Perancangan & Implementasi Sistem Informasi Pendataan Barang dengan Aplikasi WDCSI “Warehouse Data Collection with
System Information”
Annanda Joti Sutejo 1), Andeka Rocky Tanaamah 2)
1,2)Fakultas Teknologi Informasi, Program Studi Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
Jl. Dr. O. Notohamidjojo Salaiga
Email : [email protected] , [email protected] Riwayat artikel:
Recieved: 25-02-2022 Revised: 04-05-2022 Accepted: 09-05-2022 Abstract
Sutejo Shop is an MSME located in Batang Regency, more precisely in Limpung Subdistrict, Cokronegoro Street. The stock storage system that comes from suppliers at the Sutejo Shop will be stored in the warehouse. Because they are constrained in terms of collecting data on goods, shop owners want to monitor and get valid data on goods in the warehouse but are confused about what steps to take. Therefore, information systems and media are needed in order to overcome the problems of shop owners. Based on these problems, the purpose of this research is to create an information system for data collection using a desktop-based application to become a data collection medium. The prototype design uses the Java programming language with a DBMS-based phpmyadmin management model. The method used in this research is SDLC, besides that there are also interview and observation methods. Through the design and implementation of information systems, owners can use new data collection strategies in their business.
Keywords: Information System, Warehouse Data Collection with System Information, Database Management System, Design, Implementation
Abstrak
Toko Sutejo merupakan UMKM yang berada di Kab.Batang, lebih tepatnya di Kec.Limpung Jalan Cokronegoro. Sistem penyimpanan stok barang yang datang dari supplier pada Toko Sutejo akan disimpan ke dalam gudang. Karena terkendala dalam hal pendataan barang, pemilik toko ingin memantau serta mendapatkan data barang yang ada di gudang secara valid namun bingung untuk mengambil langkah apa yang tepat. Oleh karena itu dibutuhkan sistem informasi serta media agar dapat mengatasi permasalahan dari pemilik toko. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka tujuan penelitian ini adalah membuat sistem informasi pendataan barang dengan menggunakan aplikasi berbasis desktop untuk menjadi media pendataan. Perancangan prototype menggunakan bahasa pemrograman Java dengan model pengelolaan phpmyadmin yang berbasis DBMS. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah SDLC, selain itu terdapat juga metode wawancara dan observasi. Melalui perancangan dan implementasi sistem informasi, maka pemilik dapat menggunakan strategi pendataan baru dalam bisnisnya.
Kata kunci: Sistem Informasi, Pengumpulan Data Gudang dengan Sistem Informasi, Sistem Manajemen Basis Data, Perancangan, Implementasi
Pendahuluan
Teknologi yang berkembang dari masa ke masa semakin modern, segala kegiatan pada zaman sekarang selalu membutuhkan teknologi setiap harinya.
Teknologi dapat digunakan dalam hal positif maupun negatif. Dalam hal negatif, teknologi biasa digunakan untuk tindak kejahatan, contohnya membobol kartu nasabah bank, judi online, pornografi, dan kejahatan yang lainnya. Dalam hal positif sendiri, teknologi dapat digunakan untuk mempermudah pencarian informasi, pengumpulan data, dan kebutuhan sehari-hari. Teknologi juga digunakan oleh para pengusaha di zaman sekarang untuk kebutuhan bisnisnya.
Dalam kegiatan proses bisnis saat ini rata-rata sudah menerapkan TI, hal itu jelas saja karena TI memberikan kemudahan bagi para pengusaha untuk melakukan kegiatan bisnisnya. Saat ini para pengusaha beramai-ramai membuat serta menerapkan suatu aplikasi berbasis desktop untuk kebutuhan bisnisnya [1]. Pada dasarnya aplikasi desktop merupakan suatu aplikasi yang mampu digunakan secara offline serta sifat dari aksesnya pun terbatas, oleh karena itu ketika akan digunakan harus ter-install terlebih dahulu di perangkat PC ataupun laptop. Penggunaan suatu aplikasi desktop untuk kebutuhan bisnis merupakan sebuah problem solving dari banyaknya masalah yang sering ditemui oleh para pengusaha. WDCSI (Warehouse Data Collection with System Information) merupakan sebuah aplikasi berbasis desktop yang bisa dihubungkan dengan perangkat keras seperti scanner barcode.
Pendataan barang yang masuk menggunakan scanner barcode yang berbeda dengan pendataan barang keluar. Dalam aplikasi WDCSI terdapat beberapa menu yaitu Data & Stok Barang, Histori Barang, dan CCTV.
Tempat yang dipilih untuk penelitian saat ini adalah Toko Sutejo, merupakan sebuah UMKM (Usaha Mikro Kecil Menengah) yang memiliki letak lokasi cukup strategis. Toko ini menyediakan layanan grosir dan retail contohnya seperti pembelian sembako, kosmetik, makanan ringan, jamu sachet, dan lain sebagainya. Setiap harinya dari pagi hingga sore selalu ramai didatangi pengunjung untuk memenuhi kebutuhannya. Alur dari rangkaian penjualan yang Toko Sutejo terapkan adalah customer dapat mengambil langsung barang yang diinginkan lalu dibawa ke kasir, atau dapat meminta karyawan toko untuk mengambilkan barang yang dibutuhkan.
