01/the-five-competitive-forces-that-shape-strategy.
[Accessed: 04-Mar-2022].
[10] Wellcode Team, “Five Forces Porter (Strategi Marketing Industrial).” [Online].
Available: https://insight.wellcode.io/five-forces-porter-strategi-marketing-industrial.
[Accessed: 04-Mar-2022].
[11] AKN Pacitan, Rencana Strategis Akademi Komunitas Negeri Pacitan 2020-2024. 2020.
[12] Gartner, “Top Strategic Technology Trends for 2022,” 2022.
[13] McKinsey, “The Top Trends In Tech-Executive Summary Download,” 2022.
[14] Accenture, “Meet Me in The Metaverse The Continuum of Technology and Experience, Reshaping Business,” 2022.
