KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
Belanja Jasa Konsultansi Berorientasi Bidang-Telematika Handling Sosial Media BPKAD
I. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang pesat semakin memudahkan manusia dalam memperoleh data dan informasi. Kemajuan teknologi komputer dan informasi membawa pengaruh yang cukup besar dalam kinerja pengolahan data dan penyajian informasi pada suatu instansi pemerintahan maupun swasta.
Salah satu cara untuk menginformasikan kinerja perangkat daerah adalah dengan adanya media sosial sehingga akan mendapatkan informasi yang akurat.
Media social dapat dijadikan sumber informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional Perangkat Daerah.
Media Sosial juga tidak hanya menjanjikan data yang diperoleh akurat tetapi juga meningkatkan kinerja pada perangkat daerah tersebut.
Media sosial adalah kumpulan informasi maupun pengetahuan yang saling berkaitan untuk menyajikan informasi tertentu, yang bisa diakses melalui nama pada media social. Media sosial kini sudah seperti kebutuhan utama bagi individu, perangkat daerah, maupun organisasi di berbagai belahan dunia. Sebab, media sosial memiliki banyak sekali kegunaan, seperti meningkatkan online presence, menyajikan konten, mempromosikan produk dan lain-lain.
BPKAD adalah Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Surakarta merupakan unsur pelaksana fungsi penunjang urusan Pemerintahan Bidang Keuangan, dimana banyak sekali informasi yang harus disajikan kepada masyarakat maupun Perangkat Daerah lain secara langsung atau up to date dan dengan tampilan yang informatif atau nyaman dilihat oleh masyarakat sehingga masyarakat antusias
II. Maksud dan Tujuan
Maksud dari adanya handling media sosial BPKAD yaitu menyediakan sarana untuk memberikan informasi dari BPKAD kepada masyarakat dengan cara mudah dan informatif.
Adapan tujuan dari adanya handling media sosial BPKAD yaitu:
1. Membantu membuat tampilan admin atau wadah untuk memasukan informasi oleh staff BPKAD menjadi lebih mudah.
2. Membantu untuk membuat tampilan antar muka atau interface yang informatif untuk masyarakat
3. Menginformasikan kegiatan BPKAD kepada kolega dengan tampilan yang nyaman dilihat.
III. Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai dari adanya pelaksanaan pekerjaan handling media sosial BPKAD yaitu membuat tampilan desain menjadi mudah digunakan, informatif dan lebih modern.
IV. Lokasi Kegiatan
Proses pelaksanaan pekerjaan handling media sosial BPKAD ini berlokasi di lingkup kerja Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Surakarta.
V. Sumber Pendanaan
Sumber pendanaan pekerjaan Social Media berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Surakarta Tahun Anggaran 2023.
VI. Standar Teknis
Standar teknis dalam pekerjaan handling media social BPKAD Kota Surakarta dapat meliputi:
1. Membuat Perencanaan Editorial
Sebelum membuat konten, tim media sosial lembaga pemerintahan membuat perencanaan editorial terlebih dahulu. Membuat
perencanaan editorial tidak hanya bertujuan untuk mempermudah proses pembuatan konten tapi juga untuk memperjelas kapan konten tersebut akan didistribusikan. Secara garis besar, tujuan pembuatan rencana editorial di awal pelaksanaan program aktivasi media sosial adalah:
a. Memberikan gambaran menyeluruh mengenai program media sosial yang akan dijalankan.
b. Menentukan jadwal pembuatan hingga pendistribusian konten media sosial.
c. Mempermudah pengawasan perkembangan kegiatan media sosial.
d. Menunjukkan variasi jenis dan topik konten media sosial yang sudah disesuaikan dengan pesan utama lembaga
Isi dan bentuk perencanaan editorial adalah sebagai berikut a. Tanggal pembuatan dan distribusi konten.
b. Topik atau judul konten.
c. Platform yang akan digunakan.
d. Kategori atau jenis konten (artikel, gambar, video, dll) e. Penanggung jawab konten.
f. Status konten yang akan terus diperbaharui hingga konten tersebut didistribusikan.
2. Produksi Konten Media Sosial (Content Writing & Copywriting)
Ada banyak metode yang dapat dilakukan untuk dalam penulisan konten.
