View of Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berkas Klaim Di Kantor BPJS Kesehatan Cabang Soreang

(1)

Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 457

Received June25^th, 2012; Accepted July 10^th, http://jurnal.mdp.ac.id [email protected]

Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berkas Klaim Di Kantor BPJS Kesehatan Cabang Soreang

Derty Dorma Melania Nababan¹, Karyadi², Falaah Abdussalaam³

1,2,3

Politeknik Piksi Ganesha ; Jl. Gatot Subroto No. 301, Maleer, Kec. Batununggal, Kota Bandung, Jawa Barat 40274, (022) 87340030

1,2Jurusan Komputerisasi Akuntansi, ³Jurusan Manajemen Informatika, Bandung e-mail: ¹[email protected], ²[email protected],

3[email protected]

Abstrak

Arsip sebagai sumber informasi memegang peranan penting dalam suatu lembaga, Pengelolaan arsip selalu berkembang mengikuti perkembangan zaman dengan jumlah yang bertambah, tanpa pemeliharaan yang memadai, hal ini dapat membuat penelusuran kembali arsip menjadi sangat sulit. Pengelolaan arsip berkas klaim di Kantor BPJS kesehatan cabang Soreang belum efektif. Berdasarkan masalah yang ada dibutuhkan sistem informasi pengelolaan arsip berkas klaim sebagai penyimpanan arsip dengan tekonologi komputer, pencatatan peminjaman dan pemngembalian berkas. Metode pengumpulan data meliputi wawancara, observasi, dan membaca literatur serta pengembangan aplikasi dengan waterfall yang bersifat terstruktur dalam membangun sebuah perangkat lunak. Dengan adanya sistem informasi pengelolaan arsip berkas klaim dihasilkan kinerja menjadi lebih efektif menggunakan perangkat lunak PHPRad Classic dan MySQL yang dijalankan menggunakan web browser serta XAMPP server berupa Apache.

Kata kunci— Sistem Informasi, E-Arsip, Waterfall, PHPRad

Abstract

Archives as a source of information play an important role in an institution. Archive management always evolves to keep up with the times with increasing numbers, without adequate maintenance, this can make retrieving archives very difficult. Management of claims file archives at the Soreang branch of the Health BPJS Office has not been effective. Based on the existing problems, an information system for managing claims file archives is needed as archive storage with computer technology, recording borrowing and returning files. Data collection methods include interviews, observation, and reading literature as well as application development with a structured waterfall in building a software. Making use of the an information system for managing claims file archives results in more effective performance using PHPRad Classic and MySQL software which is run using a web browser and XAMPP server in the form of Apache.

Keywords— Information System, E-Archives, Waterfall, PHPRad

(2)

458 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933

1. PENDAHULUAN

atatan sebagai arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan memori institusional. Arsip ini dibuat dengan tujuan untuk mengumpulkan data dan mempermudah pencarian.

Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memegang peranan penting dalam suatu lembaga. Akibatnya, arsip dapat digunakan sebagai bukti untuk membantu Anda memilih dengan bijak. Kami membutuhkan sistem pengolah arsip yang dapat mengaktifkan administrasi dan penyimpanan sehingga semuanya dapat beroperasi sebagaimana mestinya[1]

Pengelolaan arsip selalu berkembang mengikuti perkembangan zaman. Fakta bahwa ada lebih banyak arsip dari sebelumnya merupakan salah satu faktor dalam pengembangan operasi pengelolaan arsip yang sedang berlangsung. Namun, tanpa pemeliharaan yang memadai, hal ini dapat membuat penelusuran kembali arsip menjadi sangat sulit.[2].

Arsip berkas klaim merupakan penerimaan dokumen klaim yang berasal fasilitas Kesehatan yang berisi dokumen lengkap verifikasi fasilitas kesehatan, persetujuan aplikasi dan kepala cabang, pemeriksaan bidang pelayanan dan administrasi pelayanan. Pengolahan arsip berkas klaim sesuai dengan pedoman tata kelola BPJS kesehatan yang dapat dipertanggung jawabkan.

