PERAN DAN TUGAS PROFESI SEKRETARJS PROFESIONAL DALAM MEMBANGUIN CITRA DAN CITRA PERUSAHAAN
DRA. Natahlia Nursiti Magablo, MA,MM, Ph.D ABSTRAK
Ketika mendengar profesi seorang Sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah perempuan, cantik, seksi, energik. Profesi Sekretaris lebih sering kita jum;pau seorang perempuan dikarenakan fungsi dasat sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat , mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan entertaint tamu atasan bahkan sampai mengurusii keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuannya tesebut lebih dimiliki oleh sorang perempuan divanding laki lakio. Sekretaris yang prfosioanl mampu memberikam kontribusi jumlah besar terhadap kermjuan perussahaan, menjalankan tugas profesinya sesuai dengan peran dan tanggunjawab yang besar terhadap kemajuan perusahaan, menjaanlan tugas profesinya sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya danj hal yang tidak kalah pentignya kuncinya adalah berskipap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat.
Menxiptakan suasana kantoe yang kondusif , berindak sesuai denfgan kemapuan , keahlian, mencipatkan susasana kantor yang konsduf, , bertindak sesuai dengan kemapuan kehalian inisiatif dan bekerja dengan penuh kreatifitas.
Ekstitensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekedar “pembantu atau penggembira pimpinan”. Sekretaris bukan lagi obyek tetapi subyek pentiing dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh.
Profesi ini memiliki masa depan cerah.Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat oerkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretari terus diperkenalkan setiap saat, tetapi “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapanpun, Karena tugas
seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan mengahmbat pekerjaan pimpinan..
Fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa sekretaris masih dipandang sebelah mata, karena adanya hanya hubunan mesra dan harmonis dengan atasan, tetapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk bersperpsi Untuk Menegakkan citra diri dan citra perudsaahaan, maka sekretaris dituntut mampu menjunjung tinggi citra peruasahaan bertanggung jawab tergadap profesinya , ramah terhadap relasi dan kawan sekantor, bisa menjaga rahasia perusahaan, selalu mengupdate terhadap kemajuan ilmu pengetahuan dan tekno;ogi misalnya teknologi onformasi , terampil dalam pembukaan “accounting “, terampil dalam bahasa asinh, mampu mengenali karakter pimpinan mempunyai etika yang baik, berpenampilan yang sopan, memiliki ketrampilan berkomunikasi, semuanya itu berkaitan dengan citra diri dan citra perusahaan.
Kata Kunci : Sekretaris , profesi , citra Pendahuluan
Tidak sedikit orang yang mempunyai padndangan tentang profesi sekretaris yang terlintas dibenaknya adalah orang peremouan yang “dekat” dengan atasan dari sudut pandang yang tidak berbeda masyarakat menilai sekretaris itu identic denga skelingkuhan atasan, mata-mata Istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Pemikiran ini tentunya tidak sepenihnya benar terlepas kembali lagi ke individu masing masing, bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan perannnya secara profesional; namun, itulsh realita
Untuk ;menjawab pandangan masyarakat yang kurang positif terhadap citra profesi sekeretaris, maka setiap pelaku profesi serkretaris jarus mampu menunjukan kepada masayarakat luas bahwa pandangan masyarakat itu tidak semuanya benar bahwa profesi sekretaris adalah profesi yang luhur salam melaksaknakan tugas profesinya dengan professional, berpenampilan menarik dan sopam, berkepribadian dan menjunjung tinggi kehormatan diri sesuai dengan kide etik profesi.
A. Pengertian Sekretaris
Sekretaris merupakan profesi yang kini banyak dimiati.Disamping memberikan prospek karir yang baik, kesempatan kerja yang ada untuk sekretaris kini lebih terbuka, lebih dari itu kedudukan sekretaris ddi perusahaan membantu pimpinan dan bertanggung jawaba artas legiatan lantor agar berjalan baik.
Istilah sekretatris berasal dari bahasa latin yairtu secretum atau secretaries atau secretarium yang berarti orang yanf memegang rahasia.sedangkan dalam bahasa inggris disebut secretary yang berarti sekretairs. (Wawaoruntu, 1991:58).
