“RANCANG BANGUN PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BAPENDA KAB BENGKALIS BERBASIS

(1)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

BADAN PENDAPATAN DAERAH BENGKALIS

“RANCANG BANGUN PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BAPENDA KAB BENGKALIS BERBASIS

WEBSITE”

NUR QOMARIYAH ASYURA 6103191357

PROGRAM STUDI D-III TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS

BENGKALIS-RIAU

2021

(2)

(3)

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, Karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun laporan ini dengan baik tepat pada waktunya. Dalam laporan ini akan membahas mengenai Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis.

Adapun tujuan penulisan laporan Kerja Praktek (KP) ini adalah salah satu syarat yang harus dipenuhi olehl setiap Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis yang telah melaksanakan Kerja Praktek (KP).

Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama melaksankan Kerja Praktek hingga dalam mengerjakan laporan ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan hidayah-Nya.

2. Bapak Muhammad Nasir,M.Kom selaku Ketua Program Studi D-III Teknik Informatika.

3. Bapak Bambang Irawan,SE selaku Sekretariat.

4. Bapak Wahyat,M.Kom selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek.

5. Bapak Desi Amirullah,M.T selaku Koordiantor Pelaksanaan Kerja Praktek.

6. Semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek Di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis.

7. Seluruh bapak dan ibuk Badan Pendapatan Daerah Bengkalis.

(4)

iv

Seluruh teman-teman yang telah membantu memberikan dorongan,motivasi dan semangat, sehingga penulis bisa menyelesaikan laporan ini dengan sebaik mungkin.

Penulis merasa sangat bersyukur selama melaksanakan Kerja Praktek di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis, karena dengan adanya pelaksanaan Kerja Praktek ini penulis mendapatkan begitu banyak pengalaman berharga yang dapat dijadikan pegangan yang sangat berguna dan membantu di masa yang akan datang terutama di dalam dunia kerja dengan lingkup yang lebih luas.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan pada laporan ini.

Oleh karena itu penulis mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun. Kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan selanjutnya. Untuk itu kritik dan saran demi kesempurnaan penulisan Kerja Praktek (KP) ini sangat penulis harapkan.

Bengkalis, 13 Oktober 2021

NUR QOMARIYAH ASYURA NIM. 6103191357

(5)

v

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang KP ... 1

1.2 Tujuan KP ... 2

1.3 Manfaat KP ... 2

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 4

2.1 Sejarah Singkat Instansi ... 4

2.2 Visi Dan Misi ... 5

2.2.1 Visi ... 5

2.2.2 Misi ... 5

2.3 Struktur Organisai ... 6

BAB III BIDANG SELAMA KP ... 7

3.1 Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan ... 7

3.1.1 Data Pegawai dengan MySAPK.BKN ... 7

3.1.2 Pengecekan Data Mandiri ASN ... 7

3.1.3 Duk April 2021 ... 8

(6)

vi

3.1.4 SKP - Online Bapenda ... 9

3.1.5 Laporan Penilain SKP ... 9

3.2 Target Yang Diharapkan ... 10

3.3 Perangkat Yang Digunakan ... 10

3.4 Permasalahan Selama KP ... 12

3.5 Penyelesaian Masalah ... 12

BAB IV SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BAPENDA KAB BENGKALIS BERBASIS WEB SITE ... 13

4.1 Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar ... 13

4.2 Fungsi Dan Manfaat Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 13

4.3 Perancangan Sistem ... 14

4.4 Diagram Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 15

4.5 Flowchart Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 16

4.6 Relasi Antar Tabel Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 17

4.7 Tampilan Program Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 18

BAB V PENUTUP ... 21

5.1 Kesimpulan ... 21

5.2 Saran ... 21

DAFTAR PUSTAKA ... 22

LAMPIRAN ... 23

(7)

vii

DAFTAR TABEL

Table 4.1 Tabel Admin... 17

Table 4.2 Tabel Instansi ... 17

Tabel 4.3 Tabel Surat Keluar ... 17

Tabel 4.4 Tabel Surat Masuk ... 18

(8)