Salah satu yang mudah diaplikasikan adalah metode AIDA:
a. Attention (Atensi/Perhatian)
Tulisan yang dibuat harus berhasil memberikan impresi pertama sehingga konten tersebut diperhatikan oleh warganet.
b. Interest (Minat)
Ketika para pembaca sudah diperoleh melalui tampilan yang menarik.
Kita harus menjaga minat warganet untuk menikmati konten tersebut hingga akhir.
c. Desire (Hasrat)
Setelah berhasil menarik minat warganet untuk terus menikmati konten, penulisan konten yang baik harus dapat membangkitkan hasrat warganet. Hasrat inilah nantinya yang akan berkembang menjadi aksi.
d. Action (Tindakan)
Tahapan ini adalah inti dari suatu teknik copywriting. Suatu tulisan dianggap berhasil ketika para pembacanya tergerak untuk melakukan sesuatu yang diinginkan oleh penulis. Dalam konteks penjualan, teknik ini sering diterjemahkan sebagai aksi ketika pembaca mau membeli suatu produk. Sedangkan dalam konteks institusi pemerintah, tindakan dapat dikaitkan pada konteks penggunaan layanan yang bertambah atau dapat dilihat dari tingkat penerimaan informasi di masyarakat yang lebih tinggi.
3. Produksi Konten Media Sosial (Konten Gambar & Design)
Selain berupa teks atau tulisan, konten digital juga dapat berupa konten visual. Salah satu bentuknya adalah konten gambar. Konten gambar yang tersebar di media sosial cukup bervariasi. Berikut ini adalah beberapa jenis konten gambar yang populer di media sosial dan cocok digunakan dalam akun lembaga pemerintah seperti BPKAD.
a. Foto dokumentasi
Sebagai lembaga pemerintahan tentu banyak sekali kegiatan yang bisa didokumentasikan dalam bentuk foto. Tim media sosial lembaga pemerintah dapat menayangkan beberapa foto dokumentasi kegiatan lembaga secara berkala.
b. Foto kutipan
Foto kutipan atau photoquote adalah konten digital berbasis gambardan tulisan yang umumnya berisi kutipan menarik yang memiliki makna ataupesan yang kuat dari seorang tokoh. Konten foto kutipan ini selain cukupmenarik atensi masyarakat juga terbukti efektif digunakan pemerintahuntuk menyampaikan kebijakan ataupun program pemerintah.
c. Poster
Konten gambar poster penting dilakukan untuk publikasi kegiatan lembaga yang melibatkan banyak pihak.
d. Infografis
Sesuai dengan asal katanya infographics (information + graphics), infografis merupakan bentuk visualisasi data yang bertujuan untuk menyampaikan informasi kompleks kepada pembaca agar lebih mudah dipahami. Keunggulan utama infografis adalah kemampuannya menjelaskan hal-hal yang tidak dapat diceritakan oleh teks atau video.
e. Videografis
Videografis atau Motion Graphic merupakan salah satu bentuk animasi yang melibatkan banyak unsur desain di dalam tiap komponennya.
Motion graphic biasanya digunakan dalam iklan televisi ataupun opening bumper yang melibatkan visual efek, 3D graphic dan musik sebagai latarnya.
4. Distribusi Konten
Dalam hal ini terdapat pertimbangan-pertimbangan yang perlu diambil terkait pendistribusian konten di media sosial. Beberapa pertimbangan yang dapat mempengaruhi efektivitas penyebaran konten media sosial antara lain waktu dan frekuensi penayangan, optimalisasi kata kunci, iklan hingga cara penanganan akun media sosial itu sendiri.
a. Persiapan Akun
Sebelum mulai membuat dan menyebarkan konten melalui media sosial, tentunya tim sosial media harus membuat akun dalam portal media sosial pilihannya. Dalam hal ini BPKAD sudah memiliki akun sosial media seperti instagram, untuk facebook tim sosial media membuat akun page official BPKAD Surakarta.
b. Waktu dan Frekuensi Konten
Setelah konten dibuat, maka saatnya konten diunggah atau dibagikan ke media sosial. Suatu konten dapat dibagi menjadi dua jenis berdasarkan waktu postingnya, yaitu konten rutin dan konten mendesak. Konten rutin diunggah secara regular sesuai dengan jadwal atau kalender yang sudah ditentukan sebelumnya dalam proses perencanaan editorial, misalnya harian atau mingguan. Dalam proses tersebut perlu juga dipetakan pula hari-hari besar yang akan datang, seperti hari raya keagamaan dan hari libur nasional.
