Direktorat Pengolahan Dan Pemasaran Perkebunan Direktorat Jenderal Perkebunan
LAPORAN
AKSI PERUBAHAN PELAYANAN PUBLIK DIGITAL
PENGIMPLEMENTASIAN APLIKASI MONITORING ONLINE TINDAK LANJUT HASIL PEMERIKASAAN DAN PENGAWASAN (MONALISA) PADA SUB KELOMPOK AKUNTANSI DAN TLHP SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL
PERKEBUNAN
Disusun oleh:
Nama : Dedy Setyo Dewantoro, SE.,MM.
NIP :198325052009121002
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS AN ANGKATAN V
i
AKSI PERUBAHAN PELAYANAN PUBLIK DIGITAL
PENGIMPLEMENTASIAN APLIKASI MONITORING ONLINE TINDAK LANJUT HASIL PEMERIKASAAN DAN PENGAWASAN (MONALISA) PADA SUB
KELOMPOK AKUNTANSI DAN TLHP SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN
DISUSUN OLEH:
NAMA : DEDY SETYO DEWANTORO, SE.,MM.
NIP : 198305252009121002 NDH : 11 (SEBELAS)
JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
INSTANSI : DIREKTORAT PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERKEBUNAN
KEMENTERIAN PERTANIAN
BALAI BESAR PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN
PUSAT PELATIHAAN MANAJEMEN DAN KEPEMINPINAN PERTANIAN CIAWI – BOGOR
2023
ii
LEMBAR PENGESAHAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
JUDUL : PENGIMPLEMENTASIAN APLIKASI MONITORING ONLINE TINDAK LANJUT HASIL PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN (MONALISA) PADA SUB KELOMPOK AKUNTANSI DAN TLHP SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN
NAMA :DEDY SETYO DEWANTORO, SE.,MM.
NIP :198305252009121002
UNIT KERJA :DIREKTORAT PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERKEBUNAN
Telah diuji didepan penguji pada hari Selasa, tanggal 20 Juni 2023
MENTOR PEMBIMBING
Yanuar Arianto, S,TP. MM
NIP.197401112003121001 Abdul Hani,S.P.,M.M
NIP.196504201991031003
PENGUJI 1
Dr. Ir. Winny Dian Wibawa NIP. 195903291984031002
PENGUJI 2
Lalu Ismail, SP., M.Si,
NIP.196712311987031002
iii
Abstraksi
Kondisi saat ini di Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan pengelolaan arsip masih manual/ konvensional, masing-masing kelompok substansi menyimpan dokumen/arsip sendiri-sendiri sehingga tersebar di berbagai tempat, terjadi penumpukan arsip, tidak ada ruang khusus arsip, tidak tertata dengan baik, sehingga apabila diperlukan akan mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama. Hal ini tidak hanya berupa mengenai arsip, tetapi juga pada halnya Sistem Pertanggungjawaban keuangan . dimana pelaksanaan anggaran haruslah dipertanggungjawaban, dan menjadi obyek vital dalam pemeriksaan Internal (APIP) Kementerian dalam hal ini Inspektorat Jenderal dan Pihak Eksternal yaitu Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI).dan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Permasalahan ketika penetapan isu utama yang harus dicarikan solusi / jalan keluar atas permasalahan tersebut, selanjutnya adalah tahapan analisis penyebab isu dengan melihat faktor penyebab terjadinya isu tersebut. Analisis penyebab isu dilakukan dengan metode fishbone untuk melihan penyebab berdasarkan masing-masing faktor diantaranya manusia (manpower), bahan (material), metode (methods), yang berjalan selama ini. Pengelolaan Administrasi Dokumen Tidak Lanjut Hasil Pemeriksaan belum optimal Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan aksi perubahan adalah untuk mendukung kinerja organisasi, melalui pembangunan dan penggunaan sistem informasi melalui kemampuan mengidentifikasi fungsi tanggung jawab setiap pegawai, mengidentifikasi kebutuhan waktu serta tahapan pelaksanaan sebuah pekerjaan, mengidentifikasi masalah secara dini dan tindakan perbaikannya, meminimalkan tuntutan pelaporan rutin, mengukur capaian terhadap rencana, meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana, mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai, serta kemampuan mengelola hasil pekerjaan secara terintegrasi. Pada rencana Aksi Perubahan ini diharapkan dengan penguunaan aplikasi yang akan diimplementasikan ini dapat mempermudah pelaksanaan tugas dan fungsi pada Tindak Lanjut Hasil Pengawasan bauk secara internal maupun kerjasama dengan Stakeholder yang
iv
memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan. Menganalisa dengan menggunakan analisa atau metode Tapisan USG, Fishbone danMc Namara atau Kriteria KBL (Kontribusi, Biaya, Layak) untuk mendapatkan alternatif gagasan penyelesaian yang tepat. Analisis tapisan ini menentukan tiga kriteria yang dinilai dari setiap alternatif gagasan yakni kontribusi, kemurahan/ biaya dan kelayakan.“Pembuatan Sistem secara digital Penegelolaan Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan Pengawasan” karena kontribusinya dalam mengatasi masalah sangat tinggi. Selanjutnya penggunaan biayanya cukup rendah dan layak untuk dilakukan karena impleentasinya berada didalam kewenangan tugas Subag Akuntansi dan TLHP Sekretariat Jenderal Perkebunan.
Untuk itu dalam Rancangan Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan dengan judul adalah “PENGIMPLEMENTASIAN APLIKASI MONITORING ONLINE TINDAK LANJUT HASIL PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN ( MONALISA) PADA SUBKELOMPOK AKUNTANSI DAN TLHP SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN” Permasalahan ini dinilai penulis penting karena untuk terwujudnya Smart ASN maka harus didukung dengan pemahaman literasi digital oleh setiap bagian yang terlibat, oleh karena itu penulis mengusulkan digitalisasi dalam TIndakLanjut Hasil Pemeriksaan dan Pengwasan Lingkup Direktorat Jenderal Perkebunan secara menyeluruh. Gagasan pemecahan isu yang tepat adalah dengan Optimalisasi Penggunaan Monalisa ini diharapkan mampu terwujudnya smart ASN dalam lingkup Direktorat Jenderal Perkebunan, dan kedepannya diharapkan mampu bersinergi oleh Stakeholder terkait dengan mengedepankan Core Value ASN BerAKHLAK merupakan panduan perilaku bagi ASN yang harus dikerjakan dengan penuh tanggung jawab, komponen di dalamnya ialah Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adapif, dan Kolaboratif. Dari pelaksanaan aktualisasi diketahui bahwa nilai BerAKHLAK yang paling dominan adalah nilai berorientasi pelayanan dan akuntabel kompeten dan loyal.Adapula perintah dari Sekeretaris Direktorat Jendaeral Perkebunan selaku Pejabat Pembina Kepegawaian Bapak Heru Tri Widarto, M.Si, M.Sc., Meminta pengembangan dan perbaikan segera dilakukan untuk segera diimplementasikan sebagaimana perintah beliau juga langsung disampaikan kepada Bapak Mentor Yanuar Arianto, S.TP, MM.
