TUGAS AKHIR

(1)

KOTA TASIKMALAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III

IMAS MASTURO NIM: 12141788

Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Tasikmalaya

Tasikmalaya 2017

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai berikut, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengolahan Data Barang Pada CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya”.

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan program Diploma III AMIK BSI Tasikmalaya. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3. Ibu Dini Silvi Purnia, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Staff/ Karyawan/ Dosen di lingkungan AMIK BSI Tasikmalaya.

5. Bapak H.Samsul Hadi selaku Manajer CV Nusa Indah.

6. Staff Karyawan CV Nusa Indah Tasikmalaya

(7)

vii

8. Rekan-rekan mahasiswa kelas 12.6C.17

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.

Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Tasikmalaya, 02 Agustus 2017 Penulis

Imas Masturo

(8)

viii

ABSTRAKSI

Imas Masturo (12141788), Rancang Bangun Sistem Informasi Pengolahan Data Barang pada CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya

Sistem pengolahan data adalah suatu kesatuan yang saling berkaitan untuk membentuk suatu sistem antara data dan menghasilkan suatu informasi yang bisa di pakai oleh perusahaan. CV Nusa Indah adalah salah satu perusahaan yang termasuk dalam tiga perusahaan CV Nusa Indah.perusahaan ini bergerak di bidang penjualan barang berupa berbagai macam tanaman bunga plastik. Pengolahan data barang di CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya tersebut masih menggunakan cara manual, dalam arti kertas dan buku arsip masih dijadikan media penyimpanan data, sehingga menyulitkan pegawai dalam melakukan pencatatan dan pencarian data barang.salah satu cara untuk memaksimalkan kinerja perusahaan dengan memanfaatkan teknologi informasi, dimana teknologi informasi ini sangat berperan penting dan sudah sepantasnya CV Nusa Indah Tasikmalaya menerapkan teknologi tersebut untuk memaksimalkan kinerja par a karyawannya.

Perancangan perusahaan ini menggunakan metode waterfall. Sistem informasi pengolahan data barang pada CV Nusa indah Tasikmalaya ini menggunakan website agar dapat mempermudah karyawan dalam proses mengolah data, menyimpan dan mencari data ba rang dengan baik, cepat serta tidak memakan waktu yang lama.

Kata kunci: Sistem Informasi, Pengolahan Data, Waterfall

(9)

ix

Imas Masturo (12141788), The Designing of Information System Data Management Goods on CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya

Data processing system was an inter-related entity to form a system between data and produce an information that could be used by the company. CV Nusa Indah was one of the companies included in three companies CV Nusa Indah. This company was engaged in the sale of goods in the form of various kinds of plastic flower plants. The data processing of goods in CV Nusa Indah Tasikmalaya was still used manual way, in the sense of paper and archival books were still used as data storage media, making it difficult for employees in recording and searching data. One of way to maximize company performance by utilizing information technology, where Information technology was very important role and it was appropriate that CV Nusa Indah Tasikmalaya applied the technology to maximize the performance of its employees. The design of this company used waterfall method. Information systems data processing goods on the CV Nusa Indah Tasikmalaya was using the website in order to facilitate employees in the process of processed data, stored and searched data items well, fast and did not take a long time.

Keywords: Information System, Data Management, Waterfall

(10)

x

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir ... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ... ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ... iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ... iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ... v

Kata Pengantar ... vi

Abstraksi ... viii

Daftar Isi ... x

Daftar Simbol ... xii

Daftar Gambar ... xiv

Daftar Tabel ... xv

Daftar Lampiran ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Maksud dan Tujuan ... 2

1.3. Metode Penelitian ... 2

1.3.1. Teknik Pengumpulan Data ... 2

1.3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 3

1.4. Ruang Lingkup ... 7

1.4.1. Rumusan Masalah ... 7

1.4.2. Batasan Masalah ... 7

1.5. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II LANDASAN TEORI ... 9

2.1. Konsep Dasar Sistem . . . 9

2.1.1. Definisi Rancang Bangun ... 10

2.1.2. Definisi Sistem ... 10

2.1.3. Definisi Informasi ... 11

2.1.4 Definisi Pengolahan Data ... 11

2.1.5 Definisi Barang ... 11

2.2. Teori Pendukung (Tools System) ... 12

2.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram) ... 12

2.2.2. LRS (Logical Record Structure) ... 12

2.2.3. DFD (Data Flow Diagram) ... 13

2.2.4. Kamus Data ... 14

2.2.5. Pengkodean ... 14

2.2.6. Tinjaun Study (Study Literatur) ... 15

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ... 17

3.1.Tinjauan Instansi ... 17

3.1.1. Sejarah Instansi ... 17

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ... 17

(11)

xi

3.3.2. Diagram Nol Sistem Berjalan ... 21

3.3.3. Diagram Detail Proses 1 Sistem Berjalan ... 22

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ... 22

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ... 23

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ... 24

3.5. Permasalahan Pokok ... 26

3.6. Pemecahan Masalah ... 26

BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN ... 28

4.1. Umum ... 28

4.2. Prosedur Sistem Usulan ... 29

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan ... 30

4.4. Kamus Data Sistem Usulan ... 34

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan ... 44

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ... 44

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ... 46

4.5.3. ERD ( Entity Relationship Diagram) ... 51

4.5.4. LRS (Logical Record Structure) ... 51

4.5.5. Spesifikasi File ... 52

4.5.6. Spesifikasi Kode ... 57

4.5.7. Spesifikasi Program ... 63

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ... 73

4.6.1. Umum ... 73

4.6.2. Perangkat Keras ... 74

4.6.3. Perangkat Lunak ... 74

4.7. Jadwal Implementasi ... 75

BAB V PENUTUP ... 78

5.1. Kesimpulan ... 78

5.2. Saran ... 78

DAFTAR PUSTAKA ... 79

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 80

SURAT KETERANGAN RISET/ PKL ... 81

LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 82

(12)

DAFTAR SIMBOL

Notasi Keterangan

Proses atau fungsi atau prosedur; pada pemodelan perangkat lunak yang akan diimplementasikan dengan pemrograman terstruktur, maka pemodelan notasi ilnilah yang harusnya menjadi fungsi atau prosedur di dalam kode program

Catatan : nama yang diberikan pada sebuah proses biasanya berupa kata kerja.

File atau basisdata atau penyimpanan (storage); pada pemodelan perangkat lunak yang akan diimplementasikan dengan pemrograman terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya dibuat menjadi tabel-tabel basis data yang dibutuhkan, tabel-tabel ini juga harus sesuai dengan perancangan tabel-tabel pada basis data ((Entity Relasionship Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM))

Catatan : nama yang diberikan pada sebuah penyimpanan biasanya kata benda.

