UG Gaji Satker - Etukin Kementerian Lembaga termasuk non PNS v2.1

(1)

(2)

Panduan Pengguna Gaji

Perekaman Tukin Kementerian/

Lembaga

Versi 2.1

(3)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... i

DAFTAR GAMBAR ... iii

Bab 1 Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga ... i

1.1 Upload ADK SK dan ADK Rekening ... i

1.1.1 Upload ADK SK ... i

1.1.2 Upload ADK Rekening ... ii

1.2 Rekam Tukin ... iii

1.2.1 Rekam Header ... iii

1.2.2 Upload ADK Daftar Bayar ... iv

1.2.3 Persetujuan Tukin Oleh PPABP ... vi

1.2.4 Cetak Daftar Tukin... vi

1.2.5 Kirim Tukin Ke Bendahara ... vi

1.2.6 Persetujuan Tukin oleh Bendahara ... vii

1.2.7 Kirim Tukin Ke PPK ... vii

1.2.8 Persetujuan Tukin Oleh PPK ... vii

Bab 2 Perekaman Tukin Non PNS ... 9

2.1 Rekam Referensi Anak Satker ... 9

2.2 Restore Pegawai Non PNS ... 10

2.3 Restore Penghasilan Non PNS ...12

2.4 Perekaman ADK SK, ADK Rekening, dan ADK Tukin Bulanan ... 15

(4)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 ii

Bab 3 Detil Terkait Jenis Tukin ... 16

3.1 Tukin Induk ... 16

3.2 Tukin Susulan / Tukin THR / Tukin Ke-13 / Tukin Tambahan/PLT ... 17

3.3 Kekurangan Tukin ... 18

Bab 4 Contact Center ... 20

(5)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1-1 Upload ADK SK ... ii

Gambar 1-2 Upload ADK Rekening ... iii

Gambar 1-3 Rekam Header Tukin ... iii

Gambar 1-4 Upload ADK Daftar Bayar ... v

Gambar 1-5 Persetujuan Tukin Oleh PPABP ... vi

Gambar 1-6 Cetak Daftar Tukin ... vi

Gambar 1-7 Persetujuan Tukin oleh Bendahara ... vii

Gambar 1-8 Persetujuan Tukin Oleh PPK ... vii

Gambar 2-1 Menu Referensi Anak Satker ... 9

Gambar 2-2 Menu Referensi Anak Satker ... 9

Gambar 2-3 Menu Restore Pegawai Non PNS ... 10

Gambar 2-7 Data Pegawai Non PNS ...12

Gambar 2-8 Menu Restore Penghasilan Non PNS ...12

Gambar 2-9 Menu Restore Penghasilan Non PNS ... 13

Gambar 2-12 Data Pegawai Non PNS ... 14

Gambar 3-1 Rekam Header Tukin Induk ... 16

Gambar 3-2 Isian Bulan Awal dan Akhir Tukin Induk ... 17

Gambar 3-3 Rekam Header Tukin Susulan ... 17

Gambar 3-4 Isian Bulan Awal dan Akhir Tukin Susulan ... 18

Gambar 3-5 Isian Bulan Awal dan Akhir Tukin Susulan Lebih Dari 1 Bulan ... 18

(6)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 iv

Gambar 3-6 Rekam Header Kekurangan Tukin ... 19 Gambar 3-7 Isian ADK Bayar Kekurangan Tukin ... 19 Gambar 4-1 Contact Center HAI DJPb ... 20

(7)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 i

Bab 1 Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga

Pada Bab 1 ini, akan dibahas alur proses perekaman Tukin pada aplikasi Gaji.

1.1 Upload ADK SK dan ADK Rekening

1.1.1 Upload ADK SK

PPABP menyiapkan file ADK SK pada Excel, kemudian isi data SK dengan rincian isian nama kolom sebagai berikut:

a. Kode Satker: 6 digit.

b. NIP: Sesuai dengan NIP pegawai.

c. Tanggal SK: Diisi dengan format YYYY-MM-DD.

d. Nomor SK.

e. SK Dari: Penandatangan SK f. Uraian: Uraian SK

g. TMT: Terhitung Mulai Tanggal berlaku SK.

h. Kode Grade: 2 digit. Contohnya, jika grade 6, diisi angka ‘06’.

i. Nilai Grade: Ada 4 kolom, untuk Tukin Utama bisa isi kolom pertama. Sisanya bisa dikosongkan jika tidak ada Tukin lainnya.

j. Persentase: Diisi angka saja tanpa ‘persen’ (%). Jumlah persentase maksimal Nilai Bersih Tukin yang bisa dibayarkan ketika proses perekaman Tukin.