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kantor Badan Pendapatan Daerah Kabupaten Bengkalis ... 4

Gambar 2.2 Struktur Organisasi BAPENDA ... 6

Gambar 3.1 Pengecekan Data Pegawai Dengan MySAPK.BKN ... 7

Gambar 3.2 Pengecekan Data Mandiri ASN ... 8

Gambar 3.3 Duk Bapenda April 2021 ... 8

Gambar 3.4 SKP-Online Bapenda ... 9

Gambar 3.5 Laporan Penilaian SKP ... 9

Gambar 3.6 Komputer ... 10

Gambar 3.7 Printer ... 11

Gambar 3.8 Mesin Fotocopy ... 11

Gambar 4.1 Diagram Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 15

Gambar 4.2 Flowchart Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 16

Gambar 4.3 Tampilan Halaman Login ... 18

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Menu Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 19

Gambar 4.5 Tampilan Input Surat Masuk ... 19

Gambar 4.6 Tampilan Input Surat Keluar ... 20

Gambar 4.7 Tampilan Laporan ... 20

(9)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang KP

Kerja Praktek merupakan salah satu mata kuliah wajib yang ditempuh di sebuah Perguruan Tinggi (PT) baik untuk tingkat sarjana mapun diploma. Di bangku perkuliahan telah diajarkan teori-teori keilmuan yang sudah menjurus ke bidang industri tertentu. Banyak sekali hal yang menjadi hambatan bagi seseorang yang belum mempunyai pengalaman kerja untuk terjun ke dunia perkerjaan, teori yang diperoleh belum tentu sama dengan praktik kerja di lapangan, dan keterbatasan waktu dan ruang yang mengakibatkan ilmu pengetahuan yang diperoleh masih terbatas. Namun, untuk memperbanyak pengalaman kerja secara langsung, maka dilakukan kerja praktek sebagai langkah yang tepat untuk mendapatkan pengalaman perkerjaan.

Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini, banyak perusahaan yang memanfaatkan perkembangan teknologi. Mereka memulai memanfaatkan teknologi terutama internet sebagai media informasi dan media promosi. Media informasi merupakan alat untuk mengumpulkan dan menyusun kembali informasi sehingga menjadi yang bermanfaat bagi penerima informasi.

Kerja Praktek (KP) di laksanakan sekurang-kurangnya 4 Minggu. Kerja Praktek (KP) merupakan serangkaian kegiatan yang meliputi pehaman teori/konsep ilmu pengetahuan yang diaplikasikan dalam pekerjaan sesuai profesi bidang studi kerja praktek dapat menambah wacana, pengetahuan dan skill mahasiswa, serta mampu menyelesaikan persoalan-persoalan ilmu pengetahuan sesuai dengan teori yang mereka peroleh di bangku kuliah.

(10)

2 1.2 Tujuan KP

Adapun tujuan KP adalah sebagai berikut :

1. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk mengaplikasikan teori/konsep ilmu pengetahuan sesuai program studinya yang telah dipelajari di bangku kuliah pada suatu organisasi/perusahaan.

2. Meberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk memperoleh pengalaman praktis sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan program studinya.

3. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk menganalisis, megkaji teori/konsep dengan kenyataan kegiatan penerapan ilmu pengetahuan dan keterampilan di suatu organisasi/perusahaan.

4. Meguji kemampuan mahasiswa Politeknik Bengkalis (sesuai progaram studi terkait) dalam pengetahuan dan attitude mahasiswa dalam bekerja.

5. Mendapat umpan balik dari dunia usaha mengenai kemampuan mahasiswa dan kebutuhan dunia Politeknik Bengkalis (sesuai dengan program studi terkait).

1.3 Manfaat KP

Sedangkan manfaat kegiatan KP bagi mahasiswa dan Politeknik Bengkalis yaitu :

1. Mahasiswa mendapatkan kesempatan untuk menerapkan ilmu pengetahuan teori/konsep dalam dunia pekerjaan secara nyata.

2. Mahasiswa memperoleh pengalaman praktis dalam menerapkan ilmu pengetahuan teori/konsep sesuai dengan program studinya.

