SOP keuangan ini memuat beberapa prosedur standar kegiatan operasional rutin Sekretariat Konsil LSM Indonesia. Memberikan informasi dan laporan tertulis kepada Direktur Eksekutif mengenai perkembangan dan status keuangan Konsil LSM Indonesia. Menyiapkan sertifikat resi bank untuk penerimaan dana yang masuk ke rekening Bank Konsil LSM Indonesia (via transfer).
Membantu pengelola keuangan membuat Laporan Keuangan untuk Dewan LSM Indonesia dan Laporan Keuangan Program untuk Lembaga Donor. Perencanaan Strategis (Strategic Planning) Dewan LSM Indonesia dilakukan minimal 3 tahun sekali oleh Dewan Pengarah Nasional. Rencana Tahunan Konsil LSM Indonesia dilaksanakan oleh Direktur Eksekutif/Staf Sekretariat Konsil dan Komite Pengarah Nasional.
Prosedur Penganggaran Pedoman umum
Rencana Tahunan Dewan LSM Indonesia dilakukan untuk merumuskan dan mengesahkan Rencana Program dan Rencana Anggaran Tahunan; menyetujui Laporan Keuangan dan Laporan Program; meninjau peraturan atau kebijakan organisasi dan mengambil keputusan penting mengenai keberlanjutan organisasi Konsil LSM Indonesia. Rencana Triwulan Konsil LSM Indonesia disusun berdasarkan Rencana Tahunan yang dirumuskan dalam Rapat Kerja Tahunan. Rencana triwulanan dilaksanakan untuk memastikan seluruh program kerja tahunan dapat dilaksanakan tepat waktu dan tujuan yang telah ditetapkan tercapai.
Dengan membandingkan rencana anggaran dengan realisasi, pengelola organisasi akan mengetahui apakah program berjalan sesuai rencana atau tidak, termasuk di mana perlunya memangkas biaya dan mengembangkan sumber pendapatan.
PROSEDUR PENYUSUNAN ANGGARAN TAHUNAN
PROSEDUR PENYUSUNAN PROPOSAL KE LEMBAGA DONOR
PROSEDUR PENENTUAN KERJA SAMA DENGAN MITRA LOKAL Kriteria Umum
PROSEDUR PERUBAHAN/AMANDEMEN MoU DENGAN MITRA LOKAL Kebijakan Umum
PROSEDUR PERUBAHAN ANGGARAN TAHUNAN
PROSEDUR PERUBAHAN/AMANDEMEN MoU DENGAN LEMBAGA DONOR
Prosedur Penerimaan
Untuk menampung dana lembaga, perlu dibuka rekening bank berupa rekening giro atas nama KONSIL LSM INDONESIA yang ditandatangani oleh dua orang atau lebih yang mewakili unsur pengurus dan pengawas, sekurang-kurangnya oleh direktur utama dan ketua kelompok pengarah nasional. Untuk menampung dana program/proyek yang berasal dari lembaga donor (funder), masing-masing lembaga donor membentuk rekening bank tersendiri yang terpisah dari rekening bank lembaga donor lainnya untuk memudahkan identifikasi penerimaan dan pengeluaran biaya program dari masing-masing program. Jumlah rekening bank yang dibuka tergantung kebutuhan Konsil LSM Indonesia dengan memperhatikan prinsip efisiensi dan manfaat.
Semua dana yang diterima dari lembaga donor dan donor lainnya harus mempunyai surat konfirmasi penerimaan dana dan pengakuan yang ditandatangani oleh Direktur Eksekutif. Setiap dana yang diterima dari lembaga donor dan donatur lainnya wajib disetorkan pada rekening bank yang telah didirikan sesuai peruntukannya. Seluruh penerimaan kas harus disetorkan ke rekening Konsil LSM Indonesia paling lambat keesokan harinya.
