Tugas : Magang Krida “Telaah Instrumen PAD”
Nama : Fajar Heru Trihanggo No Urut : 09
A. Tata Naskah Dinas
Tata Naskah Dinas adalah Pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah Dinas adalah Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan Pembangunan.
Dalam Kementerian Perhubungan terkait Tata Naskah Dinas diatur dalam Keputusan Menteri Perhubungan Republik Nomor KM 41 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Perhubungan. Dalam aturan ini mengatur tentang Jenis format Naskah dinas, pembuatan naskah dinas, pengamanan naskah dinas, kewenangan penandatanganan dan pengendalian tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian Perhubungan dan dalam instansi saya Pusat Pengembangan SDM Aparatur Perhubungan sudah menerapkan aturan tersebut dalam pembuatan Naskah Dinas baik itu Naskah Dinas Arahan, Naskah Dinas Korespodensi atau Naskah Dinas Khusus.
B. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan/ struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip.
Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Dalam Klasifikasi di instansi saya menggunakan dasar Keputusan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor KP 1958 Tahun 2018 tentang Kode klasifikasi Arsip Kementerian Perhubungan. Dalam sistem Klasifikasi Arsip tersebut menggunakan Format Alfanumerik yaitu Kode klasifikasi perpaduan antara huruf dan angka.
C. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Undang – undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan , Pasal1 (22) yaitu daftar yang berisi sekurang – kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Jadwal retensi Arsip digunakan sebagai alat kontrol untuk mengetahui dan mengidentifikasi kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan; Untuk penyusutan arsip; serta Untuk penyelamatan arsip.
Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di Instansi saya mengacu pada Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 79 Tahun 2010 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Perhubungan sedangkan untuk Jadwal Retensi Arsip Substansi diatur dalam Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 92 Tahun 2014 Tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif di lingkungan Kementerian Perhubungan.