Entitas luar (external entity) atau masukan (input) atau keluaran (output) atau orang yang memakai/berinteraksi dengan perangkat lunak yang dimodelkan atau sistem lain yang terkait dengan aliran data dari sistem yang dimodelkan.

Catatan : nama yang digunakan pada masukan (input) atau keluaran (output) biasanya berupa kata benda.

Aliran data; merupakan data yang dikirim antar proses, dari penyimpanan ke proses, atau dari proses ke masukan (input) atau keluaran (output).

Catatan : nama yang digunakan pada aliran data biasanya berupa kata benda, dapat diawali dengan kata data misalnya “data siswa” atau tanpa kata data misalnya

“siswa”.

(13)

disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi komputer; penamaan entitas biasanya lebih ke kata benda dan belum merupakan nama tabel.

Atribut Field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas.

Atribut kunci primer Field atau kolom data yang butuh disimpandalam suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses record yang diiginkan; biasanya berupa id; kunci primer dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama).

Relasi Relasi yang menghubungkan antar

entitas;biasanya diawali dengan kata kerja.

Asosiasi/association

N

Penghubung antara relasi dan entitas dimana kedua ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian.

Kemungkinan jumlah maksimum keterhubungan antara entitas satu dengan entitas yang lain disebut dengan kardinalitas. Misalkan ada kardinalitas 1 ke N atau sering disebut dengan one to many menghubungkan entitas A dan entitas B.

nama_entitas

nama_atribut

nama_kunci_primer

nama_relasi

(14)

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar I.1 Tahapan Metode Waterfall ... 3

Gambar I.2 Tahapan Rancangan Sistem Pengolahan Data Barang ... 5

Gambar III.1 Struktur Organisasi CV Nusa Indah ... 18

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ... 20

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ... 21

Gambar III.4 Diagram Detail Proses 1 ... 22

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan ... 30

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan ... 31

Gambar IV.3 Diagram Detail Proses 1 Sistem Usulan ... 32

Gambar IV.4 Diagram Detail Proses 2 Sistem Usulan ... 33

Gambar IV.5 Entity Realtionship Diagram (ERD) ... 51

Gambar IV.6 Logical Record Structure (LRS) ... 51

Gambar IV.7 Struktur Navigasi Sistem Usulan ... 63

(15)

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel II.1 Notasi Kamus Data ... 14

Tabel II.2 Penelitian-Penelitian Terdahulu ... 15

Tabel IV.1 Spesifikasi File Admin ... 52

Tabel IV.2 Spesifikasi File Suplier ... 53

Tabel IV.3 Spesifikasi File Bagian Keuangan ... 53

Tabel IV.4 Spesifikasi File Barang ... 54

Tabel IV.5 Spesifikasi File Pemesanan ... 55

Tabel IV.6 Spesifikasi File Pengiriman ... 56

Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran ... 56

Tabel IV.8 Spesifikasi File Penjualan ... 57

Tabel IV.9 Jadwal Implementasi... 77

(16)

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A.1 Form Pemesanan ... 82

Lampiran A.2 Nota Pesanan ... 83

Lampiran A.3 List Pembelian Barang ... 84

Lampiran B.1 Kwitansi Pembayaran ... 84

Lampiran B.2 Struk Pembelian ... 85

Lampiran B.3 Laporan Stok Barang ... 86

Lampiran B.4 Laporan Penjualan ... 87

Lampiran B.5 Laporan Keuangan ... 88

Lampiran C.1 Form Pemesanan ... 88

Lampiran C.2 Form Transfer ... 89

Lampiran C.3 Konfirmasi Pembayaran... 89

Lampiran C.4 Form Pembelian ... 90

Lampiran C.5 Form Konfirmasi Pembelian ... 90

Lampiran D.1 Data Pengiriman ... 91

Lampiran D.2 Struk Transfer ... 91

Lampiran D.3 Bukti Pembayaran ... 92

Lampiran D.4 Bukti Konfirmasi ... 92

Lampiran D.5 Bukti Pembelian... 93

Lampiran D.6 Resi Pengiriman ... 93

Lampiran D.7 Laporan Pemesanan ... 94

Lampiran D.8 Laporan Penjualan ... 94

Lampiran D.9 Laporan Data Barang ... 95

Lampiran D.10 Laporan Keuangan ... 95

Lampiran E.1 Menu Utama ... 96

Lampiran E.2 Login User ... 96

Lampiran E.3 Menu Beranda ... 97

Lampiran E.4 Menu Profil ... 97

Lampiran E.5 Menu Barang ... 98

Lampiran E.6 Menu Pembelian... 98

Lampiran E.7 Konfirmasi ... 99

Lampiran E.8 Login Keuangan ... 99

Lampiran E.9 Data Keuangan ... 100

Lampiran E.10 Laporan Keuangan ... 100

Lampiran E.11 Login Admin ... 101

Lampiran E.12 Data Pemesanan ... 101

Lampiran E.13 Data Penjualan ... 102

Lampiran E.14 Data Barang ... 102

Lampiran E.15 Login User ... 103

Lampiran E.16 Laporan Penjualan ... 103

Lampiran E.17 Laporan Stok Barang... 103

Lampiran E.18 Login Supplier ... 104

Lampiran E.19 Data Pengiriman ... 104

Lampiran E.20 Laporan Pengiriman ... 105

(17)

xvi

(18)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Sistem pengolahan data adalah suatu kesatuan yang saling berkaitan untuk membentuk suatu sistem antara data dan menghasilkan suatu informasi yang bisa di pakai oleh perusahaan. CV Nusa Indah beralamat di Jl.Pancasila Tasikmalaya, merupakan Perusahan yang bergerak di bidang penjualan barang berupa tanaman bunga plastik.CV Nusa Indah adalah salah satu perusahaan yang termasuk dalam tiga perusahaan CV Nusa Indah. Pengolahan data barang di CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya masih menggunakan cara pencatatan data manual yang mana dalam proses pengadaan barang, penjualan,dan laporan.masih tercatat kurang efektif sehingga sering terjadi data yang tidak sesuai.

Dengan adanya permasalahan yang terjadi, CV Nusa Indah perlu mengubah sistem manual menjadi terkomputerisasi, sehingga dapat mempermudah pegawai dalam proses pengadaan barang, penjualan dan laporan. Karena Perkembangan sistem pengolahan data saat ini semakin berkembang dan maju.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis membuat perancangan sistem dengan judul ”Rancang Bangun Sistem Informasi Pengolahan Data Barang Pada CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya”.