Saat ini sistem pendataan barang masuk dan keluar masih menggunakan cara yang terbilang cukup kuno karena dilakukan secara manual, dengan kata lain masih belum menerapkan suatu teknologi apapun. Oleh sebab itu pemilik toko terkadang mengalami kesulitan dalam hal pendataan stok barang. Berdasarkan
informasi yang didapatkan dari hasil wawancara dengan pemilik toko, saat pemilik memeriksa barang-barang di gudang, terkadang jumlah barang yang tercatat pada buku tidak sesuai dengan apa yang ada di gudang. Saat pemilik toko membaca laporan pencatatan stok barang, terkadang masih ada stok barang yang belum tercatat habis, namun stok barang yang masih ada tersebut sebenarnya sudah habis terjual. Hal itu membuat sang pemilik toko harus merekomendasikan barang lain dengan jenis yang sama kepada customer, terkadang tidak semua customer mau menerima tawaran tersebut. Oleh karena itu pemilik toko ingin meningkatkan efisiensi, keamanan, serta validitas dalam hal pengeluaran dan pemasokan barang.
Dari permasalahan yang muncul pada sistem pencatatan barang seperti yang sudah dipaparkan di atas, maka Toko Sutejo memerlukan sistem informasi dalam hal pengelolaan stok barang di gudang untuk mengelola persediaan barang. Oleh sebab itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk membantu owner dari Toko Sutejo dalam pengelolaan barang untuk menghindari kesalahan pendataan barang, selain itu owner juga dapat mengevaluasi kebutuhan jumlah barang untuk dijual kepada customer menggunakan data penjualan yang sudah sesuai dengan data yang ada.
Diharapkan dengan adanya WDCSI ini, pengelolaan barang yang ada di gudang bisa lebih teratur dan tidak adanya lagi kesalahan dalam hal pendataan barang.
Kajian Pustaka
Penelitian terdahulu merupakan sebuah bahan pertimbangan yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan saat ini. Terdapat beberapa penelitian terdahulu yang dijadikan sebagai acuan, yang utama terdapat penelitian berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Berdasarkan Stok Gudang Berbasis Client-Server (studi kasus toko grosir “Restu Anda”) [2]. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi penjualan berdasarkan stok gudang berbasis client-server pada toko grosir Restu Anda yang berguna dan membantu toko Restu Anda dalam memanajemen penjualan barang barang pada downline secara lebih rapi dan membantu menghindari terjadinya kesalahan pencatatan stok gudang yang ada.
Penelitian terdahulu yang kedua adalah penelitian yang berjudul Rancangan Bangun Sistem Informasi Manajemen Mutu Perusahaan Menggunakan Framework Laravel dan Materialize (Studi Kasus: Bagian Pengendalian Dokumen PT. Pura Barutama Divisi Boxindo, Kudus) [3]. Mereka mengembangkan sistem perpustakaan dengan cara menggabungkan arsitektur digital library system dan library management system. Penggabungan kedua arsitektur ini ditempuh dengan memasukkan beberapa komponen library management system (Circulation, Fines, Admin, Import, dan Export) ke dalam arsitektur digital library system. Dengan
metode ini maka komponen tersebut dapat digunakan bersama melalui web browser (sharable) secara online.
Penelitian terdahulu yang ketiga adalah penelitian yang berjudul Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang di TB. Indah Jaya Berbasis Desktop [4]. Mereka mengembangkan sebuah aplikasi berbasis desktop tujuannya agar meminimalisir kesalahan dalam penghitungan jumlah barang. Selain itu karyawan toko dapat memantau persediaan barang yang berguna untuk memperoleh data barang dan dapat melaporkan kepada owner toko dengan sangat akurat dan cepat. Dalam penelitian ini, rancang bangun aplikasi sistem informasi pada yang digunakan berupa metodologi berorientasi objek dengan pendekatan serta permodelan Unified Approach.
Penelitian terdahulu yang keempat adalah penelitian yang berjudul Rancang Bangun Aplikasi Sistem Inventory Berbasis Desktop Menggunakan JSE, yang dimana penelitian ini owner dari CV. Sumber Logam Teknik mengeluhkan mengenai informasi data laporan manajemen [5]. Saat ini mereka hanya menggunakan teknologi Microsoft Office Excel yang belum berjalan secara optimal. Dengan merancang serta mengimplementasikan sebuah aplikasi sistem inventory berbasis desktop, diharapkan dengan adanya aplikasi tersebut dapat mengolah data laporan secara optimal.
Penelitian terdahulu yang kelima adalah penelitian yang berjudul Aplikasi Persediaan Barang Pada Toko Rajawali Malang Berbasis Desktop [6]. Mereka merancang suatu aplikasi berbasis desktop yang gunanya untuk mempermudah owner dari toko Rajawali dalam hal membuat sebuah laporan persediaan jumlah barang secara real time, karena sistem dari aplikasi tersebut secara otomatis melakukan perhitungan serta laporan dapat dicetak sewaktu-waktu. Dalam penelitian ini metode yang digunakan yaitu pengembangan dari sistem SDLC (Software Development Life Cycle).
