Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang” yang saya buat adalah benar hasil karya saya dan bukan karya tulis orang lain, baik sebagian maupun seluruhnya kecuali dalam bentuk kutipan yang telah disebutkan sumbernya. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila pernyataan ini tidak benar maka saya bersedia menerima sanksi akademis sesuai dengan yang ditetapkan oleh Fakultas, berupa pembatalan Laporan Kerja Praktik dan hasilnya. BIDANG BISNIS : Pengadaan Barang (perdagangan/pemasok) JUMLAH KARYAWAN : 3. DEWAN DIREKTUR : Laode Sira Radius. Tanda tangan dan . cap perusahaan) :. PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK. UNIVERSITAS KATOLIK DE LA SALLE MANADO. FORMULIR PENILAIAN KEMAJUAN KERJA PRAKTIK. Topik/Rencana Bidang : Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang. Tanggal Jenis Kegiatan Paraf Pembimbing 1. Manado, 17 Desember 2024 Dosen Pembimbing KP. FORMULIR PENILAIAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK. PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK. UNIVERSITAS KATOLIK DE LA SALLE MANADO. ALAMAT PERUSAHAAN : BTN Reksa Dewa No. TOPIK YANG DIBAHAS : Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa. Tanda tangan dan cap perusahaan).
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik ini dengan judul "Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang” pada PT Tobama Marumon Indonesia. Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Mata Kuliah Kerja Praktik dan bertujuan untuk memberikan kontribusi nyata dalam pengelolaan pengadaan barang secara lebih efektif dan efisien di perusahaan. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses Kerja Praktik ini.
Tobama Marumon Indonesia yang telah menerima dan juga sebagai supervisor penulis selama melakukan Kerja Praktik. Hizkia, Gesi, Priskah, Fino, Nadia, Lina, Steven, dan Asya yang telah memberikan dukungan semangat kepada penulis.
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
PENDAHULUAN
- Latar Belakang
- Rumusan Masalah
- Tujuan Kerja Praktik
- Manfaat Kerja Praktik
- Batasan Masalah
- Sistematika Penulisan
Penyusunan dan pengajuan penawaran, persetujuan oleh direktur, hingga monitoring proyek dilakukan melalui alat komunikasi seperti WhatsApp atau email, serta pencatatan berbasis spreadsheet. Pendekatan ini menghadirkan beberapa kendala, seperti sulitnya melacak persetujuan yang diberikan melalui WhatsApp atau email, yang tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga apabila dibutuhkan untuk audit atau verifikasi di kemudian hari, proses penelusuran menjadi rumit dan memakan waktu. Selain itu, pencatatan data dalam spreadsheet rentan terhadap kesalahan manusia, seperti kesalahan input atau pembaruan yang tidak konsisten, yang berpotensi menyebabkan informasi yang tidak akurat atau terlewat.
Keterbatasan dalam akses informasi secara real-time juga menjadi kendala, karena informasi proyek hanya dapat diakses setelah diperbarui secara manual, yang memperlambat respon terhadap perubahan kondisi proyek. Untuk mengatasi kendala yang dihadapi, solusi yang diusulkan adalah pengembangan Aplikasi Online Manajemen Pengadaan Barang. Aplikasi ini akan mencakup fitur manajemen penawaran, monitoring proyek, manajemen pembelian, serta laporan untuk mempermudah pengelolaan tender dan proyek pengadaan barang.
Dengan sistem terkomputerisasi berbasis web, perusahaan tidak hanya akan meningkatkan efisiensi operasional dan akurasi data, tetapi juga memudahkan proses audit di kemudian hari. Aplikasi hanya akan digunakan oleh pihak internal perusahaan (PM dan Direktur) dan tidak melibatkan akses eksternal pihak ketiga, misalnya klien atau supplier.
PENDAHULUAN
DATA UMUM PERUSAHAAN
LANDASAN TEORI
HASIL DAN PEMBAHASAN
KESIMPULAN DAN SARAN
DATA UMUM PERUSAHAAN
Sejarah Umum Perusahaan
Lingkup Pekerjaan Perusahaan
- Aktifitas Bisnis Perusahaan
- Visi Dan Misi Perusahaan 1. Visi
- Logo Perusahaan
- Struktur Organisasi
Di bagian bawah sisi kanan dan kiri, terdapat elemen warna kuning yang menopang panah tersebut. Elemen ini mencerminkan dukungan yang kokoh dan stabilitas, menandakan bagaimana perusahaan mendasarkan operasionalnya pada fondasi yang kuat serta hubungan kolaboratif dengan mitra dan klien. Warna biru mencerminkan profesionalisme, kepercayaan, dan stabilitas sebagai landasan utama dalam membangun hubungan dengan mitra dan klien.
