susunan pembacaan presentasi diluar PPT

Slide 1

Pembukaan Slide 2

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah proses sistematis yang menghubungkan kebutuhan SDM suatu perusahaan dengan strategi dan tujuan perusahaan. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah dan kualitas SDM yang tepat pada waktu yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Perencanaan SDM adalah proses yang penting bagi semua perusahaan. Dengan perencanaan SDM yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dan kualitas SDM yang tepat untuk mencapai tujuannya. Hal ini akan meningkatkan profitabilitas dan daya saing perusahaan.

Slide 3

Tujuan Perencanaan SDM Kami Deskripsikan menjadi 8 point pada makalah ini.

1. Mendeskripsikan proses perencanaan SDM yang efektif dalam suatu organisasi.

2. Menganalisis berbagai metode peramalan yang dapat digunakan untuk memprediksi kebutuhan SDM di masa depan.

3. Menjelaskan indikator kinerja dan tolak ukur kinerja SDM yang efektif.

4. Memahami sifat-sifat analisis pekerjaan yang perlu dipahami untuk menghasilkan informasi yang akurat dan relevan.

5. Mendiskusikan bagaimana analisis pekerjaan berbasis tugas dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.

6. Menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi pasar tenaga kerja dan bagaimana hal tersebut dapat memengaruhi organisasi.

7. Menjelaskan arti dan manfaat SDM bagi organisasi dan bagaimana hal tersebut dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

8. Memberikan panduan tentang cara melakukan analisis beban kerja yang efektif untuk memastikan pendistribusian tugas yang adil dan seimbang kepada karyawan.

Slide 4

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang efektif bagaikan peta jalan yang membantu organisasi mencapai tujuannya dengan memastikan ketersediaan orang yang tepat, dengan keahlian yang tepat, pada waktu yang tepat. Ibarat sebuah perjalanan, proses ini terdiri dari beberapa tahap penting:

1. Menetapkan Tujuan dan Arah:

 Langkah pertama adalah memahami visi, misi, dan tujuan strategis organisasi. Ini menjadi kompas yang memandu seluruh proses perencanaan SDM.

2. Memahami Kebutuhan SDM Saat Ini dan Masa Depan:

 Kita perlu memahami gambaran lengkap SDM saat ini. Hal ini meliputi jumlah karyawan, skillset, struktur organisasi, dan proyeksi pensiun. Analisis pasar dan tren industri juga penting untuk memprediksi kebutuhan SDM di masa depan.

3. Meramalkan Kesenjangan SDM:

 Di tahap ini kita perlu mengidentifikasi kesenjangan antara kebutuhan SDM saat ini dan di masa depan. Apakah ada kelebihan atau kekurangan karyawan di departemen tertentu? Keahlian apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis?

4. Mengembangkan Strategi SDM:

 Kita perlu merumuskan strategi untuk menutup kesenjangan SDM. Ini dapat mencakup strategi perekrutan, pengembangan karyawan, retensi, dan pengelolaan kinerja.

5. Implementasi dan Eksekusi:

 Strategi SDM diimplementasikan dengan mengalokasikan sumber daya, menunjuk tim, dan mengkomunikasikan rencana kepada seluruh karyawan.

6. Pemantauan dan Evaluasi:

 Kita perlu memantau dan mengevaluasi efektivitas strategi SDM secara berkala.

Apakah target tercapai? Apakah ada penyesuaian yang diperlukan?

Perencanaan SDM yang efektif adalah proses yang berkelanjutan yang membutuhkan komitmen dan partisipasi dari semua pemangku kepentingan dalam organisasi

Slide 5

Menganalisis Berbagai Metode Peramalan Kebutuhan SDM Masa Depan

Memprediksi kebutuhan SDM di masa depan bagaikan menerawang kabut. Tapi jangan khawatir, berbagai metode peramalan bagaikan teropong yang membantu kita melihat lebih jelas. Berikut beberapa metodenya beserta analisisnya:

1. Analisis Rasio:

 Metode: Menghitung rasio antara jumlah karyawan dan metrik bisnis (seperti pendapatan, unit produksi) untuk memproyeksikan kebutuhan SDM di masa depan.

 Analisis: Sederhana, mudah dipahami, dan membutuhkan data yang relatif sedikit.