Penelitian terdahulu yang keenam adalah penelitian yang berjudul Perancangan Aplikasi Pemesanan dan Pembayaran Berbasis Desktop Pada Percetakan UD. Azka Gemilang Menggunakan Metode Prototype [7]. Mereka merancang suatu aplikasi berbasis desktop, aplikasi tersebut berguna untuk dapat menghasilkan data pemesanan hingga laporan pembayaran. Permasalahan yang muncul ketika Percetakan UD. Azka Gemilang kesulitan dalam hal pencatatan data pesanan hingga pembayaran dari konsumen, prosesnya juga masih dilakukan secara manual sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan masih tinggi. Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah Prototype.
Penelitian terdahulu yang ketujuh adalah penelitian yang berjudul Penerapan Metode SDLC Waterfall Dalam Sistem Informasi Inventory Barang
Berbasis Desktop [8]. Pada penelitian ini membahas sebuah rancangan aplikasi berbasis desktop, dalam proses penyusunannya menggunakan bahasa pemrograman VB.NET yang disandingkan dengan metode SDLC Waterfall. Kedepan dengan adanya aplikasi tersebut bisa mempercepat dan mempermudah dalam hal mendapatkan data barang, serta proses pembuatan laporan barang yang masuk dan keluar menjadi lebih baik.
Penelitian terdahulu yang kedelapan adalah penelitian yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pada Toko XYZ Berbasis Desktop [9].
Permasalahan yang timbul yaitu proses pencatatan aktivitas transaksi masih dilakukan secara manual menggunakan kertas, proses tersebut cukup terbilang kuno karena sering menimbulkan kesalahan dalam rekap data serta memakan cukup banyak waktu. Oleh karena itu penelitian ini membahas mengenai perancangan aplikasi berbasis desktop yang berguna untuk dapat menjalankan aktivitas transaksi toko secara terkomputerisasi. Aplikasi yang dirancang menggunakan pendekatan SDLC Waterfall dengan bahasa pemrograman Java dan Netbenas yang berbasis MySQL sebagai penyimpanan data-data nya.
Penelitian terdahulu yang kesembilan adalah penelitian yang berjudul Sistem Informasi Persediaan Dan Penjualan Barang Berbasis Desktop Di D-Net House [10]. Masalah yang muncul ketika adanya kesulitan dalam proses pembuatan laporan stok barang serta data penjualan yang berjalan pada D-NET House, pembuatan aplikasi persediaan dan penjualan barang berbasis desktop menjadi pilihan pada penelitian ini. Melalui pendekatan berorientasi objek dengan cara mengembangkan sistem Prototype, maka diharapkan dapat mempercepat serta mempermudah dalam proses penjualan, pengolahan laporan data barang.
Penelitian terdahulu yang kesepuluh adalah penelitian yang berjudul Perancangan Sistem Inventory dengan Metode Rapid Application Development (Studi Kasus PT XYZ) [11]. Tujuan pengembangan aplikasi desktop sistem inventory barang dalam penelitian ini yaitu untuk dapat membantu, mempermudah segala laporan data barang. Sistem ini dirancang menggunakan pendekatan Rapid Application Development dengan menggunakan bahasa pemrograman Java berbasis MySQL sebagai penyimpanan datanya.
Penelitian terdahulu yang terakhir adalah penelitian yang berjudul Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Berbasis Desktop Website Menggunakan Framework Bootstrap dengan Metode Rapid Application Development, Studi Kasus Toko Peralatan Bayi ‘Eeng Baby Shop’ [12]. Dalam penelitian tersebut memiliki tujuan untuk dapat membangun strategi Sistem Informasi dan perancangan prototype media promosi berupa website yang
terintegrasi dengan database dan menggunakan framework bootstrap untuk menjadi lebih responsif, dan melalui metode Rapid Application Development.
Pendataan Barang & Sistem Informasi Pendataan Barang
Pendataan barang merupakan suatu kegiatan mendata stok persediaan barang di gudang yang pada umumnya dilakukan secara manual. Dengan pendataan secara manual, seringkali terjadi ketidaksesuaian antara jumlah barang masuk dan keluar. Ketidaksesuaian data stok barang bisa menimbulkan dampak kerugian pada penjualan barang, contohnya ketika customer ingin membeli barang A tetapi stok barang di gudang telah habis, maka customer kemungkinan besar tidak jadi berbelanja di toko tersebut. Sistem informasi pendataan barang merupakan suatu kegiatan mendata stok persediaan barang masuk dan barang keluar yang dilakukan secara terkomputerisasi. Tujuannya secara garis besar agar meminimalisir ketidaksesuaian data jumlah stok barang yang masuk dan keluar, kesesuaian data yang tercatat menjadikan pendataan & pengecekan barang di gudang Toko Sutejo dapat lebih spesifik, menghemat waktu serta menghemat tenaga.
Pada dasarnya untuk dapat mengelola stok barang di gudang dengan tepat, terdapat 2 hal yang harus selaras yaitu :
- Pencatatan barang masuk
Semua barang yang akan masuk ke dalam gudang harus dicatat terlebih dahulu, data catatannya berupa (resi nota, tanggal masuk, nama barang, barcode barang, jumlah barang).
- Pencatatan barang keluar
Barang yang akan keluar dari gudang harus melewati pencatatan kembali, tujuannya agar dapat mengetahui secara pasti sisa stok barang yang ada di dalam gudang. Pada umumnya hasil dari pencatatan barang keluar ini berupa kertas print yang sudah dibuat layout nya [13].
