Biro Perencanaan dan Kerja Sama Luar Negri Kemdikbud
2012
Prinsip Umum Prinsip Umum
• Setiap PNS yang melakukan perjalanan luar negeri untuk kepentingan dinas perlu ijin dari Pemerintah RI (SP=Surat Persetujuan)
• Ijin tsb dikeluarkan oleh Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri, Sekretariat RI
SP sebagai dokumen resmi SP sebagai dokumen resmi
• Untuk pertanggungjawaban keuangan
• Untuk pertanggungjawaban keuangan
• Untuk mengurus kepegawaian
• Untuk melengkapi syarat melapor kembali
• Mengurus Paspor Dinas dari Kemlu
• Penyetaraan ijazah dari luar negeri
Intansi Dirjen DIKTI
Biro Perencanaan
dan KLN Kemdikbud
Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sek. RI
Persyaratan Pengajuan Surat Persetujuan Setneg RI
• Surat penugasan dari Rektor/Pimpinan Universitas/Politeknik
• LoA (Letter of Acceptence)/ undangan
• Daftar riwayat hidup dari BPKLN (ada formatnya)
• Surat perjanjian bermetari bagi mereka yang berangkat ke luar negeri lebih dari 3 bulan
negeri lebih dari 3 bulan
• Surat pengumuman penerimaan beasiswa Dikti
• Surat persetujuan penugasan dari Ditjen Dikti Kemdikbud
Paspor Dinas
• Diberikan kepada PNS, pegawai BUMN atau Lembaga Negara
• Masa berlaku 2 th dan dapat diperpanjang
• Diterbitkan oleh Direktorat Konsuler, Kemlu
• Penggunaannya harus dengan ijin Pemerintah RI (SP Setneg)
• Harus ditandatangani ybs pada halaman 2
• Halan belakang (cover) harap diisi menggunakan pensil
• Halan belakang (cover) harap diisi menggunakan pensil
Kegunaan Paspor Dinas
• Fasilitas counter khusus pada Bandara di Indonesia
• Pemberian bebas visa di beberapa negara tertentu
• Perhatian dan perlakuan yang berbeda dari Keimigrasian di bandara negara lain
Bebas Visa
Berdasarkan MOU, Agreement atau Exchange Notes tentang bebas visa bagi pemegang paspor diplomatik
Negara Hari Negara Hari Negara Hari Negara Hari
Austria 30 Azerbajian 30 Brasil 14 Vietnam 14
Ekuador 14 India 14 Iran 14 Slovakia 90
Kamboja 14 Korea utara 14 Korsel 14 Luxemburg 90
Kroasia 14 Kuba 14 Laos 14 Bulgaria 90
Kroasia 14 Kuba 14 Laos 14 Bulgaria 90
Mongolia 14 Myanmar 14 Paraguay 30 Belanda 90
Peru 14 RRC 14 Rusia 14 Srilanka 30
Serbia 14 Turki 14 Tunisia 30 Belgia 30
Prosedur Pengurusan Paspor Dinas RI dan Exit Permit
Perguruan
Tinggi Dirjen DIKTI Biro Perencanaan dan KLN Kemdikbud
Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sek.