Dibawah ini dikemukan beberapa pendapat mengenai pengertian sekretaris, antaara lain :
Sekretaris adalah seorang petuagas yang pekerjaan pokojknya adalaha menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk penyimpananya bagi seorang pejabat atau pimpinan organisasi. (WEstra, 1995:12)
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugs membantu pimpinan kantor dalam mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang detail kepada pimpinan. (Wursabnto, 1997:12)
Sekretaris adalah disamping harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan juga harus memiliki sikap professional dan berdidikasi tinggi. (Wijaya, 1997:57)
Sekretaris adalah salah satu seorang anggota tim manajemen yang penting, bukan saja bertanggung jawab untuk memenuhi kebtuuhan para eksekutif, tetapi juga membantu kelancaran dan efisiensi kegiatan kantor, sekretaris adalah seorang yang membantu pekerjaan pimpinan, terutama dalam hal administrasi yaitu tugas- tugas ketatausahaan yang meliputi kegiatan korespondensi, mengarsipkan surat dan dokumen, menelpon dan menerima telpon, membuat perjanjian dan lain lainya.
Seorang sekretaris juga harus dapat menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan dan dapat dipercaya untuk menyimpan rahasia, tidak akan membocorkan rahasia perusahaan atau rahasia pimpinannya kepada siapapun.
Selain hal diatas, maka dapat disimpulkan pula bahwa sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar karena kelancaran aktivitas perkantoran atau perusahaan sangat tergantung pada pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris.
B. Jenis – jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan , wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi) : yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Officr manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputii semua aspek kegiatan kantor. SEkeretaris Organisasi serign disebut Executivr Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh SEkretaris Jendral, Sekretaris Inspektorat Jendral, Sekretaris Wiayah, Sekretaris Dewan, Sekretairs Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).
Sebagai Executive secretary hartus paham akan tujuan-yujuan, prinsip-prinsip, azaz-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi (secretariat) dengan baik.
2. Sekretaris pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (pereantara) pimpinan. SEkretaris pribadi bukanlah manaajer dan tidak mermpunyai anak buah sebagai contoh SEkretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rekto. SEkretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonstrentasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebiasaan, kegemaran/hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kempuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaannya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengaalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu seketaris yang barumeniti karirernya sebagai pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbigan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakn tugasnya.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sekretaris junior adalah seorang sekretaris yang baru lulus dari lembaga pendidikan kesekretarisan, sehingga sekretaris junior membutuhakan bimbingan dan harus banyak belajar. Sekretaris senior adalah seorang sekretaris yang sudah berpengalaman dalam bidangnya, mempunyai pengetahuan yang luas, ketrampilan, memiliki kemampuaan kerja yang tinggi dan berdedikasi tunggi.
Berdasarkan Spesialisasi Atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan
Adalah seorang yang memiliki ketrampilan dan kempuan bekerja sebagai sekretaris, memiliki atau memahami pengetahuan khusus, mempunyai keahlian dalam bidang tertentu, dan mempelajari pengetahuan dalam bidang kesekretarisan.
Contohnya: Sekretaris dalam bidang hukum, kedokteran dan akuntansi.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa jenis jabatan sekretaris pada saat sekarang ini sangat bermacam-macam, hal ini dikarenakan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi. Perbedaan jabatan sekretaris dapat mengakibatkan sekretaris mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang berbeda. Hal yang paling penting adalah sekretaris harus memahami kedudukannya sebagai seorang sekretaris dimana dia bekerja.
Menurut Ernawati (2003:4), jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek, antara lain:
1. Berdasarkan Luas Lingkup Tanggung Jawab Sekretaris.
a. Sekretaris Organisasi
Adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Contohnya: sekretaris jenderal di departemen.
b. Sekretaris Pimpinan
Adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
c. Sekretaris Pribadi
Adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Contohnya: sekretaris seorang bintang film.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa jenis jabatan sekretaris menurut Ernawati dapat dibagi 3, antara lain: sekretaris organisasi, sekretaris pimpinan dan sekretaris pribadi.
1. Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar menyangkut perusahaan atau organisasi dimana sekretaris bekerja, oleh karena itu sekretaris organisasi harus melakukan pekerjaannya dengan baik dan benar, karena kelancaran organisasi tergantung pada sekretaris organisasi.
2. Sekretaris pimpinan adalah sekretaris yang bekerja pada perusahaan negeri maupun swasta, tetapi sekretaris pimpinan hanya membantu pekerjaan pimpinannya saja dan bertanggung jawab kepada pimpinannya.
3. Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang bertugas dan bertanggung jawab kepada seseorang dan biasanya sekretaris pribadi hanya mengerjakan pekerjaan seseorang yang telah mengangkatnya sebagai seorang sekretaris.
Selain itu, dapat disimpulkan pula bahwa jenis jabatan sekretaris pada saat ini bermacam-macam, hal ini dikarenakan tuntutan dan kebutuhan sebuah organisasi atau perusahaan. Selain itu, perbedaan jabatan sekretaris membuat sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, sehingga syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris pun akan berbeda dari satu
perusahaan dengan perusahaan lainnya, tergantung pada persyaratan yang diinginkan oleh perusahaan tersebut.
C. Syarat-syarat Menjadi Seorang Sekretaris
Perkembangan ilmu pengetahuan dan perkembangan kegiatan organisasi atau perusahaan swasta pada saat ini, menuntut sekretaris untuk memenuhi syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, apabila tidak dipenuhi dengan baik, maka poelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan kurang baik.
Menurut Sedarmayanti (1997:138), syarat-syarat sekretaris antara lain:
1. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kemampuan bekerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah terampil dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan dan lain-lain.
3. Memahami cukup pengetahuan, misalnya: organisasi dan manajemen perusahaan, masalah niaga dan lain-lain.
4. Menguasai bahasa indonesia, bahasa inggris, dan bahasa asing yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
5. Memiliki kepribadian sebagai seorang sekretaris.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa syarat-syarat sekretaris tidaklah mudah. Seorang sekretaris harus berpendidikan tinggi sekurang-kurangnya SLTA, karena seorang sekretaris harus memiliki peongetahuan yang luas dan pendidikan merupakan hal yang sangat penting untuk menjadi seorang sekretaris.
Sekretaris harus mempunyai kemampuan bekerja, maksudfnya adalah pekerjaan seorang sekretaris tidak hanya dalam bidang korespondensi, tetapi juga seorang sekretaris harus mengetahui pendistribusian surat, pengarsipan dan lain- lain.
Seorang sekretaris harus cukup pengetahuan tentang organisasi dimana dia bekerja, mengerti tentang tugas dan wewenang serta tanggung jawab sebagai seorang sekretaris dan juga menguasai tentang masalah bank.
Sekretaris juga harus mengetahui berbagai bahasa, maksudnya adalah perusahaan tidak hanya menjalin kerjasama dengan perusahaan dalam negeri, tetapi terkadang perusahaan menjgalin kerjasama dengan perusahaan luar negeri, dalam hal ini, sekretaris dituntut untuk menguasai berbagai bahasa, hal ini sangat penting untuk memperlancar komunikasi dengan relasi perusahaannya.
Sekretaris harus mempunyai kepribadian sebagai seorang sekretaris, maksudnya adalah seorang sekretaris harus rapih dan sopan dalam mengenakan busana, memiliki sikap duduk yang baik, cara makan yang baik, cara jalan yang baik dan sopan dalam berbicara.
Menurut Saiman (2002:26), syarat-syarat sekretaris adalah:
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifgat yang dimiliki oleh seorang yang menjadi seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia dan lain-lain.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti dibidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya.
3. Syarat pengetahusan khusus, yaitu mpengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris, sesuai tempat dimana dia bekerja, seperti dikantor pemerintah ataupun dikantor perusahaan swasta.
4. Syarat skill sdan teknik kesekretariatan, yaitu kemampuan seorang sekretaris yang langsung berjhubungan dengan tugas kesekretariatan, hal ini meliputi kemampuan mengetik, stenograph, korespondesi, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, tyaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, meliputi menerima tamu, teleponm, membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.
Dari uraian diatas, dapaty disimpulkan bahwa untuk menjadi seorang sekretaris harus memiliki syarat kepribadian sekretaris sangat penting. Seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik seperti memiliki kesabaran dalam mengerjakan semua tugas yang dilakukannya, sabar dalam menerima tamu atau menerima telepon yang tidak memberikan identitasnya dan lain-lain. Seorang sekretaris harus bijaksana, makmsudnya adalah sekretaris tidak membawa permasalahan pribadi kedalam kantor, selain itu sekretaris harus dapat memegang rahasia perusahaan atau rahasia pimpinan dan tidak akan membocorkan rahasia tersebut kepada siapapun.
