PENGANTAR KOMPUTER & SOFTWARE I Pengenalan Pengolah Kata dan Mail
Merge
Tujuan Perkuliahan
1. Mahasiswa dapat mengenali software Ms.
Word
2. Mahasiswa dapat membuat surat massal
sederhana dengan Ms Word
Pengenalan Pengolah Kata
1. Aplikasi Pengolah Kata
2. Bagian-bagian Menu Ms. Word
3. Elemen pada Jendela Word
APLIKASI PENGOLAH KATA
1. APACHE OPEN OFFICE
• Menggunakan file ekstensi *odt (versi baru star office).
• Banyak digunakan pada operating system Linux.
APLIKASI PENGOLAH KATA
2. Calligra Word
• Menggunakan file ekstensi *odf ( open document format ).
• Versi pertama adalah KWord tahun 2000 dan berubah menjadi Calligra Word tahun 2012.
• Pengolah kata dari pengembang K Development Environment (KDE).
• Banyak digunakan pada sistem operasi linux ( dedicated package ), namun dapat juga untuk MS. Windows dan Mac OS X.
APLIKASI PENGOLAH KATA
3. LibreOffice
APLIKASI PENGOLAH KATA
Menggunakan format berkas Open Document (ODF) sesuai standar sebagai format aslinya untuk menyimpan dokumen.
Dapat diakses bebas ( free and open source ).
LibreOffice untuk Microsoft Windows ,Linux dan OS X .
LibreOffice mempunyai fitur Fontwork yang serupa Wordart
pada Microsoft Office.
APLIKASI PENGOLAH KATA
4. Microsoft Word
Microsoft Word atau Microsoft Office Word → perangkat lunak pengolah kata (word processor) dari Microsoft (Penemu Bill Gates dan Paul Allen). Mendukung operating system WINDOWS
Ms. Word menggunakan file ekstensi *doc
1. OFFICE SUITE PROFESSIONAL 6
PENGOLAH KATA PADA ANDROID
Aplikasi untuk pebisnis mobile profesional dengan kelengkapan menu yang tinggi
2. QUIP: DOCS, CHART, SPREADSHEET
Selain sebagai aplikasi pengolah kata, Quip memberika fasilitas chat untuk kerja tim
3. WPS OFFICE
Dapat untuk pengetikan dan pembuatan dokumen. Selain pada android dapat juga untuk Windows, Linux, iOS.
4. GOOGLE DOCS
Dapat untuk pengetikan dan pembuatan dokumen
berbasis internet
APLIKASI PENGOLAH KATA MS. WORD
Multi Tool Word (1983) untuk IBM
Word versi 1.0. sampai 6.0. pada DOS (1983)
Word for Macintosh (1984)
Konsep : What You See Is What You Get
(WYSIWYG), untuk cetak tebal dan miring
Word for Ms.
Windows (1989)
Ms. Office Word pada Ms. Office System 2003 &
2007
PERBEDAAN MS.WORD 2007, 2010, DAN 2013
Ms Word 2007 Ms. Word 2010 Ms. Word 2013 Tampilan kurang
lembut/smooth
Tampilan lebih lembut Ada penambahan Fitur : Bisa membuka dan
mengedit dokumen dengan format PDF.
memasukkan gambar dari sumber online, Lebih mudah
memasukkan video Warna tidak gradasi Warna Gradasi
Window lebih sedikit Window lebih jelas
Bantuan lebih sulit dipahami
Bantuan lebih mudah
dipahami
2. Bagian-bagian Menu Ms. Word
Keterangan Bagian Menu Ms. Word
• Tombol Office, adalah tombol perintah standart
untuk membuka dokumen, menyimpan, mencetak, menutup dokumen dsb.
• Quick Acces Toolbar merupakan toolbar yang
berisikan perintah Customize quick access toolbar
• Customize quick access toolbar adalah tombol yang digunakan untuk memodifikasi perintah-perintah
MS.Word pada Quick Acces Toolbar
• Menu Bar adalah bagian berbentuk tabulasi yang
berisi sejumlah perintah sesuai dengan kelompoknya
yang terdiri dari grup perintah Tab Home, Tab Insert,
Tab Page Layout, Tab References, Tab Mailings, Tab
Review dan Tab.
Keterangan Bagian Menu Ms. Word
• Pengatur jendela,
– Minimize adalah tombol untuk meminimalkan jendela – Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela – Close adalah tombol untuk menutup jendela
• Lambang tab adalah ciri atau tanda posisi tab baris atau paragraf
• Kotak dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah-perintah yang
disimpan di dalamnya.
• View Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur garis mistar secara horisontal dan vertikal
• Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur margin atau tabulasi
• Roller adalah bagian fasilitas untuk menggulung halaman
kerja secara horisontal dan vertikal.
B. Mail Merge ( Surat Massal)
1. Pengertian
2. Penggunaan Mail Merge
3. Langkah-langkah membuat Mail Merge
1. Pengertian Mail Merge (Surat Massal)
• Sebuah fasilitas di Microsoft Office Word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template-nya sama namun tujuan penerimanya berbeda.
• Untuk membuat mail merge dibutuhkan 2 data, yaitu:
Master surat dan Data tujuan surat
• Master surat adalah bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu
• Data adalah bagian surat yang akan dirubah-ubah.
• Data terdiri dari Field dan Record
• Data dapat dibuat di Ms.Excel atau di Ms. Access
FIELD DAN RECORD
Field 1 Field 2 Field 3 Field 4 Field 5
Tanggal Pejabat Instansi Alamat Kota
Record 1 11 Juni 2017 Sekretaris Daerah Provinsi Riau Jl. Jend. Sudirman No.
464 Pekanbaru
Record 2 12 Juni 2017 Sekretaris Daerah Kota Jambi Jenderal Basuki Rachmat
No. 01, Kel. Paal Lima Kota Baru
Record 3 13 Juni 2017 Direktur Politeknik Negeri LampungJl. Soekarno-Hatta No. 10, Raja Basa
Bandar Lampung
Record 4 14 Juni 2017 Kepala Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Lampung
Jl. Beringin II No.12 Teluk Betung
Bandar Lampung
Record 5 15 Juni 2017 Kepala Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Bengkulu
Jl. Pangeran Natadirja
No.139 Bengkulu
