ISSN: 1978-1520
Rancang Bangun Sistem Informasi Inventori Berbasis Web Pada CV Imarah Printing Palembang
Inventory Information System Design Web Based On CV Imarah Printing Palembang
Wahyu Mustika Anggara1, Antonius Wahyu S2
Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Multi Data Palembang E-mail: 1wahyu_ang@mhs.mdp.ac.id, 2wahyu.sudrajat@mdp.ac.id
Abstrak
Inventori merupakan suatu aset yang dapat berbentuk barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam operasi perusahaan maupun barang-barang yang sedang dalam proses pembuatan menjadi suatu produk. Pencatatan persediaan barang di CV. Imarah Printing dilakukan dengan cara dicatat dibuku terlebih dahulu kemudian dipindahkan ke Microsoft Excel sehingga masih kurang efisien. Proses pencatatan persediaan yang ada di CV. Imarah Printing ini masih kurang efektif sehingga dapat berdampak pada laporan persediaan. Pengembangan sistem ini menggunakan Metodologi Waterfall. Pembuatan rancangan aplikasi ini yaitu dengan menggunakan Rich Picture, Pemodelan Proses, Pemodela Data dan Basis Data. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemograman PHP yang cocok untuk menggembangkan suatu sistem berbasis web dan database manajemen menggunakan MySQL. Tujuan dari membuat aplikasi ini adalah untuk memanajemen data barang persediaan secara otomatis, dan membantu pekerjaan bagian persedaiaan menjadi lebih mudah dan lebih efisien dalam mengelola persediaan sehingga dapat berdampak kepada pembuatan laporan menjadi lebih cepat, menekan biaya pengeluaran, waktu dan tenaga pekerja akibat kesalahan pencatatan, dan dapat mengurangi kehilangan data atau kerusakan catatan persediaan, karena sudah menggunakan database.
Kata kunci: Persediaan, Website, Waterfall, Percetakan
Abstract
Inventory is an asset that can be in the form of goods owned for sale in the company's operations or goods that are in the process of being made into a product. Inventory recording in CV. Imarah Printing is done by recording it in a book first and then transferring it to Microsoft Excel so that it is still less efficient. The process of recording inventory in CV. Imarah Printing is still less effective so it can have an impact on inventory reports. The development of this system uses the Waterfall Methodology. Making this application design is by using Rich Picture, Process Modeling, Data Modeling and Database. This application is made using the PHP programming language which is suitable for developing a web-based system and database management using MySQL. The purpose of making this application is to manage inventory data automatically, and help the work of the inventory section to be easier and more efficient in managing inventory so that it can have an impact on making reports faster, reducing expenses, time and labor due to recording errors, and can reduce data loss or damage to inventory records, because it already uses the database.
Keywords: Inventory, Website, Waterfall, Printing
1. PENDAHULUAN
Dengan adanya perkembangan teknologi, maka penyebaran informasi dan data sangatlah cepat dan mudah[1]. Pada dasarnya perusahaan didirikan tujuannya adalah bagaimana menjaga kelangsungan kehidupan perusahaan terebut agar dapat bertahan dan serta berkembang dalam perkembangan teknologi informasi saat ini, maka diperlukan upaya untuk penyempurnaan, dengan peningkatan produktifitas, tepat waktu serta mudah dipahami untuk penyampaian tujuan perusahaan[2]. Sebagai contoh pemanfaatan teknologi sistem informasi dapat diterapkan pada perusaahaan dibidang persediaan, sehingga dapat meminimalisir kesalahan pada proses pencatatan pada bagian persediaan. Manfaat lain pada suatu perusahaan juga dapat menghemat biaya dalam semua aspek seperti tenaga kerja, proses, pemasaran bahkan manajemen serta dapat mempercepat perkembangan perusahaan dengan sistem informasi pada perusahaan tersebut.
Percetakan adalah industri yang dapat memproduksi salinan dari sebuah dokumen atau foto secara massal. Proses produksi percetakan yaitu dengan cara tulisan atau gambar-gambar dicetak di atas sebuah media seperti kain, kertas, kayu dan lain sebagainya[3]. Dahulu percetakan merupakan komunikasi massal yang digunakan sejak pertengahan tahun 1400-an hingga awal 1900-an. Pada masa sekarang percetakan dapat dikategorikan sebagai industri penting di berbagai negara, khususnya negara maju.