(11)

3

3. Mahasiswa memperoleh kesempatan untuk dapat menganalisis masalah yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan yang diterapkan pekerjaan sesuai dengan program studinya.

4. Politeknik Bengkalis memperoleh umpan balik dari organisasi atau perusahaan terhadap kemampuan mahasiswa yang mengikuti KP di dunia pekerjaanya.

(12)

4

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Sejaran Singkat Instansi

Gambar 2.1 Kantor Badan Pendapatan Daerah Kabupaten Bengkalis

Dinas Pendapatan Daerah merupakan unsur pelaksanaan otonomi daerah, dipimpin oleh seorang Kepala yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretariat Daerah. Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Bengkalis berubah nama menjadi Badan Pendapatan Daerah Kabupaten Bengkalis. Pemerintah Kabupaten Bengkalis sesuai dengan fungsinya berkewajiban melakukan penigkatan pengelolaan Penerimaan Daerah yang optimal dan dan professional serta di dukung dengan peran aktif Masyarakat berusaha sebaik mungkin memberikan pelayanan Masyarakat sesuai Visi dan Misi Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Bengkalis. Untuk meningkatkan kesadaran masyarakat mengenai pentingnya pajak,baik dari pemungutan maupun manfaat maka perlu di Edukasi mengenai pajak serta dilakukan sosialisasi secara terus menerus melalui berbagai media Informasi baik melalui medi cetak, media elektornik, maupun media masa. Dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat/Wajib Pajak/Wajib Retribusi.

(13)

5

Dalam Undang-Undang nomor 28 tahun 2009 tentang pajak daerah dan retribusi daerah terdapat 11 (sebelas) jenis pajak yang menjadi kewenangan Kabupaten /Kota untuk memungut antara lain sebagai berikut:

1. Pajak Hotel 2. Pajak Restoran 3. Pajak Hiburan 4. Pajak Reklame 5. Pajak Penerang Jalan

6. Pajak Mineral bukan Logam dan Buatan 7. Pajak Parkir

8. Pajak Air Tanah

9. Pajak Sarang Burung Walet

10. Pajak Bumi Bangunan Perdesaan dan Perkotaan

Badan Pendapatan Daerah mencoba untuk menambahkan Fasilitas Internet diperusahaannya walaupun saat itu tempat internet terlalu dekat di kota bengkalis, Dari Fasilitas Internet perusahaan bisa mencari Informasi mengenai perusahaan maupun pengiriman data penting agar memudahkan melakukan pengiriman dengan mudah dan cepat.

2.2 Visi Dan Misi 2.2.1 Visi

Terwujudnya dinas pendapatan Daerah Kabupaten Bengkalis sebagai institutsi yang meningkatkan pengelolaan penerimaan daerah yang optimal dan profesional serta di dukung peran aktif masyarakat.

2.2.2 Misi

a. Meningkatkan sistem dan produser administrasi perpajakan yang tertib.

(14)

6

b. Meningkatkan koordinasi dengan stakeholder instansi lain dan masyarakat.

c. Meningkatkan profesionalisme dan kemampuan aparatur pengelolaan penerimaan daerah.

d. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat/wajib pajak dengan motto mudah, cepat, dan transparan.

2.3 Struktur Organisasi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

(15)

7

BAB III

BIDANG SELAMA KP

3.1 Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan

3.1.1 Pengecekan Data Pegawai Dengan MySAPK.BKN

MySPAK BKN merupakan sistem aplikasi pelayanan kepegawaian Badan Kepegawaian Negara (BKN) berfungsi untuk memudahkan PNS diseluruh instansi agar dapat mengakses data kepegawaiannya.

Gambar 3.1 Pengecekan Data Pegawai Dengan MySAPK.BKN

3.1.2 Pengecekan Data Mandiri ASN

Data mandiri ASN merupakan pembaharuan data secara mandiri yang di lakukan pegawai negeri, bertujuan agar data kepegawaian yang akurat, terkini, terpadu, dan berkualitas baik.