Syarat pengetahuanb umum juga harus dimiliki oleh sekretaris, hal ini dimaksudkan agar pengetahuan sekretaris dapat bertambah. Seorang sekretaris juga harus mengetahui perkembangan ekonomi, misalnya harga dolar atau rupiah mengalami kenaikan atau mengalami penurunan.
Sekretaris harus memiliki pengetahuan khusus seperti mengerti dan memahami tentang tugas dan tanggung jawabnya dimana dia bekerja, menguasai tentang organisasinya dan lain-lain.
Selain itu, sekretaris juga harus memiliki skill atau kemampuan untuk mengerjakan tugas-tugasnya secara profesional. Sekretaris harus dapat mengetik dengan cepat dan benar dengan menggunakan 10 jari, memahami penulisan stenografi, mengetahui dan memahami mengenai korespondensi surat baik dalam bahasa indonesia, maupun bahasa inggris.
Sekretaris juga harus melmiliki dan menguasai syarat praktek, seperti bagaimana cara menerima tamu atau telepon dengan baik, ramah, sopan dan menggunakan bahasa yang baik dan benar, membuat agenda kegiatan pimpinan, pengarsipan surat-surat dan lain-lain.
Menurut Ernawati (2004:22), syarat-syarat sekretaris antara lain:
1. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.
2. Memiliki ilmu pengeyahuan khusus dan spesialisasi yang sesuai atau relavan dengan aktifitas kantornya.
3. Menguasai pengetahuanm umum dengan banyak membaca, belajar maupun menyimpan siaran media massa.
4. Menguasai bahasa indongesia dengan baik dan benar, menguasai bahasa inggris, serta bahasa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
5. Memiliki pengetahuan dan mampu melaksanakan tugas- tugasnya yang membutuhkan keterampilan seperti korespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat.
6. Memiliki kepribadian tang sesuai dengan profesinya sebagai seorang sekretaris.
Dari uraian diatas, dsapat disimpulkan bahwa syarat menjadi seorang sekretaris harus berpendidikan sekurang-kurangnya SLTA, karena seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas dan pendidikan merupakan hal yang sangat penting untuk menjadi seorang sekretaris.
D. Tugas-tugas Sekretaris
Seorang pemimpin akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaabn-pekerjaan kantor seperti: menerima tamu serta bertamu, menerima telepon serta menelepon, mengurus surat-menyurat dan sebagainya.
Tugas seorangg sekretaris adalah membantu pimpinannya dalam melaksanakan tugas-tugas pimpinannya.
Menurut Sedarmayanti (1997:23), tugas-tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga yaitu:
1. Tugas Rutin
Adaalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi dan tanpa menunggu instuksi dari pimpinanatau tanpa menunggu waktu yang sudah
hargus dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan dengan tugas- tugasnya.
2. Tugas Instruksi
Adalah tugas-tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
3. Tugas Kreatif
Adalah Tugas atau prakarsa yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan.
Menurut Kadarmo (1998:7), tugas-tugas sekretaris dapat dibagi menjadi 4, antara lain:
a. Tugas-tugas yang bersifat rutin
Adajlah tugas-tugas yang tidak lagi memerlukan perintah khusus maupun pengawasan khusus.
b. Tugas-tugas khusus
Adalah tugas yang diberikan oleh pimpinan secara khusus dan lengkap, yang memerlikan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut.
c. Tugas-tugas yang bersifat khusus
Adalah tugas yang dilakukan oleh sekretaris tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan.
d. Tugas melakukan hubungan kerjasama
Meskipun sekretaris harus dapat melaksanakan tugas tanpa bantuan orang lain, tetapi dia hjuga tidak terlepas dari kemngkinan untuk berhubungan dan bekerjasama dengan orang lain. Oleh karena itu, seorang sekretaris harus dapat bekerjasama dengan orang lain dengan harmonis. Dia harus berusaha untuk disukai dan menghindari hal-hal yang akan menyebabkan dia tidak disenangi oleh orang lain.