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya, Sholawat serta salam tercurahkan ke baginda Nabi Muhammad SAW, yang menuntun kita ke jalan yang benar, aman serta barokah, Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini dapat diselesaikan tidak lepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, sehingga melalui kesempatan ini saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Yanuar Arianto, S.TP.MM., selaku mentor dan Koordinator Keuangan di Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan yang telah memberikan pengarahan dan membantu saya dalam menyelesaikan Rancangan Aksi Perubahan;
2. Bapak Abdul Hani selaku Coach (Pembimbing) yang telah memberi arahan, masukan, serta bantuan sehingga Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik dapat diselesaikan tepat waktu;
3. Bapak Dr. Ir. Winny Dian Wibawa, M.Sc dan Bapak Lalu Ismail,SP.,M.Si selaku penguji yang telah memberikan saran dan masukkan dalam penyelesaian rancangan ini;
4. Bapak/Ibu Pejabat Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP) Ciawi, Bogor yang membantu memfasilitasi dan mengarahkan peserta PKP selama masa pelatihan berlangsung;
5. Bapak/Ibu Widyaiswara PPMKP dan Non Kementerian Pertanian yang telah membekali ilmu dan memberikan bimbingan kepada penulis selama kegiatan PKP Angkatan V Tahun 2023;
6. Bapak, Ibu, dan Rekan atas doa dan dukungan yang diberikan serta seluruh pegawai Direktorat Jenderal Perkebunan yang telah besedia memberikan bantuan bagi saya dalam menyelesaikan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik.
7. Rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan V Kementerian Pertanian Tahun 2023 atas dukungan dan keceriaannya selama Pelatihan.
vi
Semoga saya dapat menerapkan ilmu yang diperoleh selama melaksanakan penyusunan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini agar dapat menjadi pimpinan yang memiliki sikap melayani. Semoga Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini dapat memberikan kontribusi dan manfaat yang besar bagi kita semua.
Ciawi, 20 Juni 2023
Penulis
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... 1
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... 1
BAB I ... 2
PENDAHULUAN... 2
A. Latar Belakang ... 2
B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI ... 6
C. TUJUAN ... 7
D. MANFAAT ... 9
BAB II RANCANGAN HASIL PERUBAHAN ... 11
A.ANALISIS PERMASALAHAN ORGANISASI DAN SOLUSI ... 11
1. Identifikasi dan Analisis Masalah ... 11
2. Penyebab Masalah ... 15
3. Kondisi Ideal yang Diharapkan ... 19
4. Terobosan / Inovasi ... 20
5. TAHAPAN PERUBAHAN / MILESTONES ... 21
B. SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN) ... 23
C. MANAJEMEN MUTU ... 26
D. Pembentukan Tim Kerja ... 28
E. Peran Anggota Tim dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 29
F. Metode PDCA ... 31
viii
1. MANAJEMEN RESIKO ... 33
G. STRATEGI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI ... 34
DAFTAR PUSTAKA ... 34
LAMPIRAN ... 68
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1.Analisa Prioritas Isu dengan USG ... 12
Tabel 2.Kondisi Ideal yang Diharapkan ... 19
Tabel 3. Tahapan Perubahan / Milestone ... 21
Tabel 4. Pemetaan Sumber Daya, Hubungan, Peran dan Dukungannya ... 24
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Diagram Fishbone ... 15
Gambar 2. Pohon Masalah ... 17
Gambar 3. Analisa Stakeholder ... 25
Gambar 4. Gambar Model PDCA ... 33
1
DAFTAR LAMPIRAN
2
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kementerian Pertanian dalam hal ini Direktorat Jenderal Perkebunan kedudukannya sebagai salah satu Kementerian Negara pada Kabinet Indonesia Maju Periode 2019-2024 didasarkan pada Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2019 tentang Penataan Tugas dan Fungsi Kementerian Negara Kabinet Indonesia Maju Periode Tahun 2019-2024. Menjalankan wewenang dan tugas konstitusionalnya sesuai amanat Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Undang-undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang kementerian Negara hal ini merupakan awal baru untuk melangkah dalam kerangka Reformasi Birokrasi melalui penyederhanaan birokrasi sesuai dengan arahan Presiden Republik Indonesia pada Sidang Paripurna MPR RI, 20 Oktober 2019 yang mengamanatkan penyederhanaan birokrasi berdasarkan nilai-nilai berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif dalam meningkatkan kualitas kinerja dan pelayanan kepada publik.
Menyadari kondisi dinamika global yang diwarnai oleh revolusi teknologi 4.0 ibarat ombak besar yang menghantam berbagai sektor, tak terkecuali birokrasi publik. Kecepatan, fleksibilitas, dan inovasi, menjadi trend yang menggaung di mana-mana dan semakin akrab diantara para birokrat Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak- hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan asset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Berdasarkan atas Peraturan Kementerian Pendayagunaan Apratur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia nomor 4 Tahun 2011 tentang
3
Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Apartur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 12 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Fungsi Ketata Usahaan Tugas dan Fungsi Ketata Usahaan yaitu meliputi, Keuangan, Kepegawaian, Evaluasi, dan Perencanaan.
Kondisi saat ini di Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan pengelolaan arsip masih manual/ konvensional, masing-masing kelompok substansi menyimpan dokumen/arsip sendiri-sendiri sehingga tersebar di berbagai tempat, terjadi penumpukan arsip, tidak ada ruang khusus arsip, tidak tertata dengan baik, sehingga apabila diperlukan akan mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama. Hal ini tidak hanya berupa mengenai arsip, tetapi juga pada halnya Sistem Pertanggungjawaban keuangan . dimana pelaksanaan anggaran haruslah dipertanggungjawaban, dan menjadi obyek vital dalam pemeriksaan Internal (APIP) Kementerian dalam hal ini Inspektorat Jenderal dan Pihak Eksternal yaitu Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK- RI).dan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP)
Pada hal ini Kementerian Pertanian Khususnya Direktorat Jenderal Perkebunan haruslah memperkuat mitigasi resiko dengan memperkuat Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, dengan dasar pemeriksaan adalah
; Undang-Undang Dasar 1945. Undang-Undang No 17 tahun 2003 tentang keuangan negara dan Undang-undang No.1 tahun 2004 tentang perbendaharaan Negara.
Berdasarkan hal diatas mengingat pemberian anggaran dan pertanggungjawaban haruslah dilakukan terhadap penggunaan Anggaran dalam hal ini penggunaan dari sisi anggaran. Kelompok Keuangan haruslah dapat menyajikan, Kontrol dan pengawasan bagi Tindak Lanjut temuan Negara baik dalam sisi Kerugian negaranya ataupun temuan dari sisi administrasi, yang selanjutnya akan menjadi unsur pengawasan.