Penelitian terdahulu dengan tema sistem informasi inventori menjelaskan bahwa dengan adanya sistem informasi inventori dapat membantu dan mempermudah pelaku bisnis dalam melaksanaan bisnisnya[4]. Sistem informasi inventori memungkinkan proses dokumentasi transaksi sampai dengan laporan dapat dilakukan dengan cepat dimana sebelumnya masih menggunakan cara konvensional sehingga tidak perlu melakukan pengecekan terhadap data yang sudah di input[5], Pelaporan setiap transaksi adalah bagian dari penyampaian informasi untuk meningkatkan hasil produksi perusahaan hal ini dapat membuat kualitas informasi yang didapatkan menjadi lebih maksimal. Selain itu efektifitas dan efisiensi dalam menjalankan operasional perusahaan juga memegang peranan penting[6].
CV. Imarah Printing merupakan perusahaan yang bergerak dibidang percetakan.
Perusahaan ini menerima permintaan seperti pembuatan banner, spanduk, undangan dan lain sebagainya. Proses produksi pada perusahaan ini terjadi ketika terdapat pesanan dari pelanggan yang didapat dari bagian marketing. Jadi, perusahaan ini bekerja sesuai dengan permintaan pelanggan. Selama ini CV. Imarah Printing melakukan proses pencatatan persediaan barang dicatat dibuku terlebih dahulu kemudian dipindahkan ke Microsoft Excel. Pencatatan yang digunakan oleh perusahaan masih kurang efektif dan eisien sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dan terjadi kerugian pada perusahaan serta terjadi keterlambatan produksi karena kurangnya kontrol akan persediaan sehingga berimbas pada pembuatan laporan stok barang yang menjadi terlambat.
Peneliti bertujuan untuk melakukan perancangan aplikasi berbasis web pada CV.
Imarah Printing sebagai solusi mengatasi permasalahan dalam pengolahan data yang masih manual menjadi terkomputerisasi. Dengan begitu sistem ini diharapkan mampu meningkatkan kinerja karyawan dalam pengolahan data menjadi lebih cepat, tepat dan efisien.
2. METODE PENELITIAN a. Metode Pengembangan Sistem
Analisis dan Perancangan Sistem adalah kegiatan melihat sistem yang sudah berjalan, melihat keunggulan dan kekurangan pada sistem tersebut, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru.. Pada bagian ini perancangan sistem merupakan tahap yang merupakan pembuatan dokumen yang sudah mendekati dengan bahasa pemrograman sehingga dokumen ini merupakan acuan untuk membuat program atau sistem informasi[7]. Tujuan dari analisis dan perancangan sistem pada pengembangan ini adalah
mengidentifikasi masalah, membantu para pengambil keputusan dan menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem.
Metodologi Waterfall merupakan “Linear Sequential Model” hal ini menggambarkan pendekatan dengan cara sistematis juga berurutan pada pengembangan perangkat lunak[7].
Model waterfall sering disebut model sekuensi linear atau alur hidup klasik[8].dimulai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna lalu berlanjut melalui tahapan-tahapan kebutuhan (requirement), rancangan (design), mengimplementasikan (implementation), serta verifikasi sistem (verification), yang diakhiri dengan perangkat lunak lengkap yang dihasilkan. Berikut gambar metodologi waterfall seperti digambarkan pada Gambar 1 berikut:
Gambar 1. Tahapan-tahapan Metodologi Waterfall Adapun tahapan-tahapan dalam waterfall ini yaitu[7]:
1. Requirement
Pada tahap requirement pengembang sistem akan melakukan wawancara, diskusi dan observasi pada perusahaan yang bertujuan untuk memahami perangkat lunak yang dibutuhkan oleh pengguna serta batasan software tersebut. Informasi yang telah didapat akan dianalisa untuk pembuatan aplikasi.
2. Design
Tahap desain ini pengembang akan membuat desain sistem yang akan digunakan. Desain ini yang akan dipakai dalam perancangan sistem yang akan diterapkan pada perusahaan.