Pastikan format cell untuk kolom ‘angka’ nominal yaitu ‘Nilai Grade’, harus dalam Number. Setelah data terisi, hapus baris nama kolom, save ADK sebagai Text (Tab delimited)(*.txt). PPABP masuk ke menu Utilitas > Restore SK Tukin. Lalu, klik Tambah. Lalu, pilih Jenis SK, periode Bulan/Tahun , dan file ADK SK Tukin dengan ekstensi .txt.

(8)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 ii

Gambar 1-1 Upload ADK SK

Upload ADK SK cukup dilakukan sekali saja. Jika ada perubahan SK, PPABP melakukan proses Upload ADK SK kembali dengan data terkini. Selain metode Upload ADK SK, Satker bisa merekam langsung SK Tukin di menu Pegawai > Data Pegawai > SK Grading.

1.1.2 Upload ADK Rekening

PPABP menyiapkan file ADK Rekening pada Excel, kemudian isi data Rekening dengan rincian isian nama kolom sebagai berikut:

b. NIP: Sesuai dengan NIP Pegawai.

c. Nama: Nama Pegawai

d. Kode Bank SPAN: Sesuai dengan referensi Kode Bank SPAN.

e. Nama Cabang Bank.

f. Nomor Rekening.

g. Nama Rekening.

Setelah data terisi, hapus baris nama kolom, save ADK sebagai Text (Tab delimited)(*.txt). Selanjutnya, PPABP masuk ke menu Utilitas > Restore Rekening.

Lalu, klik Tambah. Lalu, pilih Jenis Rekening, periode Bulan/Tahun, dan file ADK Rekening Tukin dengan ekstensi .txt.

(9)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 iii

Gambar 1-2 Upload ADK Rekening

Upload ADK Rekening cukup dilakukan sekali saja. Jika ada perubahan Rekening, PPABP melakukan proses Upload ADK Rekening kembali dengan data terkini. Selain metode Upload ADK Rekening, Satker bisa merekam langsung Rekening di menu Pegawai > Data Pegawai > Rekening.

1.2 Rekam Tukin

Setelah PAPBP melakukan Upload ADK SK dan ADK Rekening pertama kali, selanjutnya PPABP melakukan perekaman Tukin.

1.2.1 Rekam Header

PPABP masuk ke menu Gaji > Proses Tukin. Lalu klik Tambah. Lalu pilih Jenis Tukin, Jenis Bank, Status Pajak, Tanggal Rekam, Periode Bulan/Tahun dan Keterangan, kemudian klik Simpan.

Gambar 1-3 Rekam Header Tukin

(10)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 iv

PPABP berhasil merekam Header RUH Pembayaran Tukin (muncul notif Data Berhasil Ditambahkan). Status RUH Uang Tukin Pegawai adalah 0 – Pembuatan Daftar.

1.2.2 Upload ADK Daftar Bayar

PPABP menyiapkan file ADK Tukin pada Excel, kemudian isi data Tukin dengan rincian isian kolom sebagai berikut:

b. Bulan: 2 digit. Isi bulan pengajuan Tukin (Untuk Tukin Induk, isi bulan Tukin berkenaan)

c. Tahun: 4 digit.

d. NIP: Sesuai dengan NIP Pegawai.

e. Nama Pegawai f. Nomor SK.

g. Kode Grade: 2 digit.

h. Nilai Bruto: Isi nilai bruto Tukin.

i. Nilai Potongan: Isi nilai potongan Absen.

j. Nilai Bersih: Isi nilai bruto Tukin dikurangi nilai potongan.

k. Kode Bank SPAN: Sesuai dengan referensi Kode Bank SPAN.

l. Nama Cabang Bank.

m. Nomor Rekening.

n. Nama Rekening.

o. Bulan Awal: 2 digit. Isi bulan awal Tukin berkenaan.

p. Tahun Awal : 4 digit.

q. Bulan Akhir: 2 digit. Isi bulan akhir Tukin berkenaan.

r. Tukin Kali: Jumlah Bulan Tukin berkenaan. Contohnya, jika 2 bulan, diisi ‘2’. Jika 10 bulan, diisi ‘10’.

