PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF UNTUK PEMERIKSAAN PANGAN

(1)

PRINSIP

KOMUNIKASI

EFEKTIF UNTUK

PEMERIKSAAN

PANGAN

(2)

OUTLINE

KONSEP DASAR PROSES KOMUNIKASI GARIS BESAR JENIS KOMUNIKASI ETIKA KOMUNIKASI

CONTOH SKILL UNTUK PELAYANAN PUBLIK KONSEP DASAR KOMUNIKASI EFEKTIF HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

KONSEP KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM INSPEKSI DAN AUDIT

(3)

KONSEP DASAR KOMUNIKASI

(4)

KOMUNIKASI ?

(5)

KOMUNIKASI ?

Pengertian komunikasi menurut beberapa pakar : 1. William Albig : komunikasi adalah proses

pengiriman lambang2 yg berarti antara individu 2. Wilbur Schram : komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communio atau common, bilamana kita mengadakan komunikasi itu berarti membagikan informasi agar si penerima maupun si pengirim sepaham atas suatu pesan tertentu.

3. Onong Uchyana Effendy : komunikasi hakekatnya adl proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh komunikator kepada komunikan

4. Bennard Berelson dan Gary A. Steinner :

komunikasi adalah transmisi informasi, gagasan, emosi, ketrampilan dsb dengan menggunakan simbol.

(6)

ASAL MULA KOMUNIKASI DILAKUKAN

1. Komunikasi langsung : berhadapan secara lisan

2. Komunikasi tdk langsung : dengan menggunakan tulisan, simbol

media : daun lontar, dinding candi, tanah liat, pahatan batu

media kertas cetak : komunikasi dgn sasaran yang banyak

media modern : telepon, whatsapp, email, fax, dsb.

(7)

4W1H Komunikasi

Siapa yg menyampaikan? : komunikator, pengirim, sumber

Apa yg disampaikan? : pesan, ide/ gagasan

Melalui saluran apa? : media, sarana

Kepada siapa? : komunikan, penerima pesan

Apa pengaruhnya? : hasil komunikasi

(8)

(9)

Unsur unsur komunikasi

1. Komunikator (pihak yg mengawali komunikasi/ sumber)

Pihak yg mengawali komunikasi untuk mengirim pesan disebut komunikator &

ia menjadi sumber pesan (source).

Komunikator : sebelum terjadi proses komunikasi dengan orang lain dalam pikirannya terjadi rangsangan yang menimbulkan kebutuhan untuk mendorong menyampaikan perasaan atau gagasan kepada orang lain.

(10)

Unsur-Unsur Komunikasi

2. Pesan yg dikomunikasikan/

message/ content/ information

Pesan yg dimaksud adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kpd

penerima

Pesan : dirumuskan dalam bentuk yg tepat, disesuaikan, dipertimbangkan berdasarkan keadaan penerima;

hubungan pengirim dan penerima;

situasi waktu komunikasi dilakukan.

(11)

Unsur-Unsur Komunikasi

3. Media atau saluran yang digunakan untuk komunikasi

Media merupakan alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber pesan

kepada penerima pesan.

Media dapat berupa :

a. Media lisan : dengan menyampaikan

sendiri pesan secara oral/ lisan baik melalui telp atau saluran yg lainnya kepada

perorangan, kelompok kecil, kelompok besar/

massa. Keuntungan : penerima pesan dapat mendengar secara langsung disertai dengan nada/ warna suara, gerak tubuh/ raut wajah

& dapat dilakukan dengan cepat

(12)

Jenis Media

b. Media tertulis : pesan disampaikan secara tertulis melalaui surat, memo, handout, gambar,dll.

Keuntungan : ada catatannya sehingga data & informasi tetap utuh, memberi waktu utk dipelajari isinya.

b. Media elektronik : pesan disampaikan melalui fax, email, radio, tv.

c. Keuntungan : prosesnya cepat, data

bisa disimpan.