Namun, akurasinya bisa rendah jika rasio historis tidak stabil atau terjadi perubahan signifikan dalam bisnis.

2. Metode Delphi:

 Metode: Mengumpulkan pendapat para ahli dari berbagai departemen tentang kebutuhan SDM di masa depan melalui kuesioner dan diskusi terstruktur.

 Analisis: Menggabungkan pengetahuan dan pengalaman berbagai pakar, menghasilkan prediksi yang lebih komprehensif. Namun, bisa bias dan tidak selalu akurat, tergantung pada pemilihan dan keahlian ahli.

3. Pemodelan Statistik:

 Metode: Menggunakan model statistik yang kompleks untuk memproyeksikan kebutuhan SDM berdasarkan berbagai faktor, seperti tren pasar, perubahan teknologi, dan kondisi ekonomi.

 Analisis: Lebih akurat dan ilmiah dibandingkan metode lain, mampu mempertimbangkan banyak variabel. Namun, membutuhkan data yang besar dan keahlian statistik yang tinggi, serta kompleksitas modelnya bisa menyulitkan interpretasi.

4. Analisis Skenario:

 Metode: Mengembangkan beberapa skenario berbeda tentang masa depan organisasi dan memproyeksikan kebutuhan SDM untuk setiap skenario.

 Analisis: Membantu organisasi mempersiapkan diri untuk berbagai kemungkinan dan meningkatkan fleksibilitas. Namun, membutuhkan banyak waktu dan sumber daya untuk mengembangkan dan menganalisis berbagai skenario.

5. Simulasi Dinamis:

 Metode: Menggunakan perangkat lunak simulasi untuk meniru operasi organisasi dan memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan berbagai skenario dan keputusan.

 Analisis: Memberikan gambaran yang lebih realistis dan dinamis tentang kebutuhan SDM di masa depan. Namun, membutuhkan perangkat lunak yang canggih dan keahlian untuk mengelolanya.

Organisasi perlu memilih metode peramalan yang paling sesuai dengan kebutuhan, sumber daya, dan keahliannya. Tidak ada metode yang sempurna, dan kombinasi beberapa metode mungkin diperlukan untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat.

Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan:

 Ketersediaan data: Pilih metode yang sesuai dengan data yang tersedia.

 Tingkat keahlian: Pilih metode yang sesuai dengan keahlian yang dimiliki organisasi.

 Kompleksitas kebutuhan SDM: Pilih metode yang mampu mempertimbangkan kompleksitas kebutuhan SDM.

 Waktu dan sumber daya: Pilih metode yang sesuai dengan waktu dan sumber daya yang tersedia.

 Tujuan peramalan: Pilih metode yang sesuai dengan tujuan peramalan, apakah untuk perencanaan jangka pendek atau jangka panjang.

Tetapi ingatlah bahwa peramalan hanyalah prediksi, dan selalu ada ketidakpastian di masa depan. Penting untuk memantau lingkungan bisnis secara berkala dan memperbarui perkiraan SDM sesuai kebutuhan.

Slide 6

Indikator Kinerja dan Tolok Ukur Kinerja SDM yang Efektif adalah alat yang penting untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Dengan memilih indikator dan tolok ukur yang tepat, dan menggunakannya secara efektif, organisasi dapat meningkatkan kinerja fungsi SDM dan berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan..

Indikator Kinerja SDM (IK-SDM) adalah metrik yang digunakan untuk mengukur efektivitas fungsi SDM dalam mencapai tujuan organisasi. Tolok Ukur Kinerja SDM (TU-SDM) adalah target atau standar yang ditetapkan untuk setiap indikator.

Karakteristik Indikator Kinerja dan Tolok Ukur Kinerja SDM yang Efektif:

 SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu.

 Terhubung dengan strategi organisasi: IK-SDM dan TU-SDM harus selaras dengan tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan.

 Berfokus pada hasil: IK-SDM dan TU-SDM harus mengukur hasil yang dicapai oleh fungsi SDM, bukan hanya aktivitasnya.

 Objektif dan terukur: IK-SDM dan TU-SDM harus dapat diukur secara objektif dan akurat.

 Dapat ditindaklanjuti: IK-SDM dan TU-SDM harus memberikan informasi yang dapat digunakan untuk mengambil tindakan dan meningkatkan kinerja.