Sebuah rancangan sistem informasi pendataan barang yang tepat memiliki struktur klasifikasi jenis barang (pengkategorian). Fungsi dari pengkategorian yaitu untuk membedakan serta memisahkan setiap jenis data barang yang ada. Tujuan dari pengkategorian pendataan barang yaitu untuk meminimalisir terjadinya kesalahan ketika staff perusahaan membuat laporan pendataan barang yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan perusahaan [14].
WDCSI (Warehouse Data Collection with System Information)
WDCSI adalah kepanjangan dari (Warehouse Data Collection with System Information), merupakan sebuah sistem aplikasi yang berbasis desktop. WDCSI
dapat dijalankan pada PC maupun laptop tanpa harus terhubung dengan internet (offline). Aplikasi ini membutuhkan relasi dengan perangkat keras lain yaitu scanner barcode, tujuannya untuk dapat membaca data barcode pada setiap barang.
Pendataan barang yang masuk menggunakan scanner barcode yang berbeda dengan pendataan barang keluar.
Dalam aplikasi WDCSI terdapat 3 menu yaitu Data&Stok Barang, Histori Barang, dan CCTV. Pada menu Data&Stok Barang terdapat informasi berupa ID Barang, Nama Barang, Stok Barang dan Harga Barang per 1pcs. Lalu di dalam menu Histori Barang terdapat informasi berupa pergerakan riwayat barang masuk
& keluar yang terdiri dari Hari dan Tanggal, ID Barang, Status Barang (Masuk atau Keluar), Jumlah Barang (Masuk atau Keluar). Yang terakhir pada aplikasi WDCSI terdapat pilihan menu CCTV, tujuan dan fungsi dari menu ini yaitu untuk memantau serta menampilkan gambaran secara real mengenai situasi yang ada.
Terdapat 4 camera CCTV yang diletakan di berbagai sudut Toko Sutejo, mulai dari area toko yang ramai dengan customer hingga ke bagian gudang dari Toko Sutejo.
DBMS (Database Management System)
Pada dasarnya arti kata database merupakan gabungan dari kedua kata yaitu data dan base, data merupakan sekumpulan catatan maupun gambaran yang sesuai dengan fakta, sedangkan base atau dalam bahasa Indonesia disebut sebagai basis merupakan suatu wadah seperti gudang sebagai tempat berkumpulnya data-data.
Jadi database merupakan sekumpulan data-data yang penting dalam suatu informasi yang berfungsi untuk menyediakan informasi/data bagi para penggunanya, sedangkan DBMS (Database Management System) merupakan sistem software yang diciptakan oleh user berupa data-data agar dapat dipelihara, dikontrol, serta dapat diakses secara efisien.
DBMS adalah jembatan penghubung antara database dengan program aplikasi, beberapa tujuan dari DBMS pada jaringan komputer adalah agar tidak terjadinya kekacauan dalam hal pengelolaan data dengan skala yang besar, selain itu agar data yang diakses lebih cepat & mudah serta terjamin keamanannya [15].
Metode Penelitian
Pada penelitian ini observasi yang telah dilakukan pada Toko Sutejo menggunakan sistem wawancara secara langsung kepada pemilik Toko Sutejo, selain dapat melihat kondisi gudang yang ada di Toko Sutejo juga dapat secara langsung menanyakan hal hal yang tidak dimengerti dengan mendapatkan penjelasan secara langsung mengenai fasilitas-fasilitas serta layout gudang dari Toko Sutejo. Metode yang diambil sebagai acuan pada penelitian ini yaitu SDLC (System Development Life Cycle), terdapat 5 tahapan dalam proses penyusunan
penelitian ini yaitu Identifikasi Masalah, Studi Literatur, Pengumpulan Data, Perancangan dan Pengujian Sistem, Kesimpulan.
Pada tahap yang utama dalam merancang sebuah sistem yaitu pengidentifikasian suatu masalah, dari hasil identifikasi masalah tersebut digunakan sebagai acuan untuk merancang prototype dari sistem informasi pendataan gudang.
Dalam tahapan ini digunakan metode wawancara untuk dapat memperoleh informasi dari permasalahan yang ada serta melakukan observasi terhadap Toko Sutejo. Wawancara dilakukan dengan narasumber yang bersangkutan langsung dengan pemilik Toko Sutejo untuk memperoleh penjelasan secara lengkap guna memperkuat data.
Dari hasil pengidentifikasian masalah yang telah dilakukan, didapatkan informasi mengenai masalah sistem pendataan gudang yang berjalan pada Toko Sutejo masih secara manual. Di mana pendataan barang didasarkan pada laporan pemasokan dan barang keluar, owner dari Toko Sutejo biasanya langsung menerima saja tanpa memeriksa laporan tersebut dikarenakan keterbatasan waktu yang ada. Salah satu akibatnya adalah jumlah barang yang tercatat bisa saja tidak sesuai dengan jumlah yang ada, oleh karena itu owner toko merasa kesulitan dalam hal pendataan barang dan kontrol situasi di dalam gudang. Diharapkan dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi dapat membantu pendataan gudang di Toko Sutejo.