Sulitnya akan pengarsipan ini menjadi sorotan utama tidak hanya bagi pihak eksternal, tetapi bagaimana kesadaran diri akan administrasi
4
haruslah dijaga, mengingat umur kearsipan aktif sekarang ini adalah 10 tahun. Dimana akses dan kemudahan dalam sisi pengarsipan dan akses akan arsip tersebut haruslah dipermudah dan akuntabel. Hal ini dapat dilihat dari Klasifikasi dari bentuk temuan dari Badan/Instansi Terkait, bagaimana tindaklanjutnya, Usia temuan, kategori lancar atau macet, yang terkadang menjadi kendala untuk menyajikan dan rekonsiliasi dengan para pihak terkait dengan bukti dukung yang ada.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka diperlukan Sistem informasi yang didukung sistem administrasi yang memadai, yaitu mengubah sistem manual menjadi suatu sistem yang memudahkan dalam penyajian yang transparan dan akuntabel. .pengaplikasian Sistem Informasi Tindak lanjut hasil pemeriksaan dan pengawasan pada Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan dilakukan secara bertahap, dan pada jangka pendek akan uji coba penerapan Sistem Informasi Tindak lanjut hasil pemeriksaan dan pengawasan, jangka menengah akan dilakukan evaluasi dan pembenahan aplikasi arsip, sedangkan jangka panjang adalah melakukan sosialisasi terhadap Sistem Informasi Tindak lanjut hasil pemeriksaan dan pengawasan di Kelompok Keuangan Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan,
PKP Angkatan V dilaksanakan sebagai bagian dari pelatihan struktural kepemimpinan yang diatur dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 5 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Pelatihan Struktural Kepemimpinan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 6 Tahun 2022 tentang Perubahan atas Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 5 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Pelatihan Struktural Kepemimpinan. Salah satu mata pelatihan dalam PKP Angkatan V adalah Mata Pelatihan Aksi Perubahan Kualitas Pelayanan Publik Pelatihan Kepemimpinan Pengawas sebagaimana diatur dalam Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Struktural Kepemimpinan melalui Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 2/K.1/PDP.07/2023 tentang Pedoman
5
Penyelenggaraan Pelatihan Struktural Kepemimpinan. Melalui mata pelatihan aksi perubahan pelayanan publik, pejabat pengawas diharapkan dapat menerapkan kepemimpinan dalam melaksanakan pekerjaannya sesuai permasalahan yang dihadapi dan pembelajaran tim efektif sehingga dapat mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas, Berorientas pada pelayanan yang memuaskan, Akuntabel, yaitu pelayanan yang Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif (BERAKHLAK).
Core value BerAKHLAK merupakan akronim dari Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompetensi, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.
Peluncuran Core Value ini bertujuan untuk menyeragamkan nilai-nilai dasar bagi seluruh ASN di Indonesia sehingga dapat menjadi fondasi budaya kerja ASN yang profesional. Sehingga core value ASN berubah dari ANEKA menjadi BerAKHLAK
Selain menjadi ASN yang memiliki nilai-nilai dasar BerAKHLAK, ASN juga dituntut menjadi ASN yang dapat memiliki peranan dalam mewujudkan Smart Governance. Smart Governance didefinisikan sebagai kemampuan pemerintah untuk membuat keputusan yang baik melalui dukungan teknologi informasi dan tata kelola kolaboratif (Pereira et al., 2018). Untuk mewujudkan Smart Governance, perlu dukungan tata kelola SDM di Kementerian Pertanian melalui dukungan teknologi informasi pada peningkatan kualitas sumber daya manusia, peningkatan fungsi pemerintahan dengan mengoptimalkan pelayanan kepada masyarakat dan transparansi akan meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui manajemen ASN dan Smart ASN yang diimplementasikan di daratkan mulai dari level tertinggi di kementerian sampai dengan unit pelayanan teknis di seluruh wilayah NKRI.
Aparatur Sipil Negara atau yang biasa disingkat dengan ASN berdasarkan UndangUndang Nomor 5 Tahun 2015 merupakan profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh Pejabat Pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdaraskan peraturan perundang-undangan. Sebagai
6
pegawai pemerintah ASN memiliki tugas melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengn ketentuan peraturan perundang-undangan, memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas, dan menjaga persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Dengan tugas ini ASN menjadi kepanjangan tangan antara masyarakat dan pemerintah itu sendiri.
Selaras dengan kehidupan bermasyarakat dan berbangsa, seorang ASN dituntut untuk dapat memberikan contoh yang baik terutama dalam berperilaku dilingkungan kerja maupun sekitar. ASN memiliki fungsi, tugas dan peran untuk melaksanakan kebijakan yang dibuat oleh pejabat Pembina kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang- undangan, oleh karena itu ASN harus memprioritaskan kepentingan publik dan masyarakat luas, memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas, taat kepada peraturan dalam menjalankan fungsi dan tugasnya tersebut di atas kepentingan pribadinya.
B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Pada Kelompok Kerja Keuangan berada dibawah Unit Kerja Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan yang memiliki tugas dan bertanggung jawab selain pada pengimplementasian kebijakan keuangan berdasarkan Kuasa Bendahara Umum Negara ( Kementrian Pertanian) juga bertanggung jawab akan administrasi dan pembayaran yang sesuai dengan regulasi dan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) atau turunannya yang diperbolehkan.
Dalam hal ini Kelompok Keuangan juga;
1. Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan;
2. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan;
3. Pemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang keuangan sesuai dengan regulasi yang berlaku..
4. Pelaksanaan fungsi penatausahaan keuangan
5. Monitoring terhadap penggunaan anggaran dari sisi keuangan
6. Menjadi kordinator dalam menyambung permasalahan antara Satuan
7 Kerja dan Instansi yang bersangkutan
7. Melakukan Tindak lanjut dan Pengawasan terhadap pemeriksaan yang dilakukan oleh APIP atau Badan Pemeriksa Keuangan maupun Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.
Struktur Organisasi dan Penempatan penulis dapat dilihat pada Gambar 1.
Alasan Mengapa Penulis mencoba Mengimplementasikan Aksi Perubahan Pada Kelompok Keuangan dikarenakan penugasan oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Perkebunan selaku Pejabat Pembina Kepegawaian sebagaimana tertuang dalam Surat Penunjukan Mentor.
C. TUJUAN
Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan aksi perubahan adalah untuk mendukung kinerja organisasi, melalui pembangunan dan penggunaan sistem informasi melalui kemampuan mengidentifikasi fungsi tanggung jawab setiap pegawai, mengidentifikasi kebutuhan waktu serta tahapan pelaksanaan sebuah pekerjaan, mengidentifikasi masalah secara
Direktur Pengolahan Pemasaran Hasil
Perkebunan
Koordinator SMPU Koordinator Pengolahan
Koordinator Pascapanen Kepala Tata Usaha
(Penulis)
Gambar 1. Struktur Organisasi Penulis
8
dini dan tindakan perbaikannya, meminimalkan tuntutan pelaporan rutin, mengukur capaian terhadap rencana, meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana, mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai, serta kemampuan mengelola hasil pekerjaan secara terintegrasi. Adapun tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan ini adalah sebagai berikut:
1. Tujuan jangka pendek adalah terbangunnya spreadsheet Sistem Informasi Manajemen Monitoring Penugasan, Pekerjaan, Progres, Hasil dan Tindak Lanjut Kinerja Personil yang Terintegrasi mengenai Sistem Informasi Tindak lanjut hasil pemeriksaan dan pengawasan di Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan. Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik untuk jangka pendek dengan waktu kurang lebih selama 2 bulan yaitu dengan mengimplementasikan, menerapkan Sistem Informasi Tindak lanjut hasil pemeriksaan dan pengawasan (TLHP) di Sub Kelompok Akuntansi dan TLHP Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan, yang akan memudahkan dalam tindak lanjut dan Monitoring hasil pemeriksaan.