(13)

Unsur-Unsur Komunikasi

4. Lingkungan

Lingkungan : tempat, waktu, cuaca, iklim, keadaan alam, psikologis, merupakan faktor2 yang dapat mempengaruhi proses komunikasi dan perlu diperhatikan

• Diklasifikasikan menjadi 4 macam :

• Lingkungan fisik : keadaan geografi dapat menyebabkan kesulitan dalam komunikasi, mis : jarak jauh tidak terdapat fasilitas komunikasi (telepon, fax, internet)

• Lingkungan sosial budaya : kesamaan bahasa (org yg punya bahasa yg berbeda & tidak saling memahami bahasa yg digunakan maka dapat menimbulkan hambatan komunikasi), kepercayaan masyarakat/ adat istiadat.

(14)

Lingkungan psikologi :

pertimbangan kejiwaan yang digunakan dalam komunikasi,

mis : menghindari kritik yang menyinggung orang lain, menyajikan materi sesuai usia

sasaran.

Dimensi waktu : menunjukkan situasi yg tepat untuk

melakukan kegiatan

komunikasi.

(15)

Unsur – Unsur

Komunikasi

5. Penerima pesan

Adalah pihak yg menerima pesan/ menjadi

sasaran pesan yg dikirim oleh sumber. Disebut juga dengan sasaran, komunikan, receiver,

audience.

Penerima pesan merupakan elemen penting.

Kunci keberhasilan komunikasi adalah

mengenal karakteristik dari penerima pesan, dengan kita mengetahui siapa yg akan

menjadi penerima pesan maka pesan dapat

dirancang sebaik mungkin sesuai karakteristik

penerima sehingga tujuan komunikasi akan

tercapai.

(16)

Unsur- Unsur Komunikasi

6. Umpan balik (feedback)

Merupakan tanggapan penerima terhadap pesan yg diterima dari pengirim. umpan balik ini dapat berupa umpan balik positif atau

negatif.

Umpan balik positif : bila tanggapan penerima menunjukkan kesediaan menerima/ mengerti pesan dengan baik serta memberi tanggapan sesuai yg diinginkan pengirim dan dapat

membuat komunikasi tetap berlanjut.

Umpan balik negatif : umpan balik yg

menunjukkan penerima pesan tidak dapat

menerima dengan baik pesan yg diterimanya.

(17)

Unsur- Unsur Komunikasi

7. Pengaruh/ dampak

Adalah perbedaan antara apa yg

dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi pada

pengetahuan, sikap dan tingkah laku

seseorang.

(18)

Komponen

Komunikasi

(19)

Komponen

Komunikasi

(20)

Faktor yang mempengaruhi Komunikasi

1. Latar belakang kebudayaan : bagaimana seseorang itu menginterpretasikan suatu pesan berdasarkan latar belakang kebudayaannya. kebudayaan Akan terbentuk pola2 pikir

seseorang melalui kebiasaannya.

2. Ikatan dengan kelompok/ grup : kecenderungan mengidentifikasikan diri dengan kelompok tertentu

Nilai2 yg dianut oleh kelompok akan sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

3. Harapan : harapan dari orang2 yg terlibat komunikasi akan berpengaruh pd penerimaan pesan & pada akhirnya dia akan menerima sesuatu yg diharapkan, begitupula sebaliknya jika komunikasi tdk sesuai dgn harapan maka penerima pesan akan apatis, cuek,

memutuskan komunikasi.

(21)

Faktor yang mempengaruhi Komunikasi

4. Pendidikan : pendidikan formal maupun non formal akan

mempengaruhi penerimaan pesan. Semakin tinggi pendidikan

seseorang maka akan semakin kompleks sudut pandangnya dalam menyikapi materi komunikasi.

5. Situasi : tempat atau saat terjadinya komunikasi akan berpengaruh pada usaha utk menginterpretasikan pesan.

Situasi bisa diakibatkan oleh penyampai pesan, lingkungan atau bahkan dari penerima pesan sendiri.

Misal : komunikator tidak ramah menimbulkan ketegangan/ keecemasan

situasi tdk baik mengganggu penerimaan pesan.