Selanjutnya bagian tahap kedua yang perlu dilakukan dalam merancang sebuah sistem yaitu studi literatur. Pencarian beberapa jurnal yang digunakan sebagai bahan acuan atas dasar manajemen perancangan sistem informasi, berguna sebagai konsep dasar penelitian serta dapat memperkuat penelitian yang saat ini sedang dilakukan. Tujuan dari adanya penelitian terdahulu agar dapat memperluas wawasan mengenai teori yang berkaitan dengan objek yang akan diteliti, sehingga landasan penelitian menjadi lebih kuat.
Dari hasil studi literatur yang telah dikumpulkan sebagai pokok acuan konsep dasar serta untuk memperkuat penelitian ini. Pada proses pencarian jurnal sebagai penelitian terdahulu terkumpul beberapa jurnal karya ilmiah antara lain milik Jodi Martin dan Andeka Rocky Tanaamah yang berjudul “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Berbasis Desktop Website Menggunakan Framework Bootstrap Dengan Metode Rapid Application Development, Studi Kasus Toko Peralatan Bayi Eeng Baby Shop”, milik Anthony, Andeka Rocky Tanaamah, Agustinus Fritz Wijaya yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Berdasarkan Stok Gudang Berbasis Client Server Studi Kasus Toko Grosir Restu Anda”.
Selanjutnya bagian tahap ketiga adalah pengumpulan data, proses pengumpulan data pada penelitian ini dengan menggunakan teknik wawancara serta observasi terkait dengan objek yang akan diteliti. Pada dasarnya teknik wawancara sendiri terdiri dari beberapa komponen seperti pada Tabel 1.
Tabel 1 Komponen Penelitian Kualitatif Nomor Jenis Komponen Penelitian
1 Data – Data dari Narasumber 2 Prosedur Analisis dan Interpretasi
3 Penulisan Hasil Wawancara
Dari ketiga komponen utama dalam melakukan pengambilan data dengan proses wawancara dampaknya sangat besar, karena ketiga komponen tersebut dapat menentukan hasil akhir suatu kesimpulan wawancara tersebut apakah relevan atau tidak.
Data-data yang diperoleh pada saat wawancara mengenai data pemasokan barang masuk serta pengeluaran barang dari gudang. Data pemasokan barang adalah data barang yang masuk ke gudang ketika barang dari supplier telah tiba, sedangkan data pengeluaran adalah data barang yang keluar dari gudang ketika barang tersebut terjual ataupun diambil untuk di display pada etalase Toko Sutejo.
Prosedur analisis merupakan proses pengolahan data yang bertujuan agar dapat menemukan suatu informasi penting yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan pada suatu permasalahan, sedangkan interpretasi merupakan proses pengambilan data melalui komunikasi secara lisan antara dua atau lebih pembicara (wawancara), lalu penulisan hasil wawancara (instrumen penelitian wawancara).
Tahap keempat adalah perancangan dan pengujian sistem, pada proses perancangan sistem disusun berdasarkan data-data yang sudah dikumpulkan sewaktu proses wawancara. Pendekatan perancangan sistem pada penelitian ini menggunakan model prototype, dimana user interface (UI) serta kegunaannya disesuaikan berdasarkan permintaan owner Toko Sutejo, kemudian selanjutnya melakukan uji coba terhadap aplikasi tersebut apakah sudah berfungsi mendekati hasil yang sempurna. Pada tahap yang terakhir dari seluruh rangkaian metode SDLC (System Development Life Cycle) adalah kesimpulan, yaitu berupa hasil akhir yang dapat ditarik berdasarkan keseluruhan pendekatan serta perancangan yang menggunakan penerapan metode SDLC.
Hasil dan Pembahasan
Aplikasi berbasis desktop merupakan pilihan yang diinginkan oleh Toko Sutejo sebagai pendataan barang di gudang. Dari penelitian ini dikembangkan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) yang bertujuan agar aplikasi yang diciptakan dapat berguna pada Toko Sutejo. Selain itu pada penelitian ini terdapat 2 macam bentuk permodelan UML (Unified Modelling Language), bentuk model Activity Diagram dan Use Case Diagram.
Dalam penelitian ini, database yang digunakan untuk menyimpan seluruh aktivitas dari aplikasi WDCSI yaitu phpmyadmin. Phpmyadmin merupakan sebuah software pengelolaan MySQL yang berbasis Website (Localhost), pengertian dari localhost merupakan server lokal yang lingkupnya hanya hosting komputer milik pribadi.
Hosting merupakan suatu layanan online yang digunakan untuk mengelola data yang tersimpan, baik itu berupa basis data maupun skrip. Dalam aplikasi WDCSI ini, selain membutuhkan phpmyadmin juga membutuhkan aplikasi XAMPP sebagai penyedia Web Server individu pada komputer milik pribadi.
Dalam penelitian ini modul yang harus dijalankan sebelum membuka phpmyadmin ataupun aplikasi WDCSI yaitu “Apache dan MySQL”.
Fungsi dari Apache adalah sebagai penyedia koneksi antara server pribadi yang bentuknya sebuah software dan browser melalui pengiriman file dengan arus keluar-masuk antara klien dengan server, sedangkan peranan dari MySQL adalah sebagai pengelola untuk dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data melalui database server. Setelah menjalankan 2 module yang terdapat di XAMPP, pada module MySQL klik button Admin untuk berpindah ke halaman browser yang secara otomatis terhubung pada localhost-phpmyadmin.
