PROJECT ASSIGNMENT
PEMBUATAN DASHBOARD ONLINE UNTUK OPTIMALISASI KINERJA UPT CREW KA SEMARANG PONCOL
Pelatihan Supervisory Management Development Program Angkatan II Tahun 2024
Disusun Oleh :M RIF’AN NIPP. 43246
Kedudukan :
UPT CREW KA SEMARANG PONCOL UNIT OPERASI DAOP IV SEMARANG PT KERETA API INDONESIA (PERSERO)
LEMBAR PENGESAHAN PROJECT ASSIGNMENT
PEMBUATAN DASHBOARD ONLINE UNTUK OPTIMALISASI KINERJA UPT CREW KA SEMARANG PONCOL
Digunakan sebagai Laporan Project Assignment pada Program Pembelajaran Jarak Jauh Supervisory Management Development Program
Angkatan II Tahun 2024
M RIF;AN NIPP. 43246
SEMARANG, 21 Februari 2024
Pengesahan
KUPT Crew KA Semarang Poncol
MUCHAMAD TAUFIK NIPP. 48588
ii
ABSTRAK
Ketersediaan data yang cepat dan valid menjadi kebutuhan yang vital bagi Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang poncol, terutama pada era digital ini. Ketika hendak membutuhkan data yang akan di gunakan untuk laporan atau untuk pemberkasan Awak Ka untuk pengajuan sertifikasi Awak Sarana Perkeretaapian atau pembaruan data sering kali terkendala dengan pencarian dokumen yang butuhkan karena masih tersimpan manual di beberapa Computer Kantor Crew Ka Semarang Poncol.
Secara langsung penulis melakukan pengamatan atas permasalahan yang ada di Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol untuk mengexplorasi pemanfaatan aplikasi bawaan Google, dengan membuat aplikasi Dashboard Online Crew Ka Semarang Poncol sebagai suatu solusi pengelolaan data dan dokumen yang efektif dan efisien untuk Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol.
Dengan dibuatnya DASHBOARD ONLINE UPT Crew Ka Semarang Poncol ini data dan dokumen Crew Ka Semarang Poncol terintegrasi secara online tidak ada lagi pelaporan data yang tidak valid atau pengajuan Sertifikasi Awak Sarana Perkeretaapian yang terlambat diajukan karena tidak lengkap atau tidak valid persyaratan administrasinya.
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunian-nya sehinga saya dapat menyelesaikan Projeck Assignment dengan judul
“PEMBUATAN DOSHBOARD ONLINE UNTUK OPTIMALISASI KINERJA UPT CREW
KA SEMARANG PONCOL” dengan baik dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, dalam kesempatan ini saya ingin menyampaikan terimakasih yang tulus kepada semua fihak yang telah memberikan dukungan, bantuan dan motivasi selama penulisan Project Assignment ini.
Project Assignment ini merupakan hasil kerja penulis dengan dibantu berbagai fihak yang telah bekerja keras untuk menjawab tantangan dalam membuat suatu sisten pengelolaan data yang terintegrasi dan dapat di akses dari manapun, guna pelaporan data dan melengkapi data untuk pengajuan sertifikasi Awak Sarana Perkeretaapian di Unit pelaksana teknis Crew Ka Semarang poncol Daop IV Semarang.
Selain untuk pelaporan data dan melengkapi data sertifikasi juga sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Pembelajaran Jarak Jauh Supervisory Management Development Program (SMDP) Angkatan II Tahun 2024.
Perkenankan penyusun mengucapkan terima kasih yang mendalam kepada :
1. Bpk M. Taufiq selaku KUPT Crew Ka Semarang Poncol Daop IV Semarang 2. Bpk. Sudrajat selaku Trainer Pembimbing PJJ SMDP angkatan II tahun 2024
3. Para Pengajar PJJ SMDP Angkatan II Tahun 2024 Training and Education Ir.H Juanda 4. Isteri dan Keluarga tercinta yang sudah memberikan support dan dukungan moril dan
material
5. Teman satu Unit dan Teman Sejawat yang yang telah memberikan semangat dan bantuan kepada saya sehingga Project Assignment ini dapat terselesaikan dengan baik
Tanpa kerjasama dan dukungan mereka, Project Assignmen ini tidak akan dapat terealisasi dengan baik. Saya menyadari bahwa Project Assignmen ini masih banyak kekurangan dan keterbatasan. Oleh karena itu kritik dan saran serta masukan dari pembaca sangat saya harapkan guna perbaikan di masa mendatang.