2. Tujuan jangka menengah adalah Pengembangan, evaluasi dan pemdampingan sistem Informasi Manajemen Monitoring Penugasan, Pekerjaan, Progres, Hasil dan Tindak Lanjut Kinerja Personil yang Terintegrasi, serta panduan penggunaan untuk dapat dimanfaatkan pada asdep konsultasi bisnis. Perubahan Kinerja Pelayanan Publik untuk jangka menengah dengan waktu kurang lebih selama 6 (enam) bulan yaitu melakukan evaluasi dan penyempurnaan Sistem Informasi Tindak lanjut hasil pemeriksaan dan pengawasan
3. Tujuan jangka panjang adalah penyempurnaan, evaluasi dan pendampingan implementasi Sistem Informasi Manajemen Monitoring Penugasan, Pekerjaan, Progres, Hasil dan Tindak Lanjut Kinerja Personil yang Terintegrasi, serta sosialisasi ke semua unit kerja sejauh mana dapat dimanfaatkan Aksi Perubahan ini untuk Kinerja Pelayanan Publik
9
yang maksimal sehingga dapat dirasakan kepuasan /satisfaction dalam pelayanan pekerjaan yang BERAKHLAK bagi stakeholder Dirjen Perkebunan. Yang nantinya tujuan jangka panjang ini akan diimplementasikan pada proses aksi perubahan dengan waktu 12 bulan hingga 2 tahun.
D. MANFAAT
Pada rencana Aksi Perubahan ini diharapkan dengan penguunaan aplikasi yang akan diimplementasikan ini dapat mempermudah pelaksanaan tugas dan fungsi pada Tindak Lanjut Hasil Pengawasan bauk secara internal maupun kerjasama dengan Stakeholder yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan.
a. Bagi Petugas/ staf, memberikan kemudahan pelaksanaan kerja yang menjadi tugas dan fungsinya dalam melakukan pekerjaan sesuai kompetensi dan kapasitasnya.
b. Bagi project leader, dapat mengetahui dan memonitor pelaksanaan kerja dan output bawahan dalam rangka pengkoordinasian bahan rumusan dan pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan
c. Bagi atasan project leader, dapat mengetahui dan memonitor pelaksanaan kerja dan output bawahan dalam rangka penyusunan bahan rumusan dan pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan di bidang penumbuhkembangan wirausaha serta konsultasi bisnis.
d. Bagi stakeholder internal organisasi, memberikan pelayanan prima kepada seluruh unit kerja terkait proses penyusunan bahan rumusan dan pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan di bidang penumbuhkembangan wirausaha serta konsultasi bisnis.
e. Bagi stakeholder eksternal, mempermudah mendapatkan informasi terkait kebutuhan penumbuhkembangan wirausaha serta konsultasi bisnis.
10
f. Bagi instansi, jika terwujud peningkatan kinerja pegawai dan unit kerja organisasi dalam meningkatkan kompetensi pegawai maka akan berkorelasi dengan peningkatan kinerja.
11
BAB II
RANCANGAN HASIL PERUBAHAN
A. ANALISIS PERMASALAHAN ORGANISASI DAN SOLUSI 1. Identifikasi dan Analisis Masalah
Sebagai upaya memperbaiki mekanisme pengelolaan administrasi dokumen perjalanan dinas dan penyediaan data kepada Stakeholders Khususnya APIP maupun BPK Ri, im setelah penulis mengkaji, mengidentifikasi menganalisa ternyata ada beberapa permasalahan yang membuat ketidak maksimalan dalam pelayanan di atas seperti diantaranya Kinerja administrasi dalam pengelolaan barang inventaris belum optimal artinya bila barang tersebut sedang dibutuhkan pada saat pelayanan ada saja keterlambatan dan lain sebagainya. Selain itu dalam kegiatan tata kelola pelayanan yang sangat dibutuhkan dan sangat mendesak terkadang juga masih ada kekurangan dan hasilnya kurang maksimal, penulis amati masalah ini dikarenakan diantaranya masih menggunakan SOP yang belum saat ini, dimana saat ini pelayanan harus serba cepat tepat dan akurat. Selain permasalahan permasalahan tadi tidak kalah menganjal dalam tugas pelayanan adalah masalah Pengelolaan Administrasi Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) masih manual. Sehingga produk pelayanan sangat jauh tertinggal keberhasilannya, dan dapat dirasakan pelayanan bagi stakeholder tersebut menjadi tidak maksimal. Selanjutnya tidak kalah penting permasalahan yang dirasakan dan harus diselesaikan adalah Kompetensi petugas dalam pembuatan laporan belum optimal. {embuatan laporan ini terkadang kurang maksimal, masih ada disana sini tersimpang siurnya penempatan daya yang ada serta kecepatan ketepatan penyelesaian laporan masih belum memuaskan.
Penulis pada saat melakukan pemeriksaan, pengkajian, pengidentifikasian permasalahan permasalahan tersebut di atas mendapatkan beberpa isu sbb:
• Kinerja administrasi dalam pengelolaan barang inventaris masih manual
• Implementasi SOP petugas masih menggunakan SOP lama
• Pengelolaan Administrasi Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) masih manual
12
• Sarana dan prasarana untuk Pengelolaan sirkulasi arsip surat masih Manual.
• Beban kinerja petugas melebihi tugas dan fungsi
Untuk menentukan beberapa isu yang akan diangkat menjadi isu utama dalam rancangan aksi perubahan aka n dilakukan dengan analisa USG. Metode USG merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan.
Dalam menganalisa masalah, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti kemampuan sumber daya manusia, biaya, tenaga, teknologi dan lain-lain. Untuk itu, dilakukan penilaian prioritas masalah dari yang paling mendesak hingga tidak terlalu mendesak. Dalam menentukan prioritas masalah dilakukan dengan menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring 1-5 dan dengan mempertimbangkan tiga komponen dalam metode USG seperti pada Tabel 1. Di bawah ini,
Table 1.
Tabel 1.Analisa Prioritas Isu dengan USG
No Isu U S G Total Prioritas
1 Kinerja administrasi dalam pengelolaan barang inventaris belum optimal
4 3 3 10 V
2 Implementasi SOP petugas masih menggunakan SOP lama
4 4 4 12 III
3 Pengelolaan Administrasi Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) masih kurang efektif
5 5 5 15 I
13 4 Sarana dan prasarana untuk
Pengelolaan sirkulasi arsip surat masih kurang efektif
5 4 4 13 II
5 Beban kinerja petugas melebihi tugas dan fungsi
.
4 4 3 11 IV
Keterangan :
5 = Sangat urgent; 4 = Urgent; 3 = Cukup; 2 = Tidak urgent; 1 = Sangat tidak urgent
Berdasarkan hasil analisa isu dengan metode USG di atas, bahwa Isu nomor (1) “Belum dilakukannya tertib administrasi dalam pengelolaan barang inventaris”. Dengan skor 10, Isu ini memenuhi kriteria aktual karena benar terjadi di Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya kelompok keuangan. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena menimbulkan dampak tertib administrasi. Isu ini memenuhi kriteria kekhalayakan karena jika tidak tertib administrasi maka barang inventaris tidak terkelola dengan baik. Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena apabila
isu ini tidak diselesaikan maka pengelolaan barang inventaris tidak memiliki nilai kemanfaatan bagi organisasi.
Isu nomor (2) “Implementasi SOP Petugas Belum efektif”. Denan Skor 12, Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena masalah ini terjadi di lingkungan Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya kelompok keuangan Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena kinerja aktivitas harian pegawai belum baik, maka tidak dapat menghasilkan pegawai disiplin dan bertanggung jawab kinerja. Isu ini tidak memenuhi kriteria Kekhalayakan karena aktivitas harian pegawai akan berdampak kepada
14
personil itu sendiri secara pribadi. Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena isu ini realistis untuk diperbaiki.