Dari hasil evaluasi praktek kerja lapangan yang telah dilakukan di kantor BPJS Kesehatan Cabang Soreang pada bidang penagihan dan keuangan sudah menggunakan sistem komputer arsip akan tetapi pengelolaan arsip berkas belum efektif. Berkas klaim secara fisik disimpan dalam kotak arsip berdasarkan tanggal pembayaran klaim, dapat menyebabkan berkas tidak tersusun beraturan, Tentu saja, mencari informasi yang dibutuhkan akan memakan waktu lama, dan ada juga kemungkinan terjadi hal-hal lain, seperti kehilangan bukti transaksi yang penting[3].

Pada penelitian yang berjudul “Pemanfaatan PHPRad Classic Dalam Pembuatan Kearsipan Surat di Kokarlin PT. PLN SUMUT”, Saat ini, pemimpin menghadapi sejumlah masalah, termasuk bagaimana membuat komunikasi berbasis web yang akan mempermudah bisnis untuk mengumpulkan data kinerja dan bertanggung jawab kepada pemimpin yang tepat.

Dengan menyimpan database arsip surat menggunakan program PHPRad Classic, Sistem informasi dapat mempercepat proses pencarian informasi yang telah disimpan serta membantu dalam menyimpan dan melindungi dokumen dari penyalahgunaan, mempercepat proses tahap pekerjaan selanjutnya[4].

Pada penelitian yang berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Keuangan dalam Pengeluaran Anggaran di Dinas Pariwisata dan Budaya Provinsi Jawa Barat”, Unit Pelaksana memiliki peran mengelola operasi komersial fasilitas dan layanan wisata. Bagian sistem informasi administrasi untuk pelaksana kegiatan atau seniman adalah salah satu dari sekian banyak tantangan untuk mengalokasikan dana. Sistem yang dibuat dengan teknik waterfall memanfaatkan PHPRad, sebuah program dengan sejumlah fitur bawaan, termasuk kemampuan untuk memproses, memodifikasi, dan mendesain. untuk melihat sistem informasi sebagai instrumen yang kuat untuk meningkatkan kinerja organisasi.[5].

Pada penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor BPJS Ketenagakerjaan di Prabumulih”, Saat ini pemrosesan ATK di BPJS Ketenagakerjaan masih dilakukan secara manual. Basis data, Xampp, PHPRad Classic, dan bahasa pemodelan UML semuanya digunakan selama tahap pengembangan sistem. Desain untuk memastikan pengawasan yang efektif terhadap operasi persediaan alat tulis dan generalisasi otomatis dari setiap transaksi harian untuk melaporkan dengan cepat dan akurat[6].

Adapun tujuan perancangan sistem informasi pegelolaan arsip berkas klaim sebagai penyimpanan berkas klaim arsip dengan tekonologi komputer, mempermudah pencarian berkas, dan mempermudah pencatatan peminjaman dan pengembalian berkas. Maka dari itu diperlukan

C

(3)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 459

Derty Dorma Melania Nababan, et., al [Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berkas Klaim di Kantor BPJS Kesehatan Cabang Soreang]

ear, implies research results (First Author) pengembangan sebuah sistem informasi penglolaan arsip berkas klaim dengan menggunakan perangkat lunak PHPRad Classic dan Xampp.

PHPRad Classic merupakan pengembangan dan pengiriman aplikasi ke web browser dengan metodologi Model View Controller, PHPRad Classic menggunakan Laravel, Jquery, dan Bootstrap-4 untuk pembuatan konfigurasi pengeditan halaman, komponen model, pengontrol bekerja dan tampilan untuk mengembangkan sistem sesuai dengan skema dari awal dalam kerangka kerja.

Sebuah program komputer bernama Xampp menggunakan singkatan dari Apache, PHP, dan Perl, PHP, sebelumnya MySQL dan sekarang MariaDB dalam struktur persamaannya.