M. Rif’an Nipp;
43246
Semoga Project Assignmen ini dapat memberikan manfaat dan kontribusi positif, tidak hanya bagi Unit Pelaksana Tehnis Crew Ka Semarang Poncol saja, tetapi juga bagi pembaca yang ingin mendalami topik sejenis.
Akhir kata, saya berharap semoga Project Assignmen ini dapat memberi sumbangan meskipun kecil dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi, serta memberikan inspirasi bagi penulis -penulis berikutnya.
Semarang 21 Februari 2024
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
ABSTRAK ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang ... 1
1.2Rumusan Masalah ... 1
1.3 Maksud dan Tujuan Penulisan...2
1.4 Manfaat Penulisan...2
BAB II PEMBAHASAN 2.1Profil Unit ... 3
2.2LandasanTeori ... 4
2.2.1 Konsep Dashboard Crew Ka SMC...4
2.2.2Google Slides ... 4
2.2.3Google Dokumen……….……,, ... 5
2.2.4Google Drive ... 6
2.3Analisis Masalah ... 6
2.3.1 Diagram Fisbone...6
2.3.2 Metode 5W1H...7
2.4 Penyelesaian Masalah (Metode PDCA)...9
2.4.1 Plan...9
2.4.2 Do...10
2.4.3 Check…...11
2.3.4 Action...11
2.5Timeline ... 13
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan...14
3.2 Saran...14
DAFTAR PUSTAKA ... 15
LAMPIRAN...16
DAFTAR TABEL
Tabel 2.3.2 Tabel Analisa Masalah Dengan Metode 5W1H...7 Tabel 2.4.6 Tabel Analisa Masalah Dengan Metode PDCA...11
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Crew Ka SMC...3
Gambar 2.2.1 Tampilan Depan Dashboard CKA SMC...4
Gambar 2.3.1 Diagram Fishbone tentang Penyebab Masalah...6
Gambar 2.4.1 Pengumpulan data dan dokumen ASP...8
Gambar 2.4.2 Tampilan Menu utama Dashboard CKA SMC...9
Gambar 2.4.3 Proses pembuatan Dasboard CKAsmc di google Slides...10
Gambar 2.4.4 Proses Copy Link dari Google Drive...10
Gambar 2.4.5 Proses Paste Link di menu Dashboard CKA SMC...11
Gambar 2.4.6 Gambar Time Line...11
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Dalam Sebuah Unit Kerja, pengelolaan dokumen adalah hal yang penting dan harus tertata dengan rapi dalam sebuah wadah/tempat sehingga mudah dalam pencarian ketika hendak digunakan dan dikelola secara khusus
Perlu diketahui bahwa UPT Crew Ka Semarang Poncol dari keseluruhan 244 Pegawai Yang ada di Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol tidak terdapat formasi Pegawai Administrasi. Sehingga untuk urusan keadministrasian dilakukan oleh Penyelia, Instruktur, Wkupt dan KUPT sehingga dokumen Crew Ka Semarang Poncol tidak terintegrasi dalam satu wadah. Hal inilah yang menjadikan kinerja Crew Ka Semarang Poncol menjadi kurang efektif terutama dalam hal penyimpanan dokumen kantor
Dengan pengamatan langsung penulis memahami system penyimpanan dokumen di Crew Ka Semarang Poncol yang kurang efektif dan berusaha mencari satu solusi terkait penyimpanan dokumen yang terintegrasi dalam satu wadah dengan pembuatan Dasboard Online Crew Ka Semarang Poncol
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada pada latar belakang maka Penulis dapat rumusan masalah penyimpanan dokumen yang kurang tertata rapi dan masih manual menjadikan kinerja Unit Pelaksana Teknis Crew Ka semarang Poncol menjadi kurang efektif terutama dakam hal pengelolaan dokumen
