KEPROTOKOLAN
TEKNIS DASAR
“Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata
Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/
atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat”.
(Pasal 1 ayat (1) UU RI Nomor 9 Tahun 2010)
Tujuan Pengaturan Keprotokolan
• Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing,
organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;
• Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku.
• Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan
kenegaraan dan kemasyarakatan.
• Tata Tempat
• Tata Penghormatan
• Tata Upacara
Pengaturan
• Pejabat Negara
• Pejabat Pemerintah
• Tokoh Masyarakat Tertentu
Sasaran
RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN
KUNJUNGAN
PEJABAT
• What yaitu apa judul acara/ kegiatan yang akan dilakukan.
• Who yaitu siapa saja pejabat serta undangan yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
• When yaitu waktunya kapan kegiatan itu akan dilakukan.
• Where yaitu di mana kegiatan itu akan dilakukan.
• How yaitu bagaimana menjangkau tempat acara tersebut.
PRINSIP UMUM 4W-1H
JENIS KUNJUNGAN
•Bersifat terbuka dan sudah direncanakan sebelumnya, menyangkut anggaran maupun urutan kegiatannya. Serta melibatkan beberapa pihak yang terkait dengan acara tersebut. Seperti peresmian proyek, pelantikan Kepala Desa, dan upacara.
Kunjungan Kerja/ Resmi
•Bersifat terbuka dan mendadak, yang dilakukan dalam rangka melihat langsung perkembangan di lapangan. Seperti meninjau bencana alam, meninjau perkembangan harga komoditas di pasar, dan inspeksi mengenai kedisiplinan pegawai.
Peninjauan/ Sidak
•Bersifat tidak resmi dan tertutup serta tidak melibatkan lembaga kedinasan. Seperti silaturahim keluarga, istirahat, berobat, acara partai politik, dll.
Kunjungan Pribadi
• Mengadakan rapat koordinasi yang melibatkan berbagai unsur terkait (kepanitiaan dan/ atau SKPD).
• Menginventarisir segala sesuatu yang
berhubungan dengan maksud dan tujuan acara: Lokasi, lay out acara, route/ alur dan lama perjalanan, susunan acara dan
properti/ perlengkapan yang dibutuhkan.
• Menentukan tim pendahulu, untuk: survey lokasi seluruh titik kunjungan, gladi bersih, koordinasi akhir.
PERSIAPAN KUNJUNGAN
• Menentukan daftar rombongan sekaligus menyampaikan undangan untuk berangkat bersama dengan Bupati/ Wakil Bupati
dalam rombongan utama (main group).
• Mempersiapkan penerimaan pada titik kunjungan serta mengatur jajar penyam- butan (receiving line) dan mempersiapkan tempat transit (holding room).
• Menghadiri acara, yang perlu dipersiapkan adalah: tata tempat, susunan acara dan
properti/ perlengkapan
PELAKSANAAN KUNJUNGAN
Penyambutan terhadap VIP:
• Dilakukan secara sederhana, tidak berlebihan.
• Durasi waktu singkat.
• Jika penyambutan berupa atraksi,
ditampilkan 1 atraksi terbaik (jangan sampai berupa banyak atraksi)
PENYAMBUTAN VIP
Penyambutan terhadap VIP:
VIP (Very Important Person)
harus datang dari arah sebelah kanan dari para penyambut.
JAJAR PENYAMBUTAN
Untuk
penerimaan (receiving line), orang yang utama dalam jajar tersebut
adalah yang
pertama kali
menyambut.
Untuk
pelepasan/
kepulangan (farewell
line), orang utama dalam jajar tersebut adalah yang melepas/
menjabat
tangan paling
akhir.
TATA
TEMPAT
1. Menetapkan jumlah tamu/ pejabat VIP.
2. Menentukan ranking tamu/ VIP dari yang tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1,2,3, dan seterusnya).
3. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / aturan yang berlaku, yaitu orang paling
utama mempunyai urutan/ nomor pertama, dan seterusnya.
CARA MENGATUR TEMPAT DUDUK
TAMU/ PEJABAT VIP
Aturan Dasar Tata Tempat
1. Posisi Berjajar
Tempat yang berada di sebelah kanan dari orang yang mendapat preseance paling utama, dianggap lebih
tinggi daripada yang berada di sebelah kirinya.
Teknis penempatan/ rumus:
Setelah menentukan orang nomor urut 1, maka nomor urut berikutnya menggunakan rumus, “Jika jumlah
orangnya genap, maka urutan genap berada di sebelah kiri; jika jumlah orangnya ganjil, maka urutan ganjil
berada di sebelah kiri”
1 Bupati
2 Kakanwil
1 Bupati
3
Kakan Kab.