PENERIMAAN DANA VIA KAS/CEK/BILYET GIRO
PENERIMAAN DANA VIA BANK (TRANSFER)
PENERIMAAN BARANG
Prosedur Pengeluaran
Seluruh pengeluaran tunai, kecuali pengeluaran kas kecil, harus dilakukan dengan menggunakan Cek/Catatan Giro/Formulir Penarikan/Aplikasi Transfer dan didukung dengan Bukti Pengeluaran Bank serta bukti pendukung lainnya yang telah disediakan dan disetujui oleh instansi yang berwenang. Semua Cek/Tagihan/Formulir Penarikan/Permintaan Transfer yang diterbitkan harus ditandatangani oleh sekurang-kurangnya dua orang yang berwenang untuk melakukannya. Bagian Keuangan tidak diperkenankan mengeluarkan uang tunai/cek terbuka/bilyet giro/formulir penarikan/permohonan transfer tanpa izin dari pejabat yang berwenang.
Pembayaran cek/bilyet giro yang masuk, dibatalkan, atau ditangguhkan wajib ditahan untuk kepentingan KONSIL. Setelah pembayaran, semua dokumen pembayaran harus diberi cap “PEMBAYARAN” dengan tanggal pembayaran atau diparaf oleh pejabat yang berwenang. Permohonan pembayaran di muka harus sudah sampai di jasa keuangan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum kegiatan dimulai.
Pembayaran uang muka dilakukan dengan cara transfer tunai kepada pemegang uang muka atau melalui transfer bank atau ke rekening Pemohon. Biaya pembuatan faktur/faktur pihak ketiga dibayarkan langsung oleh Departemen Keuangan melalui transfer ke rekening pihak ketiga. Justifikasi penyetoran harus dilakukan paling lambat 7 (tujuh) hari setelah kegiatan berakhir dengan melampirkan bukti pendukung dari luar.
Kelebihan uang muka harus segera disetorkan ke Rekening Bank Konsil LSM Indonesia atau diserahkan ke Bagian Keuangan Konsil LSM Indonesia. Sisa angsuran harus dibayarkan oleh Departemen Keuangan kepada Pemohon segera setelah Laporan Pertanggungjawaban diperiksa oleh Staf Akuntansi. Uang muka berikutnya untuk proyek yang sama tidak dapat dikeluarkan jika uang muka sebelumnya belum diperhitungkan.
Biaya sebenarnya untuk setiap kegiatan bisa saja over atau underspending berdasarkan bukti transaksi dalam satu program, namun secara umum suatu program tidak boleh melebihi anggaran.
PROSEDUR PENGAJUAN UANG MUKA
PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA
Untuk mengurangi kesalahan pengeluaran kas yang tidak berlebihan, maka diciptakan kas kecil melalui sistem dana permanen (dana terpisah) untuk pengeluaran rutin di bawah jumlah tertentu. Kas kecil akan disimpan oleh pemegang kas kecil (kasir) yang bertanggung jawab atas dana tersebut. Jumlah dana perbendaharaan dipastikan cukup untuk menutupi kebutuhan belanja rutin kantor dalam satu bulan dan ditetapkan dengan keputusan direktur eksekutif atau keputusan rapat staf (risalah rapat staf).
Setiap pengeluaran kas kecil harus didukung dengan bukti pengeluaran kas kecil yang disetujui oleh pejabat yang berwenang dan disertai bukti pembayaran lainnya serta dicatat dalam Ikhtisar Pencairan Kas Kecil. Pengisian kembali jumlah pengeluaran kas kecil dilakukan dengan menggunakan Ikhtisar Pencairan Kas Kecil sebagai dasar pembuatan Bukti Pengeluaran Bank. Penghitungan dana kas kecil yang tidak terduga (cash opname) akan dilakukan oleh Manajer Keuangan untuk memeriksa pertanggungjawaban pemegang dana kas kecil.
