JOBDESK KEPANITIAAN KAJIAN ISLAM 2024
Steering Committee:
• Menyusun dan menjabarkan Konsep (grand desain) Kajian Islam 2024
• Membentuk Kepanitiaan OC
• Mengarahkan dan mengontol OC dalam menjalankan Kajian Islam 2024
• Memberikan pilihan alternatif solusi atau masalah yang terjadi
• Bersama OC mengevaluasikan keseluruhan rangkaian acara kegiatan
• Bertanggung jawab kepada Ketua Umum HMJ Kabinet Abyakta Adhinatha Organizing Committee:
• Ketua OC mengkoordinasikan panitia
• Mengkonsep secara detail dan mendistribusikan tugas-tugas kepanitiaan Kajian Islam 2024
• Membuat SOP dan Jobdesk tiap divisi dalam kepanitiaan
• Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan
• Berkoordinasi dengan SC
• Bertanggung jawab kepada SC
• Meminta laporan kepada penanggung jawab tiap divisi Sekretaris OC:
• Membuat Notulensi Rapat
• Menyusun agenda rapat bersama OC
• Mencatat hal-hal terkait kepentingan kegiatan Kajian Islam 2024
• Melakukan scheduling untuk setiap kegiatan Kajian Islam 2024
• Membuat surat-surat serta proposal yang dibutuhkan dalam kegiatan Kajian Islam 2024
• Menyeleksi surat-surat yang masuk
• Bertanggung jawab kepada Organizing Committee (OC) Bendahara OC:
• Berkoordinasi dengan ex-off Kajian Islam 2024 dalam mengatur dan mengelola Keuangan.
• Mengatur Sirkulasi dan Mengorganisir anggaran keuangan untuk seluruh divisi dan dibuat dalam bentuk draft pengeluaran dan pemasukan
• Menerima rancangan anggaran yang di ajukan oleh tiap divisi
• Membuat laporan keuangan secara tertulis dengan disertai nota-nota yang ada dan berhubungan dengan kepanitiaan Kajian Islam 2024
• Bertanggungjawab kepada Organizing Committee (OC)
Divisi Acara:
• Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
• Berkoordinasi dengan divisi logistik dalam menyusun daftar perlengkapan yang dibutuhkan
• Berkoordinasi dengan divisi PDD dalam mendekor setiap tempat kegiatan
• Menentukan narasumber yang biasanya mengisi acara
• Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
• Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia
• Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi acara
• Bertanggung jawab kepada Organizing Committee (OC) Divisi Humas:
• Membuat dan mengirim redaksi undangan setiap rapat kegiatan Kajian Islam 2024
• Menghubungi sekaligus mengundang pengisi acara Kajian Islam 2024
• Membantu bagian dalam kepanitiaan, yaitu mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
• Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara
• Menemui dan meminta pihak-pihak tertentu dalam kepentingan kegiatan Kajian Islam
• Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan divisi
• Bertanggung jawab kepada Organizing Committee (OC) Divisi Logistik:
• Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
• Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
• Mencari dan menyiapkan keperluan acara
• Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.
• Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
• Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
• Mengatur jadwal pembagian pengembalian barang panitia dalam kegiatan Kajian Islam 2024
• Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Organizing Committee (OC)
• Bertanggung jawab kepada Organizing Committee (OC)
Divisi Kestari:
• Membantu sekretaris oc perihal administrasi kegiatan Kajian Islam 2024
• Membuat absensi panitia dan mendata panitia
• Menyimpan pengarsipan dokumen-dokumen
• Membantu desain kebutuhan acara
• Membuat Blogger Kajian Islam 2024
• Membuat dan mendesign Sertifikat Panitia
• Bertanggung jawab kepada Organizing Committee (OC)
Divisi Konsumsi
• Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
• Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
• Mengurus biaya konsumsi
• Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
• Berkoordinasi dengan bendahara OC terkait list kebutuhan dan anggaran
• Bertanggung jawab kepada Organizing Committee (OC)
Divisi PDD
• Membuat hal yang dirasa perlu untuk di dipublikasikan
• Membuat dan mencetak ID Card panitia dengan dibantu divisi logistik
• Membuat dan mendesain plakat
• Memastikan ketersediaan kamera untuk dokumentasi
• Mendokumentasikan acara
• Membuat laporan dokumentasi akhir acara
• Berkoordinasi dengan acara mengenai dekorasi tempat kegiatan Kajian Islam 2024
• Mencetak spanduk, backdrop, dan banner dengan di bantu divisi logistik
