Transformasi Arsip Dalam Menghadapi Era Digital

(1)

See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.net/publication/341160520

TRANSFORMASI ARSIP DALAM MENGHADAPI ERA DIGITAL

Preprint · May 2020

DOI: 10.13140/RG.2.2.21744.07687

CITATIONS

0

READS

7,699 1 author:

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN SEJARAH HOTS ZAMAN NOW MELALUI MODEL PROBLEM BASED LEARNING SEBAGAI UPAYA MENINGKATKAN KEMAMPUAN BERFIKIR HISTORIS PESERTA DIDIKView project

Pemanfaatan Peristiwa Revolusi Fisik 1945-1949 Di Kalimantan Selatan Sebagai Sumber Belajar Sejarah Di SMA Negeri 7 BanjarmasinView project Muhammad Fitri

Universitas Lambung Mangkurat 17PUBLICATIONS 2CITATIONS

SEE PROFILE

All content following this page was uploaded by Muhammad Fitri on 05 May 2020.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

(2)

1

Transformasi Arsip Sebagai Solution Provider Untuk Mewujudkan SDG’S 2030 dan Indonesia Emas 2045

TRANSFORMASI ARSIP DALAM MENGHADAPI ERA DIGITAL

Muhammad Fitri

Program Studi Pendidikan Sejarah FKIP Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin

Email: 1710111110011@mhs.ulm.ac.id

Abstrak:Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat berkembang pesat dan memiliki suatu pengaruh yang cukup besar dalam kehidupan masyarakat Indonesia bahkan dunia. Hal ini karena hampir seluruh lapisan masyarakat mempunyai suatu teknologi, salah satunya yaitu smartphone. Tidak terkecuali dalam hal Kearsipan, perlu adanya suatu inovasi di bidang teknologi yang mampu menggelola arsip dengan baik, dalam hal ini untuk mengikuti perkembangan zaman di era Revolusi Industri 4.0 atau era digital saat ini.

Perkembangan teknologi informasi di era digital yang cepat dan signifikan mempengaruhi secara esensial pengelolaan arsip. Sebagai respon dari perkembangan teknologi informasi, kebanyakan institusi kearsipan memberikan penekanan pada dimensi teknis seperti ketersediaan infrastruktur ataupun memenuhi standar dan kebijakan. Padahal, faktor manusia kerap memainkan peran penting dalam transisi model atau sistem pengelolaan.

Kata Kunci: Transformasi, Arsip, dan Era Digital

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat berkembang pesat dan memiliki suatu pengaruh yang cukup besar dalam kehidupan masyarakat Indonesia bahkan dunia. Hal ini karena hampir seluruh lapisan masyarakat mempunyai suatu teknologi, salah satunya yaitu smartphone. Tidak terkecuali dalam hal Kearsipan, perlu adanya suatu inovasi di bidang teknologi yang mampu menggelola arsip

(3)

2

dengan baik, dalam hal ini untuk mengikuti perkembangan zaman di era Revolusi Industri 4.0 atau era digital saat ini.

Perkembangan teknologi informasi di era digital yang cepat dan signifikan mempengaruhi secara esensial pengelolaan arsip. Sebagai respon dari perkembangan teknologi informasi, kebanyakan institusi kearsipan memberikan penekanan pada dimensi teknis seperti ketersediaan infrastruktur ataupun memenuhi standar dan kebijakan. Padahal, faktor manusia kerap memainkan peran penting dalam transisi model atau sistem pengelolaan.

Pengelolaan arsip berbasis kertas yang sebelumnya menjadi konsentrasi dengan segera digantikan oleh format elektronik yang membludak secara kuantitas dan penggunaan. Di era digital, pengelolaan arsip elektronik menjadi tren sekaligus fokus pengembangan pengelolaan dalam banyak institusi. arsip elektronik dianggap lebih sesuai dengan kebutuhan zaman yang menuntut kecepatan berbagi, kemudahan akses dan fleksibilitas dalam berjejaring.

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis tertarik dan termotivasi untuk menulis sebuah karya ilmiah yaang terkait dengan arsip dan digital. Oleh karena itu, tulisan ini diberi judul “Transformasi Arsip Dalam Menghadapi Era Digital”.

Apa Itu Arsip?

Undang-Undang Nomor 43.Tahun 2009 menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah suatu “rekaman peristiwa atau kegiatan yang diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, lembaga pendidikan, masyarakat dan perseorangan untuk pelaksanaan kehidupan bermasyarakat yang berupa berbagai bentuk dan media sosial dengan perkembangan komunikasi dan perkembangan teknologi informasi”. Berdasarkan pengertian arsip di atas diketahui bahwa arsip adalah naskah tertulis yang didalamnya memuat keterangan-keterangan penting. Arsip sangat berperan penting dalam suatu lembaga, yaitu sebagai penyajian informasi maupun pusat ingatan bagi seorang pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan membuat.keputusan, maka untuk dapat memberikan

(4)

3

atau menyajikan informasi yang akurat dan lengkap harus memiliki prosedur tertentu dan sistem yang baik dalam pengelolaan.kerasipannya. Proses yang sedemikian tersebut dapat menciptakan arsip apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang suatu saat akan.diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali.