3. Implementation
Disini pengembang akan melakukan pembuatan sistem dengan acuan desain yang sudah selesai pada tahap sebelumnya. Sistem yang dibuat akan dibuat satu-persatu dengan acuan tahapan desain yang telah selesai dibuat.
4. Verification
Tahap verification ini pengembang melakukan pengujian terhadap sistem yang sudah dibuat.
Pada tahapan ini pengembang menguji program dengan cara mengecek satu-persatu fitur yang ada pada aplikasi. Jika tidak ada kesalahan atau eror pada aplikasi maka sistem yang dibuat dianggap selesai.
b. SIstem Informasi Inventori
Sistem informasi inventori merupakan perangkat lunak atau software yang berguna membantu proses inventarisasi dengan menerapkan aturan administrasi inventori yang ketat dari Pencatatan barang masuk, penyimpanan, sampai yang akan keluar barang keluar[9]. Inventori adalah suatu aset yang dapat berbentuk barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam operasi perusahaan maupun barang-barang yang sedang dalam proses pembuatan menjadi suatu
Requirement
Design
Implementation
Verification
produk[10]. Penggunaan komputer dalam pengelolaan inventori merupakan suatu contoh penggunaan komputer dalam mengolah data.
Sistem informasi inventori ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu. Dalam sistem inventori terdapat beberapa alat dan perangkat yang dibutuhkan seperti perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mengumpulkan data, menyimpan, mengelola, memberikan dan menyajikan data yang terdapat disistem.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN a. Analisis Permasalahan
Setelah melakukan pengumpulan data pada CV. Imarah Printing maka selanjutnya dilakukan analisis terhadap permasalahan yang terjadi pada Bagian gudang CV. Imarah Printing dengan menggunakan rumus Sebab Akibat. Adapun permasalahan yang diidentifikasi dapat dilihat pada table 1 berikut.
Tabel 1. Analisis Permasalahan
1. Permasalahan Sulit mengetahui data stok barang yang ada digudang perbulan.
Sebab Saat proses penambahan dan pengurangan stok bahan terjadi banyak aktivitas pencatatan yang kemudian dipindahkan ke Microsoft excel.
Akibat
Terjadi kesalahan dalam pengolahan data stok bahan perbulan, dikarenakan harus memindahkan satu persatu data ke dalam Microsoft excel.
Rekomendasi
Membuat aplikasi inventori yang dapat mempermudah dan membantu kinerja bagian gudang
Membangun aplikasi menghitung stok persediaan barang secara otomatis, saat terjadi penambahan atau pengurangan stok yang diinput di aplikasi 2. Permasalahan Data stok bahan dan data yang dicatat terkadang tidak sesuai .
Sebab Data yang diinput pada Microsoft excel dan data yang sudah dicatat pada buku barang keluar dan buku barang masuk terkadang tidak sinkron.
Akibat Terjadi kesalahan pada laporan persediaan, yang dapat menyebabkan kerugian pada perusahaan.
Rekomendasi
Membuat aplikasi yang dapat mencatat setiap terjadi penambahan dan pengurangan stok barang.
Menambah keamanan data bagian gudang dengan membuat database b. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan ini digunakan untuk menjabarkan apa saja kebutuhan dari sistem yang akan dikembangkan. Dalam melakukan analisis kebutuhan diperlukan alat bantu yaitu Diagram Konteks. Dengan penggunaan Diagram Konteks diharapkan dapat membantu menganalisa kebutuhan serta sistem dapat dibangun dan diimplementasikan dengan baik.
Adapun entitas yang terlibat dalam Diagram Konteks dibawah ini ada 2 yaitu Admin dan Pegawai yang dapat dilihat pada Gambar 2 berikut:
Gambar 2. Diagram Konteks c. Diagram Nol
Diagram nol menampilkan sistem sesuai dengan banyak proses yang terjadi di dalam sistem dan merupakan turunan dari diagram konteks. Pada diagram ini penyimpanan data akan dimuat[11]. Diagram nol dapat dilihat pada Gambar 3 berikut:
Gambar 3. Diagram Nol
d. Tahapan Perancangan Relasi Antar Tabel
Relasi anter tabel pada sistem ini dapat dilihat pada Gambar 4 berikut:
Gambar 4. Relasi Antar Tabel e. Halaman Login
Halaman login digunakan pengguna untuk masuk ke dalam sistem dengan memasukkan username dan password yang benar. Halaman login dapat di akses oleh Admin dan Petugas.