Contoh Indikator Kinerja dan Tolok Ukur Kinerja SDM:

1. Tingkat Kepuasan Karyawan 2. Produktivitas Karyawan 3. Keterlibatan Karyawan

4. Efektivitas Perekrutan dan Penempatan 5. Kualitas Pengembangan Karyawan

Penting untuk dicatat bahwa ini hanyalah beberapa contoh, dan organisasi perlu memilih indikator dan tolok ukur yang paling sesuai dengan kebutuhan dan strateginya.

Penggunaan Indikator Kinerja dan Tolok Ukur Kinerja SDM:

 Membantu dalam pengambilan keputusan: IK-SDM dan TU-SDM dapat digunakan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam fungsi SDM.

 Meningkatkan akuntabilitas: IK-SDM dan TU-SDM dapat membantu memastikan bahwa fungsi SDM bertanggung jawab atas kinerjanya.

 Memotivasi karyawan: IK-SDM dan TU-SDM dapat membantu memotivasi karyawan untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

 Meningkatkan komunikasi: IK-SDM dan TU-SDM dapat membantu meningkatkan komunikasi antara fungsi SDM dan departemen lain dalam organisasi.

Slide 7

Analisis pekerjaan adalah proses yang penting untuk menghasilkan informasi yang akurat dan relevan tentang suatu pekerjaan. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti mengembangkan deskripsi pekerjaan, membuat spesifikasi pekerjaan, dan merencanakan program pelatihan dan pengembangan. Sifat-sifat analisis pekerjaan yang perlu dipahami untuk menghasilkan informasi yang akurat dan relevan adalah: akurat, relevan, lengkap, objektif, dan terkini. Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan, dan pemilihan metode tergantung pada beberapa faktor, seperti jenis pekerjaan, ketersediaan sumber daya, dan tingkat keakraban dengan pekerjaan.

Slide 8

Bagaimana Analisis Pekerjaan Berbasis Tugas Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Organisasi

Analisis pekerjaan berbasis tugas adalah alat yang berharga yang dapat membantu organisasi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kinerja secara keseluruhan. Dengan menerapkan ABT, organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan memuaskan bagi karyawannya, dan ultimately mencapai tujuan strategisnya.

Analisis pekerjaan berbasis tugas (ABT) adalah metode analisis pekerjaan yang berfokus pada tugas-tugas individual yang dilakukan dalam suatu pekerjaan. ABT dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dengan beberapa cara, yaitu:

1. Meningkatkan Pemahaman Pekerjaan:

 ABT memberikan pemahaman yang lebih rinci dan akurat tentang apa yang sebenarnya dilakukan karyawan dalam pekerjaan mereka.

 Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang tidak perlu, duplikasi, dan inefisiensi.

 Dengan demikian, organisasi dapat merampingkan proses dan meningkatkan produktivitas.

2. Meningkatkan Pencocokan Keterampilan:

 ABT membantu organisasi untuk mengidentifikasi keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas.

 Informasi ini dapat digunakan untuk:

o Meningkatkan proses rekrutmen dan seleksi karyawan.

o Mengembangkan program pelatihan dan pengembangan yang lebih terarah.

o Menempatkan karyawan pada posisi yang paling sesuai dengan keterampilan dan bakat mereka.

3. Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi:

 ABT menyediakan bahasa yang sama untuk mendiskusikan pekerjaan, sehingga memudahkan komunikasi dan kolaborasi antar karyawan dan departemen.

 Hal ini dapat membantu untuk:

o Mengurangi miskomunikasi dan kesalahpahaman.

o Meningkatkan koordinasi dan kerjasama tim.

o Meningkatkan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

4. Meningkatkan Motivasi Karyawan:

 ABT dapat membantu karyawan untuk memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

 Hal ini dapat meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja karyawan.

 Karyawan yang termotivasi lebih cenderung untuk bekerja lebih keras dan lebih produktif.

5. Meningkatkan Kinerja Organisasi:

 Dengan meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan motivasi karyawan, ABT dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya.

 ABT dapat membantu organisasi untuk:

o Meningkatkan profitabilitas.

o Memperbaiki kualitas produk dan layanan.

o Meningkatkan kepuasan pelanggan.

o Meningkatkan daya saing di pasar.