Sementara itu, konten mendesak diunggah sesuai kebutuhan; lebih cepat, lebih baik. Baik konten rutin maupun konten mendesak, pembuat konten tetap perlu memperhatikan bahwa fakta yang dimuat sudah benar dan sesuai dengan nilai atau narasi utama lembaga BPKAD.
c. Optimalisasi Kata Kunci,
Memilih kata kunci yang tepat untuk disertakan bersama dengan konten digital tidak hanya berhubungan dengan Search Engine Optimization (SEO), tetapi juga efektivitas distribusi konten di media sosial. Hal pertama yang perlu diperhatikan terkait kata kunci adalah nama lembaga itu sendiri yang tercantum pada nama akun tiap aset media sosial.
d. Tagar (Hashtag),
Penggunaan tagar atau hashtag dalam dunia media sosial dapat membantu mempercepat penyebaran konten yang ditayangkan, terutama pada kanal Twitter dan Instagram.
e. Takarir (Caption)
Pesatnya perkembangan teknologi digital khususnya media sosial banyak dikaitkan dengan penurunan minat baca masyarakat. Oleh karena itu dalam menyusun caption atau takarir suatu konten tim sosial media memastikan kalimat yang digunakan singkat, sederhana dan menarik.
VII. Ruang Lingkup Pekerjaan
Salah satu ketentuan yang perlu diperhatikan selama penyusunan rencana kerja yaitu ruang lingkup pekerjaan yang merupakan acuan dasar yang digunakan untuk menghasilkan keluaran pekerjaan yang dibutuhkan. Ruang lingkup dalam pekerjaan ini yang sekaligus menjadi batasan-batasan dalam proses pelaksanaan pekerjaan pada setiap tahapan yang dilakukan. Adapun ruang lingkup dalam pelaksanaan pekerjaan handling social media dapat meliputi:
1. Tahap Persiapan
Proses persiapan dan perencanaan yang perlu dilakukan sebelum pelaksanaan pekerjaan perlu memperhatikan aspek sebagai berikut:
a. Identifikasi waktu pelaksanaan pekerjaan.
b. Identifikasi kebutuhan daftar peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.
c. Identifikasi kebutuhan data dalam pekerjaan.
d. Identifikasi regulasi dan peraturan terkait dalam pekerjaan.
2. Tahap Perencanaan Media Sosial
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia (Permenpan) Nomor 83 Tahun 2012, secara sederhana perencanaan media sosial dapat dilakukan dengan metode People (Audiens) - Objectives (Tujuan) - Strategy (Strategi)- Technology (Teknologi) atau disingkat POST
a. Objectives (Tujuan)
Suatu program media sosial tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa sasaran atau tujuan yang jelas. Secara umum, tujuan penggunaan media sosial untuk lembaga pemerintahan dapat dibagi ke dalam empat hal, yaitu:
- Berbagi Sharing - Partisipasi Publik - Kolaborasi
- Penanggulangan Resiko
b. Audiens (People)
Audiens (people) adalah masyarakat yang menjadi sasaran komunikasi dari konten yang akan dibuat untuk masing-masing media sosial. Penetapan audiens bukan berarti pembatasan penyebaran informasi terhadap kelompok tertentu, tapi lebih kepada penyesuaian pendekatan, seperti gaya bahasa yang akan dipakai dalam setiap konten. Beberapa langkah untuk menentukan Audience adalah sebagai berikut :
- Demografi - Lokasi - Psikografi
- Target Audience
c. Strategi (Strategy)
Tahap Penyusunan strategi besar media sosial lembaga pemerintah berkaitan dengan menentukan cara pendekatan serta hubungan yang ingin dijalin antara lembaga dan masyarakat. Nantinya, masing-masing program atau konten yang dibuat tentu akan dibuat menggunakan strategi spesifik tersendiri. Strategi umum ini perlu dibuat sebagai acuan utama dalam setiap konten atau program yang dibuat dalam media sosial suatu lembaga. Hal pertama yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan strategi besar media sosial lembaga pemerintahan adalah menentukan pesan utama.