Kemudian yang menjadi rumusan masalah bagaimana cara pembuatan Dasgboard online untuk optimalisasi kinerja Crew Ka Semarang Poncol dapat mengoptimalkan kinerja Crew Ka Semarang Poncol
1
1.3 Maksud dan Tujuan
Dengan dibuatnya Daskboard Online Upt Crew Ka Semarang Poncol dimaksudkan sebagai:
1. Wadah dari semua dokumen UPT Crew Ka Semarang poncol
2. Sebagai tempat mencari data ASP yang diperlukan untuk pemberkasan ASP yang akan mengikutii Uji Sertifikasi
3. Sebagai tempat untuk pembaruan data Upt Crew Ka Semarang Poncol 1.4 Manfaat
1.4.1 Manfaat bagi diri sendiri
Dapat mengembangkan kemampuan diri agar lebih faham dan terarah dalam menjalankan pekerjaan, terkait pengelolaan data guna pelaporan dan pembaruan data serta pemberkasan dokumen ASP guna uji sertifikasi.
1.4.3 Manfaat bagi Perusahaan
Dapat meningkatkan kinerja Pegawai PT Kereta api Indonesia (Persero) Khususnya di Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol dalam hal pengelolaan data dan dokumen.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Profil Unit
Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol adalah Sub Unit Dibawah Unit Operasi Daop IV Semarang yang kantornya berada di sisi kiri dari arah keluar Stasiun Semarang Poncol dengan Alamat, Kantor UPT CREW KA Semarang poncol Jl. Imam bonjol kel.Purwosari Semarang Utara Jawa Tengah (50172).
Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol menaugi 209 Awak Sarana Perkeretaapian yang terdiri dari 25 Awak Sarana Perkeretaapian tingkat Pertama, 171 Awak Sarana Perkeretaapian tingkat Muda dan 13 Awak Sarana Perkeretaapian tingkat Madya,
Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggung jawabnya Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol dipimpin oleh Seorang Kepala Unit Pelaksana Teknis dan dibantu oleh seorang Wakil Kepala Unit Pelaksana Teknis. untuk tugas keseharianya Kepala Unit Pelaksana Tehnis Crew Ka Semarang poncol juga dibantu oleh 9 (sembilan) Instruktur dan 4 (empat Penyelia Dinas).
Sesuai tupoksinya setiap Instruktur membawahi maksimal 24 Awak Ka sebagai Awak Ka Binaan dan Penyelia Dinas mengatur Penugasan Awak Sarana Perkeretaapian.
2.1Gambar Struktur Organisasi UPT Crew Ka Smc
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Konsep Dashboard Online
Dasdhboard Online Crew Ka Semarang Poncol sebagai Aplikasi yang berisi data dan dokumen lengkap yang dapat di Update secara Online dan dapat digunakan untuk pelapoaran data atau untuk melengkapi dokumen Awak Sarana Perkeretaapian yang akan mengikuti uji kecakapan Awak Sarana Perkeretaapian.
Dengan menggunakan Google Slides Presentatian sebagai tampilanya menjadikan Dashboard Online Crew Ka Semarang Poncol menjadi lebih menarik dalam tampilanya deangan banyak menu yang tertera dan sudah terhubung dengan file-file yang sudah tersimpan di Google Drive Crew Ka Semarang Poncol.