Slide 9

Pasar tenaga kerja adalah sistem di mana penawaran dan permintaan tenaga kerja bertemu.

Penawaran tenaga kerja adalah jumlah orang yang bersedia dan mampu bekerja pada tingkat upah tertentu, sedangkan permintaan tenaga kerja adalah jumlah orang yang ingin dipekerjakan oleh perusahaan pada tingkat upah tertentu.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pasar Tenaga Kerja:

 Kondisi Makroekonomi: Pertumbuhan ekonomi, tingkat pengangguran, dan inflasi adalah faktor makroekonomi yang dapat memengaruhi pasar tenaga kerja. Misalnya, ketika ekonomi tumbuh, permintaan tenaga kerja biasanya meningkat.

 Kondisi Industri: Permintaan untuk pekerja di industri tertentu dapat bervariasi tergantung pada kondisi di industri tersebut. Misalnya, jika industri manufaktur mengalami penurunan, permintaan untuk pekerja manufaktur akan turun.

 Teknologi: Teknologi baru dapat menggantikan pekerja dalam beberapa pekerjaan, tetapi juga dapat menciptakan pekerjaan baru di bidang lain.

 Demografi: Ukuran dan komposisi populasi dapat memengaruhi pasar tenaga kerja.

Misalnya, jika populasi menua, akan ada lebih sedikit pekerja muda yang tersedia.

 Kebijakan Pemerintah: Kebijakan pemerintah, seperti undang-undang upah minimum dan peraturan ketenagakerjaan, dapat memengaruhi pasar tenaga kerja.

Dampak Faktor-Faktor Tersebut pada Organisasi:

 Ketersediaan Tenaga Kerja: Organisasi mungkin mengalami kesulitan dalam menemukan pekerja yang memenuhi syarat jika ada kekurangan tenaga kerja di pasar.

 Biaya Tenaga Kerja: Biaya tenaga kerja dapat meningkat jika permintaan tenaga kerja tinggi.

 Produktivitas: Produktivitas dapat turun jika organisasi tidak dapat menemukan pekerja yang memenuhi syarat.

 Kemampuan Beradaptasi: Organisasi yang dapat beradaptasi dengan perubahan di pasar tenaga kerja akan lebih sukses.

Bagaimana Organisasi Dapat Mengatasi Tantangan Pasar Tenaga Kerja:

 Mengembangkan strategi rekrutmen dan retensi yang efektif: Organisasi perlu menarik dan mempertahankan pekerja yang memenuhi syarat.

 Menawarkan gaji dan tunjangan yang kompetitif: Gaji dan tunjangan yang kompetitif dapat membantu menarik dan mempertahankan pekerja.

 Mengembangkan program pelatihan dan pengembangan: Program pelatihan dan pengembangan dapat membantu karyawan mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan untuk berhasil dalam pekerjaan mereka.

 Menciptakan lingkungan kerja yang positif: Lingkungan kerja yang positif dapat membantu meningkatkan moral dan retensi karyawan.

 Memantau tren pasar tenaga kerja: Organisasi perlu memantau tren pasar tenaga kerja sehingga mereka dapat beradaptasi dengan perubahan.

Slide 10

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah aset terpenting bagi organisasi. SDM mengacu pada semua karyawan dalam suatu organisasi, beserta keterampilan, pengetahuan, pengalaman, dan kemampuan mereka.

Manfaat SDM bagi Organisasi:

 Meningkatkan Produktivitas: SDM yang kompeten dan termotivasi dapat meningkatkan produktivitas organisasi.

 Meningkatkan Kualitas Produk dan Layanan: SDM yang berkualitas tinggi dapat membantu organisasi untuk menghasilkan produk dan layanan yang berkualitas tinggi.

 Meningkatkan Inovasi: SDM yang kreatif dan inovatif dapat membantu organisasi untuk mengembangkan produk dan layanan baru.

 Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: SDM yang ramah dan membantu dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

 Meningkatkan Keuntungan: Dengan meningkatkan produktivitas, kualitas, dan inovasi, SDM dapat membantu organisasi untuk meningkatkan keuntungan.

 Meningkatkan Daya Saing: SDM yang berkualitas tinggi dapat membantu organisasi untuk menjadi lebih kompetitif di pasar.

 Mencapai Tujuan Organisasi: Pada akhirnya, SDM yang efektif dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuannya.