(19)

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

a. Mengetahui sistem berjalan dalam proses pengolahan data barang pada CV Nusa Indah.

b. Mengetahui permasalahan yang terjadi pada sistem pengolahan data barang pada CV Nusa Indah.

c. Merancang Sistem usulan untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem pengolahan Barang pada CV Nusa Indah.

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma III pada jurusan Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

1.3.1. Teknik Pengumpulan Data

Merupakan hal yang sangat penting dalam proses pengumpulan data, dengan demikian penulis mengumpulkan data melalui cara:

a. Metode Pengamatan (Observasi)

Metode ini umumnya merupakan cara pengumpulan data secara langsung ke tempat yang akan menjadi objek penelitian, metode ini sangat bermanfaat dalam penelitian agar lebih efektif dan efisien.

b. Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan melakukan proses tanya jawab kepada pemilik CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya dimana penelitian dilaksanakan untuk

(20)

3

mendapatkan data yang akurat, proses ini tidak hanya dilakukan satu kali akan tetapi di sesuaikan dengan kebutuhan penulis.

c. Studi Pustaka (Library Reserch)

Penulis mempelajari buku-buku, internet atau sumber yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi.

1.3.2. Metode Pengembangan Sistem.

Metode air terjun atau yang sering disebut metode waterfall sering dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menggambarkan pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada pengembangan perangkat lunak, dimulai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna lalu berlanjut melalui tahapan-tahapan perencanaan (planning), permodelan (modeling), konstruksi (construction), serta penyerahan sistem ke para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan (pressman, 2012). Tahapan metode waterfall dapat dilihat pada gambar di bawah ini

Gambar I.1 Tahapan Metode Wartefall Sumber: (pressman, 2012)

(21)

Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki beberapa tahapan yang berurut yaitu: requirement (analisis kebutuhan), design system (desain sistem), Coding (pengkodean) & Testing (pengujian), Penerapan Program, pemeliharaan. Tahapan tahapan dari metode waterfall adalah sebagai berikut:

1. Requirement Analisis

Tahap ini pengembang sistem diperlukan komunikasi yang bertujuan untuk memahami perangkat lunak yang diharapkan oleh pengguna dan batasan perangkat lunak tersebut. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, diskusi atau survei langsung. Informasi dianalisis untuk mendapatkan data yang dibutuhkan oleh pengguna.

2. System Design

Spesifikasi kebutuhan dari tahap sebelumnya akan dipelajari dalam fase ini dan desain sistem disiapkan. Desain Sistem membantu dalam menentukan perangkat keras(hardware) dan sistem persyaratan dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.

3. Implementation

Pada tahap ini, sistem pertama kali dikembangkan di program kecil yang disebut unit, yang terintegrasi dalam tahap selanjutnya. Setiap unit dikembangkan dan diuji untuk fungsionalitas yang disebut sebagai unit testing.

4. Integration & Testing

Seluruh unit yang dikembangkan dalam tahap implementasi diintegrasikan ke dalam sistem setelah pengujian yang dilakukan masing-masing unit. Setelah

(22)

5

integrasi seluruh sistem diuji untuk mengecek setiap kegagalan maupun kesalahan.

5. Operation & Maintenance

Tahap akhir dalam metode waterfall. Perangkat lunak yang sudah jadi, dijalankan serta di lakukan pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru.

Tahapan- Tahapan Penelitian rancangan sistem pengolahan data barang:

Sumber: (Penelitian ,2017)

Gambar I.2 Tahapan-Tahapan Penelitian Rancangan Sistem Pengolahan Data Barang

Perencanaan

Analisa

Sistem Usulan Perancangan

Sistem Berjalan

Permasalahan Bentuk Dok

Masukan

Bentuk dok keluaran ERD

Spesifiksasi File

Struktur Kode

Spesifikasi Program

(23)

Berikut ini penjelasan tahapan-tahapan penelitian rancangan sistem pengolahan data barang

a. Perencanaan

Berdasarkan hasil penelitian pada CV Nusa Indah untuk dijadikan suatu masalah agar dapat menghasilkan sebuah rancangan sistem pada pengolahan data barang yang ada di perusahaan tersebut.

b. Analisa

Menganalisa permasalahan berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan bahwa CV Nusa Indah dalam pengolahan data barangnya masih dilakukan secara manual , sehingga sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam melakukan proses penjualan barang dan pembelian barang dari suplier dan pengontrolan barang.

c. Perancangan

Berdasarkan dari hasil analisa, penulis mencoba membuat rancangan suatu sistem usulan yang terkomputerisasi agar dapat mengatasi kendala dan permasalahan dalam perusahaan terutama dalam prosedur sistem berjalan pada perusahaan.

d. Sistem Usulan

Pada CV Nusa Indah dalam pengolahan data barang masih menggunakan sistem manual. oleh karena itu, penulis mengusulkan adanya komputerisasi sistem dalam pengolahan data barang pada CV Nusa Indah dengan menggunakan Website agar dapat mengatasi permasalahan-permasalahan dalam proses pengolahan data barang menjadi lebih baik dan meminalisir kesalahan.

(24)

7

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup penulisan hanya pada sistem informasi pengolahan data barang pada CV Nusa Indah.

1.4.1. Rumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang yang telah di kemukakan diatas, rumusan masalah yang penulis ambil adalah :

a. Bagaimana sistem berjalan pada sistem pengolahan data barang pada perusahaan CV Nusa Indah?

b. Apa masalah yang ada pada sistem pengolahan data barang pada perusahaan CV Nusa Indah?

c. Bagaiamana Solusi untuk masalah pada sistem pengolahan data barang pada perusahaan CV Nusa Indah?

1.4.2. Batasan Masalah

Penulis mencoba membatasi masalah yang ada di CV Nusa Indah yang membahas mengenai permasalahan yang didalamnya menyangkut proses pengadaan barang, penjualan dan laporan bulanan.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

(25)

BAB I PENDAHULUAN

Meliputi tentang masalah pokok secara umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Meliputi tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung dari sistem pengolahan data barang.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini penulis menguraikan analisa permasalahan dan objek penelitian, yaitu sistem pengolahan data. baik dari segi sejarah perusahaan, struktur organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data, dan spesifikasi dokumen.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Dalam bab ini penulis membahas tentang sistem pengolahan data barang usulan, analisa permasalahan dari sistem usulan, gambar perencanaan sistem dengan diagram alir data (DAD) dan spesifikasi komputer yang digunakan.

BAB V PENUTUP

Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan serta saran yang diambil dari seluruh proses yang terjadi selama melakukan penyusunan Tugas Akhir ini.