Ungkapan cross platform diwakili oleh huruf "X" di awal kata, menandakan bahwa Aplikasi ini dapat berjalan di antara sistem operasi lainnya. Proses pengembangan website program aplikasi berfungsi sebagai server lokal untuk mengelola berbagai macam data. Dalam penggunaan dapat diakses melalui panel kontrol Xampp untuk menguji fungsionalitas suatu fitur atau untuk menampilkan materi di situs web kepada orang lain tanpa memerlukan koneksi internet[7].

2. METODE PENELITIAN 2. 1 Proses Pengumpulan Data

2. 1.1 Observasi

Penulis mengumpulkan data dengan cara mempertimbangkan, mengamati, mencatat serta meninjau langsung di lapangan kemudian menganalisa mengenai pengelolaan arsip berkas klaim.

2. 1.2 Wawancara

Penulis mengumpulkan informasi yang diperlukan melalui komunikasi dua arah dengan petugas yang bersangkutan.

2. 1.3 Studi Pustaka

Penulis mengumpulkan informasi dan data untuk analisis dari literatur, jurnal ilmiah, dan sumber terpercaya lainya.

(4)

460 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933

2. 2 Proses Pengembangan Aplikasi

Gambar 1. Metode Waterfall (Model Air Terjun)

Metode yang digunakan pada Gambar 1. diaplikasikan pada penelitian ini yang bersifat terstruktur dalam membangun sebuah perangkat lunak. Tahapan pada metode Waterfall ini harus diselesaikan satu persatu yang berarti tidak bisa meloncat ke tahapan berikutnya [8].

2.2.1 Analisis Sistem (Analysis)

Pada tahap ini, penulis mengidentifikasi masalah dengan mengumpulkan informasi berdasarkan observasi, wawancara dan literatur untuk menganalisa kebutuhan dan pengembangan sistem.

2.2.2 Desain Sistem (Design)

Dengan memanfaatkan tools Flowmap Diagram, Diagram Konteks, DFD, dan ERD, desain memberikan gambaran kepada pengguna tentang pembuatan sistem informas[9].

2.2.3 Implementasi Sistem (Implementation)

Merancang sistem informasi berdasarkan desain sistem dengan menggunakan PHPRad Classic dan database MySQL yang dijalankan menggunakan web browser serta XAMPP server berupa Apache.

2.2.4 Pengujian Sistem (Testing)

Merealisasikan sistem yang sudah tersusun dengan pengujian desain dan kode program berjalan sesuai dengan fungsinya.

2.2.5 Perawatan Sistem (Maintaince)

Pemeliharaan sistem yang telah dibuat untuk meningkatkan efektivitas kinerja sistem, memperbaiki kesalahan dan implementasi pada sistem serta mengembangkan sistem.

(5)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 461

ear, implies research results (First Author) 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisis Sistem

Sesuai dengan pengembangan, maka diuraikan analisis kebutuhan sistem yang diperlukan untuk merancang sistem informasi pengelolaan arsip berkas klaim. Analisis kebutuhan yang yang akan diterapkan pada sistem diantaranya sebagai berikut.

1. Pengelolaan data arsip yang disimpan dalam tempat arsip 2. Pencarian kembali arsip yang belum terorganisir

3. Mencatat peminjaman dan pengembalian arsip

4. Membuat laporan arsip untuk memudahkan pemantauan.

3.2 Desain Sistem 3.2.1 Flowmap

(6)

462 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933

Petugas Pembukuan Admin Pimpinan

Start

Input Data Arsip

Mencari Arsip Masuk

Apakah Arsip Tersedia?