Isu nomor (3) “Pengelolaan Administrasi Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) masih kurang efektifl”. Dengan Skor 15, Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena isu ini benar terjadi di lingkungan Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya kelompok keuangan. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena selama ini Dokumen Pemeriksaan dan Tindak Lanjut hasil Peneriksaan dan Pengawasan belum terkelola dengan baik dalam artian belum tertibnya dokumen maupun arsip yang terus bertambah dan ruangan pengarsipan yang kurang memadai. Isu ini memenuhi kriteria Kekhalayakan karena banyak melibatkan pihak-pihak terkait, saran dan masukan menjadi penting dalam upaya tertib dalam penyusunan arsip atau dokumen hasil pemeriksaan dan tindak lanjutnya . Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena isu ini realistis untuk diselesaikan.
Isu nomor (4) “Sarana dan prasarana untuk Pengelolaan sirkulasi arsip surat belum efektif ”.Skor 13, Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena masalah ini terjadi di lingkungan Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya kelompok keuangan. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena pengelolaan menjadi tidak optimal karena tidak adanya sistem dan pedoman. Isu ini memenuhi kriteria Kekhalayakan karena partisipasi saran dan masukan dari unit kerja terkait menjadi penting dalam pengelolaan arsip. Isu ini memenuhi Kelayakan karena apabila isu ini tidak diselesaikan, arsip yang ada tidak terkelola dan tidak memiliki nilai kemanfaatan bagi organisasi dan personil Sekreteariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya kelompok keuangan
Isu nomor (5) “Beban kinerja petugas melebihi tugas dan fungsi.” Skor 11.
Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena masalah ini terjadi di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan Khususnya kelompok keuangan. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena dengan Sulitnya pembuatan laporan kegiatan dikarenakan banyaknya dokumen dan SDM
15
yang terbatas , maka dapat pembuatan laporan akan terlambat. Isu ini tidak memenuhi kriteria Kekhalayakan karena dengan sulitnya pembuatan laporan kegiatan akan berdampak kepada personel itu sendiri secara pribadi. Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena isu ini realistis untuk diselesaikan. Dari ke lima isu tersebut isu yang paling tinggi Skornya adalah isu Pengelolaan Administrasi Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) masih manual aekor 15, sehingga isu ini harus segera diselesaikan pada Aksi Perubahan.
2. Penyebab Masalah
Setelah penetapan isu utama yang harus dicarikan solusi / jalan keluar atas permasalahan tersebut, selanjutnya adalah tahapan analisis penyebab isu dengan melihat faktor penyebab terjadinya isu tersebut. Analisis penyebab isu dilakukan dengan metode fishbone untuk melihan penyebab berdasarkan masing-masing faktor diantaranya manusia (manpower), bahan (material), metode (methods), yang berjalan selama ini. Pengelolaan Administrasi Dokumen Tidak Lanjut Hasil Pemeriksaan belum optimal terjadi disebabkan oleh beberapa faktor sebagaimana ditampilkan dalam gambar berikut.
Gambar 1. Diagram Fishbone
16
Adapun berdasarkan hasil analisis fishbone, penyebab dari isu Pengelolaan Administrasi Dokumen Tidak Lanjut Hasil Pemeriksaan belum optimal /masih manual disebabkan oleh:
1. Man = Kompetensi Petugas (SDM) pengelola Administrasi Dokumen TLHP belum optimal.
Pada hal ini yang dimaksud Kompetensi Pegawai atau SDM kurang memadai adalah intensitas pekerjaan yang besar dengan SDM yang kurang, sehingga lebih dinilai pegawai tersebut tidak memadai sedangkan pada kenyataannya pegawai yang berkinerja baik dan telah paham akan tugas dan fungsi, tetapi tugas yang dikerjakannya lebih besar dan menumpuk.
2. Material = Belum adanya sistem yang membantu pengelolaan dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan Pengawasan.
Tindak lanjut hasil Pemeriksaan dan pengawasan memang masih dilakukan secara manual (belum terdapat system pendukung) yang memang pengerjaan secara manual menjadi lebih lama dan membutuhkan waktu dan upaya yang lebih lama. Sehingga terkadang deadline yang diberikan harus mundur karenanya.
3. Metode = Standar Operasional prosedur (SOP) kerja belum ada yang baru, belum standar dengan perkembangan pelayanan yang selalu ingin cepat, tepat dan akurat. Pengelolaan Administrasi dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan Pengawasan masih dilakukan dengan cara konvensional.
Dengan pengarsipan dan administrasi dokumen yang masih secara manual, membuat arsip yang bersifat rahasia harus tercecer ataupun terselip yang terkadang harus membutuhkan waktu ekstra dalam mencarinya.
4. Machine = Peralatan/permesinan yang sering digunakan dalam tugas sehari hari Msih manual, sudah tua ada yang rusak belum adanya perbaikan yang signifikan.
17
Support Pemeriksaan dan Pengawasan
terhambat
Gambar 2. Pohon Masalah
Dari ke 4 (empat) akar penyebab masalah di atas, maka perlu diselesiakan dengan mencari beberapa gagasan. Adapun gagasan tersebut adalah
Dari ke 4 (empat) akar penyebab masalah di atas, maka perlu diselesaikan dengan mencari beberapa gagasan. Adapun gagasan tersebut adalah
1. Mengadakan bimbingan teknis/workshop/magang bagi petugas tentang pengelolaan dokumen TLHP.
2. Membuat Sistem secara digital Penegelolaan Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan Pengawasan.
Pengelolaan Administrasi Dokumen
TLHP Masih Manual
Sarana dan prasarana untuk Pengelolaan sirkulasi arsip surat masih belum efektif Pengelolaan
Administrasi TLHP masih belum efektif Belum dilakukannya
tertib administrasi dalam pengelolaan
barang inventaris Masalah
Pokok
Administrasi dokumen TLHP masih dilakukan dengan cara manual Belum adanya sistem
yang membantu pengelolaan dokumen
TLHP
Beban kinerja petugas melebihi
tugas dan fungsi
Akar Masalah
Sebab Akibat
18
3. Membuat SOP yang baru yang standar operasional pelayanan saat ini.
4. Membuat sarana dan prasarana digital dalam pelayanan kegiatan/
permesinan yang modern.
Selanjutnya dari ke 4 (empat) gagasan tersebut. Akan dianalisa lagi dengan menggunakan analisa atau metode Tapisan Mc Namara atau Kriteria KBL (Kontribusi, Biaya, Layak) untuk mendapatkan alternatif gagasan penyelesaian yang tepat. Analisis tapisan ini menentukan tiga kriteria yang dinilai dari setiap alternatif gagasan yakni kontribusi, kemurahan/ biaya dan kelayakan. Tiap kriteria diberi skala nilai antara 1- 5. Adapun realisasi Analisa Mc. Namara tersebut, adalah seperti Tabel di Bawah ini.
Tabel Analisis Tapisan Mc Namara
No Alternatif Gagasan
Kriteria Alternatif
Gagasan Total Prioritas
K B L
1 Pengadaan bimbingan teknis/
workshop/magang bagi petugas tentang pengelolaan dokumen TLHP.