(26)

9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut Sutabri (2012 : 2) menyatakan bahwa:

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya.Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu sasaran tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya.

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang teroganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Teori sistem secara umum diuraikan oleh Kennenth Boulding, terutama menekankan pentingnya perhatian tehadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem. Suatu sisyem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu sasaran (objeectives). Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).

(27)

2.1.1. Definisi Rancang Bangun

Menurut (Rukmana & Iriani, 2012) menyatakan bahwa:

Perancangan adalah suatu proses pemilihan dan pemikiran yang menghubungkan fakta-fakta berdasarkan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan- kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan menguraikan bagaimana pencapaiannya.

2.1.2. Definisi Sistem

Menurut (sutabri, 2012) menyatakan bahwa: ”Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsure yang erat berhubungan dengan yang lain,yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”

Dari definisi tersebut dapat dirijnci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu sebagai berikut:

1. Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok-kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu sama lain dimana sifat serta kerja sama antarunsur dalam sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Contohnya sistem pernapasan merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh.

(28)

11

2.1.3. Definisi Informasi

Menurut (Tantra, 2012) menyatakan bahwa: “Sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukan dan memroses data dan menyimpannya,mengelola mengontrol dan melaporkan sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan”.

Sistem informasi dapat bersifat formal maupun informal. Sistem informasi akuntansi,produksi dan penjualan merupakan contoh sistem formal yang secara resmi memiliki tanggungjawab untuk menghasilkan informasi yang akurat.

Sedangkan sistem informasi informal adalah kebalikanya,berasal dari bagian- bagian organisasi yang tidak secara resmi memberikan informasi,seperti bagian legal.

2.1.4. Definisi Pengolahan Data

Menurut (Sutarman, 2012) menyatakan bahwa: “Pengolahan Data adalah proses perhitungan/transformasi data input menjadi informasi yang mudah dimengerti ataupun sesuai dengan yang diinginkan”.

2.1.5. Definisi Barang

Menurut (Ramli, 2013) menyatakan bahwa: “Barang adalah setiap benda atau berwujud, bergerak maupun tidak bergerak yang dapat diperdagangkan, dipakai dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang”.

(29)

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) 2.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram)

Menurut (Fathansyah, 2012) mengemukakan bahwa:

Model Entity-Relationship yang berisi komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari „dunia nyata‟

yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R).

Notasi-notasi simbolik didalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah:

1. Persegi panjang, menyatakan Himpunan Entitas.

2. Lingkaran/Elip, menyatakan Atribut (Atribut yang berfungsi sebagai key digaris bawahi).

3. Belah Ketupat, menyatakan Himpunan Relasi.

4. Garis, sebagai penghubung antara Himpunan Relasi dengan Himpunan Entitas dan Himpunan Entitas dengan Atributnya.

5. Kardinalitas Relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu-ke-satu, dan N untuk relasi satu-ke-banyak atau N dan N untuk relasi banyak-ke-banyak).

2.2.2. LRS (Logical Record Structure)

Menurut (Hasugian & Shidiq, 2012) memberikan batasan bahwa LRS adalah “sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram-ER akan mengikuti pola atau aturan permodelan tertentu dalam kaitanya dengan konvensi ke LRS”.

Perubahan yang terjadi yaitu mengikuti aturan-aturan sebagai berikut (Hasugian & Shidiq, 2012) :

(30)

13

1. Setiap entitas akan diubah kebentuk kotak.

2. Sebuah atribut relasi disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas jika hubungan yang terjadi pada diagram-ER 1:M (relasi bersatu dengan cardinality M) atau tingkat hubungan 1:1 (relasi bersatu dengan cardinality yang paling membutuhkan referensi).

3. Sebuah relasi dipisah dalam sebuah kotak tersendiri (menjadi entitas baru) jika tingkat hubunganya M:M (many to many) dan memiliki foreign key sebagai primary key yang diambil dari kedua entitas yang sebelumnya saling berhubungan.

2.2.3. DFD (Data Flow Diagram)

Menurut (Rosa A.S dan M. Shalahudin, 2013) menyatakan bahwa: “Data flow diagram atau dalam bahasa Indonesia menjadi Diagram Alir Data (DAD) representasi grafik untuk perancangan pemograman terstruktur yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diapilasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (Input) dan keluaran (Output)”.

Sedangkan Menurut (Musligudin & Oktafianto, 2016) menerangkan bahwa:

Data Flow Diagram atau DFD merupakan gambaran suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

Dengan adanya Data Flow Diagram, maka pemakai sistem yang kurang memahami dibidang Komputer dapat mengerti sistem yang sedang berjalan.

(31)

2.2.4. Kamus Data

Menurut (Rosa A.S dan M. Shalahudin, 2013) menyatakan bahwa:

“Kamus data adalah kumpulan daftar elemen-elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum”.

Pada tahap perencanaan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Untuk menunjukkan informasi- informasi tambahan di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut:

Tabel II.1. Notasi Kamus data

Sumber : Rosa A.S dan Shalahudin Tahun (2013)

2.2.5. Pengkodean

Menurut (Fahrianto & Arini, 2014) menyatakan bahwa: “Konsep dasar pengkodean adalah kesalahan (error) merupakan masalah dalam sistem komunikasi, sebab dapat mengurangi kinerja dari sistem. Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan suatu sistem yang dapat mengoreksi error. Sehingga dicari solusi pemasangan error dengan memeriksa bit”.

(32)

15

2.2.6. Tinjauan Studi (Study Literatur)

Adapun beberapa penelitian – penelitian terdahulu yang berhubungan dengan Rancang Bangun Sistem informasi Pengolahan Data Barang Pada CV Nusa Indah Tasikmalaya, yaitu :

Tabel II.2. Penelitian-Penelitian Terdahulu

No Penulis Judul Pembahasan

1

(Fendra Sukmana, Sukadi, 2014)

Sistem Informasi Pengolahan dan service Komputer Pada Sinar Terang Komputer Pacitan

Dalam Penelitian ini menganalisa pengolahan manajemen data dan mengembangkan solusi teknis yang berlaku dengan merancang sistem

informasi untuk

mendukung kegiatan oprasional perusahan dalam proses pengolahan data.

2

(Ade Solihin, Asep Deddy Supriatna, Rd.Erwin Gunadhi, 2014)

Rancang bangun sistem informasi barang masuk dan barang keluar

Membahas tentang bagaimana sistem informasi barang masuk dan barang keluar dapat

menjadi solusi

permasalahan dan proses pengolahan data barang

(33)

menjadi lebih baik dan meminalisir kesalahan.