PROSEDUR PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL
PROSEDUR PENGELUARAN DANA KAS KECIL
PROSEDUR PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL
Sistem Pengeluaran-Pengelolaan Biaya Personil Kebijakan Umum
Bagian Keuangan menyiapkan Daftar Gaji dan Kehormatan beserta slip gaji yang memuat perhitungan gaji dan tunjangan (bila ada) serta pemotongan yang diperbolehkan seperti PPh 21 dan pemotongan lainnya, serta nomor rekening bank masing-masing pegawai. Daftar gaji dan honorarium serta slip gaji dan honorarium selanjutnya diserahkan kepada Direktur Eksekutif untuk diperiksa. Revisi daftar gaji dan honorarium, instruksi tetap kepada bank serta slip gaji dan honorarium.
Mempersiapkan BPU, bukti pencairan bank dan memeriksa tanda tangan oleh pejabat yang berwenang dan mencatat bukti pencairan bank tersebut dalam buku bank pada hari yang sama. Cek staf keuangan, BPU, bukti pengeluaran bank, daftar gaji dan kehormatan, instruksi tetap dan slip gaji dan kehormatan. Cek dan kuitansi pengeluaran bank, instruksi tetap dan dokumen pendukung harus diserahkan kepada petugas yang berwenang untuk ditandatangani.
Bukti Biaya Bank dan Dokumen Pendukung diserahkan kepada Staf Akuntansi untuk pendaftaran program akuntansi. Menerima Bukti Pengeluaran Bank dan Dokumen Pendukung, mencatat dalam program akuntansi dan mengarsipkan konfirmasi transaksi dalam arsip keuangan.
Sistem Pengeluaran-Pengadaan Barang/Jasa Kebijakan Umum
PROSEDUR PERMINTAAN BARANG/JASA
PROSEDUR PEMILIHAN PENYEDIA BARANG (SUPPLIER)
PROSEDUR PENGADAAN BARANG
PROSEDUR PEMBAYARAN BARANG/JASA
Ketentuan Umum
Apabila Transportasi Lokal Peserta disediakan dalam bentuk kendaraan sewa, maka standar pengujiannya menggunakan standar pengujian kendaraan sewa pada butir nomor 5b di atas.
Ketentuan Tentang Double Payment
Ketentuan Tentang Pengalokasian Biaya Tidak Langsung (Overhead)
Kebijakan Akuntansi
Untuk sumbangan diskresi, pendapatan diakui dan dicatat pada saat dana atau pendapatan diterima secara tunai oleh pemberi sumbangan. Transaksi pasca moneter (aset dan liabilitas moneter) dalam mata uang asing dicatat dalam Rupiah menggunakan nilai tukar standar organisasi. Pos-pos moneter (aset atau liabilitas moneter) dalam mata uang asing pada tanggal Laporan Keuangan dilaporkan dalam Rupiah dengan menggunakan kurs rata-rata Bank Indonesia.
Selisih nilai tukar yang timbul akibat kebijakan sebagaimana dimaksud pada poin a dan b di atas dicatat sebagai keuntungan/kerugian nilai tukar. Untuk keperluan analisis dan perpajakan, pencatatan keuntungan/kerugian selisih kurs harus dapat membedakan antara keuntungan/kerugian yang disebabkan oleh transaksi (keuntungan/kerugian yang direalisasikan) dan yang hanya disebabkan oleh penjabaran akun-akun neraca. (keuntungan/kerugian yang belum direalisasi). Transaksi pos nonmoneter dalam mata uang asing dicatat dan dilaporkan dalam rupee dengan kurs yang berlaku pada saat transaksi.
Sistem dana tetap (pembayaran di muka) akan digunakan untuk kas kecil, sehingga jumlah dana tersebut setiap saat akan selalu sama dengan jumlah pada saat pembentukannya. Besarnya uang tunai akan ditentukan oleh manajemen dan diperkirakan cukup untuk menutupi pengeluaran kecil dewan selama kurang lebih satu bulan. Pemegang kas kecil akan bertanggung jawab atas jumlah dana yang tunai atau yang telah dibayarkan.