3 5 4 12 III
2 Pembuatan Sistem secara digital Penegelolaan Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan Pengawasan.
5 5 5 15 I
3 Pembuatan SOP yang baru yang standar operasional pelayanan saat ini.
5 5 3 13 II
4 Pembuatan Rencana Pengajuan pembelian sarana dan prasarana permesinan yang modern.
4 3 3 10 IV
Keterangan
K: Kontribusi, L: Layak B: Biaya
Skor 5: Sangat K, L Skor 5: B Sangat Rendah
Skor 4: K, L Skor 4: B Rendah
Skor 3: Cukup K, L Skor 3: B Cukup Rendah Skor 2: Kurang K, L Skor 2: B Cukup Tinggi Skor 1: Tidak K, L Skor 1: B Sangat Tinggi
19
Berdasarkan hasil analisis metode Mc. Namara (Tabel 1), hasil gagasan pemecahan isu yang terpilih adalah gagasan.
“Pembuatan Sistem secara digital Penegelolaan Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan Pengawasan”
Total skor gagasan tersebut adalah 15 karena kontribusinya dalam mengatasi masalah sangat tinggi. Selanjutnya penggunaan biayanya cukup rendah dan layak untuk dilakukan karena impleentasinya berada didalam kewenangan tugas Subag Akuntansi dan TLHP Sekretariat Jenderal Perkebunan. Untuk itu dalam Rancangan Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan dengan judul adalah
“PENGIMPLEMENTASIAN APLIKASI MONITORING ONLINE TINDAK LANJUT HASIL PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN ( MONALISA) PADA
SUBKELOMPOK AKUNTANSI DAN TLHP SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN”
3. Kondisi Ideal yang Diharapkan
Kondisi ideal yang diharapkan supaya dapat tercapai pelayanan yang maksimal di Dirjenbun antara lain sebagai berikut:
Tabel 2.Kondisi Ideal yang Diharapkan
No Kondisi Saat Ini Kondisi Ideal yang Diharapkan
1 Sumber Daya Manusia masih
belum optimal Jumlah Sumber Daya Manusia sesuai dengan beban kerja balai
2 Sistem pelayanan
pengawasan dan Tindak Lanjut Hasil Temuan (TLHP) masih Manual
Digitalisasi system pelayanan pada TLHP
3 SOP masih yang lama SOP yang baru sesuai dengan pelayanan yang cepat tepat akurat
4 Sarana prasarana masih yang
belum diperbarui Sarana dan prasarana modern untuk mendukung kegiatan pelayanan kerja secara kontinyu
20 Terobosan / Inovasi
4. Terobosan / Inovasi
Peningkatan pelayanan administrasi secara umum dan dilaksanakan secara realtime merupakan alternatif pemecahan isu belum terwujudnya pelayanan prima pelayaanan di bagian Keuangan dan Umum Dirjenbun Aplikasi yang digunakan dalam peningkatan pelayanan PLHP adalah aplikasi DIGITAL Penggunaan aplikasi ini mempunya peningkatan pelayanan dan informasi data TLHP yang memenuhi unsur-unsur terobosan/inovasi sebagai berikut:
1. Memberikan nilai tambah
a. Bagi urusan administrasi , memberikan kemudahan dalam penyediaan data/laporan ketersediaan data data TLHP.
b. Bagi project leader, memantau kelancaran dengan lebih efektif, effisien dan keakuratan data.
c. Bagi atasan project leader, Dapat mengetahui dan memonitor pelaksanaan kerja dan output bawahan dalam rangka penyusunan bahan rumusan dan pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan
d. Stakeholders. Memberikan pelayanan prima kepada seluruh unit kerja terkait proses penyusunan bahan rumusan dan pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan TLHP.
e. Bagi instansi, jika pelayanan pengujian berjalan baik dan tepat waktu, akan terwujud pemenuhan kebutuhan Users yang akan berkorelasi dengan pelayanan prima pengujian dan tercapainya Indeks Kepuasan Masyarakat.
2. Memiliki unsur kebaruan
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang baru digunakan pada Direktorat Jenderal Perkebunan khusunya Sub Kelompok Akuntansi dan Tindak Lnajut Hasil Pengawasan (TLHP) dalam meningkatkan pemantauan
21
dan pengawasan yang nantinya dapat diakses oleh Users untuk meminimalisir waktu, tempat dan tenaga sehingga pengawasan dipastikan dapat berjalan tepat waktu.
3. Dapat direplikasi
Aplikasi ini dapat digunakan oleh instansi lain, khususnya Kementerian Pertanian dan dapat dikembangkan untuk diintegrasikan dengan pemantauan Tindak Lanjut Hasil pemeriksaan dan Pengawasan.
4. Dapat diterapkan secara berkelanjutan
Hasil dari sistem ini dapat diterapkan secara berkelanjutan dan dapat dikembangkan untuk diintegrasikan dengan pemantauan Tindak Lanjut Hasil pemeriksaan dan Pengawasan.
5. Sesuai dengan nilai-nilai organisasi
Sistem ini sejalan nilai-nilai organisasi Ber-AKHLAK “Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif”.
5. TAHAPAN PERUBAHAN / MILESTONES
Tahapan kegiatan aksi perubahan Penggunaan Aplikasi ini sebagai Upaya Efektivitas penyampaian Ketersediaan data dan informasi Dalam Rangka Pelayanan Prima TLHP , dengan langkah langkah terobosan sebagai berikut:
Tabel 3. Tahapan Perubahan / Milestone
Milestone Uraian Kegiatan Waktu Output
1 2 3 4
A. Jangka Pendek (2 bulan)
Maret – Juni 2023
1. Persiapan
1. Konsultasi
dengan Mentor 13 Maret-14
April 2023 Lembar Konsultasi Mentor
22 2. Konsultasi
dengan Coach
13 Maret-14 April 2023
Lembar Konsultasi Coach 3. Penyusunan
Konsep Tim Kerja
Rancangan
13 Maret-14
April 2023 Konsep Tim dan konsep
Rancangan Aksi Perubahan 4. Pembentukan
Tim Kerja Membuat undangan 10 org
24 Maret 2023 Surat Tugas Tim Kerja
2. Pembuatan desain
Program Undangan 10
orang 27 April Daftar kehadiran 1. Membuat desain
program
27 April – 12 Mei 2023
Daftar hadir dan photo kehadiran
3. Konsultasi dgn pimpinan
1. Evaluasi hasil desain
1. Masukan pimpinan
12 Mei -17 Mei 2023
Perbaikan desain aplikasi
4. Pembuatan Sistem
Aplikasi 1. Proses
Pembuatan Aplikasi
18 Mei – 9Juni
2023 Tersedia
aplikasi
5. Upload Monalisa
pada localhost 1. Demo Aplikasi Sistem Aplikasi Monalisa
12 Juni 2023 Aplikasi MONALISA
6. Upload Sistem Pada Server Kementan (PUSDATIN)
Uji Coba Aplikasi
Sistem- 13 Juni 2023 5 orang memahami operasional aplikasi sistem 7. Implementasi Sistem
Aplikasi Proses monitoring Tindak lanjut Hasil
Temuan dan
Pengawasan dengan menggunakan system Aplikasi
14-15 Juni
2023 Pengawasan dan monitoring Temuan dapat dilakukan secara cepat tepat dan akurat.
8. Evaluasi Hasil implementasiSistem Monalisa
Dapat dilaksanakan dengan maksimal
16 Juni. Kepuasan pelayanan bagi Pegawai
23 B. Jangka Menengah
(6 bulan)
Juli 2023 s.d.