(16)

8

Gambar 3.2 Pengecekan Data Mandiri ASN

3.1.3 Duk Bapenda April 2021

Duk merupakan daftar urut kepangkatan sangat penting dalam kepegawaian yang dibuat sebagai salah satu upaya untuk menjamin objektifitas dalam pembinaan pegawai negeri sipil yang bersadarkan sistem karir dan sistem prestasi kerja.

Gambar 3.3 Duk Bapenda April 2021

(17)

9 3.1.4 SKP-Online Bapenda

SKP-Online untuk mempermudah PNS dalam penyusunan dan penilaian Sasaran Kerja Pegawai SKP berdasarkan aturan-aturan yang ada.

Gambar 3.4 SKP-Online Bapenda

3.1.5 Laporan Penilaian SKP

Target kinerja yang harus dicapai oleh pegawai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata dan dapat diukur serta disepakati pegawai dan atasannya.

Gambar 3.5 Laporan Penilaian SKP

(18)

10 3.2 Target Yang Diharapkan

Target yang diharapkan adalah dapat memahami dan menjalankan segala tugas dan kegiatan selama Kerja Prakek di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis dengan baik. Selain memahami dan mengerjakan segala tugas dan kegiatan Kerja Prakek di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis diharuskan juga untuk aktif dan juga menjaga sikap ketika berada di instansi dimanapun.

3.3 Perangkat Yang Digunakan 3.3.1 Komputer

Komputer merupakan alat yang sangat penting dan juga sangat banyak dipakai dikalangan pekerja dan bahkan mahasiswa, Komputer memiliki kemampuan penyimpanan, mengambil, dan memproses data dengan baik Komputer dirancang untuk menjalankan aplikasi dan menyediakan berbagai solusi melalui komponen perangakat keras dan perangkat lunak yang terintegritas.

Gambar 3.6 Komputer 3.3.2 Printer

Printer ialah berfungsi untuk mencetak paling banyak digunakan dan ditemukan dalam kegiatan sehari-hari, hal yang paling sering dijumpai untuk mencetak dokumen berupa surat, artikel,dan sebagainya melalui Komputer dan bahkan juga bisa memalui smartphone.

(19)

11

Gambar 3.7 Printer 3.3.3 Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy merupakan sebuah alat teknologi yang berfungsi untuk membuat salinan di kertas dari dokumen, buku, maupun sumber lain, mesin fotocopy menggunakan energi listrik statis untuk menggandakan naskah yang xerografi.

Gambar 3.8 Mesin Fotocopy

(20)

12 3.4 Permasalahan Selama KP

Setiap kegiatan selalu memiliki kendala atau permasalahan dari berbagai aspek.

Begitu pula dengan Kerja Praktek yang dilaksanakan selama 2 bulan di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis. Permasalahan yang saya temui di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis, pada surat masuk dan surat keluar masih dengan cara manual, mencarinya juga cukup membutukan waktu untuk mencarinya juga harus teliti agar tidak salah mengambil surat dan juga proses pengantaran ke instansi yang ditujukan pegawai harus mengantar ke instasi yang ditujukan tersebut.

3.5 Penyelesaian Masalah

Berdasarkan rincian masalah yang dipaparkan pada point di atas, solusi dari masalah tersebut yaitu, dengan adanya rancangan Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar ini akan mempermudah para pekerja dalam peroses surat masuk dan surat keluar dengan rancangan ini akan lebih mudah dan cepat.

(21)

13

BAB IV

RANCANG BANGUN PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BAPENDA KAB BENGKALIS BERBASIS WEB SITE

4.1 Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu instasi atau perusahaan yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/instansi.

2. Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau instansi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupu perusahaan atau instansi. Proses surat masuk dan surat keluar penting dalam suatu instansi atau perusahaan

.