2.2Tampilan depan Dashboard Crew Ka Smc
Menu Dashboard Online Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol dapat di klasifikasikan sbb:
● Dokumen UPT Crew Ka
● Dokumen ASP Crew Ka Semarang Poncol
2.2.2 Google Slides
Google Slides adalah program presentasi yang disertakan sebagai bagian dari rangkaian rangkaian Doodle Docs berbasisi wab bebas yang ditawarkan oleh
Google, Google Slides tersedia sebagai aplikasi wab, aplikasi seluler untuk android, IOS, dan sebagai aplikasi dekstopdi google croom OS. [7]
Aplikasi ini memungkinkan penguna membuat dan mengedit file secara online sambal berkolaborasi dengan pengguna lain secara real-time.Pengeditan dilacak oleh pengguna dengan riwayat revisi yang menunjukan perubahan. Posisi editor disorot dengan warna khusus editor serta system perizinan mengatur apa yang dapat dilakukan pengguna. Dengan demikian keamanan atas datayang ada didalamnyaterjaga dengan baik yanya pada akun-akun yang sudah diaturdan diijinkan untuk mengakses.
Berikut adalah kelebihan Google Slides :
a. Pengguna dapat menggunakan Google Slides secara gratis dan tanpa perlu melakukan instalasi dengan akses melalui halaman Google Slides menggunakan akun Gmail.
b. Pengguna dapat membuat, membuka, serta mengedit dokumen darimana pun dan kapanpun (selama perangkat terhubung internet).
c. Memiliki tingkat keamanan yang baik Google Slides menjamin keamanan pada setiap dokumen yang telah dibuat, sehingga tanpa persetujuan akses dari pengguna maka dokumen tidak dapat diakses oleh pengguna lain.
2.2.3 Google Dokumen
Google Dokumen adalah sebuah layanan pengolah kata, yang merupakan salah satu bagian dari suite Google Docs Editors dari Google, yang juga terdiri dari Google Sheets , Google Slides, Google Drawings, Google Formulir, Google Sites, dan Google Keep. Google Dokumen dapat diakses dengan sebuah peramban web sebagai sebuah aplikasi berbasis web. Google Dokumen juga tersedia dalam bentuk aplikasi seluler di Android dan iOS, dan sebagai aplikasi desktop pada Chrome OS.[6]
Google Dokumen memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit berkas secara daring dan berkolaborasi dengan pengguna lain secara waktu nyata.
Hasil penyuntingan dilacak oleh pengguna yang membuat suntingan, dengan
sebuah riwayat revisi yang menampilkan perubahan. Posisi editor disorot dengan warna dan kursor khusus. Terdapat sebuah sistem perizinan yang mengatur apa yang dapat dilakukan pengguna. Pembaruan telah memperkenalkan fitur menggunakan pemelajaran mesin, termasuk "Explore (Jelajahi)", yang menawarkan hasil pencarian berdasarkan isi dari dokumen, dan "Action items (Butir tindakan)", yang memungkinkan pengguna untuk menugaskan pengguna lain.
Google Dokumen dapat membuka dan menyimpan dokumen dalam format Open Document standar dan juga dalam format Rich Text, teks Unicode, HTML yang di-zip. dan Microsoft Word. Dokumen dapat diekspor menjadi format PDF dan EPUB.
2.2.4 Google drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan data tersinkronisasi yang dikembangkan oleh Google. Diluncurkan pada tanggal 24 April 2012, Google Drive memungkinkan penggunanya untuk menyimpan data di server mereka, mensinkronisasi data di perangkat yang berbeda, dan saling berbagi berkas[8].
Selain situs web, Google Drive juga menyediakan aplikasi-aplikasi dengan kemampuan offline untuk Windows dan komputer-komputer macOS, dan Android serta perangkat iOS. Google Drive meliputi Google Docs , Google Sheets , dan Google Slides, yang mana merupakan bagian dari Google Docs Editor yang mengizinkan mengedit dokumen secara bersamaan atau berkelompok, spreadsheets, presentasi, menggambar, formulir, dll. File-file yang dibuat dan diedit melalui Google Docs akan tersimpan di Google Drive.
"Persyaratan sistem dan browser - Komputer - Bantuan Drive" . support.google.com.
2.3 Analisis Masalah
Dalam melakukan analisa masalah, penulis menggunakan diagram Fishbone untuk menganalisa penyebab paling potensial dan juga menggunakan metode pendekatan5W+1H (What, Who, Why, When, Where, How).