Desember 2023
1. Review Sistem Juli 2023 Catatan Hasil
Review Sistem
2. Perbaikan Fitur Juli 2023 Fitur Tambahan
3. Penyempurnaan
Pedoman Juli 2023 Revisi Pedoman
4. Sosialisasi Agustus 2023
5. Implementasi Agustus 2023
s.d.
Desember2023
Efektivitas Pemantauan C. Jangka Panjang (12
Bulan) Januari 2024
s.d. Desember 2024
1. Monitoring dan Evaluasi
Implementasi
Januari 2024 Laporan Monev
2. Perbaikan dan
Pengembangan Januari –
Februari 2024 Laporan
Perbaikan dan Pengembangan 3. Penyempurnaan
Pedoman
Februari 2024 Revisi Pedoman
4. Sosialisasi Maret 2024
5. Implementasi Maret 2024 s.d.
Desember 2024 6. Monitoring dan
Evaluasi Implementasi
Desember 2024
B. SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN)
Untuk mewujudkan aksi perubahan sangat diperlukan membangun jejaring kerja, dengan mengikutsertakan sumber daya organisasi yang akan mendukung dan berpengaruh pada aksi perubahan yang akan dilakukan baik hubungannya secara internal maupun eksternal organisasi. Pemetaan terhadap sumber daya organisasi internal dan eksternal dengan peran masing-masing sumber daya tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:
24
Tabel 4. Pemetaan Sumber Daya, Hubungan, Peran dan Dukungannya
NO SUMBER DAYA PERAN PENGARUH KEPENTINGAN
1 2 3 4 5
A INTERNAL 1 Direktur Jendeal
Perkebunan
Memberi dukungan dan motivasi pada area aksi perubahan
+ +
2 Sekretaris Direktur Jenderal
Memberi persetujuan, pengesahan, dan pengarahan pada area aksi perubahan
+ +
3 Koordinator /sub coordinator /Kabag/Subbag
Mendukung, dan menjadi anggota dalam Tim Efektif aksi perubahan serta terlibat langsung
- +
5 Sariono (Staf pemeroses data)
Mendukung, dan menjadi anggota dalam Tim Efektif aksi perubahan serta terlibat langsung mulai dari perencanaan sampai evaluasi
+ +
6 Devina (Staf pengolah data )
Mendukung, dan menjadi anggota dalam Tim Efektif aksi perubahan serta terlibat langsung mulai dari perencanaan sampai evaluasi
+ +
7 Ira (Staf TLHP) Mendukung, dan menjadi anggota dalam Tim Efektif aksi perubahan serta terlibat
+ +
25 1.Dirjen Perkebunan
2. Direktur Lingkup Ditjenbun
3. PPK dan PBJ Lingkup Ditjenbun
Latent s
1. Sekretaris Direktorat Jenderal
2. Kordinator Keuangan 3. Subkoor Akuntansi dan
TLHP
4. Action Leader
5. Tim Efektif Aksi Perubahan 6. Tim IT
Promote rs
Tenaga Harian Lepas
Aphateti cs
1. Biro Keuangan Kementan 2. Itjen Kementan 3. BPK RI
4. BPKP
Defender s
Pengaruh Tinggi
Kepentingan Tinggi Kepentingan Rendah
Pengaruh Rendah langsung mulai dari perencanaan sampai evaluasi
8 Dst. Mendukung, dan
menjadi anggota dalam Tim Efektif aksi perubahan serta terlibat langsung mulai dari perencanaan sampai evaluasi
+ +
B EKSTERNAL
1 Konsultan IT Sebagai Pembuat
aplikasi.
+ -
Dari tabel diatas, tergambar bahwa semua sumber daya internal dan eksternal diperkirakan akan memberikan dukungan yang positif terhadap pelaksanaan aksi perubahan, maka tingkat keberhasilan aksi perubahan sangat bergantung pada dukungan sumber daya internal dan sumber daya eksternal.
Sumber daya yang ikut terlibat dalam aksi perubahan juga dapat dianalisa/dikelompokkan kedalam empat Kuadran Stakeholder seperti terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3. Analisa Stakeholder
26
Dengan memperhatikan stakeholder diatas, strategi yang akan digunakan sebagai berikut:
1. Promotors (high influence/high interest)
Memiliki power besar terhadap aksi perubahan dan juga interes tunggi untuk membantu membuatnya berhasil atau menggagalkan tergantung dengan sikap stakeholder yang mendukung atau menentang. Komunikasi yang dilakukan untuk meyakinkan promotors adalah dengan cara menguraikan kondisi saat ini dan kondisi apa yang diinginkan serta menyampaikan ide dan gagasaninovasi aksi perubahan.
2. Defenders (Low Influence/High Interest)
Memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungan dalam komunitas tetapi kekuatannya kecil, powernya rendah dan interesnya tinggi untuk mempengaruhi program. Secara umum kelompok ini merupakan kelompok pengguna layanan/penerima manfaat dari aksi perubahan.
Kelompok ini memiliki peranan yang penting sehingga diperlukan beberapa strategi untuk memberdayakan kelompok stakeholder ini.
3. Latents (high influence/low interest)
Kelompok ini powernya tinggi namun interesnya rendah, kelompok ini yang tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan mempengaruhi aksi perubahan yang cukup besar jika mereka menjadi tertarik.
4. Apathetics (low influence/lowinterest)
Kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mempengaruhi kegiatan. Komunikasi yang dilakukan dengan cara memberikan penjelasan mengenai manfaat dari aksi perubahan jika ada pertanyaan yang disampaikan.
C. MANAJEMEN MUTU
Dalam menghadapi masalah internal dan eksternal serta memastikan kegiatan pembangunan Sistem dapat berjalan
27
sesuai dengan waktu perencanaan maka perlu dilaksanakan manajemen risiko terhadap kegiatan tersebut. Beberapa tahapan manajemen risiko yang akan dilakukan untuk target jangka pendek sebagai berikut:
1. Identifikasi Risiko
Hal-hal yang mungkin terjadi dan dapat menjadi hambatan pada pelaksanaan aksi perubahan dengan melakukan identifikasi berdasarkan tahapan kegiatan.
2. Upaya Pencegahan Risiko
Membuat analisa terhadap hasil identifikasi risiko yang berpotensi
menggagalkan sasaran berdasarkan tahapan kegiatan, dengan melakukan Langkah-langkah pencegahan. .
No Tahapan Kegiatan Risiko Pencegahan Risiko
1 Persiapan
• Konsultasi dengan mentor
• Pembentukan tim kerja
• Rapat persiapan tim kerja
• Jaringan internal
• Pelaksanaan tidak sesuai jadwal
• Mengkomunikasi dengan stakeholder
• Membuat janji terlebih dahulu dengan pimpinan/ tim kerja
• Evaluasi berkala 2 Pembahasan rancangan • Pelaksanaan
tidak sesuai jadwal
• Tidak selesai tepat waktu
• Hasil tidak sesuai harapan
• Resistensi pegawai
• Membuat jadwal dengan tim kerja
• Memajukan jadwal target penyelesaian
• Evaluasi berkala
• Sosialisasi dengan melibatkan pimpinan 3 Pembuatan spreadsheet
Sistem Manajemen
Monitoring Penugasan, Pekerjaan, Progres, Hasil dan Tindak Lanjut Kinerja Personil Terintegrasi
4 Pembuatan modul
5 Uji coba spreadsheet Sistem Manajemen Monitoring
28 D. Pembentukan Tim Kerja
Dibutuhkan adanya Tim Kerja untuk terwujudnya aksi perubahan yang sudah direncanakan yang membantu dalam pelaksanaan setiap tahapan kegiatan yang sudah direncanakan.