Mengawasi dan mengevaluasi kebijakan serta strategi perusahaan untuk memastikan operasional perusahaan berjalan sesuai dengan visi dan misi. Mengembangkan dan menetapkan kebijakan strategis serta membuat keputusan bisnis utama untuk kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan. Mengawasi pengeluaran proyek serta membuat rencana anggaran dengan Akuntan untuk memastikan proyek berjalan sesuai target biaya.
Menyusun laporan keuangan bulanan, laporan laba rugi, dan neraca untuk memastikan keuangan perusahaan dalam kondisi sehat. Melakukan audit keuangan internal untuk memastikan tidak ada pengeluaran yang berlebihan dan mengidentifikasi area perbaikan dalam pengelolaan keuangan.
Lingkup Pekerjaan yang Dilakukan
Membuat rencana proyek dari awal hingga akhir, termasuk timeline, sumber daya, dan alur kerja untuk setiap tender atau proyek. Menyimpan dan mengelola dokumen penting proyek seperti kontrak, laporan harian, dan dokumen tender untuk memudahkan akses dan pelaporan.
LANDASAN TEORI
- Teori Pendukung
- Aplikasi Online
- Manajemen
- Pengadaan
- HyperText Markup Language (HTML)
- Hypertext Preprocessor (PHP)
- Basis Data
- Cascading Style Sheets (CSS)
- JavaScript
- Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak
- Kakas Pemodelan
- Use Case Diagram
- Activity Diagram
- Class Diagram
- Prosedur Pengumpulan Data
- Pengumpulan Data
- Pengolahan Data
Salah satu elemen kunci dalam HTML adalah formulir (<form>), yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengirim input pengguna ke server untuk diproses. PHP adalah bahasa skrip sisi server bersifat open-source yang biasa digunakan untuk pengembangan web. PHP juga terintegrasi dengan database dan banyak digunakan untuk membuat situs web interaktif dan berbasis data.
CSS (Cascading Style Sheets) adalah bahasa stylesheet yang digunakan untuk mengontrol tata letak dan presentasi halaman web. Misalnya, JavaScript dapat digunakan untuk meningkatkan antarmuka pengguna dan menangani interaksi sisi klien, sementara PHP memproses data di sisi server dan berkomunikasi dengan database untuk mengambil atau menyimpan informasi [13]. Metodologi Software Development Life Cycle (SDLC) digunakan untuk merencanakan, mengembangkan, dan memproduksi perangkat lunak yang berkualitas, efisien, dan tepat waktu.
Sifat iteratif dan fleksibel ini memungkinkan tim untuk menyesuaikan dan meningkatkan kualitas perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengujian: Pada fase ini, perangkat lunak akan melalui proses pengujian yang komprehensif untuk menemukan dan memperbaiki berbagai bug atau kesalahan yang mungkin ada. Maintenance: Fase ini melibatkan pemeliharaan sistem untuk memastikan bahwa perangkat lunak terus memenuhi kebutuhan pengguna.
Salah satu kakas yang digunakan adalah Unified Modeling Language (UML), yang terdiri dari use case diagram, class diagram, dan activity diagram. Use case Mewakili fungsionalitas atau tugas tertentu yang dilakukan sistem, dijelaskan dari sudut pandang pengguna. Include Menjelaskan hubungan antar use case dimana satu use case menyertakan fungsionalitas use case lainnya.
Extend Menjelaskan hubungan antar use case dimana satu use case memperluas perilaku use case lain dalam kondisi tertentu. Association Mewakili hubungan antar elemen berbeda dalam diagram UML, seperti antar kelas, aktor, atau use case. Join node Merupakan elemen dalam activity diagram yang digunakan untuk membagi satu alur menjadi beberapa alur paralel.