3

(Kiki Rizki

Maulana,

Bunyamin, 2015)

Rancang Bangun Aplikasi Sistem Infornasi Penjualan Dan Stok Barang

Membahas tentang data pengolahan dan pencatatan data barang masuk dan keluar.

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan diatas dapat disimpulkan , dari penelitian terdahulu mengenai pengolahan data barang . pada CV Nusa Indah terdapat permasalahan yang membuat penulis tertarik untuk membuat suatu rancangan sistem usulan yang akan dijadikan rancangan sistem baru yang lebih efektif dalam pengolahan data barang yang ada di perusahaan tersebut. Rancangan Sistem usulan ini ialah “Rancang Bangun Sistem informasi pengolahan data barang pada CV. Nusa Indah Kota Tasikmalaya” .

Dengan adanya permasalahan yang terjadi, CV Nusa Indah perlu mengubah metode Pengolahan data yang saat ini berjalan dengan metode terkomputerisasi, sehingga dapat mempermudah pegawai dalam mengelola data barang. Karena Perkembangan sistem pengolahan data saat ini semakin berkembang dan maju.

(34)

17 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi 3.1.1. Sejarah Instansi

Perusahaan CV Nusa Indah mulai berdiri pada tahun 2012. Didirikan oleh Bapak H.Samsul Hadi. Awal mulanya perusahaan ini hanya menjual tanaman saja dengan cara berkeliling menggunakan roda yang dijajakan oleh 5 orang pegawai.

Seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan ini mengalami peningkatan dalam penjualan sehingga pemilik bisa mendirikan toko dan melakukan ekspansi yang pada akhirnya memiliki tiga toko nyaitu CV Nusa Indah collection, CV Nusa Indah Florist yang berletak di Jl.Pancasila Tasikmalaya, letak toko satu dengan yang lainnya lumayan berdekatan dan tetap sama terletak di Jl.Pancasila Tasikmalaya.

Dengan demikian perusahaan ini dapat bertahan hingga sekarang, seiring dengan bertambahnya usia dengan kata lain bertambahnya pengetahuan dan pengalaman yang di dapat dan beberapa startegi atau kebijakan yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan dalam menjalankan usahanya ini membuat perusahaan dalam menjalankan usahanya ini membuat perusahaan CV Nusa Indah semakin dikenal oleh masyarakat.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Organisasi merupakan bentuk kerja sama dan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama dalam organisasi terdapat unsur-unsur seperti

(35)

sekelompok orang yang bekerja sama atau pembagian tugas dan adanya tujuan yang dicapai. Perusahaan sebagai suatu organisasi yang membutuhkan adanya kepengurusan untuk dapat melakukan kegiatan usahanya, suatu organisasi atau social diciptakan dan ditetapkan apabila didalam terdapat pekerjaan untuk mencapai tujuan.

Struktur organisasi yang digunakan perusahaan CV Nusa Indah Dekorasi Tasikmalaya menggunakan struktur yang sederhana. Meskipun demikian tetap ada pembagian tugas dan tanggung jawab sehingga semua tidak ditanggung sendiri. untuk lebih jelasnya berikut gambar struktur organisasi perusahaan tersebut.

Sumber: (CV Nusa Indah Dekorasi, 2017)

Gambar III.1. Struktur Organisasi CV Nusa Indah Bag.Administrasi

Hj. Dedeh Rodiah

Bag.Keuangan Lis Fauziah Manager/Pemilik

H.Samsul Hadi

(36)

19

Adapun tugas dan wewenang dari struktur organisasi yang diterapkan oleh perusahaan CV Nusa Indah Dekorasi adalah sebagai berikut:

1. Manager Perusahaan

Berfungsi mengkoordinir serta mengawasi seluruh kegiatan perusahaan dalam menetapkan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan operasi perusahaan secara keseluruhan.

2. Bagian Administrasi

Berfungsi mencatat dan menangani semua sistem pengadministrasian dan kegiatan dalam perusahaan.

3. Bagian Keuangan

Berfungsi untuk menentukan harga barang, melayani pelanggan dalam pembayaran dan mengelola keuangan di perusahaan.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur pengolahan data barang pada CV Nusa Indah Dekorasi adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pengadaan Barang

Proses pengadaan barang pada CV Nusa Indah, pada prosedur ini admin mengisi form pemesanan untuk selanjutnya diajukan kepada supplier.

Kemudian, supplier akan mengirim barang beserta nota pesanan yang berisi jumlah nominal yang harus dibayar, kemudian barang diterima admin dan nota pesanan diterima oleh bagian keuangan untuk dilunasi kepada supplier, setelah pelunasan dilakukan, supplier memberikan struk pembayaran kepada bagian keuangan.

(37)

2. Prosedur Penjualan Barang

Pada proses penjualan, pembeli meminta barang pada admin. Kemudian, admin akan mengecek persediaan barang diperusahaan. Jika persediaan barang di perusahaan memenuhi kebutuhan pembeli, maka admin akan memberikan barang dan struk pembayaran kepada pembeli sebagai bukti pembayaran.

3. Prosedur Laporan

Dalam prosedur laporan ini, admin akan memberikan laporan stok barang, dan laporan penjualan, sedangkan bagian keuangan memberikan laporan keuangan kepada owner.

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan 3.3.1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.2. Diagram Konteks

(38)

21

3.3.2. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3. Diagram Nol

(39)

3.3.3. Diagram Detail Proses 1 Sistem Berjalan

Gambar III.4. Diagram Detail Proses 1

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan merupakan bentuk dari dokumen- dokumen sistem berjalan pada sistem informasi pengolahan data barang.

Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen masukan dan keluaran yang dilakukan dalam proses pengolahan data barang.

(40)

23

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan berupa dokumen yang diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Yang termasuk dokumen masukkan dalam sistem informasi pengolahan data barang:

1. Nama Dokumen : Form Pesanan (FP)

Fungsi : Sebagai permohonan pemesanan barang

Sumber : Admin

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap kali terjadi pesanan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Format : Lihat Lampiran A.1 2. Nama Dokumen : Nota Pemesanan

Fungsi : Sebagai bukti pesanan dan tagihan pembayaran pesanan

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap kali terjadi tagihan pesanan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Format : Lihat Lampiran A.2 3. Nama Dokumen : List Pembelian Barang

(41)

Fungsi : Sebagai data pembelian Barang

Sumber : Pembeli

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap kali terjadi Pembelian Barang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Format : Lihat Lampiran A.3

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem input atau disebut juga dengan dokumen keluaran. Yang termasuk dokumen keluaran dalam sistem informasi pengolahan data barang:

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran pelunasan pemesanan

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Keuangan

Frekuensi : Setiap kali terjadi pembayaran

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Format : Lihat Lampiran B.1 2. Nama Dokumen : Struk Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti pembelian dan tagihan pembelian

Sumber : Admin

Tujuan : Pembeli

(42)

25

Frekuensi : Setiap kali terjadi transaksi pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Format : Lihat Lampiran B.2 3. Nama Dokumen : Laporan Stok Barang

Fungsi : Sebagai laporan stok barang setiap bulan

Sumber : Admin

Tujuan : Owner

Frekuensi : Setiap melakukan laporan bulanan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Format : Lihat Lampiran B.3 4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai laporan penjualan bulanan

Sumber : Admin

Tujuan : Owner

Frekuensi : Setiap kali melakukan laporan penjualan bulanan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Format : Lihat Lampiran B.4 5. Nama Dokumen : Laporan Keuangan

Fungsi : Sebagai laporan keuangan bulanan

Sumber : Admin

Tujuan : Owner

(43)

Frekuensi : Setiap kali melakukan laporan keuangan bulanan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Berkas

Format : Lihat Lampiran B.5

3.5. Pemasalahan Pokok

Suatu usaha atau pekerjaan dapat dilakukan dengan baik, efesien dan efektif sangat bergantung dari sistem yang baik pula, sehingga usaha-usaha yang dijalankan sesuai dengan apa yang kita harapkan. Dalam menciptakan suatu sistem harus disesuaikan dengan situasi yang ada. Aktifitas yang baik akan menimbulkan berbagai masalah. Adapun yang terjadi pada sistem informasi pengolahan data barang sebagai berikut:

1. Pengolahan data barang masih menggunakan media kertas, sehingga proses pengolahannya membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menghasilkan informasi.

2. Masih sering terjadi kekeliruan dalam proses pengolahan data barang.

3.6. Pemecahan Masalah

Untuk menyelesaikan permasalahan diatas, penulis mengajukan beberapa alternatif pemecahan masalah yang diantaranya adalah:

1. Dibuatlah sebuah rancangan pengolahan data barang secara terkomputerisasi maka informasi yang dihasilkan lebih cepat, dan mengikuti perkembangan teknologi informasi.

(44)

27

2. Penggunaan komputer sebagai media proses pengolahan data barang dapat meminalisir kesalahan yang terjadi dalam proses pengolahannya.

(45)

28 4.1. Umum

Setelah penulis menganalisa prosedur sistem berjalan yang diterapkan sekarang ini pada proses pengelolaan barang pada CV Nusa Indah Kota Tasikmalaya, masih belum efektif karena memerlukan waktu yang tidak sedikit dan proses yang tidak singkat. Dalam sistem usulan ini, penulis lebih menekankan pada segi perkembangan teknologi informasi yang harus diikuti demi terwujudnya perkembangan dan sistem yang lebih baik lagi, salah satunya yaitu berbasis Website.

Dalam rancangan sistem usulan ini, penulis akan membahas tentang prosedur sistem usulan, Diagram Alir Data (DAD) sistem usulan, kamus data sistem usulan, spesifikasi rancangan sistem usulan, yang meliputi bentuk dokumen masukan, keluaran, Entity Relationship Diagram (ERD), spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program, serta spesifikasi komputernya juga jadwal implementasi.

Secara umum, rancangan sistem usulan ini bertujuan untuk mencoba menerapkan perkembangan teknologi informasi juga diharapkan dapat memecahkan masalah sebagaimana yang sudah dipaparkan sebelumnya.

(46)

29

4.2. Prosedur Sistem Usulan 1. Prosedur Pengadaan Barang

Pada prosedur pengadaan barang di CV Nusa Indah ini, admin mengisi form pemesanan pada website yang nantinya dapat diketahui oleh pihak supplier.

Kemudian, supplier akan mengirim barang dan menginputkan data pengiriman yang dapat diketahui oleh pihak admin, kemudian supplier akan mengirimakan barang kepada admin. Bagian keuangan kemudian akan mentransferkan nominal pengiriman berdasarkan data pengiriman tersebut melalui form transfer kepada bank dan nomor rekening yang ditentukan oleh pihak supplier dan mendapatkan bukti transfer. Setelah itu, bagian keuangan melakukan konfirmasi pembayaran melalui website dengan meng-uploadkan bukti transfer tersebut dan secara otomatis sistem dari pihak supplier akan memberikan bukti konfirmasi yang dapat dicetak oleh bagian keuangan sebagai tanda pembayaran atas pengiriman.

2. Prosedur Penjualan Barang

Pada prosedur penjualan, dalam hal ini, pembeli mengunjungi website dan mengisi form pembelian, setelah selesai, akan muncul total harga yang harus dibayar pada nomor rekening yang sudah ditentukan, kemudian pembeli akan melakukan pembayaran melalui bank dan bank akan memberikan struk pembayaran sebagai buktinya. Setelah itu, pembeli melakukan konfirmasi dengan mengisi form konfirmasi pada website dan menguploadkan struk pembayaran. Setelah selesai melakukan konfirmasi, admin akan mengirimkan barang dan bukti pembelian kepada pembeli melalui kurir, dan kurir akan mengirimkan resi pengiriman kepada admin untuk diserahkan oleh admin

(47)

kepada pembeli. Sementara barang dan resi pengiriman akan diantarkan oleh kurir untuk diberikan kepada pembeli.

3. Prosedur Laporan

Setiap bulannya, owner dapat melihat laporan pemesanan, laporan penjualan laporan data barang, dan laporan keuangan yang dikelola oleh admin dan bagian keuangan pada website.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

(48)

31

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

(49)

Gambar IV.3. Diagram Detail Proses 1 Sistem Usulan

(50)

33

Gambar IV.4. Diagram Detail Proses 2 Sistem Usulan

(51)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang berjalan mengalir di sistem dengan lengkap.