Pesan utama jika dijelaskan secara sederhana adalah pesan utama yang ingin disampaikan dalam keseluruhan rangkaian kegiatan media sosial lembaga pemerintahan. Tujuannya adalah agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah diterima secara menyeluruh dan koheren baik secara logika maupun emosional oleh masyarakat atau dalam hal program media sosial akrab disebut dengan istilah warganet.
Ada beberapa komponen yang perlu dimunculkan dalam penentuan pesan utama yang ingin disampaikan oleh lembaga pemerintahan dalamprogram media sosialnya, yaitu:
1. Karakter: Memanifestasikan citra lembaga pemerintahan kedalam suatu karakter.
2. Tujuan Utama: Tujuan utama yang ingin dicapai oleh lembaga pemerintahan
3. Motif Utama: Dorongan utama lembaga pemerintahan dalam mencapai tujuan.
4. Cerita Utama: Memberikan gambaran perjuangan yang sedang ditempuh termasuk di dalamnya tantangan apa saja yang dihadapi oleh lembaga dalam meraih tujuannya.
5. Rincian: Menyertakan detail-detail tertentu agar pesan utama dapat tersampaikan secara utuh dan semakin mudah dipahami.
d. Teknologi (Teknologi)
Penyusunan program media sosial tentunya tak akan lengkap jika tidak disertai dengan penentuan teknologi yang digunakan. Penentuan teknologi terbagi menjadi dua, perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
• Perangkat keras berkaitan dengan perangkat yang akan digunakan untuk membuat konten serta mengakses aplikasi media sosial. Dalam hal ini dapat berupa komputer serta smartphone.
• Perangkat lunak berkaitan dengan platform serta aplikasi media sosial yang akan digunakan oleh setiap lembaga. Sebagaimana yang telah dibahas sebelumnya, saat ini ada banyak variasi platform media sosial yang tersebar di Internet. Namun, dalam buku ini kita akan fokus membahas empat jenis media sosial yang paling banyak digunakan oleh masyarakat Indonesia.
3. Tahap Distribusi Konten
Setelah konten dipersiapkan, saatnya tim media sosial untuk menyebarkan konten tersebut
4. Tahap Implementasi Hasil Pekerjaan
Implementasi hasil pekerjaan merupkan proses menampilkan dan menerapkan hasil kerja pelaksanaan pekerjaan. Berdasarkan hasil pelaksanaan kegiatan tersebut dapat diketahui hasil social media dan pemanfaatan social media bagi BPKAD serta masyarakat yang telah menilik konten BPKAD.
VIII. Keluaran
Keluaran yang perlu dihasilkan dari adanya pelaksanaan pekerjaan Handling Media Sosial terdiri dari:
1. Hasil pelaksanaan handling media sosial BPKAD.
2. Laporan Pendahuluan.
3. Laporan Bulanan.
4. Laporan Akhir
IX. Lingkup Kewenangan Penyedia Jasa
Lingkup kewewenangan penyedia jasa selama proses pelaksanaan pekerjaan Handling Sosial Media dapat meliputi:
1. Koordinasi dengan instansi terkait proses update media sosial BPKAD.
2. Penyusunan dokumen laporan pendahuluan dan laporan akhir.
3. Presentasi dan diskusi laporan pendahuluan dan laporan akhir.
4. Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap proses pelaksanaan kegiatan berdasarkan ketentuan perjanjian yang ditetapkan.
X. Batas Waktu dan Jadwal Pelaksanaan
Batas waktu pekerjaan Handling Sosial Media yaitu selama 2 (Dua Bulan) bulan atau 60 (Enam Puluh Hari) hari kalender terhitung setelah diterimanya SPMK.
Berikut jadwal pelaksanaan pekerjaan Belanja Jasa Konsultansi Berorientasi Bidang-Telematika Handling Sosial Media BPKAD.