(11)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 v

s. Nomor Tukin Lama: 6 digit. Isi nomor Tukin Lama (Untuk pengisian Kekurangan Tukin; selain itu bisa dikosongkan).

t. Nomor Tukin Baru: 6 digit. Isi nomor Tukin Baru (Untuk pengisian Kekurangan;

selain itu bisa dikosongkan).

Pastikan format cell untuk kolom ‘angka’ nominal yaitu Nilai Bruto, Nilai Potongan, Nilai Bersih harus dalam Number. Setelah data terisi, save ADK sebagai Text (Tab delimited)(*.txt). Lalu, PPABP klik Detil Daftar Tukin. Lalu klik Upload Daftar, kemudian klik Pilih. Pada tampilan RUH Uang Tukin Pegawai, berhasil muncul semua Pegawai yang ada dalam ADK Tukin, kemudian Simpan.

Gambar 1-4 Upload ADK Daftar Bayar

Status RUH Uang Tukin Pegawai adalah 83 – Belum Hitung.

Catatan:

Agar menjadi perhatian, dalam 1 file ADK Daftar Bayar semua Jenis Tukin, isian pada kolom Bulan Akhir dan Tahun Akhir harus diisi dengan periode atau angka yang sama. Contohnya, Satker ABC ingin mengajukan Tukin Susulan Oktober 2024 untuk 10 Pegawai. Maka, semua isian pada kolom Bulan Akhir adalah ‘10’ (2 digit) dan Tahun Akhir adalah ‘2024’. Jika ada pegawai yang akan dimintakan Tukin Susulan September 2024, mohon buat ADK terpisah dengan isian pada kolom Bulan Akhir adalah ‘09’ (2 digit) dan Tahun Akhir adalah ‘2024’.

(12)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 vi

1.2.3 Persetujuan Tukin Oleh PPABP

PPABP klik Setuju PPABP. Status RUH Uang Tukin Pegawai adalah 71 – Setuju Uang Makan/Lembur/Tukin – PPABP.

Gambar 1-5 Persetujuan Tukin Oleh PPABP

1.2.4 Cetak Daftar Tukin

PPABP klik Cetak Tukin. Lalu, klik Cetak. Refresh pada halaman menu terkait, sampai dengan status Cetakan berubah menjadi Selesai. Lalu klik Download File pada kolom Aksi. Cetakan berhasil diunduh.

Gambar 1-6 Cetak Daftar Tukin

1.2.5 Kirim Tukin Ke Bendahara

PPABP klik Kirim ke Bendahara. Status RUH Uang Tukin Pegawai adalah 73 – Kirim Uang Makan/Lembur/Tukin ke Bendahara.

(13)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 vii

1.2.6 Persetujuan Tukin oleh Bendahara

Bendahara masuk ke menu Gaji > Proses Tukin. Bendahara klik Detil Daftar Tukin.

Bendahara klik Setuju Bendahara. Status RUH Uang Tukin Pegawai adalah 74 – Setuju Uang Makan/Lembur/Tukin – Bendahara.

Gambar 1-7 Persetujuan Tukin oleh Bendahara

1.2.7 Kirim Tukin Ke PPK

Bendahara klik Kirim ke PPK. Status RUH Uang Tukin Pegawai adalah 76 – Kirim Uang Makan/Lembur/Tukin ke PPK.

1.2.8 Persetujuan Tukin Oleh PPK

PPK masuk ke menu Gaji > Proses Tukin, klik Detil Daftar Tukin. Lalu, PPK klik Setuju PPABP. Status RUH Uang Tukin Pegawai adalah 77 – Setuju Uang Makan/Lembur/Tukin – PPK.