Activity Diagram merupakan bentuk alir kerja, isinya berupa suatu tindakan aktivitas yang isinya berupa pengulangan serta pilihan. Pada penelitian ini terdapat 2 jenis Activity Diagram, yaitu tambah data barang dan ubah data barang. Bentuk Activity Diagram dengan proses penambahan data barang baru (Input), proses Input data barang baru menggunakan aplikasi WDCSI yang berbasis Desktop. Aktivitas nya berawal dari login aplikasi, menggunakan akun yang telah didaftarkan pada database phpmyadmin oleh owner Toko Sutejo. User yang mempunyai akun terdaftar pada database phpmyadmin dapat masuk ke dalam aplikasi WDCSI untuk dapat mengelola data barang di gudang. Setelah user berhasil login akan muncul tampilan awal dari aplikasi WDCSI yaitu homepage.
Agar dapat menambahkan data barang baru ke dalam aplikasi WDCSI, user dapat masuk ke dalam menu Data & Stok Barang. Pada menu Data & Stok Barang akan muncul tampilan berupa data barang yang sudah pernah diinputkan dengan
cara manual melalui phpmyadmin ataupun dengan fitur Tambah pada menu Data
& Stok Barang. Ketika ingin menambahkan data barang baru klik button Tambah, isi semua data barang baru ke dalam kolom-kolom yang tersedia. Lalu setelah itu klik button Simpan maka secara otomatis data barang akan tersimpan pada database.
Login System WDCSI
Proses Validasi System WDCSI
Invalid
Pilih Data & Stok
Barang Menampilkan Data &
Stok Barang
Tambah Data & Stok Barang Baru
Menampilkan Perubahan Data & Stok Barang Menyimpan Perubahan
Data & Stok Barang
Kembali
Simpan Tambah Homepage System
WDCSI Valid
Gambar 1 Activity Diagram Tambah Data Barang
Selanjutnya adalah bentuk Activity Diagram mengenai proses perubahan data barang, selain proses input data barang aplikasi WDCSI juga dapat melakukan perubahan data barang yang sudah ada (Update). Awal dari aktivitas perubahan data barang prosesnya mirip dengan aktivitas penambahan data barang baru hingga pada tampilan awal aplikasi WDCSI yaitu homepage. Untuk dapat melakukan perubahan data barang yang sudah ada pada aplikasi WDCSI, user dapat masuk ke dalam menu Data & Stok Barang.
Pada menu Data & Stok Barang akan muncul tampilan berupa data barang yang sudah pernah diinputkan dengan cara manual lewat phpmyadmin ataupun dengan fitur “Tambah” pada menu Data & Stok Barang. Ketika ingin mengubah data barang yang sudah ada klik button “Ubah”, pilih dan klik data barang yang ingin diubah pada tabel data & stok barang, ubah data barang yang ingin diperbaharui dalam kolom-kolom yang tersedia. Setelah itu klik button “Simpan”
maka secara otomatis data barang akan tersimpan pada database.
Login System WDCSI
Proses Validasi System WDCSI
Invalid
Pilih Data & Stok
Barang Menampilkan Data &
Stok Barang
Ubah Data & Stok Barang Menyimpan Perubahan
Data & Stok Barang Homepage System
WDCSI Valid
Batal Ubah
Simpan Ubah Kembali
Menampilkan Update Data & Stok Barang
Gambar 2 Activity Diagram Ubah Data Barang
Use Case Diagram merupakan proses penjabaran dari bentuk interaksi antara aktor dengan sistemnya, representasi antara interaksi sistem dengan aktor mempunyai tujuan agar mudah dipahami oleh user mengenai alur sistem dari aplikasi yang dibuat. Tujuannya dari Use Case Diagram adalah untuk dapat mengetahui pergerakan sistem informasi manajemen Toko Sutejo yang sedang berjalan. Terdapat 2 aktor yang memegang kendali penuh untuk dapat mengelola aplikasi WDCSI yaitu admin dan owner Toko Sutejo, untuk dapat masuk sebagai admin dengan cara login menggunakan Username dan Password yang telah terdaftar pada database phpmyadmin.
Dalam aplikasi WDCSI, admin mempunyai akses untuk dapat menambahkan data barang baru (Create), melihat/menampilkan data barang (Read), serta dapat mengganti data barang bila mana terjadi perubahan data (Update). Admin tidak dapat menghapus data barang (Delete) secara langsung dalam aplikasi WDCSI, karena yang mempunyai akses untuk dapat menghapus data barang hanyalah owner dari Toko Sutejo pada phpmyadmin.
Admin
Tampil Data&Stok Barang
Histori Barang
CCTV
Owner Toko Sutejo Hapus
Data&Stok Barang Data&Stok BarangUbah
Tambah Data&Stok Barang
Gambar 3 Use Case Diagram
Berikut adalah gambaran UI (User Interface) aplikasi WDCSI Toko Sutejo : Pada UI yang pertama kali muncul yaitu berbentuk tampilan awal aplikasi WDCSI yang berupa user dapat memasukan Username serta Password yang telah terdaftar. Perancangan serta penyusunan aplikasi berbasis Desktop pada penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman Java dengan metode pengelolaan
phpmyadmin yang berbasis DBMS (Database Management System). Data Username dan Password dalam aplikasi WDCSI juga dapat didaftarkan lebih dari 1 user pada phpmyadmin.