1. Nama Arus Data : Form Pemesanan

Alias : Form Pemesanan

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Admin – Proses 1.1

Proses 1.1 – Supplier

Penjelasan : Sebagai formulir permohonan pemesanan barang Periode : Setiap melakukan pemesanan

Volume : Rata-rata 2 kali dalam satu minggu Struktur Data : Header + Isi

Header = nama_form

Isi = kd_pesan + tanggal_pesan + jumlah_barang_masuk + id_supplier

@kd_pesan *berisi 11 digit*

tanggal_pesan = tahun+bulan+tanggal id_supplier *berisi 6 digit*

2. Nama Arus Data : Data Pengiriman Alias : Data Pengiriman Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Supplier – Proses 1.2

(52)

35

Proses 1.2 – Admin

Proses 1.2 – Bagian Keuangan

Penjelasan : Sebagai formulir catatan pengiriman dan tagihan pesanan Periode : Setiap setelah melakukan pemesanan

Header = nama_dokumen+tanggal_sekarang tanggal_sekarang = tahun+bulan+tanggal

Isi = 1{kd_pengiriman + kd_pesan + tgl_kirim + banyak_kirim + id_supplier + status}8

@kd_pengiriman *berisi 12 digit*

kd_pesan *berisi 12 digit*

tgl_kirim = tahun+bulan+tanggal id_supplier *berisi 6 digit*

3. Nama Arus Data : Form Transfer Alias : Form Transfer Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Bagian Keuangan – Proses 1.3 Proses 1.3 – Bank

Penjelasan : Sebagai formulir pembayaran melalui transfer dana Periode : Setiap melakukan pembayaran dan pembelian Volume : Sesuai kebutuhan

Struktur Data : Header + Isi +Footer Header = nama_bank+tgl+jam

(53)

Isi = rekening_asal + rekening_tujuan + berita + jumlah + kode_key

Footer = copyright_bank 4. Nama Arus Data : Struk Transfer Alias : Struk Transfer Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Bank – Proses 1.3

Proses 1.3 – Bagian Keuangan Bank – Proses 2.2

Proses 2.2 – Pembeli

Penjelasan : Sebagai formulir transfer dana Periode : Setiap setelah melakukan transfer Volume : Sesuai kebutuhan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = nama_bank + nama_dokumen

Isi = tgl_transfer + jam_transfer + no_referensi + tujuan_transfer + nama_penerima + jumlah + berita + jenis_transfer +

no_urut + status Footer = copyright

5. Nama Arus Data : Konfirmasi Pembayaran Alias : Konfirmasi Pembayaran Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Bagian Keuangan – Proses 1.4 Proses 1.4 – Supplier

(54)

37

Penjelasan : Sebagai formulir konfirmasi setelah melakukan pembayaran (transfer)

Periode : Setiap setelah pembayaran

Header = nama_dokumen+tanggal_sekarang tanggal_sekarang = tahun+bulan+tanggal

Isi = kd_bayar + kd_pengiriman + tgl_bayar + bukti_bayar + id_bagian_keuangan

@kd_bayar *berisi 13 digit*

kd_pengiriman *berisi 12 digit*

tgl_bayar = tahun+bulan+tanggal id_bagian_keuangan *berisi 5 digit*

6. Nama Arus Data : Bukti Konfirmasi Alias : Bukti Konfirmasi Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 1.4 – Bagian Keuangan

Penjelasan : Sebagai bukti telah melakukan konfirmasi pembayaran Periode : Setiap setelah melakukan konfirmasi

Header = logo_perusahaan+nama_dokumen

Isi = 1{kd_bayar + kd_pengiriman + tgl_bayar + bukti_bayar + id_bagian_keuangan}30

(55)

tgl_bayar = tahun+bulan+tanggal id_bagian_keuangan *berisi 5 digit*

7. Nama Arus Data : Form Pembelian

Alias : Form Pembelian

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Pembeli – Proses 2.1

Proses 2.0 – Admin

Penjelasan : Sebagai permohonan pembelian barang Periode : Setiap terjadi transaksi penjualan Volume : Rata-rata 30 transaksi sehari Struktur Data : Header + Isi

Header = nama_dokumen +logo + nama_perusahaan + tgl +jam Tgl = tahun+bulan+tanggal

Jam = jam+menit

Isi = kd_penjualan + id_admin + kd_barang + qty + harga + total + total_bayar + kembali

@kd_penjualan *berisi 13 digit*

Id_admin *berisi 6 digit*

8. Nama Arus Data : Bukti Pembelian Alias : Bukti Pembelian Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Admin – Proses 2.4

(56)

39

Proses 2.4 – Kurir Kurir – Proses 2.5 Proses 2.5 – Pembeli

Penjelasan : Sebagai bukti pembelian barang Periode : Setiap setelah melakukan pembelian Volume : Rata-rata 30 transaksi per hari Struktur Data : Header + Isi

Header = nama_dokumen+logo+nama perusahaan Isi = 1{kd_penjualan + id_admin + kd_barang +

jml_barang_keluar + tgl_penjualan + nama_pembeli + NIK + tlp}30

id_admin *berisi 6 digit*

kd_barang *berisi 6 digit*

tgl_penjualan = tahun+bulan+tanggal nik *berisi 14 digit*

9. Nama Arus Data : Bukti Pembayaran Alias : Bukti Pembayaran Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 2.1 – Pembeli

Pembeli – Proses 2.2 Proses 2.2 - Bank

Penjelasan : Sebagai bukti pengantar untuk melakukan pembayaran Periode : Setiap setelah melakukan pembelian

(57)

Volume : Rata-rata 30 transaksi per hari Struktur Data : Header + Isi

Header = nama_dokumen+logo+nama perusahaan Isi = 1{kd_penjualan + id_admin + kd_barang +

jml_barang_keluar + tgl_penjualan + nama_pembeli + NIK + tlp}30

tgl_penjualan = tahun+bulan+tanggal nik *berisi 14 digit*

10. Nama Arus Data : Form Konfirmasi Pembelian Alias : Form Konfirmasi Pembelian Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Pembeli – Proses 2.3 Proses 2.3 – Admin

Penjelasan : Sebagai konfirmasi pembayaran atas pembelian Periode : Setiap setelah melakukan pembayaran pembelian Volume : Rata-rata 30 transaksi per hari

Struktur Data : Header + Isi Header = nama_dokumen

Isi = @id_konfirmasi + tgl_konfirmasi + kd_penjualan + struk tgl_konfirmasi = tahun+bulan+tanggal

kd_penjualan *berisi 13 digit*

(58)

41

11. Nama Arus Data : Resi Pengiriman Alias : Resi Pengiriman Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Kurir – Proses 2.4

Proses 2.4 – Admin Admin – Proses 2.5 Proses 2.5 – Pembeli

Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman barang oleh kurir Periode : Setiap melakukan pengiriman barang Volume : Rata-rata 30 transaksi per hari

Struktur Data : Header + Isi Header = nama_dokumen

Isi = no_resi + pengirim + penerima+ berat 12. Nama Arus Data : Laporan Pemesanan

Alias : Laporan Pemesanan Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 – Owner

Penjelasan : Sebagai laporan data pemesanan Periode : Setiap bulan

Volume : Satu kali per bulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = nama_dokumen+logo+nama_perusahaan+tanggal Tanggal = tahun+bulan+tanggal

(59)

Isi = 1{kd_pengiriman + kd_pesan + tgl_kirim + banyak_kirim + id_supplier + status}30