2.3.1 Diagram Fishbone
Diagram Fishbone atau Diagram Tulang Ikan adalah diagram yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi faktor - faktor yang signifikan dalam memberikan suatu efek dari suatu masalah yang ada.
Diagram ini terdiri dari dua bagian yaitu :
a. Bagian Kepala Ikan: kepala ikan bisaanya selalu terletak di sebelah kanan.
Di bagian ini tertulis permasalahan yang dihadapi yang ingin dicari penyebabnya.
b. Bagian Tulang Ikan: pada bagian tulang ikan ditulis kategori - kategori yang bisa berpengaruh terhadap permasalahan yang ada, dalam Project Assignment kali ini berdasarkan data yang ada, penulis
menerapkan 4 (empat) kategori, yaitu : Man (manusia), ,Machine (mesin) Methot (metode) dan Environment (lingkungan). Kemudian, untuk masing-masing kategori dituliskan semua penyebab yang mungkin bisa
menjadi akar permasalahan.
Gambar 2.3.1 Diagram Fishbone tentang penyebab masalah
Bagian tulang ikan pada Diagram Fishbone memuat penyebab permasalahan yang timbul dan untuk dicari solusinya, Dari beberapa penyebab yang didapatkan oleh penulis bahwa akar permasalahan terdapat pada kategori Man ( Manusia ) dengan
penyebab paling potensial adalah Belum meratanya kemempuan pekerja dalam membuat suatu sistem pengelolaan data secara online
MAN
- Kemampuan pekerja tidak merata - Perlunya peningkatan sdm
MACHINE
- Pc kontor terbatas
- Belum adanya pengadaan Laptop pribadi
METOD
- Belum adanya jaringan internet - Tidak dipasangnya Wifi
ENVIRONMENT
- Lingkungan kurang yang ramai - Ruang Kerja Bersama
AKAR MASALAH
Belum adanya Tempat penyimpanan dokumen yang terstandarisasi
Tabel 2.2.3 tabel analisa masalah dengan fishbone
2.3.2 Metode 5W1H (What, Who, Why, When, Where, How)
Metode 5W+1H ini memiliki sifat sederhana, serba guna dan dapat memperoleh informasi secara menyeluruh. Metode ini merupakan panduan yang memuat beberapa pertanyaan (What, Who, Why, When, Where, How) sebagai dasar bagi pengumpulan informasi guna pemecahan masalah. Setelah menentukan penyebab masalah menggunakan diagram Fishbone, selanjutnya untuk memperoleh informasi secara menyeluruh terkait dengan permasalahan, analisa masalah akan dibahas dengan menggunakan metode 5W1H sebagai berikut :
WHAT
Apa yang menjadi subyek PA?
Penyimpanan Dokumen masih manual dan tidak terintegrasi WHO
Siapa saja yang terlihat ?
KUPT,WKUPT, Instruktur, Penyelia Dinas
WHY
Mengapa bisa terjadi ?
Masih menggunakan sistem manual
WHEN
Kapan penelitian dilakukan ?
20 Januari s/d 28 Februati 2024
WHERE
Dimana tempat penelitian dilakukan ?
UPT Crew Ka Semarang poncol
HOW
Bagaimana penyelesaian masalah yang terjadi ?
Pembuatan Dashboard online Upt Crew Ka Semarang Poncol
Tabel 2.3.2 Tabel Analisa Masalah Dengan Metode 5W1H
2.4 Penyelesaian Masalah dengan Metode PDCA
Tahap penyelesaian masalah merupakan tindaklanjut dari analisis masalah dalam penyelesaian masalah yang diangkat penulis menggunakan metode PDCA (Plan, Do, Check, Act) yaitu suatu proses pemecahan masalah dengan empat langkah yang umum Digunakan dalam pengendalian kualitas
2.4.1 Plan (Perencanaan)
Dalam kegiatan perencanaan ini yang dilakuakan adalah melakukan analisa dan pengumpulan data yang masih tersimpan manual di beberapa perangkat komputer untuk kemudian diolah sebagai bahan pembuatan Dashboard onlin Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol,dan disimpan didalam google Drive Crew Ka
semarang Poncol selain hal tersebut team berkordinasi dengan beberapa fihak antara lain :
1. Kepala unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang poncol sebagai penanggung jawab pembuatan DASHBOARD online Crew Ka Semarang Poncol
2. Kordinasi dengan Penyelia dinas dan Instruktur guna pengumpulan data yang akan digunakan untuk pembuatan Dashboard online Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol.
