Rektor Universitas Negeri Jakarta memberikan kesempatan kepada penulis untuk menerbitkan buku ajar ini. Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) Universitas Negeri Jakarta yang memfasilitasi penulis untuk menerbitkan buku ajar ini.
Pendahuluan
Tujuan
Manfaat
Ruang Lingkup
Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran
Kas adalah sejumlah uang atau dana yang digunakan untuk memperoleh bahan baku, peralatan, sewa dan upah atau biaya bagi karyawan.
Perkantoran Modern
Sementara itu, Atmosudirdjo mengatakan, kantor adalah suatu kesatuan organisasi yang terdiri atas ruangan, staf, dan operasional administrasi untuk membantu pengelolaan. Berdasarkan berbagai uraian singkat di atas, maka kantor dapat diartikan dalam arti statis yaitu suatu tempat, dalam arti dinamis yaitu suatu proses, dan dalam arti fungsional yaitu suatu fasilitas.
Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta mobilisasi orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta dorongan kontraktor untuk mencapai tujuan organisasi.
Peranan Manajemen Perkantoran
Tugas/Kegiatan Kantor
Informasi ini memudahkan pencapaian tujuan yang diinginkan atau memungkinkan pelaksanaan pekerjaan operasional yang dimaksud dengan lebih baik. Telah dijelaskan bahwa administrasi melayani pelaksanaan kerja operasional untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry
Manajemen Kantor| 140 6) Langkah-langkah pekerjaan yang sama tidak boleh dilakukan berulang-ulang.. dalam suatu persyaratan pekerjaan cukup satu kali saja. Tujuan utama dari Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk membantu memudahkan pengguna informasi memperoleh informasi yang berguna sebagai referensi atau sebagai landasan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi atau dalam hal ini organisasi perkantoran. Suatu sistem informasi manajemen perkantoran mengandung beberapa unsur antara lain objek informasi, media informasi.
Media-media tersebut bersifat umum, dalam sistem informasi perkantoran terdapat sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktivitas perkantoran.
Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel
Fungsi-Fungsi Pendukung Kantor (Office Support Functions)
Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen TI (teknologi informasi) suatu organisasi. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai karir sebelum mereka naik menjadi manajer dalam suatu organisasi.
Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran
Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. Biasanya fungsi ini dijalankan oleh personel setingkat manajemen yang bertanggung jawab menerapkan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.
Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang melayani pekerjaan operasional (tugas kantor pusat) untuk mencapai tujuan organisasi. Pekerjaan kantor akan dilaksanakan oleh pimpinan tertinggi (tanpa berpindah jabatan) hingga pegawai terendah.
Komunikasi Kantor dan Korespondensi
Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal berbagai jenis huruf, huruf-huruf tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut ini. Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa menimbulkan kerugian bagi salah satu pihak.
Pengurusan Surat
Untuk membedakan surat tersebut dengan surat lainnya, Anda dapat melihat pada amplop dan alamatnya. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirimkan, ke mana dikirimkannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut.
Sistem Kearsipan
Peralatan penyimpanan kertas yang terdiri dari; lemari pengisian dengan 10 laci, pemandu (setiap laci memiliki 10 pemandu) dan arsip (setiap pemandu memiliki 10 file). Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan pada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Pencatatan dan Laporan
Laporan rutin adalah laporan yang dibuat secara berkala sesuai periode tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau triwulanan. Laporan ini merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, baik lukisan, foto, film maupun slide. Laporan kemajuan adalah laporan yang disusun untuk menginformasikan perkembangan atau kemajuan pelaksanaan suatu kegiatan, program atau perkembangan organisasi secara keseluruhan.
Rapat dan Notulen Rapat
Merupakan rapat yang dihadiri oleh peserta yang tidak bertemu secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada di lokasi yang berbeda. Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap menerima informasi dari siapapun. Suatu rapat dikatakan baik apabila peserta rapat turut serta aktif dalam menyelesaikan permasalahan yang dibicarakan dalam rapat tersebut.
Menerima, Melayani Tamu dan Melakukan Pembicaraan Lewat Telepon . 79
Para tamu yang datang untuk meminta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.Ada berbagai macam alasan mengapa sumbangan tersebut diminta untuk kegiatan sosial, untuk ulang tahun, untuk bantuan kemanusiaan, dan lain-lain. Selain itu, setiap tamu yang datang harus didaftarkan karena harus diikuti oleh pihak perusahaan. Manajemen Kantor| 85 Setiap kantor hendaknya melayani dengan baik tamu-tamu yang datang ke perusahaan, baik tamu yang sudah membuat janji terlebih dahulu maupun tamu yang belum membuat janji terlebih dahulu.