@kd_pengiriman *berisi 12 digit*

Kd_pesan *berisi 12 digit*

Tgl_kirim = tahun+bulan+tanggal Id_supplier *berisi 6 digit*

Status = [On Proses|Terkirim|Diterima]

Footer = nama_admin + ttd_admin 13. Nama Arus Data : Laporan Penjualan

Alias : Laporan Penjualan Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 – Owner

Penjelasan : Sebagai laporan data penjualan Periode : Setiap bulan

Isi = 1{kd_penjualan + id_admin + kd_barang + jml_barang_keluar + tgl_penjualan}30

tgl_penjualan = tahun+bulan+tanggal

(60)

43

Footer = nama_admin + ttd_admin 14. Nama Arus Data : Laporan Data Barang

Alias : Laporan Data Barang Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 – Owner

Penjelasan : Sebagai laporan data barang Periode : Setiap bulan

Isi = 1{kd_barang + id_admin + jml_barang_masuk + jml_barang_keluar + stok}30

@kd_barang *berisi 6 digit*

Footer = nama_admin + ttd_admin 15. Nama Arus Data : Laporan Keuangan

Alias : Laporan Keuangan Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 – Owner

Penjelasan : Sebagai laporan data keuangan Periode : Setiap bulan

(61)

Isi = 1{kd_bayar + kd_pengiriman + tgl_bayar + bukti_bayar}30

tgl_bayar = tahun+bulan+tanggal

Footer = nama_ bagian_keuangan + ttd_bagian_keuangan

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem usulan dibahas juga mengenai bentuk – bentuk dari file – file maupun dokumen – dokumen dari sistem usulan yang mempunyai peranan dalam proses pengelolaan data barang pada sistem yang diusulkan, serta program – program yang digunakan pada sistem pengelolaan data barang pada CV. Nusa Indah Tasikmalaya. Dimana program data yang dimasukkan dalam komputer sangat menunjang dalam pengambilan keputusan oleh owner CV. Nusa Indah Tasikmalaya.

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Adapun dokumen – dokumen yang menjadi dokumen masukan pada sistem usulan ini, dapat dispesifikasikan seperti berikut ini:

1. Form Pemesanan

Nama Dokumen : Form Pemesanan

Fungsi : Sebagai formulir pemesanan barang

(62)

45

Sumber : Admin

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan

Media : Cetakan Komputer

Jumlah : 1 Form

Format : Lihat Lampiran C.1

2. Form Transfer

Nama Dokumen : Form Transfer

Fungsi : Sebagai formulir pembayaran melalui transfer Sumber : Bagian Keuangan-Pembeli

Tujuan : Bank

Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran transfer dana

Jumlah : 1 Form

3. Konfirmasi Pembayaran

Nama Dokumen : Konfirmasi Pembayaran

Fungsi : Sebagai formulir konfirmasi setelah transfer

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap melakukan konfirmasi pembayaran

Jumlah : 1 Form

(63)

4. Form Pembelian

Nama Dokumen : Form Pembelian

Fungsi : Sebagai formulir pembelian barang

Sumber : Pembeli

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap melakukan pembelian

Jumlah : 1 Form

5. Form Konfirmasi Pembelian

Nama Dokumen : Form Konfirmasi Pembelian

Fungsi : Sebagai formulir konfirmasi setelah membayar atas pembelian

Sumber : Pembeli

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap melakukan konfirmasi pembelian

Jumlah : 1 Form

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Adapun dokumen – dokumen yang menjadi dokumen keluaran pada sistem usulan ini, dapat dispesifikasikan seperti berikut ini:

(64)

47

1. Data Pengiriman (DP)

Nama Dokumen : Data Pengiriman (DP)

Fungsi : Sebagai catatan pengiriman barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin-Bagian Keuangan

Frekuensi : Setiap melakukan pengiriman barang

Jumlah : 1 File

Format : Lihat Lampiran D.1

2. Struk Transfer

Nama Dokumen : Struk Transfer

Fungsi : Sebagai bukti transfer dana pada suatu bank

Sumber : Bank

Tujuan : Bagian keuangan-Pembeli

Frekuensi : Setiap setelah selesai transfer dana

Jumlah : 1 Kertas

3. Bukti Pembayaran

Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pengantar untuk melakukan pembayaran

Sumber : Proses 2.1

Tujuan : Bank

(65)

Frekuensi : Setiap setelah melakukan pembelian barang

Jumlah : 1 File

4. Bukti Konfirmasi

Nama Dokumen : Bukti Konfirmasi

Fungsi : Sebagai bukti telah melakukan konfirmasi

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap setelah melakukan konfirmasi pembayaran

Jumlah : 1 File

5. Bukti Pembelian

Nama Dokumen : Bukti Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti transaksi pembelian

Sumber : Admin

Tujuan : Pembeli

Frekuensi : Setiap melakukan transaksi pembelian

Jumlah : 1 halaman

6. Resi Pengiriman

Nama Dokumen : Resi Pengiriman

(66)

49

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Kurir

Tujuan : Admin-Pembeli

Frekuensi : Setiap dilakukan pengiriman barang

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

7. Laporan Pemesanan

Nama Dokumen : Laporan Pemesanan

Fungsi : Sebagai catatan data pemesanan

Sumber : Admin

Tujuan : Owner

Frekuensi : Setiap bulan

Jumlah : 1 Berkas

8. Laporan Penjualan

Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai laporan data penjualan

Sumber : Admin

Tujuan : Owner

Jumlah : 1 Berkas

(67)

Format : Lihat Lampiran D.8 9. Laporan Data Barang

Nama Dokumen : Laporan Data Barang

Fungsi : Sebagai laporan data barang

Sumber : Admin

Tujuan : Owner

Jumlah : 1 Berkas

10. Laporan Keuangan

Nama Dokumen : Laporan Keuangan

Fungsi : Sebagai laporan data keuangan

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Owner

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan

Jumlah : 1 File

(68)

51

4.5.3. ERD (Entity Relationship Diagram)

Hubungan antara entitas – entitas yang saling berhubungan yang terjadi pada sistem usulan pengelolaan data barang pada CV. Nusa Indah ini digambarkan pada sebuah Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical Record Structure (LRS) seperti berikut ini:

Gambar IV.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

4.5.4. LRS (Logical Record Structure)

Gambar IV.6. Logical Record Structure (LRS)

(69)

4.5.5. Spesifikasi File 1. Spesifikasi File Admin

Nama File : File Admin

Akronim : Tabel_Admin

Fungsi : Untuk menyimpan data staf admin Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 101 karakter Kunci Field : id_admin