(22)

Bentuk Komunikasi

Komunikasi massa : komunikasi melalui

media massa (surat kabar, siaran radio, tv).

Menyiarkan informasi, gagasan, dan sikap kepada komunikan yg beragam dlm jumlah yang banyak menggunakan media.

Komunikasi interpersonal : komunikasi

yang terjadi antara dua orang atau lebih

secara tatap muka.

(23)

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

(24)

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

• Secara garis besar, komunikasi dibagi menjadi dua bagian, yang pertama komunikasi verbal dan kedua komunikasi non verbal.

(25)

Komunikasi Verbal

Komunikasi Verbal adalah sebuah proses komunikasi yang mana pesannya disampaikan dengan menggunakan kata-kata. Baik itu melalui lisan atau pun tulisan.

This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA

(26)

CONTOH

SEDERHANA DARI KOMUNIKASI

VERBAL

Berinteraksi dengan orang lain

Membaca koran atau majalah

Menulis surat perjanjian, surat lamaran

kerja, surat permohonan dan lain lain

Berkhutbah dan berpidato didepan

banyak orang

(27)

Komunikasi Non Verbal

• Komunikasi non verbal ini kebalikan dari komunikasi verbal. Komunikasi non verbal berarti sebuah proses komunikasi yang mana pesannya disampaikan tidak menggunakan kata-kata, melainkan menggunakan bahasa tubuh, gerak isyarat, ekspresi wajah dan kontak mata, begitu juga dengan intonasi, kualitas suara dan gaya bicara serta emosi.

(28)

JENIS JENIS KOMUNIKASI : MENURUT CARA PENYAMPAIANYA

KOMUNIKASI LISAN :

Yang dimaksudkan dengan

komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini

dilakukan antara kedua belah pihak

secara bertatap muka.

(29)

JENIS JENIS KOMUNIKASI : MENURUT CARA

PENYAMPAIANYA

KOMUNIKASI TERTULIS : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan;

biasanya berupa : - Surat - Naskah - Blangko - Gambar dan foto -

Spanduk

(30)

JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT

KELANGSUNGANYA

KOMUNIKASI LANGSUNG : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain

ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak

(31)

JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT

KELANGSUNGANYA

• KOMUNIKASI TIDAK LANGSUNG : Komunikasi tidak langsung

dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat- alat komunikasi lainnya

This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC

(32)

• JENIS JENIS KOMUNIKASI

MENURUT RUANG LINGKUPNYA : Ruang lingkup terjadinya

komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan; 1. Komunikasi

Internal. 2. Komunikasi Eksternal.

(33)

• 1. KOMUNIKASI INTERNAL.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau

lingkungan organisasi atau

perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau

perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan orang dalam).

(34)

• KOMUNIKASI EKSTERNAL.

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan tersebut.

(35)

ETIKA KOMUNIKASI

(36)

HUKUM

KOMUNIKASI

• Sikap rasa hormat,

• saling menghargai,

• jujur dan tulus

• Mendegar,

• memahami,

• mengerti menempati diri pada situasi kondisi yang dihadapi

• Yang disampaikan dapat diterima, dimengerti

• Keterbukaan dan transparansi

• Rendah hati, mengakui kesalahan, tidak sombong

(37)

Mengapa perlu etika komunikasi?

• Etika yang berlaku dalam

komunikasi interpersonal tidak bisa sepenuhnya diterapkan dalam

komunikasi kelompok, etika dalam komunikasi kelompok tidak bisa diterapkan dalam komunikasi organisasi, dan seterusnya.

• Setiap manusia berhak merancang pesan sesuai dengan keinginannya, yaitu memilih materi dan

menyajikan sesuai dengan keinginannya

(38)

• Etika komunikasi merupakan aturan tingkah laku dalam proses penyampaian pesan antara komunikator dan komunikan yang berlaku dalam setiap tataran komunikasi.

• Etika komunikasi yang berlaku dalam setiap tataran komunikasi itu akan berbeda karena melibatkan karakteristik penerima pesan yang berbeda.