RI
SP SETNEG RI
• Pasfoto berwarna dengan latar belakang putih. Paspor dinas: ukuran 4x6 cm (5 lembar)
1.Untuk laki-laki berdasi dan memakai jas
2.Perempuan rapi (jangan menggunakan kerudung berwarna putih)
• Jangan menggunakan pasfoto hasil scanning
• Pakaian bebas rapi (jangan menggunakan pakaian berwarna putih dan
Persyaratan Paspor Dinas dan Exit Permit
• Pakaian bebas rapi (jangan menggunakan pakaian berwarna putih dan telinga harus keliahatan)
• Foto jangan dalam posisi miring/ dari samping
• Surat persetujuann Setneg RI
• Fotocopy Karpeg RI/SK PNS 100%
Dalam paspor dinas, direktur konsuler akan memebri exit permit dalam bentuk Cap yang ditandatangani. Disamping itu Kemlu akan memberikan surat Rekomendasi Visa yang ditujukan kepada Kedutaan besar negara yang akan dituju
Pengiriman Dokumen ke Jakarta
• Berkas lengkap dikirim kepada:
1. Kepala Subdit Pengembangan Ketenagaan Direktorat Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Ditjen Dikti Gedung D Kemdikbud Lantai 5
Jalan Pintu I, Senayan, Jakarta 10270 Jalan Pintu I, Senayan, Jakarta 10270 2. Biro Perencanaan dan KLN
Gedung C Lt.3, Kemdikbud
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270, Tlp.021-5746395/021-57953083
(Berkas dikirim secara kolektif oleh Universitas)
Kebutuhan Waktu Proses PDLN
Jenis Dokumen Waktu Keterangan
Surat permohonan SP Setneg dari Biro PKLN kpd Biro KTLN, Setneg dan atau surat permohonan paspor dinas dan exit permit kpd Dir. Konsuler Kemlu
3 hari kerja Setelah dok diterima dengan lengkap oleh biro PKLN
Penerbitan SP Setneg oleh Biro KTLN Stneg 3-5 hari kerja Setelah dok diterima dg lengkap oleh Setneg Penerbitan paspor, exit permit, dan hak visa oleh Dit. Konsuler 3-5 hari kerja Setelah dok diterima dg Penerbitan paspor, exit permit, dan hak visa oleh Dit. Konsuler
Kemlu
3-5 hari kerja Setelah dok diterima dg lengkap oleh Kemlu Penerbitan visa oleh Kedubes/konjen asing di Jakarta atau kota
lain
Tiap negara berbeda
Sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum berangkat
• Dalam surat dari pimpinan Universitas sebaiknya sudah tercantum tangal keberangkatan sesuai waktu program studi. Pencantuman tanggal keberangkatan ini terkait langsung dengan:
1.Masa berlakunya Exit Permit hanya 2 bulan
2.Tanggal keberangkatan berkaitan dengan pemberian Visa
• Calon agar mengirim berkas yg diperlukan untuk PDLN saja, berkas yg tidak diperlukan misalnya: SK Kepegawaian, DP3, Kartu Keluarga
Surat Rektor meliputi:
1. Nama :
2. NIP :
3. Jabatan :
4. Perg. Tinggi Tujuan :
5. Negara tujuan :
6. Lama penugasan :
7. Jenjang : S2 / S3
8. Bidang ilmu :
8. Bidang ilmu :
9. Sumber biaya : Ditjen Dikti
• Dalam kondisi normal waktu yang dibutuhkan untuk menerbitkan Paspor Dinas baru adalah 12 hari kerja
• Setelah tiba di negara tujuan agar melaporkan diri ke kantor perwakilan RI terdekat
• Apabila ada keperluan tertentu untuk pulang ke Indonesia agar
memberitahu kantor perwakilan RI terdekat dan minta surat pengantar/ jalan
Perencanaan untuk mengurus PDLN bagi staf pengajar PT
• Menentukan waktu keberangkatan untuk menghitung awal pemrosesan
• Waktu keberangkatan dikurangi 2 atau 3 bulan sesuai dengan kondisi tiap engara dituju
• Berkas lengkap harus sudah sampai di Biro PKLN selambat-
• Berkas lengkap harus sudah sampai di Biro PKLN selambat- lambatnya 6 minggu sebelum waktu keberangkatan
• Selalu menghubingi staf yang memproses
Pembagian Wilayah Untuk Pengurusan Perjalanan Dinas Luar Negri Beasiswa Ditjen Dikti 2012
Nama Wilayah No. HP
Slamet Jawa Timur, Sulawesi, NAD, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Lampung
08159542097 Susmanto Jawa Barat, Banten, Bali, NTT, NTB, Sumatera Utara, DKI Jakarta,
Maluku
08128671937 Sungkono Jawa Tengah, Jogjakarta, Riau, Kalimantan Tengah, Kalimantan
Barat, Kalimantan Selatan, Kalimantan Timur, Papua, Jambi, Bengkulu
0818410352
Ade Yusuf Informasi 081384992211
Enda Wulandari Penanggungjawab/ Kabag KLN 081289371387
Madi Mintoko Penanggungjawab/ Kasubbag 08129425483
Sekretariat 021-5746395