No Uraian Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2
1 2 3 4 1 2 3 4 1 Tahap Persiapan
1. Identifikasi waktu pelaksanaan pekerjaan
2. Identifikasi kebutuhan daftar peralatan dan perlengkapan yang diperlukan
3. Identifikasi kebutuhan data dalam pekerjaan
4. Identifikasi regulasi dan peraturan terkait
2 Tahap Perencanaan Media Sosial 1. People (Audien)
2. Objective (Tujuan) 3. Strategy (Strategi) 4. Technology (Teknologi) 3 Distribusi Konten
4 Pelaporan dan Penyerahan Hasil Pekerjaan
1. Laporan pendahuluan 2. Laporan akhir
3. Penyerahan hasil pekerjaan
XI. Kualifikasi Tenaga Personil
Selama proses pelaksanaan pekerjaan handling media sosial diperlukan tenaga personil dengan kualifikasi sesuai bidang pelaksanaan pekerjaan. Adapun kualifikasi tenaga personil yang dibutuhkan mengacu pada ketentuan berikut :
No Keterangan Kualifikasi Personil Jumlah A Tenaga Ahli
1. Team Leader Berpendidikan minimal S1
semua jurusan dan
berpengalaman di bidang pekerjaannya.
1 Orang
2. Design grafis Berpendidikan minimal D3
semua jurusan dan
1 Orang
No Keterangan Kualifikasi Personil Jumlah berpengalaman di bidang
pekerjaannya.
3. Copywriter Berpendidikan minimal D3
semua jurusan dan
berpengalaman di bidang pekerjaannya.
1 Orang
4. Animator Berpendidikan minimal D3
semua jurusan dan
berpengalaman di bidang pekerjaannya.
1 Orang
5. Iklan Digital Berpendidikan minimal D3
semua jurusan dan
berpengalaman di bidang pekerjaannya.
1 Orang
XII. Laporan Pekerjaan
Dalam proses pelaksanaan pekerjaan handling social media diperlukan adanya pelaporan sebagai bentuk komunikasi. Penyusunan laporan pekerjaan dapat terdiri dari laporan pendahuluan dan laporan akhir.
1. Laporan Pendahuluan
Laporan pendahuluan memuat semua rencana kerja meliputi data yang dibutuhkan, tahapan pekerjaan, alat yang digunakan dan pengerahan tenaga ahli yang akan melaksanakan pekerjaan. penyusunan rencana kerja disertai waktu rencana pelaksanaan pekerjaan disertai progres kerja sesuai dengan hasil pengembangan yang telah dilakukan sesuai target kerjfa.
2. Laporan Akhir
Laporan akhir berisi hasil penyempurnaan laporan pekerjaan yang telah dibahas sebelumnya sesuai hasil diskusi yang telah dilakukan. Laporan akhir ini dibuat dan disertai dengan dokumentasi pelaksanaan pekerjaan yang disertai dengan hasil pelaksanaan pekerjaan. Pada saat pelaporan akhir ini disertai dengan pelaksanaan demo sesuai dengan hasil pengembangan sistem yang telah dilakukan sesuai target kerja.
XIII. Alih Pengetahuan
Dalam pelaksanaan pekerjaan handling media sosial perlu memperhatikan hal-hal lain yang perlu diprioritaskan untuk dipenuhi selama jangka waktu yang telah ditentukan sesuai hasil diskusi dan pembahasan bersama. Penyedia jasa apabila diperlukan perlu menyelenggarakan pertemuan dan pembahasan dalam rangka permohonan persetujuan atas konten yang akan tayang kepada personil pengguna jasa/satuan kerja Pejabat Pembuat Komitmen dengan ketentuan berikut:
1. Memberikan penjelasan hasil perencanaan pekerjaan.
2. Memberikan penjelasan saat pelaksanaan perencanaan pekerjaan.
XIV. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) handling media sosial BPKAD ini disusun untuk dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan kegiatan. Besar harapan agar kegiatan ini dapat memberikan kontribusi positif bagi Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Surakarta dalam meningkatkan kualitas pelayanan.
Surakarta, 9 Maret 2023 PENGGUNA ANGGARAN SELAKU
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN BPKAD KOTA SURAKARTA
TAHUN ANGGARAN 2023
BUDI MURTONO, SE, MSi Pembina Tk.I
NIP. 19711010 199803 1 010