Gambar 1-8 Persetujuan Tukin Oleh PPK

(14)

viii Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1

Setelah Daftar Tukin disetujui oleh PPK, SAKTI dapat menarik data Tukin dari aplikasi Gaji (untuk pembuatan SPP/SPM).

(15)

Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga - Versi 2.1 9

Bab 2 Perekaman Tukin Non PNS

Pada Bab 2 ini, akan dibahas langkah-langkah yang dilakukan sebelum melakukan perekaman tukin non PNS pada aplikasi Gaji.

2.1 Rekam Referensi Anak Satker

Operator masuk ke menu ‘Setting’ > ‘Ref Anak Satker’, lalu klik ‘Tambah’.

Gambar 2-1 Menu Referensi Anak Satker

Isi Kode Anak, Nama Anak, dan pilih Jenis Menu/Modul. Khusus untuk PPPK, Kode Anak wajib diawali huruf P/Q/R (contoh P1). Lalu klik Simpan.

Gambar 2-2 Menu Referensi Anak Satker

(16)

2.2 Restore Pegawai Non PNS

Restore Pegawai Non PNS dilakukan cukup satu kali untuk menambahkan pegawai non PNS yang belum ada pada Aplikasi Gaji Web. Jika ada perubahan atau penambahan pegawai, PPABP melakukan proses Restore Pegawai Non PNS kembali.

Pada saat melakukan restore pegawai non PNS maka secara otomatis akan menambahkan semua pegawai non PNS pada kode satker tersebut (semua anak satker), sehingga tidak perlu melakukan restore per anak satker.

Operator masuk ke menu Utilitas > Restore Pegawai Non PNS.

Gambar 2-3 Menu Restore Pegawai Non PNS

Lalu klik Tambah.

(17)

Pilih Jenis Pegawai, Bulan/Tahun, dan Satker Gaji, lalu klik Simpan.

Data berhasil ditambahkan, silahkan klik Refresh agar status menjadi Selesai.

(18)

Data Pegawai yang berhasil di-restore akan muncul pada menu Pegawai >

Pegawai Non PNS.

Gambar 2-7 Data Pegawai Non PNS

2.3 Restore Penghasilan Non PNS

Restore Penghasilan Non PNS untuk menambahkan data penghasilan GPP Desktop yang telah direkon ke KPPN ke Aplikasi Gaji Web. Langkah ini dilakukan setiap bulan pada saat ingin membuat tunjangan kinerja pegawai non PNS pada bulan tersebut.

Operator masuk ke menu Utilitas > Restore Penghasilan Non PNS.

Gambar 2-8 Menu Restore Penghasilan Non PNS

(19)

Lalu klik Tambah.

Pilih Jenis Pegawai, Bulan/Tahun, dan Satker Gaji, lalu klik Simpan.

(20)

Data berhasil ditambahkan, silahkan klik Refresh agar status menjadi Selesai.

Data Penghasilan yang berhasil di-restore akan muncul pada menu Pegawai >

Pegawai Non PNS > klik Detil > Penghasilan Non Aplikasi.

Gambar 2-12 Data Pegawai Non PNS

(21)

2.4 Perekaman ADK SK, ADK Rekening, dan ADK Tukin Bulanan

Perekaman ADK SK, ADK Rekening, dan ADK Tukin Bulanan sama dengan panduan Bab 1 Perekaman Tukin Kementerian/Lembaga sehingga Langkah selanjutnya agar mengikuti panduan pada Bab 1.

(22)

Bab 3 Detil Terkait Jenis Tukin

Untuk Bab 3 ini, terkait dengan penjelasan detil dari Bab 1. Agar menjadi perhatian saat rekam Header Tukin dan isian ADK Bayar.

3.1 Tukin Induk

Untuk Header Tukin Induk, periode bulan yang dipilih adalah sesuai dengan bulan Tukin yang diajukan. Contohnya, jika Satker A merekam Tukin Induk untuk Januari tahun 2025 yang diajukan pada bulan Desember tahun 2024, maka kolom Tanggal diisi dengan tanggal pengajuan, dan periode Bulan/Tahun pada header adalah Januari tahun 2025.

Gambar 3-1 Rekam Header Tukin Induk

Untuk isian ADK Bayar yang diunggah, pastikan kolom Bulan dan Tahun sesuai dengan periode yang dipilih di Header, yaitu angka ‘01’ (2 digit) dan ‘2025’ (4 digit).