Peran Perkantoran
Fungsi Perkantoran
Organisasi Kantor
Semua struktur organisasi melibatkan dua syarat dasar, yaitu pembagian tugas dan pekerjaan; dan koordinasi, sehingga pegawai dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan organisasi dan sumber dayanya, biasanya oleh pimpinan. Organisasi tipe garis merupakan bentuk/struktur organisasi tertua dan paling sederhana yang diciptakan oleh Henry Fayol.
Perancangan Tata Ruang
Sedangkan menurut Littlefield & Peterson (Gie, 2000), “Tata letak kantor dapat didefinisikan sebagai penataan furnitur dan peralatan dalam ruang lantai yang tersedia”. Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penataan perabot dan peralatan pada luas lantai yang tersedia). Istilah tata letak kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout. Lingkungan fisik atau tata ruang kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar pekerja, yang meliputi cahaya, warna, udara, suara dan musik, yang mempengaruhi dirinya dalam melaksanakan tugas yang diberikan” (Moekijat, 1995: 135).
Tujuan Pengaturan Tata Ruang
Asas Pokok Tata Ruang
Manajemen Kantor| 105 Gambar di atas menunjukkan contoh perbandingan tata ruang yang mengabaikan prinsip jarak terdekat dengan prinsip urutan kerja, serta tata ruang yang memperhatikan kedua prinsip tersebut. Tahapan menentukan luasan spasial agar terstruktur Tahapan menentukan luasan spasial agar terstruktur adalah :.
Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur
Menganalisis bentuk-bentuk interaksi dan media yang digunakan untuk berkomunikasi seperti telepon, email, surat dan pertemuan tatap muka yang dilakukan oleh karyawan dan departemen sangat berguna dalam merancang tata ruang kantor. Pada dasarnya tata ruang kantor memudahkan perpindahan karyawan dari satu area ke area lain. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam tata letak kantor adalah biaya pemeliharaan, pajak, asuransi, kebutuhan peralatan kantor, perizinan dan perkembangan kantor yang diharapkan.
Macam-macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang dihias atau panorama/seperti taman (landscaped office) adalah ruang kerja yang dihias dengan taman, hiasan dan sejenisnya. Ruang kantor berperabotan ini memastikan lingkungan benar-benar nyaman, menyenangkan dan ekonomis. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara tata ruang kantor, tata ruang terbuka, dan tata ruang berhias.
Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran
Penataan ruang yang baik menunjang cara menata dan menata peralatan dan perlengkapan kantor di dalam ruangan, yang bertujuan untuk memberikan fasilitas bagi para pegawai. Desain kantor merupakan aspek yang paling dekat dengan pelaksanaan pekerjaan karyawan sehari-hari. Memiliki lingkungan kerja yang menyenangkan terutama tata ruang kantor yang baik akan mendorong karyawan untuk bekerja dengan sungguh-sungguh sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan agar lebih berhasil dalam mencapai tujuan.
Pengertian Kepemimpinan
Fulmer dalam bukunya The New Management, 1974, kepemimpinan adalah kemampuan mengajak orang lain untuk mencapai tujuan tertentu, dan teknik untuk mencapainya. Tosi dalam bukunya Organizational Behavior, 1977, kepemimpinan adalah proses mempengaruhi orang lain agar melakukan apa yang ingin mereka lakukan. Keith Davis dalam bukunya Human Behavior, 1977, kepemimpinan adalah kemampuan mengajak orang lain untuk mencapai tujuan tertentu dengan semangat.
Teori Kepemimpinan
Jadi berdasarkan teori ini, pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mempunyai perhatian besar terhadap bawahannya dan mempunyai hasil yang tinggi, pemimpin harus memilih tindakan yang terbaik sesuai dengan situasi. e) Teori Behaviorisme (Behavioral Theory). Skinner (1967) dan Bandura (1982), menurut prinsip behaviorisme, pemimpin yang hebat bisa muncul, tidak selalu karena ia dilahirkan atau dimitologikan. Menurut Byciu et al (1995), kepemimpinan transaksional adalah gaya di mana seorang pemimpin memusatkan perhatiannya pada transaksi interpersonal antara manajer dan karyawan yang melibatkan pertukaran relasional.