2 Kakanwil
1 lebih tinggi dari 2
2 lebih tinggi dari 3
2
Ketua DPRD Kab
4
Kakan Kab 1
Bupati 3
Kakanwil
1 lebih tinggi dari 2 3 lebih tinggi dari 4
CATATAN:
Ketentuan ini berlaku pula untuk kursi model teater
(tanpa meja pimpinan)
j. ...
k. Bupati/ walikota;
l. Kepala Kantor Perwakilan Badan Pemeriksa Keuangan di
daerah, Kepala Kantor Perwakilan Bank Indonesia di daerah, ketua Komisi Pemilihan Umum Daerah;
m. pemuka agama, pemuka adat, dan Tokoh Masyarakat Tertentu tingkat provinsi;
n. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
o. wakil bupati/wakil walikota dan Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
p. anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
q. asisten sekretaris daerah provinsi, kepala dinas tingkat provinsi, kepala kantor instansi vertikal di provinsi, kepala badan
provinsi, dan pejabat eselon II; dan
r. kepala bagian pemerintah daerah provinsi dan pejabat eselon III.
TATA TEMPAT TINGKAT PROVINSI
(Pasal 10 UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan)
4 2 1 3 5
A lebih tinggi dari B
tempat utama
A B
2. Posisi Berjajar pada Garis yang Sama
Mengacu pada ketentuan bahwa tempat paling tengah adalah tempat yang paling terhormat (utama),
sedangkan tempat di sebelah kanan tempat utama
memiliki kedudukan lebih tinggi dibandingkan tempat di
sebelah kiri tempat utama.
A lebih tinggi dari B
A B
5 4 3 2 1 1 2 3 4 5
ALAT BANTU
TATA TEMPAT
Alat Bantu Preseance
Seating Card
Menandai tempat duduk, ditempatkan di sandaran kursi
BUPATI GUBERNUR
REKTOR
Contoh :
Hand Rail
Membatasi lalu lintas manusia di depan VVIP (contoh: batas pengambilan gambar oleh
wartawan)
Name Stand
Menandai tempat
duduk, ditempatkan di
atas meja pimpinan
PRASATI
PERESMIAN
• Bentuk prasasti landscape (seperti contoh di atas), dengan ukuran perbandingan 2 : 3 (contoh: 60 x 90 cm)
• Kata-kata peresmian cukup sebagaimana pada contoh.
• Pejabat yang menandatangani cukup 1 orang, yaitu pejabat yang meresmikan.
MANAJEMEN
ACARA
Pedoman Upacara/ Acara
• Upacara Bendera; Upacara Bukan Bendera; Acara Kunjungan
Bentuk Upacara
• Acara Kenegaraan; Acara Resmi; Acara Tidak Resmi; Acara Kemasyarakatan; Acara Keluarga; Acara Hiburan
Sifat Upacara
• Men (orang-orang yang terlibat dalam upacara/ petugas)
Kelengkapan Upacara
• Materials (peralatan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan upacara)
Perlengkapan Upacara
• Susunan acara; lay out; tata tempat; tata pakaian; JUKLAK acara;
konsumsi
Langkah Persiapan
Upacara
Pelantikan
✓ Susunan acara upacara pelantikan dan tata pakaiannya
✓ Surat keputusan dari pejabat yang berwenang
✓ Naskah kata-kata pelantikan untuk dibaca yang melantik
✓ Naskah pengambilan sumpah untuk dibaca yang melantik
✓ Berita acara pengambilan sumpah untuk ditandatangi oleh yang bersumpah, yang melantik dan rohaniawan
✓ Berita acara serah terima jabatan
✓ Memori serah terima jabatan untuk diserahkan oleh pejabat yang lama kepada pejabat yang baru di hadapan yang melantik
✓ Atribut jabatan bagi pejabat yang dilantik
✓ Lay out/ tata tempat upacara pelantikan
✓ Peralatan upacara yang diperlukan (meja penandatanganan, microphone)
✓ Petugas pelantikan (rohaniwan, pembaca SK, pembaca do’a)
✓ Dekorasi (pertamanan ruangan, bunga-bunga meja dan back drop)
Yang Perlu Dipersiapkan/ Ditentukan
1. Pembukaan
2. Menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya
3. Pejabat yang akan dilantik menuju tempat yang ditentukan/
berdiri
4. Pembacaan Surat Keputusan
5. Pejabat yang melantik menuju tempat yang disediakan 6. Pengambilan Sumpah Jabatan
7. Penandatanganan Berita Acara Pengambilan Sumpah 8. Kata-kata pelantikan
9. Pejabat yang dilantik kembali ke tempat/ duduk kembali
10.Pemasangan tanda jabatan/ penyerahan SK/ atribut lain (bila perlu)
11.Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan 12.Serah terima Memori Jabatan (bila perlu)
13.Sambutan pejabat yang melantik 14.Menyanyikan Lagu Bagimu Negeri 15.Pembacaan do’a
16.Pemberian ucapan selamat