4.2 Fungsi Dan Manfaat Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Fungsi Surat Masuk

Fungsi utama surat masuk ialah sebagai sarana untuk berkomunikasi antar satu pihak dengan pihak lainnya. Berikut beberapa fungsi dan tujuan surat masuk :

1. Sebagai alat komunikasi 2. Sebagai wakil dari penulis 3. Sebagai alat bukti historis

4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja 5. Sebagai alat pengingat

(22)

14 2. Fungsi Surat Keluar

Fungsi nya sama halnya dengan surat masuk,fungsi utama surat keluar ialah sebagai sarana komunikasi dengan pihak lain. Secara umum, berikut ini beberapa fungsi dan tujuan surat keluar :

1. Sebagai alat tata usaha 2. Sebagai wakil penulis 3. Sebagai media komunikasi 4. Sebagai alat bukti penulisan

5. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi 3. Manfaat Mengelola Surat Masuk Dan Surat Keluar

Mengelola surat masuk dan surat keluar yang baik dapat membantu meningkatkan kinerja suatu perusahaan, berikut ini ialah beberapa manfaaat yang didapatkan mengenai surat masuk dan surat keluar dengan baik :

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik

2. Prosedur penanganan surat yang jelas dapat dijalankan dengan baik 3. Surat masuk akan disimpan dan akan dikelola dengan baik agar

mudah ditemukan ketika di perlukan

4.3 Perancangan Sistem

Adapun tahapan Perancangan sistem yakni :

Mencari Referensi dan Mempelajari Modul sebelum merancang pengelolaan surat masuk dan surat keluar, mencari referensi dan mempelajari modul sangat penting dilakukan karena untuk merancang sesuatu perlu mempelajari apa-apa saja yang diperlukan didalam sebuah rancangan aplikasi tersebut.

(23)

15 4.4 Diagram Surat Masuk Dan Surat Keluar Berikut proses diagram surat masuk dan surat keluar.

Gambar 4.1 Diagram Surat Masuk Dan Surat Keluar

(24)

16 4.5 Flowchart Surat Masuk Dan Surat keluar Berikut proses flowchart surat masuk dan surat keluar.

Gambar 4.2. Flowchart Surat Masuk Dan Surat Keluar

(25)

17

4.6 Relasi Antar Tabel Surat Masuk Dan Surat Keluar

Berikut tabel data memuat isi tabel yang berisi beberapa file yang memiliki keterangan nama file, tipe file, dan juga pajang ukuran data.

4.6.1 Tabel Admin 4.1 Tabel Admin

4.2 Tabel Instansi

4.3 Tabel Surat Keluar

(26)

18 4.4 Tabel Surat Masuk

4.7 Tampilan Program Surat Masuk Dan Surat Keluar 4.7.1 Tampilan Halaman Login

Gambar 4.3 Tampilan Halaman Login

(27)

19

4.7.2 Tampilan Halaman Menu Utama Surat Masuk Dan Surat Keluar

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Menu Surat Masuk Dan Surat Keluar 4.7.3 Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.5 Tampilan Menu Input Surat Masuk

(28)

20 4.7.4 Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.6 Tampilan Menu Input Surat Keluar 4.7.5 Tampilan Menu Laporan

Gambar 4.7 Tampilan Menu Laporan

(29)

21

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah berakhirnya KP (Kerja Praktek) di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis pada bulan Juli S/D Agustus di Bengkalis, Indonesia. Maka dapat di simpulkan selama KP di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis. Adapun kesimpulan yang dapat setelah melakukan Kerja Praktek di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis yakni penulis dapat mengetahui dunia kerja yang sebenarnya dan bagaimana cara kerja pemerintah di Badan Pendapatan Daerah Bengkalis dan sekaligus mempelajari bagaimana cara bersosialisasi yang baik dalam dunia kerja.

5.2 Saran

Adapun saran yang ingin di sampaikan dengan terkait proses pelaksanaan kerja praktek yaitu pada Rancangan Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Website yang telah di rancang ini masih banyak yang dapat di kembangkan lebih baik lagi dan bisa di jadikan untuk sistem web yang dapat mempermudah dalam proses pengerjaan di Badan Pendapatan Daerah Kabupaten Bengkalis.

(30)

22