PEMBAHASAN
Fase 1: Requirements Gathering
- Pengumpulan data
- Daftar Pertanyaan Wawancara
- Hasil Wawancara Dan Observasi
- Identifikasi Masalah dan Arahan
- Identifikasi Target Pengguna
- Daftar Spesifikasi Persyaratan
- Identifikasi Sumber Daya
Berikut adalah peran dan tanggung jawab setiap pengguna yang menjadi target utama aplikasi, yang dirangkum pada Tabel 4.2. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, berikut diuraikan daftar persyaratan yang mencakup jenis pengguna dan fitur-fitur yang harus ada untuk aplikasi. Berikut mencakup sumber daya yang diperlukan untuk membangun aplikasi guna memastikan kelancaran operasional dan fungsionalitas aplikasi yang optimal, yang dirangkum pada Tabel 4.4.
Fase 2: Desain
- Pemodelan Use Case Diagram
- Pemodelan Class Diagram
- Rancangan Antarmuka
Implementasi
- Implementasi Basis Data
- Implementasi Antarmuka
Halaman data penawaran pada sisi pengguna PM memuat tabel data yang terdiri dari kolom nomor, ID penawaran, tanggal penawaran, klien, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga setelah pajak, masa berlaku penawaran, waktu pengiriman, status penawaran, dan aksi untuk menghapus dan mengubah data. Pada bagian atas tabel terdapat tombol untuk menambah data baru dan tombol untuk mengekspor daftar penawaran ke format PDF. Ketika menambah data penawaran baru maka akan ditampilkan form untuk memasukkan tiap data yang ketika disimpan akan terlihat pada tabel data penawaran seperti pada Gambar 4.19.
Halaman data pemasok memuat tabel data yang berisikan informasi para pemasok barang untuk PT Tobama. Selain itu terdapat tombol untuk menambah data baru, mengekspor PDF, dan tombol aksi untuk menghapus dan mengubah data. PM dapat menambah data proyek baru, mengekspor PDF, dan tombol aksi untuk menghapus dan mengubah data.
PM dapat menambah data pembelian baru, mengekspor PDF, dan tombol aksi untuk menghapus dan mengubah data. Ketika menekan tombol validasi akan muncul pop up form validasi yang memuat opsi diterima atau ditolak, beserta komentar tambahan terkait penawaran.
Melakukan Pemograman
Melakukan Pengujian
- Tujuan pengujian
- Kriteria pengujian
- Kasus pengujian
- Pelaksanaan pengujian
- Hasil pengujian
Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan, seluruh fitur aplikasi dinyatakan berfungsi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Pada pengujian fitur login dan logout, pengguna berhasil mengakses aplikasi dengan email dan kata sandi yang valid dan dapat keluar tanpa kendala. Selain itu, pengujian validasi data memastikan bahwa aplikasi dapat memvalidasi data yang dimasukkan pengguna admin.
Pada fitur ekspor data, hasil pengujian menunjukkan bahwa data dapat diekspor ke format PDF dengan struktur yang sesuai dan konten yang lengkap.
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
DAFTAR PUSTAKA
Apa saja langkah-langkah utama dalam proses tender yang saat ini dilakukan di PT Tobama Marumon Indonesia. Dalam proses pengadaan yang dilakukan di PT Tobama Marumon Indonesia, langkah-langkah utama dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang dan spesifikasi dari klien, yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk penyusunan dokumen penawaran oleh Project Manager (PM). Setelah dokumen mendapatkan persetujuan, proses dilanjutkan dengan pemilihan supplier yang sesuai dan koordinasi lebih lanjut untuk memastikan pengadaan barang berjalan sesuai rencana.
Tantangan yang sering dihadapi dalam pengelolaan pengadaan meliputi kesulitan dalam melacak persetujuan dokumen, kesalahan pencatatan data, serta keterbatasan akses terhadap informasi secara real-time. Hambatan ini sering kali mengakibatkan terhambatnya koordinasi antara Project Manager dan direktur, yang berpotensi memengaruhi efektivitas dalam pengelolaan pengadaan dan pengambilan keputusan yang tepat waktu. Informasi yang perlu dilacak dalam setiap pengadaan meliputi status persetujuan penawaran, harga yang ditawarkan, spesifikasi barang yang diajukan, serta kemajuan pengadaan barang.
Semua informasi ini harus terdokumentasi dengan baik untuk memastikan transparansi dan memudahkan pemantauan serta proses audit di kemudian hari. Laporan yang diaudit secara berkala meliputi laporan penawaran, laporan pembelian barang, dan laporan status proyek. Audit terhadap laporan-laporan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap tahap dalam pengadaan telah berjalan sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan serta meminimalkan risiko kesalahan dalam pelaksanaan proyek.
USER ACCEPTANCE TEST