(39)

Apa yang dimaksud dengan etika?

• Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu, Ethikos (moral) dan Ethos (karakter).

• Sebagai upaya manusia menilai dan

memutuskan suatu perbuatan atau sikap mana yang baik dan buruk atau mana yang salah dan mana yang benar.

(40)

Etika berkomunikasi

1. Fokus Pada komunikan 2. Fokus Pada Masalah

3. Jangan Menimpali Pembicaraan 4. Saling Menghargai

5. Selingi Dengan Humor 6. Gunakan Kalimat Baku

7. Jangan Berbicara sambil melakukan hal lain 8. Jangan terlalu banyak Basa Basi

9. Jangan Berbicara dengan Nada Kasar 10. Nada Memerintah

11. Jangan Hanya Berbicara, Dengarkan Juga 12. Tatap mata lawan bicara

13. Jaga Intonasi dan Kecepatan Bicara

(41)

KOMUNIKASI PELAYANAN PUBLIK

(42)

PELAYANAN PUBLIK

Pemberian jasa yang diberikan

oleh suatu organisasi (perusahaan, pemerintah, swasta) kepada

publiknya dengan atau tanpa pembayaran guna memenuhi kebutuhan dan atau kepentingan masyarakat.

(43)

Keberhasilan pelaksanaan pelayanan publik tidak terlepas dari faktor komunikasi.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh Hardiyansyah (2011:238) menyimpulkan bahwa komunikasi berpengaruh secara signifikan terhadap kualitas pelayanan publik.

Besarnya pengaruh komunikasi terhadap kualitas pelayanan publik tersebut

ditentukan oleh dimensi-dimensi

komunikator, pesan, media, komunikan, dan efek.

Konsep baru yang dikemukakan dalam

penelitian tersebut adalah: “Dalam kegiatan pelayanan perizinan, kualitas pelayanan perizinan tergantung pada kualitas komunikator, kualitas pesan, media, komunikan, dan efek.”

(44)

PRINSIP DAN TEKNIK KOMUNIKASI EFEKTIF

Pelatihan Penyuluh Keamanan Pangan Kota /Kabupaten Modul Komunikasi Efektif Operasional Pekerjaan di IRTP

@Catalyst Consulting 2021

This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC-ND

(45)

KONSEP DASAR

KOMUNIKASI EFEKTIF

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang menimbulkan efek tertentu sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

(46)

Kiat

Komunikasi Efektif

▪ Gunakan umpan balik

▪ Saluran komunikasi yang banyak

▪ Mengenali siapa penerima pesan

▪ Komunikasi tatap muka

▪ Menyadari dampak bahasa tubuh

▪ Menanggapi isi pembicaraan

▪ Sopan dan wajar

▪ Menghormati semua orang

▪ Mengendalikan emosi

(47)

PRINSIP DAN TEKNIK KOMUNIKASI EFEKTIF

Verbal dan Non verbal yang efektif kepada sekelompok orang

Kesamaan Persepsi diantara keduabelah pihak

HASIL

Pelatihan Penyuluh Keamanan Pangan Kota /Kabupaten Modul Komunikasi Efektif Operasional Pekerjaan di IRTP

@Catalyst Consulting 2021

(48)

5 PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF

REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble).

1. Respect

Suatu komunikasi yang dibangun atas dasar sikap saling menghargai dan menghormati akan membangun

kerjasama diantara orang-orang yang terlibat di dalamnya.

2. Empathy

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita

untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.

(49)

5 PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF REACH (Respect, Empathy,

Audible, Clarity, Humble).

3. Audible

Audibel atau audible artinya dapat didengar atau dimengerti dengan baik.

audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini menyatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan.

Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

(50)

5 PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF REACH (Respect, Empathy,

Audible, Clarity, Humble).

4. Clarity

Clarity adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan.

Kesalahan penafsiran dapat menimbulkan berbagai dampak yang tidak diinginkan.

Clarity juga dapat diartikan sebagai keterbukaan dan transparansi.

Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita.

(51)

5 PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF

REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble).

5. Humble

Humble artinya sikap rendah hati (bukan rendah diri).

Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum yang

pertama, yaitu membangun rasa menghargai orang yang diberi pesan. Sikap rendah hati dapat dikatakan sebagai bentuk

penghargaan komunikator terhadap komunikan sebagai penerima pesan.

(52)

HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

(53)

HAMBATAN KOMUNIKASI

Hambatan Teknis

Hambatan Semantik

Hambatan Gangguan

Psikologis

Hambatan Rintangan

Fisik Hambatan

Rintangan Status

Hambatan Kerangka

Berpikir

Hambatan

Budaya

(54)

Hambatan Teknis

Terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami gangguan, sehingga informasi yang ditransmisi melalui saluran mengalami kerusakan (

channel noise). Misalnya gangguan pada stasiun radio / TV, jaringan telepon, dan sebagainya.

(55)

HAMBATAN SEMANTIK

Ialah gangguan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan (Blake, 1979).

Gangguan semantik sering terjadi karena : 1. Kata-kata yang digunakan terlalu banyak

memakai jargon bahasa asing sehingga sulit dimengerti oleh penerima pesan.

2. Bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang digunakan penerima 3. Struktur bahasa yang digunakan tidak

sebagaimana mestinya, sehingga membingungkan penerima.

4. Latar belakang budaya yang menyebabkan salah persepsi terhadap simbol-simbol bahasa yang digunakan.

(56)

Hambatan PSIKOLOGIS

Terjadi karena adanya

gangguan yang disebabkan oleh persoalanpersoalan dalam diri individu.

Misalnya : rasa curiga

penerima kepada sumber, situasi berduka atau karena gangguan kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan

pemberian informasi tidak sempurna.

(57)

Hambatan Fisik

ialah Hambatan yang disebabkan karena kondisi geografis misalnya jarak yang jauh sehingga sulit

dicapai, tidak adanya sarana kantor pos, kantor telepon, jalur

transportasi dsb.

Dalam komunikasi antar manusia, rintangan fisik bisa juga diartikan karena adanya gangguan organik, yakni tidak berfungsinya salah satu pancaindra pada penerima

(58)

Hambatan Status

ialah Hambatan yang disebabkan karena jarak sosial di antara peserta komunikasi, misal perbedaan status senior dan yunior atau atasan dan bawahan.

(59)

HAMBATAN

KERANGKA BERPIKIR

• Ialah rintangan yang disebabkan adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan khalayak terhadap pesan yang

digunakan dalam berkomunikasi.

(60)

Hambatan Budaya

Ialah Hambatan yang terjadi disebabkan adanya perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi.

This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY

(61)

KONSEP KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM INSPEKSI DAN AUDIT

(62)

AUDIT

“Pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan jika aktivitas dan hasilnya sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan dan apakah pengaturan tersebut

diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan”

ISO 19011: 2018 ps.3.1

(63)

Karakter

Inspektur yang diharapkan

• Jujur dan memiliki integritas

• Diplomatis, yang berarti dapat menyampaikan segala sesuatu dengan optimal

• Tidak berprasangka dan selalu objektif berdasarkan data dan fakta yang ditemuinya

• Sabar, rajin, disiplin dan tepat waktu dalam menjalankan tugas inspeksinya

• Lugas dalam bersikap dan berpendapat dengan artikulasi dan penekanan yang tepat. Pesan hendaknya disampaikan dengan cara sesederhana mungkin, dengan waktu yang sesingkat- singkatnya tanpa menimbulkan interpretasi ganda bagi penerima

• Berwawasan luas sehingga dapat menempatkan semua data dan fakta dalam koridor keamanan pangan secara menyeluruh

• Analitik, yang berarti dapat meruntutkan semua fakta dan data secara logis

• Profesional, yaitu selalu menjunjung tinggi profesionalisme seorang inspektur

• Dapat mendengarkan dan menyimak dengan baik serta memberikan respon dengan semestinya

(64)

Karakter Inspektur yang TIDAK diharapkan

• Sinis dan cenderung menganggap remeh hal-hal yang berkenaan dengan pihak yang diinspeksi. Hal ini dilihat baik dari ucapan maupun tingkah laku selama inspeksi.