f. Halaman Dashboard Utama
Halaman Dashboard ini tampil saat pengguna berhasil masuk ke dalam sistem dengan memasukkan username dan password yang benar. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai data pengguna, data supplier, data barang, data barang masuk, data barang keluar, data barang masuk, data barang keluar dan data barang badstock dalam bentuk angka yang memudahkan user untuk mendapatkan informasi secara cepat.
g. Halaman Data pengguna
Halaman data pengguna digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus data pengguna.
Data pengguna yang diinput ketika tambah user baru berupa nik, nama, telepon, username, password, dan level user yang digunakan sebagai hak akses. Halaman ini hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
h. Halaman Tambah Stok Barang
Halaman tambah stok barang digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus stok barang.
Stok barang baru yang diinput berupa kode barang, nama barang, jenis barang, jumlah barang dan satuan barang. Halaman ini hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
i. Halaman Jenis Barang
Halaman jenis barang digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus jenis barang.
Halaman ini hanya menginput jenis barang dan hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
j. Halaman Satuan Barang
Halaman satuan barang digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus satuan barang. Halaman ini hanya menginput satuan barang dan hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
k. Halaman Data Supplier
Halaman data supplier digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus data supplier. Data supplier yang diinput ketika tambah user baru berupa kode supplier, nama supplier, alamat dan nomor telepon. Halaman ini hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
l. Halaman Barang Masuk
Halaman barang masuk digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus. Data yang diinput ketika terjadi transaksi baru berupa id transaksi, nomor SPK, tanggal masuk, pilih supplier dan jumlah barang masuk. Halaman ini hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
m.Halaman Barang Keluar
Halaman barang keluar digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus. Data yang diinput ketika terjadi transaksi baru berupa id transaksi, nomor SPK, tanggal masuk, pilih supplier dan jumlah barang keluar. Halaman ini hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
n. Halaman Barang Badstock
Halaman barang badstock digunakan untuk melakukan tambah, ubah, dan hapus. Data yang diinput ketika terjadi transaksi baru berupa id transaksi, nomor SPK, tanggal masuk, pilih supplier dan jumlah barang badstock. Halaman ini hanya dapat diinput oleh admin, petugas hanya dapat melihat.
o. Halaman Laporan Stok Gudang
Halaman laporan stock menampilkan data barang yang ada pada sistem. Halaman ini dapat di export menjadi bentuk excel oleh admin dan petugas hanya dapat melihat.
p. Halaman Laporan Data Supplier
Halaman laporan data supplier menampilkan data supplier yang ada pada sistem.
Halaman ini dapat di export menjadi bentuk excel oleh admin dan petugas hanya dapat melihat.
q. Halaman Laporan Barang masuk
Halaman laporan barang masuk menampilkan data barang masuk yang ada pada sistem.
Halaman ini dapat di export menjadi bentuk excel oleh admin dan petugas hanya dapat melihat.
r. Halaman Laporan Barang Keluar
Halaman laporan barang keluar menampilkan data barang keluar yang ada pada sistem.
Halaman ini dapat di export menjadi bentuk excel oleh admin dan petugas hanya dapat melihat.
s. Halaman Laporan Barang Badstock
Halaman laporan barang badstock menampilkan data barang badstock yang ada pada sistem. Halaman ini dapat di export menjadi bentuk excel oleh admin dan petugas hanya dapat melihat.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh penulis terhadap permasalahan pada CV.
Imarah Printing maka dapat ditarik kesimpulan bahwa:
1. Membantu bagian gudang dalam mencatatan persediaan barang dan mengontrol persediaan yang ada menjadi lebih efisien.
2. Dapat menekan biaya pengeluaran, waktu dan tenaga pekerja akibat kesalahan pencatatan persediaan.
3. Dengan sistem ini dapat mempermudah bagian gudang dalam pembuatan laporan menjadi lebih cepat.
4. Mengurangi kehilangan data dan kerusakan catatan persediaan karena sudah menggunakan database.
5. SARAN
Dengan menerapakan sistem informasi inventori tidak berarti semua masalah dapat diselesaikan. Untuk mencegah timbulnya masalah penulis memberikan beberapa saran kepada CV. Imarah Printing yaitu:
1. Sistem informasi inventori ini masih bersifat lokal sehingga membutuhkan hosting agar dapat menggunakan sistem ini secara optimal.