Sementara itu Wursanto dalam jurnal (Wijaya et al., 2018) menyatakan

“Kearsipan merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemusnahan dan penyusutan, pemeliharaan benda-benda arsip” dengan pengelolaan arsip diharapkan setiap organisasi dan lembaga pendidikan seerta pihak terkait dapat mengelola arsip dengan benar dan baik serta untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Selain itu, menurut Oddo Bucci dalam jurnal (Goyena, 2019) lebih mempertajam pengertian ilmu kearsipan.

Pertama ia membedakan antara ilmu (science) dari pengetahuan (knowledge) tentang kearsipan.

Pengetahuan tentang kearsipan merupakan intisari dari pelaksanaan pengelolaan arsip sehari-hari dalam berbagai aspeknya. Adapun ilmu kearsipan merupakan konstruksi pengetahuan kearsipan secara konseptual dan sistematik sehingga menjadi sebuah disiplin ilmu yang terintegrasi. Walaupun ia pada pertamanya membedakan antara pengetahuan dari ilmu kearsipan, namun sesungguhnya ia justru memanfaatkan pembedaan itu untuk mengembangkan teorinya tentang ilmu kearsipan. Ia katakan bahwa pengetahuan kearsipan memang membuka jalan bagi terciptanya ilmu kearsipan namun belum menjadi ilmu, oleh karena ilmu kearsipanlah yang membangun struktur, mengatur secara sistematis dan menegakkan aturan dalam pengetahuan kearsipan. Demikianlah terjadi hubungan dialektis antara keduanya.

(5)

4

Era Digital

Perkembangan teknologi informasi dengan segala konskuensinya sedang tumbuh dan berkembang sangat pesat. Berbicara mengenai era digital, apa itu era digital?. Era digital istilah yang di gunakan dalam kemunculan digital, jaringan internet khususnya teknologi informasi komputer. Media baru sering di gunakan untuk menggambarkan teknologi digital. Media baru memiliki karakteristik dapat dimanipulasi, bersifat jaringan atau internet. selain internet seperti media cetak, telivisi, majalah, Koran dan lain-lain bukanlah termasuk dalam kategori media baru. Media massa Beralih ke media baru atau internet karena ada pergeseran budaya dalam sebuah penyampaian informasi. Kemampuan media baru yang lebih memudahkan masyarakat dalam menerima informasi lebih cepat.

Di era digital ini perkembangan teknologi terjadi sebuah evolusi pada teknologi media, sebut saja new media atau orang juga sering menyebutnya media online atau orang lebih akrab lagi menyebutnya dengan istilah internet, media ini tentunya sudah tidak asing lagi di telinga. Media ini juga disebut-sebut sebagai media yang sampai saat ini belum ada yang menandingi pertumbuhan jumlah penggunanya. Di negara maju, new media mengalahkan berbagai media yang sebelumnya telah dijadikan sumber referensi dalam mendapatkan sebuah informasi.

Istilah new media muncul pada akhir abad 20, istilah ini digunakan untuk menyebut media jenis baru yang menggabungkan antara media konvensional dengan media internet. Dalam kurun waktu beberapa tahun belakangan ini new media diramaikan oleh fenomena munculnya situs jejaring sosial, situs ini menyediakan tempat didunia maya untuk membangun suatu komunitas jejaring pertemanan yang dapat diakses oleh semua orang di seluruh dunia. Perkembangan teknologi informasi yang terjadi memunculkan istilah E-Commerce yaitu proses pembelian dan penjualan produk,jasa dan informasi yang dilakukan secara elektronik dengan menggunakan jaringan komputer dan jaringan yang digunakan adalah jaringan internet (Morissan, 2010:336).

(6)

5

Dalam hal ini, kearsipan atau arsip harus melakukan inovasi baru, terutama dalam segi penggelolaannya. Inovasi yang dimaksud adalah adanya transformasi arsip di era digital ini, yang mana arsip tersebut nantinya akan lebih terjaga, lebih mudah diakses masyarakat dimanapun dan kapanpun berada selagi teknologi yang dimilikinya memadai.

Transformasi Arsip Digital

Apakah yang dimaksud arsip digital? Jika dilihat dari arti kata, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, bahwa istilah digital “berhubungan dengan angka- angka untuk sistem perhitungan tertentu”. Sementara jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi, digitalisasi adalah “proses pemberian atau pemakaian sistem digital.”

Berdasarkan arti kata dari digital/digitalisasi, maka kaitan antara istilah digital/digitalisasi dengan arsip adalah dalam konteks medianya. Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip digital/disebut sebagai arsip digital.

Dengan demikian yang dimaksud arsip digital adalah data (arsip) yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode- kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau dimanfaatkan.

Media yang dapat menyimpan data digital memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media tersebut tidak dapat dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, seperti komputer atau lainnya.

