Sistem Manajemen Gudang dengan Aplikasi Website System Nav Business Central di PT. Sepatu Mas Indonesia

(1)

14

Sistem Manajemen Gudang dengan aplikasi website system Nav Business Central di PT Sepatu Mas Indonesia, Azra Aulia Gussenova, Universitas Multimedia Nusantara

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Selama penulis ini melaksanakan program kerja magang di PT Sepatu Mas Indonesia yang bertempatan pada bagian WareHouse dan penulis ini ditetapkan pada divisi ADMINISTRASI WAREHOUSE yang dipimpin dan didampingi oleh supervise yaitu bapak Evan Saputra.

Selama pelaksanaaan magang ini berlangsung penulis di bawah pimpinan bapak Evan saputra selaku WareHouse Staff Administrasi di Pt Sepatu Mas Indonesia.

Bapak Evan ini akan membimbing dan mengkoordinasikan alur kerja penulis serta memberikan tugas tugas harian yang harus dikerjakan oleh penulis selama pelaksanaan praktik kerja magang ini berlangsung. Selama penulis ini praktik kerja magang penulis ini melakukannya secara langsung atau yang disebut Work From Office (WFO). Dan pekerjaan yang harus dikerjakan sesuai Jobdecs. Disamping itu

WH Ass. Mgr ( Bapak Lupi )

Wh staff Adm ( Bapak Evan Saputra )

Penulis

(2)

15

penulis juga diberiukan tugas tambahan untuk membantu team online yang didampingi oleh Ibu Melani selaku WH E-Commerce Administrasi. Setiap tugas yang diberikan oleh supervise kepada penulis, penulis harus koordinasikan, dan melaporkan progress pekerjaan yang sudah dikerjalan oleh penulis.

3.2 Tugas dan Uraian Kerja Magang 3.2.1. Tugas dalam Kerja Magang

Penulis dalam melakukan praktik kerja pada PT Sepatu Mas Indonesia yang ditetapkan pada divisi Administrasi yang berlangsung selama 3 bulan atau kurang lebih 800 jam yang dimulai pada 6 februari 2023 hingga 31 may 2023 dengan tujuan memenuhi mata kuliah magang sebanyak 20 SKS. Selama pelaksanaan berlangsung penulis bertanggung jawab dengan tugas tugas yang diberikan dan ditetapkan oleh supervise. Penulis juga diberi kesempatan untuk turun langsung ke WareHouse untuk melihat proses proses yang sudah di beritahukan oleh supervise.

No. Jenis Pekerjaan Koordinasi

TUGAS UTAMA 1. Menjadi ADMIN online shop gino

mariani dan cavallero.

Bapak Evan Saputra & Ibu Melani

2. Membuka email dan website BC (Business Central) untuk transfer data

perpindahan stock antar toko

Bapak Evan Saputra

3. Membuat surat retur antar toko pada Transfer Order pada website BC

Bapak Evan Saputra

4. Membuat surat izin retur store atau toko untuk pengembalian barang

Bapak Evan Saputra

5. Membuat replenish stock barang Bapak Evan Saputra 6. Memasang barcode pada barang yang

baru sampai dan disesuai dengan artikel

Bapak Evan Saputra

7. Membuat purchese receipt GRN Bapak Evan Saputra

8. Membuat SIK pengiriman Bapak Evan Saputra

9. Membuat resi pengiriman yang akan dikirimkan keluar kota

Bapak Evan Saputra

(3)

16

10. Mengrekap setiap pengiriman luar kota Bapak Evan Saputra 11. Balancing data untuk menyamakan

manual dengan system

Bapak Evan Saputra 12. Menghitung hasil Summary data

penjualan yang akan diberikan kepada pihak pajak.

Bapak Evan Saputra

13. Melakukan print alamat untuk dikirim keluar kota

Bapak Evan Saputra TUGAS TAMBAHAN

1. Membantu team online mempacking barang customer yang ingin di kirim

2. Melakukan pengecekan barang yang baru masuk / restock

Bapak Evan Saputra 3. Membantu team online dalam

mengambil dan memproses barang yang ada di WareHouse

4. Mendokumentasikan produk yang akan di publikasikan oleh team marketing

Bapak Evan Saputra 5. Mengscan barang barcode untuk

dimasukan kedalam Bin yang terdapat pada BC

Bapak Evan Saputra

6. Report tahunan untuk melihan grafik per tahunnya

Bapak Evan Saputra

Tabel 3.2.1. Tugas dalam Kerja Magang

3.2.2. URAIAN KERJA MAGANG

Saat penulis menjalankan Praktek Kerja Magang yang dilaksanakan pada PT. Sepatu Mas Indonesia yang ditempatkan pada divisi ADMINISTRASI WAREHOUSE , dan mendapatkan tugas utama yaitu menjadi administrasi dan menyelesaikan proses proses system management yang ada di WareHouse dan tugas tambahan yang diberikan berupa membatukan team online. Dan berikut proses yang dijalankan oleh penulis selama menjalankan praktek kerja magang.