Aset tetap dinilai berdasarkan harga perolehan, yang terdiri dari harga pembelian ditambah seluruh biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh dan memasangnya di suatu lokasi atau dalam kondisi siap pakai, seperti biaya pengangkutan dan pemasangan. Untuk pembatasan permanen dan sementara, pembelian aset tetap yang dibiayai donor tidak diakui sebagai aset tetap selama jangka waktu pembatasan yang berlaku. Aset tetap tidak diakui sampai masa pembatasannya berakhir dan kepemilikannya beralih dari pemberi kepada lembaga.
Dalam membebankan biaya penyusutan selama masa manfaat aset tetap, pendekatan linier akan diterapkan secara konsisten, yaitu dengan menerapkan tarif pada harga perolehan.
Sistematika Kode Akun dan Jurnal Standar
4301 - Aktiva Bersih Yang Masa Kedaluwarsanya 4302 - Jadwal Aktiva Bersih Kedaluwarsanya 44 - Penghasilan Lainnya. Jurnal standar akan mengikuti kebijakan akuntansi yang dirancang, sehingga penting bagi institusi untuk memiliki kebijakan akuntansi. Di bawah ini adalah Jurnal Standar untuk transaksi-transaksi yang berlaku pada Konsil LSM Indonesia, khususnya transaksi dengan lembaga donor, yang berafiliasi tetap dan sementara.
Contoh-b1: Konsil mengeluarkan uang muka program yang dibiayai oleh "ff" sebesar Rp untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemetaan etika pelatihan tim. Contoh-b2: Penerima pembayaran bertanggung jawab menggunakan dana untuk kegiatan pemetaan etika pelatihan tim sebesar Rp dan sisa pembayaran sebesar Rp 500.000 dibayarkan kembali ke bank. Contoh : Sesuai SOP Keuangan, Konsil membentuk Dana Kas Kecil untuk operasional program yang dibiayai secara “ff” dengan sistem “Uang Muka” sebesar Rp.
Contoh: Pada akhir bulan, pemegang Petty Cash mengajukan Pengisian Kembali Dana Petty Cash program “ff” sebesar Rp dengan memperhitungkan pengeluaran kas kecil bulan tersebut. Rp. Sesuai kebijakan Konsil, sebenarnya gaji staf program per bulan Rp. Dana program dari Bank xxx "ff" disetorkan terlebih dahulu ke rekening Bank Operasional Konsil. Contoh-1: Konsil membeli LCD yang dibiayai “ff” sejumlah Rp selama masa proyek (misal: proyek 2 tahun dan bersifat mengikat sementara).
Contoh-2: LCD yang dibeli dari dana "ff" sebesar Rp digunakan selama 2 tahun (masa proyek) dan pada akhir masa proyek "ff" menyumbangkan LCD tersebut untuk kepentingan institusi. Contoh-2: Jika biaya sewa kantor di atas IDR dibiayai dari dana Dewan dan bukan dari dana program “ff”, maka akan ada jurnal. Contoh-3 Karena biaya sewa kantor pada contoh -2 di atas dibiayai dari Dana Dewan, maka jurnal koreksi dibuat pada akhir tahun untuk mencatat biaya sewa kantor selama tahun fiskal.
Ketika ada pembagian biaya beberapa program Lembaga Donor Contoh: Konsil membayar biaya listrik sebesar Rp.
Format Laporan Keuangan
Laporan Posisi Keuangan
Laporan Aktivitas
Laporan Arus Kas
Penurunan/(kenaikan) aset tidak lancar lainnya xxx xxx Arus kas dari/(untuk) aktivitas investasi-bersih: xxx xxx ARUS KAS DARI AKTIVITAS PENDANAAN. Arus kas dari/(ke) aktivitas pendanaan-bersih: xxx xxx KENAIKAN/(PENURUNAN) KAS DAN PIUTANG KAS.
Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana (LPPD)
Laporan Status Anggaran (LSA)