• Malas dan tidak disiplin dalam menjalankan inspeksi baik yang berkenaan dengan persiapan, pelaksanaan maupun pelaporan hasil inspeksi.

• Tidak sabar dan cenderung mudah putus asa dalam mendalami temuan-temuan inspeksi. Ini merupakan bentuk ketidak profesionalan dan kurang terlatihnya sang inspektur.

• Mengulur-ngulur waktu pelaksanaan inspeksi melalui penjelasan yang panjang dan berbelit-belit.

• Kecenderungan untuk menginterupsi pembicaraan pihak lain dengan sikap komunikasi yang agresif.

• Kurang obyektif dalam melihat temuan-temuan dan sangat diwarnai oleh subjektifitas inspektur

(65)

Pelaksanaan Aktivitas Audit

Pengumpulan dan Verifikasi Informasi

Sumber informasi

Pengumpulan informasi dengan pengambilan contoh yang sesuai

Evaluasi terhadap kriteria audit Temuan audit

Peninjauan

Bukti audit

Kesimpulan audit

Metode pengumpulan informasi mencakup hal berikut:

• wawancara;

• observasi;

• tinjauan informasi terdokumentasi, termasuk record, hasil analisa data kinerja, informasi sampling, laporan eksternal, database dan website, simulasi dan modelling

Verifikasi

(66)

OPENING MEETING

• Dihadiri oleh tim audit, auditan, dan manajemen.

• Jelaskan maksud dan tujuan audit

• Perkenalkan tim audit dan perannya

• Konfirmasi:

❖Ruang lingkup audit

❖ Jadwal audit dan auditan

❖Bahasa yang digunakan

❖Kerahasiaan informasi dan data

❖Kriteria Temuan Audit

❖Peralatan atau akses yang dibutuhkan oleh tim audit

❖Hal-hal lain yang berdampak pada saat audit berlangsung

• Bentuk laporan audit

66

(67)

Pelaksanaan Aktivitas Audit

Ketersediaan & Akses Informasi Audit

Jangkauan pelibatan antara auditor dan auditee

Lokasi auditor

Lapangan (On-site) Jarak jauh (Remote)

Interaksi manusia • Melakukan wawancara.

• Melengkapi daftar periksa dan kuesioner dengan partisipasi auditee.

• Melakukan tinjauan dokumen dengan partisipasi auditee.

• Pengambilan contoh.

Melalui komunikasi interaktif, seperti:

• Melaksanakan wawancara;

• Melengkapi daftar periksa dan kuesioner;

• Melakukan tinjauan dokumen dengan partisipasi auditee.

Tanpa interaksi manusia • Melakukan tinjauan dokumen (misal rekaman, analisis data).

• Observasi pekerjaan yang telah dilakukan.

• Melakukan kunjungan lapangan.

• Melengkapi daftar periksa.

• Pengambilan contoh (misal produk).

• Melakukan tinjauan dokumen (misal rekaman, analisis data).

• Observasi pekerjaan yang telah dilakukan melalui

surveilandengan

mempertimbangkan persyaratan hukum dan sosial.

• Menganalisis data.

Kegiatan audit lapangan dilaksanakan di lokasi auditi. Kegiatan audit jarak jauh dilaksanakan di mana saja di luar lokasi auditee tanpa memandang jarak.

Kegiatan audit interaktif melibatkan interaksi antara personil auditi dan tim audit. Kegiatan audit non- interaktif tidak melibatkan interaksi dengan perwakilan auditi, tetapi tetap melibatkan interaksi dengan peralatan, fasilitas, dan dokumentasi.

(68)

WAWANCARA

Orang-orang yang perlu diwawancara :

• Penanggung jawab

• Pelaksana

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Berapa lama karyawan telah bekerja :

• karyawan baru: apakah pelatihan memadai?