Dari penjelasafgn diatas, maka dapat disimpulkan bahwa tugas seorang sekretaris adalah untuk meringankan beban kerja pimpinannya. Tugas sekretaris sangat
beraneka ragam, mulaihg dari tugas rutin, tugas kreatif, tugas instruksi sampai dengan melakukan hubungan kerjasama dengan orang lain.
E. Efektivitas Kerja Sekretaris
Keberhasilan pekerjaan sekretaris sangat dipengaruhi oleh sistem kerja organisasi atau lembaga dan kemampuan secara profesional terhadap tanggung jawab sekretaris tersebut. Sebagai suatu sistem kerja, maka seorang sekretaris harus mampu mbendistribusikan pekerjaannya sesuai dengan bidang-bidang atau bagian-bagian yang ada pada organisasi atau lembaga tersebut. Sedangkan sebagai kemampuan profesional, maka seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang menjadi wewenang langsung dari jabatan sekretarisnya.
Berdasarksan berbagai literature, efektif berasal dari kata “effect”, yang mempunyai arti “hasil” atau “akibat”. Sehingga kata effect selalu diartikan sebagai hasil atau akibat. Efektifitas adalah suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu akibat yang dikehendaki (The Liang Gie, 2002:50).
Efektivitas adalah mengerjakan sesuatu yang tepat, berkaitan dengan hasil yang dicapai (Ernawati, 2003:40).
Efektkjivitas kerja adalah suatu aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh seseorang dengan memanfaatkan waktu dan cara yang sebaik-baiknya, sehingga memberikan hasil yang memuaskan dan dapat mencapai sasaran atau tujuan sesuai dengan yang diinginkan sebelumnya (Saiman, 2002:37).
Dari penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas kerja adalah suatu kegiatan yang mempunyai tujuan dan sasaran untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Aktivitas sekretaris sehari-hari menuntutnya untuk selalu mampu menerima informasi, menyimpan informasi, mengelola informasi dan mendistribusikan
informasi tersebut, oleh karena itu sekretaris harus mampu mengerjakan tugasnya dengan baik sehingga efektivitas kerjanya dapat tecapai.
Hubungan tugas rutin dengan efektivitas kerja sangat erat, karena apabila efektivitas kerja baik, maka tugas rutinnya akan berjalan dengan baik, namun apabila efektivitas kerja kurang baik,maka tugas rutin yang dilaksanakannya akan kurang baik. Oleh karena itu sekretaris harus lebih efektif dalam mengerjakan pekerjaannya, sehingga tugas rutinnya akan berjalan dengan baik.
F. Menjadi Sekretaris Profesional 1. Menampilkan Citra Perusahaan
Citdra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Panbdai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan klanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
6. Accounting dan pemvhgbukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
7. Harus Bisa Bahasan Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
8. Mempelajari Karakter Bos
9. Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
10. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perkrusahaan.
11. Pandai Berbicara di Depan Publik.
12. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikadn sang atasan, karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
G. Sepuluh Tips menjadi seorang Sekretaris yang profesional 1. Menampilkan Citra Perusahaan
Citra Perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris hsrus ramah, baik dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas fdan rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandfai Menjaga Rahasia
Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.
4. Tidak Gaptek (Gagap Teknologi)
Sekretaris haruslah mempunyai wawasan luas di bidangnya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Dua hal gini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.
6. Mampu berbahasa Asing
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorangg sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak Meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting (MOM) munite of meeting, Kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain / Asing.
7. Mempelajari Karakter Boss
Agar tidak selalu sdalah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karaktered atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.
8. Mempunyai Etika Yang Baik.
Sekretaris harus memiliki Etika yang baik dalam berbicara , duduk dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat Citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di depan Publik
Seorang Sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan Publik, kadang seporang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuanf dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.
10. Seorang Sekretaris harus SMART
Tidak hanya hsarus berpenampilan menarik, tetapi sekretaris harus mampu dalam segala hal, seorang sekretaris harus cepat, cermat dan tepat.
H. Etika Penampilan Sekretaris
Etika penampilan adalah suatu cara seseorang dalam berpenampilan yang mencerminkan kephribadian yang baijk bukan hanya fisik namun lebih kepada
penampilan atau inner beauty. Jadi, citra diri atau image merupakan lukisan diri yang ditampilkan kepada orangk lain. Orang sering kali tidak menyadari pentingnya kesan atau citra diri. Keahlian atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tinggi memang sangat dibutuhkan. Akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlianb anda yang paling sempurna sekalipun. Image yang burumk dapat juga mempengaruhi penerimaan rekan kerja akan ide-ide dan permintaan-permintaan kita bahkan akhirnya karir kita bisa ternilai jelek dan dapat jugan membuat kita kehilangan pekerjaan.
Profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan tetapi bukan penampilan fisik saja melainkan inner beuty dari diri tersebut sangat berperan. Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris fharus tahu bagaimana cara harus menampilkan diri atau menempatkan fdiri dalam keadaaan tertentu (pekerjaan). Jika anda merupakan seorang sekretaris, anda menjadi sasaran empuk bagi orang-orang disekitar anda yang memang senang menilai orang lain. Terlihat jelas dalam kepribadian seorang sekretaris Bagaimana cara anda duduk, berdiri, berjalan,berbicara, berpakaian, dan merias diri dan makan atau mengangkat telepon dari atasan maupun rekan bisnis. Bagaimana anda memperhatikan kebersihan sampai kedisiplinan diri menjadi dasar penilaian bagaimana kepribadian anda.
Respons positif atau negatif dari orang tergantung dari image diri misalnya melalui cara berpaykaian, sikap dan perbuatan, sopan santun, dan lain-lain.
Relasi bisnis pimpinan anda bahkan mendapat kesan pertama akan perusahaan anda dari diri sekretarisnya. Anda diharapkan memiliki sifat positif dan percaya diri, riang gembira, suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih, dan konservatif. Sekretaris yang sukses sangat memperhatikan penampilan (inner beauty).
Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya.
Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seor janlg sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat
melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1. Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dgengan menjaga kesehatan, antara lain :
a. Makan makanan yang cukup gizinya b. Olah raga yang cukup
c. Istirahat yang cukup
d. Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.
2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b. Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak kmenggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput.
Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.
c. Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian.
Bersihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu.
Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik. Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.
3. Pakaian (Busana).
Cara berbxusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rbambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nilon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga)
Cara- cara yang dilakukan agar busana kita terlihat rapi dan sopan, kita perlu melakukan langkah-langkah yang ada dibawah ini:
1. Mempergunakan busana yang tidak melanggar aturan, norma, kepatumntan dalam lingkungan dimana kita berada. (di kampus jangafn mempergunakanpakaian yang terbuka/terlihat aurat atau anggota tubuh yang seharusnya ditutupi).
2. Bisa mengikuti mode, tapi tetap harus sesuai acara, sesuai waktu, sesuai kaeadaan pada saat itu tetapi usahakan jangan memakai kostum yang terlalu mini atau kuarang bahan karena dapat membuat dampak negatif bagi diri sendiri pada saat acara sedang berlangsung..
3. Hindari menggunakan pakaian yang terlalu mencolok atau menarik perhatian orang, terutama di tempat umum (misalnya di kampus) 4. Hindari busana yang membuat anda sulit bergerak/melangkah
karena itu dapat membuat anda kurang nyaman dalam kegiatan.
5. Hindari aksesoris yang menimbulkan bunyi-bunyi waktu anda bergerak
6. Hindari aksesoris yang menimbulkan bunyi-bunyi dan yang mudah tersangkut, karena anda akan hilir mudik dipanggung dan belakang panggung sertaberdekatan dan bergesekan dengan orang lain.
7. Hindari sepatu yang tidak nyaman dan bersuara keras waktu melangkah
8. Pastikan busana anda sudah rapih, jangan membetulkan/
merapihkan sembarangan.
Dan manfaat yang dapat kita peroleh apabila kita menggunakan busana yang rapi dan sopan di lingkungan kerja maupun di lingkungan khmasyarakat yaitu
a. Penilaian Diri b. Kepercayaan Diri c. Citra Diri
d. Peran Diri
e. Sikap/Tingkah Laku f. Ekspresi
g. Harmonis
L. Kiat Membangun Citra Positif
Tuntutan untuk mengembangkan kepribadian, khususnya seorang sekretaris semakin menihingkat. Masyarakat modern dan perusahaan yang bonafide membutuhkan sekretaris tidak hanya yang rajin dan jujur saja, dan itu bukan merupakan rumusan sekretaris masa depan.