Setelah menentukan posisi stakeholders dalam kuadran, langkah selanjutnya adalah membuat netmap terhadap stakeholder. Netmap dibuat untuk mengukur keterhubungan antar individu-individu dan membantu menjelaskan bagaimana antar individu tersebut saling terhubung dengan berbagai isu atau program. Adapun netmap stakeholders dalam aksi perubahan ini seperti pada adalah sebagai berikut.
Pemanfaatan Sumber Daya Uraian
Anggaran Melalui optimalisasi kegiatan dan anggaran
yang tercantum dalam DIPA Kementerian Pertanian Tahun Anggaran 2023.
Tim Kerja Mentor : Yanuar Arianto, S,TP.MM Kordinator Keuangan
Memberikan dukungan dan arahan dalam pembuatan aksi perubahan dan membantu memberikan solusi dalam menyelesaikan masalah/hambatan
Coach :
Abdul Hani, SP., MM.
Memberikan bimbingan dan arahan aksi perubahan yang dibuat
Project Leader : Dedy Setyo Dewantoro,SE.MM
Kepala Tata Usaha Merancang dan memimpin pelaksanaan aksi perubahan serta menjalin komunikasi secara aktif dengan stakeholder
Tim Kerja:
• Subkoor Akuntansi dan TLHP
• Para fungsional dan Staf AKuntansi dan TLHP
• Para fungsional dan Staf analis kebijakan
• Developer IT
• Staf yang berkaitan
1. mengumpulkan data atau bahan untuk aksi perubahan
2. menyusun dan merancang produk aksi perubahan
3. melaksanakan sosialisasi produk perubahan kepada stakeholder
4. membantu penerapan aksi perubahan 5. menyusun dan melaksanakan evaluasi aksi
perubahan dan upaya perbaikan
Masa berlaku tim kerja Masa berlaku tim kerja aksi perubahan ini adalah sejak dimulai rencana aksi perubahan ini.
Kode Etik Tim Kerja a. Konsisten melaksanakan rencana kerja yang telah dibuat
b. Kerja sama yang aktif dalam menyelesaian tugas dan tanggung jawab.
29
c. Menghargai pendapat dan saling memberikan masukan yang bersifat membangun
d. Menjaga pola komunikasi antar sesama anggota tim selama aksi perubahan
berlangsung.
Teknologi Digital Membangun sistem informasi akan
memanfaatkan prinsip Amati, tiru dan Modifikasi dari sistem yang eksis saat ini sehingga biaya yang timbul atas pembuatan sistem dapat diminimalisir.
E. Peran Anggota Tim dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan
Adapun tugas, peran dan kewenangan masing-masing anggota Tim Efektif seperti pada struktur di atas sebagai berikut:
1. Promotor Aksi Perubahan ( Direktur Jenderal Perkebunan) memiliki kewenangan dan peran sebagai berikut:
a. Memberi dukungan, motivasi, pembinaan dan arahan terhadap rancangan aksi yang dilakukan oleh Action Leader.
b. Memonitor rangkaian aksi perubahan mulai dari perencanaan, perancangan, pelaksanaan sampai hasil pelaksanaan aksi perubahan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan TLHP.
2. Mentor (Bapak Yanuar Arianto), memiliki kewenangan dan peran sebagai berikut:
a. Membimbing Action leader berdasarkan sikap profesionalisme;
b. Memberikan dukungan penuh kepada Action leader dalam mempersiapkan Rancangan Aksi Perubahan yang akan dilakukan;
c. Memberikan bimbingan dan arahan kepada Action leader dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan krusial organisasi yang memerlukan terapi melalui Aksi Perubahan;
d. Membantu Action leader dalam memetakan agenda aksi yang akan dilaksanakan;
e. Memberikan kesepakatan dan persetujuan atas dokumen Rancangan Aksi perubahan yangdiajukan;
f. Memberikan dukungan kepada Action leader dalam mendayagunakan
30
seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan implementasi aksi perubahan;
3. Coach (Bapak Abdul Hani ), memiliki kewenangan dan peran sebagai berikut:
a. Melakukan monitoring kegiatan Action leader selama tahap pelatihan dan pembimbingan Kepemimpinan Adminitrasi melalui mediateknologi pembelajaran;
b. Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu Action leader apabila mengalami permasalahan selama tahap pelatihan dan pembimbingan Kepemimpinan Administrasi;
c. Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan aksi perubahan yang sedang dirumuskan selama tahap pelatihan dan pembimbingan Kepemimpinan Adminitrator;
d. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi aksi perubahan yang disampaikan peserta bimbingan minimal seminggu sekali;
e. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progress yang dilaporkan;
f. Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara PKP Angkatan V Tahun 2023;
g. Menjadi counsellor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama proses pembelajaran atau menyusun aksiperubahan.
4. Action Leader, memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mempersiapkan/merencanakan (dokumen/instrument/waktu) yang diperlukan dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor;
b. Mengambil inisiator dalam dialog dengan mentor;
c. Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder terkait;
d. Memberikan bimbingan dan memonitor kinerja masing-masing Pokja dalam melakukan tugas sesuai kewenangan masing-masing;
e. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan/milston yang telah dirancang dalam rancangan aksi perubahan dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
31
f. Aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan progress implementasi aksi perubahan kepada coach minimal satu minggu sekali;
g. Mengacu rumusan milestone dalam dokumen pelaksanaan aksi perubahan sebagai dasar pencapaian target perubahan;
h. Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait dalam mendukung keseluruhan tahapan aksi perubahan; dan mengimplementasikan system.
i. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam proses implementasi aksi perubahan;
j. Menyusun laporan aksi perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh.
5. Tim Evaluasi, memiliki tugas sebagai berikut:
a. Melakukan monitoring pelaksanaan sistem aplikasi;
b. Melakukan Evaluasi keberhasilan pelaksanaan sistem aplikasi;
6. Pokja I (Tim IT), memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menyusun fitur-fitur dan instrumen yang akan dimasukkan dalam rencana aksi sistematis dalam bentuk tabel maupun infografis agar lebih mudah dituangkan dalam bentuk sistem informasi;
b. Membuat desain sistem;
c. Melakukan pemrograman sistem sesuai rancang bangun proses sistem ; d. Memperbaiki dan menyempurnakan sistem sesuai kebutuhan;
e. Melakukan uji coba sistem;
f. Menyusun juknis tentang penggunaan sistem;
g. Mengimplementasikan system KLHP dengan penulis/action leader
h. Mengevaluasi hasil implementasi system KLHP dengan penulis/action leader
F. Metode PDCA
Dalam pengendalian mutu pekerjaan, metode yang umum diterapkan adalah dengan siklus Plan, Do, Check dan Act atau sering disingkat PDCA. Dalam Laporan Aksi Perubahan ini, penulis akan menerapkan pengendalian mutu