Input Peminjaman Arsip

Mencari Arsip Keluar

Input Pengembaliam Arsip

END Apakah ada

Peminjaman Arsip

Database

2 Laporan Peminjaman1

Arsip

2 Laporan Pengembalian 1

Arsip 2 Laporan Data Arsip 1

Laporan Data Arsip

Laporan Peminjaman Arsip

Laporan Pengembalian Arsip Berkas Klaim

Bukti Memorial Voucher Bukti Kas Berkas Klaim

Bukti Memorial Voucher Bukti Kas

Gambar 2. Flowmap

Pada Gambar 2 Aktivitas dan aliran dokumen dari suatu sistem dijelaskan oleh diagram flowchart, yang menggabungkan peta dan simbol Flowmap [10]. Flowmap yang menguraikan tata letak database arsip dokumen klaim.

(7)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 463

ear, implies research results (First Author) 3.2.2 Data Flow Diagram

Proses perancangan sistem informasi yang menggambarkan alur sistem untuk mendapatkan sistem secara terstruktur dan jelas dengan DFD, terdapat tiga level dalam DFD yaitu Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD) Level 0, dan Entity Relationship Diagram (ERD)[11].

a. Diagram Konteks

Gambar 3. Diagram Konteks

Pada Gambar 3 Perancangan digambarkan melalui diagram konteks dengan keseluruhan, keterkaitan sistem dan lingkungan luarnya. Terdapat tiga entitas yang terhubung ke sistem dalam diagram konteks ini, termasuk petugas pembukuan, pimpinan dan admin.

b. DFD Level 0

(8)

464 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933

Gambar 4. DFD Level 0

Pada Gambar 4 yang mengembangkan sistem dengan arus data masuk dan keluar yang dibangun telah dibangun pada Gambar 3.

c. ERD

Gambar 5. ERD

(9)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 465

ear, implies research results (First Author) Pada Gambar 5 menghubungan tabel ke database akan digabungkan untuk membentuk entitas tunggal yang terhubung[9].

3.3 Implementasi Sistem

Hasil dari desain sistem informasi yang digambarkan dengan implementasi sistem sebagai interface [8].

3.3.1 User Login

Gambar 6. Tampilan User Login

Akses user dengan menggunakan akun user login yang telah dibuat sebelumnya oleh admin, untuk dapat mengakses sistem pengelolaan arsip.

3.3.2 Halaman Utama

Gambar 7. Tampilan Menu Utama

Akses fitur dalam sistem informasi seperti pengguna, data arsip, data peminjamn arsip, data pengembalian arsip untuk memulai sistem yang akan digunakan.

3.3.3 Data Arsip

(10)

466 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933

Gambar 8. Tampilan Input Data Arsip

Akses penginputan data yang terdiri dari nomor register, nomor box, nomor rak, nama faskes, pelayanan, no voucher, tanggal, petugas yang meyerahkan berkas, petugas yang menerima berkas, dan uploud file arsip berkas.

3.3.4 Data Peminjaman Arsip

Gambar 9. Tampilan Input Data Peminjaman Arsip

(11)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 467

ear, implies research results (First Author) Akses penginputan data peminjamnan arsip yang terdiri nama faskes no voucher, tanggal, peminjam, tanggal pinjam, dan keterangan peminjaman arsip berkas.

3.3.5 Data Pengembalian Arsip

Gambar 10. Tampilan Input Data Pengembalian Arsip

Akses penginputan data pengembalian arsip yang terdiri nama faskes, no voucher, tanggal pinjam, tanggal pengebalian, dan keterangan pengembalian arsip berkas.

3.3.6 Halaman Data Arsip

Gambar 11. Tampilan Data Arsip

Halaman data arsip untuk mengontrol data yang telah di input dengan tools cari data, view data, edit data, unduh berkas dalam bentuk pdf, menampilkan data dalam bentuk Pdf, Word, Csv, Excel.

3.3.7 Halaman Laporan

(12)

468 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933

Gambar 12. Tampilan Data Arsip

Gambar 13. Tampilan Peminjaman Arsip

Gambar 14. Tampilan Pengembalian Arsip

4. KESIMPULAN

Kesimpulan yang diambil dari dari penilitian bahwa Pengelolaan arsip berkas klaim belum efektif, berkas tidak tersusun beraturan sehingga kesulitan untuk ditelusuri kembali.