1. Menjadi ADMIN online shop gino mariani dan cavallero.

Pada tugas ini penulis ditugaskan untuk menjad Admin Online salah satunya membalas chat customer dan melayani costumer yang membeli di online shop, PT Sepatu Mas Indonesia ini mempunyai beberapa market place seperti Lazada, Blibli.com, Shopee, Tokopedia, Zalora Market Place, Bukalapak dan juga mempunyai web resmi tersendiri yaitu https://ginomariani.com/en

& https://cavallero.co.id/id.

(4)

17

Gambar 3.2.2.1 Menjadi ADMIN online shop gino mariani dan cavallero.

2. Membuka email dan website Nav BC (Business Central) untuk transfer data perpindahan stock antar toko

Pada tugas ini penulis diwajibkan membuka email dan mengechek permintaan permintaan atasan untuk segera di proses melalui website Nav BC. Dan agar mengetahui return antar toko agar segera di proses oleh tim warehouse.

(5)

18

Gambar 3.2.2.2 Membuka email dan website Nav BC (Business Central)

3. Membuat surat retur antar toko pada Transfer Order pada website Nav BC.

Returns ini adalah proses perpindahan atau pengembalian barang dari store atau dari costumer ke Gudang. Dikarenakan ada barang yang reject, lalu proses retur ini dilakukan pencatatan Kembali dan disamakan Kembali dengan nota yang diberikan oleh SPG store lalu stock akan di kembalikan ketempat atau Bin Code sebelumnya pasa website Nav BC.

store / consumer n Warehouse

(6)

19

Gambar 3.2.2.3 Membuat surat returan.

4. Membuat replenish stock barang

Pada tugas ini penulis diberikan doc permintaan MD untuk menrestock barang store yang sudah menipis, lalu lalu penulis di tanggung jawabkan untuk memproses permintaan MD untuk memasukan artikel tersebut kedalam transfer order yang ada di website BC dan melakukan memproses shipment untuk mencari barang barang yang diminta oleh MD, lalu tim warehouse mencari barang yang diminta dan yang sesuao dengan artikel dan jumlah yang diminta, lalu melakukan check QC (Quality Control) agar barang yang dikirim tidak ada yang reject. Jika sudah sesuai dengan permintaan penulis membuat SIK (Surat Izin Keluar) untuk dikirimkan ke store store yang terdaftar.

(7)

20

Gambar 3.2.2.4 Membuat replenish stock barang

5. Memasang barcode pada barang yang baru sampai dan disesuai dengan artikel

Pada tugas ini penulis diminta untuk membantukan team WareHouse untuk melakukan pemasangan barcode pada barang yang baru dating satu persatu yang sudah sesuai dengan artikel barang.

(8)

21

Gambar 3.2.2.5 Memasang barcode pada barang

(9)

22

6. Membuat SIK pengiriman

SIK ini adalah Surat Izin Keluar yang diprint melalui Website BC dan Pada tugas ini penulis diminta untuk membuat SIK agar mengetahui QTY pengiriman agar sesuai dengan barang yang sudah diproses oleh tim warehouse.

Gambar 3.2.2.6 Membuat SIK Pemngiriman.

(10)

23

7. Membuat resi pengiriman yang akan dikirimkan keluar kota Setelah proses permintaan restock barang lalu penulis membuat data pengiriman untuk membuat resi agar pengiriman sampai pada store yang ada di luar kota.

Gambar 3.2.2.7 Membuat resi pengiriman luar kota

(11)

24

8. Mengeprint alamat

Pada tugas ini penulis mengeprint alamat untuk pengiriman luar kota sesuai dengan resi yang dibuat sebelumnya dengan penulis.

Gambar 3.2.2.8 Mengeprint alamat luar kota

(12)

25

9. Mengrekap setiap pengiriman luar kota

Rekap pengiriman luar kota ini agar kita mengetahui data data dan apasaja yang dikeluarkan dan dikirimkan berapa banyak.

Gambar 3.2.2.9 Rekap pengiriman luar kota.

10. Balancing data untuk menyamakan manual dengan system

Balancing data atau yang disebut menyamakan data agar mencari untuk menyocokan antara manual dan system.

Penulis melakukan tugas ini setiap ada pengiriman ke store dan mengumpulkan apa saja barang yang keluar dihari itu keluar.