Para image maker baru-baru ini memunculkan gagasan mengenai personal branding. Branding atau brand building umumnya identik dengan kepentingan sebuah korporasi/organisasi/lembaga/perusahaan untuk memajukan bisnisnya. Makanya kita mengenal istilah corporate branding. Namun, dengan tujuan yang tidak jauh berbeda, upaya pembentukan personal branding juga menyangkut kepentingan membangun image seseorang demi tercapainya persepsi positif mengenai dirinya. Personal Branding adalah proses yang menyangkut skill, kepribadian, dan karakterisjtik unik seseorang yang terbungkus menjadi sebuah identitas yang membuatnya lebih dari orang lain.
Personal branding ini tidak saja layak diperhatikan hanya oleh bos-bos perusahaan, melainkan jenis profesi lain seperti dokter, pengacara, arsitek dan tentu saja tidak ketinggalan sekretaris.
Ada rumusan yangjl sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut:
1. Good Appearance; Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopananh dalam tindakan. Penampilan sekretris harus dapat diterima di lingkungan kanitor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga menvcerminkan kepripadiannya. Betapa penting/berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakaina. Appearance beratti nperwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. Ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.
2. Good Behavioubkbr; Berarti tinlgkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak- gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.ty
3. Good Character; Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dhengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian chkepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.
4. Good Capability; Kecakapna atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segalja pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang
kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan inteltual, skill, serta kemampuan teknis.
Selain itu, seokrang sekretaris perlu menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pimpinan dan istri pimpinan. Beberapa hal yang harus dijaga antara lain adalah sebagai berikut:
a. Memahami kedudukan dengan tepat untuk menempatkan diri b. Janganlah menimbulkann provokasi
c. Tidak menjadi juru bicara pimpinan dengan istrinya
d. Tidak boleh mengambil bagian dalam pertengkaran pimpinan dengan istrinya e. Tidak menceritakan sesuatu hal tentang istri pimpinan kepada suaminya
(pimpinan)
f. Menjaga jarak yang aman dengan istri pimpinan
g. Memmbantu pimpinan untuk memberikan perhatian kepada istri, tetapi tidak berlebihan.
J. Kode etik Profesi sekretaris dalam menjalankan Tugas Profesinya Berikut ini disajikan kode etik Sekretaris dari ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia)
Ketentuan Dasar.
1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretarisd
a. Anggota ISI akan berusaha keras untuk menjaga wibawa dan status serta menunjukan kemampuannya dengan berpegang pada pedoman-pedoman dbvasar profesi dalam melaksanakan tugas- tugasnya.
b. Anggota ISIwajib untuk saling mengingatkan akan tingkah laku yangj tidak beretika.
c. Anggota ISI tidak mengadakavn kegiatan-kegiatan yang langsung atau tidak lalmngsung merugikan dan mencemarkan nama baik ISI.
2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiapn tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungannya dan masyarakat.
a. Anggota ISI tidak akan ikut serta dalam sesuatu usaha atau praktek keprofesian yang ia ketahui bersifat curang atau tidak jujur.
b. Anggota ISI selalu bertindak demi kepentingan pemberi tugas dengan setia dan jujur.
c. Anggota ISI tidak bekerjasalma dengan rekan-rekan atau pemberi tugasj yang menyalahgunakan kedudukan mereka untuk kepentingan pribadi.
3. Menjaga kerahasiaan msegala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.
a. Anggota ISI bertindak sebagai seorang yang dapat dipercaya dalam hubungan profesional, melaksanakan tanggung jawabnya dengan cara yang palinmg kompeten, ndan menerapkan pengetahuan dan keterajmpilannya untuk memajukan kepentingan pemberi kerja (tugas).
b. Anggota ISI tidak menggunakan dengan cara apapun, kerahasiaan informasi yang didapatnya yang dapat menimbulkan pertentangan bagi perusahaan dimana ia bekerja atau di tempat kerja yang telah ditinggalkannya.
4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerja sama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.
a. Tukar menjukar pengetahuan dalam bidang keahliannya pada tingkat nasional maupun internasional secara wajar dengan rekan- rekan ISI dan kelompok profesi lain, serta meningkatkan apresiasi masyarakajt terhadap jprofesi sekretaris.
b. Anggota ISI memberikan nasehat, dorongan dan bimbingan kepada sesama anggota jika diminta, kalau permasalahannya berada dalam.