Bagaimana SDM Dapat Berkontribusi pada Pencapaian Tujuan Organisasi:

 Perencanaan dan Rekrutmen SDM: Organisasi perlu merencanakan kebutuhan SDMnya dan merekrut karyawan yang tepat untuk mengisi posisi yang dibutuhkan.

 Pengembangan dan Pelatihan SDM: Organisasi perlu menyediakan pelatihan dan pengembangan bagi karyawannya untuk membantu mereka mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk berhasil dalam pekerjaan mereka.

 Motivasi dan Keterlibatan Karyawan: Organisasi perlu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan memotivasi karyawannya untuk bekerja dengan giat dan produktif.

 Manajemen Kinerja: Organisasi perlu memantau kinerja karyawannya dan memberikan umpan balik yang konstruktif untuk membantu mereka meningkatkan kinerja mereka.

 Kompensasi dan Benefit: Organisasi perlu menawarkan gaji dan tunjangan yang kompetitif untuk menarik dan mempertahankan karyawan yang berkualitas tinggi.

 Kesehatan dan Keselamatan Kerja: Organisasi perlu menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi karyawannya.

 Hubungan Tenaga Kerja: Organisasi perlu membangun hubungan yang positif dengan karyawannya dan serikat pekerja.

Slide 11

Analisis beban kerja merupakan proses yang sistematis untuk mengukur dan mengevaluasi jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau proyek tertentu. Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk mendistribusikan tugas secara adil dan seimbang kepada karyawan, sehingga tercipta alur kerja yang optimal dan terhindar dari penumpukan pekerjaan pada individu tertentu.

Langkah-langkah Melakukan Analisis Beban Kerja:

1. Definisikan Tujuan Analisis:

 Apakah untuk mendistribusikan tugas baru?

 Mengidentifikasi ketidakseimbangan beban kerja yang ada?

 Merencanakan penyesuaian staffing?

2. Identifikasi Tugas dan Aktivitas:

 Buat daftar semua tugas dan aktivitas yang terkait dengan pekerjaan yang dianalisis.

 Pastikan daftar tersebut lengkap dan mencakup semua aspek pekerjaan.

3. Hitung Waktu yang Dibutuhkan:

 Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas atau aktivitas.

 Pertimbangkan faktor-faktor seperti kompleksitas tugas, tingkat keahlian yang dibutuhkan, dan sumber daya yang tersedia.

4. Kelompokkan Tugas yang Mirip:

 Kelompokkan tugas-tugas yang memiliki karakteristik dan persyaratan yang serupa.

 Hal ini akan membantu dalam menganalisis dan mendistribusikan beban kerja secara lebih efektif.

5. Analisis Beban Kerja:

 Gunakan berbagai metode untuk menganalisis beban kerja, seperti:

o Metode rasio: bandingkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dengan waktu yang tersedia untuk karyawan.

o Metode profil beban kerja: bandingkan persentase waktu yang dihabiskan untuk berbagai jenis tugas.

o Metode simulasi: gunakan model komputer untuk mensimulasikan berbagai skenario distribusi tugas.

6. Distribusikan Tugas Secara Adil dan Seimbang:

 Pertimbangkan faktor-faktor seperti:

o Keahlian dan pengalaman karyawan.

o Kapasitas dan preferensi individu.

o Kebutuhan tim dan departemen.

o Keseimbangan beban kerja secara keseluruhan.

7. Pantau dan Evaluasi:

 Pantau efektivitas distribusi tugas secara berkala.

 Lakukan evaluasi berkala untuk mengidentifikasi ketidakseimbangan atau perubahan yang perlu diatasi.

Tips untuk Melakukan Analisis Beban Kerja yang Efektif:

 Libatkan karyawan dalam proses analisis.

 Gunakan data dan metrik yang objektif.

 Komunikasikan hasil analisis dengan jelas kepada semua pihak terkait.

 Bersikaplah fleksibel dan terbuka terhadap perubahan.

Manfaat Melakukan Analisis Beban Kerja:

 Meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

 Meningkatkan moral dan motivasi karyawan.

 Mengurangi stres dan kelelahan kerja.

 Meningkatkan kualitas pekerjaan.

 Meminimalkan turnover karyawan.

Slide 12 Penutup