Gambar 3.2.2.10 balancing data

(13)

26

11. Membuat Summary data penjualan untuk diberikan kepada pihak pajak Summary data ini penulis ditanggungjawabkan untuk menghitung cost, ppn 11% dan total amount pada doc yang diberikan.

Gambar 3.2.2.11 summary data

(14)

27

12. Membantu team online mempacking barang customer yang ingin di kirim

Dalam tugas ini penulis diminta untuk membantu team online dalam mempacking barang dan mengecek barang yang siap dikirim sesuai pesanan costumer. dikirim atau didistribusikan ke tempat lainnya. Pekerjaan packing sendiri diperlukan guna

memastikan setiap barang yang akan dikirim maupun dipasarkan tetap memiliki kualitas yang baik dan mumpuni saat sampai ke tangan konsumen. Packing yang baik

mencegah produk atau barang dari pecah, hilang, dll.

Beberapa bahan-bahan yang digunakan untuk packing adalah plastik, karton, bubble wrap, dan busa pengemasan.

Singkatnya, packing atau pengemasan adalah bahan yang dipakai untuk menutupi suatu produk dan mencegah dari bergerak atau rusak

proses pencarian

barang

melakukan QC (Quality Control)

mempacking barang

antarkan ke counter jasa pengriman

(15)

28

(16)

29

Gambar 3.2.2.12 Mempacking pesanan customer

(17)

30

13. Melakukan pengecekan barang yang baru masuk / restock

Pada tugas ini penulis menyamakan quantity pengiriman dengan barang yang baru dating agar cocok dan sesuai.

(18)

31

Gambar 3.2.2.13 pengecekan barang

(19)

32

14. Membantu team online dalam mengambil dan memproses barang yang ada di WareHouse

Pada tugas ini tim online meminta barang kepada tim Gudang karna stock barang yang terdapat di online habis, lalu penulis memproses nya melalui website BC.

Gambar 3.2.2.14 Membantu memproses barang kepada team online

(20)

33

15. Mendokumentasikan produk yang akan di publikasikan oleh team marketing

Penulis menjalankan tugas ini untuk memfoto barang sepatu yang ada di WareHouse untuk menjadi greeting card untuk bercolaborasi dengan Mr. Tantowi Yahya.

Gambar 3.2.2.15 mendokumentasikan produk

(21)

34

16. Mengscan barang barcode untuk dimasukan kedalam Bin yang terdapat pada BC

Penulis membantu mengscan barang yang nantinya akan dimasukan kedalam Bin Code pada BC agar lebih mudah mencari barang.

Gambar 3.2.2.16 Mengscan barcode barang

(22)

35

17. Membuat Report tahunan untuk melihan grafik per tahunnya

Pada tugas ini penulis diminta untuk membuat Repot tahunan agar mengetahui naik atau turunnya grafitasi pada perusahaan.

Gambar 3.2.2.17 Membuat grafik tahunan

18. Pengiriman barang ( Warehouse transfer )

Warehouse Transfer adalah proses pemindahan barang yang dilakukan oleh salah satu gudang ke gudang yang lain dalam satu company, proses ini dilakukan agar tiap gudang dalam satu company dapat saling support ketika stock barang salah satu gudang kosong/ kurang.

membuat transfer

order

print resi pengiriman

proses pencarian

barang

melakukan QC (Quality Control)

mempacking barang

antarkan ke counter jasa pengriman

(23)

36

3.3 Kendala yang Ditemukan

Kendala adalah salah satu hambatan yang dirasakan seseorang dalam melakukan kegitan apapun. Dalam kondisi apapun yang kita hadapi Ketika kita melalukan praktik kerja magang pasti mempunyai rasa takut dikucilkan, takut dimarahi oleh supervisor karna banyak bertanya dan tidak mengerti saat melakukan pekerjaan yang diberikan.

3.4 Solusi atas Kendala yang Ditemukan

Dari berbagai kendala yang saya alami disaat praktik kerja magang, akhirnya saya menemikan solusi yang tepat untuk menyelesaikan kendala kendala tersebut.

Berbaur dengan rekan rekan kantor agar kita tetap bersosialisasi kepada mereka, dan jika penulis melakukan kesalahan atau miscom dalam pekerjaan penulis segera bertanya atau segera konsul kepada supervise agar tidak terlalu banyak kesalahan yang terjadi, bertanya jika mengalami kesulitan agar penulis dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan, penulis juga membuat catatan cara yang sudah diberikan oleh supervisor agar tidak kebanyakan menyanyakan yang sudah di ajarkan. Dan tidak menunda nunda pekerjaan yang telah diberikan oleh spv.