Media pembaca data digital yang saat ini populer antara lain: Hard Disk Drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD atau bentuk lainnya. Sementara media penyimpanan digital yang sekarang umum digunakan adalah menggunakan harddisk, karena memiliki kapasitas yang besar, harga yang relatif murah, daya tahan yang cukup baik, dan dapat dintegrasikan ke dalam sistem server komputer.

(7)

6

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40, disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara (kegiatan) dalam pemeliharaan arsip dinamis. Jika dilihat dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuan dilakukannya alih media arsip, yaitu (1) untuk mempercepat layanan akses (aktif), dan (2) untuk pelestarian arsip (statis). Tujuan alih media arsip untuk mempercepat layanan akses arsip, dilakukan terkait tujuan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

Kegiatan pengelolaan arsip digital setidaknya meliputi dua hal, yaitu: (1) penyimpanan arsip dan (2) penemuan kembali arsip. Kegiatan penyimpanan arsip digital merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang dimulai dari kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip dalam media baru.Sementara itu (Sambas dan Hendri, 2016: 412) mengkalisifikasikan beberapa tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari media kertas ke media elektronik, yaitu:

1. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialih ke media.

2. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.

3. Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di scan.

4. Membuat hyperlink yaitu menghubungan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan.

5. Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari: (a) Surat Keputusan Tim Alih media, (b) Berita acara persetujuan alih media, (c) Berita acara legalisasi alih media, (d) Daftar arsip usul alih media, dan (e) Daftar Arsip Alih media.

Dalam jurnal (Putranto, 2018) mengatakan bahwa Kemunculan informasi dalam bentuk elektronik ataupun tren digitalisasi merupakan hal yang tidak terhindarkan sebagai bagian dari proses modernisasi di era digital. Penyimpanan arsip dalam bentuk digital merupakan salah satu alternatif solusi dalam praktik pengelolaan arsip manual/berbasis kertas. Hal ini dimungkin karena penyimpanan

(8)

7

arsip dalam bentuk digital memberikan banyak keuntungan dalam hal peningkatan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip. Media penyimpanan arsip digital, biasanya memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Oleh karena itu biasanya dilakukan proses alih media arsip, dari media aslinya ke media baru.

Selain itu, karakteristik dari arsip digital adalah arsip tidak bisa dibaca secara langsung. Biasanya agar arsip digital ini bisa dibaca atau dipergunakan memerlukan alat bantu seperti komputer.

Diantara contohnya yaitu E-Arsip, aplikasi iKalsel yang diluncurkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan, aplikasi E- Perpus Banjarmasin yang diluncurkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Banjarmasin, dan yang lain sebagainya. Aplikasi-aplikasi tersebut bisa diakses melalui smartphone masing-masing, sehingga memudahkan masyarakat untuk tetap membaca buku maupun arsip tanpa datang ke tempatnya langsung. Terlebih di tengah Pandemi Covid-19 ini, masyarakat bisa mengaksesnya dari rumah saja.

Pada kesimpulannya, dalam jurnal (Sambas Ali Muhidin et al., 2018) menjelaskan bahwa Arsip digital adalah arsip yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau dimanfaatkan. Hal ini bisa dilaksanakan agar arsip bisa terus terjaga di era digital ini.

PENUTUP

Arsip adalah naskah tertulis yang didalamnya memuat keterangan- keterangan penting. Di era teknologi informasi atau digital sekarang yang semakin berkembang pesat, diperlukan sebuah inovasi baru dalam kearsipan terutama masalah sistem kelolanya guna dapat mengikuti arus perkembangan zaman yang sudah semakin maju. Salah satunya yaitu dengan melakukan sistem kelola arsip yang awalnya berbahan kertas dipindah ke sebuah media seperti komputer melalui

(9)

8

proses scanning agar juga bisa diakses oleh masyarakat tanpa harus datang ke tempat.

REFERENSI

A. Buku-Buku

Ali Muhidin, Sambas, dan Hendri Winata,. 2016. “Manajemen Kearsipan: untuk organisasi publik, politik, dan kemasyarakatan”. Bandung: Penerbit Pustaka Setia.

A.M, Morissan. 2010. Periklanan komunikasi pemasaran terpadu, Jakarta : Penerbit Kencana.

B. Jurnal:

Goyena, R. (2019). Kearsipan. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 1689–1699. https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Putranto, W. A. (2018). Pengelolaan Arsip Di Era Digital:Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang Pengguna. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1), 1.

https://doi.org/10.22146/diplomatika.28253

Sambas Ali Muhidin, Winata, H., & Santoso, B. (2018). Pengelolaan Arsip Digital.

Pendidikan Bisnis & Manajemen, 2(3), 425–426.

Wijaya, R. A., Wiyono, B. B., & Bafadal, I. (2018). Pengelolaan Kearsipan. Jurnal Administrasi Dan Manajemen Pendidikan, 1(2), 231–237.

https://doi.org/10.17977/um027v1i22018p231

C. Undang-Undang

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Undang-Undang Nomor 43.Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

View publication stats