Dengan perancangan Sistem informasi menggunakan metode Waterfall dengan peragkat lunak PHPRad dan Xampp, maka dibangun sistem informasi pengelolaan berkas klaim dapat lebih efektif, mempersingkat waktu, menelusuri berkas lebih mudah, dan pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip berkas klaim.

.

(13)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 469

ear, implies research results (First Author) 5. SARAN

Saran berdarkan hasil penilitian, perlu adanya pemeliharaan sistem informasi pengelolaan berkas arsip, pengembangan sistem serta perbaikan sistem untuk menghindari system error.

DAFTAR PUSTAKA

[1] F. Nyfantoro, T. A. Salim, and A. Mirmani, “Perkembangan Pengelolaan Arsip Elektronik di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis,” Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, Vol. 3, No. 1, p. 1, Mar. 2020, doi: 10.22146/diplomatika.48495.

[2] H. Junawan, “Analisis Pengeloaan Arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta,” Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 9, No.

1, p. 37, Dec. 2020, doi: 10.24036/111392-0934.

[3] Z. A. Mutmainah and R. Andrian, “Perancangan Pengembangan Sistem Management Arsip Digital di BPJS Ketenagakerjaan Kabupaten Purwakarta,” Jurnal Media Infotama, Vol. 19, No. 1, pp. 79–84, Apr. 2023, doi: 10.37676/jmi.v19i1.3475.

[4] I. Parinduri and S. N. Hutagalung, “Pemanfaatan PHPRad Classic Dalam Pembuatan Kearsipan Surat di Kokarlin PT. PLN SUMUT,” Jurnal IPTEK Bagi Masyarakat (J- IbM), Vol. 2, No. 2, pp. 96–102, Dec. 2022, doi: 10.55537/jibm.v2i2.518.

[5] F. A. Fattimah, W. Hanifah, R. Kurniawati, and Muthmainnah, “Pengembangan Sistem Informasi Keuangan dalam Pengeluaran Anggaran di Dinas Pariwisata dan Budaya Provinsi Jawa Barat,” Jurnal JTIK (Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi), Vol.

7, No. 1, pp. 140–148, Jan. 2023, doi: 10.35870/jtik.v7i1.680.

[6] P. Khairani and A. Khudri, “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor Bpjs Ketenagakerjaan di Prabumulih,” in Prosiding Seminar Hasil Penelitian Vokasi (Semhavok), 2022, pp. 114–120.

[7] A. B. Putranami and M. Rosmiati, “Smart Tracking: Pembuatan Aplikasi Web Untuk Pergerakan Gajah di Hutan,” eProceedings of Applied Science, Vol. 7, No. 3, 2021.

[8] G. P. Pinatih, “Rancang Bangun Inventory System Menggunakan Model Waterfall Berbasis Website,” JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), Vol. 9, No.

1, pp. 504–519, Mar. 2022, doi: 10.35957/jatisi.v9i1.1561.

[9] F. Abdussalaam and B. Badriansyah, “Perancangan Sistem Informasi Pemeriksaan Barang Berbasis Web Menggunakan Metode SSAD,” EXPERT: Jurnal Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi, Vol. 11, No. 2, p. 174, Dec. 2021, doi:

10.36448/expert.v11i2.2167.

[10] M. Nurlina, “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Obat Berbasis Desktop di Poliklinik Pusdikmin Lemdiklat Polri,” JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), Vol. 9, No. 4, pp. 2934–2947, 2022.

(14)

470 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933

[11] S. H. Putri, Y. Syahidin, and M. Hidayati, “Aplikasi Radien Untuk Pengolahan Data Rekam Medis Dengan Microsoft Visual Studio 2010,” Expert J. Manaj. Sist. Inf. dan Teknol, Vol. 11, No. 2, 2021.