3. Kordinasi dengan Awak Sarana Perkeretaapian Crew Ka Semarang Poncol terkait data awak Sarana Perkeretaapian Crew Ka Semarang Poncol yang akan digunakan sebagai bahan pembuatan Dashboard online Unit Pelaksana Teknis crew Ka Semarang poncol.
Sehingga diperoleh data yang valid yang dibutuhkan untuk pembuatan Dashboard online Unit Pelaksana Teknis Crew Ka semarang Poncol.sebagai suatu solusi yang efektif dalam pengelolaan data bagi Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol agar lebih mudah dalam proses pemberkasan Awak Sarana
Perkeretaapian guna pengajuan sertifikasi. juga dalam pembaruan data di Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol. Berikut merupakan gambar proses pengumpulan data Awak Sarana perkeretaapian.
gambar 2.4.1 pengumpulan data ASP di google drive
2.4.2 Do (Melakukan)
Selanjutnya pada tahap Do (melakukan) yaitu membuat Dashboard Online kegiatan yang dilakukan adalah mengumpulkan data dan dokumen yang dibutuhkan
dan menyimpanya dalam beberapa folder sesuai dengan ketagorinya di Geoogle Drive Crew Ka Semarang Poncol.
Gambar 2.4.3 Pengumpulan Data Crew Ka Smc
Tindakan berikutnya adalah pembuatan Presentasi di google slides, Presentasi digunakan sebagai tampilan dari DASHBOARD CREW KA SMC sehingga tampilan DASHBOARD Unit Pelaksana Teknis Crew Ka Semarang Poncol akan terlihat bagus dengan susunan menu yang tertata rapi sehingga mudah bagi pengunaya ketika akan mencari data yang di butuhkan
Gambar 2.4.3 Pembuatan Presentasion di google Slides
Berikutnya adalah menghubungkan/conecting dari data dan dokumen yang telah tersimpan di google drive Crew Ka semarang Poncol dengan Presentasi yang telah di buat di google Slides dengan mengcopy URL (Uniform Resource Location) dari folder di google drive Crew Ka Semarang Poncol dan menempelkanya di menu Presentasi di Google Slides sesuai dengan isi nya
Gambar 2.4.4 Copy link Folder/file dari google Drive
Gambar 2.4.5 Paste link di menu Presentasi
2.4.3 Check (Pengendalian)
Pada tahap checking atau pengendalian adalah tahapan memantau dan mengevaluasi untuk mengetahui keefektifan penggunaan aplikasi Dashboard Online UPT Cew Ka SMC,termasuk memantau fungsi dari google docs,google sheet, yang tersimpan dalam google drive Crew Ka Semarang Poncol dalam pengelolaan data sehingga dapat dipastikan semua apliaksi pendukung dapat bekerja seperti yang di inginkan.
Dari proses checking ini juga bisa diketahui semua data yang dibutuhkan sudah terkumpul, dan sudah terhubung dengan menu di Dashboard online Crew Ka Smc baik data Awak Sarana Perkeretaapian seperti data diri, foto, Smartcard, ID, dll, begitujuga
data Unit Pelaksana Teknik Crew Ka Semarang Poncolseperti Profil Crew Ka,Tupoksi, SO, pantauan Sertifikasi, dll.
2.4.3 Action (Tindakan)
Pada tahapan ini adalah Efektifitas penggunaan Dashboard Online Crew Ka semarang Poncol untuk meningkatkan efisiensi kerja Crew Ka Semarang poncol dalam hal pemgelolaan dokumen Crew Ka Semarang Poncol.