Kolom Bulan Awal dan Bulan Akhir diisi berdasarkan periode pembayaran Tukin Induk yang dimaksud. Sebagai contoh, jika Tukin Induk yang dibayarkan adalah untuk bulan Januari 2025, maka isiannya:

1. Bulan Awal dan Bulan Akhir diisi dengan angka ‘01’ (2 digit).

(23)

2. Tahun Awal dan Tahun Akhir diisi dengan angka ‘2025’ (4 digit).

3. Tukin Kali diisi dengan angka ‘1’ (1 digit), karena 1 bulan pembayaran.

Gambar 3-2 Isian Bulan Awal dan Akhir Tukin Induk

3.2 Tukin Susulan / Tukin THR / Tukin Ke-13 / Tukin Tambahan/PLT

Untuk Header Tukin Susulan/Tukin THR/Tukin Ke-13/Tukin Tambahan/PLT, periode bulan yang dipilih adalah bulan pengajuan Tukin. Contohnya, Satker A merekam Tukin Susulan Oktober 2024 yang diajukan pada bulan November 2024, maka kolom Tanggal diisi dengan tanggal pengajuan, dan periode Bulan/Tahun pada header adalah bulan November tahun 2024.

Gambar 3-3 Rekam Header Tukin Susulan

Untuk isian ADK Bayar yang diunggah, pastikan kolom Bulan dan Tahun sesuai dengan periode yang dipilih di Header yaitu angka ‘11’ (2 digit) dan ‘2024’ (4 digit).

Kolom Bulan Awal dan Bulan Akhir diisi berdasarkan periode pembayaran Tukin Susulan yang dimaksud. Sebagai contoh, jika Tukin Susulan yang dibayarkan adalah untuk bulan Oktober 2024, maka isiannya:

(24)

1. Bulan Awal dan Bulan Akhir diisi dengan angka ‘10’ (2 digit).

Gambar 3-4 Isian Bulan Awal dan Akhir Tukin Susulan

Jika Tukin Susulan yang dibayarkan adalah untuk bulan Oktober 2024 dan November 2024, maka isiannya:

1. Bulan Awal diisi dengan angka ‘10’ (2 digit) 2. Bulan Akhir diisi dengan angka ‘11’ (2 digit).

Gambar 3-5 Isian Bulan Awal dan Akhir Tukin Susulan Lebih Dari 1 Bulan

3.3 Kekurangan Tukin

Untuk Header Kekurangan Tukin, periode bulan yang dipilih adalah bulan pengajuan Kekurangan Tukin. Contohnya, Satker A merekam Kekurangan Tukin Bulan September - Oktober 2024 yang diajukan pada bulan November 2024, maka kolom Tanggal diisi dengan tanggal pengajuan, dan periode Bulan/Tahun pada header adalah bulan November tahun 2024.

(25)

Gambar 3-6 Rekam Header Kekurangan Tukin

Untuk isian ADK Bayar yang diunggah, pastikan kolom Bulan dan Tahun sesuai dengan periode yang dipilih di Header. Kolom Bulan Awal dan Bulan Akhir diisi berdasarkan periode pembayaran Kekurangan Tukin yang dimaksud. Contohnya, jika Kekurangan Tukin yang dibayarkan adalah untuk Kekurangan pada bulan September - Oktober 2024, dimana Nomor Tukin Lamanya adalah nomor 5 dan Nomor Tukin Barunya adalah 7, maka isiannya:

1. Bulan Awal diisi dengan angka ‘09’ (2 digit).

2. Bulan Akhir diisi dengan angka ‘10’ (2 digit).

5. Nomor Tukin Lama diisi dengan angka ‘000005’ (6 digit).

6. Nomor Tukin Baru diisi dengan angka ‘000007’ (6 digit).

Gambar 3-7 Isian ADK Bayar Kekurangan Tukin

(26)

Bab 4 Contact Center

Jika ada kendala dalam penggunaan aplikasi, silahkan hubungi KPPN Mitra Kerja terdekat atau HAI DJPb.

Gambar 4-1 Contact Center HAI DJPb