2. Untuk mencegah kehilangan data, maka perlu menambahkan fitur penjadwalan backup data secara otomatis pada setiap bulannya.
3. Pada laporan dapat dikembangkan menjadi bentuk grafik sehingga informasi lebih mudah dipahami.
4. Menghubungkan sistem informasi inventori ini dengan sistem informasi ENSIS yang terdapat pada perusahaan.
5. Melakukan pemeliharaan terhadap peralatan komputer untuk memastikan sistem informasi inventori berjalan dengan semestinya.
UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada owner CV. Imarah Printing beserta pegawai bagian gudang dan jajarannya dibawah naungan CV. Imarah Printing atas ijin, bantuan, masukan dan support yang telah diberikan kepada saya dalam pengembangan aplikasi inventori pada CV. Imarah Printing.
DAFTAR PUSTAKA
[1] A. F. Pamungkas, N. W. Hendrakusuma, and M. C. Saputra, “Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Barang, Harga Pokok Produksi, dan Transaksi Penjualan Berbasis Web (Studi pada Son Screen Printing Sidoharjo),” J. Pengemb. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput. Univ. Brawijaya, Vol. 2, No. 6, pp. 2075–2084, 2018, [Online]. Available:
http://repository.ub.ac.id/2821/
[2] M. Tabrani, “Penerapan Metode Waterfall pada Sistem Informasi Inventori PT. Pangan Sehat Sejahtera,” J. Inkofar, Vol. 1, No. 2, pp. 30–40, 2018, doi:
10.46846/jurnalinkofar.v1i2.12.
[3] R. Fauzi, S. Wibowo, and D. Y. Putri, “Perancangan Aplikasi Marketplace Jasa Percetakan Berbasis Website,” Fountain Informatics J., Vol. 3, No. 1, p. 5, 2018, doi:
10.21111/fij.v3i1.1824.
[4] G. A. Syafarina, “Perancangan Aplikasi Inventory Barang Materials dan Product,”
Technol. J. Ilm., Vol. 7, No. 1, pp. 25–33, 2016.
[5] H. Bagir and B. E. Putro, “Analisis Perancangan Sistem Informasi Pergudangan di CV.
Karya Nugraha,” J. Media Tek. dan Sist. Ind., Vol. 2, No. 1, p. 30, 2018, doi:
10.35194/jmtsi.v2i1.274.
[6] & S. M. Yenni, “Strategi Pemasaran Produk Digital Printing pada CV. Fnb Digital Jambi,” J. Chem. Inf. Model., Vol. 53, No. 9, pp. 1689–1699, 2013.
[7] A. A. Wahid, “Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi,” No.
November, 2020.
[8] F. Damanik, R. Meilano, and T. wr, “Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Barang Dengan Metode Waterfall,” J. Elektron. List. dan Teknol. Inf. Terap., Vol. 2, No.
2, pp. 30–34, 2021, doi: 10.37338/e.v2i2.153.
[9] Suparyanto dan Rosad (2015, “Sistem Informasi Inventory Persediaan Barang pada PT.
Saeti Beton Pracetak,” Suparyanto dan Rosad (2015, Vol. 5, No. 3, pp. 248–253, 2020.
[10] B. D. Nugroho and I. Azhari, “Sistem Informasi Inventori FADEGORETAS !! TM Berbasis Barcode Dasar Teori Sistem Informasi,” J. Sist. Inf. Indones., Vol. 1, No. 2, pp. 127–136, 2001.
[11] S. Hamid, M. Cleopatra, and N. K. Pratiwi, “Sistem Aplikasi Dekstop Persediaan Sparepart dan Supplies pada PT Delta Grafika Compatindo,” Semnas Ristek (Seminar Nas. Ris. dan Inov. Teknol., Vol. 6, No. 1, pp. 281–287, 2022, doi:
10.30998/semnasristek.v6i1.5688.