Dibawah ini adalah SOP pengunaan Dasbord Online Unit Pelaksana teknis Crew Ka Semarang Poncol sbb :
1. Buka Link Dashboard Crew Ka Smc dan akan terbuka halaman depan Dashboard.
2. Pilih salah satu menu sesuai yang diingiinkan.
3. Akan tersaji dokumen yang tersimpan di google drive Crew Ka Smc 4. Gunakan dokumen sesuai kebutuhan
5. Selesai penggunaan keluar dengan menu exite
2.4.2 Tampilan menu Dashboard Crew Ka Smc
2.5 Timeline
Timeline adalah sebuah daftar visual dari tugas atau aktivitas yang dibuat berdasarkan urutan waktu.seperti pada gambar berikut
KEGIATAN PIC JAN FEB MAR
III IV I II III IV I II
PLAN 1.Kordinasi dengan KUPT 2.Kordinasi dengan Instruktur 3.Kordinasi dengan Penyelia
Dinas
4.Kordinasi dengan ASP
KUPT Crew Ka
Smc
DO Proses pembuatan Dashboard Crew Ka Semarang Poncol
KUPT Crew Ka
Smc CHECK Melakukan pengecekan data
dan dokumen serta evaluasi kinerja Dashboard Online Crew Ka Smc
KUPT Crew Ka
Smc
ACTION Evektifitas penggunaan
Dashboard Online Crew Ka Smc
KUPT Crew Ka
Smc
Gambar 2.4.6 timeline
Berikut manfaat menggunakan Timeline Project antara lain : 1. Membantu memvisualisasikan gambaran proyek.
2. Membantu semua orang dalam tim mengetahui tugas mereka dan bagaimana mereka terlibat hingga suatu tugas dinyatakan berhasil.
3. Mengontrol dan melacak tugas apa yang sedang dikerjakan, jika terjadi kendala dapat mengetahui di mana kendalanya dan kapan itu terjadi sehingga dapat segera diatasi.
4. Mencegah hambatan yang mungkin akan terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan preventif.
5. Jika terjadi kendala atau hambatan yang mengharuskan dilakukan perubahan rencana, maka planning dapat diubah dengan mudah.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kesimpulan atas penulisan Project Assignment ini, berdasarkan urauian dan penjabaran diatas bahwa penyimpanan data dan dokumen di Crew Ka Semarang Poncol yang kurang tertib dan dan masih manual menjadikan kurang efektif dan kurang efisienya kinerja Unit Pelaksana Teknis Crew KA Semarang Poncol dalam hal keadministrasian.
Dengan dibuatnya Aplikasi DASHBOARD ONLINE CREW KA Semarang Poncol ini ini dapat meningkatkan kinerja Unit Pelaksana Teknis CREW KA Semarang Poncol terkait dengan Pengelolaan data dan dokumen Crew Ka Semarang poncol.
3.2 Saran
Saran penulis terkait dengan pengelolaan data dan dokumen sbb:
a. Pengelolaan Data dan Dokumen di sebuah Unit dapat dilakukan secara online sehingga kinerja Unit dapat lebih efektif dan efisien
b. Untuk implementasinya dapat menggunakan Aplikasi bawaan dari Google yaitu Google slides, Google sheet, Google docs
DAFTAR PUSTAKA
1. Materi A.8 ProjectAssignment PJJ SMDP Angkatan II Tahun 2024
2. Materi A.6 Problem Solving and Decision making PJJ SMDP Angkatan II Tahun 2024 3. PM 4 Tahun 2017 Tentang Sertifikasi Awak Sarana Perkeretaapian
4. PM 18 Tahun 2023 Tentang Sertifikasi Awak Sarana Perkeretaapian 5. PD 12 Jilid II Tentang Sertifikasi Awak sarana Perkeretaapian
6. https://bti.ums.ac.id/panduan-penggunaan-layanan-google-google-docs/
7. https://bti.ums.ac.id/panduan-penggunaan-layanan-google-slides/
8. https://www.jurnalponsel.com/cara-menggunakan-google-drive/
Lampiran
Foto proses kordinasi dan input data