Ketika user menginputkan Username dan Password dengan benar yang berarti telah terdaftar pada database phpmyadmin. Selanjutnya user mengklik button Masuk dan seketika akan muncul notifikasi “Berhasil Login” setelah itu user mengklik kembali bagian button OK maka akan dialihkan ke tampilan selanjutnya.
Namun jika kondisi ketika user salah menginputkan Username dan Password maka sistem akan memunculkan notifikasi konfirmasi bahwa “Username atau Password Salah” setelah itu user diminta kembali untuk memasukan Username dan Password dengan benar.
Selanjutnya pada UI yang kedua yaitu menampilkan halaman homepage dari aplikasi WDCSI, di dalam tampilan ini terdapat 3 macam pilihan menu utama dari aplikasi WDCSI yaiu Data&Stok Barang, Histori Barang, dan CCTV. Terdapat juga tampilan tanggal & jam secara realtime serta button Keluar untuk kembali ke halaman login.
Gambar 4 Tampilan Awal Data & Stok Barang Aplikasi WDCSI
Pada menu awal data & stok barang seperti pada Gambar 4, menampilkan data barang tersimpan yang telah diinputkan dalam database phpmyadmin. Isi tabel yang dimunculkan antara lain ID Barang, Nama Barang, Harga Barang, dan Stok Barang. ID Barang merupakan data yang diambil berdasarkan kode unik yang telah diinputkan dari proses pendataan salah satu barang, untuk Nama Barang menampilkan label nama yang telah diinputkan dari proses pendataan salah satu barang, Harga Barang menampilkan nominal harga jual barang yang telah
diinputkan dari proses pendataan salah satu barang, Stok Barang merupakan data yang ditampilkan untuk mengetahui sisa jumlah barang secara realtime/terbaru dari setiap jenis barang yang telah diinput.
Gambar 5 Tampilan Tambah Data & Stok Barang Aplikasi WDCSI
Pada Gambar 5, merupakan tampilan menu Tambah Data & Stok Barang dari aplikasi WDCSI. Admin ataupun owner dapat menambahkan data barang baru yang belum tersedia pada aplikasi, dengan cara memasukan ID, Nama. Harga, dan Stok dari salah satu barang ke dalam kolom kosong yang telah tersedia. Setelah memastikan semua data barang yang ingin diinputkan telah benar, maka Admin atau owner dapat mengklik button Simpan agar data barang dapat tersimpan ke dalam database dari aplikasi WDCSI, data barang tersebut juga secara otomatis akan terupdate pada tabel dari aplikasi WDCSI.
Gambar 6 Tampilan Ubah Data & Stok Barang Aplikasi WDCSI
Pada Gambar 6, merupakan menu Tampilan Ubah Data & Stok Barang dari aplikasi WDCSI. Admin ataupun owner dapat mengubah data barang yang sudah ada sebelumnya dengan data barang yang baru, data yang dapat diubah yaitu ID, Nama, Harga, dan Stok dari salah satu barang. Setelah memastikan semua data barang yang diinputkan pada kolom kosong telah benar, maka Admin atau owner dapat mengklik button Simpan agar data barang dapat tersimpan ke dalam database serta terupdate pada tabel. Fungsi dari button Batal adalah untuk membatalkan seluruh aktivitas ubah data barang lalu akan kembali pada menu Tampilan Awal Data & Stok Barang, fungsi dari button Kembali adalah untuk kembali pada tampilan Homepage dari aplikasi WDCSI.
Simpulan
Penelitian ini dilakukan untuk dapat memecahkan permasalahan pada Toko Sutejo, membantu pemilik toko agar mudah serta valid dalam melakukan pendataan barang. Ketika tidak adanya kesalahan dalam hal pendataan jumlah barang maka akan berdampak juga pada meningkatnya target penjualan melalui jumlah barang yang selalu terkontrol ketersediaannya, serta efisien dalam hal waktu pendataan jumlah barang yang tergolong cukup banyak.
Aplikasi WDCSI berbasis desktop diambil serta dipertimbangkan untuk digunakan sebagai media pendataan barang karena 1) User Interface yang mudah dipahami sehingga tidak sulit untuk dipergunakan, 2) Menggunakan sistem scanner barcode dalam pendataan barang yang masuk dan keluar sehingga dapat meningkatkan efisiensi, 3) Tidak memerlukan sambungan internet untuk dapat membuka dari aplikasi WDCSI karena berbasis desktop offline.
Penggunaan metode SDLC (Software Development Life Cycle) dalam proses pembuatan prototype menjadi lebih mudah dan sesuai dengan permintaan pemilik toko karena terdapat wawancara serta obesrvasi secara langsung oleh pemilik. Fitur dan fungsi dari prototype aplikasi WDCSI yaitu :
1. Menampilkan informasi berupa data dan stok barang, histori barang, dan CCTV.
2. Adanya fitur penggunaan scanner barcode pada aplikasi WDCSI, dan juga terdapat aktivitas hapus data barang yang hanya dapat diakses oleh pemilik toko saja.
3. Aplikasi WDCSI diciptakan menggunaan bahasa pemrograman Java dengan model pengelolaan phpmyadmin yang berbasis DBMS, desain UI dari aplikasi WDCSI dibuat sedemikian rupa agar mudah digunakan oleh pemilik toko.