Gaya Kepemimpinan
Untuk melihat dan membahas tipe kepemimpinan ini, maka kita akan mengkaji indikator-indikator tipe kepemimpinan dalam pembahasan kita. Untuk melihat seperti apa tipe kepemimpinan tersebut, kita dapat melihatnya berdasarkan indikator-indikator berikut ini. Nilai politik dengan kepercayaan karena filosofi yang diterima bahwa masyarakat pada prinsipnya mempunyai rasa solidaritas dalam hidup bersama, loyal terhadap orang lain dan organisasi menghormati aturan yang ada.
Jenis-jenis pemimpin
Kekuatan/Power
Perbedaan Pemimpin dengan Manajer
Asas – Asas Efisiensi Dalam Pekerjaan Perkantoran
Dalam melakukan penggandaan dokumen (buku manual dan naskah tebal lainnya) sebaiknya selalu memperhitungkan dengan cermat berapa jumlah yang dibutuhkan agar tidak berlebihan dan menyia-nyiakan bahan atau dokumen di kantor selama bertahun-tahun karena tidak habis. c) Pedoman mekanisasi administrasi. Gerakan atau langkah kerja berlebihan yang menghabiskan energi fisik namun sebenarnya tidak diperlukan sebaiknya dihilangkan. Duplikasi dalam administrasi harus dihindari dengan menggabungkan kinerja tugas-tugas serupa sebanyak mungkin.
Penerapan Efisiensi Perkantoran
Pada saat mencatat rangkaian keterangan yang diberi nomor urut, harus ditulis terlebih dahulu semuanya sampai selesai, agar tidak ada nomor yang dihilangkan. Jika seorang pejabat ingin bertemu dengan pejabat lain, sebaiknya telepon terlebih dahulu apakah ada atau tidak, agar tidak membuang-buang tenaga dan waktu karena pejabat yang ingin ditemuinya sedang tiada. Misalnya lem kristal yang bisa dibuat sendiri, sehingga tidak perlu membeli lem yang sudah jadi dalam botol kecil.
Pengertian Sistem dan Prosedur
Agar pembuatan sistem pakar dapat dibenarkan, harus ada masalah yang harus dipecahkan atau dicocokkan. Hal penting yang perlu diingat adalah hanya permasalahan tertentu yang dapat diselesaikan dengan baik oleh sistem pakar. Hal ini akan membantu investasi dalam pembuatan sistem pakar dan menentukan apakah biaya yang dikeluarkan akan konsisten dengan hasil yang ingin dicapai.
Keuntungan Sistem dan Prosedur
Menurut Atmoko (2009), tahapan penting dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah menganalisis sistem dan prosedur kerja, menganalisis tugas, dan menganalisis prosedur kerja. Analisis proses kerja merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berkaitan dengan apa yang dilakukan, bagaimana cara melakukannya, kapan dilakukan, di mana dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Setelah alur kerja dan manual kerja selesai, selanjutnya manajemen diminta untuk menyetujui SOP dan juga menentukan penggunaan SOP tersebut, yang harus didasarkan pada manual yang telah ditetapkan.
Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran
Komponen sistem informasi manajemen fungsional adalah seluruh komponen yang berkaitan dengan teknik pengumpulan data. Sistem Pendukung Keputusan merupakan aplikasi sistem informasi yang menyediakan informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai asosiasi subsistem berdasarkan fungsi yang dilakukan dalam suatu organisasi.
Kantor Maya (Virtual Office)
Konsep Dasar Sistem Informasi kantor
Suatu sistem yang didalamnya terdapat proses yang saling berkaitan dalam mengolah kumpulan data menjadi informasi sehingga dapat digunakan oleh pengguna sebagai sumber informasi untuk membantu subjek data mengambil keputusan atau menyelesaikan suatu masalah/pekerjaan. Oleh karena itu, lingkungan eksternal sistem yang merugikan harus diantisipasi dan dikendalikan agar kelangsungan sistem tidak terganggu. Manajemen kantor| 177 dapat bekerja, sedangkan sinyal masukan merupakan energi yang diproses untuk memperoleh keluaran.
Otomatisasi Perkantoran
Dengan kata lain, sistem informasi manajemen adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi kepada banyak pengguna dengan kebutuhan yang sama. Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen adalah bahwa sistem tersebut harus dijalin secara cermat agar dapat menjalankan tugas pokoknya. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan aplikasi sistem informasi yang menyediakan laporan informasi manajemen secara terpadu.