• karyawan lama: apakah mengikuti aturan baru?

• Faktor psikologis

• “Apa yang membuat anda memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan ini? “

Sebaliknya tanyalah : “ Syarat-syarat apa yang diperlukan bagi seseorang untuk melakukan pekerjaan ini?”

• “Pelatihan apa yang anda miliki untuk melakukan pekerjaan ini?”

Sebaliknya tanyalah : “Bagaimana anda belajar melakukan pekerjaan ini?”

This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC-ND

(69)

Ramah-tamah (singkat) Bertanya sesuai

ceklis Ambil sampel Sesuai?

Repre- sentatif?

Selesai?

Konfirmasi hasil

Terima kasih

Perlu penyelidikan

lanjut?

* Tentukan ruang lingkup masalah, minor/major

* Pertimbangkan dampak thd sistem manajemen, sebelum penyelidikan lebih lanjut

* Perhatikan alur wawancara

•jangan terlalu kaku dlm mengikuti ceklis

•perhatikan jawaban

Y

T

* Catat hasil pd ceklis (sesuai/tdk sesuai)

PROSEDUR WAWANCARA

* Sampel utk bukti obyektif (random)

* Tuntaskan penyelidikan sebelum melangkah ke hal baru

T

Y Tentukan akar

masalah

* Minta saran auditan (bila perlu)

Ceklis Audit

(70)

WAWANCARA

 Beberapa tipe pertanyaan

Pertanyaan Terbuka

Memberikan kesempatan kepada auditan untuk menjelaskan dan membuat auditan lebih santai

Pertanyaan Investigasi

Kesempatan auditor untuk menanyakan lebih mendalam/detil mengenai topik tertentu dari keterangan auditan

Pertanyaan Tertutup (Klarifikasi)

Kesempatan bagi auditor dan auditan untuk menyamakan persepsi Pertanyaan Mengarahkan

Jenis pertanyaan yang harus dihindarkan sedapat mungkin

(71)

KONFLIK

Konflik terjadi dimana objektif dan tindakan dari dua orang atau lebih tidak cocok.

➢ Sesama auditor

➢ Sesama auditan

➢ Auditor dan auditan

 Gunakan tempat terbaik untuk wawancara

 Posisi duduk/berdiri sesuaikan dengan auditan

 Senyum secukupnya

 Berikan pujian untuk hal-hal yang sudah baik

 Gunakan humor secukupnya

71

(72)

HAL-HAL LAIN YANG PERLU DIPERHATIKAN

 Hindari cara bertanya seperti interogasi

 Selalu objektif, tenang dan bersahabat

 Bicara dengan suara yang jelas

 Ingat nama auditan

 Mencatat point penting dari hasil wawancara

 Hindari pengajuan lebih dari satu pertanyaan pada saat yang sama dan pertanyaan

menjebak/mengarahkan

72

(73)

PELAPORAN AUDIT

Pencatatan laporan audit mencakup:

Problem / Deskripsi permasalahan/temuan audit Location / Lokasi temuan

Objective Evidence / Bukti objektif audit Referensi persyaratan audit/kriteria audit Status temuan

P L O R S

73

Laporan audit LENGKAP !!!

Temuan kesesuaian

Temuan ketidaksesuaian

(74)

CLOSING MEETING

Closing meeting dipimpin oleh Koordinator audit dan dihadiri oleh top manajemen, auditan,

dan tim audit.

Topik yang disampaikan:

1. Metode pelaporan audit

2. Temuan audit dan bukti audit berdasarkan sampling saat audit

3. Konsekuensi dari temuan audit

4.Tindakan perbaikan setelah closing audit

74

(75)

KEGAGALAN PROGRAM AUDIT

• Masalah tidak diselidiki secara tuntas oleh auditor

• Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif kepada auditee

• Auditee tidak memahami proses tindakan koreksi

• Tindakan koreksi tidak menyelesaikan akar permasalahan

• Tindakan koreksi tidak diverifikasi oleh auditor

(76)