Saran untuk pemilik Toko Sutejo kedepannya yaitu agar segera menerapkan aplikasi WDCSI pada proses bisnisnya sehingga dapat membantu dalam hal pendataan barang yang lebih efisien, serta meminimalkan kesalahan-kesalahan
yang terjadi saat pendataan dilakukan secara manual dengan menggunakan sistem informasi yang telah dibuat oleh peneliti.
Daftar Pustaka
[1] S. S. Utami, “PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERKEMBANGAN BISNIS Setyaningsih Sri Utami Fakultas Ekonomi Universitas Slamet Riyadi Surakarta,” J. Akuntasi dan Sist. Teknol. Inf., vol.
8, no. 1, pp. 61–67, 2010.
[2] A. Anthony, A. R. Tanaamah, and A. F. Wijaya, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Berdasarkan Stok Gudang Berbasis Client Server (Studi Kasus Toko Grosir ‘Restu Anda’),” J. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput., vol. 4, no. 2, p. 136, 2017, doi: 10.25126/jtiik.201742321.
[3] S. Fernando, A. R. Tanaamah, and A. F. Wijaya, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MUTU PERUSAHAAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK LARAVEL DAN MATERIALIZE (Studi Kasus: Bagian Pengendalian Dokumen PT. Pura Barutama Divisi Boxindo, Kudus),” CCIT J., vol. 10, no. 1, pp. 46–61, 2019, doi:
10.33050/ccit.v10i1.513.
[4] A. Budiman and A. Mulyani, “Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Persedian Barang di TB. Indah Jaya Berbasis Desktop,” J. Algoritm., vol. 13, no. 2, pp. 374–378, 2017, doi: 10.33364/algoritma/v.13-2.374.
[5] J. Junaidi, R. Arifin, and A. Septiani, “Rancang Bangun Aplikasi Sistem Inventory Berbasis Desktop Menggunakan JSE,” Konf. Nas. Sist. dan Inform., vol. 0, no. 0, pp. 846–850, 2015, [Online]. Available:
http://www.ejournal.stikom-bali.ac.id/index.php/knsi/article/view/518.
[6] F. I. Faizah and E. Sophia, “Aplikasi Persediaan Barang Pada Toko Rajawali Malang Berbasis Desktop,” Din. DotCom, vol. 7, no. 1, pp. 29–39, 2016.
[7] E. Kurniawan and A. K. Syahputra, “Perancangan Aplikasi Pemesanan Dan Pembayaran Berbasis Desktop Pada Percetakan UD. AZKA GEMILANG Menggunakan Metode Prototype,” Semin. Nas. Raya, vol. 9986, no.
September, pp. 105–110, 2018.
[8] W. Nugraha, M. Syarif, and W. S. Dharmawan, “Penerapan Metode Sdlc Waterfall Dalam Sistem Informasi,” Nugraha, Wahyu Syarif, Muhamad Weiskhy Steven Dharmawan, vol. 03, no. 01, pp. 23–29, 2018, [Online].
Available: http://e-journals.unmul.ac.id/index.php/INF/article/view/2457.
[9] N. Purwandari and A. Fauzi, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pada Toko Xyz Berbasis Desktop 1),” vol. 1, no. 2, pp. 54–64, 2020.
[10] N. S. Syahrul Mauluddin, “Sistem Informasi Persediaan Dan Penjualan Barang Berbasis Desktop Di D-Net House,” Pros. Semin. Nas. Tek. Komput.
dan Rekayasa, no. October, pp. III–12, 2018.
[11] B. A. Matjik and J. F. Andry, “Perancangan Sistem Inventory dengan Metode Rapid Application Development (Studi Kasus PT XYZ),” JOINS (Journal Inf. Syst., vol. 4, no. 2, pp. 140–147, 2019, doi:
10.33633/joins.v4i2.3035.
[12] J. Martin and A. R. Tanaamah, “Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Berbasis Desktop Website Menggunakan Framework Bootstrap Dengan Metode Rapid Application Development, Studi Kasus Toko Peralatan Bayi ‘Eeng Baby Shop,’” Peranc. Dan Implementasi Sist.
Inf. Penjualan Berbas. Deskt. Website Menggunakan Framew. Bootstrap Dengan Metod. Rapid Appl. Dev. Stud. Kasus Toko Peralat. Bayi ‘Eeng Baby Shop,’ vol. 5, no. 1, pp. 57–68, 2018, doi: 10.25126/jtiik.201851547.
[13] L. Nilhuda, “Sistem Informasi Manajemen,” vol. 7, no. 4, pp. 191–198, 2019, doi: 10.31227/osf.io/v7zqx.
[14] A. W. Sari, “Guna Meningkatkan Kualitas Stok Barang Pada Pt . Angkasa Pura Ii Tangerang,” vol. 2, no. 2, pp. 13–28, 2019.
[15] J. I. Maanari, R. Sengkey, I. H. F. Wowor, M. Kom, and Y. D. Y. Rindengan,
“Perancangan Basis Data Perusahaan Distribusi Dengan Menggunakan Oracle,” J. Tek. Elektro dan Komput., vol. 2, no. 2, 2013, doi:
10.35793/jtek.2.2.2013.1719.
